Tạo dựng văn hóa phòng tránh rủi ro
- Từ những cuộc khủng hoảng về tính an toàn của sản phẩm đang diễn
ra như vụ thu hồi sản phẩm đậu phộng, vụ melamin trong sữa và thực
phẩm vật nuôi, vi khuẩn ecoli trong rau bina, và chất chì trong đồ chơi trẻ
em, chúng ta thấy có một thách thức bao trùm mà các doanh nghiệp đều
đang phải đối mặt: Cần phải nuôi dưỡng văn hóa phòng tránh rủi ro cho
doanh nghiệp và trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.
Tránh những cuộc khủng hoảng kiểu này rõ ràng luôn là thượng sách, thay vì
phải chịu tổn thất và hậu quả khôn lường khi phải đối mặt với chúng. Sự vỡ lở
của những sản phẩm khiếm khuyết luôn là một thách thức trên nhiều phương
diện: các vụ kiện cáo ở mọi cấp độ, các cuộc điều tra của chính phủ, các cuộc
thẩm vấn tìm hiểu thông tin, khảo sát kỹ lưỡng từ phía phương tiện thông tin đại
chúng, mối quan tâm từ cộng đồng đầu tư và tiềm năng của các vụ đòi bồi
thường và truy tố trước pháp luật. Như chúng ta đã biết, những vụ dính líu tới tài
chính có thể gây sửng sốt dư luận - trách nhiệm với hàng tỉ đô la chưa từng có,
không kể tới hàng triệu đô la chi phí luật pháp. Hơn thế nữa, danh tiếng và vị thế
cạnh tranh của công ty cũng đứng bên bờ vực thẳm.
Phát triển một chiến lược
Đứng trước những nguy cơ này, nhiều doanh nghiệp vẫn không có cách tiếp cận
phù hợp hay có kỷ luật với quản lý rủi ro và trách nhiệm giải trình về tính an toàn
của sản phẩm. Đó là một sai lầm. Điểm cốt yếu đối với các doanh nghiệp đó là
phải xem xét cách thức giảm thiểu rủi ro bằng những biện pháp như một ứng
dụng có tính hệ thống của “các bài học đã được học”, hay đảm trách thực hiện
rà soát quá trình đưa ra những quyết định quan trọng có liên quan tới việc sản
xuất một sản phẩm. Một công ty cần phải được chuẩn bị để bảo vệ từng khía
cạnh của quá trình đưa ra quyết định và quá trình hoạt động. Là một tổ chức lớn,
phân quyền hay có tính chất toàn cầu, hay phụ thuộc vào các đối tác kinh doanh,
các nhà cung cấp nước ngoài hay nguồn lực mở, không phải là lý do giải thích
cho cho những lỗ hổng kiến thức.
Tạo dựng văn hoá tránh né rủi ro và trách nhiệm giải trình đòi hỏi quá trình giáo
dục các nhân viên ở từng cấp bậc. Không phải lúc nào trực giác cũng đúng. Một
“kỹ xảo” đó là thực hiện một cuộc tập dượt dành cho các nhân viên, trong một
lớp học, về những từ ngữ mà các nhân viên trong các ngành công nghiệp khác
đã sử dụng để chống lại công ty của họ trong phòng xử án. Truyền thông nội bộ
cũng thực hiện tương tự như vậy.
Suy nghĩ trước khi nói
Tình trạng tương đối phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là đôi khi họ rơi vào tình
trạng buộc phải giải thích những bài phát biểu dài dòng dường như vô nghĩa
hoặc gây bất hoà hoặc sự không rõ ràng, thiếu thận trọng trong các thư điện tử
nội bộ, các bản ghi nhớ kỹ thuật và các bản báo cáo marketing. Thậm chí các
bản ghi nhớ của các cuộc họp hội đồng cũng có thể trở thành những bản báo
cáo có tiềm năng chứa đựng nội dung dính líu tới luật pháp.
Từ ngữ sử dụng trong những bản báo cáo này có thể có rất ít hoặc không có ý
nghĩa gì khi xảy ra những vụ khủng hoảng về an toàn sản phẩm, nhưng những
từ ngữ được lựa chọn một cách nghèo nàn thái quá có thể làm biến đổi động cơ
của một vụ tranh chấp và làm trầm trọng thêm tính chất của vụ khủng hoảng.
Trong những trường hợp cụ thể, khuyến khích kiểm tra chéo một nhân viên là
giải pháp hợp lý để làm minh chứng cụ thể cho thấy những từ ngữ họ đưa vào
bài viết có thể dẫn tới hiểu lầm hoặc hiểu sai như thế nào trong những năm về
sau. Đây có thể là một ví dụ thực dành cho tất cả các nhân viên ở mọi cấp độ
trên toàn công ty, và đó là sự đầu tư tối thiểu để tăng cường khả năng phòng
tránh rủi ro.
Trong một số trường hợp, các công ty đưa sản phẩm của họ vào dùng thử
nghiệm. Họ có thể khắc phục sự cố kiểm soát chất lượng, marketing hoặc các
vấn đề về khoa học, y tế để xác định liệu quá trình đưa ra quyết định của họ có
thể chịu được tính khắc nghiệt và sự rà soát kỹ lưỡng của cuộc kiểm tra chéo
hay không.
Cố gắng tạo dựng tính nhất quán trong các thông điệp
Có thể cũng đáng để so sánh tính nhất quán của những tin tức truyền đi trong và
ngoài công ty về cùng một chủ đề nào đó. Giả sử tin tức này được thực hiện bởi
những cá nhân độc lập, khách quan và có kiến thức, những người đánh giá cao
khả năng các nguyên đơn tiềm năng sẽ khai thác bất kỳ bản báo cáo có mâu
thuẫn nào.
Đây là một phần của quá trình đánh giá rủi ro có kỷ luật, bởi vì sự thiếu nhất
quán giữa những thông điệp truyền đi trong và ngoài công ty có thể là cơ sở cho
những tranh chấp, khiếu nại từ phía khách hàng sau này và có thể thậm chí dẫn
tới những tổn thất khôn lường hay truy tố trước pháp luật.
Các công cụ quản lý, đánh giá rủi ro sẽ dần thay đổi. Nhưng điểm cốt lõi đó là
phải đưa văn hoá phòng tránh rủi ro vào quá trình suy nghĩ của người nhân viên
một cách tự chủ. Từ quan điểm của ban quản trị, quan điểm đánh giá và phòng
tránh rủi ro liên tục và có hiểu biết là nền tảng căn bản của công ty. Và trách
nhiệm giám sát quá trình phòng tránh rủi ro thuộc về ban giám đốc.
Arvin Maskin
Theo Business Week
Mai Hương biên dịch
*** Về tác giả: Arvin Maskin là đối tác của công ty luật Weil, Gotshal & Manges,
và là đồng chủ tịch của hãng Products Liability & Mass Tort Practice Group.