Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI

CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY

CỔ PHẦN OMINEXT

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH

Sinh viên thực hiện : HOÀNG THỊ LỆ THÖY

Mã số sinh viên : 1405QTVC056

Khóa : 2014 – 2018

Lớp : ĐH.QTVP14C

Hà Nội - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi

công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tôi thực

hiện. Tôi không sao chép bất kỳ thông tin, tài liệu nào không rõ nguồn gốc.

Nếu có vi phạm, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tôi đã nhận được

nhiều sự giúp đỡ từ th y cô, gia đ nh, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực

tiếp hướng dẫn tôi hoàn thiện Đề tài khóa luận.

Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Hoàng Văn

Thanh đã tận t nh hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tôi những kiến thức

c n thiết để tôi hoàn thành Đề tài khóa luận của m nh.

Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các th y, các cô khoa Quản

trị văn phòng và các th y cô Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội đã nhiệt t nh góp ý và cung cấp thông tin hỗ trợ tôi hoàn thiện Đề tài khóa

luận này.

Trong quá tr nh thực hiện Đề tài khóa luận, do tr nh độ nghiên cứu còn

nhiều hạn chế nên Đề tài không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận

được những ý kiến đóng góp của các th y cô và bạn đọc để Đề tài khóa luận

được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ...........................................................................................

LỜI CẢM ƠN .................................................................................................

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ .......................................................

DANH MỤC VIẾT TẮT ................................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1

2. Lịch sử nghiên cứu ..................................................................................... 2

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 3

4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu .............................. 4

5. Cơ sở phương pháp luận ............................................................................. 4

6. Giả thuyết khoa học .................................................................................... 5

7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn ........................................................... 5

8. Cấu trúc đề tài khóa luận ............................................................................ 5

PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................... 6

Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC

CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC ........................................................................... 6

1.1. T m hiểu về một số khái niệm .............................................................. 6

1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác ................................................ 12

1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác ...................... 12

1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác .... 21

1.2.3. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác ......................... 22

Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI

CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT .... 24

2.1. Sơ lược về Công ty Cổ ph n Ominext ................................................ 24

2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 24

2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh .......................................................................... 24

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext ..... 28

2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác ......................... 35

2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức

chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext .................................... 36

2.2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác ..... 39

2.2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi

công tác ..................................................................................................... 49

2.2.4. Thực trạng hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác ....... 52

2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn

phòng Công ty Ominext ............................................................................ 58

2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 58

2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 59

2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 61

Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC

CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN

OMINEXT .................................................................................................. 64

3.1. Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý .......................................... 64

3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên

................................................................................................................... 64

3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên ...................................................... 65

3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý.......................................... 67

3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên

................................................................................................................... 69

3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất ............................................ 71

3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC- NS ...................................... 72

3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ........ 73

3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao ............................. 75

KẾT LUẬN ................................................................................................. 78

TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 79

PHỤ LỤC ........................................................................................................

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext ....... 33

Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp

quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ ph n Ominxext năm 2017 .......... 35

Bảng 2.2. Bảng đánh giá t m quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến

đi công tác tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext ................................ 37

Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân viên

tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext .................................................. 38

Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty Cổ

ph n Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác .......................... 39

Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và

các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác chuẩn bị của

Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác ..................................... 41

Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê b nh, khiển trách của nhân viên

Văn phòng trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác ...................... 41

Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban

khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác chuẩn

bị chuyến đi công tác của Văn phòng ........................................................ 42

Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn

phòng về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi công tác của

Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext ................................................. 49

Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên

Phòng ban khác về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi

công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext ............................. 50

Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ

được Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp

cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phòng HC-NS Công ty

Cổ ph n Ominext ...................................................................................... 54

Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong

quá tr nh thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc

của các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext ..................... 55

Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của

Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên phòng ban khác

tại Công ty Cổ ph n Ominext .................................................................... 56

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng trong

năm 2017 của Công ty Cổ ph n Ominext .................................................. 35

DANH MỤC VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ đƣợc viết tăt

ATLĐ An toàn lao động

BHLĐ Bảo hiểm lao động

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

CBCNV Cán bộ công nhân viên

CNTT Công nghệ thông tin

HC-NS Hành chính-Nhân sự

HĐQT Hội đồng quản trị

TS Tiến sĩ

PGS Phó Giáo sư

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh

tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy tr sự phát triển ổn

định và hạn chế những sai phạm về quy tr nh hoạt động, đòi hỏi phải có sự

hợp tác, phối hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do

đó, công tác kiểm tra, theo dõi t nh h nh hoạt động của đơn vị luôn được các

cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu c u

việc thực hiện các chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một

cách thường xuyên và hiệu quả.

Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là

điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa

các đối tác hay giải quyết t nh trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác

chuẩn bị các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn

vị chức năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phòng là bộ

phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham

mưu, tổng hợp, vừa phụ trách hậu c n của cơ quan, tổ chức.

Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng

đ u được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phòng phải có trách nhiệm xây

dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu c u của

ban lãnh đạo. Trong quá tr nh học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn

phòng Công ty Cổ ph n Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng

trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản

lý và nhân viên Công ty. Chính v vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt

động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần

Ominext”. Hy vọng Đề tài không chỉ giúp Văn phòng Công ty nói riêng mà

các văn phòng của các doanh nghiệp khác có cái nh n toàn diện về hoạt động

1

tổ chức các chuyến đi công tác của đơn vị m nh, góp ph n thực hiện tốt trách

nhiệm của văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác cho các công ty,

doanh nghiệp.

2. Lịch sử nghiên cứu

Ở Việt Nam, có rất nhiều nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của văn

phòng nói chung và tổ chức chuyến đi công tác của văn phòng nói riêng. Tuy

nhiên ph n lớn các đề tài nghiên cứu thường tập trung nghiên cứu về những

nhiệm chung của bộ máy văn phòng hoặc một ph n trong công tác tổ chức và

sắp xếp công việc chưa tập trung nghiên cứu về hoạt động tổ chức chuyến đi

công tác cho công ty, doanh nghiệp. Trong những nghiên cứu đó, có rất nhiều

các công tr nh trở thành giáo tr nh, tài liệu tham khảo như:

Giáo tr nh Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc

dân do GS. TS Nguyễn Thành Độ làm chủ biên (2013). Giáo tr nh giới thiệu

về công tác quản trị văn phòng, trong đó thể hiện rõ những chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm công tác tổ chức chuyến đi

công tác.

Giáo tr nh Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc

gia Hà Nội do TS. Vũ Thị Phụng làm chủ biên. Giáo tr nh giới thiệu về nhiệm

vụ, chức năng, những năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phòng, trong

đó có đưa ra quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, doanh nghiệp.

Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS. TS.

Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS. TS Đồng Thị Thu Hà; TS. Đỗ Thị Hải Hà

đồng chủ biên (2013). Cuốn sách đã được nghiên cứu về quy tr nh tổ chức và

sắp xếp công việc đảm bảo mục tiêu của tổ chức.

Bên cạnh các cuốn giáo tr nh nổi tiếng, xây dựng chuyến đi công tác

cũng là đề tài được nhiều tác giả quan tâm và dành thời gian nghiên cứu. Tuy

nhiên h u hết các đề tài nghiên cứu chỉ nghiên cứu một ph n trong nhiệm vụ

xây dựng các chuyến đi công tác cho cơ quan, ví dụ như một số đề tài: “T m

2

hiểu về quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” của sinh

viên Định Thị Thơm trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2015, đề tài luận văn

của một nhóm sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đăng tải năm

2013 “Quy tr nh lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một cuộc

họp và một chuyến công tác cho cơ quan”.

Bên cạnh đó cũng có một số đề tài nghiên cứu và tiếp cận hoạt động

của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác trọng phạm vi rộng

hơn tại các công ty trong nước như đề tài “Thực trạng và một số giải pháp

nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại

Hoàng Thành” của tác giả Phạm Thị Huyền hay đề tài của các bạn sinh viên

trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn “Công tác tổ chức và hoạt

động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao

thông vận tải”.

Có thể nhận thấy, những đề tài trên đều thể hiện vai trò quan trọng của

văn phòng trong việc xây dựng các chuyến đi công tác không chỉ ở các cơ

quan mà còn ở các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên ph n lớn, các đề tài

chưa đi sâu vào những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến

đi công tác cho các công ty. Trên tinh th n th n kế thừa và phát huy những

mặt tích cực của các công tr nh nghiên cứu trước, tôi đã t m hiểu và nghiên

cứu đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công

ty Cổ phần Ominext”.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu:

- T m hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công

ty Cổ ph n Ominext.

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi

công tác của Văn phòng Công ty Ominext.

3

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và hoạt động tổ chức chuyến đi

công tác của các công ty

- T m hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn

phòng Công ty Ominext

- Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext.

4. Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn

phòng Công ty Cổ ph n Ominext.

Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ ph n Ominext.

Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018

5. Cơ sở phƣơng pháp luận

Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách

báo, tạp chí, một số luận văn, khóa luận, giáo tr nh liên quan đến đề tài. Từ

đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận c n thiết phục vụ cho

hoạt động nghiên cứu.

Phương pháp điều tra thực tế: Trong quá tr nh thực hiện Đề tài, tôi đã

phát 28 Phiếu Khảo sát trong đó: 08 Phiếu Khảo sát cho các nhân viên Phòng

HC-NS, thu về 06 phiếu và 20 Phiếu cho các nhân viên phòng ban khác, thu

về 20 phiếu.

Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Để có thêm nguồn thông tin chính

xác, tôi đã trao đổi và phỏng vấn một số nhân viên đang làm việc tại Phòng

HC-NS và các Phòng ban khác bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến

nội dung hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty.

Phương pháp thống kê toán học: Dựa vào những Bảng khảo sát và số

liệu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác qua các năm, từ đó xử lý các số liệu

thu được trong quá tr nh nghiên cứu, tính tổng số phiếu trong các câu hỏi

4

khảo sát.

Phương pháp quan sát: T m hiểu và khảo sát hoạt động tổ chức chuyến

đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập

được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá tr nh nghiên cứu.

6. Giả thuyết khoa học

Nếu các nhân viên Văn phòng của Công ty Cổ ph n Ominext thực hiện

tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công

cho các chuyến đi công tác của Công ty.

7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp ph n làm phong phú hơn hệ thống lý luận

về văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng

trong các công ty

Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài góp ph n đánh giá hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext và đưa ra những

giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn

phòng Công ty Cổ ph n Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá

nhân quan tâm đến văn phòng và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức

các chuyến đi công tác cho các công ty.

8. Cấu trúc đề tài khóa luận

Ngoài ph n mở đ u và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành

3 chương như sau:

Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công

tác

Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn

phòng Công ty Cổ ph n Ominext

Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của

Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext

5

PHẦN NỘI DUNG

Chƣơng 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG

TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

1.1. Tìm hiểu về một số khái niệm

* Khái niệm văn phòng

Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn

mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là

bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh

nghiệp. Nó đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách

thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn

phòng được hiểu như thế nào?

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác

nhau. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị

trí địa lý nhất định: Đó là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay

của một người “quan trọng”. Ví dụ, văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ,

văn phòng kiến trúc sư trưởng,…hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ

quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó

hàng ngày đến làm việc. Ví dụ, văn phòng Bộ, văn phòng UBND, văn phòng

công trường...[12;2]

Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng trong các cơ quan,

tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư

như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục

vụ hậu c n đảm bảo các diều kiện c n thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1]

Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên

một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định

6

nghĩa chính xác và đ y đủ về văn phòng chúng ta c n xem xét toàn diện

những hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.

Ở đ u vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động

trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên

các lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác

nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Như vậy ở đ u vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông

tin c n thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của

công tác văn phòng.

Ở đ u ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài,

thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo

yêu c u của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động sẽ góp ph n hoàn thiện từng bước

công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu

quả khai thác sử dụng thông tin trong quá tr nh tổ chức điều hành cơ quan, tổ

chức.[2;1]

Từ đó, để công tác văn phòng đạt được kết quản c n có những điều

kiện sau đây:

Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ

quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng c n có đ y

đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên c n thiết để thực thi mọi hoạt động

của văn phòng, đáp ứng đ y đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối

với các tổ chức có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thu n nhất, đơn lẻ

th bộ máy văn phòng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có

thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, đáp ứng được yêu c u hoạt động

của tổ chức. Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan

điểm “không nhất thiết cơ quan, tổ chức nào cũng c n phải có văn phòng”. Ở

các tổ chức lớn có văn phòng, còn các tổ chức vừa và nhỏ có phòng hành

chính, còn ở những tổ chức kinh doanh đơn lẻ, chỉ c n một đến hai người có

7

năng lực có thể đảm nhận hết tất cả các công việc của văn phòng.

Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định,

tức là phải có một cơ sở hạ t ng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị

và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui

mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ

quan, tổ chức.[9;1]

Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái “tĩnh” th văn

phòng bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người...có

trong văn phòng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức. Nếu quan sát cơ

quan, tổ chức ở trạng thái “động” nó bao gồm toàn bộ quá tr nh thu thập, xử

lý thông tin từ đ u vào đến đ u ra, phục vụ trong quá tr nh hoạt động và điều

hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.

Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của công tác văn phòng, văn phòng

được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là

nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi

công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức.[2;1]

*Khái niệm tổ chức

Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý

nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá

tr nh hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học

về tổ chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một

thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động.

Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể.

Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói

mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có

một h nh thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức v vậy là

thuộc tính bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa

8

là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại

bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả ph n tự

nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài

người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện, phát

triển nhân loại như ngày nay. Đó là nghĩa rộng, còn theo nghĩa hẹp, tổ chức là

một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc

mục tiêu cụ thể.[7;1]

Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức”

chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn

vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.

Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động th sao?

Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay

nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để

phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz,

Cyril Odonnell và Heinz Weihrich th công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các

hoạt động c n thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho

một người quản lý với quyền hạn c n thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều

kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[10;2]

Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ

chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động c n thiết để xác

định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với

từng nhóm, sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản

trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực

hiện công việc được giao.

Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá tr nh hoạt

động quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đ y đủ, kịp thời số

lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một

cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn

9

hướng đến sự phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể

cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này,

có thể thể nhận thấy, tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công

việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận.

Do đó, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê

bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực

hiện mục tiêu chung.[10;2]

Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động

nó có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc

của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm

bảo được nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ

luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.

* Khái niệm chuyến đi công tác

Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ,

nhân viên thường có các chuyến đi công tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong

nước và kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai.

Đi công tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được

giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác,

không phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất

định. Các chuyến đi công tác của cơ quan rất đa dạng như hội thảo, hội nghị,

kiểm tra, hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi

mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi công tác yêu

c u phải được tổ chức một cách chu đáo.

Mục đích chuyến đi công tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn

với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm

một mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong

chương tr nh kế hoạch công tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ

quan mà chuyến đi công tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan

10

hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết

hợp đồng, dự hội nghị, hội thảo…và đôi khi còn giải quyết những nhiệm vụ

đột nhiên diễn ra nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại

của cơ quan, tổ chức.[6;1]

Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ công

nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghiệp văn

minh hiện đại. V thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc

gia trên thế giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi

cơ quan không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm

vi quốc tế. Phạm vi chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên

các cơ sở như: Khả năng thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù,

chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.

Phạm vi chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan không giống nhau. Với các

cơ quan Nhà nước ở Trung ương chuyến đi công tác thường diễn ra trong

phạm vi toàn quốc trên cơ sở các yêu c u của hoạt động quản lý, còn với các

công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế… việc thực hiện chuyến đi công tác phụ

thuộc vào tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định khung pháp lý do Nhà

nước quy định.[6;1]

* Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng là việc bộ phận

văn phòng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, phương tiện, giải quyết các

thủ tục hành chính...và kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện các công

việc liên quan bao gồm: công tác của văn phòng trước chuyến đi, hoạt động

trong thời gian lãnh đạo đi công tác, và hoạt động của văn phòng sau khi kết

thúc chuyến đi công tác của lãnh đạo, các nhân viên trong chuyến đi công tác

của cơ quan, tổ chức.

Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác c n phải được văn

phòng hoạch định, cân đối, đưa ra chương tr nh cụ thể theo từng tháng, quý,

11

năm và theo lịch làm việc chung. Từ đó theo dõi và chủ động tổ chức việc

thực hiện các chuyến đi công tác. Trước mỗi chuyến đi, văn phòng phải lập kế

hoạch chi tiết. Sau khi lập kế hoạch xây dựng chương tr nh cho chuyến đi, bộ

phận văn phòng còn phải tiến hành thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và

giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến chuyến đi công tác;

phương tiện đi lại; liên hệ với địa điểm đến và kinh phí cho chuyến đi. Đồng

thời, bộ phận văn phòng phải đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi

lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, cán bộ văn phòng được giao

nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi và chủ động đôn đốc các đơn vị chuẩn bị

đảm bảo đúng tiến độ thời gian thực hiện kế hoạch.

Có thể nói, văn phòng là bộ phận trung tâm của cơ quan. Do đó, việc

họach định các chuyến đi công tác của lãnh đạo và nhân viên là hết sức quan

trọng, đòi hỏi chuyên viên văn phòng phải có sự hiểu biết, nhanh nhẹn và tinh

tế để tổ chức một chuyến đi công tác thành công như ý.

1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác

1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác

Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời

gian của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong công ty. Có những chuyến

công tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến

công tác mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công

tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sự sai sót

trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[12;2] V vậy, bộ phận văn

phòng c n phải nắm được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các

chuyến đi công tác như sau:

(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trƣớc chuyến đi công tác:

Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và

xác định mục đích, yêu c u của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm:

12

thời gian bắt đ u và kết thúc chuyến đi; địa điểm công tác; số lượng người

tham gia; phương tiện đi lại; lịch tr nh chuyến đi và liệt kê các cuộc gặp gỡ,

trao đổi, tọa đàm trong chuyến đi công tác để đảm bảo sự rõ ràng, hợp lý cho

chương tr nh qua bản kế hoạch chi tiết. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của

văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Do đó c n được xây dựng một cách chi

tiết cẩn thận để chủ động bao quát hết tất cả công việc phòng tránh sai sót có

thể xảy ra. Bao gồm các nội dung:

- Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi:

Xác định mục đích, yêu c u cho chuyến đi là việc rất quan trọng để

định hướng, điều chỉnh các nhiệm vụ trong quá tr nh tổ chức và sắp xếp công

việc trong chuyến đi công tác.

Tùy vào nhiệm vụ của chuyến đi, văn phòng xác định mục đích cho

phù hợp. Phải xác định được rằng chuyến đi đó để làm g , công tác ở trong

nước hay đi công tác nước ngoài? Mục đích cho chuyến đi có thể là giải quyết

công việc, thiết lập mối quan hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng

quản lý, đi tham quan, ký kết hợp đồng hay là dự hội nghị tại các công ty

khác… và đôi khi trong chuyến đi đó còn phải giải quyết những nhiệm vụ đột

xuất, bất ngờ diễn ra mang tính chất đối ngoại của công ty. Xác định mục đích

chuyến đi mới có thể chuẩn bị được những bước tiếp theo, do đó đòi hỏi mục

đích phải thông qua lãnh đạo, được xây dựng cụ thể và rõ ràng.

- Xác định nội dung chuyến đi:

Sau khi xác định đươc mục đích của chuyến đi, bộ phận văn phòng xây

dựng nội dung của chuyến đi. Nội dung bao gồm:

(1) Thời gian và địa điểm đến: Xác định thời gian bắt đ u di chuyển, và

thời gian di chuyển đến địa điểm. Đồng thời xác định thời gian cụ thể đến địa

điểm trong chuyến đi với nội dung g , đảm bảo hoàn thành được các mục tiêu

đề ra.

