CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SÁNG KIẾN (GIẢI PHÁP CÔNG TÁC)
A. SƠ LƢỢC CHỦ SÁNG KIẾN
- Họ và tên tác giả: Phạm Ân. Sinh năm: 1987.
- Trình độ chuyên môn: Cử nhân Triết học - Chính trị học.
- Trình độ lý luận chính trị: Cao cấp.
- Chức vụ, chức danh: Phó Chánh Văn phòng.
- Đơn vị công tác: Văn phòng thị xã Đức Phổ.
B. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
I. PHẦN MỞ ĐẦU
Văn phòng thị xã Đức Phổ (trước đây là Văn phòng huyện Đức Phổ)
được thành lập tại Quyết định số 2584-QĐ/HU ngày 14/01/2019 của Ban
Thường vụ Huyện ủy Đức Phổ (nay là Ban Thường vụ Thị ủy Đức Phổ)
trên cơ sở thí điểm hợp nhất Văn phòng Huyện ủy với Văn phòng HĐND
và UBND huyện Đức Phổ. Văn phòng thị xã Đức Phổ trực thuộc Thị ủy
Đức Phổ, là cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Thị ủy Đức Phổ;
đồng thời là cơ quan chuyên môn của UBND thị xã Đức Phổ; thực hiện
chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Ban Bí thư, Nghị định của Chính
phủ và các văn bản có liên quan về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, bộ máy,
biên chế của Văn phòng thị xã Đức Phổ.
Hoạt động của Văn phòng thị xã, với chức năng rất rộng: (1) Là cơ
quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Thị ủy, HĐND thị xã mà trực tiếp,
thường xuyên là Ban Thường vụ Thị ủy, Thường trực Thị ủy, Thường trực
HĐND thị xã; đồng thời là cơ quan chuyên môn của UBND thị xã; thực
hiện chức năng phối hợp với các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp
việc cấp ủy, cơ quan chuyên môn của UBND thị xã; là trung tâm thông tin,
tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thị ủy, Thường trực HĐND,
UBND thị xã; (2) Được giao quản lý tài sản, tài chính của Thị ủy, HĐND,
UBND thị xã; đảm bảo tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật
phục vụ cho hoạt động của Thị ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Thị ủy,
HĐND và UBND thị xã. Quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Trung
tâm hành chính công thị xã, Ban tiếp công dân thị xã; tham mưu quản lý
nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới, công tác dân tộc, kiểm soát thủ
2
tục hành chính, cải cách thủ tục hành chính; tham mưu giúp Thường trực
Thị ủy, Thường trực HĐND và UBND thị xã trong công tác tiếp công dân,
xử lý đơn. Làm thư ký các kỳ họp HĐND thị xã.
Với chức năng trên, Văn phòng thị xã được cụ thể hóa nhiều nhiệm
vụ, được cụ thể hóa tại Quy định của Ban Thường vụ Thị ủy chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng thị xã.
Trong phạm vi sáng kiến kinh nghiệm của bản thân, tôi xin trao đổi
một số "Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn
phòng thị xã".
II. NỘI DUNG
1. Thực trạng của vấn đề mà sáng kiến cần giải quyết
Văn phòng thị xã Đức Phổ trực thuộc Thị ủy Đức Phổ, là cơ quan
chuyên trách tham mưu giúp việc Thị ủy Đức Phổ; đồng thời là cơ quan
chuyên môn của UBND thị xã Đức Phổ. Hiện nay, tổng số công chức Văn
phòng thị xã có 19 đồng chí và 02 hợp đồng lao động theo Nghị định 68.
Về trình độ chuyên môn: thạc sĩ 04, đại học 15. Về lý luận chính trị: cao
cấp 04, trung cấp 06 và 02 đồng chí đang học lớp Trung cấp lý luận chính
trị mở tại thị xã. Cán bộ, công chức, người lao động cơ quan Văn phòng thị
xã đều là đoàn viên thuộc Công đoàn Văn phòng thị xã; các đảng viên
đang sinh hoạt tại Chi bộ Văn phòng thị xã. Về chức năng khái quát thành
2 chức năng chính: (1) Chức năng tham mưu tổng hợp; (2) Chức năng hậu
cần. Văn phòng có 4 bộ phận chính: Tổng hợp, một cửa, hành chính quản
trị - văn thư và Ban Tiếp công dân.
Hiện nay Đức Phổ đã trở thành thị xã, vị trí, vai trò lãnh đạo của
Đảng, chính quyền thị xã ngày càng được tăng cường và mở rộng, nội
dung, phương thức lãnh đạo của Đảng, quản lý, điều hành của chính
quyền. Do đó đòi hỏi Văn phòng thị xã với chức năng là cơ quan tham
mưu tổng hợp cần nâng cao chất lượng hoạt động để đáp ứng với yêu cầu,
nhiệm vụ là cấp thiết.
