Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Quản trị hệ thống thông tin

Chương 1V

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ộ

N i dung chính

ồ ự

ả

ị

I. Qu n tr các ngu n l c thông tin.

ổ ứ

ộ ệ ố

II. T ch c các ch c n

ứ ăng trong m t h th ng

doanh nghi p.ệ

ế

ạ

ậ

ế ệ ố

III. L p k ho ch và tái thi

t h th ng thông tin.

ở

ợ ừ ệ ố

ữ IV. Nh ng ng

ư i hờ ư ng l

h th ng thông

i t

tin

ệ ố

ể

V. Các h th ng thông tin tiêu bi u.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

Ồ Ự

Ả

Ị

I. QU N TR CÁC NGU N L C THÔNG TIN:

ậ

ẫ

1) D n nh p:

ố

các công ty, xí nghi p s n xu t kinh doanh mu n thành ặ

ạ

ố

t và

ệ ả i trong th tr ả

ệ ị ư ng c nh tranh kh c li ạ

ữ

ụ

ấ ờ ố ồ ạ ỏ đòi h i ph i hoàn thành nh ng m c tiêu dài h n. ữ

ệ

ả ứ ăng c t t

ợ ủ ổ ứ ủ ổ ứ

công ho c mu n t n t ầ toàn c u hoá ỗ ợ ữ ấ Vi c cung c p nh ng thông tin h u ích cho ban qu n lý và h tr ế tham mưu k ho ch chi n l ố ử ế ư c c a t ạ ố ớ ự ủ đ i v i s thành công c a t c a HTTT

ch c là ch c n ch c.

ế

2) Làm th nào

ể ộ ổ ứ

ệ ử ụ ả đ qu n lý vi c s d ng thông tin: ờ ộ ch c, m t HTTT th

ụ ụ ư ng ph c v hai ch c n

ứ ăng

Trong m t t

ả ả

ệ

ệ ố ộ đ ng trong h th ng tác nghi p

ủ

ả

ộ

quan tr ng ọ Ph n nh và giám sát các hành HTTT h tr tham m ỗ ợ

ưu các ho t ạ đ ng c a ban qu n lý

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ả ả

ệ

ộ

a) HTTT ph n nh và giám sát các hành

ệ ố đ ng trong h th ng tác nghi p

ệ ụ

ử

ậ

ồ

ệ ụ ằ b ng cách ghi nh n các nghi p v kinh doanh r i cho x lý các nghi p v

ệ ụ

ự

ế

ả

ố

này và cu i cùng báo cáo k t qu . Ch c n

ứ ăng này d a trên các nghi p v và

ụ ề thiên v tác v .

ử

ủ

ặ

VD: Trong HTTT x lý các

ẽ đơn đ t hàng c a khách hàng, HT này s

ổ ữ

ụ ệ

ằ

ậ

ớ ghi s nh ng v vi c buôn bán v i khách hàng b ng cách nh t tu

ụ

ợ

ậ

các t p tin Tiêu th (Sales), T p tin Công n khách hàng (Accounts

ế

ấ

ố

ồ

ậ

Received) và t p tin T n kho (Inventory) và cu i cùng k t xu t

ữ

ậ

nh ng hoá

đơn bán hàng, nh t ký bán hàng (Sales journal) và các

ụ

ổ

ế

ả b ng t ng k t tiêu th (sales summary)

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ủ

ệ

ả

ộ

ưu các ho t ạ đ ng c a ban qu n lý bao g m vi c làm

ỗ ợ ả

ử ụ

ằ

ớ

ị

b) HTTT h tr tham m các quy t ế đ nh qu n lý b ng cách s d ng các thông tin v i các m c

ồ ụ đích:

ệ ệ + Giám sát các thao tác hi n hành ể ữ ữ đ gi v ng doanh nghi p.

ả ầ ế ả ồ VD: các nhà qu n lý c n bi t hàng t n kho (do bên s n xu t ấ đưa qua) có đ s l ủ ố ư ng ợ đ ể

ả ầ ủ tho mãn nhu c u mua c a khách hàng hay không?

ữ ế ạ ả + Đ t nh ng k t qu làm hài lòng ố ớ ấ ả đ i v i t t c các ố đ i tác (nh ư khách hàng, c ổ đông, . .

ờ ụ ế ẩ ợ VD: Thông tin có th ể đo lư ng cách đ t ạ đ n m c tiêu liên quan ế đ n ch t l ả ấ ư ng s n ph m,

ề ợ ộ ị giao hàng k p th i, l ờ ư ng ti n m t l ặ ưu đ ng và lãi kinh doanh.

ữ ậ ớ ờ ố ắ ộ + Nh n ra nh ng xu h ư ng trong môi tr ư ng mà t ổ ứ đang ho t ạ đ ng và c g ng ch c

ờ ớ ị ớ thích nghi k p th i v i các xu h ư ng này.

ặ ỏ ấ ả ờ VD: Ban lãnh đ o thạ ư ng ờ đ t ra câu h i nh ư: “ Ph i m t bao nhiêu th i gian đ ể đưa ra th ị

ộ ả ủ ạ ẩ ặ ờ ớ ố ấ ủ ả trư ng m t s n ph m m i so v i ớ đ i th c nh tranh?” ho c “Đ ơn giá s n xu t c a ta so

ủ ạ ế ố v i ớ đ i th c nh tranh th nào?”

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ợ 3) Ch t lấ ư ng thông tin:

ấ ữ

ỗ ợ

ữ

ế

ấ

ố

• Mu n cung c p nh ng k t xu t h u ích h tr tham m

ưu

ử ụ

ợ

ả các nhà qu n lý và các

đ i tố ư ng s d ng thông tin khác,

ữ ệ ồ

ậ

ả

ộ

ổ

m t HTTT ph i lo thu th p d li u r i bi n

ế đ i chúng

ữ

ọ

thành nh ng thông tin quan tr ng và mang tính ch t l

ấ ư ng ợ

cao.

ữ

ầ

ả

ấ

• Nh ng thông tin này c n ph i tho mãn các tính ch t sau: ả

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ắ

ả

là thông tin ph i sâu s c và có ý nghĩa,

đư c ợ

ệ ự ộ ấ

ị

ể

ấ

ắ

ờ đúng đ n, nh t quán và có th dùng l

ạ đư c.ợ

ệ

ợ

là thông tin đư c cung c p

ấ đ y ầ đ thông qua vi c

ồ ự

ấ

ế

• Tính hi u l c (effectiveness): cung c p m t cách k p th i, • Tính hi u qu (efficiency): ả i

ệ ử ụ s d ng t

ố ưu các ngu n l c (n

ăng su t cao nh t và kinh t

ủ ấ nh t)

ệ

ả

ỉ ạ là b o v thông tin nh y c m không cho rò r

ộ

ầ

ả

ủ

là thông tin c n ph i chính xác,

đ y ầ đ và h p l

ợ ệ .

ồ ự

ả

ợ

• Tính bí m t (confidentiality): ậ ấ ợ m t cách b t h p pháp. • Tính toàn v n (Integrity): ẹ • Tính s n sàng ẵ

là ngu n l c thông tin

đư c b o toàn khi c n

ầ đ n ế

ề

đáp ng:ứ ợ

ẵ luôn có s n và dùng

đư c li n.

ủ

ả

ị

• Tính tuân th (compliance): ủ

là thông tin ph i tuân th các quy

ụ ự

ủ

ủ ơ đ nh c a c ợ ị đ nh h p

ữ

ậ ề quan chính quy n, c a pháp lu t và các nghĩa v d a trên các quy ồ đ ng (nh ng tiêu chí kinh doanh)

ả

ả ố ớ

ệ ủ

• Tính kh tín (Reliability): đ i v i ho t

ộ ờ ử ụ

ệ

ữ

ủ

ề

ằ

ấ Là thông tin cung c p cho ban qu n lý ph i thích ủ ể ằ ạ đ ng tác nghi p c a ch th b ng các báo cáo tài chính cho ư i s d ng thông tin tài chính l n vi c cung c p thông tin cho ẫ ủ ị đ nh c a pháp

ấ ơ quan chính quy n b ng cách tuân th nh ng quy

ng ứ ữ nh ng ng ữ nh ng c lu t.ậ

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ợ

ủ

ổ 4) Phí t n và l

i ích c a thông tin

ữ

ả

ợ

ạ

ệ ả

ệ

• Ta ph i b o

i ích

đem l

i do vi c c i thi n ch t l

ấ ư ng ợ

ỏ

ả ả đ m là nh ng l ợ thông tin ph i vả ư t quá chi phí b ra.