(2) Thành ph n người tham gia: Khi xây dựng nội dung cho chuyến đi

13

công tác c n xác định rõ thành ph n tham gia gồm những cá nhân, đơn vị nào.

Yêu c u liệt kê đ y đủ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác tránh nh m lẫn,

hiểu l m trong công ty.

(3) Phương tiện đi lại: Phương tiện đi lại là yếu tố không thể coi nhẹ

trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác. Văn phòng phải chu đáo trong

công tác này để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả của chuyến đi. Tùy vào

địa điểm đến để xác định phương tiện phù hợp, không chỉ phương tiện đi đến

địa điểm công tác mà còn phải xác định phương tiện di chuyển trong quá tr nh

công tác tại đó.

(4) Lịch tr nh chuyến đi: Lịch tr nh chuyến đi bao gồm lịch tr nh di

chuyển và lịch tr nh sắp xếp các cuộc hẹn. Trong lịch tr nh di chuyển, văn

phòng xác định rõ thời gian và địa điểm di chuyển đến từng địa điểm trong đó

có các cuộc hẹn nào, đia điểm ăn uống, nghỉ ngơi...như thế nào. Với lịch tr nh

cuộc hẹn, văn phòng liệt kê cụ thể, thống nhất với lịch tr nh di chuyển về thời

gian, địa điểm cho từng cuộc hẹn, tránh trùng lặp cuộc hẹn và địa điểm với

các cuộc hẹn khác.

(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Trong những chuyến đi công

tác, các nhà lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm với đối tác

liên quan đến mục đích của chuyến đi. Tuy nhiên cũng có những cuộc gặp

nằm ngoài mục đích chính của chuyến đi. Trong những trường hợp như

vậy, nếu đó là cuộc gặp quan trọng liên quan đến hoạt động đối ngoại của

công ty, cá nhân tham gia chuyến đi c n đề xuất với lãnh đạo và trao đổi

với bộ phận văn phòng để thêm vào kế hoạch chi tiết các cuộc gặp gỡ đó.

Còn với những trường hợp không quan trọng và không liên quan đến công

việc, các cá nhân tham gia chuyến đi công tác tự sắp xếp không làm ảnh

hưởng đến mục tiêu chuyến đi và kế hoạch của bộ phận văn phòng đã đề

ra. Do vậy, để liệt kê chính xác các cuộc gặp gỡ của các lãnh đạo, các cấp

quản lý, nhân viên...tham gia chuyến đi công tác, văn phòng phải dựa vào

14

lịch tr nh của chuyến đi đó.

- Xác định kinh phí chuyến đi:

Xác định kinh phí cho chuyến đi dựa vào những yếu tố như: Thời

gian công tác, số lượng người tham gia, phương tiện đi lại, giải quyết thủ

tục hành chính, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kinh phí ăn uống, sinh hoạt...và rất

nhiều những yếu tố khác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi. Việc xác

định kinh phí đòi hòi các cá nhân khi thực hiện c n phải cân nhắc, tính toán

và trao đổi với phòng ban khác và người tham gia công tác để xác định

kinh phí chính xác và hợp lý nhất.

- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện:

Việc xác định các cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực

hiện các nhiệm vụ trong công tác chuẩn bị được ban lãnh đạo chỉ đạo và ra

quyết định. Tuy nhiên, trách nhiệm chính vẫn thuộc về văn phòng. Các

phòng ban khác sẽ phụ trách phối hợp thực hiện trong những hoạt động có

liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng ban m nh.

Có thể nói, xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là

nhiệm vụ đ u tiên và đặc biệt quan trọng trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi

công tác. Nếu không xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách

tỉ mỉ, chi tiết, rất dễ nảy sinh những sai sót trong quá tr nh thực hiện và

nghiêm trọng hơn nếu không xử lý kip thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả

của chuyến đi. Do đó, tại nhiệm vụ đ u tiên, đòi hỏi bộ phận văn phòng phải

thực hiện một cách cẩn thận, xin ý kiến của ban lãnh đạo và những cá nhân,

đơn vị tham gia chuyến đi công tác.[4;1]

(B) Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác

Sau khi kế hoạch đã được xây dựng cụ thể, chi tiết và được ban lãnh

đạo phê duyệt, bộ phận văn phòng triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch

và thông báo cho các phòng ban khác để phối hợp thực hiện với những

công việc cụ thể sau:

15

- Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác:

Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những

khâu nghiệp vụ quan trọng và phải thực hiện đ u tiên trong hoạt động chuẩn

bị các chuyến đi công tác. Tuy nhiên, không phải chuyến đi công tác nào, văn

phòng cũng phải liên hệ trước. Bởi điều này sẽ không được tiến hành nếu

chuyến đi đó mang tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, theo dõi. Mặc

dù vậy, với chuyến đi thông thường, liên hệ với đơn vị tiếp nhận là một yêu

c u bắt buộc. Điều này sẽ giúp văn phòng có được sự phối hợp, hỗ trợ của cơ

quan tiếp nhận để thực hiện mục đích chuyến đi.

Văn phòng nên chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành các hoạt động

này. Việc thông báo quá sớm hay quá muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến

sự phối hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ, hoặc thay

đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng

có trách nhiệm thông báo cho kịp thời cho các cơ quan, cá nhân tiếp nhận.

Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng phải đảm bảo yêu c u về

thông tin chính xác, đ y đủ và kịp thời, bao gồm các nội dung như: mục đích

chuyến đi, nội dung công việc, thành ph n tham gia, thời gian làm việc, các

cuộc găp gỡ, trao đổi...[2;1]

Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác c n được thực hiện

linh hoạt, văn phòng nên chú ý đến công việc này tránh xảy ra những t nh

huống không mong muốn ảnh hưởng đến sự hợp tác của cơ quan m nh và đơn

vị tiếp nhận chuyến đi công tác.

- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước

chuyến đi công tác:

Để chuyến đi công tác được diễn ra đúng kế hoạch một cách nhanh

chóng và hiệu quả, bộ phận văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài

liệu và giải quyết các thủ tục hành chính theo đúng kế hoạch. Ngoài những

giấy tờ liên quan đến mục đích chuyến đi, văn phòng phải chuẩn bị thêm

16

những giấy tờ c n thiết trong quá tr nh di chuyển và hoạt động của cá nhân,

đơn vị tham gia chuyến đi công tác. Với những chuyến đi hợp tác, ký kết hợp

đồng hay tham gia hội thảo, tọa đàm của lãnh đạo, văn phòng c n chuyển bị

hợp đồng, tài liệu, bài phát biểu...một cách chu đáo. Nội dung của tài liệu,

giấy tờ c n có sự phối hợp của văn phòng và các bộ phận chức năng, đối với

chuyến đi đặc biệt quan trọng c n có sự trợ giúp của các chuyên gia, các cố

vấn để xây dựng nội dung bài phát biểu cho lãnh đạo. Bên cạnh đó, một số

chuyến đi cũng c n có những tài liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm

pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và

các tài liệu liên quan...đòi hỏi các nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ

c n tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu t m tài liệu. Trong quá

tr nh tổng hợp, c n đọc trước để đánh dấu những nội dung quan trọng, thậm

chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu và đánh dấu những nội dung

quan trọng, tham khảo, mang đi để sử dụng khi c n thiết. [2;1]

Song song với quá tr nh chuẩn bị giấy tờ tài liệu, văn phòng cũng phải

giải quyết các thủ tục hành chính. Ở nhiệm vụ này, yêu c u bộ phận văn

phòng c n thực hiện nhanh chóng và triệt để các thủ tuc chuyển giao công

việc trong thời gian các cá nhân, đơn vị đi công tác, xác nhận các loại giấy tờ

như quyết định cử đi công tác từ cấp trên, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy

tờ khác về chức danh khoa học, chính trị, chứng minh thư của thành ph n

tham gia chuyến đi công tác. Đặc biệt với những chuyến đi công tác nước

ngoài, c n chuyển bị kỹ lưỡng hơn về các thủ tục như visa, hộ chiếu, giấy đi

đường, xuất cảnh, bảo hiểm...và các giấy tờ khác có liên quan.

Có thể nói, chuẩn bị giấy tờ tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính

là hai nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của chuyến đi

công tác. Khi thực hiện, cán bộ văn phòng c n kiểm tra kỹ nhiều l n tránh sai

sót, làm mất thời gian của chuyến đi...

17

- Chuẩn bị phương tiện đi lại:

Trong mỗi chuyến đi công tác, c n phải có sự chuyển bị kỹ lưỡng về

phương tiện đi lại, không chỉ là phương tiện đi đến nơi công tác mà còn

phương tiện trong suốt quá tr nh công tác tại đó. Hay nói cách khác văn

phòng có trách nhiệm chuẩn bị tất cả các phương tiện sử dụng trong quá tr nh

công tác của đơn vị liên quan.

Căn cứ vào nhu c u di chuyển, địa điểm di chuyển, nhân viên văn

phòng được giao nhiệm vụ cân nhắc sử dụng phương tiện như thế nào cho

phù hợp. Lãnh đạo muốn sử dụng loại phương tiện nào, xe của công ty hay

thuê xe riêng; di chuyến đến địa điểm công tác bằng đường không, đường bộ

hay đường thủy. Nhân viên văn phòng phải nắm được đ y đủ và chính xác

các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

+ Chế độ tiêu chuẩn các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện theo

các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc các cơ quan, tổ chức, quy định

riêng của công ty

+ Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện

+ Giá vé cụ thể

+ Độ dài quãng đường...

Trong quá tr nh chuẩn bị, nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ c n

kiểm tra đ y đủ vé xe, thời gian, ghế ngồi...thông báo cho các đơn vị liên

quan để mọi người có thời gian chuẩn bị, chủ động trước khi di chuyển. Đặc

biệt với phương tiện đi lại bằng máy bay, nhân viên văn phòng c n chú ý một

số vấn đề sau: Khi đặt vé máy bay, cán bộ văn phòng phải lựa chọn hãng bay,

và cả thời gian bay phù hợp. Khi chọn chuyến bay, nhân viên văn phòng c n

cân nhắc hai vấn đề: lãnh đạo và các cá nhân, đơn vị thích đi máy bay của hãng

nào và c n những tiện nghi như thế nào. Ví dụ trên chuyến bay đường dài có thể

lãnh đạo muốn một vị trí thoải mái, từ đó lựa chọn chỗ ngồi phù hợp nhất.[2;1]

Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng c n t m hiểu kỹ quy định về hành lý

18

trên chuyến bay, chuẩn bị thủ tục giấy tờ cho chuyến bay và tham mưu cho

lãnh đạo về hành lý mang đi, đảm bảo hành lý lên máy bay hợp lệ để không

gặp trở ngại g về kích thước, cân nặng và những vật dụng bị cấm mang

theo...Nếu làm tốt nhiệm vụ này, sẽ nhận được sự hài lòng từ lãnh đạo và

những đơn vị tham gia. Do đó, khi thực hiện, nhân viên văn phòng c n cẩn

thận và tỉ mỉ.

- Chuẩn bị kinh phí:

Trong mỗi chuyến đi công tác thường phải chi rất nhiều khoản phí,

trong đó có cả những chi phí phát sinh bất ngờ. Do vậy, văn phòng khi chuẩn

bị kinh phí phải cân nhắc khi xây dựng kế hoạch dự trù kinh phí. Khi xây

dựng yêu c u phải liệt kê chính xác từng khoản chi, cân đối phù hợp, vừa

không để xảy ra t nh trạng thiếu kinh phí vừa không gây lãng phí cho công ty.

Dựa vào bản kế hoạch công tác, văn phòng lập dự trù kinh phí. Trong

bản dự trù c n có các khoản chi phí cơ bản như:

+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô

+ Tiền ăn, tiền nghỉ

+ Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

+ Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu c u)

+ Chi phí phát sinh khác: thuốc men, tiệc chiêu đãi, chi phí dự phòng

rủi ro.[2;1]

Việc chuẩn bị kinh phí rất quan trọng cho chuyến đi công tác, nếu

không chuẩn bị tốt không những ảnh hưởng đến mục địch của chuyến đi mà

còn ảnh hưởng xấu đến h nh ảnh của công ty. Do đó, khi thực hiện, văn phòng

c n trao đổi và xin góp ý từ các phòng ban khác trong chuyến đi để tránh

những khoản phát sinh quá nhiều, không kiểm soát được.

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở doanh nghiệp trong thời gian

lãnh đạo đi công tác:

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo trong công tác

19

quản lý điều hành, do đó ngoài những chức năng và nhiệm vụ quan trọng

chuyên môn, văn phòng còn giúp lãnh đạo theo dõi và kiểm tra giám sát t nh

h nh hoạt động của các phòng ban khác. Chính v thế, khi lãnh đạo đi công

tác, bộ phận văn phòng sẽ được lãnh đạo giao nhiệm vụ cụ thể trong quá tr nh

không có mặt tại công ty.

Trước khi đi công tác, lãnh đạo sẽ triệu tập cuộc họp giao ban, văn

phòng sẽ ghi lại những công việc được lãnh đạo ủy quyền cho cấp phó bộ

phận văn phòng và thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, để

mọi người nắm được t nh h nh và vai trò của lãnh đạo cấp phó, trách nhiệm

của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi vắng.

Sau khi thông báo cho các nhân viên, bộ phân văn phòng c n xây dựng

bản kế hoạch công tác cụ thể theo thời gian lãnh đạo không có ở công ty, đảm

bảo duy tr hoạt động ổn định của tổ chức. Kế hoạch đó phải được xây dựng

trước khi lãnh đạo đi công tác, sau khi xây dựng, văn phòng xin lãnh đạo phê

duyệt, sau đó mới được thực hiện.

Như vậy, lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở công ty trong thời gian

lãnh đạo và các cấp quản lý đi công tác đòi hỏi sự cụ thể, rõ ràng từng nhiệm

vụ, những việc được phép làm và không được phép làm để lãnh đạo và các

nhân viên hiểu rõ, tránh gây mâu thuẫn, hiểu l m khi lãnh đạo không có mặt

tại công ty.

- Kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối:

Có rất nhiều các chuyến đi gặp sai sót và không đạt được mục đích của

công ty khi không thực hiện điều này.

Kiểm tra chuyến đi công tác l n cuối là việc rất c n thiết, để đảm bảo

rằng mọi thứ đã được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và rất chu đáo. Khi kiểm

tra l n cuối, c n phải kiểm tra những thông tin: vé xe (vé máy bay, tàu...); xác

nhận đăng ký khách sạn, địa chỉ khách sạn và các biên nhận đặt chỗ; hộ chiếu,

visa; xác nhận phòng ngừa y tế (nếu c n); thẻ tín dụng, tiền mặt; thư giới

20

thiệu; các loại bảo hiểm; sổ tay địa chỉ; giấy phép lái xe quốc tế (nếu c n);

thông tin chuyến bay hoặc các phương tiện chuyên chờ khác; toa thuốc; giấy

tờ, tài liệu, hợp đồng...[2;1]

Lưu ý, trước khi kiểm tra l n cuối cùng, bộ phận văn phòng c n thông

báo lại tất cả những thông tin c n thiết về chuyến đi cho những người tham

gia chuyến đi công tác, những đơn vị, chức năng hỗ trợ trong việc chuẩn bị

chuyến đi công tác để mọi người lưu ý và sắp xếp hành lý cẩn thận, các đơn vị

chức năng có thể góp ý kịp thời và hỗ trợ thêm nếu cảm thấy có điều g chưa

hợp lý.

Đây là một số thông tin c n thiết buộc phải kiểm tra kỹ trước khi

chuyến đi công tác diễn ra, không nên coi nhẹ quá tr nh này. Bởi cẩn thận đến

đâu cũng không tránh khỏi những sai sót, càng kiểm tra kỹ càng hạn chế được

sai sót và chủ động trước những rủi ro có thể xảy ra.

Như vậy, qua quá tr nh xây dựng chương tr nh chuyến đi công tác cho

doanh nghiệp, có thể nhận thấy, trách nhiệm và nhiệm vụ của bộ phận văn.

Trong suốt quá tr nh lên kế hoạch chuẩn bị, đòi hỏi, các nhân viên văn phòng

phải tuân thủ đúng chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời phải sử dụng những kỹ

năng khác được trau dồi và rèn luyện trong cuộc sống, để có thể lên kế hoạch

và xây dựng một chuyến đi đạt kết quả tốt đẹp, được sự hài lòng, tin tưởng

của lãnh đạo và các cá nhân, bộ phận khác.

1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo đi công tác th bộ phận văn

phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho hoạt động của công ty

diễn ra b nh thường. Từ bản kế hoạch cụ thể của văn phòng xây dựng trước

đó đã được lãnh đạo phê duyệt, các đơn vị, bộ phận của công ty thực hiện

đúng lịch công tác theo kế hoạch như b nh thường, đồng thời văn phòng thực

hiện những nhiệm vụ khác như sau:

21

Theo dõi việc thực hiện công việc của người được ủy thác, xem công

việc đã được thực hiện hay chưa. Thông thường khi lãnh đạo đi công tác sẽ ủy

thác quyền cho các lãnh đạo cấp phó. Lúc này, yêu c u bộ phận văn phòng

phải hỗ trợ và tham mưu cho các lãnh đạo cấp phó thực hiện những nhiệm vụ

đã được ủy thác và duy tr hoạt động, nề nếp của công ty.[2;1]

Bên cạnh đó, đối với công tác thư tín, phải phân loại theo t m quan

trọng như hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc c n làm, hồ sơ để thông báo...Đây

đều là những loại hồ sơ quan trọng, c n phân loại cẩn thận, lập mục lục hồ sơ

rõ ràng, chi tiết, thuận tiện cho việc tra cứu và phân chia trách nhiệm cho từng

phòng ban. Sau khi phân loại tâm quan trọng, văn phòng có trách nhiệm

chuyển những tập hồ sơ này cho các cá nhân, phòng ban được quyền xử lý

hoặc chính bộ phận văn phòng phải giải quyết.

Ngoài ra, văn phòng còn có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện những

công việc phải làm và ghi chép lại để báo cáo, đối với thư tín là sổ tóm tắt thư

tín, và sổ nhật ký các hoạt động c n lưu ý. Trong thời gian lãnh đạo đi công

tác, văn phòng phải luôn liên lạc với thủ trưởng, báo cáo t nh h nh hoạt động

của cơ quan và nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi

công tác của lãnh đạo.[2;1]

Có thể nói, trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công

tác ảnh hưởng rất lớn đến việc duy tr hoạt động của công ty, đòi hỏi văn phòng

phải thực hiện tốt nhiệm vụ của m nh và nhiệm vụ được lãnh đạo ủy thác.

1.2.3. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là những chuyến đi công tác dài ngày,

có những chuyến đi công tác lên tới hàng tháng, đòi hỏi bộ phận văn phòng

phải thực hiện đ y đủ các nhiệm vụ được giao.

Trước tiên, văn phòng phải báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn

vị của công ty suốt thời gian lãnh đạo đi công tác. Để báo cáo được, văn

22

phòng tổng hợp thông tin từ sổ tóm tắt thư tín và nhật ký hoạt động c n lưu ý,

cũng như từ quan sát của bộ phận để nêu t nh h nh hoạt động của công ty một

cách khách quan nhất. Đồng thời, văn phòng phải theo dõi và trao đổi với

người ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa. Với những công việc đã

hoàn thành, yêu c u đơn vị đó chuẩn bị lập hồ sơ nộp giao lưu trữ, còn với

những việc chưa hoàn thành, báo cáo lại với lãnh đạo để lãnh đạo nắm được

t nh h nh thực hiện công việc của các cá nhân, phòng ban, đơn vị.