2. Nội dung sáng kiến
Nhận thức được vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn
phòng. Thời gian vừa qua, Văn phòng thị xã đã tập trung nhiều giải pháp
để tổ chức và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo
quy định; trong đó trọng tâm là công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc
cho Thị ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã đạt được nhiều kết
quả tích cực trên nhiều mặt:
2.1. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: Văn phòng
đã tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Thị ủy, HĐND,
3
UBND thị xã đảm bảo về nội dung và hình thức. Tham mưu những vấn đề
trọng tâm, trọng điểm để đưa vào chương trình công tác hàng năm để Thị
ủy, Ban Thường vụ Thị ủy, HĐND, UBND thị xã tập trung bàn, quyết định
các chủ trương, giải pháp nhằm cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ của
Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh và Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thị xã.
Trong các chương trình, kế hoạch công tác đã phân công, phân
nhiệm rõ ràng cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp, cơ quan tham mưu và tổ
chức thực hiện; phân công cụ thể cá nhân đồng chí lãnh đạo phụ trách từng
mảng, lĩnh vực và nhiệm vụ cụ thể.
2.2. Công tác thu thập, xử lý thông tin, soạn thảo, thẩm định, phát
hành và quản lý văn bản: Công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông
được Văn phòng thị xã thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, thông tin
luôn được cập nhật kịp thời. Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo Thị ủy,
HĐND, UBND thị xã được chính xác, được phân tích, chắt lọc giúp cho
công tác lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo kịp thời, hiệu quả.
Chất lượng thẩm định các văn bản trình của Văn phòng thị xã ngày
càng được nâng cao; thực hiện tốt việc thẩm định về thể thức, thẩm quyền,
rà soát văn bản, kịp thời phát hiện, kiến nghị chỉnh sửa sai sót, góp phần
nâng cao chất lượng các văn bản phát hành. Thực hiện tiếp nhận, phát hành
văn bản của cấp ủy, chính quyền thị xã đảm bảo kịp thời, chính xác, hạn
chế xảy ra sai sót. Trong năm 2021, Văn phòng thị xã đã phát hành hơn
16.500 văn bản đi (tăng khoảng 7.000 văn bản so với năm 2020) và tiếp
nhận trên 9.500 văn bản đến (tăng khoảng 1.000 văn bản so với năm
2021).
Nhìn chung, công tác soạn thảo, thẩm định, phát hành và quản lý văn
bản được Văn phòng thị xã thực hiện chặt chẽ và đúng quy định; đa số văn
bản được Văn phòng thị xã tham mưu soạn thảo, thẩm định đảo bảo thể
thức, trình tự, thủ tục, thẩm quyền ký ban hành và nội dung sát với yêu cầu
lãnh đạo, chỉ đạo; văn bản được phát hành đúng nơi nhận và thời gian; văn
bản đến được tiếp nhận, xử lý khá tốt. Tiếp tục thực hiện tốt việc trao đổi
thư điện tử, xử lý văn bản qua mạng máy tính. Thực hiện đảm bảo việc gửi,
nhận văn bản qua trục liên thông quốc gia đến các sở, ban, ngành và
UBND các huyện, thành phố trong tỉnh.
2.3. Công tác tổ chức hội họp
Văn phòng thị xã đã tổ chức phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của
lãnh đạo cấp ủy, chính quyền thị xã trong việc chuẩn bị nội dung, chương
trình và các điều kiện cần thiết khác để tổ chức các hội nghị, kỳ họp, cuộc
họp, các buổi làm việc của cấp ủy, chính quyền thị xã. Các công việc khi
4
tiến hành hội họp được sắp xếp, phân công cụ thể cho công chức, nhân
viên, mỗi người đều rõ trách nhiệm của mình, không có hiện tượng chồng
chéo. Trong năm 2021, đã tổ chức phục vụ 102 cuộc họp, hội nghị cấp ủy,
chính quyền. Chuẩn bị và phục vụ 25 phiên họp trực tuyến các cấp; trong đó
09 cuộc họp 2 cấp, 08 cuộc họp 3 cấp và 08 cuộc họp 4 cấp.
2.4. Công tác đối nội, đối ngoại: Văn phòng thị xã đã phối hợp với
các cơ quan liên quan tổ chức phục vụ các đoàn khách, các đoàn kiểm tra,
giám sát, các buổi làm việc của các cơ quan Trung ương, của tỉnh các cơ
quan, đơn vị, địa phương trong và ngoài tỉnh.
