B o qu n v n tài li uả ả ố ệ
B O QU N TÀI LI U TH VI N, Ả Ả Ệ Ư Ệ
NGUYÊN NHÂN VÀ GI I PHÁPẢ
Tài li u là nh ng s n ph m v t ch t r t d b xâm h i vàệ ữ ả ẩ ậ ấ ấ ễ ị ạ
h h ng cho dù chúng có đ c c u thành t b t c ch t li u gìư ỏ ượ ấ ừ ấ ứ ấ ệ
đi n a thì các y u t khách quan nh ánh sáng, tia c c tím, nhi tữ ế ố ư ự ệ
đ và đ m, s xâm nh p c a côn trùng, n m m c, th m hoộ ộ ẩ ự ậ ủ ấ ố ả ạ
t nhiên, các tác nhân hoá h c đ u có th gự ọ ề ể ây ra gây h h i đ nư ạ ế
tài li u.ệ Bên c nh đó, các y u t ch quan nh vi c s d ng tàiạ ế ố ủ ư ệ ử ụ
li u ch a đúng cách, di chuy n kho tàng, b o qu n tài li uệ ư ể ả ả ệ
không h p lí thì cũng đ u nh h ng và làm h h i tài li u. ợ ề ả ưở ư ạ ệ
Theo kh o sát c a nhi u chuyên gia Pháp, đã có m t sả ủ ề ộ ố
l ng l n các n ph m c b h h i trong các kho sách, th vi nượ ớ ấ ẩ ổ ị ư ạ ư ệ
c a ba n c Đông D ng. H đã nh n đ nh: ủ ướ ươ ọ ậ ị “Đi u ki n khíề ệ
h u và tình tr ng b o qu n b p bênh có th khi n chúng tanậ ạ ả ả ấ ể ế
thành b i trong th i gian ng n.ụ ờ ắ N u đi u đó x y ra, nó s xóaế ề ả ẽ
s ch c m t m ng ký c v Vi t Nam, Lào và Campuchia cũngạ ả ộ ả ứ ề ệ
nh m t nhân ch ng không th thay th đ c c a l ch s n cư ộ ứ ể ế ượ ủ ị ử ướ
Pháp trong m t giai đo n l ch s cùng chia s v i ba n c Đôngộ ạ ị ử ẻ ớ ướ
D ng...”ươ [1] Ý ki n c a ông Nicolas Wanery – T ng lãnh s đ i s Pháp t i Thành ph Hế ủ ổ ự ạ ứ ạ ố ồ
Chí Minh / Làm th c d y nh ng trang sách c - http://www.tuoitre.com.vnứ ậ ữ ổ
Đó cũng là m t s c nh báo tr c ti p đ i v i các c quanộ ự ả ự ế ố ớ ơ
l u tr và cho công tác b o t n tài li u. Tuy nhiên, không ph iư ữ ả ồ ệ ả
cho đ n hôm nay công tác b o qu n tài li u m i đ c nhìn nh nế ả ả ệ ớ ượ ậ
v i m t vai trò và ý nghĩa vô cùng quan tr ng. B o qu n tài li uớ ộ ọ ả ả ệ
đã đ c nh n đ nh là v n đ s ng còn c a m i th vi n. ượ ậ ị ấ ề ố ủ ỗ ư ệ
Đã có r t nhi u các t sách cá nhân đ c l u gi và traoấ ề ủ ượ ư ữ
t ng l i cho th h b n đ c ngày hôm nay, đó chúng ta khôngặ ạ ế ệ ạ ọ ở
ch th y là nh ng b s u t p quí giá, đó chúng ta còn th y làỉ ấ ữ ộ ư ậ ở ấ
tình c m trân tr ng vô cùng v i nh ng tài li u, hi n v t. Mongả ọ ớ ữ ệ ệ ậ
r ng nh ng b s u t p tài li u c a các Th vi n, c quan Thôngằ ữ ộ ư ậ ệ ủ ư ệ ơ
tin, L u tr cũng luôn đ c trân tr ng và b o v nh v y b ngư ữ ượ ọ ả ệ ư ậ ằ
tình c m c a t t c nh ng ai đã t ng qu n lý, s d ng và quanả ủ ấ ả ữ ừ ả ử ụ
tâm t i nh ng s n ph m tri th c quí giá này.ớ ữ ả ẩ ứ
1
B o qu n v n tài li uả ả ố ệ
Sau nhi u th p k , vai trò c a công tác b o qu n đ c đánhề ậ ỉ ủ ả ả ượ
giá nh m t trong các nhi m v quan tr ng c a ng i làm côngư ộ ệ ụ ọ ủ ườ
tác th vi n, l u tr thông tin.ư ệ ư ữ
