ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
------***------
LÊ THỊ DƢƠNG
TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG
BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ
VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH- 2007-X
Hà Nội – 2011
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
------***------
1 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
LÊ THỊ DƢƠNG
TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG
BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ
VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH- 2007-X
NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN VĂN HÀNH
Hà Nội - 2011
2 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...................................................... Error! Bookmark not defined.
1. Tính cấp thiết của đề tài...................................... Error! Bookmark not defined.
2. Mục đích nghiên cứu .......................................... Error! Bookmark not defined.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................... Error! Bookmark not defined.
4. Phương pháp nghiên cứu .................................... Error! Bookmark not defined.
5. Đóng góp khoa học của khóa luận ..................... Error! Bookmark not defined.
6. Cấu trúc của khóa luận ....................................... Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 1. TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP
VỤ TRONG BIÊN MỤC ........................... Error! Bookmark not defined.
1.1. Khái quát về biên mục ..................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Khái niệm ...................................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.2. Các nội dung của Biên mục .......................... Error! Bookmark not defined.
1.1.3. Tự động hóa công tác Biên mục ................... Error! Bookmark not defined.
1.2. Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục .............. Error! Bookmark not defined.
1.2.1. Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục Error! Bookmark not defined.
1.2.1.1. Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thƣ mụcError!
Bookmark not defined.
1.2.1.2. Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging
Rules ) ................................................................. Error! Bookmark not defined.
1. 2.2. Khổ mẫu MARC21 ...................................... Error! Bookmark not defined.
1.2.2.1. Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫuError! Bookmark
not defined.
1.2 2.2. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu ...... Error!
Bookmark not defined.
1.2.2.3. Cấu trúc biểu ghi và các trƣờng cơ bảnError! Bookmark not defined.
1.2.2.4. MARC 21 Tiếng Việt ........................... Error! Bookmark not defined.
3 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
1.2.3. Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC).. Error! Bookmark not defined.
1.2.3.1.Giới thiệu sơ lƣợc về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)Error!
Bookmark not defined.
1.2.3.2. Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 (gọi tắt là
"DDC 14" ) ........................................................ Error! Bookmark not defined.
1. 3. Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác biên mục tài liệuError! Bookmark
not defined.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ
TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN– THƢ VIỆN
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNGError! Bookmark
not defined.
2.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ
Bưu Chính Viễn Thông .......................................... Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triểnError! Bookmark not defined.
2.1.2. Chức năng của Trung tâm ............................ Error! Bookmark not defined.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức .............................................. Error! Bookmark not defined.
2.1.4. Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của TTTTTV Error! Bookmark not
defined.
2.2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung
tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông ........ Error!
Bookmark not defined.
2.2.1. Áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVTError!
Bookmark not defined.
2.2.1.1. Quá trình triển khai ............................. Error! Bookmark not defined.
2.2.1.2. Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined.
2.2.2. Áp dụng Khổ mẫu MARC21 tại Trung tâm Thông tin- thư viện ....... Error!
Bookmark not defined.
2.2.3. Áp dụng Khung phân loại DDC tại Trung tâm Thông tin- Thư viện
HVCNBCVT .......................................................... Error! Bookmark not defined.
4 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
2.2.3.1. Quá trình triển khai ............................. Error! Bookmark not defined.
2.2.3.2.Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined.
2.3. Các sản phẩm, dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng các chuẩn biên mục
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.1. Các Cơ sở dữ liệu ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2. Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Acces catalog)
................................................................................ Error! Bookmark not defined.
2.3.3. Thư mục thông báo sách mới ....................... Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC
ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU
TẠI TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU
CHÍNH VIỄN THÔNG .............................. Error! Bookmark not defined.
3. 1. Nhận xét về thực trạng sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thôngError!
Bookmark not defined.
3. 1. 1. Các chuẩn biên mục tài liệu ....................... Error! Bookmark not defined.
3. 1. 2. Đội ngũ cán bộ Biên mục ........................... Error! Bookmark not defined.
3. 1. 3. Cơ sở vật chất hỗ trợ công tác Biên mục .. Error! Bookmark not defined.
3. 1. 3. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện
khi sử dụng các chuẩn Biên mục ............................ Error! Bookmark not defined.
3. 3. Kiến nghị ....................................................... Error! Bookmark not defined.
3. 3. 1. Chuẩn hóa nghiệp vụ trong công tác Biên mục tài liệuError! Bookmark not
defined.
3. 3. 2. Hoàn thiện cơ sở vật chất hỗ trợ việc chuẩn hóa .... Error! Bookmark not
defined.
3. 3. 3. Tổ chức dội ngũ cán bộ Biên mục .............. Error! Bookmark not defined.
3. 3. 4. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện
khi sử dụng các chuẩn Biên mục ............................ Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN .................................................. Error! Bookmark not defined.
5 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện đề tài Khóa luận của mình, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp
đỡ từ các thầy giáo, cô giáo, các cán bộ của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Công nghệ
Bưu chính Viện thông và gia đình, bạn bè của tôi.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong khoa Thông tin-
Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã trực tiếp
giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu.
Tôi trân trọng cám ơn tới ThS. Nguyễn Văn Hành đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi hoàn
thành tốt Khóa luận này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các các bộ nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin-Thư
viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viện thông đã tạo điều kiện thuận lợi gúip đỡ tôi trong quá
trình làm Khóa luận.
Xin cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành Khóa luận
này.
Tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt Khóa luận của mình. Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế
nên Khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi mong nhận được sự đóng góp của các thầy
cô giáo và các bạn để Khóa luận được tốt hơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Dương
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu
tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông”của tôi hoàn toàn
mới. Đây là đề tài tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Văn Hành.
6 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR (Anglo-American Cataloging Rules)
CSDL Cơ sở dữ liệu
DDC Khung phân loại thập phân Dewey
Biên mục máy tính đọc được
MARC ( Machine Readable Cataloguing)
7 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế
ISBD ( International Standard Bibliographic Description)
HVCNBCVT Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Libol Library OnLine
NDT Người dùng tin
RDA Resource Description Access
OPAC Online Public Acces catalog
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, khi mà xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ ở hầu hết các
quốc gia trên thế giới. Đòi hỏi các quốc gia khi hội nhập phải có tri thức, làm chủ được mình để
hội nhập có lợi. Xu thế này phát triển trên mọi lĩnh vực mà hoạt động Thông tin- thư viện không
nằm ngoài trào lưu phát triển đó.
Trong sự phấn đấu chung để theo kịp sự phát triển của thời đại thì sự nghiệp giáo dục, đặc biệt
là giáo dục đại học đóng một vai trò quan trọng. Giáo dục đại học đã và đang cung cấp cho tương
lai những chủ nhân có tri thức cao, có khả năng độc lập, tư duy để làm chủ thực sự. Thư viện với
chức năng là cơ quan văn hóa, giáo dục ngoài nhà trường có vai trò quan trọng trong việc nâng
cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài. Thư viện phải là cơ sở cho việc tự học cho toàn
dân, bởi vì nó nắm công cụ chủ yếu cho việc tự học đó là sách báo, tài liệu. Trong cơ cấu các
trường đại học, Thư viện chính là bộ phận không thể thiếu, được coi như giảng đường thứ hai của
sinh viên bởi vì nó góp phần trực tiếp vào nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của sự nghiệp giáo dục
đai học.
8 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện sự hội nhập và hợp tác, thực hiện nhiệm
vụ, mục tiêu giáo dục đại học nói trên là vấn đề cập nhật và chia sẻ nguồn tin giữa các nước, các
Thư viện với nhau. Trong đó, vấn đề tiên quyết đặt ra là tiêu chuẩn hóa, bởi vì tiêu chuẩn hóa
đảm bảo sự thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động
Thông tin - thư viện, bảo đảm mối liên hệ giữa hoạt động này với các nhiệm vụ, đẩy mạnh tiến bộ
khoa học và công nghệ, góp phần hoàn thiện việc tổ chức, quản lý hoạt động Thông tin - thư viện,
nâng cao năng suất lao động và chất lượng lao động của cán bộ Thông tin - thư viện. Để Thư viện
các trường đại học thực sự đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, hệ thống này cần đẩy mạnh
hoạt động nghiệp vụ của mình để nhằm đạt tới sự chuẩn hóa, hội nhập và liên thông Thư viện.
Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ VHTT – DL) đã có văn bản số
1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất cả các Thư viện công cộng, Thư viện
chuyên ngành, đa ngành đều được khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của
Thư viện đó là AACR2, DDC, MARC21.
Trong quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin, các chuẩn
nghiệp vụ quốc tế phổ biến gồm DDC, MARC21 và AACR2 được Bộ VH-TT quyết định áp dụng
trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các thư viện Việt Nam với mục tiêu: Chuẩn hóa -
Thống nhất - Hội nhập của ngành thư viện Việt Nam với thế giới.
Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là một trong những cơ quan đầu ngành về đào
tạo và nghiên cứu lĩnh vực Bưu chính Viễn thông. NDT là cán bộ và sinh viên của Học viện có
nhu cầu cao về thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Với tư cách là giảng đường thứ
hai của sinh viên, Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã thực hiện chức năng phục vụ
thông tin, tư liệu góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu của Học viện. Đặc biệt
Trung tâm chú trọng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu nhằm nâng cao chất
lượng phục vụ người dùng tin và nâng cao trao đổi hợp tác cùng phát triển giữa các cơ quan
Thông tin- Thư viện trong và ngoài nước.
9 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn
nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ
Bưu chính Viễn thông” làm đề tài Khóa luận của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện HVCNBCVT. Trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường áp dụng
các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm nói riêng và của sự
nghiệp Thư viện nói chung.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu gồm : AACR 2, MARC
21, DDC
- Phạm vi: Khóa luận tốt nghiệp giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện
HVCNBCVT
4. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở nắm vững phương pháp luận của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, để giải quyết tốt mục tiêu đề ra, tôi đã sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp điều tra thực tế,
Phương pháp quan sát,
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp,
Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu,
Phương pháp so sánh, đánh giá,
Phương pháp thống kê.
5. Đóng góp khoa học của khóa luận
+ Ý nghĩa lý luận: Tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn Biên mục đang được áp dụng Tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện HVCNBCVT.
+ Ý nghĩa thực tiễn: Qua việc khảo sát, nghiên cứu tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ
trong Biên mục tài liệu, đề tài sẽ cung cấp các cứ liệu giúp cho việc hoàn thiện các chuẩn nghiệp
vụ và tăng cường hơn nữa việc áp dụng các chuẩn này tại Trung tâm.
6. Cấu trúc của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng chữ viết tắt và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa
luận này bao gồm 3 chương :
10 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Chƣơng 1. Tổng quan về biên mục và các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục
Chƣơng 2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông
Chƣơng 3. Nhận xét chung và một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng các chuẩn
nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông
CHƢƠNG 1. TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN
MỤC
1.1. Khái quát về biên mục
1.1.1. Khái niệm
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình có liên
quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích
chủ đề và kiểm soát tính thống nhất.
Công tác biên mục giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động xử lý thông tin và tư liệu, góp
phần quyết định trong việc kiểm soát thư mục.
1.1.2. Các nội dung của Biên mục
Biên mục bao gồm 3 công đoạn:
* Biên mục mô tả:
11 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng và mô
tả một tài liệu (ghi lại nhữg thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật
lý của tài liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả), trừ các điểm truy nhập
theo chủ đề.
Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu và dễ dàng tìm được tài liệu đấy
trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại.
Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản,
thông tin về xuất bản, thông tin vật lý…
Mô tả thư mục bao gồm các công việc:
+ Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác
giả, tài liệu, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng…)
+ Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu mô tả, tờ nhập tin) theo các quy định
và tiêu chuẩn được xác lập trên quốc tế để khai thác sau này.
Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của
tài liệu. Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng,
đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả. Các yếu tố mô tả sẽ được sắp xếp theo trật tự nhất định, có hệ
thống dấu quy định đặt trước mỗi yếu tố và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả.
* Biên mục chủ đề: Phân loại và định đề mục chủ đề
Quá trình này liên quan đến việc xác định các chỉ số hay khái niệm có liên quan đến nội dung
tài liệu.
“Phân loại tài liệu” phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tài liệu theo các bộ môn
khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình này, người xử lý tài liệu chọn một hay
nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng để xác
định nội dung tài liệu đang biên mục.
Phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tài
liệu. Sau khi xác định được chủ đề, có thể tìm và lập được một tiêu đề hay đề mục chủ đề dựa vào
một danh mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khóa hay từ điển, từ chuẩn.
* Kiểm soát tính thống nhất
Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy
nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay chủ đề dựa trên quy tắc mô tả.
Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích
chủ đề.
12 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Nhờ có quá trình kiểm soát tính thống nhất mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá
trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tài liệu rời rạc, không liên hệ với nhau. Chính các tiêu
đề thống nhất và các tham chiếu đã tạo mối liên hệ giữa các tài liệu được biên mục. Chẳng hạn,
tiêu đề phản ánh tên của cùng một người trên các biểu ghi khác nhau. Nhờ đó, các biểu ghi phản
ánh tài liệu do một người viết (tác giả) hay nói về người ấy (nhân vật), hay tác phẩm của một cơ
quan, tập thể (tác giả tập thể) được nhóm hợp vào một chỗ và hiển thị cùng nhau.
1.1.3. Tự động hóa công tác Biên mục
Trong những năm qua sự phát triển của Công nghệ thông tin đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động
Thông tin – Thư viện nói chung và công tác Biên mục nói riêng. Công nghệ thông tin không chỉ
thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối mà Công nghệ thông tin cũng trở
thành công cụ hữu ích đối với các quy trình thông tin tại Thư viện.
Tự động hóa thư viện (Tin học hóa thư viện) là việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh
vực Thông tin – Thư, tạo ra các phần mềm, sử dụng các khổ mẫu đọc máy…phục vụ công tác
Thông tin – Thư viện, nhằm rút ngắn khoảng cách chuyển đổi từ các Thư viện truyền thống sang
Thư viện hiện đại, tiết kiệm kinh phí cũng như sức lao động của người cán bộ Thư viện.
Việc tự động hóa Biên mục mang lại nhiều lợi ích nhưng còn tùy thuộc vào nhiều nhân tố: tầm
cỡ và loại hình Thư viện, trình độ cán bộ, kinh phí và các trang thiết bị hiện đại.
1.2. Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục
1.2.1. Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục
1.2.1.1. Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục
* Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD (International Standard Bibliographic Description)
Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD được soạn thảo năm 1969, xuất phát từ buổi họp
quốc tế của những chuyên gia biên mục tại Copenhagen (Đan Mạch) để bàn về việc biên soạn
ISBD áp dụng cho công tác biên mục tại thư viện tất cả các nước.
