Các công cụ để truyền thông hiệu quả trong tổ chức sự kiện

Các công cụ để truyền thông trong tổ

chức sự kiện

Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán

giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương

hiệu.

Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự

kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện đó diễn ra,

tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp.

Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra.

1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc

Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trìnhh,

event nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster flyer là hình ảnh cơ

bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng. Tùy tính chất chương trình đối

tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner poster và flyer sẽ khác nhau.

Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới,

ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện ở cổng trường đại

học, quán cafe rock… trong khi một Event dành cho giới nữ từ 22 đến 28 tuổi có

thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ…

Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng

chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ

rơi.

Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu

thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường. Tuy nhiên một số

địa phương như Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất

là ở các quận trung tâm nên người làm Event cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng

cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá.

2. Phương tiện truyền thông đại chúng (Báo giấy, truyền hình, radio…)

Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của

việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến

của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ. Và cuối

cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình. Cho dù bạn đang sử

dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối tượng

nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.

Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất

nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ

chức Event nếu những sự kiện họ tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi

hỏi số lượng rất lớn người tham gia.

Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy, nhưng việc

tiếp cận về mặt “nhìn” bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy

poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm… nếu họ không

nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia

sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio.

Chẳng hạn một sự kiện ca nhạc dành cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ

phát sóng của XoneFM là phù hợp nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng

nên tận dụng phương tiện Radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe hơi

vừa nghe radio

4. Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS

Marketing, Email Marketing…)

Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian

lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền

thông trên Internet.

Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài

PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.

Họ có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện

sắp diễn ra của mình. Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi,

cuộc thi… để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả

mục tiêu luôn quan tâm theo dõi.

Đặc biệc là trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện Social

Media thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này lại rất được ưa

chuộng với hiệu quả cao và mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ bằng vài phần trăm

so với quảng cáo trên báo giấy và báo hình. Nhiều thương hiệu lập Fan Page thay

vì sử dụng microsite, thực hiện một chiến dịch Viral Marketing trên Internet hoặc

phối hợp với chủ một mạng xã hội nào đó để tổ chức những hoạt động trực tuyến

thật hoành tráng trước khi đưa Event bắt đầu.

Ở một chương trình về môi trường do sinh viên của trường đại học HUFLIT tổ

chức trong năm 2010, trong vòng 5 ngày đăng tải thông tin trên Facebook các bạn

đã có thể thu hút trên 2000 lượt comment và ủng hộ và hơn 500 đơn đăng ký tham

gia chương trình và các sinh viên này không tốn kém gì ngoài công sức lập và duy

trì Fan page.

Việc lan truyền bằng phần mềm gởi tin nhắn nhanh (ở Việt Nam phổ biến nhất là

Yahoo Messenger) có thể giúp lan truyền Event với tốc độ chóng mặt nếu như bạn

có những hình thức kích thích sự chú ý của người tham dự mục tiêu, thôi thúc họ

phải truyền đi link chứa thông điệp về Event của bạn.

SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù

việc gởi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho

người nhận. Hãy tưởng tượng một khán giả mục tiêu mở tin nhắn điện thoại, nhận

được tin nhắn thông báo về Crazy Sales Event sắp diễn ra, họ có thể rất phấn khích

và chuyển tiếp tin nhắn này cho nhiều bạn bè biết để tham dự. Database số điện

thoại gởi tin nhắn càng sát với khoanh vùng khán giả mục tiêu của sự kiện, thì cơ

hội nhận được những phản ứng tích cực về Event như vậy càng cao.

5. Hoạt động Activation

Hình thức “sơ khai” nhất của Activation quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc

xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương

trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng vòng quanh các con đường trong những thập niên

90.

Ngày nay những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy, dù ở hình

thức này hay hình thức khác cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người

không kém gì việc treo bandrol, phướn… trên đường. Đôi khi ta bắt gặp một

roadshow đi xe đạp ngoài đường với banner thông báo về sự kiện, một gian hàng

tại siêu thị cho phép đổi sản phẩm lấy vé tham dự sự kiện hay một đoàn PG đi xe

Jeep đến các quán Internet – Game online phát tờ rơi mời tham dự “Đại hội anh

hùng” của họ, chắc chắn chúng ta, cũng như những khán giả khác, sẽ dành cho họ

một sự chú ý rất lớn.

II. Công tác truyền thông sau sự kiện

Đây là một trong những thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá

rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của mọi người và các công cụ

thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet.

Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước Event thường mang tính chất lôi

kéo khách hàng mục tiêu tham gia Event thì việc truyền thông sau chương trình có

nhiều mục đích khác như khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về

chương trình, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người

xem, người tham dự và những người quan tâm.

Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện

truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sự kiện. Chẳng hạn một

chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức

mong muốn tham dự Event là những người có tấm lòng từ thiện cho nên trước sự

kiện họ có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại

chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên… để công chúng biết đến và tham dự.

Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau chương trình có thể

nhắm vào việc thông báo cho các đối tác, cổ đông của nhà tài trợ biết rằng nhà tài

trợ của chúng ta đang thực hiện một nghĩa cử có ích cho cộng đồng. Vì vậy lúc này

tin tổng kết sự kiện lại có thể được đăng trên các báo kinh doanh, doanh nhân, tài

chính chứng khoán…