ờ

ộ

ợ

• Trong th c t

đo lư ng m t cách chính xác l

i ích cũng

ự ế ư ng khó lòng ổ ủ

như phí t n c a thông tin.

ặ ớ

ữ

ệ

• Chúng ta cũng ph i ả đ i m t v i nh ng khó kh ố

ăn trong vi c xác

ị đ nh khi

ả

ợ

ự nào th c hi n

ặ ệ đư c và/ho c kh thi vi c

ệ đo lư ng ờ

ổ ể đ cho thi công b

ủ ụ

ữ

ể

ộ ộ sung nh ng th t c ki m tra n i b .

ủ ụ

ể

ẽ

ỗ

ố

ổ

ộ

ợ

• M i th t c ki m tra mu n thêm vào s có m t phí t n cũng nh

ư l

ể

ầ

ệ

tăng d n nên ph i

ả đư c ợ đánh giá đ xác

ị đ nh li u xem có nên

i ích đưa vào th ủ

ể

ụ t c ki m tra nào

đó hay không.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ữ

ắ

ấ

5) Xung kh c gi a các tính ch t thông tin:

ế

ấ ả

ấ

• H u nh ầ

ố ớ

ợ

ứ

ộ

thông tin. Trong th c t

ứ ố đa cho t ệ ăng m c cho m t ch t l

t c các tính ch t ấ ư ng ợ

ẽ

ư khó lòng cùng lúc ta có th ể đ t ạ đ n m c t ấ ư ng, vi c t ự ế đ i v i vài ch t l ợ ấ ư ng kia. ứ ệ

ả này s kéo theo vi c gi m m c cho môt ch t l

ố

ợ

ộ

ị

• Trong m t trộ ư ng h p, mu n có ờ

ể ế đ nh có th

ỏ

ả

ụ

ệ

đư c toàn b thông tin cho m t quy t ớ

ấ ả

ệ ử ụ đòi h i ph i trì hoãn vi c s d ng thông tin này cho t

i khi t

ờ ủ

ệ ớ

ự

ệ

ể

ợ

ị

t c các nghi p v liên đư c th c hi n. Vi c trì hoãn này có th hy sinh tính k p th i c a

ị ế đ nh

i quy t

h t

thông tin.

• Ví d : ụ

ố

ị

ấ ả

ự

ệ

ợ

ộ

Mu n xác

đ nh t

t c hàng g i

ử đi s ẽ đư c th c hi n trong tháng 11, m t doanh

ể

ệ

ả

ờ

ớ

ể

ắ

ớ

nghi p có th ph i ch cho t

i vài ngày trong tháng 12 m i có th ch c ch n là

ấ ả

ế

ổ

ợ

t c các chuy n hàng

đã đư c ghi vào s cái.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ố ớ

ợ

6) Quy t ế đ nh

ị ưu tiên đ i v i ch t l

ấ ư ng thông tin:

Trong nhöõng tröôøng hôïp coù xung khaéc giöõa caùc tính chaát

cuûa thoâng tin, ta coù theå ñònh nghóa moät thöù töï öu tieân ñeå

thieát laäp söï quan troïng töông ñoái cuûa moãi tính chaát. Chaúng

haïn, ta coù theå quyeát ñònh tính chính xaùc laø quan troïng nhaát

treân baát cöù tính chaát naøo. Hoaëc ta coù theå nhaán maïnh laø

tính kòp thôøi phaûi ñaït ñöôïc cho duø phaûi hy sinh tính chính xaùc.

Ví d u ï:

Trö ô û n g p h o ø n g t ie á p t h ò m u o á n b ie á t n h a n h t a ù c ñ o ä n g c u û a

c h ie á n d ò c h q u a û n g c a ù o m ô ù i n h ö t h e á n a ø o b a è n g c a ù c h

k ie å m t ra t ie â u t h u ï t a ïi v a ø i v u ø n g la õ n h t h o å ñ e å b ie á t s ô ù m

n h ö õ n g c h æ b a ù o , n e â n t h o â n g t in n a ø y c o ù t h e å la ø k ip t h ô ø i,

n h ö n g v ì t h u t h a ä p n h a n h v a ø h ô i h o à ñ o à n e â n ñ o ä k h a û t ín b ò

h a ïn c h e á .

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

Ệ

Ố

Ổ

Ứ

II. T CH C CÁC CH C NĂNG H TH NG THÔNG TIN

Ộ

Ệ

TRONG M T DOANH NGHI P:

ề

ệ

ạ

ổ ứ

ệ ố

• Vì có nhi u lo i hình doanh nghi p, nên cũng có nhi u cách t

ch c ch c n

ứ ăng h th ng

thông tin.

ộ

ể

• Trong m t doanh nghi p

ệ đi n hình, ch c n

ứ ăng HTTT (ISF – Information System Funtion)

ể

ủ ổ ứ

ề

là phòng ban lo tri n khai và

ộ đi u hành m t HTTT c a t

ch c.

ể

ủ ụ

ự

ệ

ẳ

ạ

ăng đi n hình (phòng

ồ đi n toán ch ng h n) bao g m nhân s , th t c và thi

ế ị t b

ợ ọ

ặ

• Ch c nứ thư ng ờ

ầ ứ

ệ ố

ế ị

ệ

ầ

ộ

ị

đu c g i là Information Services Department, IT Department, ho c Data Processing ủ ạ đ ng c a các thi

t b ph n c ng, h th ng ph n

ữ ữ ệ

ề

ạ

ớ

Department ch u trách nhi m duy trì ho t ư i máy tính và l

m m, m ng l

ưu tr d li u.

ể

ứ

ậ

ấ

ộ

ổ

• Ch c nứ

ăng HTTT đi n hình

ợ đư c t

ể ủ

ề

ớ

ủ ch c theo c u trúc c a m t HTTT t p trung ộ ề đi u khi n c a m t ư i quy n ặ

ợ ọ

ệ

ở

(Centralized IS Structure) trong đó ch c nứ ăng HTTT n m dằ Trư ng phòng

đi n toán (còn

đư c g i là Chief Information Officer ho c CIO).

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ồ ờ ệ ệ Phòng đi n toán th ư ng g m các chuyên viên công ngh thông tin nh ư l p ậ

ệ ố ế ế ệ ố ở trình viên, phân tích viên h th ng, k s ỹ ư thi t k h th ng, tr ư ng phòng

ệ đi n toán, . . .

ờ ử ụ

ổ ứ T ch c Ban lãnh đ oạ Các ngư i s d ng chính (phòng ban nhà máy) ệ Phòng Đi n Toán

ệ ở đi n toán

ế ế ệ ố t k h th ng ở ơ s CNTT ậ

ả ở ữ ệ ơ s d li u

ữ ữ ệ ạ ầ H t ng c ầ ứ Ph n c ng ề ầ Ph n m m M ng ạ Lưu tr d li u Các chuyên viên HTTT Trư ng phòng Phân tích viên K sỹ ư thi L p trình viên Chuyên viên m ngạ ị Qu n tr viên c Nhân viên hành chánh v.v . . .

ệ ị ụ Hình 42. Các d ch v công ngh thông tin

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ồ ấ

ổ ứ

ệ

ộ

ch c qu n lý trong m t doanh nghi p

Sơ đ c u trúc sau có HTTT phát tri n

ả ả cho t ộ ể ở ứ đ trung bình khá.

đây mô t m c

ở

ệ

Trư ng phòng

đi n toán

ộ ậ B ph n

ệ

t ế

ộ ậ B ph n ậ V n hành

ộ ậ B ph n ả Qu n lý tài li u

Phân tích và thi kế

ộ ậ B ph n ữ ả Qu n lý d li uệ

ể

ộ ậ B ph n ậ L p trình

ộ ậ B ph n ậ ệ Nh p li u

ộ ậ B ph n ố Ki m soát & phân ph i

ử ủ ồ ệ Hình 42. Sơ đ phân chia trách nhi m c a HT x lý Thông tin

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

Trong đó:

ở

ệ

ị

Trư ng phòng

đi n toán(chief information officer – CIO)

: ch u trách

ạ

ệ

ế

ự

ể

ạ

ắ

ạ

ệ

ự

ề

ể

ậ

ở

ở ậ

ấ

ở

nhi m v trư ng nhóm c

ư ng nhóm thông tin liên l c và tr

ơ s v t ch t, tr

ệ ố

ả

ờ

ồ

nhi m xây d ng có k ho ch phát tri n HTTT ng n h n và dài h n, có ư ng d án, ụ đi u khi n các toán l p trình viên, phân tích viên, tr ư ng ở ạ ở ề ệ đi u hành

ăn phòng (đ ng th i qu n lý các tác nghi p

nhóm h th ng v

ệ

ậ

ộ

máy tính và đ i ngũ nhân viên nh p li u).

