Đòi nợ phải bắt đầu ngay từ lúc cho
vay (phần 1)
Hầu như công ty nào cũng có các con nợ, và đòi nợ nhiều khi
không đơn giản chút nào. Đặc biệt là khi vẫn cần phải giữ quan
hệ với khách hàng-con nợ. Tạp chí Secret Firmy, Nga, đã có
cuộc nói chuyện về đề tài này với Michael Johndjua, chuyên viên
tư vấn và huấn luyện viên hợp tác thường xuyên với công ty tư
vấn doanh nghiệp Eventum và 3 công ty tư vấn doanh nghiệp
khác, từng huấn luyện cho cán bộ lãnh đạo của nhiều doanh
nghiệp Nga và Latvia, đồng thời là giảng viên tại một số trường
đại học lớn của Nga.
Quan trọng là phải tỏ ra cho thấy công ty của bạn là một
công ty rất nghiêm
Tạp chí SF (SF): Nợ là điều không tránh khỏi?
Michael Johndjua (MJ): Tiếc rằng sự thật là như vậy. Bởi vì bán
hàng chịu là một cách thu hút được thêm nhiều khách hàng hơn.
Trong thời buổi hôm nay thì người bán hàng có lợi thế hơn không
phải là người chào món hàng rẻ hơn, mà là người đưa ra được
những đề nghị về điều kiện cho nợ hấp dẫn hơn. Và khách hàng
rất dễ bị cám dỗ bởi ý định kéo dài thời hạn thanh toán: theo
thống kê thì chỉ có 50%khách hàng là trả nợ đúng thời hạn mà
thôi.
SF: Khi nói đến việc đòi nợ, nhiều người hay nghĩ ngay đến
việc dùng những anh chàng cơ bắp để buộc khách hàng trả
tiền...
MJ: Trước kia thì đúng là người ta hay làm thế, bởi vì giá trị của
khách hàng được coi thấp hơn giá trị đồng tiền. Còn hôm nay, thế
giới kinh doanh cần những mối quan hệ lâu dài. Nếu công ty
dùng các cách đòi nợ thô bạo thì không những khách hàng sẽ
không muốn làm việc với họ nữa, mà còn rêu rao cho họ mất
mặt. Vì vậy mà nhiệm vụ chính là thu được tiền nhưng không mất
khách hàng.
SF: Làm thế nào để thực hiện điều đó?
MJ: Cần có những người chuyên tập trung vào việc bắt khách
hàng trả nợ một cách tự nguyện. Chẳng hạn, nhiều công ty có
những nhân viên chuyên gọi điện cho khách hàng để đòi nợ,
được gọi là collector. Bởi vì nếu công ty bán hàng chịu dễ dàng
thì nhiều người sẽ bắt đầu lợi dụng điều này. Vì vậy mà rất cần
đánh tiếng là một công ty có chính sách tài chính nghiêm ngặt và
giữ một mức cán cân nhất định: khách hàng không nên sợ làm
việc với bạn, nhưng đồng thời cũng tôn trọng bạn vì bạn biết cách
thu lại đồng tiền của mình.
SF: Đâu là nguyên tắc quan trọng nhất mà người làm việc đòi
nợ phải biết?
MJ: Đơn giản là khi bạn bán hàng nợ, bạn vẫn chưa có được
người khách hàng đó. Người đó chỉ trở thành khách hàng của
bạn khi nào anh ta trả tiền. Vì vậy, cần phải bắt đầu thu nợ từ khi
bạn cho nợ. Và luôn luôn kiểm soát quá trình này. Hãy so sánh
với việc bạn cho người nào đó vay tiền: rõ ràng là bạn không cho
một người bạn mới quen vay rồi. Đầu tiên bạn phải tìm hiểu xem
anh ta là ai, vay tiền để làm gì và có khả năng trả lại không. Tùy
thuộc vào số tiền mà bạn có thể chỉ lấy giấy biên nhận hoặc đòi
đặt cọc. Và bạn kiểm soát người đó đến chừng nào anh ta trả hết
nợ. Chẳng hạn, nếu như anh ta bắt đầu tránh mặt bạn, bạn sẽ
tìm đến địa chỉ người thân của anh ta hoặc dùng cách khác nữa.
Điều này là rất hợp lý. Và đối với cả một tổ chức cũng vậy.
SF: Thế có cần nhắc về số nợ trước khi hết hạn hay không?
MJ: Trước khi hết hạn thanh toán thì vẫn chưa thể coi đó là nợ
được. Nếu muốn nhắc thì tốt hơn cả là nên nhắc gián tiếp. Chẳng
hạn: "Chúng tôi có bán bộ lốp mùa đông cho xe của anh với điều
kiện cực kỳ ưu đãi, tất nhiên là nếu như anh thanh toán hóa đơn
thường xuyên và đúng hạn". Hoặc là dưới một cách ngụy trang
hơn: "nếu như anh là khách hàng trung thành của chúng tôi".
"Đã đến lúc phải nhắc nhở nghiêm khắc"
SF: Thời hạn thanh toán đã hết mà công ty vẫn chưa nhận
được tiền. Vậy phải làm gì đây?
MJ: Mỗi công ty có một cách đòi nợ, nhưng tất cả chúng đều
được xây dựng theo một sơ đồ giống nhau. Có thể chia quá trình
này ra làm 3 giai đoạn: lần nhắc nhở đầu tiên, lần nhắc nhở
nghiêm khắc thứ 2 và cuối cùng là yêu cầu trả tiền. Sau đó, có
thể có những giai đoạn khác, nhưng lúc đó đã thuộc về phần của
luật sư giải quyết.