Từ năm 1974, lần lượt các tiêu chuẩn ISBD cho mô tả từng loại hình tài liệu thư viện ra đời:
1974: ISBD(M) cho mô tả sách chuyên khảo; 1977: ISBD(S) cho mô tả xuất bản phẩm tiếp tục;
1980: ISBD(G) tổng quát, tiêu chuẩn khung cho các loại hình tài liệu và được sửa chữa lại năm
2004; 1980: ISBD(PM) cho bản nhạc in, ISBD(A) cho mô tả sách cổ; 1989: ISBD(CF) cho mô tả
file máy tính, sau này đổi thành ISBD(ER) cho mô tả nguồn tin điện tử.
Đặc điểm của Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD là mang tính mềm dẻo, trong mỗi
vùng mô tả có những yếu tố bắt buộc và không bắt buộc. Những yếu tố bắt buộc đảm bảo cho việc
nhận dạng tài liệu và được ghi trong phiếu mô tả tài liệu cho tất cả mọi loai hình thư viện. Yếu tố
13 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
không bắt buộc cung cấp các thông tin phụ về tài liệu (nội dung, đối tượng tài liệu, tài liệu minh
họa) những yếu tố này do các thư viện tự quyết định để phù hợp với đặc điểm, tính chất của thư
viện mình. Với đặc điểm này, ISBD phù hợp với công tác mô tả tài liệu cho tất cả các loại hình tài
liệu và được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin, xuất bản, phát hành ở nhiều nước lớn
trên thế giới như: Anh, Đức (1972), Pháp (1973), Mỹ, Úc, Canada, Đan Mạch (1974), Liên Xô
(1975). Ở Việt Nam, từ năm 1985 ISBD đã được áp dụng rộng rãi ở các Thư viện.
Cấu trúc ISBD
Cấu trúc của ISBD gồm có 8 vùng mô tả và hệ thống dấu quy định:
- Các vùng mô tả trong ISBD:
Vùng 1: Vùng nhan đề và các thông tin trách nhiệm (Nhan đề chính, nhan đề song song, thông tin
liên quan đến nhan đề, các thông tin về trách nhiệm)
Vùng 2: Vùng thông tin lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản
Vùng 3: Vùng thông tin đặc thù (Các thông tin đặc trưng cho một số loại hình tài liệu như: Các ấn
phẩm định kỳ, các tài liệu chuyên dạng,…
Vùng 4: Vùng địa chỉ xuất bản (Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản)
Vùng 5: Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng vật lý (Số trang, minh họa, khổ cỡ của tư liệu
và các tài liệu đi kèm theo
Vùng 6: Vùng tùng thư (nhan đề tùng thư, chỉ số ISSN của xuất bản, số thứ tự cuốn sách trong
tùng thư)
Vùng 7: Vùng phụ chú
Vùng 8: Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu.
- Hệ thống dấu kí hiệu
Trong ISBD có hệ thống dấu kí hiệu dùng chung cho các vùng và dấu kí hiệu dùng riêng cho
từng yếu tố.
* Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ
Quy tắc này được biên soạn dựa theo truyền thống mô tả Anh – Mỹ và từ những kinh nghiệm
biên mục của các thư viện lớn ở Liên Xô cũ.
Đặc điểm của quy tắc này là bao quát được mọi lọai hình tư liệu được xuất bản vào thời kì bấy
giờ, chú trọng tới việc làm rõ nội dung tư liệu, xác định rõ phạm vi sử dụng mô tả theo tác giả tập
thể.
14 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ đã có ảnh hưởng lớn
đến thực tiễn biên mục của việt Nam trong hàng thập kỷ từ đầu những năm 1960 đến giữa những
năm 1980 khi ảnh hưởng của ISBD bắt đầu thâm nhập vào nước ta.
* Tiêu chuẩn Việt Nam về mô tả thư mục tài liệu(TCVN 4743-89)
TCVN 4743-89 nằm trong bộ tiêu chuẩn Việt Nam về hoạt động thông tin tư liệu, được ban
hành từ 1988 đến 1922. TCVN 4743-89 mang tên: Xử lý thông tin. Mô tả thư mục tài liệu. Yêu
cầu chung và quy tắc biên soạn.
TCVN 4743-89 được biên soạn trên cơ sở tham khảo Tiêu chuẩn Liên Xô GOST 7.1-69: Mô tả
ấn phẩm dùng cho các xuất bản phẩm thư mục và thông tin và một số tư liệu khác.
Tiêu chuẩn này quy định những yêu cầu chung đối với mô tả thư mục một tài liệu và các quy
tắc biên soạn mô tả. Tiêu chuẩn áp dụng cho mô tả các tài liệu thành văn công bố hoặc không
công bố: sách, ấn phẩm tiếp tục, các tài liệu kỹ thuật, tài liệu dịch, báo cáo nghiên cứu khoa học,
luận án và mô tả trích.
Đây là tiêu chuẩn có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan Thông tin Khoa học Kỹ thuật, các
thư viện, nhà xuất bản, phát hành, các tòa soạn báo chí có làm thư mục.
* Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Đây là tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm (dùng cho mục lục thư viện) của Thư viện Quốc gia
Việt Nam biên soạn và xuất bản năm 1994. Tài liệu được biên soạn dựa trên các quy tắc mô tả
Liên Xô cũ; mô tả Anh – Mỹ (AACR); Tiêu chuẩn mô tả Thư mục quốc tế ISBD và từ những kinh
nghiệm trong công tác biên mục của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Tài liệu đã đưa ra được những
quy định và ví dụ cụ thể phù hợp với điều kiện Việt Nam.
* Quy tắcbiên mục Anh – Mỹ (Anglo-American Cataloging Rules: AACR)
Quy tắc biên mục Anh – Mỹ, 1967
Năm 1967 Quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR (Anglo-American Cataloging Rules) được Hội
thư viện Anh, Hội thư viện Mỹ hợp tác biên soạn và xuất bản lần đầu tiên (còn được gọi là
AACR1) dành cho các thư viện nghiên cứu lớn, nhưng là 2 bản riêng, một cho Anh, một cho Bắc
Mỹ
Quy tắc biên mục Anh – Mỹ: AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules)
Năm 1974, đại diện các Hội thư viện, các thư viện quốc gia Anh, Mỹ, Canada đã soạn thảo
một văn bản mới: Quy tắc AACR2, tạo điều kiện cho người sử dụng mục lục tìm tài liệu nhanh
chóng và cải thiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục.
15 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Năm 1978, AACR2 được chính thức xuất bản và nhanh chóng áp dụng rộng rãi ở các thư viện
(1981 bắt đầu được áp dụng thực sự), trải qua nhiều lần xuất bản, bổ sung và hiệu đính.
Từ 1998 đến 2004, AACR2R được chỉnh lý và cập nhật nhiều lần, đáng chú ý là các lần sau:
1988 AACR2R xuất bản lần 2; năm 2002, xuất bản dạng tờ rời; Bản cập nhật năm 2004, cũng
xuất bản dạng tờ rời.
Bộ quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2R dựa theo ISBD(G) trong mô tả tài liệu thư-viện. Bộ
quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các
điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục. Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục
theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21
Đến nay, bộ quy tắc AACR2 được dịch sang 18 tiếng khác nhau và được xuất bản đồng thời
dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử. Hỗ trợ cho AACR2 còn có 2 bản hướng dẫn: “Hướng dẫn mô tả
thư mục cho tư liệu multimedia tương tác” và Hướng dẫn mô tả thư mục cho các phiên bản”
* Bộ quy tắc biên mục RDA (Resource Description Access)
Hiện nay, trên thế giới xuất hiện Bộ quy tắc mới mang tên Bộ quy tắc biên mục Mô tả và truy
cập tài nguyên RDA (Resource Description Access). RDA là Bộ quy tắc biên mục mới được soạn
thảo để thay thế cho Bộ Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ (AACR2) nhằm giúp cho việc mô tả và truy
cập các nguồn lực thông tin. RDA được đánh giá là bộ quy tắc biên mục cho thế kỷ XXI.
Đặc điểm của RDA:
- Một tiêu chuẩn mới cho việc mô tả và truy cập tài nguyên
- Được thiết kế cho môi trường số
+ Sản phẩm dựa trên web (cũng có bản in).
+ Mô tả và truy cập tất cả tài nguyên số (và cả liên biến).
+ Tạo ra những biểu ghi có thể sử dụng trong môi trường số (Internet, Web OPAC, vv…).
- Tiêu chuẩn có nội dung đa quốc gia cung ứng việc truy cập và mô tả thư mục
- Dành cho tất cả mọi phương tiện.
- Độc lập với khổ mẫu (vd. MARC 21) được dùng để chuyển tải thông tin.
Bộ quy tắc biên mục RDA đang trong giai đoạn áp dụng thử nghiệm và chuẩn bị đưa vào hoạt
động. Hy vọng, việc áp dụng RDA sẽ đáp ứng được nhu cầu phát triển mới của hoạt động Thông
tin - Thư viện trong giai đoạn phát triển mới của thời đại.
1.2.1.2. Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules )
Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 gồm 19 chương chia làm 2 phần bao quát việc mô tả
và cung cấp những điểm truy cập cho mọi loại hình tài liệu.
16 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Cấu trúc của bộ quy tắc gồm 2 phần chính:
Phần 1: Từ chương 1 đến chương 13 là phần Mô tả thư mục
Phần này quy định cách mô tả các loại hình tài liệu khác nhau và dựa trên quy định của
ISBD (Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế).
Phần 2: từ chương 21 đến chương 26 là phần Lựa chọn điểm truy cập
Cụ thể AACR2 bao gồm các phần và chương như sau:
Phần 1
Chương 1: Quy tắc mô tả tổng quát: Quy định dùng chung cho mọi loại hình tài liệu như:
- Nguồn lấy thông tin
- Dấu phân cách
- Cấp độ mô tả
- 8 vùng mô tả
Chương 2: Những quy tắc đặc thù cho từng loại hình tài liệu chuyên khảo: Sách, sách mỏng và
tờ in
Chương 3: Tài liệu bản đồ
Chương 4: Bản thảo
Chương 5: Tài liệu âm nhạc
Chương 6: Tài liệu ghi âm
Chương 7: Phim và băng video
Chương 8: Tài liệu đồ hoạ
Chương 9: Nguồn tin điện tử
Chương 10: Vật chế tác và ba chiều
Chương 11: Tài liệu vi hình
Chương 12: Nguồn tin tiếp tục
Chương 13: Mô tả trích
Phần 2
Bắt đầu từ chương 21-25, phần này liên quan đến việc xác định và tạo lập các điểm truy cập mà
theo đó những thông tin mô tả được trình bày cho người sử dụng mục lục cung cấp như tạo ra
tham chiếu đến những tiêu đề này.
Chương 21: Lựa chọn điểm truy cập
Chương 22: Tiêu đề cá nhân
Chương 23: Địa danh
17 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Chương 24: Tiêu đề tập thể
Chương 25: Nhan đề đồng nhất
Chương 26: Tham chiếu
Ngoài ra còn có các phụ lục:
Phụ lục A: Quy định chữ viết hoa
Phụ lục B: Quy định chữ viết tắt
Phụ lục C: Quy định cách đánh số
Phụ lục D: Danh sách thuật ngữ
Phụ lục E: Viết tắt tiêu để báo
Chỉ dẫn Index
Nhìn chung, không có gì khác biệt nhiều giữa AACR2 và ISBD về 8 vùng mô tả và dấu phân
cách, tuy nhiên AACR2 tạo nhiều điểm truy cập và quy định khá chi tiết trong lập tiêu đề, cũng
như trong một số yếu tố mô tả.
Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 có nhiều ưu điểm:
- Trình bày các quy định mô tả trước quy định lựa chọn tiêu đề, cách trình bày này phù hợp với lý
luận về Biên mục hiện nay.
- Trong các quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhâp) AACR2 ít nhấn mạnh đến hình thức của
bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và
cung cấp mô tả thư mục đầy đủ.
- AACR2 có mối quan hệ với MARC21: MARC21 dựa trên cấu trúc của AACR2 để cấu tạo các
trường con, do vậy MARC21 cho phép nhập dữ liệu theo AACR2 ở các mức khác nhau, tùy theo
từng loại hình thư viện. Từ đó, thuận lợi cho biên mục sao chép, tận dụng được các kết quả biên
mục của các thư viện khác có cùng tiêu chuẩn.
- Thống nhất mẫu mô tả giữa các thư viện, tạo khả năng thực hiện biên mục tích hợp đa phương
tiện.
- Tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ biên mục và người sử dụng bằng cách cung cấp những
tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích.
Tuy nhiên AACR2 cũng có những nhược điểm như:
- Cách biên mục theo AACR2 đôi khi làm mất thông tin về các tác giả có trách nhiệm khác, nếu
không lập tiêu đề phụ cho các tác giả này
- Bản đầy đủ của AACR2 rất chi tiết và phức tạp, đôi khi gây khó khăn cho người sử
18 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Trong tương lai AACR2 không phù hợp với môi trường điện tử hay môi trường số. Vì vậy, cần
có một quy tắc biên mục mới thay thế quy tắc này.
1. 2.2. Khổ mẫu MARC21
1.2.2.1. Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫu
MARC là từ viết tắt thuật ngữ tiếng Anh: “Machine Readable Cataloguing”. Thuật ngữ này có
nghĩa là “Biên mục có thể đọc bằng máy”.
Khổ mẫu MARC 21 là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin
liên quan dưới dạng máy tính đọc được (machine-readable). Khổ mẫu thư mục MARC
21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy
nó thu hút được sự quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói
riêng.
Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời năm 1997, là bước phát triển tiếp theo khổ mẫu
MARC của Thư viện Quốc Hội Mỹ.
MARC 21 bao gồm 5 thành phần hoàn chỉnh hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau để hoàn chỉnh việc
biên mục và kiểm soát dữ liệu thư mục. Khổ mẫu này còn mang nhiều yếu tố đặc trưng quốc gia
(Mỹ). 5 thành phần đó là:
- MARC 21 Format for Authory Data: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu tác giả.
- MARC 21 Format for Bibliographic Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục.
- MARC 21 Format for Classification for Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu phân loại.
- MARC 21 Format for Communty Informstion: Khổ mẫu MARC21 cho thông tin cộng đồng.
- MARC 21 Format for Holdings Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu về vốn tư liệu.
Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình Biên mục tự động, cho phép các thư
viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận
và tra tìm tài liệu thuận tiện.
