10 bí quyết để tổ chức thành công một sự
kiện.
Hàng năm, những chuyên gia marketing tiêu hơn 20 tỷ USD cho
các hoạt động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa
cho các sự kiện tập đoàn (corporate events), như hội nghị khách
hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này
không đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động này
mang lại.
Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều
kiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục
tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn
phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công.
Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, tôi đúc kết thành 10 nguyên lý
sau:
1. Sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động
marketing.
Sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là
hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh
thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị
trường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiện
thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể
gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến
dịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức,
nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là
hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà
hoạt động này có thể mang lại.
2. Sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix.
Luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt
thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ
marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác,
đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và
những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Do
đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện
kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của
thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh
không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh
nghiệp.
3. Xác định đúng đối tượng mục tiêu.
Một sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút
và những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là
khách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện,
bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là ai
và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải
xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn
muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm
sao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.
4. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.
Lập kế hoạch – lên ngân sách – xác định thước đo để đánh giá
hiệu quả – triển khai – đo lường. Đa số doanh nghiệp, khi lên kế
hoạch thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất
khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ dừng lại sau
khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo
lường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt động
marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng
không khó như người ta tưởng.