Quản lý tiền mặt
“Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, các doanh nghiệp phải biết áp
dụng các công cụ điện tử hiện đại để thu thập các thông tin tài chính đa dạng và
phức tạp, đồng thời phân tích những thông tin ấy và biến chúng thành những bản
báo cáo cần thiết để đưa ra các quyết định đúng đắn.”
Khái niệm quản lý tiền mặt
Quản lý tiền mặt là một quá trình bao gồm việc thu hồi nợ, kiểm soát chi tiêu, bù
đắp thâm hụt ngân sách, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, đầu tư những
khoản tiền nhàn rỗi và trả tiền cho các ngân hàng cung cấp những hoạt động thuộc
quá trình quản lý tiền mặt kể trên. Quản lý tiền mặt quốc tế thường liên quan đến
thuế và kế toán.
Quản lý tiền mặt là một quá trình phức tạp, nhất là khi xét trên phương diện quốc
tế. Sau đây chúng ta hãy cùng xem xét một số cách quản lý tiền mặt có hiệu quả
nhất mà các công ty hàng đầu thường áp dụng.
Chọn lựa đối tác ngân hàng
Chọn lựa một số đối tác ngân hàng có khả năng giúp doanh nghiệp quản lý tốt tiền
mặt.
Các ngân hàng ngày nay có thể cung cấp các dịch vụ tự động như chi trả lương và
các khoản chi thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), đảm bảo an toàn
cho tài khoản của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán các giao dịch. Các công ty
lớn thường quan hệ với một số ít các ngân hàng có năng lực để có thể thực hiện tốt
việc quản lý tiền mặt, đồng thời tránh bị lệ thuộc vào một ngân hàng duy nhất nào
đó.
Trước khi quyết định lựa chọn ngân hàng làm đối tác làm ăn, các công ty lớn
thường xem xét kỹ lưỡng nhu cầu quản lý tiền mặt của mình thông qua việc lấy ý
kiến từ các phòng ban. Do hệ thống thông tin kết nối các ngân hàng và công ty
thường rất phức tạp nên việc thay đổi ngân hàng đối tác sau khi đã quyết định lựa
chọn sẽ rất tốn kém.
Lợi ích của việc quan hệ làm ăn với một số ngân hàng là công ty có thể đánh giá
dịch vụ của các ngân hàng khác nhau và so sành giá cả các dịch vụ của các ngân
hàng cũng như trao đổi thông tin giữa các ngân hàng với nhau. Bằng cách này,
công ty sẽ có thêm động lực kiểm soát phí ngân hàng và thu lợi từ các dịch vụ.
Thêm vào đó, trong trường hợp một ngân hàng gặp khó khăn, dịch vụ vẫn có thể
được tiếp tục bởi các ngân hàng khác.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt có độ chính xác cao.
Do tiền mặt lưu chuyển thường bấp bênh không ổn định nên các công ty sử dụng
các mô hình dự báo để bù trừ những bấp bênh đó và cân đối những khoản thu
trong tương lai với các khoản đã chi.
Bảng dự báo thường được lập theo mùa, theo tháng, ngày và các chu kỳ tuần hoàn
cũng như các xu hướng chung. Có 3 loại bảng dự báo: dự báo ngắn hạn (từ một
ngày đến hai tuần), dự báo trung hạn (từ một vài tuần trở lên đến một hoặc hai
năm), dự báo dài hạn (một vài năm). Đối với những công ty là tập hợp của nhiều
công ty con thì việc sử dụng dự báo trong ngắn hạn vừa có thể đánh giá được tình
hình hoạt động của từng bộ phận, vừa biết được tình hình lưu chuyển tiền mặt của
toàn công ty.
Nâng cao lợi nhuận từ đầu tư với chi phí thấp nhất
Công ty cần có một chính sách đầu tư được trình bày rõ ràng bằng văn bản, trong
đó chỉ rõ mục tiêu, định hướng đầu tư và những khoản đầu tư có thể chấp nhận
được. Tài liệu này sẽ rất cần thiết cho nhà điều hành và các giám đốc đầu tư khi
xây dựng danh mục đầu tư và đưa ra các quyết định đầu tư khi cơ hội đến. Có
nhiều công ty thường thuê dịch vụ xây dựng danh mục đầu tư từ bên ngoài, nhưng
cũng có công ty nhận thấy việc tự mình thiết lập danh mục đầu tư tỏ ra có lợi hơn.