1.2 2.2. Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu
Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục được thiết kế để làm một công cụ chứa thông tin thư
mục về các tài liệu văn bản được in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất bản phẩm nhiều
kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn hợp. Dữ liệu thư mục thông thường bao gồm nhan đề,
19 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
chủ đề, chú giải, dữ liệu về xuất bản, thông tin mô tả vật lý của đối tượng. Khổ mẫu thư mục chứa
các yếu tố dữ liệu cho các loại hình tài liệu sau:
- Sách (BK) - sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất
chuyên khảo.
- Xuất bản phẩm nhiều kỳ (SE) - sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi
hình mà nó được sử dụng ở dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định
kỳ, báo, niên giám,...).
- Tệp tin (CF) - sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định
hướng sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến. Các loại nguồn tin điện tử khác
được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo
hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Bản đồ (MP) - sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản
đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Âm nhạc (MU) - sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và
những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất
bản nhiều kỳ.
- Tài liệu nhìn (VM) - sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai
chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên ba chiều, các bộ tài liệu. Tài liệu
có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ.
- Tài liệu hỗn hợp (MX) - sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các
dạng tài liệu. Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ. (Ghi chú: trước năm
1994, tài liệu hỗn hợp (MX) được tham chiếu như là tài liệu lưu trữ và bản thảo (AM)).
Các loại biểu ghi xử lý:
- Tài liệu ngôn ngữ
- Bản thảo tài liệu ngôn ngữ
- Tệp tin
- Tài liệu bản đồ
- Bản thảo tài liệu bản đồ
- Bản nhạc có chú giải
- Bản thảo bản nhạc
- Ghi âm không phải âm nhạc
- Ghi âm âm nhạc
20 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Tài liệu chiếu hình
- Đồ hoạ không chiếu hai chiều
- Vật phẩm nhân tạo ba chiều và đối tượng tự nhiên
- Bộ tài liệu
- Tài liệu hỗn hợp
- Tài liệu vi hình, bất kể là dạng bản gốc hoặc sao, không được xác định là một loại biểu ghi đặc
thù. Khía cạnh vi hình chỉ có tính chất thứ cấp đối với loại tài liệu của đối tượng gốc (thí dụ dạng
sách,..) từ đó tạo ra tài liệu vi hình. Điều này cũng áp dụng tương tự với một số loại tệp tin mà ở
đó khía cạnh tệp tin chỉ là thứ cấp; tuy nhiên, một số dạng nguồn tin điện tử sẽ được gán mã đúng
ở dạng tệp tin.
1.2.2.3. Cấu trúc biểu ghi và các trường cơ bản
Một biểu ghi MARC 21 gồm 3 phần chính: Đầu biểu, danh mục, các trường. Cụ thể như sau:
Đầu biểu (Leader)
Đầu biểu của một biểu ghi MARC 21 gồm các phần tử cho phép chương trình xử lý các phần
còn lại của biểu ghi (Thư mục, các trường…). Đầu biểu là một chuỗi liên tục gồm 24 ký tự được
quy định những chức năng riêng biệt, để từ đó máy tính nhận dạng và xử lý biểu ghi. Chuỗi ký tự
này đứng đầu tiên trong dãy ký tự mã hoá biểu ghi của máy tính, tiếp đó là thư mục, cuối cùng là
dữ liệu thư mục.
Danh mục (Directory)
Danh mục của một biểu ghi thư mục MARC 21 là một chuỗi mục có độ dài cố dịnh theo ngay
sau đầu biểu dể xác định nội dung của biểu ghi. Danh mục được tạo ra bởi máy tính, căn cứ vào
biểu ghi thư mục, cho thấy trong biểu ghi thư mục bao gồm các nhãn trường nào, vị trí bắt đầu của
trường, độ dài của trường. Danh mục chỉ được sử dụng bởi người lập trình máy tính, nội dung của
danh mục được mã hoá bằng chữ số.
Các trường
Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC 21 bao gồm các trường, ngoài các trường dành cho các yếu
tố mô tả thư mục theo AACR2 như nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tùng thư,
đặc trưng số lượng,… còn có các trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu phân loại… Các trường
này có thể chia nhỏ thành các trường con. Trong biểu ghi của MARC 21 mỗi trường được biểu thị
bằng một nhãn trường gồm 3 chữ số.
21 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Khổ mẫu MARc 21 có khoảng trên 200 trường, phân thành từng khối trường tuỳ vào chức
năng.
0XX : Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại,v.v.
1XX : Tiêu đề mô tả chính
2XX : Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề (nhan đề, lần xuất bản, thông tin về in ấn)
3XX : Mô tả vật lý, v.v.
4XX : Thông tin về tùng thư
5XX : Phụ chú
6XX : Các tiêu đề mô tả theo chủ đề
7XX : Tiêu đề bổ sung, không phải chủ đề hoặc tùng thư; trường liên kết
8XX : Tiêu đề tùng thư bổ sung, sưu tập, v.v.
9XX : Thông tin nội bộ
1.2.2.4. MARC 21 Tiếng Việt
MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục / biên soạn bởi Trung
tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia ; Cao Minh Kiểm chủ biên
. – Hà Nội : 2005. – 354tr.
* Lý do biên soạn MARC 21 Tiếng Việt
Xuất phát từ thực tế là số trường trong MARC21 được thường xuyên sử dụng chỉ chiếm phần
nhỏ, còn lại là những trường rất ít được sử dụng. Vì vậy, việc lựa chọn bản MARC21 đầy đủ là
không cần thiết. Yêu cầu đặt ra là cần phải có một Khổ mẫu MARC21 rút gọn phù hợp với thực
tiễn Việt Nam.
Ngày 22-23/11/2001 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện
Việt Nam đã tổ chức hội thảo quốc gia "Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam". Tại hội thảo này
các thư viện Việt Nam đã đi đến thống nhất áp dụng khổ mẫu MARC21 để xây dựng MARC Việt
Nam. Việc các thư viện Việt Nam đi đến thống nhất lựa chọn khổ mẫu MARC21 để xây dựng khổ
mẫu biên mục quốc gia Việt Nam là một quyết định quan trọng và đúng đắn.
Khổ mẫu MARC21 Việt Nam rút gọn cho dữ liệu thư mục được thiết kế để nhập các thông tin
thư mục về các dạng tư liệu in hoặc bản thảo, tài liệu điện tử, tệp tin máy tính, bản đồ, bản nhạc,
tư liệu nghe nhìn, tài liệu đa phương tiện và tư liệu hỗn hợp. Khổ mẫu bao gồm những chuẩn để
trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được
giữa các tổ chức thông tin và thư viện của Việt Nam.
22 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Hiện nay, MARC21 đã được sử dụng trong biên mục tự động ở hầu hết các thư viện, MARC21
đã được công nhận là TCVN 7539: 2005 Thông tin và tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu
thư mục.
* Phạm vi áp dụng của khổ mẫu thư mục
Dữ liệu thư mục thông thường chứa các thông tin về nhan đề, tên người hoặc tổ chức, chủ đề,
phụ chú, thời gian xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, thông tin về đặc trưng vật lý của đối
tượng mô tả,v.v... Khổ mẫu này được thiết kế để chứa các thông tin thư mục cho các loại hình tư
liệu sau:
- Sách;
- ấn phẩm kế tiếp;
- Tài liệu điện tử;
- Bản đồ;
- Bản nhạc: bản nhạc in, bản nhạc viết tay, các dạng ghi âm của âm nhạc hoặc không phải âm
nhạc;
- Vật liệu nhìn: như phim, tranh, ảnh, hình ảnh động,...
- Tư liệu hỗn hợp.
Dựa trên thực tế biên mục ở Việt Nam, xem xét nhu cầu và khả năng ứng dụng để xây dựng các
cơ sở dữ liệu thư mục ở các cơ quan thông tin thư viện, Khổ mẫu này không có mục tiêu bao
quát đầy đủ nhất các yếu tố có thể mà chỉ đưa ra những yếu tố cơ bản cần có, có tính đến sự tương
hợp quốc tế. Trong quá trính ứng dụng thực tế, sẽ xem xét việc tiếp tục bổ sung những yếu tố cần
thiết do đòi hỏi của thực tế hoạt động biên mục yêu cầu.
* Những loại biểu ghi thư mục
Biểu ghi thư mục MARC 21 Việt Nam rút gọn được phân biệt với những loại biểu ghi đặc biệt
khác ở mã ghi trong vị trí số 06 của vùng đầu biểu, trong đó xác định các loại hình biểu ghi sau:
- Tư liệu ngôn ngữ
- Bản thảo ngôn ngữ
- Tệp tin điện tử
- Tư liệu bản đồ
- Bản thảo bản đồ
- Bản nhạc có chú giải
- Bản thảo bản nhạc
- Ghi âm không phải âm nhạc
23 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Ghi âm âm nhạc
- Tư liệu chiếu
- Vật phẩm hai chiều không chiếu được
- Vật phẩm nhân tạo 3 chiều hoặc đối tượng tự nhiên
- Bộ tư liệu (Kit)
- Tư liệu hỗn hợp.
Tài liệu vi hình (Vi phim, vi phiếu), dù là nguyên bản hay là được tạo ra từ nguyên bản, không
được xác định như một loại biểu ghi. Dạng Biểu ghi cảu vi hình xác định dựa vào nguyên bản mà
nó chứa thông tin (thí dụ là tài liệu ngôn ngữ nếu là vi phiếu của một quyển sách).
* Thành phần của biểu ghi thư mục
Biểu ghi của MARC 21 Việt Nam bao gồm 3 thành phần quan trọng:
+ Cấu trúc biểu ghi
Cấu trúc biểu ghi MARC 21 Việt Nam bao gồm các phần như sau:
- Chỉ dẫn đầu biểu ghi
- Danh bạ
- Các trường dữ liệu
+ Mã xác định nội dung
Mã xác định nội dung (Content Designators) là các mã và những quy định được thiết lập để
xác định một cách rõ ràng các yếu tố dữ liệu có trong biểu ghi và hỗ trợ việc xử lý những dữ liệu
này. Mã xác định nội dung là nhãn trường, dấu phân cách trường con, v.v....
+ Nội dung dữ liệu
Nội dung Dữ liệu (Content data) được xác định bởi các chuẩn bên ngoài khổ mẫu như chuẩn
mô tả ISBD, chuẩn mã ngôn ngữ, chuẩn mã nước, từ điển từ chuẩn....Một số mã được xác định
bởi chính khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn
Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn là một tập hợp các mã thông tin và các mã xác định nội
dung được quy định để mã hoá biểu ghi thư mục máy tính đọc được phục vụ trao đổi thông tin.
* Một số quy ước dùng trong tài liệu
Những quy ước đánh máy sau sử dụng trong tài liệu này:
0 - Ký tự này thể hiện số không (zero) trong nhãn trường, vị trí cố định của ký tự, vị trí của chỉ thị.
# - Ký tự đồ hoạ # thể hiện khoảng trống (hex 20) trong những trường mã hoá, vị trí không xác
định của chỉ thị hoặc trong những tình huống đặc biệt mà ký tự khoảng trống có thể gây nhầm lẫn.
24 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
$ - Ký tự $ (hex 1F) được sử dụng để thể hiện dấu phân cách trường con đi trước ký hiệu trường
con. Thí dụ $a thể hiện dẫu phân cách trường con a.
* Nguyên tắc phát triển
Số lượng trường trong khổ mẫu sẽ không cố định mà có thể bổ sung để đáp ứng nhu cầu phát
triển. Những nhãn trường và trường con quy định trong khổ mẫu này là tập hợp cơ bản cho các
biểu ghi thư mục để các tổ chức có liên quan nghiên cứu áp dụng vào hoàn cảnh cụ thể của tổ
chức mình.
Các tổ chức, cá nhân chấp nhận sử dụng khổ mẫu này có thể đưa thêm vào những trường và
trường con khác nhưng phải tuân thủ nguyên tắc sau:
- Nếu trường dữ liệu cần bổ sung thêm đã có trong bản MARC21 đầy đủ do Thư viện Quốc hội
Mỹ ban hành thì sử dụng những nhãn trường và trường con đã được quy định trong MARC21.
- Nếu trường dữ liệu cần bổ sung có tính đặc thù và cục bộ của riêng tổ chức, không mang tính
chất chung cho tất cả tổ chức khác thì lựa chọn nhãn trường thuộc nhóm số X9X và 9XX: nhãn
trường cục bộ.
1.2.3. Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC)
1.2.3.1.Giới thiệu sơ lược về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)
Hệ thống phân loại thập phân Dewey được viêt tắt là DDC ( Dewey Dicimal Classification
Sytem), là một công cụ dùng để sắp xếp cho có hệ thống các tri thức của con người. Hệ thống này
được sáng lập vào năm 1873 bởi ông Melvil Dewey và được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1876.
Đây là một hệ thống phân loại rất chi tiết, bao gồm mọi lĩnh vực của kiến thức từ triết học tôn
giáo, đến ngôn ngữ văn học và lịch sử, địa lý.
Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) mang tính quốc tế cao được hơn 200.000 thư viện
tại 135 quốc gia đang sử dụng, chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia
của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á-Thái Bình Dương, 13 nước ở châu
Mỹ, 8 nước ở châu Âu, 7 nước ở Trung Đông. Trong 135 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang
hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước trên thế
giới đã đưa kí hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy vi tính. Một trong đặc
điểm rất mạnh của DDC là được cập nhật liên tục. DDC thường xuyên được sửa chữa, bổ sung,
xuất bản
* Các ấn bản
Bảng phân loại thập phân Dewey ( khung DDC ) được xuất bản thành hai phiên bản khác nhau:
Một phiên bản đầy đủ và một phiên bản rút gọn.
25 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Ấn bản rút gọn dành cho các thư viện có khoảng trên dưới 20.000 đơn vị tài liệu. Khung DDC
được cập nhật hóa trong khoảng thời gian giữa hai ấn bản kế tiếp bằng những phụ đính và sửa đổi
được xuất bản dưới nhan đề: Dewey Decimal Classsification, Additions, Notes and Decisions.
Ấn bản đầy đủ cũng được xuất bản dưới dạng điện tử ( Dewey for windows). Những thông
báo thay đổi cũng đã được cập nhật thường xuyên vào đĩa Dewey for windows này.
Kể từ lần đầu tiên DDC được ấn bản vào năm 1876, đến nay DDC đã có hơn 20 lần tái bản. Ấn
bản 22 là ấn bản đầy đủ đáp ứng nhu cầu của các thư viện thế giới, ngoài ra còn phát hành bản
dịch, các ấn bản điện tử đế đáp ứng nhu cầu mới.
