7 bước tăng hiệu quả cuộc họp
Thời gian là vàng bạc. Vậy nên, tập họp nhiều người
cùng ngồi lại là việc hao tốn tiền của nhất của doanh
nghiệp. Nhưng, mọi công ty trên toàn thế giới đều
phải họp hành. Vậy, vấn đề là tìm cách tối ưu hóa
cuộc họp để đáng với cái giá thời gian ta bỏ ra.
1. Nhất định phải họp?
Đặc biệt khi đó là cuộc họp định kỳ, thì càng phải đặt
câu hỏi: Ý nghĩa của cuộc họp là gì? Nội dung tiến
hành? Nếu mục tiêu là cập nhật hoạt động doanh
nghiệp trong thời gian qua cho toàn thể nhân viên thì
có thể sử dụng e-mail.
2. Xóa thói quen họp thứ Hai đầu tuần
Cuộc họp diễn ra theo kiểu “chẳng vì lý do gì, đầu
tuần thì phải gặp nhau” chỉ mang tính hình thức chứ
không đem lại hiệu quả thực tế.
3. Tổng kết cuối buổi họp
Cuối mỗi buổi họp, các thành viên dành 30 giây để
lặp lại phần việc mình sẽ đảm nhận. Hiệu quả: tránh
sót việc và nâng cao ý thức trách nhiệm.
4. Họp đứng
Mọi người tập họp trong phòng và cùng thảo luận với
tư thế đứng. Khi ngồi họp, mọi người có khuynh
hướng an nhàn, thư thả, nói đi nói lại một vài vấn đề
theo kiểu tường thuật. Họp đứng giúp tăng tính tích
cực, chủ động hành sự.
Courtney Holt, cựu lãnh đạo MTV và bây giờ là lãnh
đạo MySpace Music, ngợi khen họp đứng: “Tôi cố
gắng để mọi buổi họp, mà đặc biệt là những cuộc họp
đột xuất là họp đứng. Hiệu quả mà tiết kiệm thời
gian”. Những buổi họp đứng để bàn cách tháo gỡ vấn
đề hoặc thảo luận dự án thường kéo dài dưới 10
phút.
5. Xác định mục tiêu họp
Doanh nhân Brittany Ancell khuyên mọi người nên
bắt đầu buổi họp bằng câu hỏi: “Tại sao chúng ta
cùng ngồi lại đây? Chúng ta muốn hoàn thành điều
gì?”. Một trong những trách nhiệm quan trọng của
người lãnh đạo là lập ra mục tiêu của buổi họp.
6. Nghỉ ngơi giữa họp
Ngày xưa, khi đi học, sau mỗi 45 phút thì có có 5 phút
chuyển tiết. Đối với họp hành cũng nên như thế. Nếu
họp nhiều lần với các phòng ban và những cấp lãnh
đạo khác nhau, phải nghỉ giữa các cuộc họp. Nếu một
cuộc họp dài quá 1 tiếng, phải nghỉ 5, 10 phút mỗi
tiếng.
7. Chọn 3 giờ chiều thứ Ba. Theo khảo sát trực
tuyến LifeHacker 100.000 người, thì thời gian thích
hợp nhất là 3 giờ chiều thứ Ba. Dĩ nhiên, chưa có
kiểm chứng khoa học, nhưng đây là gợi ý doanh
nghiệp có thể cân nhắc.