Nguyên nhân chính c a b c ngo c này là do s suy thoái vủ ướ ặ ự ề
m t v t ch t c a t li u trong các kho c a th vi n, c quanặ ậ ấ ủ ư ệ ủ ư ệ ơ
l u tr ho c c quan thông tin. Ng i ta nh n ra r ng các tàiư ữ ặ ơ ườ ậ ằ
li u này đã b h ho c có nguy c m t đi vĩnh vi n.ệ ị ư ặ ơ ấ ễ
Chính vì s h h ng v m t v t ch t nên c ng v c aự ư ỏ ề ặ ậ ấ ươ ị ủ
ng i b o qu n đ c nâng cao. Nh ng cũng ch nghĩ đ n vi cườ ả ả ượ ư ỉ ế ệ
b o qu n tài li u quí hi m và sao cho lâu h h ng …ả ả ệ ế ư ỏ
Nh ng th p k g n đây đã có s thay đ i nh n th c đ i v iữ ậ ỷ ầ ự ổ ậ ứ ố ớ
t t c các tài li u nói chung, đ i v i v n tài li u trong th vi nấ ả ệ ố ớ ố ệ ư ệ
nói riêng. Các tài li u m t khi đã đ c b sung, s d ng thì cóệ ộ ượ ổ ử ụ
th không t n t i m t cách vô th i h n và có th b h h ng b iể ồ ạ ộ ờ ạ ể ị ư ỏ ở
nhi u lý do và b t kỳ lúc nào, đi u này là r t đáng đ c quanề ấ ề ấ ượ
tâm.
1. Khái ni m v công tác b o qu n tài li uệ ề ả ả ệ
Th vi n là n i l u gi các di s n thành văn c a nhân lo iư ệ ơ ư ữ ả ủ ạ
ra đ i cách đây đã m y ngàn năm. Các tài li u đã đ c nhi u thờ ấ ệ ượ ề ế
h thu th p và t ch c thành các kho tài li u. Đ ng th i v iệ ậ ổ ứ ệ ồ ờ ớ
công vi c đó là v n đ b o v cho các tài li u không b hệ ấ ề ả ệ ệ ị ư
h ng, m t mát.ỏ ấ
Tuy nhiên, cho đ n nh ng năm 70 c a th k XX, b o qu nế ữ ủ ế ỷ ả ả
tài li u m i đ c phát tri n thành m t ngành ngh v i đ y đ ýệ ớ ượ ể ộ ề ớ ầ ủ
nghĩa c a nó. ủNgày nay, ng i ta coi ngh làm b o qu n là m tườ ề ả ả ộ
ngh sáng t o. Th t đúng nh v y, mu n b o v t t tài li uề ạ ậ ư ậ ố ả ệ ố ệ
ph i s d ng ki n th c c a nhi u ngành tri th c khác nhau, đ cả ử ụ ế ứ ủ ề ứ ặ
bi t là hoá h c, v t lý và sinh h c. Đ ng th i các ph ng phápệ ọ ậ ọ ồ ờ ươ
b o qu n cũng luôn luôn đ c nghiên c u và đ i m i cho phùả ả ượ ứ ổ ớ
h p v i s phát tri n c a th vi n và khoa h c công ngh hi nợ ớ ự ể ủ ư ệ ọ ệ ệ
đ i. Vi c ng d ng công ngh thông tin vào b o qu n tài li uạ ệ ứ ụ ệ ả ả ệ
cũng thu đ c nhi u k t qu kh quan.ượ ề ế ả ả
Vi c b o qu n tài s n c a c quan th vi n đ c phân chiaệ ả ả ả ủ ơ ư ệ ượ
thành hai lo i: b o qu n d phòng chú tr ng đ n vi c ngăn ch nạ ả ả ự ọ ế ệ ặ
s xu ng c p c a toàn b các t li u nói chung và b o qu nự ố ấ ủ ộ ư ệ ả ả
2
B o qu n v n tài li uả ả ố ệ
ph c ch nh m s a l i tình tr ng xu ng c p v m t lý tínhụ ế ằ ử ạ ạ ố ấ ề ặ
ho c hoá tính c a tài li u. B o qu n ph c ch đòi h i m tặ ủ ệ ả ả ụ ế ỏ ộ
l ng nhân công đông đ o và th ng c n đ n các chuyên gia cóượ ả ườ ầ ế
chuyên môn cao, do đó b o qu n ph c ch r t t n kém vàả ả ụ ế ấ ố
th ng ch gi i h n trong ph m vi ch n l c toàn b các hi n v tườ ỉ ớ ạ ạ ọ ọ ộ ệ ậ
