Tổ chức hội nghị khách hàng

Chia sẻ: Nguyen Thi My Ngoc | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

1.845
lượt xem 353
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Để có một hội nghị khách hàng thành công chắc chắn các bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch để giúp các doanh nghiệp có thể liên kết, hoặc tham dò ý kiến khách hàng. Mời các bạn cùng tham khảo tài liệu "Tổ chức hội nghị khách hàng" để có nhiều kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tổ chức hội nghị khách hàng

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG Khái niệm: Hội nghị khách hàng là việc doanh nghiệp tổ chức một sự kiện để đối thoại, liên kết, hoặc tham dò ý kiến khách hàng qua đó duy trì sự trung thành đối với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng từ đó tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mục đích: Tùy thuộc vào giai đoạn của sản phẩm hay doanh nghiệp trong chu kì sống của sản phẩm hay doanh nghiệp đó. o Muốn thu hút khách hàng o Muốn tỏ lòng cảm ơn o Khi một khách hàng muốn chấm dứt quan hệ giao dịch hay làm ăn, doanh nghiệp sẽ tổ chức những cuộc đối thoại dạng này nhằm giữ chân khách hàng o Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình o Muốn quảng bá cho hoạt động marketing o Muốn phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm: hoạch định những chiến lược kinh doanh mới thông qua sự ý kiến trực tiếp của khách hàng. Đây là các bước cụ thể trong việc chuẩn bị buổi hội nghị khách hàng đi kèm với ví dụ cụ thể về buổi hội nghị khách khách của công ty Vinagame và công ty Zion. I. CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ Lập danh sách khách mời trong buổi hội nghị khách hàng. Lên danh sách khách tham dự, soạn thư mời. Khách mời gồm 300 người và những khách hàng, đại lý, các nhà đầu tư và giới truyền thông…vv Lập trình tổ chức
Chuẩn bị trước khi hoạt động: • Phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người. • Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. • Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ. • Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách. • Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… • Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường. • Tổ nội dung: viết các bài viết, bài phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời... Thời Nội dung gian 7h45 Ổn định tổ chức, chuẩn bị cho tiết mục mở màn – 8h 8h – 8h5 Tiết mục văn nghệ do ca sĩ Kiều Minh thể hiện -Giám đốc kinh doanh của công ty VTCGame tuyên bố khai mạc chương trình 8h5 - MC giới thiệu đại biểu tham gia, mục đích, – 8h30 ý nghĩa chương trình - Mời thành phần ban lãnh đạo, khách mời quan trọng phát biểu ý kiến - MC ổn định sân khấu và tập trung mọi người về hướng sân khấu 8h30- Phụ trách bộ phận Hỗ trợ khách hàng trình bày 8h45 về chính sách phân phối và hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty 8h45 Phụ trách dự án phần mềm quản lý phòng máy – 8h55 CSM lên trình bày các tính năng ưu việt của dịch
vụ này 8h55 Giải lao, BTC trả lời các câu hỏi của các vị đại – 9h30 biểu và khách mời 9h30 Phụ trách Phát triển nội dung của VTC giới thiệu – 9h40 về một số Game và ứng dụng sắp ra mắt 9h40 Văn nghệ - Ca khúc Son – Ca sĩ Hoàng Việt trình – 9h45 bày 9h45- Giám đốc KD của VTC trao thưởng cho 10 phòng 9h55 máy tiêu biểu tại Đà Nẵng 9h55 Phần rút thăm may mắn cho tất cả đại biểu tham – 10h30 gia Hội nghị và trao quà cho các đại biểu may mắn 10h30 Bế mạc Hội nghị Lựa chọn địa điểm và định thời gian tổ chức Lựa chọn thời gian, chọn địa điểm phù hợp đủ với số lượng khách mời. Nếu địa điểm không có sẵn phải tiến hành đặt chỗ trước cho buổi hội nghị. Thời gian tổ chức: Từ 7h30 đến 11h ngày 25/04/2010 Địa điểm tổ chức:Buổi hội nghị diễn ra tại công ty thương mại Hải Phòng, số 22 Lý Tự trọng thành phố Hải Phòng. Gửi giấy mời Gởi thư mời cho khách tham dự trước 7 ngày và phải tuân thủ những quy định sau: • Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự; • Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời; • Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia; • Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng. Theo dõi phản hồi từ thư mời để xác định số lượng khách chính xác đến tham dự. Đặt thiết bị truyền thông
