Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn
Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm
bảo quản tài liệu Đông Bắc
Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, áp
phích, các bản in có khổ lớn… Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hư
hỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản.
Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong những
ngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng. Tuy nhiên, bên trong
hộp hay ngăn kéo vẫn cần dùng thêm một số vật dụng khác để tăng cường
bảo quản các tài liệu này như cặp tài liệu hoặc bao bì phù hợp. Nhưng khi có
những tài liệu có kích thước lớn hơn các ngăn kéo sẵn có thì người ta cần
phải tìm ra những giải pháp khác. Một vài giải pháp như vậy được đề cập đến
ở phần cuối của bài này.
Dụng cụ lưu trữ
Tủ lưu trữ bản đồ (Hộp phẳng)
Các tủ đựng bản đồ bao gồm nhiều ngăn kéo rộng nhưng không sâu này rất
cần thiết đối với các kho tài liệu ngoại cỡ. Cũng giống như các tủ lưu trữ tác
phẩm nghệ thuật hay tài liệu khác, cần phải lựa chọn chúng một cách kỹ
càng. Cúng không những phải bảo vệ tài liệu về hình thức mà còn phải được
chế tạo từ nhiều vật liệu bền vững về mặt hoá học mà không gây hại cho
giấy. Tủ bằng kim loại sẽ tốt hơn tủ bằng gỗ, nhưng không phải tất cả các tủ
bằng kim loại là an toàn 100%. Chúng ta biết rằng tủ bằng thép có tráng men
là loại được ưa thích hơn cũng có thể sẽ gây ra nhiều vấn đề rắc rối . Nếu
men không được nung đủ lâu hoặc đủ nhiệt độ, nó có thể toả ra những chất dễ
bay hơi như fomatđêhyt gây nguy hại cho giấy in. Đã có một cuộc thử
nghiệm xem dụng cụ bằng thép tráng men có an toàn hay không. Nhưng cuộc
thử nghiệm này đòi hỏi nhiều thiết bị phân tích phức tạp. Có một cuộc thử
nghiệm khác giản đơn hơn dù ít chính xác hơn, như được đề cập đến trong
Bài chỉ dẫn của NEDCC “ Storage furniture: A Brief Review of Current
Options”
Những chiếc tủ lưu trữ bằng kim loại hiện đang được nói đến được phủ một
lớp bột polymer tinh khiết không tan. Những chiếc tủ này rất kín. Các dụng
cụ làm bằng nhôm đã ion hoá cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời. Thứ kim
loại nhẹ này rất bền, và vì chúng không toả ra các khí độc nên không gây ra
phản ứng. Để biết nguồn cung cấp các sản phẩm này, hãy tham khảo tài liệu
của NEDCC đã được đề cập đến ở phần trên.
Tủ bằng gỗ với các ngăn kéo dẹt vốn được sử dụng rất phổ biến, thế nhưng
gỗ còn toả ra một lượng khí có hại với khối lượng lớn hơn rất nhiều so với tủ
được tráng men. Ngay cả các tủ gỗ cũ cũng có thể hỏng, nhất là tủ bằng gỗ
sồi. Nếu bạn có tủ bằng gỗ và chưa có đủ khả năng để thay thế chúng thì hãy
ngăn các ngăn kéo bằng một số vật liệu dưới đây, và nếu có thể, gắn kín lại
để giảm thiểu sự bốc hơi.
Những vật liệu thích hợp để ngăn các ngăn kéo bên trong các tủ gỗ bao gồm
phim nhựa polyester (Mylar), tấm ván 4 lớp làm từ 100% vải vụn, hoặc
Marvelseal – làm từ nhôm cán mỏng, và nhựa cứng. Trong đó, Marvelseal
được khuyến khích sử dụng hơn cả, vì khác với Mylar hay ván làm từ vải
vụn, các loại khí hoàn toàn không thể xâm nhập qua nó được.
Những loại kể trên đều là các tấm ngăn có tính thụ động. Ngoài ra còn có
nhiều loại sản phẩm làm vách ngăn khác có khả năng bảo vệ tốt hơn. Đó là
những loại vật liệu giấy có chưa cácbon đã hoạt hoá và hợp chất zeolite.
Chúng giống như một chiếc sàng phân tử có thể tách những chất khí có hại ra
khỏi môi trường. Vì những sản phẩm này tương đối mới nên người ta ít biết
đến tác dụng lâu dài của chúng. Nếu có thể, những cái sàng này sẽ được tận
dụng đúng lúc. Tuy nhiên, các sản phẩm như vậy có nhiều công dụng và rất
đáng xem xét.