Ngoài ra văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ như:

- Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, và sổ nhật ký các hoạt động hành chính

cho lãnh đạo thông qua.

- Nhận giấy tờ, chứng chỉ, chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.

Lưu giữ các loại giấy tờ trên để thêm vào hồ sơ đi công tác.

- Soạn thảo thư cảm ơn và những người tiếp xúc trong chuyến đi công tác.

- Lưu trữ tất cả các tài liệu, hồ sơ được h nh thành trong chuyến đi để

lập hồ sơ cho chuyến đi công tác của công ty.[2;1]

Nh n chung, trách nhiệm của văn phòng sau chuyến đi công tác được

thể hiện rất rõ trong nhiệm vụ, chức năng của bộ phận văn phòng. Để thực

hiện công tác này hiệu quả, yêu c u bộ phận văn phòng phải thực hiện cẩn

thận, tỉ mỉ và chu đáo để đạt được mục đích của chuyến đi công tác.

Như vậy, có thể khẳng định tổ chức chuyến đi công tác là một trong

những nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng. Thành công của chuyến đi đó

có sự đóng góp to lớn của văn phòng kể từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi

tổ chức thực hiện, kết thúc quá tr nh thực hiện và đánh giá chuyến đi công tác.

Nhân viên văn phòng phải ý thức được trách nhiệm và vai trò của m nh để

vận dụng những kỹ năng chuyên môn của m nh, kết hợp với hiểu biết và kỹ

năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục và một số các kỹ năng khác góp ph n

thực hiện những chuyến đi công tác của công ty đạt được thành công.

23

Chƣơng 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT

2.1. Sơ lƣợc về Công ty Cổ phần Ominext

Tên công ty: Công Ty Cổ Ph n Ominext

Loại h nh: Công ty cổ ph n

Quy mô: 100 - 499 người

Địa chỉ: T ng 8 tòa nhà CTM Complex, 139 đường C u Giấy, Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất sản phẩm điện tử, máy vi tính, sản phẩm

quang học, linh kiện điện tử.

2.1.1. Lịch sử hình thành

Công ty cổ ph n Ominext là công ty vốn 100% của VIệt Nam, được

sáng lập bởi các du học sinh đã có thời gian dài sinh sống, học tập và làm việc

tại Nhật Bản. Ominext tập trung vào thị trường tiềm năng Nhật Bản và luôn

tích cực đào tạo, xây dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, nền tảng

kỹ thuật mạnh mẽ, ngôn ngữ thành thạo để khẳng định vị thế của các công ty

100% vốn Việt Nam trong thị trường quốc tế.

Được thành lập vào ngày 13/01/2012, Ominext là công ty IT hoạt

động trong lĩnh vực phát triển và xuất khẩu ph n mềm y tế cho thị

trường Nhật với trụ sở chính tại Việt Nam và 2 chi nhánh tại Nhật Bản.

Sau hơn 5 năm không ngừng đổi mới và phát triển, Ominext tự hào là

đối tác đáng tin cậy, là người bạn đồng hành cùng các start up và nhiều

tập đoàn lớn tại Nhật xây dựng các sản phẩm y tế hướng tới hàng triệu

người dùng tại cả thị trường Nhật Bản và Việt Nam.

2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh

Không chỉ dừng ở việc gia công ph n mềm, t m nh n của Ominext là

24

trở thành một Công ty Vendor cung cấp những giải pháp công nghệ tối ưu,

giải quyết các “bài toán” khó trong thực tế và sang tạo nên những sản phẩm

đẳng cấp quốc tế. Trở thành Công ty IT hàng đ u Việt Nam trong lĩnh vực y

tế, không chỉ tại thị trường Nhật Bản mà còn đáp ứng tốt nhu c u công nghệ

của ngành y tế nước nhà.

* Dịch vụ chính của Ominext:

- Phát triển các ph n mềm Web và Mobile

- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm công nghệ trong lĩnh vực y tế

mang thương hiệu Ominext

- Làm c u nối tạo cơ hội việc làm tại Nhật Bản cho người Việt

- Ứng dụng Internet, phát triển ứng dụng đám mây

- Ứng dụng di động

- Chương tr nh đồ họa

- Trò chơi và cac ứng dụng duy tr

* Giải thưởng của Ominext:

- Huy chương vàng ICT Việt Nam năm 2016

- Giải thưởng Thương hiệu hàng đ u - TOP Brands 2016

- Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đ u Việt Nam 2016

Với mong muốn trở thành một doanh nghiệp đi đ u trong việc sản

xuất các sản phẩm công nghệ, đem sự sáng tạo của tuối trẻ Việt Nam ra

thị trường quốc tế, Ominext luôn chú trọng và quan tâm sâu sắc đến yếu

tố con người. Tại Ominext, các thành viên đều được làm việc trong một

môi trường chuyên nghiệp, hiện đại với nhiều chương tr nh đào tạo nâng

cao kỹ năng và cơ hội phát triển nghề nghiệp rộng mở.

Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ ph n Ominext

Công ty Cổ ph n Ominext là đơn vị hoạt động hạch toán độc lập. Bộ

máy quản lý của Công ty theo h nh thức Trực tuyến chức năng và chỉ đạo

thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với Giám

25

đốc theo chức năng và nhiệm vụ của m nh, giúp Ban Giám đốc đưa ra những

quyết định có lợi cho Công ty. (xem Sơ đồ tại Phụ lục 3)

Cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có:

* Ban lãnh đạo:

- Hội đồng quản trị (HĐQT): Trong đó có 01 Chủ tịch HĐQT (Giám

đốc Đại diện); 01 Phó Chủ tịch HĐQT và 01 Phó Chủ tịch Điều hành

- Ban Giám đốc: 01 – Giám đốc Đại diện tại trụ sở Nhật Bản

01- Giám đốc (CEO) tại Việt Nam

* Các Phòng, Ban chức năng:

- Ban Cố vấn, Trợ lý Giám đốc:

Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Đề xuất và tham mưu cho Ban Giám Đốc Công ty về tổ chức bộ máy

nhân sự trên công trường.

+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc về các giải pháp thi công, biện pháp

thi công ở các công tr nh.

+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc về công cụ, dụng cụ thi công ở các

công tr nh.

+ Kiểm tra việc thực hiện nội quy, kỷ luật của các CBNV tại các công

tr nh gồm : giờ giấc làm việc, tác phong làm việc, BHLĐ, ATLĐ để đảm bảo

việc thực thi đúng quy định.

+ Giám sát và kiểm tra cách thức bảo quản & sử dụng công cụ, dụng

cụ, vật tư tại các công tr nh.

- Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu:

Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Làm công tác tiếp nhận sản phẩm Công ty

+ T m kiếm thị trường và kinh doanh của Công ty

+ Nhập hàng hóa và xuất hàng hóa

- Phòng Maketing:

26

Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng chiến lược quảng cáo, chiến lược truyền thông cho Công ty

+ Thực hiện kế hoạch phát triển của Công ty

+ Phối hợp với Phòng Kinh doanh xây dựng ý tưởng quảng cáo

- Phòng tài chính - Kế toán:

Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Phân tích hoạt động kinh tế của Công ty

+ Lập kế hoạch thu chi theo tháng, quý, năm

+ Quyết toán tài chính theo từng hợp đồng và hàng năm

+ Tổ chức theo dõi nguồn vốn của Công ty

+ Phối hợp với Phòng ban khác tham mưu cho lãnh đạo về mặt theo

dõi, quản lý, mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh....

- Phòng Hành chính – Nhân sự:

Có chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, ngân sách

và các chế độ chính sách nhân sự.

+ Tuyển dụng nhân sự cho Công ty

+ Đào tạo và phát triển nhân lực

+ Quản lý mối quan hệ nhân sự. Lương thưởng và phúc lợi

+ Quản lý thủ tục hành chính nhân sự

+ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính văn

phòng, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng

chống cháy nổ trong công ty.

+ Thực hiện Công tác hành chính

+ Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh

vực Hành chính-Nhân sự

+ Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là c u nối giữa

Ban Giám đốc và Nhân viên

27

- Phòng Kỹ thuật- Thiết kế sản phẩm:

+ Hỗ trợ công việc về thiết kê Website, thiết kế đồ họa, mạng nội bộ,

domain, hosting, quản lý website nội bộ, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật

+ Xây dựng, thiết kế, cải tiến các dòng sản phẩm theo kế hoạch Công ty

+ Hỗ trợ các Phòng ban khác về chuyên môn.

Như vậy, có thể nhận thấy, Công ty Cổ ph n Ominext là Công ty lớn,

có tiềm lực kinh tế với đội ngũ nhân viên trẻ chuyên nghiệm và tài năng, cùng

với dòng sản phẩm chất lượng về thiết bị điện tử, ph n mềm y tế, các dòng

úng dụng và trò chơi chất lượng. Trog tương lai không xa, hứa hẹn Công ty sẽ

có bước phát triển vững mạnh hơn nữa không chỉ dừng lại ở thị trường Nhật

Bản mà còn ở các nước khác trên thế giới.

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext là Phòng Hành chính – Nhân sự

(HC-NS). Đây là Phòng ban quan trọng của Công ty, được Công ty đặc biệt

quan tâm và khắt khe trong quá tr nh t m kiếm những ứng viên phù hợp để

thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

* Chức năng, nhiệm vụ:

Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp các nguồn tin

đ u vào, thông tin đ u ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho trưởng các đơn vị

đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thông tin

tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến tr nh

cho lãnh đạo.[1;13] Chức năng tổng hợp đòi hỏi nhân viên văn phòng phải

thực hiện tốt công tác hành chính như:

+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển bao gồm nguồn nhân lực,

ngân sách và các chế độ chính sách nhân sự: Hoạch định và phát triển nguồn

nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu c u và phù hợp với

chiến lược phát triển của Công ty; hoạch định ngân sách nhân sự phù hợp với

28

điều kiện hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ; xây dựng chính sách về

nhân sự như : mối quan hệ lao động, tiêu chuẩn công việc, an toàn lao động,

sức khoẻ và các vấn đề khác cho người lao động.[10]

+ Thực hiện Công tác hành chính: Quản lý dấu và ấn dấu, và thực hiện

các công việc thuộc lĩnh vực hành chính (giấy công tác, giấy giới thiệu; ban

hành, theo dõi và lưu các văn bản – gồm cả văn bản pháp lý của Công ty; tiếp

nhận, xử lý các văn bản, thư từ đến, … ); xây dựng hệ thống các qui chế, qui

tr nh, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.; đảm

bảo công tác tiếp tân phục vụ, các cuộc họp, chuyến đi công tác hội nghị và

tiếp khách của Công ty; thực hiện các công việc đưa đón, mua vé máy bay,

làm vi sa, … phục vụ cho các đoàn khách và phục vụ cán bộ – nhân viên đi

công tác; lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản hành chính văn phòng Công

ty; tiếp nhận các loại văn bản từ cấp trên và các đơn vị khác; phân loại và

phân phối văn bản cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu

c u; chuyển giao văn bản tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan;

đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc ph n việc được

giao; sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ

sơ; giữ bí mật nội dung các văn bản giấy tờ, tài liệu và quản lý tổng đài, máy

fax theo qui định của Công ty.[10]

+ Quản lý mối quan hệ nhân sự, lương thưởng và phúc lợi: Quản lý hồ

sơ nhân sự của toàn Công ty; quán triệt chế độ chính sách cho người lao động

thông qua việc thực hiện tốt các nội qui, qui định của công ty, các chế độ

chính sách của pháp luật về lao động hiện hành; hỗ trợ, giải quyết các chính

sách BHXH, BHYT và thanh tóan các chế độ trợ cấp khác theo qui định hiện

hành; giải quyết các tranh chấp lao động và tham gia xây dựng các mối quan

hệ lao động – các tổ chức đoàn thể; tham gia xử lý kỷ luật kịp thời, đúng

người, đúng việc và khen thưởng đối với từng cá nhân và các đơn vị trong

tòan công ty; quản lý theo dõi t nh h nh sử dụng lao động trong tòan công ty;

29

Tham gia quản lý các nguồn qũy nội bộ của Tổng Công ty; phối hợp tổ chức

các phong trào hoạt động văn hoá, du lịch,… khi có yêu c u và c u nối giữa

Ban lãnh đạo Công ty với người lao động.[10]

Chức năng tham mưu: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu

cho lãnh đạo để đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả

hơn. Trong một cơ quan thủ trưởng là người lãnh đạo tất cả các công việc của

đơn vị m nh và c n phải nắm bắt và hiểu rõ tất cả các hoạt động của đơn vị

m nh. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không

gian lớn ở tất cả các ngành tham gia.[1;14] Do đó đòi hỏi phải có bộ phận

tham mưu, thủ trưởng điều hành và ra quyết định quản lý.

Văn phòng tham mưu đề xuất cho Ban Lãnh đạo để xử lý các vấn đề

thuộc lĩnh vực Hành chính – Nhân sự về xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành

của Công ty, công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty, xây dựng các

phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao

động và công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty. Cụ thể như sau:

+ Tuyển dụng nhân sự cho Công ty: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng

tháng /quý/năm; dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng; hoàn thành chính

sách, thủ tục, quy tr nh tuyển dụng; xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài

kiểm tra về IQ, EQ, tiếng Anh…), các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên chính

xác và khoa học; thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị/ khu vực;

thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo đúng quy tr nh, thủ tục, chính

sách của Công ty; đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí trong báo cáo

chiến lược nhân sự của Công ty; tổ chức hướng dẫn ký kết các thoả thuận,

hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho nhân viên.[10]

+ Tham mưu đề xuất cho Ban lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh

vực Hành chính - Nhân sự: Tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc xây dựng cơ

cấu tổ chức, điều hành của Công ty; công tác đào tạo tuyển dụng trong Công

ty; xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi

30

cho người lao động và công tác Hành chính – Nhân sự của Công ty.[10]

+ Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là c u nối giữa

ban lãnh đạo và người lao động: Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác

đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự và các bộ phận liên quan về

công tác hành chính.[10]

+ Đào tạo và phát triển nhân lực: Xây dựng các chính sách về đào tạo

và phát triển nhân lực; dự trù, phân bổ kinh phí đào tạo trong từng thời kỳ; tổ

chức huấn luyện và đào tạo cho các cán bộ quản lý cấp trung gian; đánh giá

chất lượng sau đào tạo.[10]

Chức năng hậu cần: Là chức năng tổ chức, sắp xếp, đảm bảo điều kiện

vật chất, phương tiện cho cơ quan văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc

của cơ quan, tổ chức các buổi hội họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác cho cơ quan, quản lý vệ sinh, môi trường, kinh phí mua

trang thiết bị văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp.[1;15]... Do đó, chức năng

hậu c n hết sức quan trọng trong quá tr nh hoạt động của cơ quan tổ chức, ảnh

hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu quả công việc và mục tiêu của tổ chức.

+ Quản lý, sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính văn phòng, đảm

bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

trong công ty: Quản lý hồ sơ các loại tài sản hành chính của Công ty; theo dõi,

giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản hành chính Công ty

của các Phòng/ban; phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức năng trong (tổ

chức) việc lắp đặt trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc chung; phối

hợp đơn vị bảo tr thực hiện việc bảo tr thường xuyên và bảo tr đột xuất trang

thiết bị hành chính văn phòng. Không những thế, văn phòng nhiều khi phải xử

lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ, an ninh trật tự, an

toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty, đặc biệt

là kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe

cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty.[10]

31

Như vậy, ba chức năng trên đều không thể thiếu trong công việc văn

phòng. Chức năng nào cũng quan trọng, đặc biệt là chức năng tổng hợp với

vai trò trung tâm thực hiện trao đổi, cung cấp thông tin giúp lãnh đạo ra quyết

định và giúp các nhân viên nắm được mục tiêu, nhiệm vụ của m nh trong cơ

quan doanh nghiệp. Vậy nên, văn phòng c n thực hiện nghiêm túc và cân đối

các chức năng nhiệm vụ phù hợp để đảm bảo sự phát triển của cơ quan, doanh

nghiệp.

* Cơ cấu nhân sự:

Cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS gồm 14 nhân viên và 02 thực tập

sinh HC-NS đang học tập tại các trường Đại học.

Bao gồm:

- 01 Trưởng Phòng HC-NS

- 02 Phó Phòng HCNS

- 02 Nhân viên Lễ tân

- 01 Nhân viên Văn thư – Lưu trữ

- 02 Nhân viên Hành chính

- 01 Nhân viên Quản trị

- 02 Nhân viên Bảo vệ

- 03 nhân viên Tạp vụ

32

Trưởng phòng HC-NS

Phó phòng HC-NS Phó Phòng HC-NS

Nhân viên Văn thư-Lưu trữ Nhân viên Hành chính Nhân viên Quản trị

Nhân viên Lễ tân

Tạp vụ Bảo vệ

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, mọi hoạt động của Văn

phòng tuân thủ theo quy chế và nội quy của công ty, dưới sự điều hành của

CEO và các quản lý cấp cao nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được

giao; đảm bảo hoàn thành tốt các mặt công tác cụ thể như:

- Nhân viên Lễ tân:

+ Phụ trách hoạt động tiếp đón khách, trực lễ tân, nghe điện thoại.

+ Đăng tin tuyển dụng, tiếp đón và tổ chức cho ứng viên tới dự kiểm tra

và phỏng vấn

+ Xử lý, cập nhật hồ sơ ứng viên

+ Thực hiện các công việc khác theo yêu c u của Trưởng phòng, Phó

phòng và Giám đốc.

+ Làm việc tại sảnh ngoài Công ty: T ng 8 tòa nhà CTM Complex,

139 đường C u Giấy, Hà Nội

- Nhân viên Văn thư - Lưu trữ:

+ Tiếp nhận các văn bản, thư đi, thư đến của công ty.

33

+ Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ.

+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ của Công ty

+ Các công việc khác khi được sự phân công củaTrưởng phòng, Phó

phòng và Ban giám đốc Công ty.

- Nhân viên hành chính:

+ Kiểm tra, soạn thảo các báo giá, hợp đồng tiếng Anh, tiếng Nhật

+ Soạn thảo các công văn,văn bản khi có yêu c u

+ Liên hệ, giao dịch với các khách hàng, đối tác nước ngoài trực tiếp,

hoặc bằng thư, điện thoại, email, fax theo yêu c u của Giám đốc

+ Phụ trách các công việc đối nội, sắp xếp hội họp, tổ chức chuẩn bi

các chuyến đi công tác cho Công ty

+ Hỗ trợ các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Văn

phòng

+ Các công việc khác khi được sự phân công củaTrưởng phòng, Phó

phòng và Ban giám đốc Công ty.

- Nhân viên quản trị:

+ Quản lý trang thiết bị văn phòng của Công ty

+ Quản lý bộ phận bảo vệ và tạp vụ

+ Quản trị hệ thống mạng của Công ty

+ Hỗ trợ Lễ tân tuyển dụng và lưu trữ hồ sơ ứng viên

+ Các công việc khác khi được sự phân công của Trưởng phòng, Phó

phòng và Ban giám đốc Công ty.

Như vậy, dựa vào thông tin t m hiểu được và bản mô tả công việc cho

từng vị trí nghề nghiệp tại văn phòng, cho thấy Công ty cổ ph n Ominext

đang có những hướng đi rất rõ ràng trong việc xây dựng hệ thống bộ máy

quản lý, mỗi Phòng ban, nhân viên lại gắn với chức năng và nhiềm vụ khác

nhau để đảm bảo quá tr nh hoạt động hiệu quả.

