Bài 7: Hoạch định nguyên vật liệu và quản trị hàng dự tr
ữ
115
BÀI 7: HOẠCH ĐỊNH NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ
HÀNG DỰ TRỮ
Nội dung Mục tiêu
Thực chất, nội dung và vai trò của hàng
dự trữ.
Các phương pháp quản trị hàng dự trữ.
Thực chất của hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu.
Kỹ thuật lập kế hoạch nhu cầu nguyên
vật liệu.
Hiểu rõ về hoạt động dự trữ và lập kế hoạch
nguyên vật liệu.
Nắm rõ và có khả năng ứng dụng các
phương pháp và kỹ thuật quản trị hàng dự
trữ và lập kế hoạch nguyên vật liệu.
Thời lượng Hướng dẫn học
6 tiết.
Nắm rõ các công thức trong bài học.
Thực hành các bài tập ở cuối.
Tham khảo một số dạng bài tập khác có
liên quan tới bài học.
Bài 7: Hoạch định nguyên vật liệu và quản trị hàng dự tr
ữ
116
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống: Lựa chọn sản xuất
Doanh nghiệp Hồng Hà sản xuất các loại bàn ghế theo các đơn đặt hàng của khách hàng. Do
hạn chế bởi diện tích nhà xưởng, nhà kho trong khi sản phẩm của công ty khá đa dạng về
chủng loại nên công ty có chính sách sản xuất đúng thời điểm.
Hiện nay công ty đang nhận được một đơn đặt hàng sản xuất 1.000 chiếc bàn và phải trả hàng
cho khách hàng trong vòng 3 tháng nữa. Dưới đây là mô phỏng về kết cấu của chiếc bàn, thời
gian sản xuất các chi tiết.
Câu hỏi
Bạn sẽ có quyết định như thế nào về thời gian sản xuất sao cho vẫn cung ứng kịp thời nhưng có
chi phí dự trữ thấp nhất?
F – Chân bàn (4)
3 tuần
D – Thanh giằng ngắn (2)
3 tuần
X – Chiếc bàn
1 tuần
E – Thanh giằng dài (2)
5 tuần
C – Mặt bàn (1)
3 tuần
B – Lắp ráp khung (1)
1 tuần
Bài 7: Hoạch định nguyên vật liệu và quản trị hàng dự tr
ữ
117
7.1. Hoạch định nguyên vật liệu
7.1.1. Thực chất và vai trò của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
7.1.1.1. Khái niệm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với một
doanh nghiệp. Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu sẽ góp
phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định,
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm
và là biện pháp quan trọng giảm chi phí sản xuất, hạ
giá thành sản phẩm.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt các doanh
nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm thì việc xác
định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu ảnh hưởng rất
nhiều đến chi phí sản xuất. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số
lượng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau,
thêm vào đó, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau là
khác nhau. Vì vậy, việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng
và thời điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán sao
cho nguyên vật liệu phải đầy đủ, kịp thời với chi phí nhỏ nhất.
Trong quản trị hàng dự trữ người ta thường hay nói đến 2 dạng nhu cầu đó là nhu cầu
độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối
cùng hoặc các chi tiết, bộ phận khách hàng đặt, nó được xác định thông qua công tác
dự báo hoặc dựa trên những đơn hàng. Trong khi đó, nhu cầu phụ thuộc là những nhu
cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán từ quá trình phân tích sản phẩm
thành các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu. Vì vậy việc hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu chính là việc lập kế hoạch đối với nhu cầu phụ thuộc.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất được
xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng
lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định lượng dự trữ
nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều, nhưng khi cần
sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối
với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu.
Người ta sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên
vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính
vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp
thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác chặt chẽ và theo dõi các loại
vật tư, nguyên liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc
tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số
lượng và thời điểm cần đáp ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tỏ
ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang
các lĩnh vực hoạt động khác của doanh nghiệp.
Bài 7: Hoạch định nguyên vật liệu và quản trị hàng dự tr
ữ
118
Một số phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính chủ yếu là:
o MRP (Material Requirement Planning) hay còn gọi là MRP I mục đích là lập
kế hoạch sản xuất không xét đến năng lực sản xuất, coi năng lực sản xuất của
doanh nghiệp là vô hạn.
o MRP II (Material Resource Planning) ra đời cuối những năm 70 trên cơ sở
MRP I có điều chỉnh bằng cách đưa biến số năng lực sản xuất của doanh
nghiệp vào mô hình.
o MRP III: phát triển MRP II bằng cách đưa ra những chương trình phần mềm
chuyên dụng cho một số loại hình doanh nghiệp với mục đích kiểm soát tòan
bộ các nguồn lực của doanh nghiệp trong kế hoạch hóa sản xuất.
