UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC
TRƯỜNG THCS DI TRẠCH

HỒ SƠ
ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN PHẠM VI ẢNH HƯỞNG
VÀ HIỆU QUẢ ÁP DỤNG CẤP HUYỆN
TÊN SÁNG KIẾN: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ LÀM TỐT
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG HỌC”
Tên tác giả: Nguyễn Thị Thanh
Đơn vị công tác: Trường THCS Di Trạch
Chức vụ: Nhân viên văn thư
NĂM 2024
UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC
TRƯỜNG THCS DI TRẠCH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hoài Đức, ngày 24 tháng 04 năm 2024
BẢN MÔ TẢ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA SÁNG KIẾN
Tên Sáng kiến: “Một số giải pháp để làm tốt công tác văn thư lưu trữ
trong trường học”.
Tác giả/Nhóm tác giả: Nguyễn Thị Thanh
1. Thực trạng:
Tình hình thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ của trường THCS Di
Trạch vào các năm học trước như sau:
a. Thực trạng về công tác văn thư:
Việc tiếp nhận các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên chủ yếu là
Hiệu trưởng tiếp nhận, việc vào sổ công văn đến không thường xuyên.
Kỹ thuật trình bày văn bản chưa đúng thể thức theo Thông tư 01, Nghị
định 30.
Việc ban hành các văn bản của nhà trường cũng không có sự quản lý đầy
đủ trong sổ Công văn đi.
Mỗi bộ phận, cá nhân được giao theo từng lĩnh vực chưa lập được hồ sơ
công việc.
b. Thực trạng về công tác lưu trữ:
Việc lưu trữ các loại hồ sơ công việc và văn bản do nhà trường ban hành
chưa có hệ thống, còn rất nhiều bề bộn, khó khăn.
Các văn bản chỉ đạo được giao cho cá nhân, đoàn thể nhà trường tổ chức
thực hiện, sau khi hoàn thành công việc được phân công không được lưu trữ
đúng quy định. Gây mất, hỏng tài liệu, khó khăn cho việc trưa cứu, quản lý.
+ Lý do thực hiện sáng kiến.
Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục
vụ trực tiếp cho cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác,
bên cạnh đó văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin
được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển
đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ
văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra và thực hiện.
Hiện nay, rất ít trường được bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên
trách, trong khi đó cán bộ làm công tác văn thư lại chưa được đào tạo, tập huấn
2
nên nghiệp vụ chuyên môn rất hạn chế, chưa nhận thức được tầm quan trọng của
công việc mình làm nên một số nơi hồ sơ vẫn còn bề bộn, chưa được ngăn nắp
gọn gàng, rất khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.
Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường được giao làm công tác
văn thư. Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý tốt
các loại công văn đi, đến một cách khoa học, hiệu quả cao. Từ những đúc kết
kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về: “Một số
biện pháp để làm tốt công tác văn thư lưu trữ trong trường học”.
2. Nội dung sáng kiến:
a.Nội dung của sáng kiến:
- Tính mới, tính tiên tiến:
Công tác văn thư lưu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ
chức trong đó có Trường THCS Di Trạch. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của
khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống
xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong
đó có công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư đối với các văn bản mới phát hành thì việc xử lý, lưu
trữ đối với các văn bản giấy trước đó là nhiệm vụ đặt ra đối với Trường THCS
Di Trạch. Vì vậy bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp để làm
tốt công tác văn thư lưu trữ trong trường học”. Sáng kiến đã đề xuất và thử
nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường
THCS Di Trạch. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Đối với công tác
soạn thảo và ban hành các văn bản; (2) Quản lý văn bản đến, văn bản đi; (3)
Ứng dụng CNTT để quản lý và sử dụng tốt các phần mềm báocáo; (4) Lập hồ sơ
công việc và công tác lưu trữ của nhà trường. Các biện pháp đã được triển khai
thực hiện và áp dụng tại Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo
trong công tác văn thư lưu trữ cũng như thuận lợi trong việc sử dụng trong các
hoạt động tại Nhà trường. Đồng thời góp phần thích ứng và đáp ứng với công
tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính.
- Tính khả thi (khả năng áp dụng vào thực tiễn công tác của đơn vị, địa
phương…)
Kết quả quản lý hệ thống văn bản đã được số hóa. Công tác văn thư đã đi
vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác và hoạt
động khác trong đơn vị nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng
tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân
công làm nhiệm vụ Văn thư. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của
công tác văn thư lưu trữ nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến
công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công
3
tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo
đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp
b. Kết quả của sáng kiến:
Qua thời gian thực hiện sáng kiến, công tác Văn thư lưu trữ của nhà
trường đã đi vào nề nếp, hiệu quả.
- Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Đảm bảo văn bản đi được vào số công văn đi, kỹ thuật trình bày văn bản
đúng theo quy định của Thông tư 01 Bộ Nội vụ, văn bản được kiểm tra, trình ký,
đóng dấu và ban hành đúng theo quy định.
- Đối với công tác quản lý công văn đi, đến:
Thực hiện quản lý công văn đi, đến đúng quy định, cập nhật vào sổ theo
dõi.
+ Đối với văn bản đến sau khi được vào sổ theo dõi công văn đến được
chuyển tới Ban giám hiệu, xin ý kiến chỉ đạo văn thư chuyển đến các bộ phận
trực tiếp giải quyết công việc. Cụ thể:
Trước khi thực hiện: sổ công văn đến chưa đến 100
Sau khi thực hiện: trong năm học 2022-2023 số lượng công văn đến là
540, năm học 2023-2024 dự kiến gần 560 văn bản chỉ đạo được gửi đến nhà
trường.
+ Đối với văn bản đi.
Được thực hiện đúng theo quy định và kỹ thuật trình bày, sau khi được
kiểm tra, trình ký, đóng dấu và ban hành. Văn bản đi được lưu tại văn thư theo
thể loại văn bản và theo thời gian. Cụ thể:
Khi chưa thực hiện, trong một năm học chỉ vài chục văn bản đi, các số
trùng lặp nhiều, số ko theo sự quản lý chung. Gây mất mát, khó khăn trong quản
lý, tra cứu.
Sau khi thực hiện, trong những năm học gần đây:
Năm học 2022-2023: có 230 văn bản được đánh số, hơn 100 văn bản khác
không cần đánh số được ban hành.
Năm học 2023-2024: dự kiến có gần 350 văn bản được đánh số, hơn 100
văn bản khác không cần đánh số được ban hành.
-Việc lập hồ sơ công việc:
Hiểu được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc, tập thể cán bộ,
giáo viên, nhân viên nhà trường sau khi giải quyết công việc được giao có ý thức
trong việc lữu trữ hồ sơ do mình phụ trách. Việc lưu trữ hồ sơ công việc giúp
công tác quản lý được hoạt động hiệu quả. Cụ thể:
4
Khi chưa thực hiện đề tài:
Số hồ sơ công việc chỉ vẻn vẹn chưa đến 10 hồ sơ, trong mỗi hồ sơ thiếu
rất nhiều văn bản chỉ đạo cũng như kế hoạch thực hiện do nhà trường ban hành.
Sau khi thực hiện đề tài:
Năm 2022-2023: Số lượng lên gần 50 hồ sơ được lập và lưu trữ
Năm 2023-2024: Số lượng dự kiến lên gần 60 hồ sơ được lập và lưu trữ
Số lượng hồ sơ tăng lên đáng kể, mỗi hồ sơ đảm bảo đủ từ văn bản chỉ
đạo hướng dẫn đến báo cáo kết quả.
Qua các lần kiểm tra của cấp trên: Đoàn kiểm tra đều đánh giá rất cao về
việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng, lưu trữ,... hồ sơ sổ sách của nhà trường.
- Việc Ứng dụng CNTT để quản lý và sử dụng tốt các phần mềm
Trong quá trình làm việc bản thân luôn tự học và tham gia đầy đủ các lớp
tập huấn bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cũng như về công nghệ thông tin
do Phòng Giáo dục, và Phòng Nội vụ tổ chức. Qua các buổi bồi dưỡng, tập huấn
đã giúp tôi có nhiều kiến thức và áp dụng cho công việc mà tôi được giao cụ thể
như sau:
Đặc điểm so sánh
Công tác văn thư
truyền thống
Công tác văn thư hiện
đại ứng dụng CNTT
Đối tượng
Văn bản, tài liệu giấy
Văn bản, tài liệu điện tử
Văn bản, tài liệu giấy
Soạn thảo và ban hành
văn bản
Văn bản giấy
Máy tính
Ký văn bản
Ký bằng chữ ký trực tiếp
Chữ ký số bởi khoá bí
mật tương ứng với chứng
thư số cấp cho người ký
với tư cách cá nhân
Đóng dấu
Con dấu
Chữ ký số bởi khoá bí
mật tương ứng với chứng
thư số cấp cho người có
thẩm quyền ký số với tư
cách đại diện của cơ
quan, đơn vị
Đăng ký văn bản đi,
đến
Bằng sổ sách
Bằng phần mềm
Lưu trữ văn bản
Bằng hộp, tủ....
Bằng phần mềm