Những điều nên lưu ý khi tìm hiểu về
nghề event
Nhắc đến event, rất nhiều người hào hứng muốn tìm hiểu về nghề này như
một nghề thú vị, nhiều sự thu hút. Có người tìm hiểu đơn thuần là để cho
biết, một số khác để định hướng nghề nghiệp cho mình và đa số là tìm hiểu để
trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng trong nghề.
Dù tìm hiểu với mục đích gì thì việc có những thông tin đúng đắn, cần thiết vẫn
giúp ích nhiều cho người có nhu cầu hiểu về "nghề event". Vậy như thế nào là tìm
hiểu đúng cách? Nghĩa là bạn tìm đúng thông tin, những kiến thức ấy thực tế, gần
gũi và có ích cho bạn chứ không phải là những giáo trình cơ bản dùng để giảng
dạy về lý thuyết bởi vì kể cả khi ứng tuyển nghề event thì nhà tuyển dụng cũng
không hỏi về lý thuyết những câu đại loại như "Em hiểu gì về khái niệm event" mà
họ sẽ hỏi "Em thấy mình có những tố chất nào phù hợp với nghề event" - đó là
một ví dụ rất cơ bản về việc tìm hiểu sai mục đích.
Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn có nhiều thông tin hơn trong việc tìm hiểu và
tiếp cận với nghề event
1. Tận dụng công nghệ thông tin, biết đặt câu hỏi
Có thể nói không ngoa rằng thời nay hầu như mọi thứ đều có trên internet, đặc biệt
là nhờ sự giúp sức của bộ máy tìm kiếm Google. Tuy vậy, cùng một thắc mắc
nhưng có người tìm ra câu trả lời, có người lại không.
Ở đây, có thể thử bằng cách dùng Google để tìm các thông tin cơ bản về nghề
event. Một người suy nghĩ đơn giản sẽ mở Google lên và gõ "event" hoặc "tổ chức
sự kiện", bạn sẽ lạc trong một rừng thông tin về event mà không biết bắt đầu từ
đâu, thậm chí còn bị tấn công bởi hàng loạt quảng cáo che chắn hết tầm nhìn.
Nhưng nếu cụ thể hóa thắc mắc của bạn về event bằng từ khóa "khái niệm tổ chức
sự kiện" hoặc là "phân công nhân sự trong event" chẳng hạn, bạn sẽ có ngay kết
quả hữu ích.
Mặc dù Event Channel đã cung cấp rất nhiều bài viết về những vấn đề cơ bản như
thế này nhưng hàng ngày vẫn nhận được rất nhiều câu hỏi về Cơ cấu nhân sự trong
một event hoặc là Tính toán ngân sách cho sự kiện... Trong khi đó, nếu bạn chịu
vận dụng khả năng tìm kiếm của máy móc thì bạn sẽ đỡ mất rất nhiều thời gian
cho việc đặt câu hỏi.
2. Người làm event không phải bách khoa toàn thư
Vâng, người làm event biết nhiều lĩnh vực, nhưng không có nghĩa là bách khoa
toàn thư. Người viết bài thường xuyên nhận được điện thoại hoặc email gửi để hỏi
một số điều như "Liệt kê giúp những agency về event lớn nhất TP. HCM" hoặc là
"Địa điểm tổ chức sự kiện cho khoảng 400 người ở Nha Trang"....và những đồng
nghiệp trong nghề event cũng gặp phải các trường hợp tương tự như thế. Trong
khả năng của mình thì chúng tôi sẵn sàng chia sẻ nhưng có những điều không nằm
trong danh sách những điều cần quan tâm thì chúng tôi hoàn toàn không thể giải
đáp cho các bạn được.
Những câu hỏi như trên các bạn cũng có thể tự tìm hiểu bằng nhiều cách. Ví dụ
như vào các trang web cung cấp dịch vụ du lịch nghỉ dưỡng của Nha Trang để tìm
những khách sạn đáp ứng đủ điều kiện như trên hoặc thăm dò từ bạn bè một số
Agency lớn và tự mình tổng hợp lại được.
3. Tự vận động để có cái "của riêng mình"
Việc tìm hiểu giống như ta học lý thuyết và việc thực hiện thì như là làm bài tập.
Lý thuyết phải đi đôi với bài tập là như vậy. Không có sự kiện nào giống nhau đến
100%, vì vậy, khi được chia sẻ một bản kế hoạch, một proposal, bảng báo giá hay
kịch bản chương trình, bạn có thể tùy cơ ứng biến, thay đổi sao cho nó phù hợp
với công việc của mình. Có nhiều dạng event như Hội thảo, Khai trương - động
thổ, Giới thiệu sản phẩm, MICE...Vì vậy, không thể cứ mỗi dạng event thì bạn lại
phải chạy vay đi xin kế hoạch của mọi người mà không bao giờ có cái của riêng
mình.
Nếu để ý bạn sẽ thấy các báo giá cho mọi chương trình khác nhau thì đều cơ bản
chia thành các phần như: Ý tưởng/thiết kế, Hạng mục sản xuất, Hạng mục thuê
mua, Nhân sự, Thuê địa điểm, Khác (các vật dụng dùng 1 lần, vận chuyển...),
ngoài ra không thể thiếu phần chi phí quản lý. Từ những phần cơ bản như trên,
tùy thuộc vào mỗi sự kiện mà ta có thể thay đổi các hạng mục nhỏ bên dưới, như
sự kiện ngoài trời thì bổ sung thêm Dù không gian, lều bạt, tăng cường âm thanh
ánh sáng... Qua mỗi sự kiện, những người làm sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm và
hiểu biết về các hình thức sự kiện và củng cố cho những công việc của mình.
4. Nhờ người khác chỉ cách câu, đừng xin cá
Không hỏi những câu dạng "Có Chúa mới biết" thì một số bạn (đa phần là các bạn
trẻ) lại hồn nhiên yêu cầu một người làm sự kiện (như mình) hoặc một trang thông
tin cung cấp kiến thức về event như Event Channel báo giá Tea break của các
khách sạn lớn, báo giá dịch vụ in ấn hoặc đơn giản là gửi cho bạn một kịch bản
chương trình gala dinner thật chi tiết với nội dung là abc, xyz...Các bạn được
khách hàng trả tiền để thuê làm những việc đó, nếu như hỏi mà ra được vấn đề thì
chắc không khách hàng nào thuê mướn agency cho tốn kém rồi.
Hỏi rằng người làm event có thể cung cấp giá của các suppliers hay không? - Có,
chúng tôi luôn có sẵn các báo giá gần nhất của họ. Nhưng nếu bạn luôn luôn đi
yêu cầu người khác cung cấp vô điều kiện mà không bao giờ thử tự tay làm công
việc này thì đến bao giờ bạn học được kỹ năng đàm phán với suppliers. Một người
có những tố chất của người làm sự kiện như năng động, tự tin, không ngại khó,
ngại khổ thì không bao giờ đi xin cá mà chỉ nhờ người khác chỉ cách cho mình câu
cá thôi