Trước khi ngăn các ngăn kéo của tủ gỗ ra bằng các vách ngăn, việc gắn các
khe gỗ lại cũng có thể có tác dụng bảo vệ. Mặc dù không có chất phủ hoặc
chất kết dính nào có thể hoàn toàn ngăn cản sự thoát hơi, nhưng polyurethane
(loại nhựa tổng hợp dùng để chế tạo sơn) có thể gắn rất tốt. Điều quan trọng
là cần phải mua được loại polyurethane chứa nước chứ không phải là loại
chứa dầu vốn phổ biến hơn (cần tránh dùng sơn dầu hoặc các sản phẩm dầu
khác trong kho lưu trữ ). Không phải mọi polyurethane chứa nước đều an
toàn. Hãy cùng các chuyên gia bảo quản kiểm tra xem chúng có đúng là loại
có nhãn hiệu kể trên hay không, hoặc tốt hơn hết, hãy tự kiểm tra
polyurethane. Xem chỉ dẫn của NEDCC về dụng cụ lưu trữ.
Sau khi gắn các khe gỗ lại, hãy để chúng ra ngoài trời ít nhất ba tuần.
Các ngăn kéo có đáy phẳng chỉ nên có chiều sâu khoảng 2 inches và không
nên đựng quá đầy. Những cặp tài liệu ở ngăn cuối cùng cũng cần phải được
lấy ra một cách dễ dàng. Các ngăn kéo nên được che bọc hoặc có mui trùm
lên để ngăn chặn việc tài liệu sẽ bị hỏng do tác động từ phía sau. Các ngăn
kéo nên có các vòng bi để có thể kéo đẩy dễ dàng và ngăn không cho chúng
bị trượt ra khỏi tủ. Điều quan trọng là phải có một mặt bàn sạch sát ngăn kéo
để có thể trải các tài liệu khổ lớn ra kiểm tra. Một chiếc bàn rộng hay nóc tủ
cũng có thể đáp ứng nhu cầu này. Trong khu vực lưu trữ thường khó có
những chỗ rộng và sạch để làm việc này nhưng đây là điều cần thiết để đảm
bảo an toàn cho các tài liệu trong quá trình tìm kiếm hoặc kiểm tra. Các lối đi
trong khu vực lưu trữ cũng cần đủ rộng để có thể dễ dàng lấy các tài liệu ra
khỏi ngăn lưu trữ.
Hộp đựng tài liệu
Mặc dù có thể lưu trữ các tài liệu khổ nhỏ hoặc vừa trong các cặp tài liệu hay
những chiếc hộp loại Hollinger dựng thẳng đứng, nhưng tài liệu có khổ lớn
hơn 15x9 inches thì nên được lưu trữ trên mặt phẳng nằm ngang. Với các tài
liệu có khổ lớn hơn 30x40 inches nên để trong các chiếc hộp vừa khít. Có
nhiều loại hộp với đủ kích cỡ, giá còn rẻ hơn so với các hộp phẳng. Bạn nên
mua những chiếc hộp không chứa chất gỗ từ các nhà cung cấp thiết bị bảo
quản.
Có nhiều loại hộp với kích cỡ khác nhau. Loại cứng nhất là hộp Solander
đen, hoặc các tủ dùng trong viện bảo tàng. Chúng đủ vững chắc để chứa một
số tác phẩm nghệ thuật đã được đóng khung. Ngoài ra, các thành dày dặn của
loại hộp này có thể bảo vệ tài liệu một cách tốt nhất về mặt hình thức. Nắp
các hộp này phải có mép để giữ tài liệu kín.
Nhưng do loại hộp Solander này rất đắt, nên chúng chủ yếu được các viện
bảo tàng sử dụng để lưu trữ các tác phẩm nghệ thuật hoặc tài liệu quan trọng.
Các kho tài liệu lưu trữ nên được đặt trong các hộp màu xám nhạt, xám đậm
hoặc nâu vàng.
Bao bì bảo vệ phía trong ngăn kéo hoặc hộp đựng tài liệu.
Phía trong các ngăn kéo hay hộp đựng, từng tờ tài liệu cần được bảo vệ một
lần nữa bằng cách đặt trong những chiếc cặp tài liệu, các phong bì bằng nhựa
polyester hay đóng khung. Các cặp giấy được sử dụng phổ biến nhất đối với
kho tài liệu, trong khi đó, các khung kính chủ yếu được các nhà bảo tàng sử
dụng để bảo vệ các tác phẩm nghệ thuật bằng giấy. Phong bì nhựa cũng được
sử dụng để lưu trữ các tài liệu dễ gẫy hoặc các tài liệu ngoại cỡ hay được sử
dụng. Mỗi loại đều có ưu điểm riêng, lựa chọn loại nào là tuỳ thuộc vào công
dụng của từng loại, vào nhu cầu của kho tài liệu và khả năng tài chính của
từng cơ quan.
Cặp tài liệu
Đây là loại bao bì có giá cả thấp nhất. Cũng giống như các hộp lưu trữ, nên
chế tạo các cặp tài liệu từ những vật liệu không chứa chất gỗ. Loại được
khuyến khích sử dụng nhất đối với phần lớn các tác phẩm bằng giấy là những
chiếc cặp được làm từ một vật liệu có tính kiềm. Tuy nhiên cũng có những