Chuẩn bị hoặc đặt các thiết bị truyền thông cho buổi hội nghị. Hệ thống âm thanh phải phù hợp với không gian diễn ra hội nghị. Thiết kế pano để treo tại nơi tổ chức và một số địa điểm khác. Quang cảnh Công ty Thương mại Hải Phòng, địa điểm tổ chức Hội nghị Khách Hàng. Tiền sảnh đã được trang trí rất trang trọng và đẹp mắt: Một tuần trước khi Hội nghị khách hàng diễn ra, không khí phòng Marketing của công ty VinaGame tại Hà Nội lúc nào cũng bận rộn và khẩn trương chuẩn bị cho một sự kiện thành công tốt đẹp. Chuẩn bị nội dung cho buổi hội nghị Viết các bài phát biểu. Chuẩn bị tài liệu để trình bày trong buổi hội nghị. Chuẩn bị tài liệu cho khách mời: như các thông tin mới về công ty, sản phẩm của công ty, những thông tin cần thiết để khách mời hiểu hơn về công ty... Chuẩn bị hoa các tặng phẩm cho khách mời. Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng
Xác định số lượng cuối cùng đến tham dự Bố trí hội trường • Bố trí cửa ra vào • Treo khẩu hiệu chào mừng • Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại… • Trưng bày sản phẩm • Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan • Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan. • Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp. Tiến hành kiểm tra trước Hội nghị và tổng diễn tập Thực hiện trước một ngày khi hội nghị diễn ra. Duyệt lại kịch bản Hội nghị để đảm bảo chất lượng cho chương trình. Khâu chuẩn bị được tiến hành đúng 5h00 ngày 25/04/2010 tất cả mọi người đã tập trung về địa điểm diễn ra Hội Nghị để chuẩn bị cho một sự kiện hào hứng. Bắt tay vào lắp ráp máy móc:
Chuẩn bị biển hiệu, trang trí sân khấu, sắp xếp từng chi tiết trong khán phòng: Ban tổ chức phân công kiểm tra toàn bộ thiết bị và dụng cụ dùng cho buổi lễ như: bàn ghế, cốc, ly uống nước, hoa cài áo, tài liệu, quà tặng đã chuẩn bị đủ cho các đại biểu chưa. Kiểm tra lần cuối đồng phục của lễ tân đón khách.
Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc (nếu khách dùng tiệc ngay tại khu vực làm lễ). Kiểm tra hệ thống âm thanh, micro, nhạc chào. Kiểm duyệt đầy dủ yếu tố nhân sự: Các nhân viên công ty sẽ được phân nhịp vụ và điều phối công việc, chuận bị mọi thứ yếu nhân sự và thiết bị dụng cũ cẩn thận, mọi nhân viên trong tư thế sẵn sàng. Phân công các nhân viên vào các vị trí công việc đã thống nhất theo kế hoạch từ trước. Duyệt, khớp thử chương trình trước 1 lần (nếu chương trình có nhiều phần phức tạp và yêu cầu nhiều bộ phần phối kết hợp với nhau). Kiểm tra lại danh sách nhân sự chính tham gia chương trình: MC, lễ tân, đoàn múa lân, ca sỹ, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, bắn pháo, danh sách khách VIP,…. Sắp xếp vị trí đặt quà, hoa cài áo đại biểu, nước uống, bằng khen tập hợp tại một khu vực để tránh thất lạc và giao cho một người quản lý. Đón khách Các lễ tân chào mời quý quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách nên chú ý đừng làm mạnh tay hoặc làm cho khách mời khó chịu hướng dẫn lối đi dẫn khách vào khu vực làm chương trình. Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình. Rót nước mời khách. Những quản lý có nhiệm vụ sắp xếp chỗ đứng cũng như biên đạo các động tác lễ tân trong lúc đón khách. Lễ tân đón khách với thái độ ân cần, nhiệt tình, vui vẻ. Nhạc nền bật vui tươi, rộn rang, trang trọng và náo nức. Đội trống đánh tưng bừng để thu hút sự quan tâm của tất cả mọi người. Phát tài liệu cho khách mời.