34

2.2. Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng

Công ty Cổ phần Ominext

Mỗi năm, Công ty Cổ ph n Ominext đều có rất nhiều các chuyến đi

công tác cho CEO, các cấp quản lý, các trưởng phòng, phó phòng và một số

nhân viên Công ty. Trong đó, chủ yếu là các chuyến đi công tác tại nước

ngoài, tại thị trường Nhật Bản và một số chuyến đi khảo sát của nhân viên do

cấp trên chỉ đạo.

Theo những số liệu thống kê của Phòng HC-NS trong năm 2017 vừa

qua, các chuyến đi công tác của Công ty tăng nhiều hơn năm trước, tập trung

ở các tháng sau dịp tết Nguyên Đán và dịp g n cuối năm, cụ thể như sau:

Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp

quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ phần Ominxext năm 2017

Tháng Tháng 01+02+3 Tháng 4+5+6 Tháng 7+8+9 Tháng 10+11+12

26 47 38 46

Số chuyến đi công tác Tổng 137

Số chuyến đi công tác trong năm 2017

50

45

40

35

30

25

20

Số chuyến đi công tác trong năm 2017

15

10

5

0

Tháng 01+02+3

Tháng 4+5+6

Tháng 7+8+9

Tháng 10+11+12

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng

trong năm 2017 của Công ty Cổ phần Ominext

35

Qua Bảng thống kê và Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác của Công

ty Cổ ph n Ominext, có thể nhận thấy, trong quá tr nh mở rộng thị trường,

Công ty đã tổ chức rất nhiều chuyến đi công tác. Đó là những chuyến đi tham

gia các buổi hội thảo, các cuộc họp của Công ty tại Nhật Bản; những chuyến

đi của các cấp quản lý tham dự các chương tr nh đào tạo, ký kết hợp đồng,

chia sẻ kinh nghiệm và khảo sát thị trường; những chuyến đi của nhân viên

phòng ban được giao nhiệm vụ học tập, hướng dẫn, chuyển giao ph n mềm

dịch vụ...tại thị trường Nhật Bản, ngoài ra cung có những chuyến đi khảo sát

thị trường trong nước tại một số công ty đối tác tại những tỉnh thành khác

nhau.

Để nắm rõ thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Phòng

HC-NS tại Công ty Cổ ph n Ominext trong năm 2017 vừa qua, tôi đã phát 28

phiếu khảo sát, trong đó: 08 phiếu khảo sát cho các nhân viên Phòng HC-NS,

thu về 06 phiếu và 20 phiếu khảo sát cho các nhân viên thuộc phòng ban khác

như Phòng Maketing, Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu, Phòng Kỹ thuật

thu về 20 phiếu để có nguồn thông tin khách quan nhất.

2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức

chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác là một khâu nghiệp vụ rất

quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của tất cả các công ty nói chung

và Công ty Cổ ph n Ominext nói riêng. Bởi vậy, trong quá tr nh xây dựng và

phát triển, Công ty Cổ ph n Ominext đã giao nhiệm vụ đó cho Phòng HC-NS

với những định hướng về kỳ vọng của các cấp quản lý, đồng thời ban lãnh

đạo luôn quan tâm, theo dõi sát sao trong việc tổ chức chuyến đi công tác của

Phòng HC-NS.

Trong quá tr nh thực hiện, việc tổ chức các chuyến đi công tác cho

Công ty là nhiệm vụ và trách nghiệm của Phòng HC-NS. Tuy nhiên CEO và

36

một số quản lý cấp cao đã có thư ký riêng, nên việc chuẩn bị các chuyến đi

công tác không mất quá nhiều thời gian tổ chức. Cũng giống như các Công ty

khác, khi tổ chức các chuyên đi công tác, Phòng HC-NS tại Công ty Cổ ph n

Ominext có trách nhiệm trong việc xây dưng kế hoạch, chương tr nh, tổ chức

hoạt động trong và sau chuyến đi công tác của công ty. Để làm tốt được

nhiệm vụ đó, bản thân mỗi nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ, phải

nhận thức được t m quan trọng của công việc được giao và trách nhiệm của

m nh với hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác.

Để hiểu rõ hơn về nhận thức của các nhân viên Phòng HC-NS trong

hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ ph n Ominext, tôi đã

phát Phiếu Khảo sát cho nhân viên Phòng HC-NS với câu hỏi: “Theo anh/chị,

hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty có quan trọng

không?”và thu được kết quả như sau:

STT Mức độ Số phiếu

1 Quan trọng 6

2 B nh thường 0

3 Không quan trọng 0

Tổng số 06 phiếu

Bảng 2.2. Bảng đánh giá tầm quan trọng của hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Bảng Khảo sát trên cho thấy, tất cả các nhân viên tại Phòng HC-NS của

Công ty đều nhận thức được t m quan trọng của hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác với số phiếu cao nhất ở mức độ “Quan trọng”. Tuy nhiên,

điều đó xét về yếu tố nhận thức, tức là suy nghĩ về một vấn đề đúng và phù

hợp với tự nhiên, nhưng để đánh giá một cách khách quan hơn, tôi đã đưa ra

câu hỏi: “Nếu được chọn lựa thực hiện một trong hai công việc đó là: Tổ chức

chuẩn bị chuyến đi công tác cho Công ty và báo cáo thi đua khen thưởng theo

37

quý của các phòng ban, anh/chị mong muốn làm công việc nào hơn? Vì

sao?”, tôi nhận được kết quả như sau:

STT Công việc Số phiếu

1 Tổ chức chuyển bị chuyến đi công tác 1

2 4 Báo cáo thi đua khen thưởng theo quý của các Phòng ban

3 Ý kiến khác 1

Tổng số 06 phiếu

Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân

viên tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Nếu Bảng đánh giá trên cho ta thấy nhận thức đúng đắn về t m quan

trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty, đến Bảng

đánh giá này lại cho thấy nhận thức của các nhân viên trực tiếp thực hiện

công việc này chưa vững vàng. Nếu được chọn làm một công việc trong hai

công việc, ph n lớn các nhân viên trên đều từ chối công việc tổ chức chuyến

đi công tác, mặc dù hai công việc đều quan trọng. Vậy tại sao các nhân viên

lại e ngại hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác? Đó là bởi những lý do

“Việc này tốn nhiều thời gian, rắc rối”, “việc này rất quan trọng nên c n có sự

phối hợp và phê duyệt, xin ý kiến cấp trên và người tham gia nữa”, “ôi việc

này nếu làm không tốt hoặc gặp sự cố nhỏ thôi, dễ bị cấp trên mắng,

phạt...lắm...”- đó là những chia sẻ của nhân viên Công ty.

Như vậy rõ ràng nhân viên Phòng HC-NS của Công ty có nhận thức về

t m quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác, tuy nhiên trên

thực tế, khi thực hiện các khâu nghiệp vụ, ph n lớn các nhân viên đều cảm

thấy nhiệm vụ này không đơn giản và rất e ngại khi thực hiện.

38

2.2.2. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác

Công tác chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng

quan trọng, quyết định đến thành công của chuyến đi. Do đó đòi hỏi công tác

chuẩn bị phải thật kỹ lưỡng, tỉ mỉ, qua nhiều l n phê duyệt từ cấp trên và các

cá nhân tham gia để đạt hiệu quả cao nhất.

Phòng HC-NS của Công ty Cổ ph n Ominext có nhiệm vụ chuẩn bị

các chuyến đi công tác cho CEO, các cấp quản lý và các nhân viên chính thức

trong Công ty, nhưng chủ yếu là các trưởng phòng, quản lý cấp cao bởi số

lượng các chuyến đi công tác của họ rất dày, còn CEO đã có thư ký riêng,

Phòng HC-NS hỗ trợ thư ký giải quyết các thủ tục giấy tờ c n thiết.

Khi có lịch công tác của CEO, các trưởng hoặc phó phòng ban và các

nhân viên trong Công ty, Trưởng phòng HC-NS sẽ giao cho các nhân viên

trong Phòng, người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng kế hoạch,

kiểm tra, theo dõi và thực hiện khâu nghiệp vụ này chính là nhân viên Hành

chính (HC), nhân viên Lễ tân, Văn thư-Lưu trữ và nhân viên Quản trị phụ

trách hỗ trợ những hoạt động nhân viên HC bàn giao.

Để t m hiểu suy nghĩ của các nhân viên khi thực hiện hoạt động này,

tôi có đưa ra câu hỏi khảo sát cho các nhân viên Phòng HC-NS: “Theo

anh/chị trong ba hoạt động dưới đây, hoạt động nào khiến anh/chị cảm thấy

khó khăn nhất khi tổ chức chuyến đi công tác cho Công ty?Vì sao?”, tôi đã

nhận được kết quả sau:

Đáp án Số phiếu

Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác 6

Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác 0

Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác 0

Tổng 06 phiếu

Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty

Cổ phần Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác

39

Từ Bảng Khảo sát trên có thể nhận thấy, tất cả các nhân viên Phòng

HC-NS đều cảm thấy gặp khó khăn trong “Hoạt động của văn phòng trước

chuyến đi công tác”, bởi với lý do “khâu chuẩn bị c n tỉ mỉ, phải thực hiện rất

nhiều việc, c n có nhiều thời gian, không thể nhanh chóng được, trừ các

chuyến đi ngắn ngày”, “Hai hoạt động bên dưới thường giống nhau theo thói

quen chung, với công tác chuẩn bị, mỗi chuyến đi có mục đích, nội dung

không giống nhau nên phải xin ý kiến nhiều người, dễ gặp sơ suất”, “đó

không phải là nhiệm vụ chính của tôi, tôi không biết”...Đó là những lý do của

các nhân viên, và thực tế đúng như vậy.

Công tác chuẩn bị chuyến đi công tác là khâu nghiệp vụ quan trọng

nhất v phải giải quyết và thực hiện đồng thời nhiều công việc cùng một lúc

nhưng vẫn phải đảm bảo sự nhanh chóng. Do vậy, đòi hỏi người được giao

nhiệm vụ không chỉ có chuyên môn cao mà còn có kinh nghiệm trong việc tổ

chức các chuyến đi công tác, am hiểu đời sống xã hội để nắm được t nh h nh

của mỗi chuyến đi và phòng ngừa được rủi ro có thể xảy đến cho những

người tham gia. Đồng thời, công tác chuẩn bị chuyến đi công tác được

Trưởng phòng giao cho nhân viên HC trực tiếp thực hiện, v thế nó là nhiệm

vụ của nhân viên HC, các nhân viên khác phụ trách hỗ trợ nhân viên HC.

Vậy sau những chuyến đi công tác năm vừa rồi, Phòng HC-NS đã thực

hiện tốt hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác này chưa? Để trả lời cho câu

hỏi này, tôi đã đưa ra câu hỏi cho các nhân viên Phòng HC-NS với nội dung

như sau: “Trong năm vừa qua, sau những chuyến đi công tác của Công ty,

các trưởng phòng, các quản lý cấp cao và những người tham gia chyến đi

công tác thường đánh giá công tác chuẩn bị của Phòng HC-NS như thế

nào?” và nhận được câu trả lời sau:

40

Đánh giá của các Trƣởng phòng, cấp quản lý Số phiếu

Tốt 3

Ôn 2

Không tốt 1

Ý kiến khác 0

Tổng 06

Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trƣởng phòng, cấp quản lý

và các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác chuẩn

bị của Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác

Nhằm đưa ra nhận xét khách quan nhất về công tác chuẩn bị các

chuyến đi công tác của Phòng HC-NS, tôi đã đưa thêm câu hỏi: “Anh/chị đã

bao giờ bị các trưởng phòng, các cấp quản lý hoặc người tham gia chuyến đi

công tác phê bình, khiển trách trong quá trình chuẩn bị chuyến đi công tác

chưa? Vì sao?” và kết quả như sau:

Số lần bị phê bình, khiển trách Chưa bao giờ Dưới 10 l n Nhiều quá nên không nhớ Ý kiến khác Tổng Số phiếu 1 2 1 2 06

Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê bình, khiển trách của nhân viên

Văn phòng trong quá trình chuẩn bị các chuyến đi công tác

Từ hai Câu hỏi tương ứng với hai Bảng Khảo sát trên, có thể nhận thấy

công tác chuẩn bị các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS được thực hiện

tương đối ổn, đặc biệt với một doanh nghiệp trẻ như Ominext, đây là kết quả

khả quan trong việc chuẩn bị các chuyến đi công tác tại Công ty.

Với Bảng khảo sát đ u tiên, chỉ có 1/6 nhân viên thường được các

trưởng phòng, các cấp quản lý đánh giá không tốt, còn lại đều được đánh giá

tốt và ổn.

41

Đối với Bảng Khảo sát thứ hai, xét trong phạm vi 137 chuyến công

tác/năm cũng đã nhận thấy có sự cố gắng của nhân viên Phòng HC-NS khi chỉ

có 1/6 nhân viên bị nhắc nhở, khiển trách nhiều nên không nhớ được số l n bị

khiển trách, có 2/6 nhân viên bị trưởng phòng, các cấp quản lý và các nhân viên

tham gia chuyến đi công tác khiển trách, phê b nh dưới 10 l n, có 2/6 nhân viên

đưa ra ý kiến khác đó là “Khoảng một hay hai l n thôi” và “Ít nhưng không

nhớ bao nhiêu”. Ngoài ra vẫn có 1/6 nhân viên xuất sắc chưa bao giờ bị trưởng

phòng, các cấp quản lý và các nhân viên tham gia chuyến đi công tác khiển

trách hay phê b nh trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác.

Hai Bảng Khảo sát trên đã cho thấy kết quả khả quan trong công tác tổ

chức các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext

trong năm vừa qua, tuy nhiên kết quả dựa hoàn toàn trên ý kiến chủ quan của

các nhân viên Phòng HC-NS, để đánh giá khách quan nhất, tôi có đưa ra câu

hỏi khảo sát cho các nhân viên ở phòng ban khác, họ đều là những người đã

từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong năm qua, với nội dung:

“Anh/chị cảm thấy công tác chuyển bị chuyến đi công tác của Phòng HC-NS

trong của năm vừa qua như thế nào?Vì sao?”, tôi đã thu được kết quả sau:

Mức độ đánh giá Số phiếu

Tốt 4

Tạm được 4

B nh thường 4

Có lúc tốt, có lúc không tốt 6

Không tốt 2

Tổng 20

Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban

khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác

chuẩn bị chuyến đi công tác của Văn phòng

42

Mặc dù ph n lớn các nhân viên Phòng HC-NS tự cho rằng các chuyến

đi công tác trong năm vừa qua được được các Trưởng phòng, các cấp quản lý

và các nhân viên tham gia đánh giá tích cực, tuy nhiên ở câu hỏi khảo sát

dành cho một số nhân viên đã từng tham gia như câu hỏi trên vẫn còn 6/20

người đánh giá “Có lúc tốt, có lúc không tốt”, 2/10 nhân viên Phòng ban khác

đánh giá “Không tốt” và chỉ có 4/20 phiếu đánh giá việc chuẩn bị chuyến đi

công tác của Văn phòng đạt mức độ “tốt”.

Để làm rõ được thực trạng chuẩn bị chuyến đi công tác, qua quá tr nh

quan sát và phỏng vấn các nhân viên đang làm việc trong Công ty, tôi đã t m

hiểu những nội dung trong quá tr nh chuẩn bị chuyến đi công tác của Phòng

HC-NS cụ thể như sau:

Nhân viên HC tại Văn phòng phải xây dựng kế hoạch và giải quyết các

thủ tục hành chính. Trong quá tr nh thực hiện có thể đề nghị các nhân viên

khác trong Văn phòng hoặc các nhân viên tại phòng ban khác tham gia xây

dựng ý kiến hoặc xin ý kiến từ cấp trên, các trưởng hoặc phó phòng ban để

thực hiện. Trong quá tr nh chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác, cũng phải

thực hiện hai quy tr nh như các công ty khác, đó là xây dựng kế hoạch cụ thể

trước chuyến đi và thực hiện chuẩn bị chuyến đi công tác.

(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trƣớc chuyến đi công tác:

Khi xây dựng kế hoạch, chương tr nh cụ thể cho chuyến đi công tác,

Nhân viên HC của Văn phòng có trách nhiệm xây dựng bản chi tiết, đ y đủ về

mặt nội dung và h nh thức, trong đó có các nội dung như:

- Xác định mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác: trong tất cả các

chuyến đi công tác, Phòng HC-NS đều xác đinh rõ mục đích, yêu c u của mỗi

chuyến đi đơn vị m nh. Có những chuyến đi nhằm mục đích hỗ trợ đào tạo,

tham gia hội thảo, hội họp, kiểm tra quy tr nh làm việc, phân phối sản phẩm...

của các đơn vị khác.

- Xác định nội dung của chuyến đi:

43

(1) Thời gian, địa điểm: thời gian và địa điểm đều được tr nh bày rõ

ràng trong những kế hoạch. Bên cạnh đó còn có thời gian chi tiết cho lịch

tr nh di chuyển, cụ thể đến từng địa điểm gặp gỡ, cuộc hẹn để CEO, Các cấp

quản lý và các nhân viên có thể dung rõ hơn về chương tr nh chuyến đi sắp

tới.

(2) Thành ph n tham dự: Trong mỗi chuyến đi của Công ty đều có

quyết định cụ thể cử các cán bộ, chuyên viên đến địa điểm nào để công tác.

Trên đó có liệt kê đ y đủ các nhân viên tham gia chuyến đi, phòng HC-NS từ

đó điền đ y đủ thông tin, chức danh của các thành viên được cử đi công tác và

các đơn vị cố liên quan có trách nhiệm và nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận HC-NS

chuẩn bị và xây dựng chuyến đi công tác đó của Công ty.

(3) Phương tiện đi lại: Trong quá tr nh xây dựng chương tr nh, không

thể thiếu việc chuẩn bị các phương tiện đi lại trong những chuyến đi công tác

của Công ty. Với những chuyến đi công tác với thời gian dài, và địa điểm xa,

các nhân viên phòng HC-NS, đặc biệt là Nhân viên HC được giao nhiệm vụ

thường chuẩn bị phương tiện di chuyển bằng máy bay, và phương tiện di

chuyển tại địa điểm công tác để phục vụ quá tr nh hoàn thành nhiệm vụ là

taxi, hoặc là phương tiện đưa đón riêng của đơn vị tiếp nhận nếu có (trong

những chuyến đi công tác nhằm mục đích kiểm tra buộc phải đặt phương tiện

đi lại riêng và không thông báo trước cho đơn vị tiếp nhận).

(4) Xây dựng lịch tr nh công tác: Lịch tr nh công tác được xây dựng

kèm theo kế hoạch. Tại Công ty Ominext đây là việc rất quan trọng, được

nhân viên HC xây dựng kê hoạch tỉ mỉ, chi tiết, xin ý kiến của các Phòng ban

và Trưởng Phòng HC-NS để lịch tr nh được xây dựng lên phù hợp với mục

đích của chuyến đi, giúp cho chuyến đi thuận lợi và nhanh chóng, tiết kiệm

thời gian, tránh lãng phí cho cơ quan.

(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Khi xây dựng chương tr nh kế

hoạch chuẩn bị cho chuyến đi công tác, nhân viên HC trực thuộc Văn phòng

44

thường xác định cụ thể những cuộc gặp gỡ diễn ra trong quá tr nh công tác để

không bị trùng lặp thời gian địa điểm, để những người tham gia và có mặt tại

chuyến đi đó chuẩn bị và chủ động trước khi có các cuộc gặp gỡ.

