Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ tác động hết sức to lớn

đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế và đặc biệt là hoạt động thông tin -

thư viện. Khi nói đến sự bùng nổ của thông tin và sự gia tăng của nền kinh tế

tri thức thì không thể không nhắc đến sự biến đổi của hoạt động thông tin - thư

viện đến sự biên tập và cung ứng thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển

chung đó. Trong điều kiện đó, từng cơ quan thông tin - thư viện nói riêng và hệ

thống các cơ quan thông tin thư viện nói chung phải tự biến đổi sao cho phù

hợp nhất.

Hiện nay, nhu cầu của đông đảo người dùng tin về tài nguyên thông tin rất

cao và đa dạng, hình thức sử dụng các nguồn tài nguyên thông tin cũng không

còn bó hẹp trong lĩnh vực các ấn phẩm dạng in hoặc đĩa CD-ROM/DVD nữa

mà mở rộng ra nhiều loại hình thông tin khác nhau đặc biệt là thông tin dạng

số, thông tin trực tuyến. Chính vì vậy các thư viện truyền thống đã tự chuyển

đổi để nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tài nguyên thông

tin mới . Các mô hình thư viện hiện đại dần ra đời và việc hình thành, phát

triển thư viện số đang trở thành một xu thế tất yếu của hoạt động thông tin -

thư viện nói riêng và hoạt động cung cấp thông tin tri thức nói chung.

Đứng trước những xu thế thời đại đó của ngành, các cơ quan thông tin -

thư viện Việt Nam mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng cũng không ngững nỗ

lực nhằm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, chuyên môn nhằm xây dựng một mô

hình thư viện hiện đại phù hợp với bối cảnh chung và phù hợp với điều kiện

của cơ quan mình. Việc xây dựng và phát triển một thư viện điện tử, thư viện

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 1

số rất khó khăn và tốn kém, yêu cầu thời gian khá dài.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Thư viện của các trường đại học, cao đẳng Việt Nam là những cơ quan

thông tin - thư viện được đầu tư mạnh và có hoạt động tương đối tốt hiện nay.

Các thư viện đang dần dần áp dụng các công nghệ, thành tựu phát triển công

nghệ thông tin hiện đại nhằm quản lý nghiệp vụ chuyên ngành, phát triển mô

hình thư viện số phù hợp nhất. Tuy vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào

hoạt động của các thư viện còn sơ lược và thiếu tính đồng bộ, chuẩn mực; từ

đó dẫn đến việc hình thành nên các mô hình thư viện số “nửa vời” và thiếu khả

năng mở rộng, phát triển.

Trường Đại học Giao thông Vận tải là một trong những cơ sở đào tạo

hàng đầu của cả nước trong lĩnh vực giao thông, vận tải. Nhiều năm qua, Nhà

trường đã đào tạo và cung cấp cho nước ta hàng vạn kỹ sư, cử nhân lành nghề.

Trong đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Gọi tắt

làTrung tâm) đã có nhiều đóng góp tích cực trong công tác sự nghiệp đào tạo

nguồn nhân lực chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa

đất nước của Nhà trường. Những năm gần đây, trong xu hướng chung của sự

phát triển hoạt động thông tin - thư viện nước nhà và đáp ứng nhu cầu sử dụng

thông tin ngày càng đa dạng của người dùng tin, Trung tâm đã bước đầu xây

dựng một mô hình thư viện điện tử, thư viện số hiện đại. Mô hình đó sẽ vừa

đáp ứng được việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin số của Trung tâm, vừa

phục vụ việc khai thác của người dùng tin và tiến xa hơn là việc liên kết, chia

sẻ trong hệ thống thông tin nước nhà.