“Để tránh tình trạng vốn nhàn rỗi trong các tài khoản mà không đem lại đồng lãi
nào, các công ty có thể sử dụng vào các khoản đầu tư qua đêm cuối mỗi ngày làm
việc.”
Ngoài ra, các ngân hàng còn cho phép các công ty sử dụng tài khoản không số dư,
nghĩa là công ty vẫn có thể phát hành séc hoặc rút tiền ngay cả khi không còn số
dư trong tài khoản của công ty mà không phải chịu bất kỳ hình phạt nào. Ở nhiều
nước,các ngân hàng thường thu nhiều phí hơn đối với các tài khoản tiền gửi rút tuỳ
ý (demand deposit accounts -DDAs) khi tài khoản này bị rút quá số dư tiền gửi vì
tài khoản loại này có thể được rút mà không cần phải thông báo trước cho ngân
hàng.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống quản lý tiền mặt
Việc kiểm tra thường xuyên hệ thống quản lý tiền mặt cho phép công ty tìm ra
những phương thức, biện pháp cải thiện hệ thống, đồng thời đưa ra được sự đảm
bảo về tính tin cậy của dữ liệu tài chính của công ty mà không cần thực hiện việc
kiểm toán hàng ngày.
Việc kiểm tra thường xuyên này còn giúp công ty có được sự đánh giá hoạt động
của các ngân hàng đang giúp mình thực hiện quản lý tiền mặt về kết quả hoạt động
cũng như chi phí và lợi nhuận đầu tư. Đồng thời qua đó công ty có thể nhận ra
được các nhân tố rủi ro ảnh hưởng đến lưu chuyển tiền tề thông qua hệ thống
thanh toán, bao gồm: gian lận thương mại, rủi ro phát mãi tài sản và tình trạng xói
mòn của lưu chuyển tiền mặt hàng ngày.
Để thu thập được thông tin nhằm mục đích kiểm tra thường xuyên hệ thống quản
lý tiền mặt, cũng như để thực hiện công việc kiểm toán, công ty có thể sử dụng
bảng câu hỏi chi tiết hoặc trực tiếp đến xem xét tình hình tại các ngân hàng đối tác.
Bảng câu hỏi, thường được sử dụng trước khi trực tiếp đến ngân hàng, sẽ cho phép
doanh nghiệp có được sự phân tích sâu hơn trong khi biện pháp trực tiếp kiểm tra
tại các ngân hàng đối tác sẽ vạch ra được những vấn đề khó khăn mà công tác
quản lý tiền mặt của công ty đang gặp phải.
Quản lý tiền mặt trên phạm vi toàn cầu
Xây dựng cơ sở hạ tầng chuyên về quản lý tiền mặt phục vụ nhu cầu quản lý tiền
mặt trên phạm vi toàn cầu.
Việc quản lý tiền mặt là công việc rất khó khăn đối đặc biệt đối với những công ty
hoạt động ở nhiều quốc gia. Quản lý tiền mặt mang tính chất toàn cầu thường xảy
ra ở hai cấp độ: cấp độ một là hệ thống quản lý tiền mặt ở từng quốc gia thực hiện
chức năng thu nợ trong biên giới quốc gia của mỗi nước, cấp độ hai là một mạng
lưới kết nối với hệ thống trong nội bộ từng nước và quản lý nhiều đồng tiền khác
nhau, đồng thời thực hiện các chức năng như: mua hàng, bán hàng và kế toán.
5 dấu hiệu nghiêm trọng báo hiệu trục trặc trong lưu chuyển tiền mặt
• Độ thanh khoản của tiền giảm sút
• Cung ứng hàng hoá quá khả năng tiêu thụ: mức tăng tồn kho lớn hơn lượng hàng
tiêu thụ trung bình.
• Gia tăng nợ ngắn hạn
• Không có chiết khấu
• Chậm thu hồi nợ: các khoản phải thu bị dồn ứ.