- Xác định kinh phí cho chuyến đi: Trong những kế hoạch tổ chức

chuyến đi công tác cho Công ty, nhân viên Phòng HC-NS soạn thảo rất chi

tiết từng khoản chi phí. Đồng thời, để những khoản chi phí được xây dựng và

dự trù một cách khách quan, các nhân viên Phòng HC-NS đã tham khảo và

xin ý kiến của lãnh đạo, các trưởng phòng và các nhân viên phòng ban khác.

- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện: Đây là

nội dung không thể thiếu trong bất kỳ một kế hoạch nào của công ty. Trong

việc tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS chịu trách nhiệm và có nhiệm

vụ tổ chức chuyến đi công tác. Trong quá tr nh thực hiện, Phòng Tài chính-Kế

toán sẽ phối hợp với Phòng HC-NS để thực hiện hoạt động dự trù kinh phí và

quyết toán sau khi chuyến đi kết thúc, các phòng ban khác hỗ trợ Phòng HC-

NS để xây dựng và thực hiện việc tổ chức chuyến đi công tác đạt hiệu quả cao.

Từ đó có thể nhận thấy, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi

công tác được Phòng HC-NS tại Công ty Cổ ph n Ominext thực hiện rất tốt

và có sự đoàn kết, hỗ trợ giữa các phòng ban, đảm bảo hiệu quả cho chuyến đi

công tác của Công ty.

(B) Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác

- Liên hệ với đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác:

Đối với các chuyến đi công tác thông thường, không mang mục đích

kiểm tra, giám sát, việc liên hệ với đơn vị tiếp nhận là hết sức quan trọng, ảnh

hưởng đến mục đích của chuyến đi.

Nhân viên HC được giao trách nhiệm liên hệ với đơn vị tiếp nhận, sẽ

liên lạc và thông báo cụ thể thời gian, địa điểm đến đơn vị, đồng thời thông

báo số lượng nhân viên tham gia và mục đích cụ thể của chuyến đi. Trong các

chuyến đi công tác, nhân viên HC xin ý kiến Trưởng phòng HC-NS nhằm bày

45

tỏ mong muốn được hợp tác và hỗ trợ đơn vị để chuyến đi đạt hiệu quả và

thành công tốt đẹp, tạo mối quan hệ tốt đẹp trước khi đơn vị m nh đến công

tác tại đó.

Sau khi đã liên lạc và thông báo cho đơn vị tiếp nhận, nhân viên HC sẽ

đợi thư phản hồi về nội dung chương tr nh đơn vị đó chuẩn bị cho cơ quan

m nh (nếu có) và thông báo cho lãnh đạo, các nhân viên có mặt trong chuyến

đi công tác của Công ty.

- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước

chuyến đi công tác:

Sau khi đã xây dựng chương tr nh cụ thể và được sự phê duyệt của

Trưởng phòng HC-NS, và các trưởng phòng ban khác, Phòng HC-NS sẽ phân

công để thực hiện các công việc trong kế hoạch đề ra đảm bảo đúng kế hoạch,

đúng tiến độ. Việc đ u tiên không thể không thực hiện đó là chuẩn bị các giấy

tờ, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác và giải quyết các thủ tục hành

chính trước chuyến đi.

Đối với CEO, quản lý cấp cao khác, việc thực hiện việc chuẩn bị giấy

tờ và giải quyết các thủ tục hành chính có sự giúp đỡ của các thư ký riêng,

Phòng HC-NS hỗ trợ, cung cấp thông tin và thủ tục cho bộ phận thư ký riêng

trong quá tr nh triển khai thực hiện. Trong đó có những giấy tờ mang tính chất

cá nhân như quyết định cử đi công tác, giấy giới thiệu, chứng minh thư, giấy

tờ khác về chức danh...thư ký riêng sẽ chịu trách nhiệm. Đối với một số giấy

tờ chung cho các nhân viên, Phòng HC-NS sẽ có trách nhiệm như chuẩn bị tài

liệu trong chuyến đi và giải quyết thủ tục hành chính trong chuyến đi đó. Tuy

nhiên thực tế, ở một số chuyến đi, tự các nhân viên phải chuẩn bị giấy tờ, thủ

tục cho m nh, do sự chậm trễ trong việc chuẩn bị, Phòng HC-NS chưa sắp xếp

công việc hợp lý.

- Chuẩn bị phương tiện đi lại

Khi chuẩn bị phương tiện đi lại cho chuyến công tác, nhân viên HC sẽ

46

căn cứ vào chương tr nh kế hoạch xây dựng để liên hệ các công ty đặt vé xe

hoặc bàn giao cho nhân viên Lễ tân thực hiện. Với các chuyến đi công tác tại

Nhật Bản, phải đặt vé máy bay, nhân viên HC kiểm tra thông tin số lượng

nhân viên đi công tác để đặt vé phù hợp.

Vé máy bay phải được đặt trước một tu n xin ý kiến của những nhân

viên tham gia chuyến công tác để biết yêu c u của họ lựa chọn đặt vé tại đại

lý uy tín, phù hợp. Sau khi đặt vé, nhân viên Phòng HC-NS sẽ kiểm tra lại

thời gian, địa điểm và số ghế ngồi để thông báo cho các cán bộ đi công tác để

mọi người chủ động hơn và có thể đổi trả kịp thời nếu không vừa ý.

- Chuẩn bị kinh phí:

Chuẩn bị kinh phí là trách nhiệm không hề đơn giản, tuy nhiên với

những nhân viên nhiều năm kinh nghiệm ở Phòng HC-NS, đây là nhiệm vụ

luôn được thực hiện tốt.

H u hết các chuyến đi của Công ty được nhân viên HC và các nhân

viên trực thuộc Phòng HC-NS xây dựng bản dự tr kinh phí rất sát, không có

nhiều sự chênh lệch, giúp các cấp quản lý, các nhân viên tham gia yên tâm

hơn rất nhiều.

Trong việc chuẩn bị kinh phí ở tất cả các chuyến đi công tác của Công

ty, nhân viên HC xây dựng chi tiết về từng khoản chi, khoản có thể phát sinh,

những khoản Công ty chi trả và những khoản các nhân viên tự m nh chi trả,

điều này thể hiện một sự rất rõ ràng trong việc chi tiêu của Công ty trên kế

hoạch, tránh gây hiểu l m và sự thiếu tin tưởng của các nhân viên trong Công

ty. Sau đó, Phòng HC-NS sẽ thông báo cho Phòng Tài chính-Kế toán để

chuyển giao kinh phí cho các thành viên tham gia chuyến đi công tác.

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm trong thời gian lãnh đạo đi công

tác: Tại Phòng HC-NS, Trưởng phòng sẽ giao cho các nhân viên trong phòng

phụ trách những công việc cụ thể, sau đó, nhân viên HC sẽ xây dựng kế hoạch

trong thời gian CEO, ban lãnh đạo đi công tác trong Phòng ban m nh và các

47

phòng ban khác theo lịch làm việc chung. Nhân viên HC có trách nhiệm theo

dõi t nh h nh hoạt động của Công ty và tổng hợp lại chuyển cho Trưởng

phòng HC-NS để Trưởng phòng trao đổi, thông báo t nh h nh cho CEO, ban

lãnh đạo Công ty.

- Kiểm tra chuyến đi công tác lần cuối: Đây là nhiệm vụ cuối cùng của

Phòng HC-NS trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác. Trong việc kiểm tra

chuyến đi công tác l n cuối, nhân viên HC-NS sẽ rà soát lại tất cả các công việc

đã thực hiện chuẩn bị trong chuyến đi công tác như: gọi điện trước cho bên đặt

vé để đảm bảo không gặp t nh trạng thiếu vé, kiểm tra lại giấy tờ, thủ tục và tài

liệu cho CEO, các cấp quản lý, và các nhân viên. Đồng thời, nhân viên HC sẽ

thông báo cho những cá nhân, đơn vị tham gia chuyến đi công tác về thời gian

và chuẩn bị giấy tờ cá nhân c n thiết để tránh trường hợp các nhân viên tham

gia công tác đến ngày đi công tác bị mất, quên giấy tờ, đến muộn...

Từ thực trạng trên có thể nhận thấy, trong tất cả các chương tr nh, các

kê hoạch được giao, quá tr nh lên xây dựng kế hoạch và thực hiện việc chuẩn

bị chuyến đi công tác là những công việc c n nhiều thời gian và sự hỗ trợ của

các nhân, phòng ban khác. Tuy nhiên, trách nhiệm của Phòng HC-NS đặc biệt

ở nhân viên HC vẫn được thể hiện một cách rõ ràng nhất trong hoạt động

chuẩn bị chuyến đi công tác của Công ty.

Có thể nói, nhân viên HC và các nhân viên khác tại Phòng HC-NS đã

rất cố gắng và nỗ lực có trách nhiệm với nhiệm vụ của m nh. Trong quá tr nh

chuẩn bị, bất cứ công ty nào cũng không tránh khỏi một số sai sót trong quá

tr nh chuẩn bị, tuy nhiên kết quả cuối cùng của chuyến đi là điều mà CEO,

các cấp quản lý, các trưởng, phó phòng ban và các nhân viên ghi nhận sự

nghiêm túc, cố gắng trong công việc của Phòng HC-NS.

48

2.2.3. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Bên cạnh các hoạt động chuẩn bị các chuyến đi công tác, Phòng HC-

NS cũng phải có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ trong thời gian CEO,

quản lý cấp cao đi công tác. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng để đảm bảo hoạt

động của Công ty duy tr ổn định ngay cả khi CEO, các cấp quản lý không có

mặt và trực tiếp theo dõi việc thực hiện các công việc ở các phòng ban chức

năng, do vậy vai trò và trách nhiệm của Phòng HC-NS lúc này rất quan trọng.

Cũng giống như các Công ty khác, việc thực hiện các hoạt động trong

chuyến đi công tác của Phòng HC-NS cũng dựa trên chức năng nhiệm vụ của

m nh. CEO và các cấp quản lý đi công tác sẽ ủy quyền cho Phòng HC-NS

theo dõi và duy tr tiến độ thực hiện công việc của Công ty thông qua thông

báo bằng văn bản chính thức. Và để đánh giá kết quả thực hiện những nhiệm

vụ mà CEO, các cấp quản lý ủy thác của Phòng HC-NS tại Công ty Cổ ph n

Ominext, tôi đã đưa ra câu hỏi cho các nhân viên Phòng HC-NS với nội dung

như sau: “Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những công việc trong

chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?” và nhận được kết quả sau:

Mức độ đánh giá Số phiếu

Tốt 0

Tạm được 4

Không tốt 1

Ý kiến khác 1

Tổng 06

Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên

Văn phòng về quá trình thực hiện những công việc trong chuyến đi công

tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext

Từ Bảng đánh giá trên có thể nhận thấy, bản thân các nhân viên trong

49

Phòng HC-NS tự đánh giá việc thực hiện các công việc trong chuyến đi công

tác ở mức độ “tạm được” chứ chưa được tốt, thậm chí có 01 nhân viên tự

đánh giá Phòng ban m nh thực hiện “không tốt”. Tại sao lại như vậy? Để làm

rõ điều này, tôi cũng đã đưa ra câu hỏi tương tự với các nhân viên ở phòng

ban khác: “Anh/chị cảm thấy Phòng HC-NS đã thực hiện những công việc

trong thời gian lãnh đạo đi công tác như thế nào?Vì sao?” và nhận được câu

trả lời sau:

Mức độ đánh giá Số phiếu

Tốt 6

Tạm được 10

Không tốt 4

Ý kiến khác 0

Tổng 20

Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên

Phòng ban khác về quá trình thực hiện những công việc trong chuyến đi

công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext

Rõ ràng qua hai Bảng khảo sát trên có kết quả g n tương tự nhau. Đa số

các nhân viên Công ty đều đánh giá việc thực hiện công việc của Phòng HC-

NS trong các chuyến đi công tác ở mức độ “tạm được”, có đến 4 nhân viên

đánh giá “không tốt”, có những nhân viên đưa ra lý do nhưng ngược lại cũng

có những nhân viên không đưa ra lý do tại sao lại chọn đáp án đó.

Ph n lớn các nhân viên tại các phòng ban khác đánh giá mức độ “tạm

được” hoặc “không tốt” do “chậm trễ trong tiến độ xử lý, cập nhật thông tin”,

“thi thoảng thờ ơ, bỏ quên báo cáo những vấn đề quan trọng được gửi lên từ các

Phòng ban khác đến các cấp lãnh đạo”, “đôi l n làm ảnh hưởng đến doanh thu v

chậm trễ khi thông báo quyết định của CEO, và cấp quản lý xuống cấp dưới”...

Để hiểu hơn về kết quả của hai Bảng khảo sát trên, qua quá tr nh phỏng

50

vấn và quan sát thực tế, tôi khái quát công việc của Phòng HC-NS thực hiện

trong chuyến đi công tác của Công ty Cổ ph n Ominext như sau:

Cũng giống như các cơ quan nhà nước và các công ty khác, trong thời

gian CEO, các cấp quản lý hoặc các trưởng phòng đi công tác, mọi hoạt động

trong Công ty Cổ ph n Ominext vẫn diễn ra b nh thường. Đơn vị, phòng ban

nào thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm với đơn vị, phòng

ban đó. Phòng HC-NS cũng vậy, Phòng HC-NS thường được giao nhiệm vụ:

- Hỗ trợ thư ký riêng của CEO, các cấp quản lý tiếp nhận văn bản, giấy

tờ liên quan và thông báo cho Ban lãnh đạo trong quá tr nh họ không có mặt

tại văn phòng Công ty.

- Đối với trường hợp CEO và các cấp quản lý đi công tác trên một tu n,

Phòng HC-NS thực hiện việc theo dõi các kế hoạch, mục tiêu theo tháng, quý,

năm và tiến độ thực hiện và kết thúc công việc của các Phòng ban. Trưởng

phòng HC-NS giao nhiệm vụ cho nhân viên HC soạn thông báo báo cáo t nh

h nh hoạt động của các phòng ban và tổng hợp lại gửi cho Trưởng phòng HC-

NS để Trưởng phòng gửi cho các quản lý cấp cao nắm rõ t nh h nh.

- Đối với công việc thuộc phạm vi, quyền hạn của các Trưởng phòng,

các Trưởng phòng có thể tự giải quyết không c n xin ý kiến cấp trên. Trong

trường hợp phải giải quyết công việc quan trọng, các phòng ban c n báo cáo

cho Phòng HC-NS đề Phòng tập hợp tất cả những công việc c n giải quyết và

chuyển cho các cấp quản lý, đồng thời thông báo cho các phòng ban khác về

chính sách, thông báo và các quyết định của CEO trong những công việc c n

giải quyết khi họ không có mặt tại Công ty. Tuy nhiên có những trường hợp

các nhân viên Phòng HC-NS chưa tổng hợp đ y đủ các báo cáo dẫn đến thời

gian xử lý công việc kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và doanh thu

của Công ty.

- Đối với các chuyến đi của các nhân viên phòng ban khác, trước

chuyến đi, Phòng HC-NS soạn văn bản yêu c u các nhân viên tham gia bàn

51

giao công việc và lập kế hoạch trong thời gian đó. Trường hợp các nhân viên

công tác dài ngày, Phòng HC-NS xin ý kiến CEO để có quyết định bàn giao

cho người phù hợp đảm nhiệm. Sau khi bàn giao, các nhân viên HC-NS theo

dõi quá tr nh thực hiện và báo cáo lại cho Trưởng phòng để cập nhật thông tin

chính xác. Tuy vậy, với những chuyến đi công tác của các nhân viên lại gặp

nhiều sai sót hơn các chuyến đi của cấp quản lý, bởi các nhân viên Phòng HC-

NS chủ quan trong việc thực hiện. Do đó, trong quá tr nh theo dõi các công

việc được bàn giao còn lỏng lẻo, chưa tỉ mỉ.

Có thể nói, hoạt động thực hiện các công việc trong thời gian lãnh đạo

đi công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext không hề đơn giản.

Phòng HC-NS vừa phải đảm bảo thực hiện tốt các công việc, kế hoạch của

Phòng ban m nh, vừa phải đảm bảo bộ máy Công ty vẫn hoạt động hiệu quả.

Trong quá tr nh thực hiện công việc này suốt một năm qua. Do đó, mặc dù

Phòng HC-NS đã rất cố gắng tổ chức công việc đúng quy định và kế hoạch

được giao. Tuy nhiên trong quá tr nh thực hiện vẫn tồn đọng một số sai sót

gây ảnh hưởng đến tiến độ và doanh thu của Công ty.

2.2.4. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhiệm vụ của Phòng HC-NS của Công ty

Cổ ph n Ominext vẫn chưa kết thúc. Như thường lệ, kết thúc các chuyến đi

công tác CEO sẽ có một cộc họp báo cáo kết quả của chuyến đi công tác vừa

rồi, đồng thời Phòng HC-NS tổng hợp và báo cáo t nh h nh hoạt động của

Công ty trong thời gian vừa qua và phương án, kế hoạch triển khai vào thời

gian tới của các phòng ban (đối với những chuyến đi công tác dài của CEO,

quản lý cấp cao). Trưởng phòng HC-NS giao cho nhân viên HC xây dựng bản

báo cáo tóm tắt hoạt động của phòng ban m nh và những nhiệm vụ khác được

giao để báo cáo trong cuộc họp của Công ty, trong đó có các nhiệm vụ về:

- Số lượng văn bản, đơn, thư từ... từ các đơn vị khác chuyển đến

52

- Số lượng tiếp nhận các báo cáo và tiến độ thực hiện công việc của các

phòng ban

- Số lượng văn bản, thư từ chuyến đến, các công việc tồn đọng từ thời

gian trước đã được giải quyết và chưa được giải quyết

- Số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thành và lưu trữ dưới

sự phụ trách của nhân viên Văn thư-Lưu trữ

Bên cạnh đó, sau khi kết thúc chuyến đi, nhân viên Phòng HC-NS được

giao nhiệm vụ liên hệ với đơn vị tiếp nhận sẽ liên lạc đến đơn vị đó để gửi lời

cảm ơn, đồng thời soạn thảo thư cảm ơn gửi cho các cá nhân, các đơn vị tiếp

đón. Ngoài ra Phòng HC-NS còn nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để

kiểm tra lại và gửi cho Phòng tài chính- Kế toán làm thủ tục xác nhận và

thanh toán (nếu có), và giữ lại giấy tờ trên để thêm vào Báo cáo cho chuyến đi

công tác của CEO, các cấp quản lý và các nhân viên Công ty, đồng thời lập hồ

sơ để lưu giữ lại trên hệ thống ph n mềm của Công ty về chuyến đi công tác.

Những nhiệm vụ trên là quy tr nh thông thường của của Phòng HC-NS

sau chuyến đi công tác, tuy nhiên để biết thực tế kết quả thực hiện các hoạt

động này, tôi đã đưa ra câu hỏi khảo sát cho Phòng HC-NS với nội dung:

“Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những nhiệm vụ được Trưởng

phòng giao sau chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?” và nhận được

câu trả lời sau:

53

Mức độ đánh giá Số phiếu

Tốt 2

Tạm được 3

Không tốt 1

Ý kiến khác 0

Tổng 06

Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ

đƣợc Trƣởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý

cấp cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phòng HC-NS

Công ty Cổ phần Ominext

Từ Bảng khảo sát trên, nhận thấy các nhân viên Phòng HC-NS đa ph n

tự đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ được giao sau chuyến đi công tác của

CEO, các quản lý cấp cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên

Công ty ở mức độ “Tạm được”, có 01 nhân viên đánh giá việc thực hiện của

m nh “Không tốt”, chỉ có 02 nhân viên tự đánh giá ở mức độ “tốt”.