Chính vì những lý do trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác

phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông

tin - Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải” làm đề tài nghiên cứu khóa luận

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 2

chuyên ngành thông tin - thư viện của mình.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở khảo sát thực tế và tìm hiểu qua lý thuyết, Khóa luận bước đầu

khái quát về công tác xây dựng phát triển và phục vụ khai thác, chia sẻ nguồn

tài nguyên thông tin số, tài nguyên thông tin điện tử tại Trung tâm Thông tin –

Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, đặc biệt là tìm hiểu sâu về công tác phát

triển nguồn tài liệu số tại đây trong thời gian vừa qua; từ đó có thể đưa ra một

đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy công tác này tại Trung tâm.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao

thông Vận tải trong công tác phục vụ sự nghiệp giáo dục và đào tạo của

Nhà trường;

- Tìm hiểu thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại TTTT-TV

ĐH GTVT;

- Tìm hiểu một số vấn đề về khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung

tâm;

- Đưa ra một số đáng giá về ưu điểm và nhược điểm trong công tác phát

triển, khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm;

- Đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao công tác phát triển, khai

thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại

học Giao thông Vận tải trong thời gian tới.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 3

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài

Nội dung của đề tài tuy không mới nhưng thu hút được nhiều sự quan tâm

hiện nay trong ngành thông tin – thư viện. Nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động

thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông

vận tải thì đã có một số nghiên cứu như: Luận văn Thạc sỹ “Phát triển dịch vụ

Thông tin – Thư viện tại Trường Đại học Giao thông Vận tải” của Bùi Thị Yến

Hường. Luận văn đã đề cập tới thực trạng các dịch vụ thông tin – thư viện và

đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm phát triển các dịch vụ đó tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện “ Tìm hiểu

dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận

tải” của Trần Thị Kim Dung . Nội dung của Khóa luận nêu những vấn đề về

dự án hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm, những vấn đề có liên quan đến

công nghệ, phần mềm và những định hướng của Trung tâm trong công tác phát

triển tài liệu số và xây dựng thư viện số nói chung.

Đề tài Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Thông tin – Thư viện “Tìm hiểu

ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung

tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải: Thực trạng và giải pháp”

của Đỗ Tiến Vượng. Đề tài nêu các vấn đề về ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và phục vụ tại Trung tâm, một số vấn

đề về công nghệ số hóa tài liệu và xây dựng thư viện số. Nêu các giải pháp

tăng cường công tác này tại Trung tâm.

Ngoài ra còn một số đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp về phát triển

và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số tại một số cơ quan thông tin – thư

viện khác. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có một đề tài Khóa luận nào nghiên

cứu cụ thể về thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 4

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

số tại TTTT-TV ĐHGTVT. Vì vậy có thể nói, đây là một đề tài mới và rất thiết

thực trong thực tế hoạt động tại Trung tâm.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là thực

trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải.

Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian là tại Trung

tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Phạm vi nghiên cứu về

mặt thời gian là từ năm 2003 trở lại đây.

5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận:

Dựa trên cơ sở sự chỉ đạo, lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về hoạt động

thông tin – thư viện nói chung và việc xây dựng, chia sẻ nguồn tài nguyên số

trong bối cảnh hiện nay.

Dựa trên cơ sở lý luận của ngành thư viện học và thông tin học.

Nghiên cứu, tìm hiểu qua các đề tài nghiên cứu, lý luận về hoạt động thư

viện, về tài liệu khoa học lý luận-chính trị và các tài liệu có liên quan khác.

Dựa trên cơ sở lý luận về việc số hóa tài liệu, phát triển nguồn tài nguyên

số và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số.

Phương pháp nghiên cứu:

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, tác giả đã sử dụng những phương pháp

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 5

nghiên cứu sau:

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Phương pháp tham khảo, thống kê, phân tích và tổng hợp thông tin từ các

nguồn tài liệu khác nhau;

Phương pháp khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học

Giao thông Vận tải;

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp.

6. Đóng góp của đề tài Về mặt lý luận:

Khóa luận trình bày nội hàm một số khái niệm về thư viện số, tài liệu số,

tài liệu điện tử…Và những vấn đề xoay quanh việc phát triển, khai thác và chia

sẻ nguồn tài liệu số tại các cơ quan thông tin – thư viện.

Về mặt thực tiễn:

Cung cấp một số thông tin khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Giao thông Vận tải.

Cung cấp các thông tin khái quát về thực tế công tác phát triển, khai thác

và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao

thông Vận tải.

Đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác phát triển khai

thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm.

