Tổ chức động thổ, khánh thành, khởi công -
những điều cần biết
Việc động thổ, khánh thành, khởi công... được nhiều công ty coi trọng vì
coi trọng vì nó là dịp để công bố cho các đối tác, khách hàng và công
chúng nói chung biết về công trình mới của doanh nghiệp. Nhiều công
ty còn coi đây là dịp để cảm ơn nhà đầu tư hay nhằm mục đích chứng
minh năng lực để huy động vốn.
Nhiều năm làm trong nghề tổ chức động thổ, tổ chức khởi công, tổ chức
khánh thành... cho nhiều khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, hôm nay
tôi xin đúc kết và chia sẻ một số kinh nghiệm mà Thắng Việt Art & Event
đã tích lũy được.
Trong tổ chức động thổ, khởi công, khánh thành, có 2 mảng công việc được
người làm tổ chức sự kiện coi trọng:
- Thứ nhất là các phần cứng phục vụ cho sự kiện như trang thiết bị, dụng cụ
tổ chức sự kiện.
- Thứ hai là các phần mềm: Bao gồm nội dung chương trình, con người,
cách thức tổ chức
Phần cứng chiếm một vai trò quan trọng trong tổ chức khánh thành, khởi
công, động thổ vì nó góp phần đến 60% cấu thành nên sự kiện. Đó có thể là
các thiết bị như quầy kệ, lều bạt, bàn ghế, máy móc... cũng như công tác
chuẩn bị mặt bằng, dụng cụ hậu cần...
Với kinh nghiệm nhiều năm cho thuê thiết bị hội thảo và thiết bị quảng cáo
để phục vụ sự kiện, tôi khuyên các bạn làm Event nên cân nhắc lựa chọn
những thiết bị tổ chức sự kiện từ các nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp,
bao gồm cả việc hỗ trợ lắp đặt, vận hành các thiết bị đó. Một đội ngũ thi
công, lắp đặt lành nghề sẽ giúp bạn an tâm để lo các công việc khác trong tổ
chức Event thay vì dành thời gian để đôn đốc việc lắp đặt, set up. Một kinh
nghiệm đáng nhớ của tôi trong việc cho thuê nhà lều để làm sự kiện ngoài
trời là khi bão lớn làm bay căn nhà lều mới dựng mặc dù nó đã được xây
dựng kiên cố và gia cố khá chắc chắn đề phòng gió lốc, rất may với kinh
nghiệm xử lý sự cố của đội ngũ thi công, nhà lều đã được dựng lại kịp thời
và phục vụ cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn. Bạn nhớ dặn nhà cung cấp
mang tới sự kiện của bạn những thiết bị còn mới. Những tấm thảm đã xuống
màu hay chiếc cột hoen gỉ làm cho Event của bạn mất đi sự trang trọng,
thẩm mỹ.
Bạn cũng cần chú trọng công tác xử lý mặt bằng trước khi tổ chức sự kiện.
Các lễ khánh thành, khởi công, động thổ thường được tổ chức ở nơi công
trình sắp hoặc đang xây dựng, nên chắc chắn mặt bằng sẽ không được hoàn
hảo như khi bạn tổ chức ở những nơi đã có sẵn tiện nghi trong thành phố.
Nếu địa điểm tổ chức còn gập ghềnh, bị ngập nước hay bị lún, chúng ta cần
tổ chức san lấp, ủi sơ, rải đá dăm, đá mi... hay trải pallet để đảm bảo khu vực
tổ chức được bằng phẳng. Nếu không sẽ dẫn tới các sự cố như sàn bị mấp
mô, lồi lõm hay khi xe ô tô lớn đi vào khu vực tổ chức thì bị lún đất.
Về công việc set up địa điểm, nên chú ý phân chia các khu vực cho phù hợp:
chỗ nào là bãi đỗ xe, chỗ nào là nơi tổ chức, ở đâu diễn ra nghi lễ... Hướng
ngồi cũng cần được cân nhắc để giúp khách mời có thể quan sát dễ dàng cả
sân khấu lẫn chỗ thực hiện nghi thức.
Nếu trong chương trình có tiết mục đãi tiệc, cần bố trí việc set up bàn ghế
sao cho có thể thay đổi một cách linh động. Chẳng hạn khi làm lễ thì bàn
ghế bố trí dạng rạp hát, sau khi dẫn khách đi tham quan nhà xưởng trở về thì
bàn ghế đã chuyển thành dạng set menu với bàn tròn để sẵn sàng cho việc
đại tiệc. Hoặc là người tổ chức cũng có thể dựng một lều đãi tiệc ngay bên
cạnh lều làm lễ để quan khách dời sang, nhiều chủ đầu tư còn thể hiện sự
chu đáo hơn với quan khách bằng cách cho dựng thêm một dàn rạp sử dụng
máy lạnh với các vách được bọc kín. Ở những địa điểm xa xôi, nhớ chuẩn bị
máy phát điện dự phòng và nhà vệ sinh di động.
