Những trục trặc kinh
niên khi làm việc nhóm
Làm việc nhóm, không ai tránh khỏi chuyện bất đồng ý kiến,
tranh luận, phản bác… Những vấn đề đau đầu này không chỉ hút
cạn năng lượng sáng tạo của nhóm mà còn khiến năng suất làm
việc giảm xuống đáng kể. Đâu là bí quyết để xử trí?
Các giai đoạn trong làm việc nhóm
Không phải các cá nhân khi hợp thành một nhóm là có thể bắt
tay vào làm việc ngay một cách ăn ý. Các nhóm làm việc đều
phải trải qua bốn giai đoạn phát triển khác nhau: hình thành,
“bão tố”, định hình và hoàn thiện. Việc xác định được nhóm làm
việc của bạn đang ở giai đoạn nào sẽ giúp trưởng nhóm cũng
như các thành viên có được cách xử trí phù hợp.
Trong giai đoạn mới hình thành, các thành viên trong nhóm bắt
đầu làm quen với cách làm việc của nhau nên người lãnh đạo
nhóm cần phải trực tiếp và thẳng thắn. Giai đoạn “bão tố” là khi
các mâu thuẫn và xung đột bắt đầu “ló dạng”, nên trưởng nhóm
cần bảy tỏ sự thông hiểu cũng như trực tiếp nhìn nhận vấn đề.
Đến giai đoạn định hình, các thành viên lúc này đã hiểu rõ sự
khác biệt, ưu – khuyết của nhau, nên trưởng nhóm cần khuyến
khích và hỗ trợ nhiều hơn. Vào giai đoạn cuối, khi cách làm việc
của nhóm đã hoàn thiện và mỗi người đều có thể dễ dàng thể
hiện bản thân, thì người đầu tàu chỉ cần ghi nhận công sức của
họ và cổ vũ.
Các công cụ giúp bạn xử trí “bệnh kinh niên”
Có rất nhiều cách để xử trí bất đồng mang tính xây dựng chứ
không “bàn ra”, và trong bất kỳ cách nào thì người “đứng mũi
chịu sào” luôn phải phát huy năng lực lãnh đạo của mình.
Xử trí vấn đề, chứ không bới móc cá nhân
Tập trung vào những gì có thể làm được, chứ không phải những
“tảng đá chắn đường”
Khuyến khích bày tỏ những quan điểm, góc nhìn khác nhau và
đối thoại chân thành
Chia sẻ cảm xúc chứ không đổ lỗi
Thừa nhận trách nhiệm đối với phần việc của mình
Lắng nghe để hiểu ngọn nguồn trước khi phản bác
Tôn trọng ý kiến của người khác
Giải quyết vấn đề đi đôi với việc xây dựng các mối quan hệ
Khi mâu thuẫn nảy sinh trong cuộc họp, cả nhóm cần chú tâm
giải quyết càng sớm càng tốt. Nếu mâu thuẫn không liên quan gì
đến đề tài công việc, nên trì hoãn để lại sau. Nếu tình hình quá
căng thẳng, quá nóng, hãy giải lao để các thành viên “nguội”
bớt.
Vào lại khuôn khổ
Việc “trật đường ray” khi làm việc nhóm có thể khiến các thành
viên rối tung và xáo trộn công việc của nhóm. Để đảm bảo cả
nhóm có thể vào lại khuôn khổ, các thành viên cần:
Tổ chức cuộc họp “cấp cứu” để các thành viên ngồi lại cùng
nhau xem xét vấn đề, và cách phòng tránh tình trạng tái diễn.
Đưa ra quy định chung của nhóm và cần sự đồng thuận của mọi
người
Ghi nhận và ăn mừng thành quả của các thành viên trong nhóm
Đừng bao giờ để cho những “trục trặc kinh niên” làm cản bước
tiến của toàn đội. Xử trí các mâu thuẫn bằng kỹ năng và sự tự
tin, nhóm của bạn sẽ đạt được mục tiêu đề ra.