* Khung phân loại Thập phân DDC 22 bao gồm các lớp chính sau:
000 Tài liệu tổng quát
100 Triết học và Tâm lý học
200 Tôn giáo
300 Khoa học xã hội
400 Ngôn ngữ
500 Khoa học tự nhiên và Toán học
600 Công nghệ học (Khoa học ứng dụng)
700 Nghệ thuật, mỹ thuật và nghệ thuật trang trí
800 Văn học và Tu từ học
900 Địa lý và Lịch sử
1.2.3.2. Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 (gọi tắt là "DDC
14" )
* Lý do biên soạn DDC rút gọn 14
Hiện nay trên thế giới có một số khung phân loại được sử dụng rộng rãi, tiện dụng như: Khung
phân loại DDC, Khung phân loại UDC, Khung phân loại LCC, Khung phân loại BBK. Mỗi
khung phân loại đều có những ưu và nhược điểm riêng. Với những phát triển vượt bậc nhờ những
tiến bộ về lý luận và kỹ thuật phân loại DDC đã trở thành một hệ thống phân loại được thế giới ưa
chuộng. Cho đến nay, Khung DDC bằng tiếng Anh đã được xuất bản tới lần thứ 22 (phiên bản đầy
đủ) và lần thứ 14 (phiên bản rút gọn). Với các ưu thế về cấu trúc, về tính cập nhật, và toàn cầu
hóa, việc sử dụng khung phân loại DDC là xu thế tất yếu của hệ thống thư viện Việt Nam hơn nữa
26 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
còn là cơ hội tiến tới thống nhất và chuấn hóa nghiệp vụ trên con đường hiện đại hóa hệ thống thư
viện Việt Nam
Để hội nhập với Thư viện thế giới tạo điều kiện chia sẻ nguồn lực thông tin, việc dịch và đưa
khung DDC vào sử dụng ở các Thư viện Việt Nam là cần thiết. Từ tháng 8/2003 – 6/2006, Bộ
Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch) đã cho phép dịch và xuất bản DDC
14 với sự tài trợ của tổ chức AP và sự giúp đỡ của OCLC và LC.
Ngày 7/5/2007, Bộ Văn hóa Thể thao và Du lich đã ban hành văn bản số 1598/ BVHTT-TV về
hướng dẫn áp dụng chuẩn nghiệp vụ DDC trên phạm vi cả nước.
* Đặc điểm của DDC rút gọn 14
+ Cập nhật liên tục
DDC 14 là ấn bản rút gọn đầu tiên của khung phân loại DDC ra đời trong môi trường WEB, nên
được cập nhật liên tục và mở rộng việc tiếp cận với các nguồn thông tin, tạo điều kiện hợp tác dễ
dàng với những người sử dụng trên toàn thế giới, ấn bản lần 14 đã sử dụng mục tin hàng tháng để
chuyển tải thông tin cập nhật tới người sử dụng.
+ Chỉ số và chủ đề mới
Trong ấn bản lần thứ 14 có chứa nhiều chỉ số và chủ đề mới, những chỉ số và chủ đề này có từ
các quy định về địa lý, và các quy định trong các lĩnh vực tin học, tôn giáo, xã hội học, luật pháp,
y học và sức khỏe, giải trí.
+ Hợp tác quốc tế
Ấn bản 14 đã thường xuyên nhận được sự cố vấn từ Ủy ban chính sách Biên tập khung phân
loại thập phân (EPC) và những đối tác dịch của Ban biên tập. Cả hai nhóm này đều cung cấp một
cách nhìn đa dạng phản ánh trong phần sửa đổi thuật ngữ xuyên suốt ấn bản 14 và trong những
phần phát triển cập nhật, đặc biệt là về khu vực vật lý, pháp luật và các thời kỳ lịch sử.
+ Hiệu quả phân loại
Ban biên tập đã chuyển thông tin thích hợp trong bảng chính và bảng phụ được loại bỏ khỏi
phần hướng dẫn, chuyển đổi chính sách áp dụng DDC của Phòng phân loại thập phân Thư viện
Quốc hội mà trước đây đã được mô tả trong phần hướng dẫn thành thông lệ sử dụng DDC, chuyển
các chỉ dẫn cơ bản về việc sử dụng DDC sang phần mở đầu và thông tin cơ sở sang phần Khung
phân loại thập phân Dewey: Nguyên tắc và áp dụng. Ban biên tập chỉnh sửa các mục còn lại của
phần hướng dẫn theo một kiểu thống nhất để dễ hiểu và sử dụng có hiệu quả.
*Cấu trúc của DDC rút gọn 14
Bảng tóm lƣợc 10 lớp chỉnh của DDC 14
27 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
000 Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát
100 Triết học & Tâm lý học
200 Tôn giáo
300 Khoa học xã hội
400 Ngôn ngữ
500 Khoa học
600 Công nghệ
700 Nghệ thuật & vui chơi
800 Văn học
900 Lịch sử & Địa lý
Ngoài cấu trúc chung theo DDC thì DDC rút gọn 14 có sự thay đổi phù hợp với hoàn cảnh Việt
Nam. Trong các tiểu mục có sự thay đổi.
Một số ví dụ cụ thể cho thấy sự khác biệt giữa DDC 22 và DDC 14
DDC 14 DDC 22
Chỉ chi tiết hóa đến 001.4: Bao gồm cả 001.4 Nghiên cứu, phƣơng pháp
Phương pháp mô tả, thực nghiệm, lịch thống kê
0001.433 Phương pháp mô tả sử, hỗ trợ và khuyến khích đối với
0001.434 Phương pháp thực nghiên cứu, học bổng, phần thưởng
nghiệm
0001.44 Hỗ trợ và khuyến
khích nghiên cứu
Chỉ chi tiết hóa đến 005.7 với ghi chú: 005.7 Dữ liệu trong hệ thống máy
Bao gồm cả lập trình và chương tính
005.711 Lập trình trình cho truyền thông dữ liệu, giao
005.713 Chương trình diện; bộ điều khiển thiết bị,..cấu trúc
005.711 Cấu trúc dữ liệu dữ liệu
Chỉ chi tiết hóa đến 202.8 với ghi chú: 502.8 Kỹ thuật và phƣơng pháp hỗ
Bao gồm cả kính hiển vi, tác phẩm trợ, máy móc, thiết bị, vật liệu
502.82 Kính hiển vi liên ngành về thuật soi hiển vi
Chỉ chi tiết hóa đến 512.9 với ghi chú: 512.9 Cơ sở đại số học
28 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
512.92 Phép toán đại số Bao gồm cả phép tính đại số, lý
512.94 Lý thuyết phương trình thuyết phương trình, hàm xác định
512.136 Định thức và ma trận hàm ma trận
Chỉ chi tiết hóa đến 530.13 với ghi 530.13 Cơ học thống kê
530.133 Thống kê lượng tử chú: Bao gồm cả thuyết động học, lý
530.136 Lý thuyết động học thuyết chiết lọc, thống kê lượng tử, lý
thuyết vận tải
1. 3. Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác biên mục tài liệu
Chuẩn hóa trong công tác Thông tin – Thư viện nói chung và chuẩn hóa trong công tác Biên
mục nói riêng luôn được ưu tiên hàng đầu cộng đồng Thông tin - Thư viện Việt Nam để có thể hội
nhập và phát triển. Việc chuẩn hóa trong công tác biên mục sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ
quan Thông tin - Thư viện:
- Thực hiên tốt công tác kiểm soát thư mục
Nếu không có các công cụ kiểm soát tính nhất quán thì sẽ làm giảm chất lượng của bộ máy tra
cứu, dẫn đến hiện tượng tản mạn hoặc mất tin. Việc sử dụng các chuẩn biên mục giúp tránh trùng
lặp, giảm thiểu công sức tạo lập các tiêu đề và nâng cao chất lượng của mục lục thư viện.
- Chia sẻ tài nguyên giữa các cơ quan Thông tin – Thư viện
Kết quả của chuẩn hóa Biên mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin thư mục
giữa các Thư viện, tiết kiệm được thời gian, công sức của các cán bộ Biên mục.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN
MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN– THƢ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU
CHÍNH VIỄN THÔNG
2.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Học viện Công Nghệ Bƣu
Chính Viễn Thông
2.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển
29 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện CNBCVT thành lập theo Quyết định số 397/TCCB
ngày 30/5/2006 của Giám đốc Học viện trên cơ sở sáp nhập bộ phận Thư viện của Phòng Quản lý
đào tạo, Trung tâm Internet Plaza và Trung tâm Internet A3 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin 1.
Năm 2009, Trung tâm quản lý cả phòng Thí nghiệm – Thực hành của Học viện ở Cơ sở Hà Đông,
Hà Nội.
Từ khi ra đời cho đến nay, Trung tâm đã không ngừng phát triển và hoàn thiện nhằm thực hiện tốt
chức năng của mình.
Tuy nhiên, Trung tâm đang trong giai đoạn xây dựng trụ sở nên các phòng ban đang nằm rải rác
ở các tòa nhà khác nhau (tập trung chủ yếu ở nhà A3) nên công tác phục vụ còn gặp nhiều khó
khăn. Do đó vấn đề về quy hoạch Trung tâm là một công việc rất cần thiết mà Trung tâm cần phải
làm.
2.1.2. Chức năng của Trung tâm
- Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin - thư viện trong toàn Học viện; tổ chức và quản lý
công tác thông tin - thư viện phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Cơ sở Hà
Đông.
- Quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng trang thiết bị thí nghiệm - thực hành do Học viện giao phục
vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học tại Cơ sở Hà Đông.
- Quản lý và phỗ trợ các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý, đào tạo và
nghiên cứu khoa học tại Khối Quản lý và Đào tạo phía Bắc của Học viện.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TTTV HVCNBCVT gồm Lãnh đạo Trung tâm (1 trưởng Trung
tâm; 1 phó trưởng Trung tâm) và 4 tổ: Tổ Văn phòng; Tổ Thư viện; Tổ Công nghệ Thông tin và
Tổ Thí nghiệm - Thực hành.
2.1.4. Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của TTTTTV
* Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin của Trung tâm được xây dựng và tổ chức xuất phát từ nhu cầu thực tế của
cán bộ và sinh viên trong Học viện nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
Các tài liệu của Trung tâm phù hợp các chương trình đào tạo của Học viện Bưu chính Viễn thông.
Hiện tại, Trung tâm đã xây dựng được vốn tài liệu tương đối lớn về số lượng, khoảng 5.126 tên
tài liệu với 42.200 bản. Trong đó: Sách tiếng Việt: 1.405 tên với 18.887 bản; Sách Ngoại văn:
2.005 tên sách với 2.536 bản
30 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Bên cạnh các tài liệu phục vụ chủ yếu cho công tác học tập và nghiên cứu, Trung tâm Thông tin
- Thư viện HVNBCVT còn có số lượng lớn các báo tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài (Tạp
chí tiếng Việt có 37 tên và tạp chí Ngoại văn có 12 tên).
* Nguồn nhân lực
Hiện nay, số cán bộ của Trung tâm Thông tin - Thư viện HVNBCVT là 15 người.
Trong đó cán bộ có trình độ chuyên môn:
- 01 thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Thông tin
- 01 thạc sĩ chuyên ngành Thông tin- Thư viện
- 01 thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Kinh doanh
- 03 cử nhân chuyên ngành Thông tin- Thư viện
- 08 Đại học chuyên ngành khác
- 01 cao đẳng Công nghệ Thông tin
* Trang thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật
Trung tâm có tổng diện tích là 1000m2 gồm các phòng : phòng Đọc, phòng Mượn và kho
sách là 180 m2; phòng Nghiệp vụ và văn phòng là 70 m2; phòng máy chủ và các phòng Internet là
250 m2. Bộ phận thí nghiệm, thực hành đặt tại các tầng 3, 4, 5 nhà A3 có diện tích khoảng 500
m2.
Các thiết bị tin học và công nghệ thông tin gồm có:
+ Hệ thống máy chủ tại Data Center
+ Hệ thống máy tính : phòng Internet A3 có 50 máy tính; phòng Internet Plaza : 50 máy tính;
phòng Nghiệp vụ và Văn phòng: 4 máy tính; phòng Đọc và phòng Mượn của thư viện : 5 máy.
+ Các phòng thí nghiệm : hơn 100 máy tính.
+ Hệ thống mạng LAN, Internet và VinaREn
31 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Ngoài ra, tại các phòng chức năng đều được trang bị các thiết bị như máy in, máy Photocopy,
giá sách, xe đẩy để luân chuyển tài liệu.
2.2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông
2.2.1. Áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVT
2.2.1.1. Quá trình triển khai
- Giai đoạn trước năm 2007
Tại Thư viện của Học viện, công tác mô tả tài liệu được thực hiện theo các quy tắc mô tả do
Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn như : Tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm, dành cho mục
lục Thư viện do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 1994.
Trong suốt thời gian này, quá trình xử lý tài liệu của Thư viện thực hiện bằng phương pháp
Biên mục truyền thống, mà kết quả của quá trình này là các phiếu mục lục : Mục lục chữ cái, mục
lục phân loại, mục lục chủ đề. Thông qua hệ thống mục lục người dùng tin có thể tra cứu tài liệu
được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn đọc sẽ phải mất thời gian tra cứu, cán bộ biên mục phải mất
nhiều thời gian và công sức hơn.
Năm 2002, Thư viện Học viện bước đầu tin học hóa hoạt động thông tin- thư viện bằng việc
đưa công nghệ thông tin và các thiết bị hỗ trợ tin học hóa khác. Thư viện sử dụng phần mềm quản
trị thư viện CDS/ISIS 3.0 của Thư viện Quốc gia. Kết quả của quá trình này là sau khi tạo lập biểu
ghi, cán bộ Biên mục in ra các phiếu mục lục xếp vào hộp phích. CSDL tạo lập được đưa lên
mạng LAN của Thư viện nhằm phục vụ bạn đọc trong và ngoài học viện đến Thư viện tra cứu tài
liệu.
32 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Giai đoạn từ năm 2007 đến nay
Thực hiện quyết định 1598/BVHTT-TV của Bộ Văn hoá Thông tin ban hành ngày 7/5/2007 về
việc ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ vào công tác thư viện, trong đó có áp dụng AACR2. Một
thuận lợi là, tháng 12/2007 Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã mua phần mềm Thư
viện điện tử Libol 6.0 theo của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân.
Khi sử dụng phần mềm mới này, Thư viện đã chuyển đối cơ sở dữ liệu từ CDS/ISIS sang Libol
theo cấu trúc của MARC21 và quy tắc chuẩn được chọn là quy tắc biên mục Anh Mỹ AACR2.
