Quản lý nhân viên
“có vấn đề”
Có lẽ một trong những công việc khó khăn nhất của nhà quản lý là đối
phó với những nhân viên “có vấn đề”. Cho dù đó là vấn đề gì – sự chậm
trễ về thời gian, thái độ ứng xử tuỳ tiện hay thực thi công việc thiếu hiệu
quả – thì nhà quản lý cũng cần có phản ứng ngay lập tức.
Nếu để vấn đề tiếp tục kéo dài hay tiến triển, chắc chắn hậu quả sẽ khó
lường, bởi nó gây một ảnh hưởng tiêu cực tới bạn, tới toàn thể nhân
viên, thậm chí làm xấu đi hình ảnh cũng như văn hóa công ty bạn.
Bước đầu tiên để đối phó với một nhân viên “có vấn đề” là nhận ra các
rắc rối của anh ta. Một trong những nhân viên của bạn có thể liên tục đi
làm muộn giờ hay dành quá nhiều thời gian để tán chuyện với đồng
nghiệp, thay vì cần phải tập trung vào công việc của mình. Những nhân
viên này có thể thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc,
cũng có thể anh ta đang có sự xung khắc, bất đồng với các nhân viên
khác hay với ban lãnh đạo, hoặc anh ta vi phạm nội quy, nguyên tắc
chung, hay coi thường các chính sách của công ty…
Không ít lần, một cuộc nói chuyện thân mật và đơn giản với nhân viên
sẽ giúp bạn hoá giải các vấn đề phát sinh, chẳng hạn như việc nhân viên
thỉnh thoảng đi làm muộn, hay có một hành vi không thích hợp…. Tuy
nhiên, những kiểu tư duy đã thành thói quen hay vấn đề thiếu hiệu quả
công việc sẽ cần phải có nhiều cuộc đối thoại hơn giữa bạn và nhân viên.
Có hai cách hành động mà bạn có thể áp dụng đối với một nhân viên “có
vấn đề”.
Cách đầu tiên và cũng là cách thức hiển nhiên nhất là đưa nhân viên đó
đi vào nề nếp, kỷ luật. Việc này có thể bao gồm nhiều nội dung như đưa
ra những cảnh báo bằng văn bản, phân công nhiệm vụ khác, hay điều
động nhân viên sang bộ phận khác. Hành động này thích hợp với những
vi phạm kỷ luật nghiêm trọng, chẳng hạn như những vấn đề đang diễn ra
liên quan đến việc vi phạm, coi thường các quy định, nội quy của công
ty.
Sự lựa chọn thứ hai đó là huấn luyện và giáo dục. Phương pháp này
thường là sự lựa chọn tối ưu đối với những vi phạm lần đầu, khi hiệu
quả công việc không như mong muốn, hay các nhân viên thực thi nhiệm
vụ thiếu tính chuyên nghiệp. Việc huấn luyện yêu cầu nhà quản lý cần
làm việc trực tiếp với các nhân viên đó, hoặc phân công một nhân viên
khác làm việc cùng với nhân viên này để giúp họ khắc phục những
khiếm khuyết. Còn giáo dục là đưa ra cho nhân viên những ý kiến phản
hồi và giải pháp giúp cải thiện công việc của họ. Nhìn chung, cả huấn
luyện lẫn giáo dục đều đòi hỏi tính kiên nhẫn và thời gian của nhà quản
lý, nhưng kết quả mà nó mang lại là giúp giải quyết các vấn đề, khúc
mắc đang tồn tại.
Để quản lý thành công các nhân viên đặc biệt này, bạn cần nhanh chóng
nhận ra và nắm bắt nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Dưới đây là một số
hiện tượng thường phát sinh trong đội ngũ nhân viên của bạn cùng các
cách thức đương đầu với chúng:
1. Làm việc thiếu hiệu quả. Nguyên nhân thực sự của việc hoạt động
thiếu hiệu quả không phải lúc nào cũng là do nhân viên không có đủ kỹ
năng cần thiết. Sự thiếu tổ chức một cách khoa học, hay tính cách tuỳ
tiện cũng có thể là nguyên nhân khiến cho những việc làm của nhân viên
không đem lại kết quả như mong đợi. Thông thường, những thói quen
này có thể được chỉnh sửa bằng sự hướng dẫn, chỉ bảo thích hợp. Nếu
khó khăn của nhân viên bắt nguồn từ việc họ thiếu các kỹ năng chuyên
môn cần thiết, thì bạn cần quan tâm đến việc đào tạo và huấn luyện.
2. Không tương thích với công việc. Trong một số trường hợp, vấn đề
của nhân viên có thể phát sinh do các kỹ năng của họ không phù hợp với
nhiệm vụ được phân công hay các công việc thường nhật. Lúc này, bạn
nên tổ chức những khoá học bổ sung. Bạn cũng có thể phân công nhiệm
vụ khác cho nhân viên, và đây xem ra là sự lựa chọn thích hợp nhất.
3. Tuỳ tiện trong công việc. Những sai sót và sự tuỳ tiện luôn rất dễ
dàng phát hiện ra. Khi bạn để ý thấy một nhân viên phạm phải sai lầm,
hãy chỉ ra các lỗi đó và giám sát công việc của họ kỹ lưỡng hơn. Nếu
tình trạng này vẫn tiếp tục lặp lại, bạn hãy nói chuyện với nhân viên và
chỉ ra các sai sót điển hình và nghiêm trọng nhất trong công việc của họ.
Tuy nhiên, bạn cần phải luôn biểu lộ một thái độ thiện chí và tập trung
vào tầm quan trọng của những đóng góp mà nhân viên đã đem lại cho
công ty. Chắc hẳn bạn không muốn mắng mỏ nhân viên, mà bạn muốn
đưa ra những phê bình mang tính xây dựng.
4. Hành vi và thái độ phá quấy. Hãy cố gắng để nhân viên đứng về
phía bạn. Đưa nhân viên ra ngoài dùng bữa trưa hay uống một tách cà
phê, nhân đó tạo cho nhân viên này cơ hội để bộc lộ hết suy nghĩ và lo
lắng của mình về những điều đang gây rắc rối cho họ, làm cho họ không
thể thực thi công việc theo yêu cầu. Trong trường hợp này rất có thể sẽ
là vấn đề cá nhân hay cảm giác tự ti vì nhân viên này cho rằng mình
không được coi trọng trong công ty.
Nếu vấn đề thực sự nghiêm trọng, bạn hãy tổ chức một cuộc họp kín với
nhân viên và cho họ thấy những bằng chứng về thái độ, hành vi sai trái
của họ. Sau đó, thảo luận về những hệ quả mà họ có thể phải đối mặt
như chịu trách nhiệm hành chính, giáng cấp hay sa thải, nếu anh ta
không chịu thay đổi và mọi việc vẫn tiếp diễn như trước.
Khi quản lý một nhân viên “có vấn đề”, sẽ rất có ích nếu bạn ghi chép
lại mọi phiền phức đó và lưu hồ sơ tất cả các buổi họp cùng với những
hành động đã tiến hành. Nhân viên thường quan tâm đến các cảnh báo
bằng văn bản với thái độ nghiêm túc hơn là những khiển trách bằng lời
nói. Việc xây dựng một hệ thống văn bản giấy tờ lưu giữ các vấn đề và
sự kiện, vì thế, vô cùng thiết yếu, đặc biệt khi bạn cảm thấy không thể
chịu đựng được thêm và quyết định… sa thải nhân viên.