Đ tài: Bưu phẩm bưu kiện

Chia sẻ: Nguyễn Xuân Cường | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

187
lượt xem 53
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu về thông tin liên lạc rất cần thiết và luôn được cải tiến theo quá trình phát triển của xã hội. Trước tình hình này Bưu Chính Viễn Thông không thể dừng lại và làm thỏa mãn nhu cầu con người được, bên cạnh đó với việc tách Bưu Chính ra khỏi Viễn Thông đã làm cho Bưu Chính Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách, cộng thêm đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đ tài: Bưu phẩm bưu kiện

Đề tài Bưu Phẩm Bưu Kiện
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.................................................................... 3 PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP .......... 4 I. KHÁI QUÁT ĐỊA LÝ HÀNH CHÍNH VÀ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM CHỢ LỚN. ................................ ................................ ................ 4 1. Kinh tế xã hội. ................................ ................................ ........................... 4 2. Kinh tế văn hóa. ................................ ................................ ........................ 4 II. GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN QUẬN 5. ................................ ........................ 7 PHẦN 2: KHẢO SÁT QUY TRÌNH THỰC TẾ. ............ 9 I. GIAO DỊCH TẠI BƯU ĐIỆN QUẬN 5. ................................ ......................... 9 1. Giao dịch trong nước. ................................ ................................ ............... 9 2. Giao dịch nước ngoài. ................................ ................................ ............. 13 II. BỘ PHẬN KHAI THÁC. ................................ ................................ ............ 17 1. Tại bộ phận khai thác. ................................ ................................ ............. 17 2. Giao nhận chuyến thư. ................................ ................................ ............ 23 3. Khai thác chuyến thư đến. ................................ ................................ ....... 24 4. Xử lý nghiệp vụ về khai thác chuyến thư đến. ................................ .......... 25 III. PHÁT BPBK TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC. ................................ .............. 28 1. Phát bưu phẩm thường. ................................ ................................ ........... 28 2. Phát BPGS trong và ngoài nước. ................................ ............................ 29 3. Phát bưu kiện trong và ngoài nước. ................................ ........................ 30 4. Phát EMS. ................................ ................................ ............................... 30 5. Phát VEXPRESS. ................................ ................................ .................... 30 6. Thời hạn lưu giữ................................. ................................ ..................... 30 PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT. .............................................................................. 32 I. SO SÁNH QUY TRÌNH KHAI THÁC TRÊN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ. 32 1. Về công tác tổ chức khai thác. ................................ ................................ . 32 2. Về công tác chăm sóc và phục vụ khách hàng. ................................ ........ 32 II. NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT CỤ THỂ. ................................ .......... 33 1. Nhận xét chung về đơn vị thực tập. ................................ .......................... 33 2. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị. ................................ ........................ 33 3. Đề xuất ý kiến. ................................ ................................ ........................ 34 HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 2