Nhiều chủ đầu tư coi mưa trong lễ khánh thành, khởi công, động thổ... là
một điềm lành đem lại nhiều may mắn và tiền bạc cho họ, nhiều người có
chọn làm sự kiện vào mùa mưa để có được điềm lành này, tuy nhiên người
tổ chức sẽ vất vả hơn khi phải xoay sở tổ chức sự kiện dưới mưa. Khi tổ
chức khánh thành, động thổ, khởi công... trong mùa mưa thì người tổ chức
sự kiện cần có các phương án phòng bị tốt để tránh bị mưa bão làm ảnh
hưởng đến công tác tổ chức.
Về phần mềm, như đã nói ở trên, có 3 vấn đề quan trọng nhất mà người làm
event cần lưu ý là: Kịch bản chương trình, con người vàcách thức tổ chức.
Các nghi thức điểm nhấn thường được sử dụng trong khởi công, động thổ,
khánh thành... với sự tham gia của các khách mời danh dự là: nghi thức xúc
đất (thường dùng cho động thổ), bấm còi báo hiệu hiệu lệnh khởi công, thả
bóng bay, cắt băng khánh thành trong tổ chức khánh thành.. Người làm sự
kiện nên chú ý một số quy tắc mà dân trong nghề thường truyền tai nhau, ví
dụ khi thực hiện các nghi thức thì các khách VIP được mời lên thường với
số lượng 5, 6, 8, 9, 10 hay 12, người ta thường kỵ mời 4 hay 7 người, nhất là
người Hoa, vì phát âm số 4 (tứ) nghe gần giống chữ "tử" (chết) hay số 7
nghe như chữ "thất" trong "thất bại". Một số khách hàng có những phong tục
khá đặc trưng, như khách hàng Đài Loan thường đi tới địa điểm đóng móng
để làm nghi thức. Tại đây chủ đầu tư đóng các cột móng rồi gởi bao lì xì cho
những người đi theo. Một số khách hàng thì muốn có đoàn trống lân đi
quanh nhà xưởng của mình.
Nên chú ý bố trí thời gian cho hợp lý, nhất là đối với các địa điểm tổ chức xa
trung tâm. Nên tập trung khách tại các xe đưa rước và rước khách đến địa
điểm tổ chức, lúc này, cần dự trù thời gian di chuyển, cũng như những sự cố
có thể xảy đến khi di chuyển như xe bị sự cố hay kẹt xe để sắp xếp thời gian
tổ chức cho phù hợp. Đối với các khách đến sớm, rất có thể họ phải chờ đợi
một thời gian dài trước sự kiện, nên bố trí nhà chờ và có tea break phục vụ
quan khách.
Một phần thường không thể thiếu trong các sự kiện khởi công, động thổ,
khánh thành ở châu Á, đó là nghi lễ thờ cúng. Thông thường các công ty tổ
chức khởi công, động thổ... thường thuê thầy địa lý coi ngày giờ để tổ chức
sự kiện, và họ cũng thường kiêm luôn việc cúng và làm các nghi thức liên
quan đến tâm linh cho lễ này. Thông thường nhà tổ chức sự kiện thường
giúp các công ty này mua sắm nghi lễ thờ cúng, thường là heo quay, muối,
gạo, trái cây... Một số khách hàng kỹ tính thậm chí còn không bỏ qua chuyện
đo đạc các khoảng cách từ đài cúng đến bàn cúng, từ hộp cát đến chỗ xúc
cát.. bằng thước Lỗ Ban sao cho các khoảng cách này rơi vào các "chữ tốt",
người làm Event cần chú ý điều này để làm vừa lòng khách hàng.
Về con người, nhìn chung nên có một đội ngũ nhân sự đã thành thạo với
việc tổ chức các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành... như vậy sẽ đỡ
gặp bỡ ngỡ trong quá trình chạy Event. Sự phối hợp từ phía khách hàng
cũng rất quan trọng, người tổ chức Event cần phân định những công việc hai
bên cần chịu trách nhiệm. Chẳng hạn khách hàng cần cung cấp danh sách
khách mời, xác nhận sự có mặt của các khách VIP và các quan chức, hỗ trợ
đón khách và nhận diện khách tham dự...