Câu hỏi ôn tập Kỹ năng làm việc nhóm

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:15

Thêm vào BST

Báo xấu

187
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu "Câu hỏi ôn tập Kỹ năng làm việc nhóm" cung cấp đến bạn một số câu hỏi về kỹ năng làm việc nhóm để bạn ôn tập về khái niệm, ưu và nhược điểm của làm việc nhóm, chỉ ra được những nguyên nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm có hiệu quả thấp;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Câu hỏi ôn tập Kỹ năng làm việc nhóm

Câu hỏi ôn tập Anh/chị hãy nêu khái niệm nhóm, làm việc (theo) nhóm là gì? Trình bày những ưu và nhược điểm của làm việc nhóm? Theo anh/ch, những nguyên nhân nào dẫn đến hoạt động làm việc nhóm có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa Nhóm là 1 số người có các kĩ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách nhiệm. Nhóm là 1 tập hợp 2 hay nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu, các thành viên trong nhóm tương tác với nhau, hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác. Làm việc theo nhóm là khả năng làm việc cùng nhau nhầm hướng tới 1 tầm nhìn chung. Nó cũng là khả năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để đạt được những thành tựu vì mục tiêu chung của tổ chức. Đây là nguồn nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được các kết quả phi thường. Ưu nhược điểm của làm việc nhóm : + Ưu điểm: hiệu quả, chuyên môn hóa, hợp tác hóa, gia tăng năng suất lao động,…. + Nhược điểm: phụ thuộc nhau, vướng víu, không hiểu ý nhau, dễ bất hòa,… Những nguyên nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm hiệu quả thấp : không hiểu ý nhau, bất đồng ngôn ngữ, bất đồng ý kiến, không chịu lắng nghe, không tôn trọng ý kiến của người khác,…. 1. Làm việc nhóm là gì? Hãy trình bày những ưu điểm và nhược điểm của làm việc nhóm? Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì? Theo anh/chị, làm việc nhóm cần đảm bảo những yêu gì? Tại sao làm việc nhóm lại quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0? Làm việc theo nhóm là khả năng làm việc cùng nhau nhầm hướng tới 1 tầm nhìn chung. Nó cũng là khả năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để đạt được những thành tựu vì mục tiêu chung của tổ chức. Đây là nguồn nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được các kết quả phi thường. Ưu nhược điểm của làm việc nhóm : + Ưu điểm: hiệu quả, chuyên môn hóa, hợp tác hóa, gia tăng năng suất lao động,…. + Nhược điểm: phụ thuộc nhau, vướng víu, không hiểu ý nhau, dễ bất hòa,… Những nguyên nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm hiệu quả thấp : không hiểu ý nhau, bất đồng ngôn ngữ, bất đồng ý kiến, không chịu lắng nghe, không tôn trọng ý kiến của người khác,…. Cá nhân tham gia làm việc nhóm vì nhiều lí do. Các nhóm khác nhau cung cấp những lợi ích khác nhau cho thành viên của mình, vì vậy một người có thể tham gia 1 số nhóm nhất định và điều đó xuất phát từ 1 số lí do:
+ An toàn: các cá nhân có thể giảm được tình trạng mất an toàn của tình trạng đơn lẻ. Mọi người cảm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi thuộc một nhóm nào đó. + Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội. Mọi người có thể phát triển các mối quan hệ xã hội khi là thành viên nhóm. Đối với nhiều người, những mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập của họ. + Sức mạnh: điều gì 1 cá nhân riêng lẻ không thề đạt được lại có thể đạt được thông qua hành động nhóm. Trong nhiều trường hợp, nhóm có lợi thế hơn cá nhân, vì nó hội tự được nhiều tài năng, kiến thức để hoàn thành công việc. Làm việc nhóm cần đảm bảo những yêu cầu: 1. Mục tiêu chung 2. Giao tiếp hiệu quả 3. Quản trị thống nhất 4. Phân công hiệu quả 5. Trách nhiệm rõ ràng 6. Quản lí xung đột 7. Tin cậy 8. Tôn trọng 9. Gắn kết 10. Gương mẫu 11. Cải tiến liên tục Làm việc nhóm quan trọng trong xã hội 4.0 vì: làm việc nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc, có thể giảm một số nhân sự, khâu trung gian, có thể dễ dàng đối phó với những biến đổi của môi trường, có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn, đó là những điều kiện rất cần thiết để phát triển trong xã hội 4.0. 2. Trình bày tóm tắt các hình thức làm việc nhóm mà anh/chị đã được học. Phân tích những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm? Theo anh/chị,nhóm của mình thuộc hình thức nhóm nào?Vì sao? Hình ức làm việc nhóm : th  Phân loại theo hình thức tổ chức Nhóm chính thức (nhóm kết cấu):Là nhóm có tổ chức ổn đinh, có ch ̣ ức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài. + Nhóm chỉ huy được xác đinh theo s ̣ ơ đồ tổ chức. Nó bao gồm một nhà quản lý và một số nhân viên dưới quyền. + Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức.