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng LỜI MỞ ĐẦU   N gày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu về thông tin liên lạc rất cần thiết và luôn được cải tiến theo quá trình phát triển của xã hội. Trước tình hình này Bưu Chính Viễn Thông không thể dừng lại và làm thỏa mãn nhu cầu con người được, bên cạnh đó với việc tách Bưu Chính ra khỏi Viễn Thông đã làm cho Bưu Chính Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách, cộng thêm đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều. Chính vì thế đòi hỏi ngành Bưu Chính – Viễn Thông phải đa dạng các dịch vụ, hiện đại hóa các thiết bị máy móc, mạng thông tin viễn thông cùng với đội ngũ công nhân viên vững tay nghề, không ngừng trau dồi kiến thức, cần phải có lòng yêu nghề, đạo đức, có lối sống lành mạnh, sáng tạo trong công việc. Song song ngành cần thực hiện phương châm “Nhanh chóng – Chính xác – An toàn – Tiện lợi – Văn minh” mà ngành nghề đề ra, thỏa mãn thị hiếu con người. Phương châm này thật sự cần thiết và cấp bách để phục vụ tốt hơn cho người dân, cho sự phát triển của đất nước và cũng là mục tiêu hàng đầu của ngành. Công tác tổ chức khai thác bưu phẩm bưu kiện là một trong những công tác quan trọng để thực hiện tiêu chí của ngành. Trên cơ sở đó em chọn đề tài khai thác bưu phẩm bưu kiện để nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như cách tổ chức quản lý của các cấp cơ sở. Với mong muốn góp phần đưa Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam ngày càng phát triển. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 3
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ Đ ƠN VỊ THỰC TẬP I. KHÁI QUÁT ĐỊA LÝ HÀNH CHÍNH VÀ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM CHỢ LỚN. 1. Kinh tế xã hội. Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn tọa lạc tại số 03 Mạc Cửu, phường 13, Quận 5, Tp. Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh thuộc tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam. Bao gồm các quận: 5, 6, 8, 10 và 11. Là khu vực nội thành giáp Tp. Hồ Chí Minh. Phía Đông giáp quận 1, quận 3 và quận 4, phía Tây và phía Nam giáp Bình Chánh, Tân Bình. Diện tích 4.079 ha, dân số khoảng 1.200.000 người, trong đó người Việt gốc Hoa chiếm 40%, cao nhất là quận 5 hơn 70%. Khu vực Chợ Lớn có vị trí thuận lợi cho việc phát triển kinh tế nói chung Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn nói riêng, là cửa ngõ của Tp. Hồ Chính Minh với các tỉnh miền tây và có nhiều tuyến đường giao thông quan trọng như: 3 tháng 2, Hùng Vương, Lý Thường Kiệt, Cách Mạng Tháng 8… Hệ thống sông ngòi cũng giữ vai trò quan trọng với đời sống kinh tế xã hội của khu vực đặc biệt là tuyết sông Sài Gòn chạy xuyên qua địa bàn quận 8. 2. Kinh tế văn hóa. Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn đứng trên địa bàn có tiềm năng kinh tế rất lớn, là khu thương mại phát triển theo chiều dài lịch sử của Tp. Hồ Chí Minh và cả nước. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 4
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn: HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 5