Khi hoàn thành, Khóa luận có sẽ trở thành một tài liệu bổ ích giúp tham

khảo về nội dung này trong ngành thông tin – thư viện.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 6

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

7. Bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Nội dung chính của đề tài Khóa

luận gồm 3 chương:

Chƣơng 1. Tài liệu số với công tác phục vụ giáo dục và đào tạo tại Trung tâm

Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải

Chƣơng 2. Thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại

Trung tâm thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải.

Chƣơng 3. Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cƣờng công tác

phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 7

viện Đại học Giao thông Vận tải.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

NỘI DUNG

CHƢƠNG 1. TÀI LIỆU SỐ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1. Những vấn đề lý luận về tài liệu số

1.1.1. Các khái niệm chung

Có thể nói, trong những thập niên cuối thế kỷ XX cùng với sự phát triển

không ngừng của công nghệ thông tin là sự bùng nổ đến chóng mặt của thông

tin và sự hình thành nền kinh tế tri thức.

Các tài liệu số ngày càng đóng vai trò quan trong trọng quá trình biến đổi

này. Tuy chưa được định nghĩa thống nhất thế nào là tài liệu số, nhưng nó cũng

được sự quan tâm đặc biệt; gắn liền với khái niệm về tài liệu số là các khái

niệm về thư viện số, thư viện điện tử, tài liệu điện tử và bộ sưu tập số. Làm rõ

những khái niệm này phần nào có thể hình dung về nguồn tài liệu số trong các

cơ quan thông tin – thư viện hiện đại.

Khái niệm thư viện số và các khái niệm liên quan

Thực tế, trước khi có các thư viện số và khái niệm thư viện số được định

hình thì thư viện điện tử đã ra đời và phát triển liên tục tới hiện nay. Tuy nhiên,

mặc dù ra đời sớm hơn nhưng cũng như thư viện số, thư viện điện tử (TVĐT)

là một khái niệm chưa được định nghĩa một cách thống nhất, nó có thể vẫn còn

lẫn lộn hoặc đồng nghĩa với các khái niệm như “ Thư viện ảo”, “ Thư viện số”,

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 8

“ Thư viện đa phương tiện”…

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

TVĐT có thể được định nghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó

các nguồn thông tin dều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và

trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và

hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số”.[6]

Khái niệm TVĐT có thể dùng theo nghĩa tổng quát nhất cho mọi loại hình

thư viện đã được tin học hóa toàn bộ hoặc một số sản phẩm, dịch vụ. TVĐT có

thể được coi như là nơi người sử dụng có thể tới để thực hiện những công việc

mà họ vẫn thường làm với thư viện truyền thống, nhưng đã được điện tử hoá.

Khái niệm TVĐT có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet

và Web, các thiết bị lưu trữ thông tin đa phương tiện.

Cùng lúc với sự bùng nổ thông tin và sự manh nha của nền kinh tế tri thức

là sự hình thành và bùng nổ của kỹ thuật số hóa làm tăng khả năng đáp ứng

nhu cầu ngày một gia tăng về lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin trong xã

hội. Thư viện số (TVS) dần dần hình thành như một xu thế tất yếu, tạo ra một

cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện – thông tin. Một tìm kiếm Google tiến

hành vào đầu tháng 4/2010 về “digital library” hoặc “digital libraries” cho tới

340.000.000 kết quả.[15]

Tuy vậy, khái niệm thư viện số hiện nay vẫn còn là một điều tranh cãi.

Với nhiều giả thiết và nhìn từ các góc độ khác nhau nên có những khái niệm

tương đối khác nhau về thư viện số.

Hiệp hội Thư viện số Hoa Kỳ (DLF) định nghĩa như sau: “Thư viện số là

một tổ chức cung cấp tài nguyên bao gồm các nhân viên chuyên biệt giúp lựa

chọn, tổ chức, cung cấp khả năng truy xuất thông minh, chỉ dẫn, phân phối,

bảo quản tính toàn vẹn và sự thống nhất của các bộ sưu tập theo thời gian để

đảm bảo sao cho chúng luôn sẵn có để truy xuất một cách dễ dàng và kinh tế

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 9

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

nhất đối với một cộng đồng người dùng hoặc một nhóm cộng đồng người

dùng.”[15]