t li u s u t p.ư ệ ư ậ
V thu t ng , b o qu n là t t c nh ng ho t đ ng đóng gópề ậ ữ ả ả ấ ả ữ ạ ộ
vào vi c gìn gi tài li u.ệ ữ ệ
Các nghiên c v b o qu n có th nhóm thành các nhóm sau:ứ ề ả ả ể
Môi tr ng b o qu nườ ả ả
Nhà c a và kho tàng b o qu nử ả ả
Các tác nhân phá ho i tài li uạ ệ
Các ph ng pháp b o qu n và s a ch a tài li uươ ả ả ử ữ ệ
Các quy trình và thao tác b o qu nả ả
Chuy n d ng tài li u đ b o qu nể ạ ệ ể ả ả
B o qu n là m i ho t đ ng nh m làm ch m ho c ngăn ch nả ả ọ ạ ộ ằ ậ ặ ặ
s h h ng c a tài li u b ng cách cung c p môi tr ng h p lýự ư ỏ ủ ệ ằ ấ ườ ợ
cho vi c l u gi tài li u, nh ng chính sách x lý và s d ng tệ ư ữ ệ ữ ử ử ụ ư
li u đúng cách, nh ng chính sách v s a ch a tu b , ph c ch …ệ ữ ề ử ữ ổ ụ ế
các tài li u h h ng.ệ ư ỏ
Khi tài li u không th b o qu n, ph i chuy n d ng đệ ể ả ả ả ể ạ ể
b o qu n n i dung tài li u.ả ả ộ ệ
Preservation: b o qu n, gi gìn (t ng th , bao quát)ả ả ữ ổ ể
Conservation: b o t n, b o qu n (mang tính ngăn ch n,ả ồ ả ả ặ
phòng ch ng)ố
2. Ý nghĩa c a công tác b o qu n tài li uủ ả ả ệ
Công tác b o qu n tài li u mang m t ý nghĩa r t quan tr ngả ả ệ ộ ấ ọ
đ i v i xã h i nói chung và ho t đ ng th vi n nói riêng.ố ớ ộ ạ ộ ư ệ
3
B o qu n v n tài li uả ả ố ệ
+ Công tác b o qu n gìn gi v n tài li u th vi n, gìn giả ả ữ ố ệ ư ệ ữ
di s n thành văn c a dân t c.ả ủ ộ
V n tài li u là m t trong b n y u t hình thành nên th vi n.ố ệ ộ ố ế ố ư ệ
V n tài li u đ c các th vi n xây d ng trong su t quá trìnhố ệ ượ ư ệ ự ố
ho t đ ng. Tuy nhiên, tài li u đ c l u gi trên các v t li u r tạ ộ ệ ượ ư ữ ậ ệ ấ
d b h y ho i. Do v y chúng có th : b m m c, b vàng, bễ ị ủ ạ ậ ể ị ẩ ố ị ố ị
chu t c n, m i m t…ộ ắ ố ọ
+ Công tác b o qu n góp ph n vào vi c tăng c ngả ả ầ ệ ườ
ngu n l c thông tin và kh năng đáp ng yêu c u thông tinồ ự ả ứ ầ
c a các th vi n.ủ ư ệ
Ngu n l c thông tin c a các th vi n đ c xây d ng tồ ự ủ ư ệ ượ ự ừ
nhi u ngu n khác nhau và đ c tích lũy d n d n. Công tác b oề ồ ượ ầ ầ ả
qu n góp ph n gìn gi ngu n thông tin đó, đ m b o ngu n tinả ầ ữ ồ ả ả ồ
luôn tr ng thái t t s n sàng ph c v . Đ ng th i v i cácở ạ ố ẵ ụ ụ ồ ờ ớ
ph ng th c chuy n d ng tài li u, công tác b o qu n t o đi uươ ứ ể ạ ệ ả ả ạ ề
ki n cho vi c trao đ i thông tin gi a các th vi n đ c thu nệ ệ ổ ữ ư ệ ượ ậ
l i, đ c bi t là s d ng các d ng vi th đ làm giàu kho thôngợ ặ ệ ử ụ ạ ể ể
tin c a m i th vi n.ủ ỗ ư ệ
B o qu n làm tăng giá tr v n tài li u, gi gìn đ c tài li uả ả ị ố ệ ữ ượ ệ
qua các th i kỳ l ch s . Tăng tu i th c a tài li uờ ị ử ổ ọ ủ ệ
+ Công tác b o qu n góp ph n ti t ki m ngân sách dànhả ả ầ ế ệ
cho th vi nư ệ