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Giám đốc: Người chịu trách nhiệm tr ước Ban lãnh đạo Bưu Điện Thành Phố về tất cả chức năng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của đơn vị. Phó Giám Đốc: Người được Giám Đốc giao nhiệm vụ trực tiếp giải quyết, điều hành sản xuất kinh doanh tại đơn vị, theo dõi tình hình chất lượng, giờ làm việc của các đơn vị trực thuộc. Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý và đề xuất điều chỉnh sản xuất của đơn vị. Tổ chức thực hiện công tác đào tạo, quản lý, sử dụng đội ngũ lao động của đơn vị. Tổ chức quản lý, thực hiện công tác lao động và tiền lương, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ và công tác bảo vệ an toàn cơ quan đơn vị. Tổ chức phục vụ trên các lĩnh vực văn thư lưu trữ, hành chính quản trị, phương tiện vận chuyển và chăm sóc sức khỏe CB – CNV. Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp vật tư, tài sản phục vụ cho quá trình SXKD của đơn vị. Phòng kinh doanh: Tổ chức quản lý, khai thác và phát triển các dịch vụ BCVT. Phát triển kinh doanh đa dịch vụ. Phòng tài chính kế toán: Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm về vấn đề thu chi nộp thủ quỹ giữa các đơn trực thuộc và ngân hàng, theo lệnh của GĐ để phục vụ sản xuất kinh doanh. Làm tham mưu giúp việc cho ban GĐ để tiến hành chỉ đạo điều hành sản xuất, quản lý sản xuất, quản lý kinh tế trong suốt quá tr ình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cùng các khối bưu cục trực thuộc, các đại lý bưu điện, các trung tâm đầu mối dịch vụ chuyển tiền và đội khai thác vận chuyển. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 6
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng II. GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN QUẬN 5. B ưu điện quận 5 trực thuộc Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn tại 26 Nguyễn Thi, phường 13, Quận 5, Tp. Hồ Chí Minh với đội ngũ cán bộ công nhân viên đã được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ. Đa số là GDV có kinh nghiệm trong nghề, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao. Trong quá trình hoạt động và phát triển, Bưu điện quận 5 đã không ngừng mở rộng các dịch vụ như: UPS, EMS, PCN, TCT quốc tế… đổi mới trang thiết bị cải thiện tiền lương và tạo điều kiện cho CB – CNV để không ngừng nâng cao năng suất lao động, tạo uy tín với khách hàng. Đến nay, hơn 10 năm hình thành và phát triển Bưu điện quận 5 đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Bưu điện quận 5 gồm 54 CB – CNV trong đó có 1 trưởng bưu cục, 2 phó bưu cục và 52 nhân viên được chia thành 3 tổ:  Tổ phát hành báo chí.  Tổ nhận gửi BPBK trong và ngoài nước.  Tổ khai thác vận chuyển. Phân công ca làm việc: Trưởng bưu cục làm việc theo giờ hành chính, còn lại chia thành 2 ca:  Ca sáng: 7h đến 13h.  Ca chiều: 13h đến 19h. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 7
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Các GDV được phân ca xoay vòng đi hết các khâu, mỗi tháng đổi một lần và được bố trí nghỉ luân phiên trung bình 2 ngày trong một tuần. Quầy giao dịch trong nước và quốc tế được đặt ngang nhau. Tại giao dịch Bưu điện quận 5 (giao dịch trong nước) có 6 Ghi sê: Ghi sê 01: (Khai thác) Phát hành báo chí. Ghi sê 02: Tiết kiệm bưu điện. Ghi sê 03: (Ngân vụ) phát hành – trả các thư chuyển tiền và chuyển tiền nhanh trong nghiệp vụ chuyển tiền, điện hoa, Wester Union. Ghi sê 04: (Pay post – thu hộ) thu cước điện thoại cố định, thu cước các dịch vụ viễn thông như thu cước điện thoại MobiFone, VinaPhone, thu tiền điện… Ghi sê 05: (Khai thác) nhận gửi bưu phẩm thường – đảm bảo trong và ngoài nước, tem sưu tập. Ghi sê 06: (Khai thác) nhận gửi bưu kiện trong nước, chuyển phát nhanh bưu phẩm trong nước và ngoài nước. Tại giao dịch Bưu điện quận 5 (giao dịch nước ngoài) có 8 Ghi sê: Ghi sê 01: Quầy phát bưu phẩm bưu kiện. Ghi sê 02: Quầy chấp nhận bưu phẩm bưu kiện. Ghi sê 03: Quầy hướng dẫn đóng gói. Ghi sê 04: Quầy chấp nhận UPS – EMS. Ghi sê 05: Quầy kiểm dịch, hải quan kiểm những thực phẩm xem có đủ điều kiện đi nước ngoài hay không nếu trường hợp hải quan tại Bưu điện không kiểm được loại hàng đó thì yêu cầu người gửi đi kiểm định tại VinaControl và có giấy chứng nhận thì mới được gửi mặt hàng đó VD: Các loại bột do gia đình tự làm không có thương hiệu hoặc số y tế, thuốc dân tộc… đối với thuốc Tàu thì phải có tem nhập khẩu thì mới được gửi. Ghi sê 06: Quầy thu ngân. Ghi sê 07 và Ghi sê 08: Quầy nhập liệu vào máy tính. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 8
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng PHẦN 2: KHẢO SÁT QUY TRÌNH THỰC TẾ. I. GIAO DỊCH TẠI BƯU ĐIỆN QUẬN 5. 1. Giao dịch trong nước. 1.1 Công việc đầu ca đầu ngày. Làm vệ sinh nơi làm việc như: lau chùi bàn ghế, công cụ, máy móc sạch sẽ, sắp xếp ấn phẩm ngăn nắp, gọn gàng, có thự tự để thuận tiện giao dịch… Điều chỉnh nhật ấn, thử dấu lên sổ BC20. Kiểm tra lại việc sử dụng máy thu cước thay tem:  In thử lên băng giấy rồi dán vào sổ theo dõi.  Ghi số theo dõi doanh thu của máy qua dãy số được thực hiện lên trước và sau mỗi ca làm việc. 1.2 Nhận gửi BPBK, chuyển phát nhanh trong nước. Bưu phẩm thường. Khi khách hàng đến gửi thư. Nếu chưa có phong bì thì GDV bán phong bì cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận rồi dán kín lại. Sau khi khách hàng ghi và dán kín thư thì GDV cân thư và bán tem cho khách hàng hoặc quay bằng máy thu cước thay tem lên thư với số tiền tương ứng và giao thư lại cho khách hàng để kiểm tra cước phí và yêu cầu khách hàng bỏ thư vào thùng thư. Các cơ quan, công ty gửi bưu phẩm với số lượng nhiều thì GDV sẽ quay tem bằng máy thu cước thay tem lên bưu phẩm để tiết kiệm thời gian cho việc dán và hủy tem. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 9
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Bưu phẩm ghi số. Nếu là thư: Kiểm tra xem tình trạng có dán kín chưa? Họ tên địa chỉ người nhận và người gửi có đầy đủ không? Cân th ư, tính cước và báo cáo cho khách hàng, sau đó dán tem hoặc thu cước thay tem lên thư. Sau đó GDV trao thư lại cho khách hàng để kiểm tra xem cước phí có đúng với số tiền khách hàng trả không? Và hướng dẫn khách hàng bỏ thư vào thùng. Nếu là hàng hóa: Hỏi khách hàng gửi đi đâu? Nội dung hàng hỏa là gì? Kiểm tra nội dung bưu phẩm xem có thuộc loại cấm gửi, dễ vỡ, dễ cháy hay không? GDV gói bọc lại cho phù hợp với vật phẩm, cột dây, niêm phong bằng kẹp chì nhôm sau đó sẽ đưa lại cho khách hàng ghi họ tên địa chỉ người gửi, người nhận lên bưu phẩm. Cấp phiếu BĐ1 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi chép đè lên BĐ1. GDV nhận lại phiếu gửi BĐ1 và kiểm tra lại địa chỉ người gửi và người nhận trên bưu phẩm BĐ1 có khớp nhau không? Cân bưu phẩm, tính cước, báo cước cho khách hàng. Ghi loại bưu phẩm, trọng lượng, tiền cước lên bưu phẩm và ghi lên cả 2 liên của BĐ1. Nếu khách hàng có sử dụng dịch vụ đặc biệt thì đóng dấu dịch vụ tương ứng lên bưu phẩm và cả 2 liên của BĐ1. Dán tem hoặc in cước bằng máy thu cước thay tem lên góc phải bưu phẩm. Nhập số liệu vào máy tính sau đó in giá cước bao gồm: họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, trọng lượng, cước chính, cước dịch vụ đặc biệt (nếu có) lên liên 2 của BĐ1 sau đó giao liên 2 cho khách hàng, liên 1 sẽ lưu lại bưu cục. Bưu kiện: Khi khách hàng đến gửi bưu kiện thì GDV hỏi xem khách hàng gửi đi đâu? Kiểm tra nội dung (nếu là hàng dễ vỡ thì hướng dẫn khách hàng chèn giấy xốp để đảm bảo trong quá trình vận chuyển). Cấp BK1 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận. Nếu khách hàng đã đóng sẵn bưu kiện thì GDV cột dây và niêm phong lại bằng kẹp chì. Cho khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận lên bưu kiện sau đó kiểm tra xem giữa BK1 và bưu kiện có giống nhau không? HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 10
