Phần mềm quản lý bán hàng, chuỗi cửa hàng

PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG, CHUỖI CỬA HÀNG<br /> <br /> Phần mềm quản lý bán hàng là thành phần quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến việc <br /> vận hành, quy trình hoạt động của toàn bộ  cửa hàng, giúp cho cửa hàng hoạt động nhanh <br /> chóng,  ổn định và liên tục, giúp thu thập dữ  liệu bán hàng và cho ra các báo cáo hoạt động  <br /> kinh doanh nhằm giúp chủ  cửa hàng có thông tin chính xác để  đưa ra các quyết định kinh  <br /> doanh tiếp theo.<br /> <br /> Tại sao chúng ta phải sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?<br /> <br /> Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng cần quản lý tốt. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng <br /> là phương pháp tốt nhất hiện nay để quản lý toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của toàn <br /> bộ tất cả chuỗi cửa hàng. Cụ thể, hệ thống sẽ giúp bạn:<br /> <br /> Bán hàng nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt khi cửa hàng của bạn có vài trăm mặt hàng trở <br /> lên, khả năng nhớ giá bán, tính năng sản phẩm gần như là không thể, vì vậy phần mềm quản <br /> lý bán hàng giúp bạn điều này. Khi đó, dù khách hàng có mua một hay nhiều sản phẩm cùng  <br /> lúc, phần mềm cũng giúp bạn trả về chính xác số tiền của từng mặt hàng và tổng tiền phải  <br /> thanh toán chỉ trong vài giây.<br /> <br /> Ngoài ra, hệ thống còn giúp bạn quản lý kho, hàng hóa sản phẩm, nhân viên, khách hàng & <br /> quy trình hoạt động, phục vụ khách hàng nhanh chóng, chính xác.<br /> <br /> Hệ thống báo cáo cũng là một thành phần quan trọng nhất của phần mềm quản lý bán hàng <br /> mà bất kỳ một người chủ cửa hàng cũng cần sử dụng, theo dõi và giám sát. Từ  dữ liệu của  <br /> báo cáo hoạt động bán hàng mà người quản lý có thể  đưa ra các quyết định tiếp theo chính  <br /> xác, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ cửa hàng.<br /> <br /> Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn những gì và giúp như thế nào?<br /> Đầu tiên là nói về hiệu quả của việc quản lý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.<br /> <br /> Quản lý kho hàng<br /> <br /> Bạn quản lý vài trăm hoặc vài ngàn mặt hàng trong kho hàng của mình như thế nào? Và mỗi  <br /> mặt hàng hiện tại còn tồn kho bao nhiêu? Khi nào cần nhập hàng thêm? Khi nào cần xả hảng <br /> và xả mặt hàng nào trước? …<br /> <br /> Để  trả  lời tất cả  câu hỏi trên, rất dễ  dàng. Trước hết vào hệ  thống quản lý kho hàng của <br /> phầm mềm, trong đây chứa đựng tất cả  thông tin chính xác nhất về  kho hàng của cửa hàng <br /> nhằm giúp bạn trả lời tất cả các câu hỏi trên.<br /> <br /> Sản phẩm gần hết hàng (hay gần hết tồn kho), hệ thống có báo cáo để nhập hàng thêm, hàng  <br /> tồn kho lâu (hoặc sắp hết hạn sử dụng) cũng được thông báo để  bạn lên kế hoạch xả hàng, <br /> số lượng sản phẩm, mặt hàng, nhóm hàng cũng hiển thị chính xác và đầy đủ thông tin, thậm <br /> chí hàng đang được đặt ở vị trí nào của kho, thuộc kho nào cũng có đầy đủ thông tin.<br /> <br /> Quản lý sản phẩm, hàng hóa<br /> <br /> Hàng hóa sản phẩm cũng có hàng trăm mặt hàng, cùng với đó là hàng nghìn đặc tính, thuộc <br /> tính sản phẩm, giá bán … Chúng ta không thể  nhớ  hết những điều này, và khi đó thì phần <br /> mềm quản lý bán hàng giúp chúng ta trong vấn đề này.<br /> <br /> Vào hệ thống để tra cứu thông tin sản phẩm như nhóm hàng, giá bán, tồn kho là phương thức  <br /> nhanh chóng nhất, từ những thông tin này, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những quyết định cho  <br /> chiến lược bán hàng kế tiếp.<br /> <br /> Quản lý nhân viên<br /> <br /> Khả  năng quản lý nhân viên cũng giúp cho hoạt động của quy trình bán hàng được lưu loát, <br /> trôi chảy và dễ dàng. Quản lý nhân viên không phải là quản lý giờ làm check in – check out, <br /> ca làm của đội ngũ nhân viên, mà là khả năng quản lý hoạt động của các nhân viên trong cả <br /> một quy trình làm việc.<br /> <br /> Cụ thể, từ hệ thống, nhà quản lý sẽ biết được nhân viên nào hoạt động hiệu quả, khi vấn đề <br /> phát sinh, cũng có thể  nhìn ra điểm chậm trễ   ở quy trình nào, thuộc về  nhiệm vụ  của nhân <br /> viên nào … Từ các dữ liệu này mà ta có thể cải thiện lại quy trình hoạt động phù hợp, phân  <br /> bổ nhân viên vào vị trí hợp lý …<br /> <br /> Quản lý tốt được đội ngũ nhân viên của cả một chuỗi cửa hàng, chắc chắn chi phí vận hành  <br /> của hệ thống cũng giảm mà khả năng phục vụ khách hàng lại cao.<br /> <br /> Quản lý khách hàng & chăm sóc khách hàng<br /> <br /> Phần mềm không chỉ quản lý được nhân viên của mình, mà còn quản lý cả  khách hàng như <br /> thông tin khách hàng, hành vi sử  dụng dịch vụ  sản phẩm của khách hàng, khách hàng VIP,  <br /> khách hàng trung thành hay khách hàng tổ chức, phương thức thanh toán ưu chuộng …<br /> <br /> Tất cả  những dữ liệu này đều là cần thiết cho nhà quản lý để  thống kê lại rồi dựa trên đó <br /> đưa ra những quyết sách chiến lược sắp đến. Đặc biệt là đối với chuỗi cửa hàng, bạn không  <br /> thể bỏ qua vấn đề quản lý & chăm sóc khách hàng.<br /> <br /> Quản lý quy trình hoạt động chuyên nghiệp<br /> <br /> Quy trình hoạt động của cửa hàng, hay một chuỗi cửa hàng đều phải được quản lý chặt chẽ. <br /> Từ khâu nhập hàng & tồn kho cho đến giao dịch bán hàng, thanh toán, xuất hóa đơn và hoàn  <br /> tiền đều phải được quản lý. Khi đó mọi dữ  liệu đều được lưu trên phần mềm quản lý bán  <br /> hàng, thứ tự các bước của quy trình được đảm bảo nhằm tránh những rủi ro phát sinh …<br /> <br /> Khi quy trình hoạt động được ổn định, chuyên nghiệp thì cả hệ thống bán hàng được lợi gì?<br /> <br /> Bán hàng nhanh chóng, giúp tối đa hóa lợi nhuận & làm hài lòng khách hàng.<br />  Tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành, nhân viên, thiết bị ...<br /> <br /> Hỗ trợ khả năng ra chiến lược bán hàng, marketing …<br /> <br /> Kế  tiếp là hệ  thống báo cáo bán hàng. Ai cũng biết hệ  thống báo cáo là một trong những  <br /> phần quan trọng nhất của toàn bộ  hệ  thống bán hàng. Vậy, về  cơ  bản, phải có những báo  <br /> cáo tối thiểu nào để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của cửa hàng / chuỗi cửa hàng?<br /> <br /> Báo cáo về doanh thu bán hàng<br /> <br /> Đầu tiên là báo cáo về  doanh thu bán hàng. Thông thường, chúng ta mong muốn biết được <br /> kết quả  hoạt động kinh doanh của một ngày, tuần, tháng, quý và năm. Ngoài ra, tùy vào <br /> ngành hàng mà chúng ta cần một bảng báo cáo theo yêu cầu.<br /> <br /> Mục đích của báo cáo bán hàng ngoài việc biết hoạt động doanh thu tăng giảm như  thế  nào  <br /> thì còn một vấn đề  quan trọng: đó là “Peak Hour”, giờ cao điểm của hoạt động kinh doanh. <br /> Khi biết được thời điểm cao điểm này, chúng ta dễ dàng sắp xếp nhân sự, hàng hóa, thiết bị <br /> … để phục vụ vào giờ cao điểm, nhằm mục đích phục vụ khách hàng tốt nhất.<br /> <br /> Báo cáo về sản phẩm<br /> <br /> Thứ  2 là báo cáo về  hiện trạng sản phẩm, hàng hóa, nhóm báo cáo này có tầm quan trọng  <br /> riêng trong toàn bộ hệ thống quản lý bán hàng, cửa hàng. Nhờ hệ thống báo cáo về sản phẩm <br /> này, chúng ta biết được:<br /> <br /> Số lượng hàng hóa, sản phẩm còn tồn kho.