Qua đó cho thấy, kết quả thực hiện những nhiệm vụ này sau khi chuyến

đi công tác của Công ty kết thúc được các nhân viên Phòng HC-NS thực hiện

tương đối ổn định và chưa được đánh giá cao. Để t m hiểu rõ hơn về hoạt

động này của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext, tôi đã đưa thêm câu

hỏi cho các nhân viên thuộc Phòng HC-NS như sau: “Trong quá trình thực

hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc, anh chị cảm thấy

Phòng HC-NS chưa thực hiện tốt nhiệm vụ nào? Vì sao?” và nhận được kết

quả sau:

54

Nhiệm vụ thực hiện chƣa tốt Số phiếu

2

Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban.

0

Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của CEO, các cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên được giao nhiệm vụ đi công tác

2

Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để quyết toán

Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn 0

Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt 0

Nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt 2

Ý kiến khác 0

Tổng 06

Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chƣa đƣợc thực hiện tốt trong

quá trình thực hiện các công việc đƣợc giao sau khi các chuyến đi kết

thúc của các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext

Để hiểu rõ hơn về kết quả thực hiện các nhiệm vụ sau chuyến đi công

tác của Phòng HC-NS của Công ty Cổ ph n Ominext, tôi cũng đưa ra câu hỏi

tương tự cho các nhân viên phòng ban khác trong Công ty với nội dung:

“Anh/chị cảm thấy sau khi kết thúc chuyến đi công tác của Công ty, Phòng

HC-NS đã thực hiên chưa tốt nhiệm vụ nào? Vì sao?” và kết quả như sau:

55

Nhiệm vụ thực hiện chƣa tốt Số phiếu

4

Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban.

0

Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của CEO, các Cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên được giao nhiệm vụ đi công tác

4

Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để quyết toán

Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn 0

Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt 0

Nhiệm vụ sau chuyến đi công tác luôn hoàn thành tốt 8

Ý kiến khác 4

Tổng 20

Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ

của Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên

phòng ban khác tại Công ty Cổ phần Ominext

Qua hai Bảng Khảo sát trên có thể nhận thấy kết quả đánh giá của hai Bảng

có sự tương đồng. Nh n chung việc thực hiện các nhiệm vụ sau chuyến đi

công tác của các nhân viên Phòng HC-NS được đánh giá khả quan.

Ở Bảng Khảo sát đ u tiên, có 02 nhân viên tự đánh giá Văn phòng

m nh chưa thực hiện tốt nhiệm vụ “Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã

thực hiện trong quá tr nh diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố

trong buổi họp giao ban” và cũng có 02 nhân viên viên tự đánh giá Văn phòng

m nh chưa thực hiện tốt nhiệm vụ “Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng

Tài chính-Kế toán để quyết toán”, như vậy các nhiệm vụ khác đều được thực

56

hiện tốt. Các nhân viên đưa ra các lý do như sau: “Có những chuyến đi, người

tham gia công tác chưa cung cấp đ y đủ thông tin, hoặc chưa cập nhận đ y đủ

khi nhận được thông tin muộn nên có nhiều khi tổng hợp báo cáo tóm tắt

nhiệm vụ đã được thực hiện còn thiếu và bị Trưởng phòng nhắc nhở”, “Các

nhiệm vụ tổng hợp chưa rõ ràng chi tiết, nên được các phòng ban khác góp ý

nhiều”, “các hóa đơn, giấy tờ nhiều phải đợi hoàn thiện hồ sơ, mới bảo lưu và

chuyển cho Phòng Tài chính-Kế toán xác nhận được, có nhiều hóa đơn không

thuộc phạm vi quyết toán của Công ty nên phải xem xét trước khi chuyển giao

cho nhân viên Kế toán....”

Ở Bảng khảo sát thứ thứ hai với kết quả tương tự, tuy nhiên ph n lớn

các nhân viên được phát phiếu Khảo sát ở phòng ban khác cho rằng việc thực

hiện các nhiệm vụ sau chuyến đi công tác của Văn phòng luôn thực hiện tốt.

Mặc dù vậy, cũng có 04 nhân viên cho rằng Phòng HC-NS chưa thực hiện tốt

nhiệm vụ “Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh

diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban” với

lý do: “Có những nhiệm vụ báo cáo ra nhưng chưa thực hiện”, “c n phải chi

tiết hơn khi báo cáo trong cuộc họp giao ban”, “làm không tốt báo cáo nhanh

cho xong, làm tốt th báo cáo rất chi tiết và tỉ mỉ”... Đồng thời cũng có 04

nhân viên cho rằng việc “Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-

Kế toán để quyết toán” của Phòng HC-NS chưa được thực hiện tốt với lý do:

“thực hiện lâu quá”, “đôi khi còn chuyển thiếu hóa đơn nên người tham gia

công tác phải tự chịu trách nhiệm”. Ngoài ra, cũng có 04 nhân viên đưa ra ý

kiến khác, đó là: “Phòng HC-NS thực hiện các nhiệm vụ này với những

chuyến công tác quan trọng của các quản lý cấp cao thông thường là tốt,

nhưng với các chuyến đi của các nhân viên khác lại không được chủ động khi

thực hiện và thực hiện cho xong” và ý kiến khác cho rằng: “Thực hiện cũng

tương đối lúc tốt, lúc chưa được tốt lắm...”, ,” với người ta tốt, với m nh

không tốt”...

57

Như vậy từ kết quả của Bảng Khảo sát và qua quá tr nh t m hiểu về việc

thực hiện nhiệm vụ sau khi kết thúc các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS

tại Công ty Cổ ph n Ominext, có thể nhận thấy, các nhân viên Phòng HC-NS

đã thực hiện các nhiệm vụ được giao tương đối tốt. Tuy nhiên, trong quá tr nh

thực hiện không tránh khỏi một số sai sót trong việc thực hiện việc tổng hợp

báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh diễn ra chuyến đi công

tác và chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để quyết

toán do chậm trễ thời gian hoàn thiện hồ sơ để quyết toán.

2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác

của Văn phòng Công ty Ominext

Qua quá tr nh t m hiểu và nghiên cứu tại Công ty Cổ ph n Ominext, tôi

nhận thấy, các nhân viên Phòng HC-NS đã rất cố gắng thực hiện tốt hoạt động

tổ chức chuyến đi công tác. Tuy nhiên trong hoạt động tổ chức chuyến đi

Công tác của Công ty, bên cạnh những ưu điểm cũng tồn đọng một số hạn chế

c n được khắc phục để nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác.

Từ thực trạng trên, tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu điểm và hạn

chế trong hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS như

sau:

2.3.1. Ưu điểm

- Về nhận thức: Các nhân viên Phòng HC-NS đều nhận thức được t m

quan trọng của Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác và trách nhiệm của

bản thân trong việc thực hiện các hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của

Công ty, do đó khi thực hiện các nghiệp vụ, các nhân viên luôn chú tâm và

dành nhiều thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao trong việc tổ chức các

chuyến đi công tác.

- Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác: Đây là hoạt động

c n nhiều thời gian thực hiện nhất và khối lượng công việc nhiều, việc thực

58

hiện không đơn giản, tuy nhiên các nhân viên Phòng HC-NS vẫn thực hiện

đúng quy tr nh trong công tác chuẩn bị, đó là: xin ý kiến của các cá nhân tham

gia và được giao nhiệm vụ về việc xây dựng kế hoạch, chương tr nh cụ thể

cho chuyến đi, đồng thời xây dựng chương tr nh rất chi tiết, đ y đủ về cả h nh

thức và nội dung để cá nhân tham gia nắm rõ được nội dung, lịch tr nh chuyến

đi và bám sát mục tiêu Công ty đặt ra. Bên cạnh đó, Phòng HC-NS còn thực

hiện tốt việc chuẩn bị các phương tiện giao thông, liên hệ với đơn vị tiếp nhận

và dự trù kinh phí sát với mục tiêu và g n với thực tế của Công ty.

- Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác: Trong

chuyến đi công tác, các nhân viên Phòng HC-NS đã rất cố gắng thực hiện

đúng nhiệm vụ, đúng quy tr nh và kế hoạch đặt ra, đảm bảo hoạt động của tổ

chức duy tr ổn định.

- Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác: Đây là nhiệm vụ

không thể thiếu của Phòng HC-NS, đặc biệt Phòng HC-NS đã thực hiện rất

tốt khâu nghiệp vụ này như lưu trữ giấy tờ, thủ tục bảo lưu hồ sơ công tác

của CEO, các cấp quản lý, các trưởng phòng và các nhân viên trong chuyến đi

công tác và liên hệ với đơn vị tiếp nhận chuyến đi công tác và gửi lời cảm ơn,

được nhận những lời khen ngợi từ đơn vị tiếp nhận.

Như vậy, trong quá tr nh thực hiện hoạt động tổ chức các chuyến đi

công tác, với những nhân viên có kinh nghiệm và hiểu biết, các chuyến đi

công tác của các cá nhân, các phòng ban...ph n lớn đều thành công và sát với

mục tiêu của Công ty đề ra.

2.3.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm kể trên của Phòng HC-NS trong hoạt động tổ

chức các chuyến đi công tác, vẫn tồn đọng một số hạn chế, ảnh hưởng không

nhỏ đến tiến độ thực hiện công việc của Công ty Cổ ph n Ominext, cụ thể:

- Về tâm lý: Mặc dù các nhân viên Phòng HC-NS đã nhận thức được

59

t m quan trọng của các chuyến đi công tác và trách nhiệm, vai trò của Phòng

HC-NS trong việc thực hiện các hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của

Công ty, tuy nhiên ph n lớn các nhân viên vẫn rất e ngại và có suy nghĩ chưa

tích cực trong quá tr nh thực hiện các chuyến đi công tác.

- Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác: hoạt động của

văn phòng trước chuyến đi công tác của Phòng HC-NS được đánh giá tương

đối tốt, tuy nhiên trong nghiệp vụ giải quyết các thủ tục hành chính cho các cá

nhân tham gia công tác vẫn gặp những sơ xuất, dẫn đến chậm trễ thời gian

cho chuyến đi và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.

- Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác: Trong

thời gian lãnh đạo đi công tác, nhân viên Phòng HC-NS đã thực hiện đúng các

nhiệm vụ của m nh, tuy nhiên trong quá tr nh thực hiện vẫn chưa tổng hợp

đ y đủ các báo cáo, ảnh hưởng đến thời gian xử lý công việc và doanh thu của

Công ty. Bên cạnh đó, trong quá tr nh theo dõi các công việc bàn giao của các

nhân viên phòng ban khác còn chủ quan, chưa tỉ mỉ, các công việc bàn giao bị

thiếu, bàn giao chậm, khiến các cá nhân được bàn giao công việc gặp nhiều

khó khăn.

- Hoạt động của văn phòng sau các chuyến đi công tác: So với các hoạt

động chuẩn bị và hoạt động trong thời gian lãnh đạo đi công tác, hoạt động

sau các chuyến đi công tác được đánh giá nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Mặc dù

vậy, rất khó để thực hiện tốt tất cả các công việc, và trong hoạt động sau

chuyến đi công tác cũng vậy. Phòng HC-NS đã thực hiện chưa tốt việc tổng

hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh diễn ra chuyến đi

công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban, đồng thời Phòng HC-

NS cũng chưa thực hiện tốt hoạt động chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho

Phòng Tài chính-Kế toán để quyết toán. Đây là hai hoạt động được các nhân

viên Phòng HC-NS và các phòng ban khác đánh giá chưa tốt, khiến một số

nội dung báo cáo sai lệch, chưa chi tiết, đ y đủ so với thực tế. Đồng thời việc

60

chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán xuất hóa đơn

thanh toán mất nhiều thời gian, đôi khi mất hóa đơn. Do vậy, một số trường

hợp với những hóa đơn giá trị thấp, các cá nhân tham gia chuyến đi công tác

không có g chứng minh hóa đơn bị thiếu th phải tự chịu trách nhiệm, Phòng

Tài chính-Kế toán không quyết toán. Điều này khiến các cá nhân tham gia

chuyến đi công tác mất thiện cảm với nhân viên phòng HC-NS, thậm chí có

thể xảy ra nhưng xung đột sau mỗi chuyến đi công tác.

Như vậy, trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS tại

Công ty đã hoàn thành tốt công việc với những ưu điểm nhất định. Tuy nhiên,

với một Công ty còn non trẻ và đang trong giai đoạn mở rộng thị trường như

Công ty Cổ ph n Ominext, trong quá tr nh tổ chức thực hiện gặp phải những

khó khăn, hạn chế là điều không tránh khỏi. Điều quan trọng, bản thân các

nhà lãnh đạo, các CEO phải nhận ra hạn chế của Công ty để có những giải

pháp kịp thừi và hợp lý, góp ph n thúc đẩy sự phát triển của Công ty.

2.3.3. Nguyên nhân

Có thể nhận thấy, các nhân viên Phòng HC-NS đã rất cố gắng thực hiện

vai trò và trách nhiệm của m nh, trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác

cho Công ty. Tuy nhiên trong quá tr nh thực hiện có gặp một số khó khăn và

hạn chế tại các hoạt động trước chuyến đi công tác, hoạt động trong thời gian

lãnh đạo đi công tác và sau chuyến đi công tác. Dẫn đến, một số nhiệm vụ

trong các hoạt động trên được thực hiện chưa tốt, chưa tạo được sự hài lòng

cho các cá nhân, phòng ban, đơn vị tham gia.

Và để trả lời cho câu hỏi tại sao vẫn tồn tại những hạn chế trên trong

quá tr nh tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty Cổ ph n Ominext, tôi

xin đưa ra một số nguyên nhân sau:

- Hạn chế về tâm lý:

Công ty Cổ ph n Ominext là Công ty có 100% vốn đ u tư của Việt

61

Nam tuy nhiên lại là Công ty tập trung thị trường kinh doanh tại Nhật Bản.

Do đó, văn hóa của Công ty mang đậm văn hóa làm việc của người Nhật, lấy

“kỷ luật” là nền tảng phát triển, làm tốt sẽ được công nhận, làm sai hoặc thiếu

sót, sẽ bị phạt, thậm chí sẽ có những h nh thức chế tài nặng hơn như chuyển

việc, hoặc các quản lý cấp cao sẽ thường xuyên gây áp lực để các nhân viên

không làm được việc tự xin nghỉ việc. Chính v vậy, với nhiệm vụ không hề

đơn giản như việc tổ chức các chuyến đi công tác, không quá ngạc nhiên khi

các nhân viên Phòng HC-NS đều nhận thức được t m quan trọng của việc tổ

chức chuyến đi công tác những vẫn e ngại và cảm thấy áp lực khi thực hiện

công việc này.

- Hạn chế trong hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác,

trong thời gian lãnh đạo đi công tác và sau chuyến đi công tác:

Công ty Cổ ph n Ominext kinh doanh các doanh sản phẩm điện tử rất

phong phú. Do vậy, đối tác và các kênh phân phối rất nhiều, đồng nghĩa khối

lượng công việc tại Phòng HC-NS không hề ít. Phòng HC-NS là Văn phòng

của Công ty vừa phải thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, vừa thực hiện

nhiệm vụ được Ban lãnh đạo giao. Bởi vậy, nhiều khi công việc bị quá tải,

nên dù có nhận thức được trách nhiệm của m nh và trong quá tr nh chuẩn bị

đã rất chu đáo, tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi sai sót v phải ưu tiên thực

hiện những công việc khác cũng quan trọng không kém.

Đồng thời, Phòng HC-NS đã có bản mô tả công việc về các nhiệm vụ,

chức năng của từng cá nhân trong Phòng, tuy nhiên vẫn chưa có nhiệm vụ cụ

thể trong việc thực hiện tổ chức các chuyến đi công tác. Đặc biệt, khi lượng

công việc nhiều, đòi hỏi phải có sự phân công công việc một cách rõ ràng. Sự

phân công thực hiện công việc phải được xây dựng trên văn bản, giấy tờ,

không thể truyền miệng hoặc thực hiện thông qua thư điện tử được.

Trên bản mô tả công việc, chỉ có nhân viên HC thực hiện nhiệm vụ tổ

chức các chuyến đi công tác, nhưng lượng công việc nhiều, nhân viên HC trao

62

đổi với các nhân viên khác trong Phòng HC-NS nhờ sự giúp đỡ và hỗ trợ,

nhưng nếu thực hiện nhiệm vụ không phải là nhiệm vụ chính của m nh và

chuyến đi công tác đó không phải là chuyến đi của CEO, các cấp quản lý hoặc

các trưởng phòng, th rất có thể các nhân viên thực hiện sẽ lơ là và thiếu sự tỉ

mỉ.

Bên cạnh đó, số buổi đào tạo nghiệp vụ được Công ty triển khai rất ít,

bởi vậy, trong quá tr nh thực hiện công việc, các nhân viên Phòng HC-NS

chưa có nhiều cơ hội tham gia các buổi đào tạo hoặc được cử đi đào tạo, công

tác từ chuyên gia, các trưởng phòng như những phòng ban khác. Sau mỗi

công việc được thực hiện, dưới sự nhắc nhở góp ý của Trưởng phòng hoặc từ

các phòng ban khác, các nhân viên Phòng HC-NS tự rút kinh nghiệm cho bản

thân và học hỏi thêm để làm tốt nhiệm vụ của m nh. Do vậy, khi thực hiện các

nhiệm vụ chưa được thực hiện nhiều l n, hoặc chưa có sự góp ý từ các trưởng

phòng, các nhân viên khác rất dễ thực hiện các hoạt động chưa được tốt.

Ngoài ra, những chuyến đi công tác của CEO, các cấp quản lý, các

trưởng phòng hoặc các nhân viên ph n lớn là những chuyến công tác nước

ngoài và thời gian dài, đòi hỏi kinh phí phải được cấp một cách nhanh chóng

để sớm hoàn thiện các thủ tục. Kinh phí cho mỗi chuyến đi rất tốn kém nên

phải mất nhiều thời gian xem xét, xin ý kiến cấp trên. Do vậy, hoạt động

chuẩn bị thủ tục, giấy tờ và kiểm tra các hóa đơn để chuyển sang Phòng Tài

chính-Kế toán không thể nhanh được, v thế thời gian thực hiện công việc bị

kéo dài và tạo ra một số bất đồng, xung đột trong Công ty.

Trên đây là một số nguyên nhân dẫn đến việc một số hoạt động trong

việc tổ chức các chuyến đi công tác của Phòng HC-NS tại Công ty Cổ ph n

Ominext chưa được tốt. Hy vọng từ những nguyến nhân này sẽ giúp các cấp

quản lý và Trưởng phòng HC-NS nhận ra những thiếu xót và hạn chế của

m nh để có những giải pháp hiệu quả.

63

Chƣơng 3

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI

CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT

Trong bất kỳ công việc nào, dù phức tạp hay đơn giản, khi thực hiện

đều khó tránh khỏi những thiếu xót. Đặc biệt trong môi trường làm việc của

các công ty, với những công việc đòi hỏi kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ

cao như hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, dù chuẩn bị kỹ lưỡng như thế

nào, cũng chỉ giảm thiểu tối đa sự cố có thể xảy ra trong quá tr nh thực hiện.

Bởi vậy, trong quá tr nh tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS đã nỗ lực

hoàn thành các nhiệm vụ, tuy nhiên vẫn còn một số hoạt động trước chuyến đi

công tác, trong thời gian lãnh đạo đi công tác và sau khi chuyến đi công tác

kết thúc, Phòng HC-NS thực hiện chưa được tốt, khiến một số nhân viên ở

các phòng ban khác không cảm thấy hài lòng.