ề ổ ứ

ệ ử ụ

ủ

Trong nhi u t

ổ ứ

ệ

ờ

ở

ị

đi n toán là ng

ch c. Tr

ự ế ừ

ệ ch c, vai trò c a CIO là theo dõi vi c s d ng công ngh ư i ch u ư ng phòng ấ

ệ

ạ

ụ thông tin áp d ng lên toàn t ự ỉ đ o tr c ti p t s ch

ạ đ o cao nh t trong doanh nghi p.

lãnh

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ậ

ộ

ệ ố

ộ

B ph n phân tích và thi

t k h th ng

ế ố

ế

ế ế ệ ố : phân tích ho t ạ đ ng h th ng thông tin ứ

ộ ệ ố

ạ ớ

ụ

ấ

ố

làm th nào k t n i các ng d ng l

i v i nhau thành m t h th ng th ng nh t,

ệ

ế ế ệ ố

ớ ậ

ế ế

ế

đánh giá HTTT hi n hành, thi

t k h th ng m i, l p các thi

t k chi ti

t cho

ệ ậ

vi c l p trình.

ộ

ồ

ữ

ậ ề ậ

ệ

ỹ

ậ ậ B ph n l p trình

ồ

ủ

ầ

ồ

ỉ

ị

ự xây d ng s

ụ : g m nh ng chuyên viên k thu t v l p trình có nhi m v ương trình (g m các ch th ph n

ương trình, vi

t chế

ơ đ logic c a ch ộ

ự

ữ

ề

ử

m m máy tính d a theo m t ngôn ng nào

ỉ đó)ù, ch nh s a ch

ương trình.

ộ

ậ

ệ

ể

ề

ậ

ố

ố : V n hành h th ng máy tính và

ệ ố

ờ ậ

ữ

ậ

ồ

B ph n v n hành h th ng chương trình. Nh ng ng

đi u khi n ư i v n hành h th ng bao g m các nhân viên v n hành

ế ị

ầ ứ

ệ ố

ề

ế

các thi

t b ph n c ng máy tính,

ạ đi u hành h th ng m ng máy tính và các thi

ạ

ị

b ngo i vi khác.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ể ế ậ ậ ộ ồ B ph n nh p d li u ậ ữ ệ ậ ữ ệ : g m các nhân viên nh p d li u, k toán viên, th m chí có th là

ờ ử ụ ệ ố ặ ế ị ngư i s d ng bên ngoài h th ng ho c các thi ậ t b nh p li u t ệ ự đ ng.ộ

ệ ề ệ ả ậ ộ ọ ị ả B ph n qu n lý tài li u ệ : ch u trách nhi m qu n lý m i tài li u v HTTT nh ư tài li u ệ

ể ệ ệ ả ả ả ồ ệ ố phát tri n h th ng, các ch ương trình ngu n. Qu n lý tài li u nh m ằ đ m b o các tài li u

ệ ế ợ này ch ỉ đư c phân ph i ố đ n các nhân viên có trách nhi m liên quan.

ữ ệ ể ậ ộ ố ề ữ ệ ệ ị B ph n ki m soát d li u và phân ph i thông tin : ch u trách nhi m chung v d li u

ử ể ằ ợ ế ố ệ ử nh n ậ đư c thông qua x lý b ng máy tính, ki m tra, ố đ i chi u s li u sau khi x lý và

ể ố ớ ế ậ ki m tra thông tin ầ đ u ra tr ư c khi phân ph i báo cáo đ n các n ơi nh n thông tin.

ậ ả ộ ế ế ộ ả B ph n qu n lý c ơ s d li u ở ữ ệ : thi t k n i dung và t ở ữ ệ ổ ứ ơ s d li u, qu n lý ch c c

ử ụ ệ ề ậ ữ ệ quy n thâm nh p vào d li u và s d ng tài li u.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ệ

ờ ử ụ

ố

ữ ạ đ i di n cho nh ng phòng ban

Ngư i s d ng cu i cùng(users):

ằ

ữ

ệ

ả

ở

nhà máy n m ngoài phòng

đi n toán th h

ụ ư ng nh ng thành qu các

ứ

ụ

ệ

ể

ờ ử ụ

ố

ng d ng mà phòng

đi n toán

đã tri n khai. Các ng

ư i s d ng cu i

ữ ộ

ệ

ế ế

ể

cùng gi

ấ ớ m t vai trò r t l n trong vi c thi

ệ t k và tri n khai các các h

ố

th ng thông tin.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

Ế

Ế ế

Ậ ậ

ạ

Ạ III. L P K HO CH VÀ TÁI THI T HTTT: 1) L p k ho ch:

ộ

ậ

ế

ương lai c a ủ

ạ

ệ

ụ đích đã xác đ nh. ế

ương trình cho ho t ạ đ ng t ị ệ ậ

ự ế L p k ho ch là d ki n và lên ch ạ ớ đi m ể đ t t i các m c ấ ủ ổ ứ

ưng cao nh t c a t

ữ

ọ ự

ố ỡ ẫ ớ

ệ

ể ự

ợ

ợ đư c th c hi n ự ộ ư m t quá trình ị ế đ nh, bao i các quy t đó

ề ệ đi u gì

ấ đ th c hi n

ệ

ợ

ả

ỗ

ị đ nh và hình thành rõ ràng các chính sách cho ế đư c mình ph i làm gì vào m i lúc và bao t

ạ

ị

ở

ệ ả

ế đ nh các đ o doanh nghi p quy t ộ ụ

ợ

ệ đi u ki n m tín ệ ưng vi c xác đư c cho các khách hàng,

ạ

ợ

ị

ệ ậ

ớ ả đi trư c vi c l p

ở ọ ấ

ế

ạ ổ ứ ch c, trên quan t Là ch c nứ ăng đ c trặ ch c, vi c l p k ho ch ủ ọ ầ bên trong các phòng ban và các đơn v ị đ m i t m c , gi ng nh liên t c ụ đ ch n l a gi a các kh n ả ăng khác nhau d n t ể ương ti n thích h p nh t ồ g m vi c tìm ra các ph ộ ổ ứ Trong m t t ch c, vi c xác ờ ư i có trách nhi m bi ừ phép t ng ng ờ thì làm. gi ề ạ ỗ ẳ Ch ng h n, m i khi lãnh ụ ộ đó không ph i là m t chính sách nh d ng cho m t khách hàng thì ụ ể ở ệ ề ị đ m tín d ng áp d ng đi u ki n chung đ nh nh ng ể đư c xem là chính sách. thì l ụ ương trình và ngân sách

ệ ấ đ nh các m c tiêu và hình thành ra chính sách ph i ậ ủ ổ ứ ch c.

ữ i có th Vi c n ạ k ho ch, ch

m i c p b c c a t

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ớ

ị đ nh ra tr

ộ ư c m t hành

ộ đ ng,

đư c ợ đ c trặ

ưng b i ở

ế ố

ạ ộ ế M t k ho ch, xác : ba y u t

ự

i tớ ương lai: bao g m m t hành

ộ đ ng và bao hàm s can ế

ồ ả

ệ

ạ

ả

Liên quan t ệ ủ thi p c a con ng

ộ ự ư i ờ đ ể đ m b o th c hi n k ho ch.

ụ

ệ

ương trình: là vi c áp d ng các nguyên t c

ụ

ợ ố

ề

ạ

ỗ ớ

ự

ệ

ẫ

ắ đã i chớ Liên quan t đư c xác ộ ị đ nh thông qua các m c tiêu và chính sách vào m t tình ạ đ ng ộ ương trình đ u là m t lo t các ho t ụ ể hu ng c th . M i ch ặ đư cï ợ đ t ra

đ hể ư ng d n th c hi n hành

ộ đ ng.ộ

ữ

ợ

ề

ồ ư ng v ngu n tài nguyên ệ đã lên chương trình và đ ể

ả

ớ ư c lớ Liên quan t i ngân sách: là nh ng ể ầ ế đ hoàn thành m t công vi c t c n thi ợ ế thu đư c k t qu mong

ộ đ i.ợ

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ớ

Vi c ệ đưa m t HTTT m i vào th

ộ ầ

ề ồ

ầ

ổ ứ

ứ ệ

ấ ồ ư ng bao g m nhi u v n ờ ề ề ả đ không ch có ph n c ng và ph n m m mà còn bao g m c ả ỹ ăng, qu n lý và t ữ nh ng thay

ỉ ổ ề đ i v công vi c, k n

ch c.