Ban Tổ Chức đón khách rất long trọng, các người mẫu với trang phục cổ trang võ hiệp càng mang lại không khí thân thiện, gần gũi. Khán phòng dần được lấp đầy bởi hơn 250 khách mời của Hội nghị . Mọi người đến tham gia sự kiện với một tâm trạng phấn khởi, hào hứng.
II. THAM DỰ HỘI NGHỊ Khai lễ Trước lúc khai lễ 15 phút, ban tổ chức sắp xếp 1 số tiết mục văn nghệ chào mừng để quan khách tập trung vào khu vực sân khấu. Chương trình được mở đầu bằng tiết mục văn nghệ sôi động và đặc sắc do nam ca sĩ Kiều Minh đảm nhiệm. Anh Vũ Việt Sơn - Giám Đốc Kinh Doanh của Công Ty VinaGame tuyên bố khai mạc chương trình Hội nghị khách hàng được tổ chức tại TP Hải Phòng vào ngày 28/ 11/2006 nhằm thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng máy kinh doanh Games - Internet và nhà cung cấp dịch vụ Game Online. MC bước ra sân khấu chào mừng tất cả quan khách tham gia chương trình. MC giới thiệu đại biểu tham gia chương trình, giới thiệu mục đích, ý nghĩa của chương trình. MC mời các thành phần ban lãnh đạo, khách mời VIP lên phát biểu ý kiến. MC ổn định không khí và tập trung mọi người về hướng sân khấu.
Tiếp theo đó là phần giới thiệu về chính sách bán hàng, về hệ thống E-sale, E-game của anh Bùi Minh Phương - GĐ công ty Zion, nhà phân phối thẻ cào Vinagame tại miền Bắc và miền Trung . Anh Phạm Hoàng - Phụ trách bộ phận Hỗ trợ khách hàng của VinaGame lên trình bày về hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty, và thông báo về việc mở trạm Hỗ trợ Khách hàng tại Hải Phòng trong thời gian tới. MC mời quý ban lãnh đạo trả về sân khấu để cùng trả lời câu hỏi của khách mời và giới báo chí. Âm thanh chuẩn bị ít nhất 3 micro và hiệu chỉnh thích hợp. MC nên tạo không khí sôi nổi và khuyến khích quan khách đặt câu hỏi. Cảm ơn sau mọi câu trả lời cũng như câu hỏi,có thể lặp lại câu hỏi cho mọi người cùng nghe, tạo bầu không khí hữu nghị và trao đổi nhiệt tình
Trong giờ giải lao, Ban Tổ Chức phải liên tục trả lời các câu hỏi của các vị đại biểu: Anh Trần Đình Đức - Phụ trách dự án Phần mềm quản lý phòng máy CSM lên trình bày các tính năng ưu việt của dịch vụ này Anh Vũ Xuân Bách - Trưởng bộ phận Marketing của VinaGame tại miền Bắc, đại diện cho 123mua giới thiệu về dịch vụ này tới đại diện các phòng máy tại Hải phòng:
Sôi nổi nhất vẫn là phần giao lưu giữa Ban Tổ Chức và các khách mời: Anh Bùi Minh Phương - GĐ CT Zion trao phần thưởng cho 2 đại lý tiêu biểu tại Hải Phòng, gồm Công ty Quốc Bảo và Công Ty Điện tử tin học Hải Phòng. Đây là những đại lý lớn của VinaGame tại khu vực Hải Phòng. Đại diện của nhà tài trợ - Công ty máy tính Vĩnh Trinh trao giải thưởng cho 10 phòng máy tiêu biểu tại thành phố Hải Phòng
Phần rút thăm may mắn được mọi đại biểu tham gia hội nghị hưởng ứng tích cực. Ai sẽ là chủ nhân của 10 phần quà may mắn của nhà tài trợ? Cùng bốc thăm nào… Và đây là những đại biểu may mắn bốc thăm được quà tặng của nhà tài trợ: Tặng quà cho khách mời.
Kết thúc buổi hội nghị. III. SAU HỘI NGHỊ Liên lạc sau hội nghị Nắm bắt những ý kiến, phản hồi sau buổi hội nghị. Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng tham gia.