Xử lý không gian địa điểm cho tổ chức
sự kiện
Sự kiện của bạn không phải lúc nào cũng có một không gian hoàn hảo và
tiện nghi như ở khách sạn, đôi khi có những "bài toán" khá hóc búa cho bạn
như tổ chức một buổi tiệc sang trọng trong một nhà thi đấu hay trong hội
trường nhà khách ở một tỉnh xa, tổ chức tiệc cưới ở một bãi biển lộng gió
hay tổ chức động thổ ở một vùng đất còn ngập nước và sình lầy.
Event Channel xin chia sẻ một số kinh nghiệm xử lý các địa điểm tương đối
khó trong việc set up, trang trí để bạn có thể tự tin mang lại một không gian
hoàn hảo ở bất cứ nơi đâu.
Địa điểm hơi xập xệ
Tường nhà không còn mới, sàn nhà trầy xước, trần nhà nhìn khá thô kệch...
thế nhưng bạn cần có một không gian thật là sang trọng, huyền ảo hoặc hiện
đại cho Event sắp diễn ra. Bạn sẽ không kham nổi các khoản như sơn sửa lại
tường hay đóng la phông cho trần nhà, và cũng có thể không có thời gian để
làm việc đó, vậy bạn có thể sử dụng các vật liệu phủ mang tính dã chiến
như tường ván ép, vải, thảm trải sàn để xử lý không gian, kết hợp với việc
chiếu sáng và bài trí hợp lý, không gian chắc chắn không còn quá tệ nữa.
Hãy xem một vài ví dụ về cải tạo không gian tổ chức Event dưới đây để áp
dụng cho địa điểm của bạn.
Địa điểm có không gian quá rộng hay quá hẹp
Một số địa điểm có diện tích khá hẹp hoặc có trần khá thấp làm cho không
gian trở nên chật chội, khó tạo tâm lý thoải mái cho người tham dự. Bạn có
thể làm cho chúng có vẻ rộng ra bằng cách sử dụng màu trang trí sáng như
trắng, kem, sử dụng vật dụng trang trí làm cho trần nhà phân cấp, đỡ tạo cảm
giác "đóng hộp". Ngoài ra trang trí địa điểm bằng cây xanh và hoa sẽ làm
mềm mại không gian, tạo cho mọi người không khí thoải mái.
Ngược lại một số địa điểm lại có không gian quá rộng hoặc trần quá cao làm
cho không khí trở nên loãng. Với không gian rộng, có thể xử lý bằng các
vách ngăn hay backdrop di động giúp giới hạn lại không gian tổ chức. Với
không gian có trần cao, bạn có thể làm chúng có cảm giác thấp hơn bằng
những vật treo trang trí như lồng đèn, ô dù..
Khắc phục trần thấp bằng các dải voan trang trí
Địa điểm thiếu ánh sáng
Một số địa điểm trong nhà thường có tình trạng thiếu ánh sáng và việc chiếu
sáng phụ thuộc vào đèn. Để có đủ ánh sáng cho không gian, bạn có thể phải
sử dụng rất nhiều đèn công suất lớn, và sẽ thật khó xoay sở khi có vấn đề về
điện mà máy phát điện lại thiếu hay không đủ công suất.
Bạn hãy tìm một giải pháp chiếu sáng phù hợp, hạn chế sử dụng đèn công
suất cao sao cho không gian vừa mang tính huyền ảo, sang trọng lại vừa đảm
bảo đủ sáng cho các hoạt động, như vậy sẽ không bị quá tải về công suất
điện và bị phá sản các hoạt động nếu không may điện bị cúp và máy phát
điện không đủ công suất để phục vụ thắp sáng tất cả các bóng đèn. Ngoài ra
nên trang trí không gian với vật liệu sáng màu để có sự phản chiếu ánh sáng
tốt hơn.
Địa điểm không bằng phẳng
Việc này thường gặp ở các địa điểm phục vụ cho lễ khởi công, khánh thành,
động thổ, khi mà không gian còn rất sơ khai. Nếu địa điểm của bạn tương
đối gồ ghề, bạn có thể xem xét để xử lý bề mặt bằng máy ủi, xe hủ lô, rải
đá.. để làm bằng phẳng. Ngoài ra có thể dùng phương án kê pallet nhựa hay
pallet gỗ để nền sàn được bằng phẳng hơn, nên lưu ý là pallet gỗ có thể bị
ngấm nước nếu mặt bằng địa điểm có nhiều nước. Ngoài ra phải tính đến
phương án chống lún, thực tế có nhiều Event có hiện tượng nhà lều bị
nghiêng, sập vì các cột bị lún.
Địa điểm nhiều nắng gió
Một không gian ngoài trời đầy gió như bãi biển hay sân thượng sẽ thật là
lãng mạn cho một tiệc cưới hay một buổi tiệc tối. Tuy nhiên gió quá mạnh
có thể làm cho những vật dụng bạn set up như backdrop, standee, thậm chí
nhà lều, nhà bạt có nguy cơ bị gió thổi gãy đổ. Hoa trang trí cũng có thể bị
mất nước và héo đi nhanh chóng vì nắng và gió.
Vì vậy bạn cần chuẩn bị các phương án set up để hạn chế những điều này.
Backdrop, standee cần được đặt ở chiều không có gió thổi thẳng vào, nếu là
backdrop hiflex thì cần gia cố mặt phía sau để chống gió lốc thổi lật, ngoài
ra cần chèn vật nặng phía dưới chân backdrop, standee. Một số loại chân chữ
X có chỗ đổ nước vào dưới dân để giữ cho không bị gió thổi đổ, nên trang bị
loại này để chuyên dùng cho không gian ngoài trời