Qua ứng dụng và triển khai thực tế người ta thấy được những lợi ích của MRP như sau:
o Đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu đúng thời điểm, khối lượng và giảm thời gian
chờ đợi.
o Giảm thiểu lượng dự trữ mà không làm ảnh hưởng đến mức độ đáp ứng và
phục vụ khách hàng.
o Nâng cao khả năng sử dụng một cách tối ưu các phương tiện vật chất và lao động.
o Tạo sự thỏa mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.
o Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát
huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
o Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
7.1.1.2. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đem lại lợi ích rất
lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình chế
biến, mặt khác nó duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu
nguyên vật liệu đúng thời điểm.
Để MRP có hiệu quả cần thực hiện những yêu cầu và
điều kiện sau:
Có chương trình phần mềm MRP và đủ hệ thống
máy tính để tính toán và lưu trữ thông tin;
Đào tạo cho đội ngũ cán bộ hiểu rõ về MRP và có khả năng ứng dụng được nó;
Nắm vững lịch trình sản xuất, đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật về lịch trình
sản xuất. Lịch trình sản xuất cho biết thời điểm, khối lượng và chủng loại sản
phẩm hoặc chi tiết cuối cùng cần có. Số liệu này có thể lấy từ các đơn đặt hàng, dự
báo hoặc yêu cầu của kho hàng để dự trữ theo mùa vụ;
Có hệ thống danh mục nguyên vật liệu. Bảng danh mục nguyên vật liệu là danh
sách của tất cả các bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu để tạo ra một sản phẩm hoặc
chi tiết cuối cùng. Mỗi loại sản phẩm sẽ có bảng danh mục nguyên vật liệu riêng;
Có hệ thống hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu hoàn chỉnh. Đây là hồ sơ lưu trữ những
thông tin về tình hình chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu như tổng nhu cầu, lượng
tiếp nhận theo tiến độ và dự trữ sẵn có. Ngoài ra còn có những thông tin về nhà
cung ứng, thời gian thực hiện đơn hàng và kích cỡ lô hàng, những đơn hàng bị huỷ
Bài 7: Hoạch định nguyên vật liệu và quản trị hàng dự tr
ữ
119
và những sự cố khác… Cũng giống như danh mục nguyên vật liệu, hồ sơ dự trữ
nguyên vật liệu luôn được điều chỉnh và cập nhật chẳng hạn như những thay đổi
về dự trữ sẵn có, thời gian thực hiện, thời hạn hoàn thành;
Phải đảm bảo chính xác về báo cáo hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần đảm bảo các
báo cáo tồn kho phải chính xác vì đó là yếu tố quyết định việc hoạch định lượng
nguyên vật liệu chính xác;
Biết thời gian cần thiết để cung ứng hoặc sản xuất nguyên vật liệu và phân bổ thời
gian cho mỗi bộ phận cấu thành. Các nhà quản trị cần nắm vững thời điểm người
tiêu dùng cần sản phẩm. Từ thời điểm đó nhà quản trị phải xác định được thời gian
chờ đợi, di chuyển, sắp xếp, chuẩn bị và thực hiện cho mỗi bộ phận cấu thành sản
phẩm. Sau đó tính toán và phân bổ thời gian phát lệnh sản xuất hoặc cung ứng để
kịp trả hàng đúng tiến độ.
7.1.2. Phương pháp MRP trong hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịch trình sản xuất đối với nhu cầu độc lập (sản phẩm
cuối cùng) sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu
cần thiết trong những giai đoạn khác nhau. MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong
từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm trong mối quan hệ chặt chẽ với lượng dự trữ
hiện có và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với
từng loại chi tiết, bộ phận đó. MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản
xuất, đơn đặt hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này được phân
tích trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho tới khi
rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xưởng một sản phẩm trong
một ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua nguyên
vật liệu, linh kiện bên ngoài trước một thời hạn nhất định.
Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Phân tích cấu trúc sản phẩm
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được tiến
hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu về sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách
hàng đặt. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc dựa trên
những đơn hàng. Nhu cầu phụ thuộc là những nhu
cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán
từ các quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ
phận, chi tiết và nguyên vật liệu. Để tính tổng nhu
cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của
sản phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử
dụng kết cấu hình cây của sản phẩm. Mỗi hạng
mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi
tiết bộ phận cấu thành sản phẩm. Sử dụng kết cấu
hình cây có những đặc điểm sau:
o Cấp 0 là cấp ứng với sản phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu
tạo của bộ phận là ta lại chuyển từ cấp i sang cấp i + 1.
o Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa hai bộ phận
trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và bộ phận