Sự cần thiết của chính sách truyền
thông xã hội
Khi tập đoàn Avvo thuê một loạt nhân viên quảng cáo và bán hàng năm
2009, nhiều người là những người trẻ, nhiệt tình và có hiểu biết về truyền
thông xã hội. Tất nhiên, họ cũng có viết blog, lên Facebook hay Tweeter kể
về công việc mới của mình.
Đầu tiên, mọi chuyện dường như đều ổn “Giống như bạn đang thấy cả một
cỗ máy khởi động rồi chuyển động” - Josh King, phó chủ tịch phụ trách phát
triển kinh doanh và tư vấn chung của một công ty Luật đã hoạt động ba năm
tại Seattle nói. Nhưng qua việc lướt tweet (một dạng tiểu-entry của tiểu-blog
Tweeter) của Avvo thông qua phần mềm TweetDeck, ông nhận ra một ố
không nhỏ nhân viên đang nói chuyện về công ty và điều này tạo nên một
hình ảnh thiếu chuyên nghiệp.
King nhận ra rằng sẽ là không khả thi nếu ngăn cấp nhân viên sử dụng
truyền thông xã hội, hay cấm họ nhắc đến tên công ty, bởi những cấm đoán
thì bó hẹp, cứng nhắc, còn cuộc sống thì muôn màu. Vì vậy, ông bắt đầu
phác thảo một chính sách truyền thông xã hội để định hướng cho 50 nhân
viên của công ty.
Những hành vi gây hại và làm xấu hình ảnh công ty là những hành vi phổ
biến nhất khi nhân viên sử dụng mạng xã hội, kết hợp cùng lúc cả việc công
ty lẫn việc cá nhân. Andrew Tanick, một luật sư làm việc tại hãng lật Ford
và Harrison tại Minneapolis nói: “Mọi người đưa lên Facebook những điều
mà bình thường, họ sẽ chẳng bao giờ viết ra giấy”
Để tránh sự hỗn loạn ấy, hãy soạn chính sách truyền thông cho công ty
mình. Dưới đây là ba lý do doanh nghiệp của bạn nên thực hiện điều đơn
giản này:
Lý do thứ nhất: Bảo vệ danh tiếng của công ty bạn
Các phương tiện thông tin đại chúng thường hai la cà các mạng xã hội để thu
thập thông tin. Hãy đề ra quy định chung: khuyến cáo nhân viên không nên
viết bất cứ điều gì có khả năng xuất hiện trên trang nhất của các báo chí.
Phương pháp tiếp cận của King là soạn thảo một chính sách chỉ trong 1 trang
giấy, nhấn mạnh trước hết đến tính chuyên nghiệp. “Nó cũng giống như bạn
đang ở giữa một bữa tiệc, nói chuyện về công ty của bạn” - ông nói - “Bạn
sẽ không tạo ra một xì căng đan nho nhỏ để gây sự chú ý chứ ?”
Bản Quy tắc truyền thông xã hội của King đã được gửi bằng email đến mọi
nhân viên trong công ty, kèm với một cuốn cẩm nang cho nhân viên, trong
đó nhấn mạnh “vấn đề bối cảnh”. Nó cũng có những lời khuyên cụ thể về
những trường hợp như bức ảnh avatar thế nào thì được coi là phù hợp, hay
ứng xử thế nào khi một phóng viên liên hệ với nhân viên công ty qua trang
mạng riêng của họ trên mạng xã hội.
Lý do thứ hai: Giảm thiểu xự nhầm lẫn về những rắc rối dính dáng đến
pháp luật
Chính sách truyền thông xã hội cũng có thể giúp các doanh nhân và nhà
quản lý tránh sai sót, như Boudreaux đã nói. Ví dụ, ông đã dẫn ra trường hợp
của một nhà hàng ở New Jersey gặp rắc rối khi một quản lý đuổi việc một
nhân viên sau khi đọc những lời kêu ca về công ty trên một trang cá nhân
riêng mà ông bí mật truy cập vào. Nhà hàng này gặp phải cáo buộc vi phạm
luật pháp liên bang về nghe lén.
“Những sự cố kiểu này có thể liên quan tới những hành vi phạm tội nghiêm
trọng” - Boudreaux - người đã lập ra trang Socialmediagvernance.com -
nguồn cung cấp các hướng dẫn xây dựng truyền thông xã hội cho doanh
nhân - nói.
Lý do thứ ba: Tăng độ nhận biết của thương hiệu
Một chính sách truyền thông xã hội có thể là một mũi tên trúng hai đích,
không chỉ ngăn chặn các vấn đề có thể nảy sinh mà còn tăng sự nhận biết
thương hiệu công ty. “Thông thường, các công ty đều nghĩ rằng chính sách
truyền thông xã hội của công ty là một kiểu như những danh sách cấm cái
nọ, không được làm cái kia...” - Boudreaux nói. Nhưng hướng dẫn rõ ràng
cũng sẽ giúp nhân viên hiểu biết hơn những cách thức sử dụng truyền thông
xã hội để đạt được mục tiêu kinh doanh. Ví dụ, chính sách truyền thông cần
đưa ra những lời khuyên cho nhân viên về cách làm sao để comment trên
blog hoặc mạng xã hội để tăng độ nhận biết của thương hiệu và khiến nhiều
người truy cập đến trang chủ của công ty hơn.
Đối với King, khi các nhân viên đề cập đến Avvo trên mạng xã hội, họ sẽ
thông qua bộ phận tiếp thị của công ty. Tất nhiên, họ không cần phải đưa
từng bài viết trên Twitter cho sếp duyệt, nhưng họ được khuyến cáo làm việc
với giám đốc điều hành công ty trước khi bắt đầu lập bất kỳ trang truyền
thông xã hội nào có liên quan trực tiếp tới Avvo.