Việc chuyển đổi dữ liệu này đã đáp ứng được sự liên tục của bộ máy tra cứu trên hệ thống máy
tính, đảm bảo phục vụ người đọc không bị gián đoạn. Tuy nhiên, cũng từ việc chuyển đổi này, đã
phát hiện ra những sai sót của CSDL cũ, cán bộ Biên mục đã tiến hành hiệu đính lại.
Khi biên mục theo MARC21, Trung tâm đã phối hợp với Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân
cung cấp phần mềm, xây dựng các biểu mẫu biên mục riêng cho từng loại hình tài liệu (mẫu biên
mục sách; mẫu biên mục luận án, luận văn…)
Trong giai đoạn này, quy trình Biên mục được tiến hành như sau:
- Khảo sát tài liệu
- Đối với tài liệu tiếng Việt: Nhập trực tiếp trên máy tính để tạo lập biểu ghi. Đây là hình thức
biên mục gốc
- Đối với các tài liệu nước ngoài có chỉ số ISBN: Thực hiện Biên mục sao chép qua Internet
thông qua cổng Z39.50 của phần mềm Libol để truy cập và tải các biểu ghi từ các thư viện nước
ngoài như: Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Anh, Thư viện Quốc gia Úc và một số thư
viện các trường đại học khác.
Hiện nay, Trung tâm đang triển khai áp dụng hiệu quả quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2
rút gọn vào công tác Biên mục. Tại Trung tâm đã có các quy định cụ thể về Biên mục sách; Biên
mục luận án, luận văn; Biên mục tạp chí theo quy tắc AACR2 trên phần mềm Libol. Dữ liệu mô tả
thư mục được nhập vào máy tính theo khổ mẫu MARC21 thông qua phân hệ biên mục của phần
mềm Libol 6.0.
33 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
2.2.1.2. Quy mô áp dụng và cách thức tiến hành
- Quy mô áp dụng:
Trung tâm đã xây dựng được vốn tài liệu tương đối lớn về số lượng, khoảng 5.126 tên tài liệu
với 42.200 bản. Tuy nhiên, số lượng cán bộ thực hiện Biên mục tài liệu đang còn ít nên việc biên
mục lại toàn bộ kho tài liệu cần có sự đầu tư rất lớn cả về nhân lực, trang thiết bị, kinh phí…
Trong giai đoạn đầu khi mới áp dụng quy tắc AACR2, Trung tâm đã tiến hành biên mục cho
kho tài liệu Kỹ thuật Viễn thông tiếng Việt với khoảng 135 đầu sách. Trên cơ sở đó, cán bộ Biên
mục sẽ thu được các kết quả bước đầu là các CSDL được đưa lên mạng Internet cho người dùng
tin trong và ngoài Học viện sử dụng. Thông qua việc áp dụng tại Kho tài liệu này, cán bộ thư viện
đúc rút được kinh nghiệm và là cơ sở để tiến hành lập kế hoạch cho các kho tài liệu còn lại của
Trung tâm.
- Cách thức tiến hành
Sửa đổi trực tiếp các biểu ghi thư mục trong CSDL trên máy tính.
Bước 1: Truy nhập vào phần mềm Libol / Vào phân hệ Biên mục / Dữ liệu thư mục / Sửa bản ghi
biên mục / Tìm tài liệu cần biên mục theo các yếu tố: tên tài liệu, tên tác giả, nơi xuất bản…
Bước 2: Sau khi tìm được tài liệu, tiến hành chỉnh sửa các biểu ghi theo quy định của AACR2, sau
đó cập nhật
Các dữ liệu cần sửa trong các trường của MARC21 để phù hợp với AACR2:
Trường 100: Tiêu đề mô tả chính – Tác giả cá nhân
Trường 110: Tiêu đề mô tả chính – Tác giả tập thể
Trường 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm
Trường 260: Thông tin về xuất bản, phát hành
Trường 300: Mô tả vật lý
34 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Trường 500: Phụ chú chung
Trường 700: Mục từ bổ trợ, tên riêng
Đối với các tài liệu mới được bổ sung thì tiến hành biên mục mới theo AACR2.
* Việc áp dụng một số quy tắc của AACR2 ở Trung tâm Thông tin – Thư viện HVCNBCVT
- Tiêu đề mô tả (điểm truy nhập)
* Tiêu đề mô tả là tác giả cá nhân
Tên không gồm họ
Trung tâm đưa ra phương pháp: Mô tả như trên tài liệu, không đảo, không có dấu phảy
- Tên bút danh, biệt hiệu: Tên người Việt Nam:
Ví dụ: Xuân Diệu
Lập tiêu đề: Xuân Diệu
Tố Hữu
Lập tiêu đề: Tố Hữu
Tên gồm họ
- Tên người Việt Nam, phương Đông:
Phương pháp : Mô tả theo trật tự thuận Họ-đệm-tên, không đảo, sau Họ có dấu phảy
Ví dụ: Nguyễn Công Hoan
Lập tiêu đề: Nguyễn, Công Hoan
Kim Nhật Thành
35 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Lập tiêu đề: Kim, Nhật Thành
Mao Trạch Đông
Lập tiêu đề: Mao, Trạch Đông
Ví dụ: Tiêu đề mô tả theo AACR2 trên phần mềm Libol
100 0# $aĐặng, Văn Chuyết
- Tên người phương Tây ( Âu – Mỹ ):
Trên tài liệu trình bày : Tên-đệm-họ
Phương pháp mô tả : Mô tả đảo Họ lên trước, sau Họ có dấu phảy : Họ, tên-đệm
Ví dụ: Víchto Huygô
Lập tiêu đề: Huygô, Víchto
V.I. Lênin
Lập tiêu đề: Lênin, V.I.
( Nếu họ tác giả trên tài liệu viết đầy đủ, thì không được viết tắt )
- Đối với các chi tiết xuất bản
- Không được viết tắt cho tên thủ đô và thành phố lớn
Ví dụ: Hà Nội
260 $aHà Nội : $bGiáo dục, $c2000
- Tên nhà xuất bản hoặc các cơ quan tổ chức bảo vệ ( đối với trường hợp tài liệu là luận văn, luận
án ) không được viết tắt.
Ví dụ : Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông
36 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Thông tin trách nhiệm
Nếu có trên 3 tác giả cá nhân/ tập thể với cùng một chức năng hoặc với mức độ trách nhiệm
như nhau thì chỉ ghi tên cá nhân/ tập thê đầu tiên rồi thêm dấu 3 chấm (…) kèm theo cụm từ [và
những người khác] hoặc [et al]
Ví dụ: Jason Gerner ... [et al.]
* Kết quả xử lý tài liệu theo tiêu chuẩn ISBD và quy tắc AACR2
Ví dụ: Đối với sách có 3 tác giả cá nhân
Thông tin về một tài liệu:
+ Tên tài liệu: Thủ thuật Microsoft Powerpoint 2007
+ Tên tác giả: Nguyễn Ngọc Bình Phương, Lê Trần Nhật Quỳnh, Thái Kim Phụng
+ Nơi xuất bản: Hà Nội; Nhà xuất bản: Hồng Đức; Năm xuất bản: 2007
+ Số trang: 142; Khổ sách: 26 cm
* Mô tả tài liệu trên phiếu theo Quy tắc mô tả Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994
37 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
NGUYỄN NGỌC BÌNH PHƢƠNG
Thủ thuật Microsoft Powerpoint 2007 / Nguyễn Ngọc Bình Phương,
Lê Trần Nhật Quỳnh, Thái Kim Phụng. - H. : Hồng Đức, 2007. - 142 tr. ;
26 cm.
* Mô tả tài liệu theo quy tắc AACR2
- Mô tả trên phiếu
Nguyễn, Ngọc Bình Phương
Thủ thuật Microsoft Powerpoint 2007 / Nguyễn Ngọc Bình Phương,
Lê Trần Nhật Quỳnh, Thái Kim Phụng. - Hà Nội : Hồng Đức, 2007.
142 tr. ; 26 cm.
I. Lê, Trần Nhật Quỳnh. II. Thái, Kim Phụng. III. Nhan đề.
Mô tả trong MARC21
Ldr 00585nad a2200241 4500 001 TVL090005543 041 $avie 082 $a005.3
38 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
090 $a005.3$bNG-P 100 1# $aNguyễn, Ngọc Bình Phương
245 10 $aThủ thuật Microsoft Powerpoint 2007 /$cNguyễn Ngọc Bình Phương, Lê Trần Nhật Quỳnh, Thái Kim Phụng 260 $aHà Nội : $bHồng Đức, $c2007 300 $a142 tr. ; $c26 cm 653 ## $aMicrosoft Powerpoint 653 ## $aPowerpoint 700 1# $aLê, Trần Nhật Quỳnh 700 1# $aThái, Kim Phụng 807 $a5 852 $aTVHV$bM$jVM/00162 852 $aTVHV$bM$jVM/00163 852 $aTVHV$bM$jVM/00164 852 $aTVHV$bM$jVM/00165 852 $aTVHV$bM$jVM/00166 900 0 911 Minh Huệ 925 G 926 0 927 SH
Nhận xét: Sự khác biệt giữa cơ bản Quy tắc mô tả Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994 và AACR2
Tiêu chí so sánh Quy tắc mô tả Thƣ viện
Quốc gia Việt Nam 1994 AACR2
Tiêu đề mô tả Tiêu đề mô tả giữ nguyên Quy định dấu phảy sau
như tên tác giả thành phần họ
39 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Nếu có từ 4 tác giả trở xuống, thì Nếu có trên 3 tác giả cá
ghi họ tên của tất cả các tác giả ấy; nhân/ tập thể với cùng một
Nếu có từ 5 tác giả trởlên thì chỉ ghi chức năng hoặc với mức
họ tên 3 tác giả đầu tiên rồi 3 chấm độ trách nhiệm như nhau
thì chỉ ghi tên cá nhân/ tập (…)
thê đầu tiên rồi thêm dấu 3 Thông tin trách
chấm (…) kèm theo cụm nhiệm
từ [và những ngườikhác]
hoặc [et. al]
Nơi xuất bản Cho phép viết tắt tên thủ đô, các Bắt buộc phải ghi đầy đủ
thành phố lớn
Cách trình bày Trên phiếu, vùng mô tả vật lý viết Quy định vùng mô tả vật lý
trên phiếu mô tả ở liền mạch xuống hàng
vùng mô tả vật lý
Quy tắc bổ sung, Đưa ra một số quy tắc bổ sung, Lập nhiều điểm truy cập và quy
lậpđiểm truy cập điểm truy cập và tham chiếu nhất định khá chi tiết trong lập tiêu
và tham chiếu định: các quy tắc mô tả bổ sung, lập đề và các yếu tố mô tả
phích bổ sung và các phích hướng
dẫn, chỉ chỗ
2.2.2. Áp dụng Khổ mẫu MARC21 tại Trung tâm Thông tin- thƣ viện
Cùng với xu thế phát triển chung của thế giới và do nhu cầu phát triển nội tại của Trung tâm
Thông tin thư viện HVCNBCVT, tháng 12/ 2007 Trung tâm đã mua phần mềm Libol 6.0 của
Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân và chính thức đi vào hoạt động năm 2009.
Các phân hệ của Libol 6.0
* Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc
phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới
lưu kho và đưa ra khai thác.
40 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
* Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi
dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu
biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục
phong phú và đa dạng.
* Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư
viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành
các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân.
* Phân hệ lƣu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong
quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư
viện thiết đặt. Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong
phú và chi tiết.
* Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi đối
tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu
cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với
nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác.
* Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý
đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san...) như bổ sung, đăng
ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số có số thiếu.
* Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt
động của hệ thống. Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP hoặc
Microsoft AD. Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chương trình.
Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện HVCNBCVT đang sử dụng hầu hết
các phân hệ của phần mềm này. Với phạm vị nghiên cứu của đề tài, ở đây tôi chỉ đề
cập đến phân hệ biên mục.
41 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Phân hệ Biên mục cung cấp cho cán bộ Thư viện một công cụ hữu ích và tiện lợi
để tiến hành công tác Biên mục. Bên cạnh các mẫu biên mục thiết kế có sẵn cho các
dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh
ảnh, …cán bộ Thư viện có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các
mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, gán nhãn và đặt tên, định các trường
con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng. Các
trường biên mục có thể ghép nhóm theo chức năng và được thiết kế đặt để sử dụng
các từ điển tham chiếu có sẵn để kiểm soát tính nhất quán.
Phân hệ Biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC 21 và bổ sung thêm các
trường dữ liệu đặc thù cho ngành Thư viện Việt Nam. Phân hệ hỗ trợ các khung
phân loại BBK, UDC, DDC, LC, khung đề mục quốc gia, tiêu đề đề mục, bộ từ
khóa thống nhất.
(Giao diện của phân hệ biên mục xem Hình 3- Phụ lục 4)
* Các hình thức Biên mục chủ yếu theo MARC 21
- Biên mục gôc hay còn gọi là biên mục nguyên thuỷ (Original Cataloging):
Áp dụng khi biên mục hầu hết các dạng tài liệu được nhập vào Trung tâm, chủ yếu là nguồn tài
liệu trong nước. Đây là việc tạo lập biểu ghi mới và xây dựng CSDL tài liệu của Trung tâm. Giai
đoạn đầu, tài liệu được xử lý trên phiếu nhập tin, sau đó được nhập máy và biên mục theo quy
trình tại Phòng Bổ sung và Phòng Biên mục.
(Giao diện biểu ghi nhập máy chi tiết trong phần mềm Libol 6.0 xem Hình 4-Phụ lục 4)
Công tác xử lý tiền máy tại Trung tâm
Xử lý tiền máy là khâu công tác kỹ thuật quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới chất lượng hoạt
động của Thư viện, là tiền để để tạo sự thống nhất trong việc tin học hóa các hoạt động trong Thư
viện. Thông qua mô tả tiền máy, các cán bộ Thư viện có thể tạo lập các CSDL, tiến hành in các
42 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
sản phẩm biên mục, lưu giữ kiểm soát toàn bộ khối lượng tài liệu có trong Thư viện đồng thời
phục vụ tra cứu tìm tin bằng máy vi tính.
Xử lý tiền máy (hay mô tả tiền máy) là một quá trình xử lý tài liệu cả về nội dung lẫn hình
thức, bao gồm việc: phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, mô tả và kết quả cuối cùng được thể hiện
qua các dữ liệu điền vào bảng khai tiền máy. Nói cách khác, xử lý tiền máy là việc lựa chọn
những dẫn liệu và phản ánh các dẫn liệu đó lên tờ khai tiền máy theo những quy tắc nhất định.