ờ

ể ế

ư ng có nghĩa là cách th c m i

ứ t k m t HTTT m i thì chúng ta

ế

ế ế ộ ẽ ữ ế ổ ứ ầ

ớ ị ả

ế

ớ đ ti n hành đang ế đ nh trong ti n trình vai trò quy t ạ ch c c n có b n k ho ch HTTT

ớ

ỉ

ệ ố

Các HTTT m i thớ ệ ụ nghi p v . Khi chúng ta thi ế ế ạ ổ ứ ch c và ai s gi i t t k l thi ự xây d ng HTTT này. Vì th , t ả ộ làm b n l

trình ch ra h

ể ư ng phát tri n h th ng.

ề ụ

ồ

ể ỗ ợ ế

ủ ệ

ệ

ữ

ạ ộ ế ả B n k ho ch này bao g m m t phát bi u v m c tiêu c a ị ứ ổ đ nh công ngh thông tin h tr th nào cho vi c t ch c và xác ụ ạ ớ i nh ng m c tiêu này. đ t t

ỉ

ứ

ạ ớ ằ

ổ

ẽ đư c ợ đ t t

ệ

ự

ế

ệ

ố

ụ ố ệ ố ờ đ ể đo lư ng và

i b ng đích riêng đánh giá ti n trình th c hi n

ạ

Nó ch ra cách th c các m c tiêu t ng quát s ự ị vi c xác đ nh các d án h th ng, b trí các ngày tháng ộ và các c t m c dùng ế k ho ch.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ế

2) Tái thi

t HTTT:

ự ắ ữ ể ệ ặ ặ Trong lãnh v c mua s m và thi ậ ế đ t nh ng quy trình nh n di n, tri n khai ho c mua t

ả ậ ộ ả ắ s m và thi công các gi i pháp CNTT và cho h i nh p các gi i pháp này vào quy trình kinh doanh.

ộ ủ ụ ự ệ ợ ệ ố ể ả M t khi đư c th c hi n, các th t c cũng ph i ợ ả đư c thi ế ậ đ duy trì và qu n lý các h th ng t l p

ệ ữ hi n h u.

ự ấ ạ ế ủ ổ ế ệ S th t b i trong vi c thi hành thành công các quy trình này có th s d n ể ẽ ẫ đ n r i ro ph bi n

trong kinh doanh.

ụ ế ộ ệ ố ố ớ ắ ớ Ví d , n u ta không xác ị đ nh đúng đ n các yêu c u ầ đ i v i m t h th ng thông tin m i và làm

ầ ớ ẽ ẫ ệ ố ứ ở ệ ạ cho các nhu c u này ớ đư c ợ đáp ng b i HTTT m i, thì h th ng m i s d n ta ế đ n vi c vi ph m

ữ ự ự ữ ể ệ ế ặ ẩ ặ nh ng chu n m c k toán ho c th c hi n sai nh ng tính toán. Ho c có th ta không hoàn thành

ấ ợ ề ạ ủ ệ ể ố ờ ị ệ ố vi c tri n khai h th ng k p th i (d n ế ẫ đ n b t l i v c nh tranh n u ế đ i th canh tranh thi ế đ t ặ t

ộ ệ ố ấ ạ ệ ế ố ớ ế ậ ữ ể m t h th ng nh ư th trế ư c ta). Cu i cùng, n u ta th t b i trong vi c thi t l p nh ng ki m tra

ể ặ ứ ả ủ ị ể ạ ậ ạ ặ ỷ thích ng, ta có th g p ph i gián đo n trong kinh doanh, gian l n và bi n th , b hu ho i ho c

ồ ự ấ m t mát ngu n l c.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ỳ ủ

ệ ố

ể

ề ậ

Chu k c a tri n khai h th ng ( System development life cycle đây g m:ồ SDSC) đư c ợ đ c p sau

ứ

ặ

ộ

ạ đ ng, ho c m t quy trình,

ặ ậ ề ể

ờ

ọ

ộ

ộ ớ ương pháp lu n v tri n

ư ng g i là m t ph

oM t t p h p hình th c các ho t ợ ộ ậ ộ ợ đư c dùng ể ể đ tri n khai và thi công m t HTTT m i ho c ổ ợ đư c thay đ i. Th ệ ố khai h th ng.

ệ ố

ệ

t quy trình tri n khai h th ng. Th

ư ng ờ

ể ệ ố

ợ ọ

ể

oPh n sầ ưu li u cho bi ế ẩ đư c g i là các chu n tri n khai h th ng.

ệ ố

oTi n tri n c a HTTT thông qua quy trình tri n khai h th ng, ệ

ể ủ ạ ậ

ể ợ ử ụ ế ụ đu c s d ng.

ế khi t o l p, thi công

ế đ n vi c ti p t c

ừ t

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ớ

ặ

ả

ộ ệ ố

ể ả đ m là m t h th ng m i ho c m t h th ng

ộ ệ ố

ấ

đư c ợ ớ đư c ợ

ị

ờ ắ

ợ ợ

ứ

ữ

ệ

ộ ệ ố

ữ

ạ

ớ

ộ ệ ố Đ b o ả ỉ ề đ u ch nh là h p th i, SDLC ph i cung c p m t h th ng m i đư c tr c nghi m, ệ ể ợ đư c ki m tra và chuy n ho ch ạ đ nh, ể đ i ổ đư c ợ ể ậ ả ấ ị ạ đ xác ệ ệ ệ ố i ch p thu n. SDLC ph i duy t xét l đ nh li u xem h th ng đư c ợ đánh giá ờ ử ụ ư i s d ng ầ ủ ớ đáp ng nh ng nhu c u c a ng m i có ổ ả theo phương châm hi u qu trên phí t n. B t c th t b i nào trong m t h th ng m i có th s

ấ ứ ấ ạ ạ i nh ng tai ho nh t

ể ẽ đem l

ị ấ đ nh.

ớ

ẽ

HTTT m i có th là công c m nh m cho vi c thay

ứ

ể ỉ

ừ

ớ đ t hàng t

ạ i cách th c t ộ ả ể ầ

ể

ổ ổ ệ ụ ạ đ i t ệ ủ ụ ợ ch c. Chúng không ch giúp làm h p lý hoá các th t c và công vi c ệ ụ ủ ứ ổ ứ ế ị ch c ti n hành các nghi p v c a mà còn đ nh hình l ấ ặ ẩ mình ( như phát tri n m t s n ph m m i, nhà cung c p, ả ử x lý và thanh toán yêu c u vê b o hi m, . . .)

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

Ợ Ừ

Ở

Ữ IV. NH NG NG

Ư I HỜ Ư NG L I T HTTT:

ế ấ ạ ờ HTTT thư ng cho k t xu t các báo cáo. Có hai lo i báo cáo chính: báo cáo n i bộ ộ và

báo cáo cho bên ngoài.

o Các báo cáo n i b : ộ ộ

ủ ề ạ ả Dành cho ban qu n lý trong vi c ệ ệ đi u hành công vi c hàng ngày c a mình t i doanh

nghi p. ệ

ầ ạ ậ ế ạ ị ế ậ Lo i báo cáo này t p trung vào thông tin c n thi ệ t cho vi c ho ch ế ạ đ nh k ho ch, thi ế t l p k

ạ ế ể ho ch chi ti t và ki m soát chi phí.

ệ ữ ể ờ ệ ị Các v giám ố đ c doanh nghi p th ậ ư ng có th truy c p nh ng thông tin ặ đ c bi t mà

ể ờ ngư i ngoài không th có đư c. ợ

ờ ệ ạ ẳ ị ị ả Ban qu n lý th ư ng dùng thông tin ể ấ đ l y quy t ế đ nh, ch ng h n quy t ế đ nh li u

ự ộ ả ấ ấ ẩ ả ừ ộ xem có nên t mình s n xu t l y m t s n ph m nào đó hay là mua ngoài t m t nhà cung

ặ ả ế ặ ặ ấ c p? Ho c ph i thay ổ đ i giá th nào? Ho c giá thành m t hàng nào là quá cao?