Công tác b o qu n góp ph n gìn gi các tài li u th vi nả ả ầ ữ ệ ư ệ
trách m t mát, h h ng. R t nhi u tài li u, đ c bi t là các tàiấ ư ỏ ấ ề ệ ặ ệ
li u quý hi m n u không đ c b o qu n t t s b h h ng vàệ ế ế ượ ả ả ố ẽ ị ư ỏ
ph i b ra m t s ti n l n m i có th mua đ c b n khác. M tả ỏ ộ ố ế ớ ớ ể ượ ả ặ
khác n u công tác b o qu n không t t, đ x y ra h a ho n ho cế ả ả ố ể ả ỏ ạ ặ
m t th m h a nào khác thì s ti n dùng đ kh c ph c h u quộ ả ọ ố ề ể ắ ụ ậ ả
s không bi t bao nhiêu mà tính.ẽ ế
Các tai h a nh lũ, l t, ho h an luôn luôn rình r p xungọ ư ụ ả ọ ậ
quanh chúng ta. Ch c n m t tàn thu c c a b n đ c hay th thỉ ầ ộ ố ủ ạ ọ ủ ư
quên khóa vòi n c khi b cúp n c… nh ng đôi khi cũng gây raướ ị ướ ư
tai h a l n cho c th vi n mà h u qu c a nó thì có khi khôngọ ớ ả ư ệ ậ ả ủ
bao gi có th kh c ph c đ c.Vì v y, chúng ta ph i ý th cờ ể ắ ụ ượ ậ ả ứ
đ c nh ng đi u này, tìm ra nh ng nguyên nhân gây ra tai h a,ượ ữ ề ữ ọ
4
B o qu n v n tài li uả ả ố ệ
có nh ng bi n pháp phòng ch ng và kh c ph c h u qu k pữ ệ ố ắ ụ ậ ả ị
th i.ờ
Tóm l i: B o qu n tài li u th vi n là b o qu n kho tàngạ ả ả ệ ư ệ ả ả
văn hóa và tài s n c a đ t n c, c a nhân lo i. Công tác b oả ủ ấ ướ ủ ạ ả
qu n tài li u mang m t ý nghĩa r t quan tr ng đ i v i xã h i nóiả ệ ộ ấ ọ ố ớ ộ
chung và ho t đ ng th vi n nói riêng. Hi n nay, v n đ b oạ ộ ư ệ ệ ấ ề ả
qu n đang đ c xã h i quan tâm.ả ượ ộ
Trong quá trình công tác và qua th c t h at đ ng th vi n,ự ế ọ ộ ư ệ
g n nh t t c nh ng ng i làm công tác th vi n đ u th y vàầ ư ấ ả ữ ườ ư ệ ề ấ
bi t rõ công tác b o qu n là vô cùng quan tr ng, th nh ng r t ítế ả ả ọ ế ư ấ
đ c quan tâm m t cách đúng m c các th vi n.ượ ộ ứ ở ư ệ Vì v y côngậ
tác b o qu n v n tài li u c n ph i đ c quam tâm đúng m c,ả ả ố ệ ầ ả ượ ứ
vì:
Trong nh ng c quan thông tin – th vi n có vai tròữ ơ ư ệ
hàng đ u s u t m, b o qu n và l u gi h s trong quáầ ư ầ ả ả ư ữ ồ ơ
kh , b sung trong th vi n → c n ph i b o qu n.ứ ổ ư ệ ầ ả ả ả
S m t cân b ng gi a vi c s d ng và b o qu n. T tự ấ ằ ữ ệ ử ụ ả ả ấ
c các c quan thông tin – th vi n tăng c ng luânả ơ ư ệ ườ
chuy n, truy c p vào v n tài li u nh ng ít tìm ra bi nể ậ ố ệ ư ệ
pháp b o qu n h u hi u.ả ả ữ ệ
B o qu n ch có ý nghĩa và s c m nh n u nó kéo dàiả ả ỉ ứ ạ ế
đ c kh năng s d ng tài li u và coi đó là nhi m v t iượ ả ử ụ ệ ệ ụ ố
th ng c a công tác b o qu n.ượ ủ ả ả
ð M i khâu trong công tác th vi n đ u ph i bao hàm b oọ ư ệ ề ả ả
qu n. ả
3. Các m i đe d a:ố ọ
B n thân t li u (ch t li u: gi y, băng t , …)ả ư ệ ấ ệ ấ ừ
Môi tr ng l u gi tài li u, ườ ư ữ ệ
X lý t li u không đúng cách.ử ư ệ
Ng i ch u trách nhi m b o qu n t li u.ườ ị ệ ả ả ư ệ
5