Tờ khai tiền máy là biểu mẫu dùng để kê khai các thông tin về tài liệu, đồng thời dùng để nhập
dữ liệu. Tờ khai tiền máy được cấu tạo bởi các trường. Trường (field) là thành phần của biểu ghi,
đó là một dãy ký tự nối tiếp nhau để mô tả một tiêu thức hay một đặc tính của khối lượng. Có
nhiều cách gọi khác nhau của tờ khai tiền máy như: bản khai, biểu mẫu nhập tin, phiếu nhập dữ
liệu worksheet, iputsheet..song khái niệm worksheet được dùng thông dụng nhất.
Cấu tạo và nguyên tắc thiết kế worksheet
Mỗi thư viện sử dụng máy vi tính ở mức độ khác nhau, vào những công việc khác nhau và tùy
vào từng mục đích khai thác CSDL mà worksheet ở mỗi thư viện được thiết kế theo một kiểu
riêng sao cho phù hợp với tính chất của Thư viện mình.
Tuy nhiên, bất cứ worksheet của Thư viện nào muốn xây dựng như thế nào đều phải dựa trên
cơ sở một cấu trúc chung, nghĩa là phải đọc được bằng máy – MARC.
MARC của các thư viện nước ta thường có 4 nhóm sau:
+ Nhóm 1: Các thông tin chung về mã hóa và mã số
+ Nhóm 2: Mô tả thư mục, gồm các trường về tên tác giả, tên tài liệu…
+ Nhóm 3: Mô tả nội dung, gồm các trường từ khóa, tóm tắt, tên tài liệu…
+ Nhóm 4: Điều khiển việc in ấn các loại phiếu mô tả. Nhóm này có sử dụng các trường con a, b,
c, d.
43 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Yêu cầu đối với cấu trúc CSDL là phải bao quát toàn bộ tình hình lượng sách có trong Thư
viện đồng thời đảm bảo tìm lại thông tin nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu đặt trước. Các
CSDL đã lập phải dễ dàng khi cần sửa đổi, bổ sung và vận hành. Do đó, các Thư viện thường thiết
kế một mẫu worksheet đơn giản, số trường vừa đủ nhằm mục đích đơn giản hóa việc mô tả tiền
máy để tiện dụng cho cán bộ xử lý.
Các mẫu worksheet được thiết kế dựa trên 3 nguyên tắc là:
+ Việc điền worksheet luôn phải tuân theo quy định của công tác mô tả hiện hành.
+ Worksheet được thiết kế phải phản ánh đầy đủ, ngắn gọn và chính xác nội dung cũng như hình
thức tài liệu đồng thời nhằm phục vụ các hoạt động khác của Thư viện.
+ Căn cứ vào nhu cầu phục vụ của CSDL và tùy từng loại hình tài liệu mà các worksheet được
thiết kế tương ứng với những trường đặc thù nhất định.
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện HVCNBCVT các worksheet được thiết kế
khá phù hợp với mục đích phục vụ và tính chất hoạt động của Tung tâm. Đây là
khâu kỹ thuật đòi hỏi tính tỉ mỉ cao, do vậy cán bộ làm công tác xử lý tiền máy phải
rà soát kỹ và khi thấy thật chính xác mới được nhập máy. Để khắc phục những khó
khăn, bỡ ngỡ ban đầu khi biên mục, Trung tâm đã phối hợp với công ty Tinh Vân
xây dựng phiếu nhập tin (Worksheets) dựa vào các trường MARC21, chủ yếu cho
tài liệu dạng giấy là sách, giáo trình; luận án, luận văn, đề tài NCKH. Phiếu nhập tin
sử dụng chủ yếu 26 trường thuộc các khối sau:
0XX Vùng thông tin về các số và mã (5 trường)
1XX Vùng các tiêu đề chính (2 trường)
2XX Vùng nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản
(3 trường)
44 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
3XX Vùng các mô tả vật lý (2 trường)
4XX Vùng thông tin tùng thư (2 trường)
5XX Vùng các phụ chú (2 trường)
6XX Vùng các tiêu đề bổ sung là chủ đề (2 trường)
7XX Vùng các tiêu đề bổ sung khác (1 trường)
9XX Vùng sử dụng cục bộ (7 trường)
- Khối trường số và mã: Đã sử dụng hầu hết các trường thường dùng cho việc mã hoá dữ liệu.
- Khối trường dữ liệu có độ dài biến động: Ngoài các trường chứa thông tin chính, Trung tâm sử
dụng trường 500 là Ghi chú chung và trường 520 Tóm tắt (dùng cho dạng tài liệu sách, giáo trình,
luận án, luận văn, đề tài NCKH, bài trích tạp chí)
Vùng 6XX Các tiêu đề bổ sung là chủ đề, thì chỉ mới sử dụng 2 trường là trường 650 – Tiêu đề
bổ sung-thuật ngữ chủ đề (tiêu đề đề mục) và trường 653 Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát (từ
khóa tự do)
Vùng các tiêu đề bổ sung, mới sử dụng trường 700 Tiêu đề bổ sung - Tên cá nhân
Vùng 9XX sử dụng cục bộ, đã dùng một số trường phù hợp với đặc điểm riêng của Trung tâm,
như trường 928 Mã xếp giá, có 6 trường con dành cho các kho tài liệu khác nhau. Do phần mềm
Libol tuân thủ chuẩn MARC 21, có thể dễ dàng tạo thêm trường mới cho những sử dụng cục bộ
trong vùng nhãn trường bảo lưu.
- Biên mục sao chép qua mạng INTERNET
Áp dụng đối với tài liệu nước ngoài, chủ yếu là sách tiếng Anh, cán bộ Biên mục sử dụng
chuẩn Z39.50 để truy nhập và tải biểu ghi từ các Thư viện nước ngoài như Thư viện Quốc hội Mỹ,
Thư viện Quốc gia Úc, Thư viện Quốc gia Anh và một số thư viện đại học khác về để sử dụng.
Hình thức biên mục này có rất nhiều thuận lợi, không phải xử lý trên phiếu nhập tin, không phải
nhập máy, lại bảo đảm tính chính xác của ngôn ngữ gốc và dữ liệu thư mục của biểu ghi. Trung
tâm vẫn giữ nguyên các yếu tố của biểu ghi, rồi thêm vào các trường dành cho số đăng ký cá biệt
(số kho), từ khoá tiếng Việt là những yếu tố đặc thù của Trung tâm. Đối với các tài liệu không tải
45 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
được biểu ghi thư mục qua Z39.50, cán bộ thư viên sẽ thực hiện Biên mục gốc theo các trường
của khổ mẫu MARC21.
(Giao diện tra cứu tài liệu qua giao thức Z39.50 xem Hình 5 – Phụ lục 4)
* Vấn đề sử dụng các chỉ thị (Indicators)
MARC 21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị (Indicators), mã trường con
(Subfields) cùng với dữ liệu thư mục. Hiện nay, Trung tâm mới chỉ áp dụng điền chỉ
thị cho các trường 100 tiêu đề chính là tác giả cá nhân, trường 110 tiêu đề chính là
tác giả tập thể, 245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm, trường 700 Tiêu đề bổ sung -
tên riêng. MARC 21 là khổ mẫu có quan hệ chặt chẽ với AACR2, Trung tâm đã chú
ý nghiên cứu và bước đầu áp dụng tạo lập các điểm truy nhập theo AACR2. Đối với
các trường khác, chưa có điều kiện nghiên cứu và áp dụng một cách đầy đủ.
Ví dụ:
Nhãn trường Chỉ thị Mã trường con
100 1# $a Phùng, Văn Vận
100 0# $aXuân Diệu
700 1# $a Trần, Hồng Quân
700 0# $aTố hữu
245 10 $aQuản trị kinh doanh viễn thông theo hướng hội nhập
kinh tế quốc tế
245 14 $aThe organization of information
- Trường 100 tiêu đề chính - tên cá nhân và Trường 700 Tiêu đề bổ sung - tên riêng: Theo MARC
21, sử dụng chỉ thị 1, giá trị 1 đối với Tên gồm Họ, lập tiêu đề mô tả chính với Họ làm dẫn tố, sau
Họ có dấu phảy theo Quy tắc AACR2. Nếu tên không gồm Họ, lập tiêu đề theo đúng như ghi trên
tài liệu, nhập chỉ thị 1 với giá trị 0, không dùng dấu phảy.
- Trường 110 Tiêu đề chính – tên tập thể và trường 710 Tiêu đề bổ sung - tên tập thể
46 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Chỉ thị 1: Dạng tiêu đề tên tập thể
1 Tên pháp quyền (tên của khu vực thuộc quyền tài phán của quốc gia, khu vực
hành chính
2 Tên theo trật tự thuận
Chỉ thị 2: Dạng tiêu đề bổ sung
# Không xác định
- Trường 245
Chỉ thị 1: Lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề (áp dụng khi có tiêu đề mô tả chính trường 100)
Giá trị 0 Không lập tiêu đề bổ sung
Giá trị 1 Có lập tiêu đề bổ sung
Chỉ thị 2: Các kí tự không sắp xếp
0-9 Số kí tự không sắp xếp
Ở ví dụ trên chỉ thị 10 có nghĩa báo cho máy tính lập tiêu đề bổ sung theo nhan đề và không có
ký tự cần bỏ qua khi sắp xếp. Chỉ thị 14 là có lập tiêu đề bổ sung theo nhan đề, số ký tự bỏ qua khi
sắp xếp là 4 <
Tại Trung tâm Thông tin thư viện HVCNBCVT cán bộ thư viện có sử dụng 2 dạng biểu mẫu
MARC21 dành cho sách, giáo trình và luận án.
Dưới đây là kết quả xử lý theo MARC21 của 2 dạng tài liệu là sách và luận án tại Trung tâm
47 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Kêt quả biên mục sách theo MARC21
Ldr 00929ngd a2200265 4500 001 TVL080003672 041 0# $avie 082 $a621.398 5 110 2# $aTrường Đại học Bách Khoa Hà Nội 245 10 $aThiết kế mạch đầu cuối viễn thông / $cTrường Đại học Bách Khoa Hà Nội ; Phạm Minh Việt, Nguyễn Hoàng Hải 260 $aHà Nội : $bKhoa học và kỹ thuật, $c2004 300 $a391 tr. ; $c27 cm. 520 3# $aLịch sử phát triển các kỹ thuật và công nghệ viễn thông, các tính toán lý thuyết, thiết kế sơ đồ khối, nguyên lý chung của hệ thống truyền tin điều chế biên độ. Các hệ thống máy thu, phát điều tần, kỹ thuật truyền hình, kỹ thuật điện thoại... 653 ## $akỹ thuật viễn thông 653 ## $amạchđầu cuối viễn thông 653 ## $athiết kế mạch 653 $acông nghệ viễn thông 700 1# $aNguyễn, Hoàng Hải 700 1# $aPhạm, Minh Việt 852 $aTVHV$bKV$jĐ/KV/VL 1023 852 $aTVHV$bKV$jĐ/KV/VL 1024 852 $aTVHV$bKV$jĐ/KV/VL 1025 852 $aTVHV$bKV$jĐ/KV/VL 1026 852 $aTVHV$bKV$jĐ/KV/VL 1027 900 0 911 Minh Huệ 912 Administrator 925 G 926 0 927 SH
48 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Kết quả biên mục luận án theo MARC21
Ldr 00959nad a2200301 4500
001 TVL100007187
041 $avie
044 $aVN
082 $a621.384
090 $a621.384$bNG-S
100 1# $aNguyễn, Quý Sỹ
245 10 $aNghiên cứu các thủ tục điều khiển truy nhập cho mạng ATM di động : $bLuận án TS kỹ thuật chuyên ngành Mạng và kênh thông tin : 2.07.14 / $cNguyễn Quý Sỹ ; Nghd : PGS.TS Phạm Đạo, TS Trần Hồng Quân
260 $aHà Nội : $bHọc viện công nghệ Bưu chính Viễn thông, $c2003
300 $a102 tr. ; $c30 cm
502 $aLuận án TS kỹ thuật -- Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông, Hà Nội, 2003
650 $aMạng ATM di động$xĐiều khiển truy nhập$vLuận án
653 ## $aATM
653 ## $aMạng ATM di động
653 ## $aĐiều khiển truy nhập
653 $aLuận án
700 1# $aPhạm, Đạo$eNgười hướng dẫn
700 1# $aTrần, Hồng Quân$eNgười hướng dẫn
850 $aTVHV
852 $aTVHV$bL$jVL/00018
900 0
49 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
911 Minh Huệ
925 G
926 0
927 LA
2.2.3. Áp dụng Khung phân loại DDC tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVT
2.2.3.1. Quá trình triển khai
Học viện Công Nghệ Bưu chính Viễn thông với tính chất là trường chuyên ngành kỹ
thuật, đứng đầu về đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật trong khối các trường đại học kỹ thuật ở Việt
Nam. Nguồn lực thông tin của thư viện phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo của trường.
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, thông tin về kỹ thuật, công nghệ luôn được
cập nhật, thay đổi từng ngày từng giờ, công nghệ ngày càng hiện đại hơn, có nhiều môn loại mới
ra đời.
Trải qua nhiều năm phát triển Thư viện đều sử dụng thống nhất Khung phân loại Thập tiến 17
lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam để xây dựng ký hiệu phân loại cho tài liệu, tạo lập hệ thống
ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại và tổ chức nguồn lực thông tin trong thư viện
Cơ cấu nguồn lực thông tin của Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông gồm
các tài liệu chuyên sâu về các ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ nên khi định ký hiệu phân
loại cho tài liệu khá phức tạp. Trong khi đó, lượng tài liệu nhập vào Thư viện ngày càng gia tăng
Khung phân loại Thập tiến 17 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam được Trung tâm sử dụng
trước kia bộc lộ nhiều bất cập: Thông tin về các ngành khoa học mới ít được cập nhật, cấu trúc
khung phân loại có nhiều hạn chế về cơ cấu tổ chức các đề mục gây khó khăn cho cán bộ thư viện
việc phân loại tài liệu.
Từ năm 2007 hoạt động thư viện có nhiều biến chuyển theo hướng hiện đại hoá với nhiều sản
phẩm thông tin và dịch vụ mới được triển khai, khung phân loại cũ không còn phù hợp với một
thư viện hiện đại trong tương lai. Vì vậy, Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã lựa
chọn Khung phân loại DDC 14 thay thế cho Khung phân loại Thập tiến 17 lớp.
