Ứng phó trong trường hợp đi công tác "đột
xuất"
5 giờ sáng bạn nhận được điện thoại của sếp cho chuyến bay vào
lúc 7 giờ. Bạn bật dậy và bắt đầu hối hả chuẩn bị. Nhưng đến phút
chót không quên cái này thì bạn sẽ quên cái kia. Làm sao để chấm
dứt tình trạng này?
“Chúng tôi gọi những trường hợp đi công tác “bất thình lình” là đi du
lịch vì thông thường khi bạn được cử đi công tác bạn sẽ được thông
báo trước và dĩ nhiên bạn sẽ có cả một kho thời gian để chuẩn bị
những dụng cụ cần thiết. Tuy nhiên, những trường hợp mang tên
“bỗng dưng” luôn tồn tại và bạn phải học cách làm quen với nó. Một
điều dễ dàng là chọn nhanh những thứ cần thiết bỏ vào trong hành
lý. Nhưng, đâu là những thứ cần thiết. Danh sách dưới đây sẽ là
những thứ không thể thiếu cho mỗi chuyến công tác và nhiệm vụ của
bạn là học thuộc tên chúng và điểm danh mỗi lúc được sếp điều đi
đột xuất”.
Kiểm tra hành lý
Quy tắc đầu tiên và cũng là quan trọng nhất đó là kiểm tra những
dụng cụ mà bạn mang theo cho chuyến công tác. Danh sách này bao
gồm những vật dụng cần thiết không thể thiếu đó là quẩn áo, đồ vệ
sinh (bàn chải, khăn mặt..), tài liệu kinh doanh, điện thoại di động,
tiền mặt, máy tính xách tay, bản đồ, giấy tờ tùy thân và vé tàu xe.
Gom hết những thứ cần thiết này vào một bọc và cất ở thuận tiện để
phòng những trường hợp đột xuất. Nếu bạn di chuyển bằng máy
bay, bạn sẽ còn cần visa và vé máy bay, tuy nhiên nếu đi công tác xa
như vậy bạn sẽ hiếm khi bị “bất thình lình”.
Đóng gói lại và kiểm tra lần nữa
Kiểm tra để chắc chắn cũng là một điều tốt. Nhưng cách hiệu quả
nhất đó là mua một túi du lịch là bỏ tất cả những dụng cụ cần thiết đó
vào trong đó và chỉ dùng nó cho mỗi lần công tác đột xuất. Bằng
cách này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho việc nhặt nhạnh từng
thứ một và không bỏ sót bất kỳ thứ gì.
Tư duy về địa điểm đến
Thực tế là mỗi lần công tác lại có một nhiệm vụ riêng, mục đích riêng
và điểm đến riêng. Vì vậy tư duy trước về địa điểm và chuẩn bị hành
lý theo đặc thù của từng vùng miền là điều vô cùng cần thiết. Ví dụ,
nếu bạn lên vùng núi hãy nhớ mang theo kem chống muỗi, chống
côn trùng hay bạn đi vào mùa mưa thì ô, mũ và thuốc ngoài da là
những thứ không thể thiếu.
Nếu bạn đi công tác nước ngoài, trong trường hợp bạn phải tự đặt vé
hãy tìm một giá hợp lý (có thể là đắt hơn do tính chất khẩn cấp của
hoàn cảnh). Thêm vào đó, bạn cũng sẽ phải đối mặt với những vấn
đề về ngôn ngữ và địa điểm. Vì vậy, một cuốn từ điển, một tấm bản
đồ là những thứ cần thiết phải mang theo.
Đơn giản hóa mọi thủ tục
Ăn sáng, trang điểm (nếu là nữ), chuẩn bị quần áo, gọi xe..tất cả
những thủ tục này cần được đơn giản hóa tới mức tối đa. Thời gian
không cho phép bạn trải truốt nửa tiếng đồng hồ trước gương và
càng không cho phép bạn chuẩn bị quần áo, đồ dùng trong vòng một
tiếng đồng hồ. Mọi thủ tục cần được đơn giản thậm chí là lược bớt
để kịp chuyến đi.
Bên cạnh việc đơn giản hóa những thủ tục hàng ngày, bạn cũng cần
chú trọng đến tác phong công nghiệp: nhanh chóng, mạnh mẽ và linh
hoạt trong việc xử lý mọi tình huống. Mục đích chính là đi công tác
đúng giờ vì vậy sẵn sàng làm tất cả mọi việc để đạt được mục đích là
điều cần thiết thậm chí là chấp nhận một chi phí tương đối “cắt cổ”.