<br /> <br /> Nhóm sản phẩm, hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.<br /> <br /> Sản phẩm được yêu thích, sản phẩm kém hiệu quả.<br /> <br /> Thời điểm cao điểm của từng nhóm sản phẩm, từng mặt hàng.<br /> Với báo cáo này, chúng ta dể dàng xử lý vấn đề như nhập hàng tồn kho, đẩy mạnh tiêu thụ <br /> hoặc xử  lý sản phẩm gần hết hạn sử  dụng, tăng nhập hàng & xác định lại thế  mạnh sản  <br /> phẩm của cửa hàng …<br /> <br /> Báo cáo về đơn hàng<br /> <br /> Một hệ  thống báo cáo về  đơn hàng bán được sau một thời gian hoạt động kinh doanh của  <br /> cửa hàng cho chúng ta biết khả  năng vận hành hiện tại của cửa hàng. Chúng ta cũng biết <br /> được giá trị  trung bình của một đơn hàng, biết được tổng thể  khu vực, nhóm khách hàng <br /> chính  sử  dụng  hàng hóa   dịch  vụ   của  cửa   hàng,  chuỗi cửa   hàng …  từ   đó  lập kế   hoạch  <br /> marketing tương ứng để phát huy tối đa hiệu quả bán hàng của toàn bộ cửa hàng.<br /> <br /> Báo cáo về khuyến mãi<br /> <br /> Phần mềm quản lý bán hàng cho phép chúng ta dễ  dàng tạo & quản lý khuyến mãi, ưu đãi  <br /> dành cho khách hàng để  kích cầu, nhưng thực sự thì không phải chương trình kích cầu nào <br /> cũng có hiệu quả như kì vọng. Với bản báo cáo này, nhà quản lý dễ dàng xác định chiến dịch <br /> và chương trình ưu đãi nào hiệu quả …<br /> <br /> Báo cáo về khách hàng<br /> <br /> Đây là một bản báo cáo quan trọng dành cho vấn đề  phục vụ  và chăm sóc khách hàng VIP, <br /> khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành. Cũng nhờ  bản báo cáo về  khách hàng, nhà  <br /> quản lý xác định được chân dung khách hàng, hành vi tiêu dùng khách hàng, thông tin chi tiết  <br /> của khách hàng đối với toàn bộ hệ thống cửa hàng, chuỗi cửa hàng. Đây cũng là thành phần  <br /> quan trong cho việc đề ra kế hoạch marketing, bán hàng trong dài hạn.<br /> <br /> Check list tất cả chức năng cần có trong phần mềm quản lý bán hàng<br /> Chắc chắn phần mềm quản lý bán hàng là thành phần quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống  <br /> cửa hàng, chuỗi cửa hàng. Nhưng làm sao xác định được phần mềm nào là tốt, phần mềm  <br /> nào phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình?<br /> <br /> Đừng quên là để thay đổi một hệ thống rất là khó khăn, nếu thay đổi bừa bãi, toàn bộ dữ liệu  <br /> hoạt động, bán hàng bị mất sẽ dẫn đến nhiều rủi ro và thiệt hại không lường trước được. Ví <br /> dụ đơn giản như mất báo cáo thì tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định, chiến lược  <br /> bị đảo lộn ngay …<br /> <br /> Phần này sẽ giới thiệu với bạn toàn bộ  những vấn đề  phải có hoặc cân nhắc có của phần  <br /> mềm quản lý bán hàng, nhằm mục đích phát triển cửa hàng của mình bền vững,  ổn định  <br /> trong dài hạn.<br /> <br />  Bảo mật dữ liệu? máy chủ dữ liệu do cửa hàng quản lý hay nhà cung cấp phần mềm  <br /> <br /> quản lý?<br /> <br />  Phần mềm linh hoạt và dễ dàng mở rộng? nhất là mở rộng thành chuỗi cửa hàng<br /> <br /> <br />  Hệ thống báo cáo dễ dàng mở rộng? Trích xuất báo cáo theo nhu cầu của cửa hàng?<br /> <br /> <br />  Dễ  dàng tích hợp với phần mềm của bên thứ  3? (Hóa đơn điện tử, hệ  thống kế  toán  <br /> <br /> …)<br /> <br />  Dễ dàng kết hợp với thiết bị ngoại vi? (Máy POS, máy in, Scanner, ESL, cân điện tử. <br /> <br /> Tablet Order …)<br /> <br />  Thu ngân và vấn đề bàn giao ca làm việc, tiền đầu kỳ, giữa kỳ, cuối kỳ?<br /> <br /> <br />  Hệ  thống cớ  lưu lại thông tin mở  két tiền? nhất là mở  két tiền không thông qua giao  <br /> <br /> dịch?<br />