50 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
Việc lựa Khung phân loại DDC 14 áp dụng cho Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn
thông được căn cứ trên cơ sở khoa học và thực tiễn:
- Khung phân loại DDC được đánh giá là khung phân loại có nhiều ưu điểm vượt trội so với các
khung phân loại khác trên thế giới và đặc biệt phù hợp với thư viện các trường đại học, các viện
nghiên cứu có vốn tài liệu chuyên ngành sâu.
- Việc phân chia tri thức của nhân loại dựa trên nguyên tắc thập tiến của DDC đã xây dựng được
hệ thống ký hiệu phân loại theo cấp bậc phản ánh mối quan hệ lô gích giữa các đề mục.
- Ký hiệu phân loại đơn giản, sử dụng các số Ả rập kết hợp với hệ thống trợ ký hiệu đã tạo cho
DDC một ưu điểm là dễ sử dụng.
- Quy mô phát triển của thư viện Việt nam trong đó có Thư viện Học viện Công nghệ bưu chính
viễn thông đã có nhiều thay đổi.
Từ năm 2007 Trung tâm đã nghiên cứu DDC và áp dụng thử nghiệm khung
phân loại này vào quá trình phân loại tài liệu. Năm 2009 DDC 14 được sử dụng
chính thức tại Trung tâm.
2.2.3.2.Quy mô áp dụng và cách thức tiến hành
* Quy mô áp dụng:
Do điều kiện thực tế của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ
Bưu chính Viễn thông không có thể thực hiện cùng một lúc tất cả các kho tài liệu
nên có sự ưu tiên chuyển đổi, sách mới chuyển đổi trước sách cũ chuyển đổi sau.
Kho mở chuyển đổi truớc kho đóng chuyển đổi sau (thậm chí không chuyển đổi). Vì
vậy, Khung phân lạo DDC mới áp dụng cho các tài liệu mới và xử lý kho giáo trình.
* Cách thức tiến hành :
51 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Với tất cả các loại tài liệu trước khi phân loại theo quy trình chung cần căn cứ vào chỉ số ISBN,
tên tài liệu và các thông tin khác tra tìm trong các cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ (LC),
Tổ chức OCLC và các cơ sở dữ liệu khác của các thư viện trong nước đã áp dụng DDC. Nếu tài
liệu đã được phân loại bởi một thư viện nào đó người cán bộ phân loại có thể tham khảo, đối chiếu
lại với bảng chính nếu phù hợp có thể sử dụng.
- Trong trường hợp những tài liệu không thể tìm thấy từ các cơ sở dữ liệu của các thư viện, phải
tiến hành phân loại theo qui trình chung.
Do mới bước đầu triển khai nên các tài liệu chưa được chuyển đổi hết sang kí hiệu
phân loại theo DDC.
Ví dụ: Phân loại tài liệu cho 02 kho tài liệu: Tiếng Việt và tiếng Anh có nội dung
về kỹ thuật viễn thông
Các tài liêu của 02 kho về cơ bản thuộc các lớp sau của DDC: đề mục cơ bản của
DDC để phân loại 02 kho tài liệu bao gồm:
Công nghệ thông tin
004 Xử lý dữ liệu Tin học
.01 Triết học và lý thuyết
.02 Tài liệu hỗn hợp
.028 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ; máy móc, thiết bị, vật liệu
.1 Tác phẩm tổng quát về các loại máy tính cụ thể
.16 Máy vi tính
.165 Máy vi tính cụ thể
.2 .5 .6 Phân tích và thiết kế hệ thống, cấu trúc máy tính, đánh giá hiệu suất Bộ lƣu trữ Giao diện và các phƣơng tiện truyền thông
.602 Tài liệu hỗn hợp
.67 Mạng diện rộng
52 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
.69 Các loại phương tiện truyền thông cụ thể trên máy tính
.692 Thư điện tử
.693 Nhóm thảo luận
.7 Thiết bị ngoại vi
005 Lập trình máy tính, chƣơng trình, dữ liệu
.01 Triết học và lý thuyết
.1 Lập trình
.101 Triết học và lý thuyết
.102 Tài liệu hỗn hợp
.102 8 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ, máy móc, thiết bị, vật liệu
.13 Ngôn ngữ lập trình
.130 1 Triết học và lý thuyết
.2 Lập trình cho các loại máy tính cụ thể, hệ điều hành cụ thể, giao diện ngƣời dùng cụ
thể
.26 Lập trình cho máy tính
.260 1 Triết học và lý thuyết
.265 Lập trình cho máy tính cụ thể
.265 01 Triết học và lý thuyết
.3 Chƣơng trình
.302 8 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ, máy móc, thiết bị, vật liệu
.302 9 Tài liệu hỗn hợp thương mại
.36 Chương trình cho máy tính
.362 Chương trình bằng các ngôn ngữ lập trình cụ thể
.365 Chương trình cho máy tính cụ thể
.368 Chương trình cho hệ điều hành cụ thể và giao diện người dùng cụ thể
[.369] Các chương trình cụ thể
.4 Lập trình và chƣơng trình hệ thống
.5 Chƣơng trình ứng dụng cho mục đích chung [trước đây là 005.3]
53 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
.52 Xử lý văn bản
.54 Bảng điện tử
[.6] Vi lập trình và vi chƣơng trình
.7 Dữ liệu trong hệ thống máy tính
.74 Tệp dữ liệu và cơ sở dữ liệu
.740 68 Quản trị
.75 Các loại tệp dữ liệu và CSDL cụ thể
.8 An toàn dữ liệu
006 Các phƣơng pháp tin học đặc biệt
.3 Trí tuệ nhân tạo
.4 Nhận dạng mẫu hình bằng máy tính
.5 Âm thanh số
.6 Đồ hoạ trên máy tính
.7 Hệ thống đa phƣơng tiện
.8 Thực tế ảo
380 Thƣơng mại, phƣơng tiện truyền thông (liên lạc), giao thông vận tải
384 Phƣơng tiện truyền thông (liên lạc) Viễn thông
.1 Điện báo
.102 8 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ
.3 Truyền thông máy tính
.302 85 Xử lý dữ liệu Ứng dụng máy tính
.54 Phát thanh
.55 Truyền hình
.6 Hệ thống điện thoại
621.38 Điện tử, kỹ thuật truyền thông
.381 Điện tử học
.381 5 Thành phần và mạch điện
.381 502 8 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ, máy móc, thiết bị, vật liệu
54 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
.382 Kỹ thuật truyền thông
.383 Điện báo
.384 Vô tuyến điện và rađa
.384 028 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ
.384 1 Vô tuyến điện nghiệp dư
.384 5 Điện thoại vô tuyến
.384 8 Rađa
.385 Điện thoại
.386 Thiết bị điện thoại đầu cuối
.387 Truyền điện thoại và thiết bị trung gian
.388 Truyền hình
.388 001 Triết học và lý thuyết
.388 002 Tài liệu hỗn hợp
.388 002 8 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ
.388 003-.388 009 Tiểu phân mục chung
.389 An ninh, ghi âm, các hệ thống liên quan
.39 Kỹ thuật máy tính
.390 28 Kỹ thuật và quy trình phụ trợ; máy móc, thiết bị, vật liệu
2.3. Các sản phẩm, dịch vụ Thông tin Thƣ viện khi sử dụng các chuẩn biên mục
2.3.1. Các Cơ sở dữ liệu
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và lưu trữ trên bộ nhớ của
máy tính. NDT có thể tìm kiếm thông qua các công cụ tìm kiếm có sẵn trong máy.
55 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- CSDL Thư mục: Hiện nay Trung tâm đã xây dựng được một số CSDL thư mục như: CSDL sách
tiếng Việt và sách Ngoại văn với hơn 3.300 biểu ghi, được xây dựng trên phần mềm Libol 6.0 với
các chuẩn AACR2, DDC14, MARC21.
- CSDL toàn văn Slide bài giảng do cán bộ Học viện biên soạn; CSDL tóm tắt Luận văn, Luận án
được bảo vệ ở Học viện. Đây là một công cụ hữu ích cho NDT, đặc biệt là các giảng viên, học
viên cao học và những sinh viên năm cuối của Học viện.
Ngoài các CSDL do Trung tâm xây dựng, hiện nay Trung tâm còn kết nối với bộ CSDL
ProQuest. Đây là bộ cơ sở dữ liệu đa lĩnh vực với hơn 13.000 tạp chí khoa học (trong đó có 8.000
tạp chí toàn văn), 30.000 công trình nghiên cứu khoa học toàn văn, và nhiều ấn phẩm có giá trị
được các chuyên gia thẩm định. Cơ sở dữ liệu ProQuest đáp ứng được nhu cầu thông tin ở hầu hết
các lĩnh vực đào tạo của Học viện. Để tra cứu CSDL ProQuest, NDT có thể thao tác qua trang
thông tin điện tử Học viện: http://www.ptit.edu.vn , chọn mục: Thư viện và Học liệu/ Tra cứu
CSDL Proques.
Có nhiều cách tìm kiếm trong Proquest như: cơ bản, nâng cao, chủ đề và các thông tin xuất bản.
2.3.2. Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Acces catalog)
Hệ thống mục lục này hỗ trợ bạn đọc tìm kiếm thông tin về ấn phẩm có trong thư viện tại hai
nguồn: trên Internet và trên CSDL thư mục của Trung tâm.
Dịch vụ tìm kiếm tài liệu trực tuyến OPAC mà Trung tâm cung cấp cho người dùng tin dựa
trên phân hệ tra cứu của phần mềm Libol, với các bước tìm kiếm ở các mức độ cho các kết quả
tìm kiếm khác nhau. Đây là công cụ tra cứu rất tiện lợi, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin
một cách nhanh chóng, chính xác và kết quả tối ưu.
(Giao diện tra cứu OPAC xem Hình ảnh 6-Phụ lục 4)
Thông qua Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC, bạn đọc có thể tìm thông tin ở 3 cấp
độ khác nhau:
56 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Tìm đơn giản: NDT thực hiện tả cứu tài liệu theo một dấu hiệu thông tin đơn giản, nhất định
như: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, ngôn ngữ tài liệu, chỉ số DDC, từ khóa,
ISBN, ISSN,…
- Tìm chi tiết: NDT tìm kiếm với các yêu cầu thông tin chi tiết giúp giới hạn khoanh vùng CSDL
- Tìm nâng cao: cho phép NDT kết hợp nhiều dấu hiệu tìm kiếm trong quá trình tra cứu, thông qua
sử dụng các toán tử logic AND, OR, NOT…và các ký tự đặc biệt giúp cho việc tìm thông tin
chính xác và đúng yêu cầu hơn, kết quả tìm kiếm đạt hiệu quả cao.
2.3.3. Thư mục thông báo sách mới
Từ kết quả biên mục tài liệu, có thể dễ dàng tạo lập ký hiệu xếp giá, in phiếu mục lục, in thư
mục thông báo sách mới để thường xuyên cập nhật danh sách tài liệu mới nhập trên thư mục trực
tuyến OPAC.
Loại thư mục này được Trung tâm tiến hành biên soạn khi có tài liệu mới nhập về. Tài liệu sau
khi được xử lý phiếu tiền máy sẽ tiến hành nhập máy, xây dựng thành các CSDL, qua hệ thống
CSDL này phòng nghiệp vụ sẽ tổ chức thành những bản thư mục giới thiệu, sách mới. Thông tin
trong thư mục thông báo sách mới gồm: Tên tài liệu, tác giả, kí hiệu xếp giá, số ĐKCB…Qua
những thông tin này NDT có thể nhanh chóng tìm được tài liệu mình cần mà không mất nhiều thời
gian tra cứu.
57 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG CÁC
CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN – THƢ
VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG
3. 1. Nhận xét về thực trạng sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung
tâm Thông tin – Thƣ viện Học Viện Công nghệ Bƣu chính Viễn thông
Nhìn chung, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tại Trung tâm Thông tin-Thư
viện HVCNBCVT đã đáp ứng được nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm và trao đổi thông tin giữa
các thư viện. Tuy nhiên, việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ đang ở bước đầu thực hiện nên không
thể tránh khỏi những khó khăn hạn chế.
3. 1. 1. Các chuẩn biên mục tài liệu
Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tại
Trung tâm Thông tin - thư viện HVCNBCVT, tôi nhận thấy Trung tâm đã giành sự quan tâm đích
đáng cho việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ AACR2, MARC21, DDC trong quy trình xử lý tài
liệu của mình, đặc biệt là công tác Biên mục tài liệu nói riêng.
AACR2
Thuận lợi
- AACR2 là Quy tắc biên mục Anh-Mỹ, không có nhiều khác biệt so với quy tắc của Thư viện
Quốc gia Việt Nam 1994, do cùng sử dụng phần mô tả theo ISBD nên không phức tạp và mới mẻ
đối với cán bộ biên mục của Trung tâm.
- Trung Tâm Thông tin thư viện HVCNBCVT có sử dụng khổ mẫu MARC21, do vậy thuận lợi
cho biên mục sao chép, tận dụng được các kết quả biên mục của các thư viện khác có cùng tiêu
chuẩn.
Khó khăn
Trong quy tắc AACR2, có nhiều quy định trong phần mô tả, đặc biệt là phần lập điểm truy
nhập (tiêu đề mô tả) cũng khác với quy tắc mô tả Việt Nam. Do đó, khi áp dụng AACR2 có nhiều
yếu tố mô tả không tương thích và Trung tâm phải sửa đổi, mất thời gian và công sức.
58 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Cách biên mục theo AACR2 đôi khi làm mất thông tin về các tác giả có trách nhiệm khác, nếu
không lập tiêu đề phụ cho các tác giả này.
- Bản đầy đủ của AACR2 rất chi tiết và phức tạp, đôi khi gây khó khăn cho cán bộ Biên mục.
Ngay cả các bản dịch sang tiếng Việt các thuật ngữ được dùng cũng gây khó hiểu cho người sử
dụng.
MARC 21
Thuận lợi
Mặc dù số lượng biểu ghi thư mục của Trung tâm Thông tin – Thư viện HVCNBCVT còn
khiêm tốn, nhưng bước đầu chất lượng của biểu ghi đã tiếp cận với các tiêu chuẩn quốc tế.
+ Về các tiêu chuẩn Công nghệ Thông tin, do phần mềm Libol 6.0 là phần mềm đáp ứng các tiêu
chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn Z39.50; ISO 2709 nên CSDL của Trung tâm đã chia sẻ và tiếp nhận
được các biểu ghi thư mục cần thiết từ các thư viện khác trong nước và trên thế giới qua mạng
Internet.
+ Hầu hết các sách tiếng Anh ở Trung tâm đã được biên mục sao chép qua mạng Internet nhờ
chuẩn Z39.50 của phần mềm Libol 6.0.