Để góp ph n nâng cao hoạt động chuyến đi công tác cho Phòng HC-NS

trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty Cổ ph n Ominext,

đồng thời, giúp các trưởng phòng, các cấp quản lý và đặc biệt là các nhân viên

hành chính văn phòng có thêm các biệt pháp nâng cao hiệu quả chuyến đi

công tác, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:

3.1. Đối với Trƣởng phòng và các cấp quản lý

3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân

viên

Trong quá tr nh thực hiện công việc, đối với nhân viên Phòng HC-NS

phải thực rất nhiều công việc. Đó là những công việc chuyên môn, công việc

được cấp trên giao, đồng thời đó cũng là những công việc đối nội, đối ngoại

của Công ty. Do vậy, công việc hàng ngày của các nhân viên HC-NS rất áp

lực. Khi bị yếu tố áp lực công việc chi phối, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu

64

quả công việc. Làm việc với tâm lý thoải mái sẽ giúp cho các nhân viên tích

cực và nhiệt t nh khi làm việc. Và ngược lại, làm việc trong một tâm trạng áp

lực, thiếu thoải mái, sẽ rất khó để tập trung và nhiệt huyết trong công việc.

Đặc biệt trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho Công ty bao gồm rất nhiều

hoạt động khác nhau, khó tránh khỏi ảnh hưởng về mặt tâm lý gây cản trở đến

tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn phòng.

Để giúp các nhân viên thực hiện tốt công việc, Trưởng phòng c n tạo

môi trường thoải mái cho nhân viên, không nên quá khắt khe và cứng nhắc

với nhân viên.

Trưởng phòng HC-NS c n thường xuyên động viên nhân viên của

m nh, hỏi thăm về gia đ nh rồi mới trao đổi về công việc của họ, để hiểu được

suy nghĩ của nhân viên, đồng thời nắm được những khó khăn, áp lực mà nhân

viên đang gặp phải. Đối với những công việc đòi hỏi chuyên môn cao như

hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, Trưởng phòng nên trao đổi vui vẻ với

nhân viên được giao nhiệm vụ, t m hiểu xem nhiệm vụ nào khiến nhân viên

của m nh cảm thấy lo lắng, áp lực nhất. Từ đó, động viên, khen ngợi tinh th n

cố gắng của họ và góp ý, hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ khó khăn đó.

Như vậy bằng những kỹ năng của m nh, Trưởng phòng HC-NS sẽ lấy

được niềm tin và sự cố gắng của nhân viên. Đồng thời giúp các nhân viên

thực hiện nhiệm vụ tổ chức chuyến đi công tác một cách nhiệt t nh, tích cực,

không bị áp lực và nặng nề về mặt tâm lý khi thực hiện công việc được giao.

3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên

Một Công ty phát triển là Công ty có nguồn nhân lực mạnh và tài năng.

Hiện tại, Công ty Cổ ph n Ominext đang trong quá tr nh phát triển và mở

rộng thị trường, khẳng định nguồn nhân lực tài năng của m nh. Tuy nhiên để

Công ty phát triển và mở rộng hơn nữa, c n phải có thêm “nguồn nhân lực

mạnh”.

65

Để có được nguồn nhân lực mạnh phục vụ trong việc nâng cao hoạt

động tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-NS không chỉ hoạch định nhân

sự trong Văn phòng m nh mà còn hoạch định, xây dựng kế hoạch tuyển dụng

cho tất cả các phòng ban, phù hợp với từng vị trí đang còn trống của Công ty.

Bởi trong quá tr nh thực hiện nhiệm vụ tổ chức các chuyến đi công tác, Phòng

HC-NS không thực hiện đơn lẻ mà còn có sự góp ý, hỗ trợ từ các phòng ban

khác. Đặc biệt với các chuyến đi công tác của các nhân viên phòng ban khác,

đòi hỏi các cá nhân được cấp trên giao nhiệm vụ đi công tác phải có năng lực

để hỗ trợ, góp ý cho Phòng HC-NS về những công việc c n chuẩn bị, đồng

thời chủ động trong chuyến đi của m nh chứ không quá phụ thuộc và ỉ lại vào

Phòng HC-NS. Do vậy việc đẩy mạnh tuyển dụng nhân sự tài năng ở các

phòng ban khác hết sức quan trọng.

Bên cạnh việc tuyển dụng các nhân sự cho phòng ban khác, để thực

hiện tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty, bản thân

Phòng HC-NS cũng phải đẩy mạnh việc tuyển dụng nhân sự tài năng trực tiếp

thực hiện công việc của Văn phòng.

Hiện tại khối lượng công việc Phòng HC-NS phải thực hiện mỗi ngày

cực kỳ nhiều, trong khi đó, số lượng nhân viên chính thức thực hiện nhiệm vụ

văn phòng chỉ có 08 nhân viên và chỉ có 02 nhân viên phụ trách HC. Do đó

khi thực hiện các chuyến đi công tác sẽ rất khó hoàn thành tốt tất cả các công

việc được giao đồng thời.

Để giúp Công ty thực hiện tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả,

Trưởng phòng HC-NS nên xin ý kiến Ban lãnh đạo tuyển thêm 1-2 nhân viên

thực hiện các công việc HC. Bên cạnh đó, việc tuyển thêm các thực tập sinh

đang theo học các chuyên ngành liên quan đến HC-NS, Thư ký... là một trong

những giải pháp có lợi cho Công ty. Một mặt vừa giảm chi phí tuyển dụng

nhân viên chính thức, mặt khác, vừa có cơ hội đào tạo cho các bạn trẻ có tố

chất và đam mê về chuyên ngành HC-NS. Khi các bạn thực tập sinh được đào

66

tạo đến tr nh độ nhất định và làm được việc, Công ty có thể giữ lại và tuyển

dụng vào vị trí nhân viên chính thức. Khi đó, nhân viên HC có thể chia sẻ

những công việc đơn giản, không đòi hỏi quá cao về kinh nghiệm cho các bạn

thực tập sinh để tập trung vào những công việc đòi hỏi chuyên môn cao hơn

như việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty.

Có thể nói, khâu tuyển dụng cũng là một giải pháp góp ph n nâng cao

hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Phòng HC-NS, đồng thời, giúp

Công ty có thêm nguồn nhân lực mạnh và tài năng. Nếu Phòng HC-NS thực

hiện tốt việc tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho Công ty th chắc chắn

không chỉ có hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác mà trong bất cứ hoạt

động nào của Công ty đều được thực hiện tốt.

3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý

Các công ty, doanh nghiệp nếu muốn xây dựng bộ máy nhân sự tài

năng và kỷ luật c n phải thực hiện tốt việc xây dựng và ban hành văn bản

quản lý. Việc thực hiện các văn bản quản lý là rất c n thiết, nó là căn cứ cho

các cá nhân, đơn vị, theo sát và thực hiện công việc đúng chức năng, nhiệm

vụ của m nh.

Tại Công ty Cổ ph n Ominext cũng thực hiện công việc dựa trên các

văn bản quản lý, tuy nhiên để công việc thực hiện nhanh chóng nên chia nhỏ

các văn bản nhằm đảm bảo sự rõ ràng tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm

cho các cá nhân khác. Trong việc thực hiện tổ chức chuyến đi công tác cũng

như vậy, bất kể số lượng nhân sự ít hay nhiều, nên xây dựng văn bản để giúp

các nhân viên khác chia sẻ lượng công việc với nhân viên HC trong việc tổ

chức chuyến đi công tác cho Công ty. Trong việc xây dựng và ban hành văn

bản quản lý, Phòng HC-NS không chỉ xây dựng văn bản phân công nhiệm vụ

trong Phòng ban m nh, mà còn xây dựng văn bản phân công thực hiện và phối

hợp thực hiện tại các phòng ban trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho

67

Công ty.

* Xây dựng văn bản phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong

Phòng HC-NS về hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác:

Tại Phòng HC-NS, các nhân viên đã được phân công nhiệm vụ qua bản

mô tả công việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt hoạt động tổ chức chuyến đi

công tác phải c n đến sự phối hợp của các nhân, mới đảm bảo được yêu c u

hiệu quả và nhanh chóng.

Khi xây dựng văn bản, c n xem xét điểm mạnh của từng nhân viên.

Nhân viên có kinh nhiệm ở nhiệm vụ nào th giao khối lượng công việc ở

nhiệm vụ ở đó. Đồng thời c n có sự trao đổi trước, để biết rằng nhân viên đó

có hài lòng với nhiệm vụ được giao không, từ đó phân chia nhiệm vụ cho

từng cá nhân một cách phù hợp.

Văn bản phân công nhiệm vụ trong việc tổ chức các chuyến đi công tác

nên được nhân viên HC xây dựng và xin ý kiến của các nhân viên khác, sau

đó sẽ được tr nh lên cho Trưởng phòng duyệt và góp ý nếu có sửa đổi. Sau

khi văn bản chính thức được phê duyệt, các nhân viên Phòng HC-NS thực

hiện đúng nhiệm vụ của m nh một cách cẩn thận và không được lơ là.

* Xây dựng văn bản phân công nhiệm vụ thực hiện và phối hợp thực

hiện giữa các phòng ban chức năng trong hoạt động tổ chức các chuyến đi

công tác:

Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác bao gồm nhiều nhiệm vụ khác

nhau. Phòng HC-NS không thể thực hiện tốt nếu chỉ thực hiện các nhiệm vụ

này một cách đơn lẻ mà không có sự phối hợp hoặc hỗ trợ từ các phòng ban

khác.

Tại các văn bản xây dựng kế hoạch chuyến đi công tác đều có nội dung “Tổ

chức thực hiện và phối hợp thực hiện”. Tuy nhiên để không phải thêm nội

dung này vào trong các kế hoạch mà sẽ để cho các phòng ban tự nhận thức

được vai trò và trách nhiệm của m nh trong việc hỗ trợ Phòng HC-NS thực

68

hiện một số nhiệm vụ trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, Phòng HC-

NS c n xây dựng một văn bản riêng, quy định việc thực hiện và phối hợp thực

hiện hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác giữa các phòng ban chức năng.

Các phòng ban sẽ phối hợp với Phòng HC-NS về một công việc cụ thể

liên quan đến chức năng của đơn vị m nh. Ví dụ như Phòng Tài chính-Kế toán

phối hợp và hỗ trợ với Phòng HC-NS xây dựng bản dự trù kinh phí và thực

hiện nhiệm vụ quyết toán sau mỗi chuyến đi, Phòng Kỹ thuật, thiết kế sản

phẩm sẽ hỗ trợ Phòng HC-NS thực hiện việc kiểm tra các yếu tố về kỹ thuật,

các ph n mềm về sản phẩm (với các chuyến đi ký kết hợp đồng, giới thiệu sản

phẩm) có liên quan trong chuyến đi và bàn giao cho Phòng HC-NS trước

chuyến đi đó...Như vậy việc phối hợp thực hiện c n có văn bản chính thức,

với sự thống nhất của các phòng ban, kèm theo cam kết và trách nhiệm trong

quá tr nh thực hiện công việc. Văn bản sẽ được Phòng HC-NS soạn và gửi

cho các phòng ban khác góp ý, chỉnh sửa phù hợp và chuyển lên ban lãnh đạo

Công ty phê duyệt.

Do đó, có thể thấy việc xây dựng văn bản quản lý rất quan trọng, vừa

có thể chia nhỏ khối lượng công việc, vừa giúp tất cả các nhân viên chủ động,

có trách nhiệm, tập trung vào công việc, không ỉ lại hoặc lơ là khi thực hiện v

công việc đó không phải là nhiệm vụ chính của m nh.

3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân

viên

Để được tuyển dụng vào Công ty Cổ ph n Ominext không hề đơn giản.

Đ u vào của các nhân viên tại Công ty đều là những người có tố chất, có

ngoại ngữ, có kinh nghiệm và có kỹ năng tốt. Tuy nhiên mỗi một công ty,

phương pháp làm việc và thực hiện công việc không giống nhau. Có thể ở

công ty này, nhân viên làm rất tốt nhưng ở một công ty khác, cũng với nội

dung công việc như vậy, chưa chắc nhân viên đó đã làm tốt. Do vậy, công ty

69

nào muốn công việc được các nhân viên thực hiện tốt, c n trải đẩy mạnh khâu

đào tạo nghiệp vụ, để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên Công ty.

Trong hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty cũng vậy.

Các nhân viên Phòng HC-NS, c n được đào tạo, hỗ trợ, đặc biệt với những

hoạt động được các nhân viên thực hiện chưa tốt.

Việc đào tạo sẽ được giao cho người có chuyên môn phụ trách, hoặc từ

những người có kinh nghiệm như Trưởng phòng HC-NS, các cấp quản lý

hoặc các trưởng phòng ban khác, hoặc thuê các chuyên gia về đào tạo...

Để đảm bảo nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác, việc đào

tạo c n chia nhỏ thời gian, để tiết kiệm thời gian cho các công việc khác và

giúp các nhân viên không bị quá tải lượng kiến thức. Các hoạt động đào tạo

c n diễn ra thường xuyên 1-3 tu n/l n và mỗi l n 10 phút đến 15 phút, không

chỉ ở hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác mà còn ở các khâu nghiệp vụ

khác trong các hoạt động của Phòng. Trong trường hợp, Công ty chưa có cá

nhân nào phù hợp thực hiện tổ chức đào tạo, Phòng HC-NS nên đề nghị ban

lãnh đạo cử người đi học hoặc đi công tác tại các Công ty hoặc môi trường

học tập khác.

Bên cạnh đó, trong quá tr nh đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân

viên, các trưởng phòng và các câp quản lý trao đổi với người phụ trách đào

tạo xây dựng quy định đào tạo trong các phòng ban trong công ty để các nhân

viên tham gia đ y đủ và có kỷ luật.

Có thể nói, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên là vô

cùng quan trọng trong quá tr nh thực hiện công việc. Do vậy, các trưởng

phòng, các cấp quản lý nên đẩy mạnh đào tạo và bổi dưỡng cho các nhân viên

hơn nữa để giúp các nhân viên nâng cao các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ,

trở thành nguồn nhân lực tài năng của Công ty.

70

3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất

Ph n lớn các chuyến đi công tác của Công ty Cổ ph n Ominext là

những chuyến đi nước ngoài, do vậy chi phí cho những chuyến đi này rất cao.

Đặc biệt với những chuyến đi dài ngày sẽ rất tốn kém và thời gian giải quyết

thủ tục hành chính liên quan đến kinh phí mất rất nhiều thời gian. Chính v thế

việc bố trí tài chính và xây dựng cơ sở vật chất trong chuyến đi công tác rất

c n thiết.

Để bố trí tài chính hiệu quả, Công ty nên thành lập một quỹ tài chính

dành riêng cho các hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác. Quỹ này phải

được Trưởng phòng, các Cấp quản lý xem xét rồi mới chuyển lên cho CEO

duyệt. Quỹ tài chính được xây dựng dựa trên kế hoạch của Công ty theo từng

năm hoặc từng quý, từ đó xác định số lượng chuyến đi công tác, các cá nhân

sẽ được giao nhiệm vụ đi công tác, để xin kinh phí cho Quỹ tài chính phù

hợp.

Quỹ tài chính cho chuyến đi công tác chỉ được sử dụng trong các

chuyến đi công tác và được sự đồng ý của cấp trên, điều đó sẽ giảm thiểu các

khâu về giấy tờ, thủ tục và thời gian chờ đợi kinh phí.

Bên cạnh việc bố trí tài chính phù hợp, việc xây dựng cơ sở vật chất

cũng rất c n thiết trong việc nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác

của Công ty. Việc xây dựng cơ sở vât chất sẽ giúp các hoạt động diễn ra một

cách nhanh chóng, thống nhất. Đồng thời tạo động lực cho các nhân viên,

giúp các nhân viên thực hiện các công việc hiệu quả và cảm thấy thoải mái

trong quá tr nh đi công tác.

Để thực hiện công việc này, Công ty nên chú trọng đ u tư phương tiện

di chuyển cho các nhân viên đi công tác tại các tỉnh thành trong nước. Điều

này sẽ giúp cho các cá nhân tham gia chuyến đi công tác có cảm giác thoải

mái, yên tâm và tập trung vào nhiệm vụ được giao trong chuyến đi công tác.

71

Đồng thời, Công ty sẽ quản lý được thời gian, lộ tr nh của chuyến đi và theo

dõi chính xác được chi phí cho những l n di chuyển trong chuyến đi công tác.

Tránh trường hợp một số nhân viên thuê phương tiện riêng và xin hóa đơn

cao hơn b nh thường để trục lợi cá nhân. Đồng thời, Công ty nên nâng cấp cơ

sở hạ t ng để thu hút thêm nhiều ứng viên có năng lực ứng tuyển vào các vị

trí của Công ty, đặc biệt ở các vị trí tại Phòng HC-NS, bằng cách: Đ u tư thiết

kế văn phòng theo xu hướng hiện đại, nâng cấp và thay thế một số máy móc,

thiết bị đã cũ, hỏng không dùng được...

Có thể nói, bố trí tài chính và xây dựng cơ sở vật chất là các giải pháp

đã được một số Công ty áp dụng và đạt hiệu quả rõ rệt. Công ty Cổ ph n

Ominext có thể áp dụng các giải pháp phù hợp góp ph n cải thiện những thiếu

sót và nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Công ty.

Như vậy, ở góc độ người quản lý, là các trưởng phòng, các cấp quản lý

phải có cái nh n bao quát phòng ban m nh và các phòng ban khác. Đặc biệt là

Trưởng phòng HC-NS, người trực tiếp điều hành nhiệm vụ của Phòng HC-NS

phải nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của những điểm yếu

của Văn phòng m nh là g để xử lý một cách khéo léo tạo sự thuyết phục cho

nhân viên. Trên đây là một số đề xuất về giải pháp của tôi, mong rằng nó có

thể hỗ trợ đắc lực cho Trưởng phòng HC-NS, các trưởng phòng ban khác và

các cấp quản lý trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức các chuyến đi công tác

của Công ty.

3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC-NS

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, nhất là đối với hoạt động tổ

chức chuyến đi công tác cho Công ty, bản thân mỗi nhân viên HC-NS được

giao nhiệm vụ phải nhận thức được trách nhiệm của m nh đối với công việc

đó, đồng thời hiểu rõ được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để không

mắc phải những sai sót trong quá tr nh thực hiện.

72

Dưới đây, tôi có đề xuất một số giải pháp đối với các nhân viên Phòng

HC-NS như sau:

3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ

Bản thân mỗi nhân viên khi thực hiện các khâu nghiệp vụ của m nh, họ

đã có những kỹ năng nhất định. Tuy nhiên để thực hiện tốt tất cả các công

việc, đòi hỏi các nhân viên không chỉ có kỹ năng, mà còn yêu c u cả kinh

nghiệm thực tế. Do đó, trước khi thực hiện công việc, các nhân viên Phòng

HC-NS, đặc biệt là nhân viên HC-trực tiếp thực hiện hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác, c n hoàn thiện kỹ năng, nâng cao chuyên môn nhiệm vụ

thông qua các yêu c u sau:

Thứ nhất, phải có suy nghĩ tích cực, luôn giữ tinh th n thoải mái.

Trong môi trường làm việc với tiến độ nhanh chóng và yêu c u sự tập

trung cao, nếu không có suy nghĩ tích cực, không có tinh th n làm việc tốt rất

khó để hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ một cách

hiệu quả được.

Muốn hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ,

trước hết các nhân viên phải tự rèn luyện cho m nh một tinh th n tốt, không

ngại khó khăn. Như vậy mới có thể dễ dàng học hỏi và chuyên tâm thực hiện

các công việc của m nh. Để làm được điều này, bản thân các nhân viên HC-

NS luôn phải nghĩ đến những điều tốt đẹp, những thành công, sự khen ngợi,

lương thưởng...sau khi hoàn thành công việc. Từ đó, các nhân viên sẽ có thêm

động lực để làm việc và học hỏi kinh nghiệm từ người khác.