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Cân trọng, tính cước, thông báo cước cho khách hàng biết. Nhập số liệu vào máy tính sau đó in giá cước gồm: họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, trọng lượng, cước chính và cước dịch vụ đặc biệt (nếu có) lên liên 3 của BK1. Giao lên 3 BK1 cho khách hàng, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 đính kèm bưu kiện chuyển đi. Khi tới giờ đóng chuyến thư thì GDV giao BK1, in BK3 và bưu kiện cho bộ phận khai thác để chuẩn bị đóng chuyến thư cho 700920 HCM BK. 1.3 Chuyển phát nhanh EMS. Đây là một dịch vụ chuyển phát nhanh chất l ượng cao mà đơn vị đang làm đại lý cho công ty cổ phần chuyển phát nhanh, các bưu kiện gửi qua hệ thống dịch vụ này đều được cập nhật và theo dõi thông tin trên suốt toàn trình bưu gửi. Từ khi dịch vụ này được chuyển giao cho công ty cổ phần chuyển phát nhanh b ưu điện quản lý thì chất lượng dịch vụ được chuyển biến theo chiều hướng tốt, tuy nhiên hiện nay mạng lưới chuyển phát của công ty chưa được mở rộng vì vậy họ vẫn phải thuê phát và dẫn đến tình trạng trùng lắp địa bàn gây những khó khăn cho khách hàng trong việc tìm kiếm thông tin bưu gửi. Nhận gửi EMS. Khi khách hàng gửi EMS thì GDV kiểm tra xem tỉnh nào nhận gửi EMS. Những tỉnh có nhận gửi EMS: Bình Phước, Bắc Cạn, Bắc Giang, Cao Bằng, Hà Giang, Hưng Yên, Hòa Bình, Lào Cai, Lai Châu, Lạng Sơn, Phú Thọ, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Yên Bái, Điện Biên, Phú Quốc. Nếu là thư từ, giấy tờ, tài liệu thì GDV cấp phong bình EMS và hướng dẫn người gửi điền đầy đủ thông tin người gửi, người nhận lên phong bì. Nếu là hàng hóa thì kiểm tra nội dung bên trong. Nếu là hàng dễ vỡ thì hướng dẫn khách hàng gói bọc lại theo qui định để đảm bảo nội dung bên trong. Sau đó GDV bọc lại bằng băng keo đặc thù, niêm phong bằng kẹp chì. Khi khách hàng ghi xong, GDV đóng dấu nhật ấn lên phong bì EMS và khách hàng có yêu cầu báo phát thì GDV đấu dấu chữ “AR BÁO NHẬN” lên phong bì EMS. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 11
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Nhập họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, loại bưu gửi vào máy tính, cân, nhập khối lượng, tính cước, báo cước cho khách hàng biết. Trường hợp người nhận ở vùng sâu, vùng xa thì GDV thông báo cho người gửi biết là người nhận có thể nhận chậm nếu người gửi đồng ý thì GDV yêu cầu người gửi ghi “KHÔNG KHIẾU NẠI CHỈ TIÊU THỜI GIAN” lên phiếu nhận gửi E1. Nếu bưu gửi có yêu cầu dịch vụ báo phát thì phải có BC07 đi kèm và đóng dấu lên E, bưu phẩm và BC07 ghi chữ “Báo phát ghi số”. Nhập xong GDV in E1, trên E1 thể hiện đầy đủ họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, tên GDV, ngày giờ nhận, khối lượng, cước phí, đưa E1 cho khách hàng đọc lại và ký tên. Thu tiền, cấp liên 3 cho khách hàng và hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu. GDV sẽ đính kèm liên 2 của E1, báo phát, tờ khai nếu có vào bưu gửi EMS, liên 1 lưu lại bưu cục. Ghi số hiệu phát hành, khối lượng và cước phí cách nhau bằng một gạch chéo lên phong bì EMS. Nếu nội dung là hàng nhẹ thì phải đo thể tích để tính tiền theo thể tích được tính theo công thức sau: V = Chiều dài x chiều rộng x chiều cao = 6000. Nhập số liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động cập nhật theo mức cước và khối lượng tương ứng. Khi tới giờ đóng chuyến thư thì GDV in bảng kê E2, chuyển E2 cho bộ phận khai thác để chuẩn bị đóng chuyến thư. 1.4 Chuyển phát nhanh VEXPRESS. Là một dịch vụ chuyển phát nhanh đảm bảo có uy tín cao, nhiều người hiện nay rất ưa chuộng. Nhận gửi VEXPRESS. Khi khách hàng đến gửi nhanh thì phải hỏi khách hàng gửi đi đâu? Xem danh bạ xem có tỉnh nào nhận VEXPRESS. Những tỉnh có nhận VEXPRESS thì không nhận EMS và ngược lại, nếu nơi khách hàng gửi đi có nhận VEXPRESS thì cấp phong bì VE3 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi rõ họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 12