Nhóm không chính thức (nhóm phi kết cấu):Thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. +Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm + Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không.  Phân loại theo hình thức làm việc Nhóm chức năng:Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện các công việc có tính chất tương đồng và tương hỗ. Nhóm liên chức năng:Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc khác nhau trong tổ chức được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc họ đang đảm nhận. Nhóm giải quyết vấn đề:Gồm các thành viên được tập hợp một cách tạm thời để xác đinh ̣ các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ chức đang phải đối mặt. Nhóm làm việc tự chủ:Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau, nhăm t ̀ ạo hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung cấp dich v ̣ ụ. Nhóm trực tuyến (Nhóm Ảo):Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau, nhóm ảo thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng xã hội zalo, facebook, diễn đàn,… Ưu điểm: Nhóm thuộc hình thức nhóm không chính thức (nhóm phi nghĩa): được thành lập để phục vụ cho môn kĩ năng làm việc nhóm, có cùng mục tiêu là hoàn thành các bài môn kĩ năng 3. Theo anh/chị trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, hình thức làm việc nhóm nào là hiệu quả nhất? Vì sao? Ví dụ. Trong học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, hình thức làm việc nhóm không chính thức có hiệu quả nhất vì nó dược hình thành đer thực hiện các nhiệm vụ, tập hợp người cùng chuyên môn hoặc không cùng chuyên môn, cùng một mục tiêu nên mỗi ngươidf sẽ quan tâm. 4. Kỹ năng là gì? Để rèn luyện được một kỹ năng anh/chị thực hành theo các bước nào? Ví dụ. Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ Để rèn luyện được một kỹ năng, bạn có thể thực hành theo các bước sau: Learn (Làm quen): tiếp cận và làm chủ được kiến thức chuyên môn và trau dồi thêm kiến thức liên ngành.
Apply (Áp dụng): áp dụng kiến thức học được và không ngừng cải tiến vào công việc, cuộc sống hàng ngày. Đây là quá trình rất quan trọng để dần biến kiến thức mới thành kỹ năng của bản thân. Lúc này, bạn cũng cần tiếp thu ý kiến đóng góp, chỉnh sửa nhăm hoàn thi ̀ ện các kỹ năng đến mức thuần thục. Master (Mài sắc): sau một thời gian áp dụng, kỹ năng mới đã dần được hoàn thiện. Lúc này, bạn đã có thể thuần thục kỹ năng này, nhưng còn một vài điểm cần gọt giũa thêm để đưa kỹ năng lên đỉnh cao. Share (Sẻ chia): đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng chính là có thể chia sẻ, hướng dẫn lại cho người khác làm giống mình. Bởi chỉ khi bạn hoàn toàn làm chủ kiến thức, thấu hiểu một kỹ năng, bạn mới có đủ tự tin để chia sẻ cho người khác. Bạn cần đặt mục tiêu 4 giai đoạn này ngay từ đầu để có một lộ trình học tập, ren luy ̀ ện hiệu quả hơn. 5. Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Tuef khái niệm, quá trình làm việc nhóm cần trang bị những kỹ năng gì? Theo anh/chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất?Vì sao Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, là cách thưc khi ́ ến nhiều người hợp sưc cùng th ́ ực hiện một nhiệm vụ chung nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, đạt được mục tiêu. Để có thể làm việc nhóm hiệu quả, mỗi thành viên trong nhóm cân có nh ̀ ững kỹ năng nhất định để có thể thích nghi, hòa nhập tốt nhất trong môi trường làm việc nhóm. Từ đó, hiệu quả công việc mới được tăng cao, tinh ̀ ắn kết nhóm được thắt chặt và kỹ năng làm việc nhóm không ngừng được cải thân g thiện hơn. Từ khái niệm kỹ năng làm việc nhóm, quá trình làm việc nhóm cần trang bi nh ̣ ững kỹ năng cần thiết sau: Kỹ năng giao tiếp (Giao tiếp ngoài văn bản, Lắng nghe, Giao tiếp phi ngôn ngữ); Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp; Kỹ năng thuyết phục; Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột; Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức làm việc nhóm; Kỹ năng tổ chức phân công công việc; Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng ra quyết đinh; K ̣ ỹ năng quản lý thời gian; Kỹ năng giải quyết vấn đề. Theo em kỹ năng quan trọng nhất trong làm việc nhóm là kĩ năng giao tiếp ( giao tiếp ngoài văn bản, lắng nghe, giao tiếp phi ngôn ngữ) bởi vì khi làm việc nhóm yêu cầu tất yếu đó là sự tương tác,hợp tác, thấu hiểu, phụ thuộc lẫn nhau.Để các cá nhân có thể giao tiếp, hòa nhập,thấu hiểu, dễ dàng trong việc hợp tác mỗi cá nhân phải đưa ra quan điểm của bản thân và lắng nghe, góp ý quan điểm của người khác và đó là yêu cầu về kĩ năng lắng nghe. Nói đơn giản, kĩ năng lắng nghe có thể đáp ứng nhu cầu hợp tác của khái niệm nhóm. Và khi tách các kĩ năng còn lại ra khái niệm nhóm thì tach bất cứ các kĩ năng nào ra khỏi nhóm, nhóm vẫn có thể hoạt động ổn không đến mức hoàn hảo nhưng sẽ không phá vỡ nhóm, nhưng nếu ta tách kĩ năng giao tiếp ra khỏi nhóm, khả năng nhóm hủy là rất cao 6. Anh/chị trình bày khái niệm chu trình PDCA? Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới?Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm Plan (lập kế hoạch): xác đinh m ̣ ục tiêu nhiệm vụ; nguồn lực dự toán chi phí; phương án thực hiện phòng ngừa; thiết lập các điểm, vùng kiểm soát.
Do (thực hiện): ở giai đoạn này, không chỉ đơn giản là thực hiện. Trước tiên, phải cung cấp nguồn lực đầy đủ, huấn luyện phổ biến tất cả mọi người có liên quan cùng thống nhất biện pháp thực hiện đã được xác đinh ̣ ở khâu lập kế hoạch (Plan), tránh tình trạng mỗi người làm một kiểu dẫn đến sai lệch mục tiêu. Check (kiểm tra): dựa vào các điểm kiểm soát để kiểm tra kết quả thực hiện ở từng nấc thang của tổng thể bản kế hoạch. Đầu tiên là các cá nhân tự kiểm tra, nếu có sự sai lệch chủ động sửa lỗi trước, sau đó mới tiến tới cấp trên kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Act (hoạt động cải tiến): ở khâu này, có hai trường hợp xảy ra. Nếu kết quả đạt yêu cầu (Yes), lập kế hoạch mới với những thông tin đầu vào mới để tiếp tục thực hiện. Nếu kết quả không đạt yêu cầu (No), phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục để đạt được Tiêu chí Cải tiến Đổi mới Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt quãng, đột phá Tốc độ Từng bước nhỏ Từng bước lớn Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới Tính chất Kỹ thuật hiện tại Kỹ thuật mới Hiệu quả Dài hạn, không đột ngột Ngắn hạn,tác động ngay Cuối năm nay sẽ đi du lịch thái lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi này P(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ tiết kiệm 2 triệu đồng, và để làm điều đó bạn sẽ nhận thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng D(2) bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè C(3) sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiết tiết kiệm được 1.5 triệu, mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền A(4) bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2 triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng phải giảm chi tiêu mua sắm o Điều kiện Xác định mục tiêu chung Lắng nghe người khác Tổ chức phân công công việc hiệu quả Thuyết phục, trình bài để chia sẽ những kiến thức
Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau Có trách nhiệm với công việc của mình Khen ngợi, ủng hộ những cố gắng, nỗ lực của các thành viên Hãy luôn đúng giờ Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm 7. Trình bày khái niệm kỹ năng và kỹ năng giáo tiếp. theo anh/chị, kỹ năng giao tiếp có tầm quan trọng như thế nào đối với sự hình thành và triển của nhóm mà anh/chị đang tham gia? Ví dụ . Kỹ năng: Khả năng vận dụng kiến thức, hiểu biết của con người để thực hiện việc gì đó Thông thạo nhờ vào quá trình đào tạo và rèn luyện Kỹ năng giao tiếp: Khả năng ứng dụng tri thức khoa học vào quá trình giao tiếp có hiệu quả nhất Tầm quan trọng của giao tiếp: Truyền đạt rõ ràng, chính xác những gì muốn nói đến người nghe Là cầu nối giúp gắn kết các mối quan hệ Giúp mình hạn chế những hiểu lầm dẫn đến mâu thuẫn, xung đột Được mọi người tin tưởng, tôn trọng 8. Anh/chị hãy trình bày một số mẹo nhỏ để có kỹ năng lắng nghe? Hãy kiểm soát cảm xúc của bạn khi lắng nghe và không cho phép mình bị cảm xúc chi phối. Hãy nhớ rằng: trước tiên là hiểu và sau đó mới đánh giá. Khi bạn giúp người nói tự tin thể hiện, giao tiếp một cách thoải mái hơn, bạn sẽ có được sự tin tưởng ở người khác và ý nghĩa hơn nữa, bạn giúp họ khán phủ ra những điều thủ vị về bản thân họ. Một người lắng nghe đồng cảm đóng vai trò là một người thúc đẩy hành động và tạo động lực cho người khác. Trong đó, thành công được đo bằng khả năng hiểu được những vấn đề của người nói. Lắng nghe một cách cẩn thận, không đánh giá hay phản xét và khi thích hợp, lặp lại cụm từ nào đó để khuyến khích người đó mở lòng hơn. Hãy chú ý nhiều tới những gì không được nói hoặc những gì đang được nối với căm xúc và ngôn ngữ cơ thể. Lắng nghe không phải là bản năng mà là nghệ thuật, kỹ năng sống cần phải rèn luyện lâu dài. Lắng nghe chính là hùng biện nhất song lại ít người biết được điều đó. Trong giao tiếp với nhau chúng ta thường tranh nhau thể hiện mà thật ít người tranh nhau để lắng nghe. Nếu
bạn đang có thói quen xấu này, hãy thay đổi nó ngay lập tức. Khi bạn lắng nghe tốt, bạn sẽ tự có kỹ năng giao tiếp hiệu quả. 9. Anh/chị hãy trình bày quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc? Là thành viên của nhóm, bạn nên làm gì để góp phần giúp nhóm vượt qua giai đoạn “Sóng gió”? Ví dụ. Giai đoạn “Hình thành” Làm quen và hiểu về nhiệm vụ của nhóm Áp dụng nguyên tắc cơ bản của công việc và tương tác nhóm. Giai đoạn “Sóng gió” Xảy ra xung đột khi có sự khác biệt về quan điểm liên quan đến vấn đề quan trọng Giai đoạn “chuẩn hóa” Bắt đầu xây dựng gắn kết trong nhóm nhằm đạt được sự đồng thuận trong giải quyết công việc Giai đoạn “thực hiện” Các thành viên cùng nổ lực hoàn thành nhiệm vụ của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. . Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn và tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm Giai đoạn “kết thúc” Tạm dừng để đánh giá nhiệm vụ. , đối chiếu với mục tiêu xác đinh ban đ ̣ ầu xem đã hoàn thành hay chưa. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này. 10. Nếu là trưởng nhóm, anh/chị sẽ làm gì và áp dụng những kỹ năng nào để nhóm có thể hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hình thành và phát triển? Nếu là trưởng nhóm em sẽ: Động viên mọi người hoàn thành công việc theo 1 cách tốt nhất Lắng nghe, tiếp thu kiến thức, tôn trọng ý kiến của các thành viên nhóm Lập kế hoạch phân công, nhiệm vụ, kiểm soát tiến độ công việc Quản lý tốt thời gian đảm bảo đúng tiến độ Áp dụng những kỹ năng nào để nhóm có thể hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hình thành và phát triển: Giai đoạn “Hình thành” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe, kĩ năng phản biện,kĩ năng thuyết phục
