Làm thể nào để đàm phán thành công?
Chuẩn bị tốt tức là bạn đã thành công tới một nửa trong cuộc đàm phán sắp tới.
Thông tin luôn là vũ khí sắc bén giúp bạn đạt được mục đích của mình. Việc xem xét
kỹ lưỡng đối thủ giúp người đàm phán có thể đánh giá tốt hơn khả năng nhượng bộ và
làm chúng trở nên có giá trị hơn bao giờ hết. Sự chuẩn bị tốt còn tạo nên sự tự tin
khiến người đàm phán ứng khẩu nhạy bén, chuẩn xác hơn. Việc làm chủ tài liệu, thông
tin liên quan sẽ có một sức thuyết phục lớn với đối thủ, tạo ra sự nhất trí, đồng tình,
hoà hợp quan điểm buộc đối thủ phải chấp nhận thực tế. Sau đây là mấy điểm chính
cần lưu ý khi đàm phán:
Xác định mục tiêu.
Việc xác định mục tiêu được thực hiện với sự cộng tác của các thành viên trong
công ty, những người sẽ cùng tham gia vào cuộc đàm phán. Không chỉ đưa ra các mục
tiêu về mặt tài chính mà còn dự báo về tâm lý đối thủ, chính sách áp dụng hoặc thời
cơ, tình huống sẽ gặp phải. Giai đoạn này phải đưa ra được các mục tiêu cụ thể và thực
tế đồng thời phải có một khoảng co giãn cần thiết. Khi cuộc đàm phán bao gồm nhiều
giai đoạn, nhất thiết phải tiến hành tổng kết sau mỗi giai đoạn đồng thời chuẩn bị cho
các giai đoạn tiếp theo.
Nghiên cứu đối thủ.
Thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong một cuộc đàm phán. Cần
phải tìm hiểu mọi thông tin liên quan tới đối thủ, những yếu tố nào có thể được đưa lên
bàn đàm phán, tìm hiểu cộng sự của đối thủ và yếu tố thứ ba như nhân viên của họ, ý
kiến công chúng và báo chí. Mục tiêu của đối thủ là gì? Điểm mạnh của họ nằm ở chỗ
nào? Từ đó người đàm phán có thể xác định được vùng thảo luận hiệu quả.
Tuỳ cơ ứng biến.
Đàm phán cũng có thể có tiền lệ trong cùng một chủ đề hoặc không. Đây là
điều mà người đàm phán cần biết rõ. Khi tiến hành đàm phán cần phải xác định được
tình huống tổng thể và đo lường được hậu quả của nó. Đôi khi một tình huống tranh
luận lại tạo ra một kết quả tốt. Tuy nhiên không phải lúc nào người ta cũng lường
trước được tình huống. Vì thế cần phải biết cánh tránh né để không làm tổn hại tới
mục tiêu. Cuối cùng cần phải biết rõ cuộc đàm phán sẽ diễn ra ở đâu? Tại khu vực của
đối thủ hay tại nơi mang tính trung lập với cả hai? Những người chủ chốt sẽ được bố
trí như thế nào? Các thành viên trong nhóm đàm phán có được tự do thảo luận hay
không?
Xác định chiến lược đàm phán.
Để đàm phán thành công, cần sẵn sàng hy sinh để cứu vãn tình thế, tức là phải
biết cách nhượng bộ khi cần thiết. Hai cách đàm phán nên áp dụng: đàm phán hợp tác
và đàm phán tranh chấp. Việc lựa chọn cách này hay cách khác phụ thuộc vào kết quả
nghiên cứu (nhượng bộ đơn phương, nhượng bộ lẫn nhau hay thoả ước) và phụ thuộc
vào mối tương quan lực lượng. Về lâu dài cần ưu tiên cho mục tiêu cuối cùng. Kết quả
cũng cần được xác định: chúng ta muốn đạt tới một thoả thuận nguyên tắc? Một tuyên
bố mục tiêu hay một bản hợp đồng được ký kết? Tuỳ theo mục đích cần đạt được mà
người ta áp dụng chiến thuật phù hợp.
Dự đoán tiến trình.
Đối với mỗi điểm cần bảo vệ, người đàm phán phải chuẩn bị những lý lẽ thuyết
phục và các đề xuất cần thiết. Trong trường hợp đàm phán theo nhóm, cần phải xác
định cụ thể vai trò của từng người. Ai sẽ phát biểu? Ai sẽ trả lời câu hỏi của đối thủ?
Tiếp đó phải dự đoán được phản ứng của họ và cách giải quyết khi gặp phải. Trong
mọi trường hợp, người đàm phán phải chuẩn bị một lối rút lui và có thể yêu cầu ngừng
đàm phán nếu tình hình chuyển hướng bất lợi.