2.5. Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện: Văn
phòng thị xã đã thực hiện tốt việc trang bị đầy đủ về số lượng và chất
lượng đảm bảo theo quy định; hoạt động điều xe phục vụ lãnh đạo đi công
tác trong và ngoài thị xã được Văn phòng chỉ đạo thực hiện khoa học, hiệu
quả và tiết kiệm. Chức năng tham mưu giúp cấp ủy, chính quyền thị xã
quản lý tài chính, tài sản Đảng, Nhà nước theo đúng quy định. Thực hiện
chi tiêu tiết kiệm, hợp lý nhưng đảm bảo các điều kiện, phương tiện cần
thiết, phục vụ kịp thời cho hoạt động của cấp ủy, chính quyền thị xã.
Bản thân đã cùng tập thể lãnh đạo, công chức ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của Văn phòng được thực hiện đồng bộ và hiệu
quả. Trong năm 2021, Văn phòng thị xã đã thực hiện tốt việc đầu tư hệ
thống cầu trực tuyến kết nối với 15 xã, phường; bản thânthực hiện cùng xử
lý văn bản qua mạng, trang thông tin điện tử, họp thư công vụ, thành lập
các nhóm công việc qua mạng zalo, qua đó đã giảm chi phí, thời gian, nhân
lực của Văn phòng, các đồng chí lãnh đạo thị xã có thể thuận lợi, nhanh
chóng trong việc nắm lịch công tác của tập thể, cá nhân, qua đó công tác
lãnh đạo, chỉ đạo được toàn diện, kịp thời hơn.
Mặc dù đạt được những kết quả quan trọng, tuy nhiên trong hoạt
động Văn phòng thị xã vẫn còn một số hạn chế, đó là:
- Một số nhiệm vụ tham mưu còn hạn chế, thiếu sót, đôi lúc chưa thật
sự chủ động trong tham mưu, đề xuất.
- Công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện ý kiến chỉ đạo của
Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND thị xã đôi lúc
chưa tốt; việc văn bản hóa các kết luận của cấp ủy, chính quyền tại các hội
nghị, cuộc họp có lúc thực hiện chưa kịp thời.
- Công tác hành chính - quản trị; đối nội, đối ngoại chưa đi vào nề
nếp, còn nhiều thiếu sót, lúng túng trong triển khai thực hiện.
Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế
5
- Một số vị trí biên chế còn thiếu so với Đề án vị trí việc làm của cơ
quan nên một số công chức tham mưu thường xuyên bị quá tải; trong khi
khối lượng công việc trong năm 2021 của Văn phòng rất lớn, nhiều việc
đòi hỏi phải được giải quyết nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo chất lượng
cao.
- Trình độ năng lực của đội ngũ công chức chưa đồng đều; một số
công chức lớn tuổi nên khả năng tiếp cận công việc chậm; việc phân công
nhiệm vụ vẫn còn trình trạng công chức thực hiện tốt nhiệm vụ thì làm rất
nhiều nhiệm vụ, công chức thực hiện chưa tốt thì ít việc hơn.
Từ những kết quả đạt được và những hạn chế nêu trên đã đặt ra
những vấn đề cần phải giải quyết để nâng cao chất lượng hoạt động của
Văn phòng thị xã.
Thứ nhất, mâu thuẫn giữa yêu cầu công việc của Văn phòng ngày
càng tăng với số lượng công chức Văn phòng còn hạn chế và do chủ
trương tinh giảm biên chế như hiện nay.
Thứ hai, mâu thuẫn giữa tính chất và nội dung của hoạt động văn
phòng ngày càng cao, đa dạng, phức tạp với năng lực trình độ của đội ngũ
cán bộ công chức trực tiếp làm nhiệm vụ văn phòng là có hạn.
Thứ tư, mâu thuẫn giữa yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà
nước nói chung, hoạt động của Văn phòng nói riêng với kinh phí đầu tư
còn hạn chế.
3. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng thị xã trong thời gian đến
Trên cơ sở những khó khăn trên và vấn đề đặt ra, chúng ta cần có
những giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng thị xã trong
thời gian tới mới đáp ứng được nhiệm vụ đặt ra, cần có những giải pháp
như sau:
Một là, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng và sự chỉ đạo của
lãnh đạo Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND thị xã
Cấp ủy Đảng cần xác định đúng vị trí, vai trò, tầm quan trọng của
công tác văn phòng, đặc biệt là Chi bộ Văn phòng thị xã phối hợp với lãnh
đạo Văn phòng cần tăng cường sự lãnh đạo đối với đảng công tác văn
phòng, thường xuyên quan tâm chỉ đạo, quán triệt đến công chức, nhân
viên Văn phòng nhận thức đầy đủ vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của
công tác văn phòng, trọng tâm là chất lượng hoạt động của văn phòng,
nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thực thi công vụ của cán bộ công chức.
Tiếp tục chỉ đạo kiện toàn tổ chức bộ máy, gắn với củng cố nâng cao chất
lượng hoạt động của đội ngũ công chức Văn phòng.