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Nếu là gói nhỏ thì GDV kiểm tra xem có thuộc hàng cấm gửi không? Sau đó gói lại và niêm phong bằng băng keo đặc thù, buộc dây, niêm chì. Nhập họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận vào máy tính, cân, nhập khối lượng, tính cước và báo cước cho khách hàng biết. In VE1 cho khách hàng ký tên. Thu tiền cấp liên 3 VE1 cho khách hàng, liên 1 lưu lại bưu cục, liên 2 ghim cùng các ấn phẩm khác giao cho bộ phận khai thác đóng đi. Đặc biệt VEXPRESS không đi nước ngoài. 2. Giao dịch nước ngoài. Công việc đầu ca đầu ngày cũng giống giao dịch trong nước. 2.1 Nhận gửi BPBK, đi nước ngoài. Bưu phẩm ghi số. Khi khách hàng đến gửi hàng thì GDV phải: Hỏi khách hàng gửi đi đâu? Nội dung hàng gửi là gì? Nếu nội dung là thư từ, GDV giới thiệu cho khách hàng dịch vụ UPS, gửi thư nhanh đi nước ngoài trong vòng 3 ngày. Báo giá cước cho khách hàng trước vì dịch vụ này cước rất cao. Nếu khách hàng đồng ý cấp bì UPS và hướng dẫn khách hàng ghi đầy đủ thông tin họ tên, địa chỉ, số điện thoại người gửi, người nhận. Khi khách hàng đã ghi xong đưa lại cho GDV kiểm tra xem đã ghi đầy đủ thông tin và dán kín thư lại chưa và hướng dẫn khách hàng qua quầy thu ngân để tính cước. Nếu nội dung là hàng hóa, khối lượng của hàng hóa dưới 2kg thì ta cung cấp cho khách hàng ấn phẩm BĐ1, phiếu ghi địa chỉ người gửi người nhận, giấy kê khai gửi hàng xuất khẩu để khách hàng điền đầy đủ thông tin.Nếu khách hàng gửi nước Nhật, Ý, Nga thì ghi thêm tờ khai CN23. Người gửi ghi xong GDV kiểm tra lại hàng hóa đã đúng số lượng, mặt hàng như đã kê khai chưa, nếu chưa phải đề nghị khách hàng ghi lại chính xác.Ghi rõ yêu cầu của khách hàng muốn sử dụng dịch vụ máy bay hay tàu: Máy bay: 2 đến 3 tuần HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 13
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Tàu: 3 đến 4 tháng Nếu đúng GDV sẽ đóng gói phù hợp với từng mặt hàng, dán băng keo đặt thù để niêm phong, cân lại và ghi khối lượng, số tiền.Đưa cho khách hàng CN22 ký tên phía dưới cùng còn GDV ghi nội dung hàng hóa bằng tiếng anh vào CN22, ký tên để xác nhận. BĐ1 và tờ khai khách hàng đem lại quầy thu tiền,GDV nhập máy in cước trên BĐ1, liên 2 của BĐ1 giao cho khách hàng Bưu kiện Khi khách hàng đến gửi hàng thì GDV phải: Hỏi khách hàng gửi đi đâu? Nội dung hàng gửi là gì? Bưu kiện chỉ nhận tối đa dưới 30kg Chu vi để vào từng nước hiện nay đã hạn chế nên nếu khách hàng gửi nhiều hàng thì nói với khách hàng có thể san bớt hàng ra và số lượng có thể nhiều hơn một thùng, bưu kiện cồng kềnh thì chỉ một vài nước có như: SWITZERLAND, FINLAND, GERMANY. Cấp CP72, giấy kê khai xuất khẩu, nhãn ghi địa chỉ đã được in sẵn cho khách hàng, nếu gửi đi Canada, Úc, Đan Mạch thì phải có thêm CN23 và hướng dẫn khách hàng cách ghi các tờ giấy trên. Trong khi khách hàng ghi tờ giấy thì GDV đi lấy thùng có kích cỡ phù hợp với hàng hóa của khách hàng. Khi khách hàng ghi giấy tờ xong, GDV vừa xếp hàng vào thùng vừa kiểm tra giữa thự tế và tờ khai. Nếu có hàng thực phẩm thì phải kiểm y tế hoặc thực vật, nếu có nhân viên kiểm dịch tại đó thì cho khách hàng sang kiểm rồi mới đóng gói. Sau đó gói và niêm phong bằng keo đặc thù, nếu có kiểm y tế hoặc thực vật thì để hở chờ kiểm dịch, không niêm phong bằng băng keo đặc thù (trừ trường hợp không có nhân viên kiểm dịch tại bưu điện). Cân, ghi khối lượng và số CP lên tờ khai, thu tiền đóng gói và kiểm dịch (nếu có), sau đó giao tờ khai CP72 cho khách hàng qua quầy thu tiền. Thể hiện khối lượng, dịch vụ đặc biệt mà khách hàng sử dụng lên mặt trước bưu kiện, không thể hiện cước phí. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 14