Giai đoạn “Sóng gió” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe Giai đoạn “ Chuẩn hóa” : kĩ năng giao tiếp, kỹ năng đưa ra quyết định Giai đoạn “Thể hiện” : kĩ năng truyền cảm hứng làm việc, kĩ năng trình bày Giai đoạn “Kết thúc” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe 11. Anh/chi hãy v ̣ ận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm? Để nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ một số điều kiện tối thiểu nào? Vận dụng PDCA Cuối năm nay sẽ đi du lịch thái lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi này P(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ tiết kiệm 2 triệu đồng, và để làm điều đó bạn sẽ nhận thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng D(2) bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè C(3) sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiết tiết kiệm được 1.5 triệu, mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền A(4) bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2 triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng phải giảm chi tiêu mua sắm o Điều kiện Xác định mục tiêu chung Lắng nghe người khác Tổ chức phân công công việc hiệu quả Thuyết phục, trình bài để chia sẽ những kiến thức Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau Có trách nhiệm với công việc của mình Khen ngợi, ủng hộ những cố gắng, nỗ lực của các thành viên Hãy luôn đúng giờ Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm 12. Trình bày lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập. Ví dụ.
Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, không ̣ bi căng th ẳng như lúc làm việc một mình. Sự hỗ trợ, hợp tác của những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn. Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ. Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn và chất lượng cao hơn. Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện. Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chiu trách nhi ̣ ệm, kỹ năng chia sẻ thông tin. Đó là những kỹ năng có ích cho công việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này. Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên. Vd: Trong bài kiểm tra cuối kì là làm video nếu làm một mình bản thân sẽ phải đảm nhận tất cả các phần của công việc nhưng khi làm việc nhóm bản thân sẽ chỉ phải làm 1/10 công việc tức là 1 phần nhỏ trong thành quả cuối cùng ví dụ bản thân chỉ đảm nhiệm phần chỉnh sửa video 13. Trình bày lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp. Ví dụ. Phát triển các nhóm làm việc, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụ thể, bên cạnh đó mô hình nhóm sẽ giúp doanh nghiệp: Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất; Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia; Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với nhau; Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền cho một nhóm làm việc; Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóa công sở và văn hóa doanh nghiệp. VD để có thể mở của hàng onl lại cần người edit video người chụp ảnh người quảng cáo,… bạn ko thẻ nào 1 mình gánh hết mọi thứ đc tốn sức khỏe tốn thời gian và cùn ko đạt hiệu quả cao, hãy để những người chuyên môn làm những thứ họ chuyên 14. Anh/chị hãy trình bày các yếu tố, nguyên tắc thực hiện giao tiếp hiệu quả, rào cản của quá trình giao tiếp? Yếu tố giao tiếp hiệu quả: Phải xây dựng được một bản thông điệp rõ ràng, chính xác, dễ hiểu Đảm bảo dòng chảy thông tin Lắng nghe chân thành và thực hiện hồi đáp khi cân thi ̀ ết
