RFP (request for proposal) là gì?
Là một Event Agency, khi bạn được một khách hàng mời tham dự một
RFP meeting (Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là
yêu cầu proposal ) nghĩa là họ đang bắt đầu bước đầu tiên trong một
quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện của mình.
Thông qua quy trình RFP, khách hàng hay người mời thầu sẽ đánh giá
agency trên nhiều phương diện: năng lực công ty, chất lượng dịch vụ, cách
thức họ tổ chức sự kiện như thế nào cho phù hợp với yêu cầu, mong muốn
của phía khách hàng..., sau đó sẽ quyết định có lựa chọn agency đó hay
không.
Một bản RFP thường nêu ra các thông tin cơ bản về khách hàng/công ty mời
thầu, đưa ra các thông tin, yêu cầu, mong muốn cơ bản của họ đối với Event
để các Agency có thể dựa vào đó chuẩn bị một proposal phù hợp.
Ở Việt Nam, những công ty, tập đoàn lớn có một quy trình RFP khá chuyên
nghiệp và bài bản với sự chuẩn bị cặn kẽ từng thông tin, giấy tờ, database
các Agency phù hợp nên giúp người nhận RFP tiếp nhận tốt các thông tin,
tạo điều kiện thuận lợi cho họ trình lên những proposal tốt. Ngược lại, đa
phần các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam thì khá mơ hồ về khái niệm này,
khi họ cần tổ chức một sự kiện, họ sẽ gọi một vài agency lên, truyền đạt một
số thông tin cơ bản, rồi bị động chờ Agency khai thác những thông tin cần
thiết để trả lời.
Sau đây là cấu trúc cơ bản của một RFP, tùy vào tính đặc thù của từng
event, và yêu cầu của bên mời thầu mà những thông tin này có thể được thể
hiện nhiều hoặc ít hơn các gạch đầu dòng sau
Thông tin cơ bản về công ty mời thầu
Thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ đang cần làm Event
Thông tin cơ bản về Event: Mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm
mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu...
Các mục tiêu cần đạt được qua event
Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải
Những hoạt động cơ bản cần có
Những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức
Các yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ cần
phải có, MC cần phải mời, địa điểm cần phải chuẩn bị, các tiện ích
cần có...
Vấn đề truyền thông
Giới hạn ngân sách
Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp, thực hiện những hạng
mục nào trong số các hạng mục cần làm ở Event này.
Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu
Một số khách hàng, chương trình tiêu biểu/ tương tự mà
agency/supplier đã làm
Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công
bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...
Gởi proposal này cho ai, ở đâu
Nếu cần thêm thông tin thì liên hệ ai
RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp)
để tìm kiếm các Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp phù hợp
cho sự kiện.
Đi kèm với Request for Proposal thường có Request for Quotation (yêu
cầu báo giá) hay Request for Qualifications (yêu cầu thông tin về năng lực
của Agency). Tùy sự sắp xếp quy trình của từng công ty, các bước yêu cầu
này có thể gộp lại trong 1 buổi hoặc tách làm nhiều buổi thuyết trình khác
nhau