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Tại quầy thu tiền hiện nay đã sử dụng chương trình Netpost nên việc tính cước cho khách hàng chỉ cần sử dụng chương trình và in cước phí lên CP72, giao liên 4 cho khách hàng, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 và liên 3 đi kèm với bưu kiện. Bưu kiện sẽ được để bên trong, để GDV làm tiếp công việc như: dán 2 liên của CP72 lên mặt trước bưu kiện và thể hiện cước phí, nếu bưu kiện để hở và đã kiểm dịch thì sẽ niêm phong bằng băng keo đặc thù. Đối với loại hàng gửi là chất bột, chất lỏng, hàng điện – điện tử thì GDV yêu cầu ghi thêm tờ khai gửi BPBK đường hàng không (cả trong nước và ngoài nước). Khi khi khách hàng đến gửi đĩa đi nước ngoài thì chỉ chấp nhận những đĩa quay gia đình, đám tang, đám cưới, nhưng phải viết thêm giấy cam đoan, còn những đĩa phim ca nhạc thì phải là đĩa gốc có tem của bộ VHTT. Đối với các mặt hàng gửi đi nước ngoài là thực phẩm, thuốc tây, thuốc lá phải yêu cầu khách hàng ghi cam kết “HÀNG BỊ HỦY, TỊCH THU HOẶC TRẢ VỀ KHÔNG KHIẾU NẠI” lên tờ khai. Đối với mặt hàng gửi đi nước ngoài dễ vỡ thì yêu cầu khách hàng ghi cam kết “HÀNG BỊ HƯ HỎNG, BỂ VỠ KHÔNG KHIẾU NẠI”. Tất cả những hàng hóa gửi đi nước ngoài phải có xuất xứ và tem đầy đủ, phải có số y tế. 2.2 Công việc cuối ca, cuối ngày. Giao dịch quốc tế không chia theo ca như trong nước mà theo giờ hành chính nên việc bàn giao vào cuối ngày. Cách bàn giao ca( trong nước): Cuối ca, trước giờ giao ca 15 phút, GDV hoàn tất tất cả công việc để bàn giao ca như: ấn phẩm, phong bì, quỹ trong các ấn phẩm, bưu kiện, các TCT, CTN, MP1 còn lại tại giao dịch và đối chiếu các số liên quan. Vào sổ giao ca các khoản thu chi phí phát sinh trong ca, kiểm tra lại tiền mặt, cân đối sổ sách kế toán. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 15
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Khi bàn giao ca phải có mặt 2 bên giao nhận ca và tự đối kiểm với nhau, ký tên lên sổ giao nhận ca. Nếu có sai sót 2 bên cùng xử lý, không có mặt KSV trong việc bàn giao ca. Sau khi giao nhận ca xong, tất cả tiền doanh thu của các khâu được vào sổ sách và nộp tiền cho thủ quỹ để vào sổ theo dõi doanh thu đơn vị. Cuối ngày thủ quỹ tập hợp số lượng và doanh thu lên bảng kê báo cáo về phòng kế toán trung tâm và nộp tiền vào ngân hàng. Kết thúc một ngày làm việc. Kết thúc một ca, ngày làm việc, các nhân viên ở bộ phận khai thác, các GDV phải kế toán lại sản lượng BPGS, BK, ngân phiếu riêng. Việc kế toán thực hiện mỗi ngày một lần vào cuối ngày làm việc. Nếu trong ngày có nhiều ca thì sau mỗi ca kế toán một lần để giao số lượng BPGS, BK, ngân phiếu cho ca sau. Do Bưu điện quận 5 cũng là bưu điện trung tâm nên số lượng công việc nhiều do vậy cần kế toán mỗi loại một sổ. Đầu ngày làm việc GDV dùng dấu ngày đóng vào dòng đầu tiên trong sổ BC28. Ghi số lượng còn lại cuối ngày hôm trước còn lại ở bên lý do nhập và ghi vào cột số lượng nhập. Tùy theo kế toán của mỗi loại, mỗi bộ phận mà ghi đúng nhập và xuất. Số cộng nhập và số xuất luôn bằng nhau. Số lượng BPGS, BK, còn lại cuối ca cuối ngày trong BC28 phải luôn khớp với số lượng thực tế. Số lượng BPBK còn lại được bảo quản chu đáo, bỏ vào tủ có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn. Các phiếu gửi được lưu giữ theo từng tháng và được sắp xếp gọn gàng. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 16