Hiểu được môi trường giao tiếp Sử dụng ngôn ngữ phù hợp Nguyên tắc giao tiếp hiệu quả: Đảm bảo sự hài hòa về lợi ích giữa các bên giao tiếp Đảm bảo sự bình đẳng trong giao tiếp Luôn luôn hướng tới giải pháp tối ưu Tôn trọng các giá trị văn hóa. Rào cản giao tiếp: Định kiến, thành kiến Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, phong tục tập quán Sự chênh lệch về trình độ nhận thưc, không gian đ ́ ịa lý Môi trường giao tiếp không thuận lợi Bản thân của chúng ta Thông điệp không rõ ràng 15. Theo anh/chi, trong các giai đo ̣ ạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn nào là khó khăn nhất? Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, Anh/chi c ̣ ần sử dụng những kỹ năng nào? Trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn khó khăn nhất là giai đoạn “sóng gió”. Công việc bắt đầu của nhóm được khai triển một cách chậm chạp, đầy trắc trở, không khí làm việc trong nhóm trở nên căng thẳng, chất lượng công việc sẽ không cao. Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc, khả năng nhìn nhận vấn đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí có thể dẫn đến các xung đột giữa các thành viên, làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm. Khi mức độ không hài lòng đồng hành cùng cảm giác bất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dàn sức mạnh để phòng thủ và sẵn sàng chĩa vào nhau. Để vượt qua giai đoạn khó khăn này điều quan trọng là phải cần khuyến khích các thành viên tham gia vào và giải quyết mâu thuẫn, sự khác biệt để cùng nhau thiết lập các nguyên tắc và cách thức làm việc. Nếu các cá nhân có hành vi “không phù hợp” với nhóm phải loại bỏ và đào thải. 16. Vẽ sơ đồ và trình bày nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA (Deming) mà Anh/chị đã được học? Cho ví dụ minh họa. Theo Anh/chi, vi ̣ ệc vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm đòi hỏi các thành viên phải tuân thủ những cam kết, những quy tắc gì?
Một ví dụ cho quy trình PDCA đó là khi bạn lựa chọn sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ viễn thông không dây: • Đầu tiên bạn Lập kế hoạch (Plan) là sẽ không xảy ra các cuộc gọi bị rớt mạng nào; • Thực hiện kế hoạch (Do) là khi bắt đầu sử dụng dịch vụ thoại của nhà cung cấp; • Kiểm tra (Check) là việc bạn sẽ giám sát quá trình hiệu quả thực và phát sinh xảy ra một vài cuộc gọi bị rớt mạng; • Thực hiện điều chỉnh (Act) chính là việc bạn quyết định cái phải thực hiện điều chỉnh – cụ thể là, chấp nhận có môt số lượng các cuộc gọi bị rớt mạng, liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ để cố gắng sửa chữa vấn đề, hoặc chuyển sang sử dụng dịch vụ của đơn vị viễn thông khác. * Tiến trình làm việc nhóm đòi hỏi các thành viên phải tuân thủ thực hiện những cam kết, những quy tắc Đặt nhóm lên trên hết; Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn; Hãy trở thành một phần của giải pháp; Tôn trọng sự đa dạng; Đặt và khuyến khích đặt các câu hỏi đúng đắn; Áp dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn; Xây dựng lòng tin qua tính chính trực và sự gương mẫu;
Cam kết hướng tới sự xuất sắc; Khuyến khích tư duy tương thuộc Sự phối hợp nhip nhàng, ch ̣ ặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm; Có sự khích lệ, động viên trong nhóm; Sự bảo đảm các nguồn lực; Nhóm có sự tự chủ. Ngược lại, nhóm sẽ làm việc không hiệu quả khi các yếu tố trên không được bảo đảm. 17. Vẽ sơ đồ mô tả chu trình PDCA. Từ chu trình này, anh/chị hãy phân biệt cải tiến và đổi mới. Cho ví dụ minh họa ứng dụng chu trình PDCA trong nhiệm vụ mà nhóm Anh/chị đang thực hiện. Phân biệt đổi mới và cải tiến: Tiêu chí Cải tiến Đổi mới Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt quãng, đột phá Tốc độ Từng bước nhỏ Từng bước lớn Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới Tính chất Kỹ thuật hiện tại Kỹ thuật mới Hiệu quả Dài hạn, không đột ngột Ngắn hạn,tác động ngay