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

o Các báo cáo bên ngoài:

ờ

ư ng niên c a doanh nghi p, th

Bao g m báo cáo th ữ

ứ

ổ

ệ

ạ

ầ

ữ ưng l

ồ ở ố ớ ị ủ

ệ

ằ

ợ

ệ

ặ đ c bi

ề

ậ

ư ng ờ ệ ủ ố đư c dùng b i nh ng cá nhân hay nh ng t ợ ch c có m i quan tâm ả ế đ i v i doanh nghi p nh ề i không ph i là thành ph n v kinh t ợ đ i tố ư ng n m ngoài ữ ố ớ ả ban qu n tr c a doanh nghi p. Đ i v i nh ng ữ ớ ạ ư i d ng nh ng báo cáo tài ấ công ty, thông tin s ẽ đư c cung c p d ữ ấ chính mang tính ch t chung chung ho t dành ăc nh ng báo cáo cho cơ quan chính quy n và lu t pháp.

ẵ

ừ

ư i ờ đư c ợ ữ Sau đây là nh ng ng ệ ử ợ ở coi là hư ng l i trong vi c s ụ d ng thông tin trong các báo cáo trên và các thông tin có s n khác HTTT:

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ủ ợ 1. Các nhà cho vay (ch n ):

ỉ

ộ

ầ ớ

đ n m t

ẳ

ợ

ả ạ ề ố

ể

ả ăng tr l

ư i ớ đây đ ngân hàng có th i ti n vay cho ngân hàng hay không,

đó là:

ệ

ả ạ ề ả ố ế t kê các tài s n v n li ng và n n n.

ợ ầ ừ

ứ

ế

ấ

ậ

khác cho bi

t thu nh p

ế

ạ đơn hàng thángb n ph i tr (ti n

ế t liên quan ộ ề

ả

ạ

ữ đ n nh ng hoá ụ ẻ ớ

ế ố

ả

ấ

ể t kê tài kho n ngân hàng m i nh t cho bi

t v n ra vào tài kho n

ế Các nhà cho vay, ph n l n là các ngân hàng, ch quan tâm đi u – ề ạ ở ỹ ế đư c tr l ề M , n u i ti n g c kèm theo ti n lãi. Ch ng h n ạ ẽ ộ ố ề ớ b n ạ đ n ngân hàng xin vay m t s ti n l n, ngân hàng s yêu c u b n ế ầ ộ ố ạ ể đánh giá ấ cung c p m t s lo i thông tin d ạ ệ li u xem b n có kh n M t b ng li ộ ả Phi u lế ương, gi y khai thu và các ch ng t ủ ạ c a b n. Các chi ti ả ả ề tr góp xe c , ti n thuê nhà, th tín d ng, b o hi m nhân m ng, v.v . .) B n li ả ệ ả ủ ạ c a b n ra sao.

ẽ

ạ

Cũng tương t ị

nhự ư th , các ngân hàng s dùng các lo i báo cáo ệ

ố ớ

ể ấ

ế ế đ nh có cho vay kinh doanh hay không

ờ

đ i v i doanh nghi p. ợ đoán kh nả ăng con n có thanh

ổ

ả

đ l y quy t Vì các báo cáo này giúp ngư i cho vay tiên toán n i kho n vay hay không.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

2. Các nhà đ u tầ ư:

ớ ỉ ố Các nhà đ u tầ ư ch mu n có thông tin giúp h ọ ư c tính s ch ợ ẽ ờ đ i nh n ậ đư c ợ

ề ờ ộ ệ ả bao nhiêu ti n trong t ương lai khi h ọ đ u tầ ư bây gi vào m t doanh nghi p. Các b ng

ữ ể ế ề ế ạ báo cáo tài chính, kèm theo nh ng hi u bi t v k ho ch kinh doanh, d ự đoán th ị

ị ủ ờ ả ạ ờ ệ ể trư ng và tính cách qu n tr c a dàn lãnh đ o hi n th i có th giúp các nhà đ u tầ ư

ặ trong vi c d ề ệ ự đoán vòng quay ti n m t (cash flow) trong t ương lai.

ả 3. Ban qu n lý:

ệ ẵ ỉ ả ả Ngoài vi c dùng thông tin có s n ch dành riêng cho ban qu n lý, các nhà qu n

ệ ể ể ủ ổ ẵ ờ lý c a doanh nghi p có th có th dùng các thông tin t ng quát dành s n cho ng ư i bên

ụ ủ ệ ớ ạ ữ ợ ngoài. Các m c tiêu c a doanh nghi p th ư ng ờ đư c th hi n d ố ể ệ ư i d ng nh ng con s ,

ộ ụ ạ ẳ ợ ợ ậ ầ ủ ch ng h n m t m c tiêu c a doanh thu bán hàng là v ư t quá 5%, l i nhu n thu n

ợ ể ề ở ố ạ ạ thư ng ờ đư c dùng đ tính ti n th ư ng cho ban lãnh đ o. Cu i cùng, ban lãnh đ o có

ể ể ỉ ữ ự ế th phân tích các báo cáo tài chính chung đ ch ra nh ng y u kém trong lãnh v c nào

ả ầ ể ề mà ban qu n lý c n thêm thông tin chi ti ế đ phân tích v n ẳ ấ đ , ch ng h n ạ đánh giá l t i ợ

ậ ủ ừ ủ ả ẩ ặ ự nhu n c a t ng dòng s n ph m ho c s thành công c a các chi nhánh, v. v …

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ấ 4. Các nhà cung c p và khách hàng:

ấ

ờ

Các nhà cung c p cũng nh

ế ự ệ ữ ề đ n s hi n h u v

ư khách hàng thư ng quan tâm ề

ế

ề

ậ đư c ợ đơn đ t ặ

ệ

ố

ấ ế ệ t li u xem doanh nghi p này có ợ

i khi hàng

ủ ộ i cho t

đó thì cũng mu n bi ề đư c giao và ti n nh n

ế ệ

ậ đư c hay không. ấ ẽ ồ ạ t li u xem nhà cung c p s t n t

i bao lâu

ố ẩ

ả

ổ

ọ ủ ả ấ

ẽ ẽ ự ồ ạ

ể

đ ủ đ ể ấ i lâu dài

đ ể đánh giá s t n t

ệ

ộ

ệ ộ lâu v dài c a m t doanh nghi p. V phía nhà cung c p, n u nh n ủ hàng c a m t doanh nghi p nào ợ ớ ể ồ ạ th t n t ề V phía khách hàng, cũng mu n bi b o ả đ m tu i th c a s n ph m hay không. Các báo cáo tài chính s s cung c p thông tin mà nhà cung c p và khách hàng có th dùng ủ c a m t doanh nghi p. 5. Các nhân viên:

ế

ệ

đ n các b ng báo cáo tài

Các nhân viên trong doanh nghi p cũng quan tâm

ữ ệ

ả ợ ẽ đư c dùng ả ư d li u trong các b ng báo cáo tài chính s

đ ể

ị

ở

ư ng cho nhân viên.

ể

ả

đánh ạ

ể

ề

ẳ

i h a v lâu v dài hay không, ch ng h n ti n

ả

ộ

ờ ứ ề ề ưu. Ngoài ra các báo cáo tài chính cũng r t ấ ạ ữ

ệ ổ ọ

ệ

ộ

ớ

đ i di n là nghi p

ệ đoàn) và

đ ng (mà

i lao

ủ

ề chính vì nhi u lý do. Nh ề xác đ nh ti n th Ngoài ra, thông tin trong các b ng báo cáo tài chính cũng có th giúp nhân viên ệ giá li u doanh nghi p có th làm tròn l hưu b ng, ti n b o hi m xã h i khi v h ể ề ả ương th o gi a gi ệ quan tr ng trong vi c th ch nhân.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ố ủ ạ 6. Các đ i th c nh tranh: Các thông tin t ậ

ữ

ế

ẩ

ị đ n nh ng n

ủ đ i th c nh tranh có th ể ơi ế ế

ậ ủ ạ ố ề ợ i nhu n c a các báo cáo v l ệ ợ ơ may chi n lế ư c thúc đ y vi c ti p th ủ ạ ặ ơi nào đ i th c nh tranh là y u. ố ậ

ữ ợ i nhu n cao ho c n

ừ ệ giúp nh n di n nh ng c nào có ti m nề ăng l 7. Các cơ quan chính quy n:ề

ờ

ử ụ

ỷ

ụ

ở ỹ

ế ố

ệ

ị

ở ỹ

ế ạ

ư nư c ngoài có niêm y t t

M cũng nh

ế ờ

ả

ổ

ư ng xuyên s d ng các thông tin k toán tài M giám sát vi c công b các báo i ộ ư pháp s d ng d li u c a các b ng báo ề ạ

ể

ậ

ố

ớ ử ụ ữ ệ ủ ộ đ c quy n hay không.