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng II. BỘ PHẬN KHAI THÁC. 1. Tại bộ phận khai thác. Bộ phận khai thác là bộ phận đóng mở, chuyển thư, khai thác BPBK đến và đi, khai thác VE, EMS đến và đi. Bộ phận khai thác của Bưu điện quận 5 có 5 người. 1.1 Nguyên tắc đóng chuyến thư: Bưu cục đóng phải quy định cụ thể về thời gian đóng chuyến thư, sao cho quá trình vận chuyển và giao nhận hợp lý đảm bảo chi tiêu chất lượng hành trình đường thư. Việc đóng chuyến thư, túi gói ghi số, túi gói bưu kiện, túi EMS… phải có hai người tham gia cùng kiểm soát toàn bộ nội dung và số lượng túi gói, cùng ký tên trên BC31 trên các phiếu chuyển và cùng chịu trách nhiệm. Nếu b ưu cục nhỏ, khối lượng công việc ít, chỉ có một người đóng thì tự mình kiểm soát ký tên và chịu trách nhiệm. Nếu có nhiều bưu cục nằm trên đường trục thì đóng túi gói của bưu cục xa trước, gần sau. 1.2 Công tác chuẩn bị đóng chuyển thư: Dây cột túi. Túi bưu chính phải lành lặn, đủ độ bền dai, an toàn không mục rách để đảm bảo an toàn khi vận chuyển bưu phẩm bưu kiện. Trước khi sử dụng túi rỗng để đóng chuyến thư phải kiểm tra từng túi để tránh bưu phẩm bưu kiện còn sót bên trong. Phong bì BC14 nơi gửi, nơi nhận, nếu ngoại dịch thì ngoài bìa ghi chú “ngoại dịch”. Lá nhãn BC34 được in trên bìa cứng để đóng các loại túi thư: ghi số hiệu chuyển thư, ngày/tháng/năm chuyến thư, nhật ấn bưu cục gửi, dấu ngang từng bưu cục gửi, số hiệu bưu cục nhận… phải đóng đúng từng mẫu cho từng loại túi th ư theo thứ tự sau: HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 17
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Nhãn BC34 màu đỏ dùng cho túi hệ 1. Nhãn BC34 màu vàng dùng cho túi bưu kiện. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 18
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Nhãn BC34 màu trắng dùng cho túi bưu phẩm thường, túi đựng túi rỗng Nhãn BC34 màu xanh lơ dùng cho túi bưu phẩm ghi số. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 19
Đề tài: Bưu Phẩm Bưu Kiện GVHD: Lê Văn Sáng Đóng dấu ngày giờ theo quy định đóng chuyến thư, các dấu phải được thay số, ngày tháng năm cho đúng thời điểm với thời điểm đóng chuyến thư và phải đóng thử vào bảng BC20 mới được sử dụng. Lá báo BC31: ghi ngày – tháng – năm, số hiệu chuyến thư, dấu ngang bưu cục gửi, dấu ngang bưu cục nhận (700910 bưu phẩm, 709920 bưu kiện), đóng dấu nhật ấn, chữ ký của nhân viên đóng chuyến thư. Nhãn BC25: đóng dấu ấn bưu cục gửi, hướng đi (nếu đi liên tỉnh thì đóng dấu liên tỉnh), khối lượng, chuyến thư. E4, BC34 cho túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện, túi F, VEXPRESS nhật ấn hướng đi và theo từng màu quy định cho từng loại. BĐ3, BK3 gồm 2 liên, in ra trong máy trước giờ đóng chuyến thư ba mươi phút để kiểm soát. Ngày – tháng – năm, số hiệu chuyển thư, nhật ấn nơi gửi, nơi nhận. Riêng E2, VE2 in ra 3 liên phải có ngày – tháng – năm, số hiệu chuyến thư nơi gửi, nơi nhận. BC37 gồm 3 liên và có 5 cuốn BC29:  Sổ của 700910 HCM bưu phẩm.  Sổ của 700920 HCM bưu kiện.  Sổ cho EMS quốc tế và liên tỉnh.  Sổ cho EMS nội thị.  Sổ VEXPRESS nội thị và liên tỉnh. 1.3 Công việc thu gom bưu phẩm bưu kiện. Thu tại hộp thư đường phố. Quầy giao dịch tại bưu cục. 1.4 Đóng chuyến thư bưu kiện. Cân trọng từng bưu kiện. Đếm số lượng bưu kiện đi trong chuyến thư (BK3). Kê trọng lượng túi, kiện đi ngoài vào BC37 (Phiếu giao nhận chuyến thư). Ví dụ: chuyến thư 376 gồm 7 bưu kiện (2 bưu kiện trong túi F), 5 bưu kiện đi ngoài. HSTH: Nguyễn Thị Thùy Trang - BC11070025 Trang 20