Theo một cách tiếp cận khác, năm 1994 Gladney đưa ra khái niệm về

TVS như sau: “Một TVS phải là một tập hợp các thiết bị máy tính, hệ thống

lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo và thúc đẩy

mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu

trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập,biên mục, tìm kiếm và

chia sẻ thông tin. Một dịch vụ TVS phải bao gồm các dịch vụ chính yếu của

các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các lợi ích của công nghệ lưu trữ

số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số”.[15]

Tại Việt Nam, theo Vũ Thị Ngọc Liên: “Thư viện số là một thư viện điện

tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được

quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ

dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông

qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông”. [15]

Nhưng dù hiểu như thế nào đi chăng nữa thì TVS là cơ hội đặc biệt cho

thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm

bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ. Qua đây, cũng có thể khẳng

định thư viện số và thư viện điện tử hoàn toàn không phải là một, nhưng hai

mô hình thư viện hiện đại này cũng có mối liên hệ chặt chẽ và giống nhau ở

nhiều điểm.

Khái niệm tài liệu số và các khái niệm liên quan

Liên quan tới tài liệu số và để hiểu rõ về tài liệu số cần nắm rõ và phân

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 10

biệt khái niệm gần với nó là tài liệu điện tử. Đồng thời, các khái niệm có liên

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

quan trực tiếp tới tài liệu số như bộ sưu tập số, số hóa cũng cần được hiểu một

cách rõ ràng.

Hiểu một cách ngắn gọn thì tài liệu điện tử được xem như các tài liệu

được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được

thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin có

thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính khác.

Vào năm 1995, F.W. Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về tài

liệu điện tử như sau:

- Sử dụng máy tính để tạo ra những ấn bản in trên giấy thông thường.

- Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử nơi mà phiên bản điện tử

tương đương chính xác với phiên bản in ấn.

- Xuất bản những ấn phẩm nhỏ hơn bản in băng hình thức điện tử, có

thêm đặc điểm phụ trội khả năng nghiên cứu, điều khiển dữ liệu và thông báo

khả năng thông qua sự tương xứng hình ảnh.

- Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác khả năng thật sự của

điện tử học, chẳng hạn như những siêu văn bản, âm thanh, phương tiện truyền

thông cao…

Tài liệu số (TLS) là những tài liệu được tạo lập và lưu giữ, khai thác trên

máy tính. Tài liệu số có thể được xây dựng thông qua việc xử lý các file văn

bản, các bảng biểu hoặc được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng

khác. Tài liệu cũng được đề cập đến như là những tài liệu điện tử.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 11

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Theo các khái niệm về TLS và TLĐT, có thể thấy sự giống và khác nhau

giữa hai loại tài liệu này. Tuy nhiên, trong phạm vi hạn hẹp của Khóa luận này

xin không đề cập đến vấn đề này.

Khái niệm tài liệu số thường đi kèm với khái niệm về bộ sưu tập số. Có

thể hiểu “Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá

dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video…) về một

chủ đề. Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng

nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy

cập, tìm kiếm dễ dàng” [6]. Một bộ sưu tập chứa nhiều tài liệu với các dạng

thức khác nhau, nhưng lại cung cấp một giao diện đồng nhất; qua đó tất cả các

tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ phụ thuộc

vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó.

Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản

in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính

nhận biết được gọi là số hoá tài liệu. Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức

chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy

tính có thể hiểu được. Ưu điểm của số hóa tài liệu:

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ

dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

1.1.2. Đặc điểm chung của tài liệu số

Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt với các loại hình tài liệu

truyền thống nên tài liệu số chỉ có thể vận động từ truy cập, khai thác và chia

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 12

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

sẻ trên máy tính hay mạng các máy tính. Do vậy so với tài liệu truyền thống,

tài liệu số có những đặc điểm khá nổi bật sau đây:

- Hệ thống đa truy (multi-access): Tính năng này hay còn gọi là tính dễ

dàng truy cập. Tài liệu số trực tuyến trên mạng có thể được truy cập và

cung cấp cho nhiều địa điểm truy cập (văn phòng, nhà ở, trường học…)

tại mọi thời điểm khác nhau và cũng có thể cung cấp khả năng cho nhiều

người cùng sử dụng một lúc;

- Tốc độ: Tốc độ phổ biến thông tin số hiện nay ngày càng mạnh mẽ và đã

đạt tới mức tức thời nhờ cá phương tiện tin học và viễn thông hiện đại,

đặc biệt là mạng Internet. Tài liệu số thường cũng được xem như là

nhanh hơn nhiều để tìm kiếm, thu thập, hợp nhất thông tin cần thiết vào

các tài liệu khác, bổ sung tìm kiếm và tham khảo chéo giữa các ấn bản

khác nhau.