Các cơ quan chính quy n thề ứ chính. Ví d , U ban giao d ch ch ng khoán ủ cáo k toán tài chính c a các công ty th trị ư ng c phi u t ặ ỹ ế ạ i M . Ho c B T cáo tài chính đ xem công ty có vi ph m lu t ch ng 8. Báo chí:

ả

ể

Các b ng báo cáo tài chính là n

ấ

ộ ộ

ậ

ả

ằ ạ ộ

ệ ề

ệ

ạ

ả

ủ đi u tra c a phóng viên xem vi c gì x y ra t

ơi mà m t phóng viên tinh ranh có th tìm ề ệ th y thông tin n m sau cho phép hình thành m t câu chuy n gi t gân v doanh ộ ự ậ ẳ ệ ợ nhiên gi m sút m t cách kinh kh ng nghi p, ch ng h n vi c l i nhu n báo cáo t ủ ề ề ệ đi u tra là đ tài cho m t vi c i doanh nghi p.ệ

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ạ

ừ

ể ử ụ i, ai cũng có th s d ng thông tin t

các

ả

Nói tóm l b ng báo cáo.

ầ ớ

ầ

ể

t

ộ ộ

ấ

ị ẩ ế đ chu n b các báo cáo cho ở ợ ư cho bên ngoài đ u ề đư c cung c p b i

ữ ệ Ph n l n d li u c n thi n i b cũng nh ộ cùng m t HTTT.

ả

ộ ộ đư c c t xén

ể

ng nhu c u qu n lý và có th thay

ầ ệ

ệ

ẫ

ờ

ớ

ả ố ư ng là gi ng nhau

ể

đ ể đáp ợ ắ Các b ng báo cáo dùng cho n i b ề ừ ả ứ ổ ấ đ i r t nhi u t ả doanh nghi p này qua doanh nghi p kia. Còn các b ng ự ẩ ộ báo cáo dành cho bên ngoài thì ph i theo m t chu n m c ố ớ ấ ả ho c hặ ư ng d n và th đ i v i t t c ể các doanh nghi p (ệ đ có th so sánh

đánh giá).

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ệ ể ở ơ ể ằ ả

V. CÁC HTTT TIÊU BI UỂ ậ ố ợ

ơ ộ ề ằ ằ

ẽ ơ ơ ể ặ ệ ữ ợ ở ả ấ Các xí nghi p ngày nay nh n ra r ng mình có th tr nên uy n chuy n h n và s n xu t nhi u h n b ng cách ph i h p các quy trình kinh doanh m t cách ch t ch h n b ng ể ệ cách tích h p các quy trinh kinh doanh đ vi c qu n lý tr nên h u hi u h n.

ứ ụ ệ ượ ế ế ể ỗ ợ ệ ợ c thi ố ợ t k đ h tr vi c ph i h p và tích h p các quy

Các ng d ng xí nghi p đ trình này bao g m:ồ

ệ ố

H th ng ERP

ồ ự

ệ

ạ

ị

(Enterprise Resources Planning: Ho ch đ nh ngu n l c xí nghi p )

ệ ố

H th ng SCM

ậ ư

ứ

ề

ả (Supply Chain Management: Qu n lý dây chuy n cung ng v t t

hàng hoá

ệ ố

H th ng CRM

ố

ệ

ả

(Customer Relationship Management: Qu n lý m i quan h khách hàng)

ệ ố

H th ng KM

ứ

ả

(Knowledge Management: Qu n lý tri th c)

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ố

Khách hàng, nhà phân ph iố

ấ Nhà cung c p, đ i tác kinh doanh

Quy trình KD

ERP Quy trình KD

SCM

CRM

Quy trình KD

ế

Finance & Finance & Accounting Accounting (Tài chánh và (Tài chánh và ếK toán) K toán)

Human Human Resources Resources ồ (Ngu n nhân ồ (Ngu n nhân l c)ựl c)ự

ế ế

ấ ấ

Sales & Sales & Marketing Marketing (Tiêu th và ụ (Tiêu th và ụ ị Ti p th ) ị Ti p th )

Manufacturing Manufacturing &Production &Production ế ạ (Ch t o và ế ạ (Ch t o và ả S n xu t) ả S n xu t)

Ệ Ố Ệ Ố CÁC H TH NG TH CÁC H TH NG TH NG TIN TÍCH H PỢ ƠƠNG TIN TÍCH H PỢ

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ị

1. ERP (Enterprise resource planning Ho ch ạ đ nh tài nguyên

doanh nghi p): ệ

ệ ố

H th ng ERP thu th p d li u t

ả

ề ự

ủ ế

ế

ồ

ụ ị ở ữ ệ ộ ơ s d li u trung

ệ

ầ

ị ể ề

ả ề

ẽ ố

ổ

ả

ậ ữ ệ ừ nhi u quy trình kinh ế ạ doanh ch y u khác nhau trong các lĩnh v c ch t o & s n ế ấ xu t, tài chính & k toán, tiêu th & ti p th và ngu n nhân ương ấ ữ ữ ệ ự ồ l c r i cho c t tr d li u lên m t c ể ấ duy nh t mà các thành ph n khác trong doanh nghi p có th ử ụ đư c. ợ s d ng ờ Các nhà qu n lý s có trong tay thông tin chính xác và k p th i ệ ể đi u ph i công vi c và có cái nhìn t ng th v các ể đ có th quy trình kinh doanh và dòng ch y thông tin toàn doanh nghi p.ệ

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ặ

ủ

ộ

ể

ủ

ỉ Brussels (B ) gõ vào m t

ộ đơn đ t hàng c a khách hàng, ữ ệ ự đ ng di chuy n qua các phòng ban khác c a công ty

ặ

ả

ấ ắ đ u s n xu t. Kho hàng t

ẽ ể

ự

ấ

ấ ữ ệ đơn đ t hàng. ộ H ng Kông, thu c công ty, nh n ầ ả ộ ả ế đ s n xu t và

ể ể

ế ồ

ệ ệ

ế

ợ

Ví d : ụ M t ộ đ i lý ở ạ thì d li u t ố nơi mà ngư i ta mu n nhìn th y d li u ờ ậ đư c ợ đơn ấ ở ồ ộ M t nhà máy s n xu t ạ ặ i nhà đ t hàng thông qua Internet và b t ở ặ ị máy s ki m tra tr c tuy n ti n đ t l ch trình g i ệ ủ hàng và có th ki m tra t n kho c a các linh ki n tham gia vào vi c ẩ đang đư c ch t o và ra l nh thu mua n u linh ấ ả ả ế ạ s n xu t s n ph m ế ụ ầ ắ đ u thi u h t. ệ ki n b t

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ệ ố

ữ

ấ

H th ng ERP còn cho l

ưu tr các thông tin liên quan

ế ả đ n s n xu t mà

ụ

ậ

ộ

ị

các nhân viên phòng d ch v khách hàng (customer service), b ph n h u mãi, có

ữ ệ

ụ

ể

ặ

ả

ậ

ợ

th theo dõi ti n

ế đ ộ đơn đ t hàng. Các d li u tiêu th và s n xu t

ấ đư c nh t tu

ế

ộ

ể

ẩ

ị

ẽ ự đ ng tuôn vào phòng k toán s t

đ chu n b làm các báo cáo tài chính.

ệ ố

ể

ộ

Ngoài ra, h th ng ERP còn chuy n thông tin cho phòng lao

đ ng ti n l

ề ương đ ể

ế ố

ề

ồ

ộ

tính ti n huê h ng cho nhân viên bán hàng. H th ng ERP còn t

ự đ ng tính toán

ạ ả

ố ủ

ế

ợ

i b ng cân s c a công ty, làm k toán công n khách hàng và công n nhà cung

c p. ấ

ụ ở

ở

ộ ữ ệ

ừ

ể

ấ

Tr s công ty

Luân Đôn có th nhìn th y tình hình t ng phút m t d li u liên

ụ ồ

ế

ả

quan đ n tiêu th , t n kho và s n xu t

ể ả ấ ở ỗ ư c ớ đi trong quy trình, k c

m i b

ợ

ụ

ự

ữ

ề

ả

ố

nh ng d báo v tiêu th và s n xu t

ậ ấ đư c nh t tu cũng nh

ư con s tính toán giá

ả thành s n ph m

ậ ợ ậ ẩ đư c c p nh t.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ề

ả

2. SCM (Supply Chain Manegement – Qu n lý dây chuy n cung ứ

ậ ư hàng hoá):

ng v t t

ệ ố

ề

ệ

Các h th ng SCM thiên v bên ngoài, t p trung giúp xí nghi p

ả

ệ

ạ

ấ đ t

ậ i ế ạ

ố ế ạ ụ ệ ố

ậ

ấ ề ể đi u ph i

ả

ố ặ ị đ t l ch trình và ki m soát các quy trình qu n lý liên quan ả

ấ ồ

ộ ệ

ả

ể ố ưu hoá vi c ho ch ệ ớ qu n lý m i liên h v i các nhà cung c p ị đ nh k ho ch mua hàng, gia công bên ngoài, ch t o, giao hàng và ị ấ d ch v . H th ng SCM cung c p thông tin giúp các nhà cung c p, ố công ty mua hàng, nhà phân ph i và các công ty v n chuy n ể ho t ạ đ ng, ế đ n vi c qu n lý thu mua hàng, s n xu t, t n kho và giao hàng.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ệ ố