VD: Plan: lên kế hoạch làm bài báo cáo Do: tổ chức họp zoom, phân công nhiệm vụ từng thành viên Check: kiểm tra nội dung phù hợp với bài báo cáo và so sánh với kế hoạch đã đề ra Act: phân tích nội dung, vấn đề để kịp tiến độ 18. Vận dụng chu trình PDCA để kiểm soát một môn học cụ thể trong chương trình học của bạn? Băng tr ̀ ải nghiệm của mình, bạn thấy yếu tố nào trong chu trình PDCA là quan trọng nhất? Vì sao? *Lập chu trình PDCA kiểm soát môn Toán Cao Cấp 1 Plan: Đạt từ 3,5 điểm trở lên trong học phần môn Toán Cao Cấp 1 Học kì 1 Do:Tham gia đầy đủ các buổi học để đạt 100% điểm học phần, hoàn thành tốt tất cả các bài kiểm tra, mạnh dạn phát biểu để có cơ hội được cộng điểm thường xuyên. Check: Kiểm tra thông qua kết quả những bài kiểm tra thường kì và kết quả học phần cuối kì Act: o Nếu kết quả đạt yêu cầu thì bản thân phải cố gắng tiến bộ hơn, đặt cho mình một mục tiêu mới hoặc ít nhất là giữ vững phong độ hiện tại o Nếu kết quả không đạt yêu cầu bản thân cần phaỉ kiểm tra cách thực hiện kế hoạch, bản phân đã thiếu sót mảng nào để sửa đổi và hoàn thành tốt hơn *Yếu t ố quan tr ọng nh ất là Plan, là mục tiêu cũng như là yếu tố quyết định kế hoạch sẽ thực hiện vì khi có Plan rõ ràng chúng ta sẽ xác định được kì vọng về mình trong tương lai vì vậy có thể vạch ra được kế hoạch rõ ràng , mục tiêu là điều kiện tất yếu trong mọi kế hoạch dù là hoạt động nhóm hay cá nhân bởi khi không có mục tiêu mọi hành động sẽ trở nên mất phương hướng và đôi khi là vô nghĩa 19. Nhóm của anh/chị chuẩn bị tổ chức bán hàng gây quỹ để cùng chung tay ủng hộ cho các đơn vị đang điều trị bệnh nhân nhiễm COVID 19 tại TP.HCM.Giả sử, bạn được phân công làm nhóm trưởng của một nhóm có 11 thành viên và thời gian chuẩn bị là 2 tuần Từ tình huống trên,anh/chị hãy trình bày về: Quá trình hình thành và phát triển nhóm từ lúc ban đầu cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ? Vận dụng mô hình PDCA như thế nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ?
Những kỹ năng cần có của một người nhóm trưởng trong quá trình làm việc nhóm để thực hiện nhiệm vụ trên? Quá trình hình thành và phát triển: Giai đoạn “Hình thành” Làm quen và hiểu về nhiệm vụ của nhóm Áp dụng nguyên tắc cơ bản của công việc và tương tác nhóm. Giai đoạn “Sóng gió” Xảy ra xung đột khi có sự khác biệt về quan điểm liên quan đến vấn đề quan trọng Giai đoạn “chuẩn hóa” Bắt đầu xây dựng gắn kết trong nhóm nhằm đạt được sự đồng thuận trong giải quyết công việc Giai đoạn “thực hiện” Các thành viên cùng nổ lực hoàn thành nhiệm vụ của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. . Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn và tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm Giai đoạn “kết thúc” Tạm dừng để đánh giá nhiệm vụ. , đối chiếu với mục tiêu xác đinh ban đ ̣ ầu xem đã hoàn thành hay chưa. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này. Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA: Plan (lập kế hoạch): bán hàng gây Quỹ để cùng chung tay ủng hộ cho các đơn vi đang ̣ điều tri b ̣ ệnh nhân nhiễm COVID 19 tại Thành phố Hồ Chí Minh. Do (thực hiện): +Họp nhóm +Phân công nhiệm vụ +Chọn hàng hóa để bán +Nơi lấy hàng hóa +Phương thức bán hàng +Tính toàn các khoảng phí +Tổng kết thu
+Chọn nơi đáng tin cậy để ủng hộ Check (kiểm tra): kiểm tra, thống kê thành quả đã làm đươc. Đã hoàn hoàn được mục tiêu chưa Những kỹ năng cần có của một người nhóm trưởng trong quá trình làm việc nhóm để thực hiện nhiệm vụ trên? Nhận đinh v ̣ ề năng lực, kỹ năng của cá nhân trong nhóm và xử lý thông tin hai chiều Tạo cảm hứng, duy trì tốt các mối quan hệ nội bộ của nhóm Tìm cách khắc phục những yếu kém