- Không gian: Mật độ thông tin trong các nguồn tin số rất cao, dày đặc.

Tài liệu điện tử có thể chứa đựng một lượng thông tin rất lớn, nhưng

quan trọng hơn là nó có thể chứa đựng những phương tiện truyền đạt

hỗn hợp như hình ảnh động, âm thanh, hoạt động của đối tượng mà tài

liệu in ấn truyền thống không thể làm được.

- Thuận lợi trong bảo trì: Nguồn tài liệu số, tài liệu điện tử có khả năng

tái sử dụng, tính liên tác (Interoperability) trong các thao tác cập nhật

mới, loại bỏ trùng lặp, lỗi thời hay sắp xếp lại.

- Bảo hiểm và an toàn: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các tài liệu

quý hiếm, bản gốc của các tài liệu cần được bảo vệ thì phiên bản tài liệu

số là sự thay thế tối ưu cần thiết cho người dùng tin khai thác.

- Chức năng: Một tập dữ liệu số cho phép người sử dụng tiếp cận ấn bản

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 13

và phân tích nội dung của chúng bằng các phương thức mới.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu số

- Tài liệu số và các bộ sưu tập số trong các thư viện sẽ tạo ra một môi

trường và cơ hội bình đẳng nhằm mở rộng cho tất cả mọi người đều có cơ hội

sử dụng nguồn tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu bởi các tài liệu số không bị

giới hạn về không gian và thời gian. Nó loại bỏ đi những khoảng cách tri thức

giữa người giàu và nghèo, giữa thành phố và nông thôn, và giữa các quốc gia

với nhau. Nó giúp cho việc sử dụng cùng một lúc, bởi nhiều người trở nên dễ

dàng và linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, không gian

địa lý và thời gian sử dụng.

- Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí: Cơ quan thông tin – thư viện đỡ

tốn kém nhiều khoản kinh phí cho xây dựng kho tàng, bổ sung tài liệu, bảo

quản và kinh phí trả lương cho nhân viên phục vụ. Hơn thế nữa, nó tạo điều

kiện cho người dùng tin dễ dành tiếp cận, tiết kiệm thời gian, tiền bạc trong tìm

và sử dụng thông tin.

- Khi tài liệu số và các bộ sưu tập số có thể kết hợp với các tài liệu truyền

thống, các dịch vụ thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho đổi

mới và nâng cao chất lượng phục vụ đại đa số đối tượng người dùng tin. Giúp

người dùng tin chủ động trong sử dụng thư viện là công cụ cho việc học tập,

nghiên cứu của mình. Như vậy, các nguồn tài liệu số góp phần giải phóng kiến

thức, mở rộng đối tượng phục vụ.

- TLS và các bộ sưu tập số là một lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài các

tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí

hậu và tần suất sử dụng.

1.2. Vai trò của công tác phát triển, khai thác và chia sẻ liệu số trong phục vụ giáo dục và đào tạo tại các trƣờng đại học

Nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu lao động

xã hội là một nhiệm vụ nặng nề của các trường đại học, cao đẳng trong cả

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 14

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

nước. Với vai trò cung cấp và quản lý thông tin phục vụ giáo dục và học tập,

các cơ quan thông tin – thư viện cần nhận thức rõ “đáp ứng nhu cầu thông tin

một cách có hiệu quả như thế nào từ nhiều nguồn thông qua công nghệ mới”.

Với sự phát triển của tài liệu số, thông tin trực tuyến thì việc phát triển các tài

liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng tin càng trở lên bức

thiết với các thư viện đại học. Không những vậy, việc phát triển tài liệu số

trong các thư viện hiện nay là một xu thế tất yếu và gắn liền với việc đẩy mạnh

quá trình tự động hóa, hiện đại hoạt động thông tin – thư viện.