ạ ệ ố

ộ

ch c vì chúng t ệ

ộ

ổ

ớ

ụ

ấ ủ

ẽ

ổ

ổ ứ ứ đ i thông tin v i các nhà cung c p c a mình

ộ H th ng SCM là m t lo i h th ng liên t ả ệ ố ẵ

i các t ớ ầ

ệ

ấ

ự đ ng hoá ử ch c. M t xí nghi p nào có s ể ế đ bi t ư ngày giao hàng d ki n ự ế đ i ổ ể đ trao ứ đ t n kho, ngày

ợ

dòng ch y thông tin xuyên qua biên gi d ng h th ng SCM s trao khi nào có s n v t li u và linh ki n mình c n, cũng nh và nh ng ữ đòi h i v s n xu t. Công ty cũng có th s d ng SCM ộ ồ ớ thông tin v i các giao hàng và tình tr ng ạ

ậ ệ ỏ ề ả ạ đ i lý phân ph i c a mình liên quan ỏ đư c th a mãn t

ể ử ụ ế đ n m c ớ đâu. i

ừ

Thông tin t

ố ủ ặ đơn đ t hàng SCM gíup công ty: ấ

ị

ồ

ả

ấ

ể

ế ữ ở đâu và di chuy n th

ặ

ợ đã đư c gi

ể

ề

ẵ

ộ ồ

ứ đ t n

ữ

kho.

ở ử đi.

ả

ầ

ị

ấ ự ữ

ậ

ả

Quy t ế đ nh khi nào s n xu t và s n xu t gì; t n tr nào. ấ ả Thông báo nhanh các đơn đ t hàng cho phía s n xu t. Theo dõi nhanh các đơn đ t hàng ế ớ đâu. ả ặ i i quy t t ể ồ đi u khi n m c Ki m tra hàng t n kho có s n hay không; giám sát và kho. ồ ả Gi m chi phí t n kho, chuyên ch và gi ế Theo dõi các chuy n hàng g i ạ ế Ho ch ạ đ nh k ho ch s n xu t d a trên nhu c u ti n hành c a khách hàng. Ph i nhanh chóng thông báo nh ng thay

ệ ộ ổ đ i cho b ph n thi

ủ ế ế t k .

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

Ví d : ụ

ở

ợ ử ụ

M t h th ng SCM

ế ế

ộ ệ ố ầ

ậ ệ

ề

ệ ố

ể ậ

ể

ả

ự ắ

ứ

ở

đúng theo trình t

ế ế

ế

ở

ngày này qua ngày k ti p và có th x lý

ầ ừ ủ

ợ ữ

đư c s d ng b i công ty Haworth (Hà Lan), m t ộ ả ế ớ ấ ồ ăn phòng đ dùng v t k và s n xu t các i chuyên thi công ty hàng đ u th gi ấ ả ộ ề ầ đi u h p ho t ệ ệ ể ự ạ đ ng s n xu t và ợ đ th c hi n các công vi c sau: Công ty c n ăng hi u nệ ế ớ đ gi m giá thành và t ể ả ố ủ ăng phân ph i c a mình trong toàn th gi ề ế ạ ề ụ ừ ạ ấ ằ ả nhi u trung tâm ch t o v s n xu t b ng cách cho v t li u ch y liên t c t ả ớ đ qu n lý kho ệ ố ố nhi u trung tâm phân ph i. Công ty cho thi công h th ng m i hàng (Ware Management System – WMS) và h th ng qu n lý v n chuy n), ố l p ráp, làm cho thích ng kh i cho phép công ty ch hàng ể ử lư ng chuyên ch lên nh ng thay

đ n 10 l n t ổ đ i vào phút chót c a khách hàng.

ợ

i h u là có

ể ậ ụ Công ty có th t n d ng l ả đu c giá ph i ch

ợ ỗ

ấ

ờ

ẩ ớ ạ

ặ

ụ ằ đ t m c tiêu ạ ủ ệ ố i ích c a h th ng SCM nh m ữ ồ ầ ừ ả ố ớ ố ậ ăng đ i v i nh ng s n ph m mình c n t t ngu n ế ấ ấ ắ thu mua đ n ch tiêu th trong th i gian ng n nh t và v i giá phí th p nh t. ệ ố ử ụ ự Các h th ng SCM có th ầ ho c ph n m m

ụ ể đư c xây d ng s d ng các m ng Intranet, Extranet ợ ệ t SCM.

ặ ề đ c bi

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ả

ố

ệ 3. CRM (Customer Relationship System – Qu n lý m i quan h khách hàng):

ồ ợ ứ

Thay vì xem khách hàng như là ngu n l

ả

ợ

ệ ờ đây các doanh nghi p coi khách hàng nh

ỡ

ố

ệ

ể i t c có th khai thác ư là tài s n dài ệ ớ ả ư ng thông qua vi c qu n lý các m i liên h v i

đư c, thì gi h n ạ đư c nuôi d ợ khách hàng.

ậ

ợ ấ ả

ủ ụ ậ

ự

ị

ố ừ

t c quy trình kinh doanh bao quanh ự lãnh v c tiêu ế ủ ưu luy n c a khách ư ng là h ệ ở ậ đơn khi nh n

ị i ạ ự ăn sóc khách hàng t

ộ ệ ố ầ ớ ừ đ u t

i cu i, t

ể ố ưu hoá doanh thu. M t h th ng CRM lý t đem l ế

ậ

ề ệ đi u h p t CRM t p trung vào vi c các m i tố ương tác c a công ty v i khách hàng trong các ớ ụ ế th , ti p th , d ch v h u mãi, s hài lòng và l hàng đ t th ng ố i s s hàng cho đ n khi giao hàng t n tay.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ụ ế

ệ ố

ứ

ị

ấ

ợ

ụ ị ử Trong quá kh , các h th ng x lý tiêu th , ti p th và d ch v đó các

ẻ

đư c phân cách r t rõ trong khuôn viên c a t ng phòng ban, do phòng ban ít khi chia s thông tin liên quan

ủ ừ ế đ n khách hàng.

ộ

ụ ể

ộ

ớ ạ

ữ

M t vài thông tin liên quan th ể đư c lợ ưu tr và t

ỉ ố ớ đ i v i m t khách hàng c th nào đó ch có ả ổ ứ ư i d ng tài kho n cá nhân trong công ty.

ch c d

ẫ ợ ổ ứ

ẽ

ờ

ể ổ

ữ ệ

ợ

ố ắ

ằ ồ ổ ệ

ợ ạ

ừ

nhi u kênh liên l c khác nhau nh

ề ặ

ể ế đ n các khách hàng này có th Các m u thông tin khác cũng liên quan đã mua. Như v y, s không có đư c t ậ ư i này ch c theo hàng hoá mà ng ể ế đ có cái nhìn đ n khách hàng cách chi đ t ng h p các d li u liên quan ề ế ấ đ này b ng cách ả ấ ề i quy t v n duy nh t v khách hàng. CRM c g ng gi ế ệ đ n khách hàng r i t ng h p ợ cho tích h p các quy trình nào có liên h ư : đi n tho i, ạ thông tin khách hàng t ế ị t b không dây, ho c trang Web. email, thi

ể

ạ

ấ

ạ

ậ ế

ộ Như v y, công ty có th trình bày m t cái nhìn nh t quán m ch l c liên quan đ n khách hàng.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ố

ộ ệ ố

M t h th ng CRM t

ấ ỏ

i các câu h i nh

t nh t ph i cung c p d li u và các công t c a m t

ả ư sau: Tr giá

ặ đ c bi ờ ắ

ả ờ ố ớ

ệ ủ ủ

ố

ớ

ộ ư i ờ ờ ư i ta ớ

ể

ấ

ấ ữ ệ ị ộ đ i g n bó c a ng ấ ớ ộ ầ đ lôi kéo m t khách hàng m i

ộ

ụ c phân tích giúp tr l khách hàng nào đó đ i v i công ty là gì su t cu c này v i công ty? Khách hàng nào trung thành nh t v i công ty? (ng ả ố đã tính ra r ng ph i t n kém g p 6 l n hơn là gi

i m t khách hàng cũ).

