Nghệ thuật quản lý thời gian cho người đi làm
Hàng tá công việc, hàng đống tài liệu luôn chực chờ bạn giải quyết. Bạn
luôn trong tình trạng đầu bù tóc rối chạy đua với thời gian mà vẫn không
thể hoàn thành hết nhiệm vụ của mình. Công việc của bạn quá nhiều hay
bạn chưa quản lý được thời gian?
Hãy luôn đi trước thời gian
Nhiều nhân viên công sở than thở rằng, khối lượng và lịch làm việc quá
nặng làm họ luôn phải chạy đua với thời gian. Thời gian được ví như
con thoi, làm sao có thể chạy đua với nó được. Hãy luôn đi trước thời
gian một bước, bạn mới có thể quản lý được nó.
Đi trước thời gian, có nghĩa là sớm có kế hoạch cụ thể, thời gian biểu cụ
thể cho từng công việc của bạn. Nếu bạn không dành buổi sáng của ngày
mới để thư giãn, lấy hứng thú cho công việc bằng một tách cafe, một tờ
báo yêu thích mà lại dùng nó để lập kế hoạch cho ngày hôm ấy, e rằng
đã quá trễ để giải quyết những rắc rối nảy sinh. Hãy dùng thời gian cuối
buổi làm việc ngày hôm trước để lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn sẽ
luôn đón đầu được mọi vấn đề và thời gian sẽ luôn phải chạy sau lưng
bạn.
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Nhiều người chỉ quen lập kế hoạch bằng cách nhẩm trong đầu những
việc cần làm, hay ỷ lại vào cái đầu của mình để ghi nhớ những công việc
được giao. Điều này dễ dẫn đến thiếu xót trong công việc. Hãy luôn có
bên mình một quyển lịch bàn, một sổ ghi chú nhỏ. Tập thói quen ghi chú
tất cả mọi thứ. Dùng đồng hồ báo thức, có thể là từ điện thoại hay PDA
để nhắc nhở những thời điểm cần kết thúc công việc trong ngày. Bạn sẽ
giải phóng trí não khỏi những lo lắng không cần thiết nhờ những công
cụ hỗ trợ đơn giản nhưng rất đắc lực này.
Lập kế hoạch thật logic
Lập kế hoạch sao cho phù hợp với bản thân cũng là một nghệ thuật. Bạn
nên dành một khoảng thời gian kha khá để tập trung lập một kế hoạch
thật đầy đủ và chi tiết. Bạn cần ưu tiên những việc cần giải quyết ngay,
phân loại việc nhỏ và việc quan trọng, phức tạp. Bạn cũng nên hiểu rõ
nhịp sinh học của mình thường tập trung nhất vào lúc nào, hay mệt mỏi
vào giờ nào để sắp xếp công việc cho phù hợp. Ngoài ra, còn phải chú ý
đến vấn đề không gian, nếu đặc thù công việc của bạn cần phải di
chuyển nhiều nơi, hãy sắp xếp sao cho tiện đường nhất, vừa tiết kiệm
thời gian, vừa tiết kiệm chi phí đi lại. Bạn cần hiểu rõ từng công việc
phải làm, giải đáp ngay những thắc mắc để tránh gián đoạn trong lúc giải
quyết công việc. Lập kế hoạch cho hàng tá công việc sao cho phù hợp cả
về không gian, thời điểm mà vẫn đảm bảo theo kịp tiến độ làm việc của
mọi người là cả một vấn đề. Vì vậy, đừng tiếc một chút thời gian lập kế
hoạch để đổi lại sự thanh thản thư thái trong quá trình làm việc của
mình.
Kỷ luật với bản thân
Hãy gỡ bỏ những trò chơi giải trí trên máy tính, đoạn tuyệt với chương
trình chat trong lúc làm việc. Thiếu thời gian nhưng có thể bạn vẫn đang
lãng phí. Nếu bạn cần tập trung làm việc hay nghiên cứu các tài liệu, hãy
vứt bỏ những suy nghĩ về câu chuyện đang tán dở với cô đồng nghiệp dễ
thương hay tiếc nối về một trò chơi xếp hình mà mình sắp phá kỷ lục.
Những cám dỗ linh tinh ấy sẽ âm thầm làm chậm nhịp độ làm việc của
bạn đấy.
Tự tăng năng suất của mình
Một tinh thần minh mẫn nằm trong một cơ thể khỏe mạnh. Bạn hãy luôn
chú ý đến sức khỏe của mình bằng một chế độ ăn giàu dinh dưỡng, siêng
năng tập thể dục mỗi buổi sáng để luôn có đủ sức chịu đựng mà chạy
trước thời gian. Một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng không những tăng
cảm hứng làm việc của bạn mà còn giúp bạn không bị gián đoạn công
việc vì thất lạc một cây bút hay giấy tờ quan trọng.
Làm việc không mệt mỏi, luôn hứng thú với công việc và mọi chuyện
diễn ra trôi chảy sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng chạy đua với thời gian.
Bạn sẽ không còn phải mang việc về nhà, sẽ có nhiều thời gian dành cho
gia đình hay theo học một khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ hay tin
học ngoài giờ làm việc. Có thể nói, quản lý, nắm bắt được thời gian là
chiếc chìa khóa quan trọng nhất trong sự thành công của bạn đó.
Minh Đức