Vấn đề phát triển tài liệu số và các bộ sưu tập số đang là đề tài quan trọng

đối với các thư viện đại học Việt Nam. Nhiều nơi đã nhận thức được vai trò

quan trọng của việc phát triển nguồn tài liệu này và đã có những bước đi khởi

đầu cho quá trình đó. Tuy nhiên cũng cần phải thấy sự hạn chế trong các chính

sách phát triển tài liệu số, sự khó khăn trong các nguồn lực phục vụ cho công

tác này tại các thư viện.

Có nhiều phương thức khác nhau để phát triển nguồn tài liệu số tại thư

viện các trường đại học ở nước ta. Dựa theo phương thức mua, bán thì thường

tập trung vào một số nguồn tài liệu là các tạp chí, e-book có thời hạn sử dụng

hạn chế và chủ yếu nguồn tiền từ các dự án đầu tư; Dựa theo phương thức liên

kết, trao đổi thì các thư viện đại học hiện chưa thực hiện được do còn hạn chế

về nguồn tin, hạn chế trong việc liên kết thành một hệ thống thống nhất…; Dựa

theo phương thức khai thác trực tuyến, cũng chỉ giới hạn ở một phạm vi hẹp

với các trang thông tin trực tuyến mở; Dựa theo phương thức số hóa các tài

liệu sẵn có hoặc được thu thập là hướng đi đúng đắn nhất nhưng cũng cần lưu

ý tới vấn đề kinh phí, nhân lực và kỹ thuật.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 15

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Một vấn đề khác cần được quan tâm, đó là khai thác và chia sẻ tài liệu số

vó vai trò gì? Như thế nào? Và được tổ chức ra sao trong một quy mô còn hạn

chế như tại Việt Nam. Vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số của cơ quan thông

tin – thư viện là điều cốt lõi để kiểm chứng tính hiệu quả của dự án xây dựng

nguồn tài liệu số, cho thấy tính hữu ích của một nguồn tin hiện đại và phù hợp

với nhu cầu của người dùng tin hay không. Nó cũng cho thấy tiềm lực thông

tin số của thư viện đó. Vì vậy vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số được các thư

viện đặc biệt quan tâm.

Khai thác tài liệu số thường được dùng cho những người dùng tin của

chính thư viện đó. Người dùng tin khi có tài khoản tại thư viện có thể tiếp cận

tới mọi nguồn tài liệu số của thư viện thông qua các sản phẩm và dịch vụ hiện

có của thư viện đó. Đây là những người dùng chính trong khai thác nguồn tài

liệu số của thư viện.

Chia sẻ tài liệu số là một dạng của chia sẻ nguồn lực thông tin – thư viện.

Theo Allen Ken: Chia sẻ nguồn lực thông tin là biểu thị một phương thức

hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ.

Còn theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của

thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện.

Theo tiến sỹ Lê Văn Viết: “ Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các

thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện,

cơ quan thông tin khác trong cả nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc

và đáp ứng nhu cầu đọc, thông tin của người dùng tin thư viện mình. Như vậy

có thể mượn, chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế.

Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những

điều kiện tốt nhất để thảo mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 16

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa

học, giáo dục, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề

nghiệp và cá nhân, đồng thời phát huy hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin

của các thư viện, cơ quan thông tin trong nước”.

Trong quy mô việc cùng khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số giữa các thư

viện đại học với nhau, thì việc tốn kém kinh phí là không đáng kể. Thậm chí,

việc chia sẻ này còn giúp các thư viện tránh được sự trùng lặp và lãng phí. Ý

tưởng và giá trị của việc chia sẻ thông tin đã được Bernard Shaw diễn đạt hình

tượng rằng: “Nếu mỗi người có một quả táo mà trao đổi với nhau thì kết cụ

mỗi người vẫn chỉ có một quả táo. Nhưng nếu mỗi người có một ý tưởng và

trao đổi với nhau thì kết quả mỗi người sẽ có hai ý tưởng”.

Công cụ hỗ trợ trực tiếp cho việc khai thác, chia sẻ tài liệu số là máy tính,

mạng máy tính và các phương tiện đa phương tiện khác như: máy đọc đĩa, máy

quét… Đồng thời cần có sự hỗ trợ của phần mềm nhằm đọc, chuyển tải các tài

liệu số.