ằ ữ ạ l

ạ

ề ợ ứ

i cho ta nhi u l

i t c) và

đem l ặ

ữ

ấ ộ Khách hàng nào là s p nh t? (nghĩa là ạ nh ng khách hàng lo i này mua nh ng m t hàng nào?

i này

ụ

ữ

ả ờ ị ầ

ệ ữ

ắ

ụ ậ ở ố ắ

ữ

ể

ớ

i nh ng khách

ẽ đ ể đưa ra nh ng chiêu ữ Sau đó, các công ty s dùng các câu tr l ỗ ợ ố ơn, h tr ấ ớ “d ” nh ng khách hàng m i, cung c p d ch v h u mãi t t h ủ ừ ắ các khách hàng hi n h u, n m b t nhu c u và s thích c a t ng khách ữ ạ ề ọ hàng có tri n v ng tiêu ti n v i công ty và c g ng gi l ộ hàng “s p” này.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ứ

ả

4. KM (Knowledge Manegement – Qu n lý tri th c):

ệ

ộ

ị

ỉ ự ợ

ẩ ấ

ả

ọ

ứ

ệ ả

ị

ụ ủ ả ị Tr giá s n ph m và d ch v c a m t xí nghi p không ch d a trên đư c g i là ự ậ ồ ự các ngu n l c v t ch t mà còn d a trên các tài s n vô hình ọ ố ơn các công ty khác vì h có tri th c ệ ộ t h tri th c. M t vài xí nghi p làm t ụ ụ ấ t hố ơn trong vi c s n xu t, tiêu th và d ch v . t

ấ

ậ

ề

ể ắ ề

ầ ể ớ ậ ấ ả i nhu n v lâu v dài. Các h th ng KM thu th p t ẵ

ế ể ấ ứ

ấ ứ ơi nào c n thi

ệ ầ ệ ố

ể ỗ ợ ế ố

ả

ớ

ồ

ị ứ ằ

ứ ư c, là duy nh t và có th nâng t m chi n Tri th c này khó có th b t ch ệ ố ợ ợ lư c l t c các hi u ế t có ý nghĩa và kinh nghi m trong công ty và làm cho s n sàng b t c bi ế đ h tr quy trình kinh doanh và các lúc nào và b t c n quy t ế đ nh qu n lý. H th ng KM còn k t n i công ty v i các ngu n tri th c n m bên ngoài.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ạ

Các h th ng KM h tr các quy trình lo thu n p, l

ữ

ứ

ưu tr , phân ữ ớ ạ ư nh ng quy trình t o tri th c m i và

ậ

ệ ố ỗ ợ ụ ố ph i và áp d ng tri th c cũng nh ộ h i nh p nó vào t

ứ ổ ứ ch c.

ồ

ả

ố

ệ ố

ứ

ạ

ợ

đ i tố ư ng tri th c digital khác, các h th ng t o th

ự

ứ

ể

ố

ệ ố ệ ố Các h th ng này bao g m các h th ng qu n lý và phân ph i các tài ư li u, ệ đ h a và ồ ọ ệ ứ ủ ụ m c tri th c c a các nhân viên công ty theo lãnh v c chuyên môn, h ế ố ăn phòng đ phân ph i ki n th c và thông tin, v.v… th ng v

ả

ứ

ệ ố

ữ

ể ử ụ

ụ

ữ

ẫ

ậ

ố

ụ Các ng d ng qu n lý tri th c khác là nh ng h th ng chuyên gia lo mã đưa vào HTTT mà các thành viên khác ứ ủ hoá tri th c c a các chuyên gia ổ ứ ch c có th s d ng các chuyên môn này và các công c dùng trong t ệ ệ ứ ằ ệ phát hi n tri th c b ng cách nh n di n nh ng m u dáng và m i liên h ộ ữ ệ ớ ỗ đ n d li u. trong m h n

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ệ ố

Các h th ng KM có các vai trò sau:

ứ

ạ

ồ

Thu n p tri th c (Acquiring knowledge): g m

ệ

ả

i pháp

ể ả

ứ ề

ữ

ấ đ quá ph c t p

ể ứ ạ đ có th gi

ệ + H phát hi n tri th c (Knowledge discovery system): tìm gi ế ở ố ớ đ i v i nh ng v n i quy t b i con ngư i.ờ

ứ

ấ

ồ

ả ộ ộ

ạ ữ ệ

ạ ậ

ệ

ạ đ ng tri th c (Knowledge work systems): cung c p cho ộ ệ + H ho t ữ ụ đ ho , phân tích, liên l c và qu n lý tài nhân viên nh ng công c ữ ư cho phép truy c p vào nh ng kho d li u n i b và li u, cũng nh bên ngoài giúp h ọ đưa ra nh ng ữ phát ki nế m i.ớ

ứ

ấ

ụ ư m c tr c

ự ữ

t kê danh sách nh ng nhân viên có chuyên môn trong nh ng ặ

ệ

ạ + M ng tri th c: (Knowledge network): cung c p các th ữ ệ ế tuy n li lãnh v c ự đ c bi

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ữ

ứ

ồ

Lưu tr tri th c (Storing Knowledge) g m:

ồ

ữ

ệ ố ệ

ậ ộ

ứ

ế

ữ

ặ

ứ + H th ng t n tr tri th c (Knowledge repository system): thu th p ồ các tài li u và digital media ch a nh ng ki n th c t các ngu n n i ộ b ho c bên ngoài cho l

ữ ứ ừ ộ ơi duy nh t.ấ

ưu tr vào m t n

ệ

ế

ứ

ấ ừ

ờ

ọ ự các chuyên gia con ng

ậ ư i và

ề

ầ

ể

ậ

ữ + H chuyên gia ( Expert systems): ch n l a và cho nh p nh ng ặ đ t nó ki n th c chuyên môn l y t ổ ứ ộ vào trong m t ph n m m mà các thành viên khác trong t ch c có th truy c p.

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ứ

ố

ồ

Phân ph i tri th c (Distributing Knowledge) g m:

ụ

ạ

ứ

ề

ị

+ H vệ ăn phòng ( Office systems): Là công c liên l c phân ph i ệ các tài li u và các hình th c thông tin khác cho nhân viên và n i các phòng ban v các

ằ đơn v kinh doanh n m trong và ngoài t

ố ố ổ ứ ch c.

ệ ợ ậ

ề nhi u n

ố ợ

ộ

+ H h p tác theo nhóm (Group collaboration): giúp các nhân viên ơi khác ệ ừ ệ truy c p và làm vi c cùng lúc trên cùng tài li u t ủ ọ ạ đ ng c a h . ớ nhau và ph i h p v i nhau các ho t

Ị Ệ Ố

Ả

CHƯƠNG 4: QU N TR H TH NG THÔNG TIN

ụ

ứ

Áp d ng tri th c (Applying Knowledge ):

ứ ổ ứ

ch c (Organization Knowledge) có th

ậ

ị

ậ ứ

ữ

ể đư c ợ đưa Tri th c t ế đ nh thông qua DSS và cho nh p vào các ệ ả vào qu n lý vi c làm quy t ằ ọ quy trình kinh doanh quan tr ng b ng cách cho ch n h ng b i nh ng ể ả ủ ố ứ

ệ ố

ụ

ở ng d ng h th ng ch ch t, k c Enterprise Applications.

ạ ệ ố

ế đ n lo i h th ng KM nào Vi c quan tâm ợ

ợ ử ụ đư c s d ng, ề ự ữ

ứ

ấ đ th c

đư c chia s và áp d ng vào nh ng v n ụ ệ

ữ ễ ẽ

ả

ạ

ị

ệ nh ng tri th c nào ti n s giúp các nhà qu n lý

i giá tr cho doanh nghi p.

ẻ đem l

Ứ Ứ Ữ Ữ

NHNH NG LĨNH V C CH C NĂNG Ự Ự NG LĨNH V C CH C NĂNG

Ngu n ồ Ngu n ồ

Nhân l cự Nhân l cự ả ả ế ế ế ạ ế ạ Ch t o Ch t o & & ấ ấ S n xu t S n xu t Tài chính Tài chính & & K toán K toán Tiêu th ụ Tiêu th ụ & & ị Ti p thế Ti p thế ị