Khi đã đạt được điều đó rồi, chắc chắn những rào cản về áp lực công

việc không làm cản trở đến việc rèn luyện kỹ năng và nâng cao chuyên môn

nghiệp vụ của các nhân viên Phòng HC-NS trong Công ty.

Thứ hai, các nhân viên HC-NS nên trao đổi, chia sẻ với người có kinh

nghiệm về những hạn chế của bản thân trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn

73

phòng.

Không ai hoàn hảo một cách tuyệt đối. Do vậy, ở nhiệm vụ này, nhân

viên Phòng HC-NS thực hiện rất tốt, tuy nhiên ở các nhiệm vụ khác chưa chắc

các nhân viên Phòng HC-NS đã thực hiện tốt. Điều quan trọng là các nhân

viên HC-NS phải biết được bản thân đã thực hiện chưa tốt ở nhiệm vụ nào, tại

sao lại thực hiện chưa tốt, sau đó nên chia sẻ và trao đổi với những người có

kinh nghiệm để họ hỗ trợ và tháo gỡ những khó khăn mà các nhân viên đang

gặp phải. Người nhận được sự chia sẻ đó, có thể là Trưởng phòng, các trưởng

phòng ban khác, các cấp quản lý hoặc rất có thể chính là các nhân viên ở

Phòng ban m nh. Khi các nhân viên có sự trao đổi, chia sẻ với nhau về những

khó khăn trong công việc, sẽ giúp các nhân viên đoàn kết để t m ra phương

pháp xử lý hiệu quả nhất. Đồng thời, giúp các nhân viên có thêm kiến thức và

kỹ năng thực hiện và giải quyết công việc từ những người có kinh nghiệm.

Ngoài ra, giải pháp này còn giúp các mối quan hệ trong Công ty trở nên

thân thiết hơn, để các nhân viên, các phòng ban hiểu nhau hơn, phối hợp thực

hiện công việc sẽ thống nhất và hiệu quả, đồng thời tránh những xung đột,

mâu thuẫn nội bộ trong Công ty.

Thứ ba, đọc nhiều sách, báo, các thông tin chuyên ngành, đặc biệt các

thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức chuyến đi công tác để nâng cao kỹ

năng chuyên môn nghiệp vụ.

Bên cạnh việc học hỏi các kỹ năng, kinh nghiệm từ người khác, các

nhân viên Phòng HC-NS cũng nên tự trang bị cho m nh những kiến thức và

hoàn thiện những kỹ năng thông qua sách, báo... để phục vụ cho công việc

của m nh.

Hiện nay có rất nhiều cuốn sách hay nghiên cứu về các hoạt động của

văn phòng trong tổ chức các chuyến đi công tác. Ví dụ như cuốn giáo tr nh

“Nghiệp vụ thư ký văn phòng của TS. Tr n Hoàng, cuốn giáo tr nh“Quản trị

văn phòng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ, hoặc từ các đề tài nghiên cứu của

74

các tác giả về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác tại một số công ty khác.

Như vậy, thông qua những cuốn sách giáo tr nh trên, nhân viên Phòng HC-NS

có thể tự hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trong

việc tổ chức chuyến đi công tác và các nhiệm vụ khác của Văn phòng.

Thứ tư, tham gia đ y đủ các buổi đào tạo của Công ty.

Các nhân viên sẽ rất khó hoàn thiện các kỹ năng và nâng cao nghiệp vụ

của m nh nếu không tham gia đ y đủ các buổi đào tạo của Công ty.

Những buổi đào tạo của Công ty sẽ cho các nhân viên những kiến thức

thực tế diễn ra hằng ngày xoay quanh các hoạt động của Công ty. Do vậy, đây

cũng là cơ hội để các nhân viên và cá nhân phụ trách đào tạo chia sẻ và đưa ra

những quan điểm trong công việc để mọi người cùng học hỏi và hỗ trợ cho

nhau. Đồng thời trong những buổi đào tạo người hướng dẫn phụ trách sẽ đưa

ra những t nh huống cụ thể để các nhân viên xử lý và rút kinh nghiệm từ

chính những t nh huống giả định đó. Bởi vậy, các buổi đào tạo cực kỳ quan

trọng, yêu c u các nhân viên phải tham gia đ y đủ để hoàn thiện các kỹ năng

và nâng cao các nghiệp vụ Văn phòng cho bản thân.

Như vậy, tự hoàn thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ là

yếu tố không thể thiếu để thực hiện tốt công việc được giao. Để cải thiện được

những hạn chế của m nh, các nhân viên HC-NS c n phải cải thiện và thay đổi

bản thân từ bên trong trước, tức là mỗi người phải có trách nhiệm với công

việc của m nh, từ đó tự chủ động để hoàn thiện những kỹ năng và nâng cao

chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng.

3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao

Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của m nh là yêu c u tiên quyết

của bất cứ nhân viên nào khi làm việc tại Công ty Cổ ph n Ominext. Tuy

nhiên việc thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ ở đây đòi hỏi yêu c u nhiều

hơn các Công ty khác.

75

Các nhân viên khi thực hiện công việc phải có trách nhiệm với công

việc và nhiệm vụ m nh đang làm. Khi thực hiện công việc c n trung thực, tập

trung, tỉ mỉ để đảm bảo tiến độ công việc. Trong quá tr nh thực hiện nếu xảy

ra những vấn đề khó giải quyết hoặc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của

m nh phải báo cho Trưởng phòng HC-NS để có phương án giải quyết.

Bên cạnh đó, để thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của m nh, các

nhân viên HC-NS c n tham mưu cho Trưởng phòng về những kế hoạch thực

hiện cụ thể. Trong quá tr nh thực hiện kế hoạch được giao nếu thấy công việc

nào chưa hợp lý, nên bày tỏ, chia sẻ khéo léo với Trưởng phòng, không được

tự ý quyết định, thay đổi nội dung công việc.

Ngoài ra, trong quá tr nh thực hiện chức năng, nhiệm vụ của m nh, các

nhân viên HC-NS cũng có nhiệm vụ hỗ trợ các nhân viên, các phòng ban khác

thực hiện công việc được giao. Trong trường hợp, hỗ trợ các công việc quan

trọng, khi chưa có quyết định chính thức từ cấp trên, các nhân viên Phòng

HC-NS c n xin ý kiến của Trưởng phòng trước khi hỗ trợ tránh ảnh hưởng

đến những công việc bản thân đang phụ trách. Khi thực hiện c n nhiệt t nh, tỉ

mỉ giống như nhiệm vụ chính của m nh.

Có thể nói, qua quá tr nh học hỏi và trau dồi kiến thức, tôi xin đưa ra

những giải pháp trên cho các nhân viên Phòng HC-NS. Hy vọng thông qua

những giải pháp này, các nhân viên Phòng HC-NS và Trưởng phòng, các cấp

quản lý của Công ty sẽ có những hướng đi đúng đắn để thực hiện tốt các công

việc của m nh. Đồng thời thúc đẩy động lực để các nhân viên cố gắng trên

con đường thăng tiến tại Công ty Cổ phẩn Ominext.

Như vậy, để có những giải pháp phù hợp trong việc nâng cao hoạt động

tổ chức chuyến đi công tác cho Văn phòng tại Công ty Cổ ph n Ominext, c n

phải xem xét dựa trên nhiều phương diện. Dù trên phương diện nào đi nữa

đều hướng đến một mục tiêu chung, đó là hoàn thành tốt công việc của Phòng

ban được Ban lãnh đạo giao phó. Do vậy, rất mong rằng những giải pháp trên

76

sẽ giúp Trưởng phòng HC-NS, các cấp quản lý, đặc biệt là các nhân viên

Phòng HC-NS sẽ không ngừng hoàn thiện kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ để

hoàn thành tốt mục tiêu chung của Công ty.

77

KẾT LUẬN

Qua quá tr nh nghiên cứu, t m hiểu và vận dụng kiến thức đã học, tôi đã

thực hiện đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng

Công ty Cổ phần Ominext”. Qua đề tài này, tôi đã làm nổi bật cơ sở lý luận

hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác của các

công ty. Bên cạnh đó, tôi đã đánh giá thực trạng, đồng thời đề ra một số giải

pháp cụ thể nhằm giải quyết vấn đề còn tồn đọng và nâng cao hoạt động tổ

chức các chuyến đi công tác cho Văn phòng tại Công ty Cổ ph n Ominext.

Trong quá tr nh thực hiện Đề tài, nhận thấy Văn phòng (Phòng HC-NS)

của Công ty Cổ ph n Ominext, đã thực hiện nhiệm vụ của m nh trong hoạt

động tổ chức chuyến đi công tác tương đối tốt. Tuy vậy vẫn còn một số

nghiệp vụ được thực hiện chưa được tốt. Với những giải pháp tôi đề xuất, tôi

mong rằng sẽ được Trưởng phòng, các cấp quản lý và các nhân viên Công ty

áp dụng và có những thay đổi tích cực, nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi

công tác của Công ty.

Có thể nói, qua đề tài, tôi hy vọng góp ph n nào kiến thức, nhiệt huyết

của bản thân, trong việc đóng góp cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động tổ

chức các chuyến đi công tác của Văn phòng tại Công ty, đồng thời giúp Công

ty Cổ ph n Ominext nh n nhận được ưu điểm và hạn chế của m nh để áp dụng

những giải pháp một cách phù hợp.

Trong quá tr nh thực hiện đề tài do những nguyên nhân khác nhau, đề

tài không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, mong nhận được những ý

kiến đóng góp từ th y cô để có thể xây dựng đề tài này ngày một hoàn thiện

hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

78

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Quyết định số 07/QĐ-OMN ngày 25 tháng 5 năm 2012 của Giám

đốc Công ty Cổ ph n Ominext về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

của Phòng Hành chính-Nhân sự.

DANH MỤC GIÁO TRÌNH

2. GS.TS. Nguyễn Thành Độ và công sự (2012), Giáo trình quản trị

văn phòng. NXB. Đại học Kinh tế Quốc dân.

3. PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự (2013), Quản trị học.

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.

4. TS. Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng.

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

DANH MỤC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

5. Dương Thị Hoa (2016), Công tác quản trị văn phòng tại công ty

Tham Khe Chàm.

6. Định Thị Thơm (2014), Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công

tác của cơ quan, tổ chức.

7. Hà Nguyễn Thúy Quỳnh (2011), Một số vấn đề cơ cấu tổ chức quản

lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam.

8. Hà Hữu Giáp (2016), Công tác quản trị văn phòng tại cục nghệ thuật

biểu diễn.

9. Phạm Thị Huyền (2013), Thực trạng và một số giải pháp nâng cao

hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng

Thành.

10. TS. Tạ Ngọc Hải – Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Phân loại và

đặc trưng cơ bản của tổ chức từ giác độ Khoa học tổ chức nhà nước.

79

DANH MỤC WEBSITE

11. Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại

và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải (2013), http://luanvan.co/luan-

van/tieu-luan-cong-tac-to-chuc-va-hoat-dong-van-phong-cua-cong-ty-thuong-

mai-va-san-xuat-vat-tu-thiet-bi-giao-thong-van-tai-46955/.

12. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng (2014),

https://kienthucxaydung.info/khai-niem-chuc-nang-nhiem-vu-cua-van-phong/

13. Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một

cuộc họp và một chuyến công tác cho cơ quan (2013),

http://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-quy-trinh-lap-ke-hoach-van-dung-thuc-

hien-ke-hoach-cho-mot-cuoc-hop-va-mot-chuyen-cong-tac-trong-co-quan-

8622/.

80

PHỤ LỤC

Phụ lục 1. Mẫu phiếu khảo sát dành cho các nhân viên Phòng HC-NS

tại Công ty Cổ ph n Ominext

PHIẾU KHẢO SÁT

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác

tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Xin chào anh/chị. Tôi là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng thuộc

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhằm góp ph n nâng cao hoạt động tổ chức

các chuyến đi công tác tại Văn phòng của các doanh nghiệp Việt Nam nói

chung và Công ty Cổ ph n Ominext nói riêng, tôi đã dành thời gian và tâm

huyết của m nh nghiên cứu Đề tài “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công

tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. Do đó, để Đề tài được hoàn

thiện một cách khách quan, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ từ anh/chị

nhân viên Văn phòng Công ty bằng cách tích vào đáp án mà các anh/chị cảm

thấy phù hợp nhất.

Sự giúp đỡ của anh/chị là cơ sở để tôi thực hiện và phát triển đề tài. Tôi

xin cam đoan bài khảo sát chỉ phục vụ trong việc nghiên cứu, anh/chị không

c n điền thông tin cá nhân vào phiếu.

Anh/chị chọn đáp án phù hợp theo những câu hỏi sau:

1. Theo anh/chị, hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty

có quan trọng không?

Có quan trọng B nh thường Không quan trọng

2. Mỗi năm Công ty có khoảng bao nhiêu chuyến đi Công tác?

Từ 50-100 chuyến đi công tác Hơn 100 chuyến đi công

tác

3. Nếu được chọn lựa thực hiện một trong hai công việc đó là:

“Tổ chức chuẩn bị chuyến đi công tác cho Công ty” và “Báo cáo thi

đua khen thưởng theo quý của các Phòng ban”, anh/chị mong muốn làm công

việc nào hơn? V sao?

Tổ chức chuyển bị chuyến đi công tác

Báo cáo thi đua khen thưởng theo quý của các Phòng ban

Ý kiến khác

V ...............................................................................................................

.............................................................................................................................

4. Theo anh/chị trong 3 hoạt động dưới đây, hoạt động nào khiến

anh/chị cảm thấy khó khăn nhất khi tổ chức chuyến đi công tác cho Công ty?

V sao?

Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác

Hoạt động của văn phòng trong chuyến đi công tác

Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác

5. Trong năm vừa qua, sau những chuyến đi công tác của Công ty, các

Trưởng phòng, Quản lý cấp cao và những người tham gia thường đánh giá

công tác chuẩn bị của Phòng HC-NS như thế nào?

Tốt

Ổn

Không tốt

Ý kiến khác

6. Anh/chị đã bao giờ bị Trưởng phòng, các Cấp quản lý hoặc người

tham gia chuyến đi công tác phê b nh, khiển trách trong quá tr nh chuẩn bi

chuyến đi công tác chưa? V sao?

Chưa bao giờ

Dưới 10 l n

Nhiều quá không nhớ hế

Ý kiến khác

V ...............................................................................................................

...........................................................................................................................

7. Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những công việc trong

chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?

Tốt

Tạm được

Không tốt

Ý kiến khác

8. Anh/chị cảm thấy bản thân đã thực hiện những nhiệm vụ được

Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp cao và

các nhân viên phòng ban khác của Công ty như thế nào?

Tốt

Tạm được

Không tốt

Ý kiến khác

9. Trong quá tr nh thực hiện các công việc được giao sau khi các

chuyến đi kết thúc, anh chị cảm thấy Phòng HC-NS chưa thực hiện tốt nhiệm

vụ nào? V sao?

Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh

diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban.

Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của CEO, các

cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên được giao nhiệm vụ đi công

tác

Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để

quyết toán

Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn

Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt

Nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt

Ý kiến khác

V ...............................................................................................................

.............................................................................................................................

Anh/chị có những đề xuất g để nâng cao hiệu quả tổ chức chuyến đi công tác

tại Công ty Cổ ph n Ominext?

...................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị, chúc anh/chị luôn gặp nhiều may mắn

và thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc của m nh tại Công ty

Cổ ph n Ominext!

Phụ lục 2. Mẫu phiếu khảo sát dành cho các nhân viên Phòng Maketing,

Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu và Phòng Kỹ thuật - Thiết kế sản phẩm

tại Công ty Cổ ph n Ominext

PHIẾU KHẢO SÁT

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác tại Văn phòng

Công ty Cổ phần Ominext

Xin chào anh/chị. Tôi là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng thuộc

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhằm góp ph n nâng cao hoạt động tổ chức

các chuyến đi công tác tại Văn phòng của các doanh nghiệp Việt Nam nói

chung và Công ty Cổ ph n Ominext nói riêng, tôi đã dành thời gian và tâm

huyết của m nh nghiên cứu Đề tài “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công

tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. Do đó, để Đề tài được hoàn

thiện một cách khách quan, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ từ anh/chị

nhân viên trong Công ty, bằng cách tích vào đáp án mà các anh/chị cảm thấy

phù hợp nhất.

Sự giúp đỡ của anh/chị là cơ sở để tôi thực hiện và phát triển đề tài. Tôi

xin cam đoan bài khảo sát chỉ phục vụ trong việc nghiên cứu, anh/chị không

c n điền thông tin cá nhân vào phiếu.

Anh/chị chọn đáp án phù hợp theo những câu hỏi sau:

1. Anh/chị đã từng tham gia các chuyến đi công tác của Công ty tổ

chức chưa?

Đã từng tham gia

Chưa từng tham gia

Ý kiến khác

2. Mỗi năm Công ty có khoảng bao nhiêu chuyến đi Công tác?

Từ 50-100 chuyến đi công tác Hơn 100 chuyến đi công

tác

3. Tại Công ty anh/chị đang làm việc, phòng ban nào trực tiếp chịu

trách nhiệm tổ chức chuyến đi công tác?

Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu

Phòng Maketing

Phòng Tài chính-Kế toán

Phòng Hành chính-Nhân sự

Phòng Kỹ thuật-Thiết kế sản phẩm

Tất cả các phòng ban

4. Anh/chị cảm thấy hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác của Phòng

HC-NS trong của năm vừa qua như thế nào?V sao?

Tốt

Tạm được

B nh thường

Có lúc tốt, có lúc không tốt

Không tốt

V ...............................................................................................................

.............................................................................................................................

5. Anh/chị cảm thấy Phòng HC-NS đã thực hiện những công việc trong

chuyến đi công tác của Công ty như thế nào?V sao?

Tốt

Tạm được

Không tốt

Ý kiến khác

V ...............................................................................................................

.............................................................................................................................

6. Anh/chị cảm thấy sau khi kết thúc chuyến đi công tác của Công ty,

Phòng HC-NS thực hiện đã thực hiên chưa tốt nhiệm vụ nào? V sao?

Tổng hợp báo cáo tóm tắt nhiệm vụ đã thực hiện trong quá tr nh

diễn ra chuyến đi công tác cho CEO và công bố trong buổi họp giao ban.

Lưu trữ giấy tờ, thủ tục vào hồ sơ chuyến đi công tác của CEO, các

cấp quản lý, các Trưởng phòng và các nhân viên được giao nhiệm vụ đi công

tác

Chuyển giao giấy tờ, hóa đơn cho Phòng Tài chính-Kế toán để

quyết toán

Liên hệ với đơn vị công tác, soạn thảo lời cảm ơn

Không nhiệm vụ nào hoàn thành tốt

Nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt

Ý kiến khác

V ...............................................................................................................

.............................................................................................................................

7. Anh/chị có những đề xuất g để nâng cao hiệu quả tổ chức chuyến đi

công tác tại Công ty Cổ ph n Ominext?

...................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị, chúc anh/chị luôn gặp nhiều may mắn

và thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc của m nh tại Công ty

Cổ ph n Ominext!

Phụ lục 3: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ ph n Ominext

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó Chủ tịch HĐQT

Phó Chủ tịch HĐQT

Ban Cố vấn

Phòng Maketing

Phòng Tài chính-Kế toán

Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu

Phòng Hành chính-Nhân sự

Phòng Kỹ thuật-Thiết kế sản phẩm

Phụ lục 4: H nh ảnh chuyến đi công tác ký kết hợp đồng của Công ty

Cổ ph n Ominext tại Trường Đại học Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh

Phụ lục 5: H nh ảnh chuyến đi công tác giới thiệu sản phẩm mới

của CEO Công ty Cổ ph n Ominext tại Nhật Bản