+ MARC 21 là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình tài liệu thư viện không
phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù
hợp với hoàn cảnh cụ thể của Trung tâm.
+ Khả năng chia sẻ và sử dụng các biểu ghi thư mục giữa các thư viện với nhau được dễ dàng
không chỉ giữa Trung tâm với các thư viện trong nước mà cả với thư viện nước ngoài.
Khó khăn
+ Các tài liệu chưa được chuẩn hóa hết sang MARC21
+ Một số vấn đề về tiêu đề mô tả hình thức (đối với sách) theo qui tắc mô tả của Việt Nam khi
chuyển sang biên mục trên MARC21 không biết xếp vào đâu cho đúng với qui tắc biên mục của
Việt Nam như tài liệu pháp luật, tài liệu tiêu chuẩn … Vì vậy, gây khó khăn cho cán bộ biên mục.
+ Đối với tài liệu luận án khoa học trước kia theo ISIS cơ quan bảo vệ thường để sau vùng thông
tin về trách nhiệm sau dấu gạch xiên nay chuyển sang MARC21 lại để ở phần phụ chú như vậy sẽ
ảnh hưởng đến các vị trí trong mô tả trên phiếu mục lục truyền thống. Mặt khác, theo qui tắc mô
tả của Việt Nam và của MARC21 có sự khác nhau về mô tả vị trí giữa nơi, năm hoàn thành luận
án và nơi, năm bảo vệ.
59 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
+ Giữa mã tên nước, mã ngôn ngữ in trong phụ lục của MARC 21 rút gọn và của chuẩn MARC21
không giống nhau sẽ dẫn đến việc không thống nhất trong biên mục gây khó khăn cho người biên
mục.
+ Tại Trung tâm, các trường của MARC21 mới áp dụng được các trường cơ bản và các chỉ thị
mới đang sử dụng ở một số trường.
DDC
Thuận lợi
+ Với nhiều ưu điểm, DDC đã giải quyết được cơ bản các tồn tại của Khung phân loại Thập tiến
17 lớp, thuận lợi cho cán bộ phân loại trong việc tìm những ký hiệu thích hợp, đặc biệt bảng phân
loại DDC thường xuyên được cập nhật, bổ sung nên theo sát sự thay đổi của các ngành khoa học,
các lĩnh vực tri thức mới xuất hiện.
+ DDC dễ sử dụng, đơn giản, khoa học phù hợp với việc tổ chức sắp xếp sách theo môn loại và
kho mở
+ DDC là khung phân loại mang tính quốc tế. Việc áp dụng DDC không chỉ giúp Trung tâm trao
đổi dữ liệu dễ dàng hơn giữa các thư viện trong nước mà còn là cơ hội để hội nhập và chia sẻ với
các thư viện khác trên thế giới
Khó khăn
+ DDC là một khung phân loại đồ sộ lại chưa có ấn bản DDC đầy đủ nên bước đầu sử dụng còn
gặp nhiều khó khăn, kinh nghiệm về sử dụng DDC chưa nhiều.
+ DDC mới trong quá trình bước đầu áp dụng tại Trung tâm nên kinh nghiệm còn ít, trong quá
trình phân loại, các cán bộ phân loại mang tính tự động, không ghép chỉ số phân loại theo đúng
quy định, còn mang tính chủ quan dẫn đến định chỉ số phân loại còn sai
+ Sự khác biệt về cách kết hợp ký hiệu phân loại giữa DDC và Khung phân loại Thập tiến 17 lớp
bước đầu tạo ra bỡ ngỡ cho cán bộ phân loại.
60 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
3. 1. 2. Đội ngũ cán bộ Biên mục
Thuận lợi
Cán bộ của Trung tâm có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, đặc biệt là có kĩ năng tin học
thành thạo. Tinh thần làm việc của cán bộ nhiệt tình, cởi mở.
Cán bộ Biên mục thường xuyên được trau dồi kiến thức, được cử đi học các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ ngắn hạn hoặc dài hạn
Khó khăn
Đội ngũ cán bộ Thư viện còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc cả về số lượng và
chất lượng:
- Trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của cán bộ còn nhiều hạn chế trong khi đó nhu cầu về sản
phẩm và dịch vụ thông tin của NDT ngày một cao
- Trình độ ngoại ngữ vẫn còn hạn chế, gây khó khăn cho công tác bổ sung, xử lý tài liệu, nhất là
các tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh.
- Số lượng cán bộ còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu công tác, đặc biệt là các công việc phát sinh
như hồi cố dữ liệu, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, đặc biệt là cán bộ xử lý nghiệp vụ.
3. 1. 3. Cơ sở vật chất hỗ trợ công tác Biên mục
Thuận lợi
Trung tâm được trang bị cơ sở vật chất tương đối tốt, với nhiều máy tính, tất cả các máy tính đề
được kết nối mạng.
Ở các phòng chức năng đều được trang bị các thiết bị hiên đại như: máy in, máy photocopy, giá
sách, xe đẩy.. tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Trung tâm.
Khó khăn
Các cơ sở hạ tầng đang trong quá trình xây dựng nên các phòng ban còn chật chội, không gian
đọc tài cho NDT còn hạn chế.
Đường truyền mạng chưa ổn định, gây khó khăn cho cán bộ Biên mục và bạn đọc tra cứu tài
liệu.
Hệ thống máy tính phục vụ người dùng tin tra cứu còn ít, làm giảm nhu cầu của NDT.
3. 1. 3. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng
các chuẩn Biên mục
Thuận lợi
- Hệ thống các CSDL thưc mục được cập nhật và sửa đổi thường xuyên giúp bạn đọc tra cứu
thông tin kịp thời, nhanh chóng, thuận tiện.
61 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Mục lục tra cứu công cộng trực tuyến OPAC giúp cho NDT tiết kiệm được thời gian tra cứu và
mang lại hiệu quả hơn.
- Dịch vụ thông báo sách mới giúp NDT có thể nhanh chóng tìm được tài liệu mình cần mà không
mất nhiều thời gian tra cứu.
Khó khăn
- Các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm chưa phong phú và chất lượng còn hạn chế.
- Bộ máy tra cứu hiện đại còn hạn chế, số lượng máy tính tại các phòng phục vụ còn ít, đường
truyền mạng đôi khi không ổn định nên gây mất nhiều thời gian của NDT.
3. 3. Kiến nghị Để góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục
tài liệu của Trung tâm, tôi xin đưa ra một số đề xuất, kiến nghị như sau:
3. 3. 1. Chuẩn hóa nghiệp vụ trong công tác Biên mục tài liệu
- Để triển khai tốt việc áp dụng các chuẩn này trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm thì cần có các
tài liệu hướng dẫn cụ thể để cán bộ Biên mục hiểu chính xác và thống nhất các chuẩn Biên mục tài
liệu.
- Tăng cường các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ nhằm phổ biến việc áp dụng theo chuẩn quy tắc
AACR2, khổ mẫu MARC21, khung phân loại DDC.
- Trung tâm nên có sự đầu tư tiếp theo để tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ ở các kho tài liệu
còn lại nhằm chuẩn hoá tòan bộ nguồn lực thông tin hiện có của Trung tâm.
- Thực hiện tốt các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ theo các chuẩn Biên mục để xử lý tài liệu được
hiệu quả hơn.
3. 3. 2. Hoàn thiện cơ sở vật chất hỗ trợ việc chuẩn hóa
- Đầu tư tài chính cũng như các trang thiết bị cần thiết để Thư viện lập kế hoạch biên mục hồi cố
các kho sách còn lại nhằm chuẩn hóa toàn bộ nguồn nhân lực thông tin trong Thư viện
- Tăng cường thêm diện tích sử dụng cho Thư viện để mở rộng phạm vi đáp ứng nhu cầu thông tin
cho NDT khi áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới. Muốn làm được điều này thư viện cần tổ chức
các hình thức phục vụ mới như: kho mở, phòng đọc tự chọn...
62 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
- Tăng cường việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thư viện, đặc biệt là việc trang bị
phần mềm thư viện hiện đại hỗ trợ các chuẩn quốc tế về quản lý và trao đổi dữ liệu.
3. 3. 3. Tổ chức dội ngũ cán bộ Biên mục
Cần bổ sung nhân sự cho Trung tâm để có thể vừa đảm bảo công tác trực tiếp phục vụ, vừa đảm
bảo hoàn thành công tác chuyên môn.
- Tập huấn cho cán bộ về việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu như: tham gia
các khóa đào tạo do Hội Liên hiệp Thư viện các trường Đại học, Thư viện Quốc gia tổ chức định
kì hằng năm.
- Tăng cường thêm nhân lực cho Thư viện, với qui mô đào tạo ngày càng mở rộng số lượng nhân
lực như hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu công tác, đặc biệt là việc áp dụng các chuẩn nghiệp
vụ.
- Tăng cường bồi dưỡng đào tạo nguồn nhân lực cho thư viện, thường xuyên cử cán bộ đi học tập
trao đổi kinh nghiệm trong nước và nước ngoài nhằm cập nhật kịp thời những kiến thức mới,các
chuẩn và công nghệ về lĩnh vực khoa học thư viện.
3. 3. 4. Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng
các chuẩn Biên mục
- Củng cố và tăng cường chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện. Tiếp tục xây
dựng, hoàn thiện và nâng cao hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC.
- Đào tạo người dùng tin sử dụng hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm. Việc đào tạo
NDT nhằm giúp họ hiểu biết được tầm quan trọng của hoạt động thông tin-thư viện, nắm vững
được các kỹ năng tìm tin, xử lý thông tin đúc rút được các tri thức mới phù hợp với nhu cầu của
mình.
Để giúp đỡ cho NDT khai thác tốt và hiệu quả các các sản phẩm và dịch vụ của mình, Trung
tâm Thông tin-thư viện HVCNBCVT cần triển khai các chương trình đào tạo NDT giúp họ biết
các sử dụng các sản phẩm của mình, rèn luyện cho họ kỹ năng khai thác thông tin và phương thức
tìm kiếm thông tin thông qua các sản phẩm và dịch vụ.
63 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn ngày nay, việc chuẩn hóa các nghiệp vụ vào công tác xử lý tài liệu và biên
mục là vấn đề quan trọng hàng đầu trong hoạt động của Trung tâm Thông tin-Thư viện
HVCNBCVT nói riêng và trong các cơ quan Thông tin thư viện nói chung. Việc áp dụng các
chuẩn nghiệp vụ vào công tác xử lý tài liệu và biên mục tại Trung tâm là rất cần thiết đáp ứng
được nhu cầu của NDT đồng thời thúc đẩy quá trình hội nhập trên toàn cầu.
Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – thư viện HVCNBCVT, đặc biệt là
đi sâu vào nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm, tôi
nhận thấy tuy mới trong giai đoạn đầu áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và không tránh khỏi những
khó khăn, thiếu sót. Nhưng với sự nổ lực, đoàn kết, sáng tạo, nhiệt tình của toàn bộ cán bộ của
Trung tâm, sự quan tâm của Ban Giám đốc HVCNBCVT và sự giúp đỡ quan tâm của các cá nhân
trong và ngoài nước, Trung tâm đã đạt được những thành tựu to lớn, cung cấp thông tin nhanh
chóng kịp thời cho NDT.
Để phát triển chung cùng với cộng đồng thư viện trong nước và ngoài nước Trung tâm cần phát
huy hơn nữa những thuận lợi, khắc phục những hạn chế bằng cách đầu tư hơn nữa cả về nhân lực,
vật lực và tài lực tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ vào công tác
nghiệp vụ của mình.
64 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Nghiên cứu quy tắc biên mục Anh Mỹ AACR2 và triển khai ứng dụng tại Thư viện đào tào Hà
Đông: Báo cáo khoa học.- Hà Nội: Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông, 2008.- 80 tr.
2. Nghiên cứu ứng dụng khung phân loại thập phân DDC rút gọn trong công tác xử lý tài liệu tại
Trung tâm thông tin Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông: Báo cáo khoa học.- Hà
Nội: Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông, 2007.- 62 tr.
3. Đoàn Văn Tân. Thông tin học: Giáo trình/ Đoàn Văn Tân.- Hà Nội: Đại học Quốc gia Hà Nội,
2001.- 337 tr.
4. Hà Quỳnh Hoa. Tìm hiểu quy trình xử lý thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện
Công nghệ Bưu chính viễn thông / Hà Quỳnh Hoa: Khóa luận tốt nghiệp.- Hà Nội: Trường Đại
học Dân lập Đông đô, 2010.- 74 tr.
5. Trần Thị Hiền.Tình hình áp dụng Khung phân loại thập phân Dewey ở Việt Nam: Khóa luận tốt
nghiệp / Trần Thị Hiền.- Hà Nội: Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn (Đại học Quốc
gia Hà Nội), 2008.- 64 tr.
6. Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện/ Lê Văn Viết.- Hà Nội: Văn Hóa Thông tin, 2000.- 630tr.
7. Nguyễn Văn Hành. Mô tả tài liệu và tổ chức mục lục chữ cái: Tập bài giảng / Nguyễn Văn
Hành.- H.:[Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn], 2007.-79tr.
8. Nguyễn Văn Hành. Nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác Thông tin Thư viện tại Học viện CNBCVT: Báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học/ Nguyễn
Văn Hành.- Hà Nội: Học viện CNBCVT, 2009.- 47 tr.
9. Nguyễn Văn Hành. Vấn đề lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả cá nhân người Việt Nam trong biên
mục mô tả // Tạp chí Thư viện Việt Nam.- 2006, số 4.- tr.27-31
65 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
10. Tạ Thị Thịnh. Phân loại tài liệu: Giáo trình/ Tạ Thị Thịnh.- Hà Nội: Trung tâm thông tin Tư
liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia, 1998.- 221 tr.
11. Vũ Văn Sơn. Giáo trình biên mục mô tả/ Vũ Văn Sơn.- Hà Nội: Đại học Quốc gia Hà Nội,
2000.- 284 tr.
12. Vũ Văn Sơn. Dịch và mở rộng DDC 14/ Vũ Văn Sơn: Đánh giá và kết quả giữa dự án, Trung
tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc, 2004.
13. Vũ Văn Sơn. Khung phân loại DDC trong tương lai // Tạp chí thông tin và tư liệu.- Hà Nội:
Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc, 2008.- Số 1.-tr. 25-29
14. http:// catalog.loc.gov
15. http://www.ptit.edu.vn
16. http://www.tinhvan.com
17. http://www.thuvien.net
18. http://www.thuvientre.com
66 Bàn Thị Năm K52 Thông tin – Thư viện