Như vậy, công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số có mối

liên hệ chặt chẽ với nhau. Sự tác động qua lại giữa chúng giúp củng cố các

nguồn tin số hóa của thư viện. Góp phần quan trọng vào việc đổi mới và nâng

cao chất lượng giáo dục, đào tạo tại các trường đại học hiện nay.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 17

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

1.3. Trung tâm thông tin - thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải trƣớc nhiệm vụ phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số

1.3.1. Vài nét về Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận Tải

1.3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Giao thông vận tải gắn liền cùng với quá trình ra đời và phát triển của

Trường Đại học Giao thông Vận tải. Ban đầu vào năm đầu thành lập, năm

1962 Trung tâm chỉ là một bộ phận nhỏ trực thuộc Ban Giáo vụ của trường

gồm có 2 cán bộ đảm trách mọi công việc của thư viện với cơ sở vật chất và

vốn tài liệu rất nghèo nàn.

Trong những năm chống Mỹ, Trung tâm cùng với Nhà trường nhiều lần

sơ tán để phục vụ đảm bảo việc dạy và học được thông suốt.

Năm 1980 bộ phận Thư viện của Nhà trường được tách ra thành 2 bộ phận

khác nhau là Tổ Giáo trình gồm 5 người thuộc Phòng Giáo vụ và Tổ Thư viện

gồm 7 người thuộc Ban nghiên cứu khoa học. Đến năm 1984, được chính thức

trở thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Nhà trường.

Theo Quyết định số 73QĐ – BGD&ĐT ngày 21/02/2002 Thư viện Đại

học Giao thông Vận tải được chính thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin –

Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (sau đây gọi tắt là Trung tâm).

Cuối năm 2002, đầu năm 2003 Trung tâm được thụ hưởng dự án đầu tư ở

mức A, B của Ngân hàng Thế giới nên đã được đầu tư về trang thiết bị hiện đại

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 18

và hệ thống máy tính nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thông tin thư viện.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Năm 2004 với dự án giáo dục ở mức C đã đưa Trung tâm trở thành một trong

những thư viện hiện đại hàng đầu tại khu vực miền Bắc.

Với những thành tích đã đạt được, Trung tâm đã nhiều lần được Nhà

trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông Vận tải khen thưởng và động

viên.

1.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Chức năng:

Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải vì vậy

có những chức năng cơ bản sau:

- Chức năng phục vụ nguồn tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào

tạo và nghiên cứu khoa học, xây dựng nguồn nhân lực có đủ trình độ đáp

ứng xây dựng và phát triển giao thông vận tải của đất nước.

- Chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xứ lý tài liệu khoa học kỹ

thuật công nghệ giao thông vận tải và các tài liệu khác thuộc các lĩnh

vực có liên quan phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của

cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trường.

Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch trung, dài hạn, tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác

thông tin thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

- Tổ chức công tác khai thác, thu thập và xử lý thông tin các nguồn tư liệu

khoa học công nghệ giao thông vận tải ở trong và ngoài nước.

- Tổ chức khoa học, sắp xếp hợp lý, lưu trữ và bảo quản lâu dài kho tài

liệu của thư viện phục vụ nhiệm vụ giáo dục, nghiên cứu.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 19

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

- Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm

tin tự động hóa, tổ chức cho bạn đọc khai thác và sử dụng hợp lý, thuận

lợi và có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm

- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao, gồm toàn

bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên thông tin.

- Phát triển mối quan hệ hợp tác với các thư viện, cơ quan thông tin, tổ

chức khoa học, xuất bản về lĩnh vực giao thông vận tải trong và ngoài

nước.

- Nghiên cứu, đẩy mạnh phát triển chuyên môn nghiệp vụ thư viện.

1.3.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Cơ cấu tổ chức:

Hiện nay, ngoài Ban Giám đốc có nhiệm vụ điều hành và quản lý chung

các hoạt động cơ bản thì Trung tâm còn được phân chia ra các phòng ban chức

năng với các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Phòng nghiệp vụ (Tầng 4)

- Phòng mượn (Tầng 4)

- Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc tiếng Việt (Tầng 5); phòng

đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận án, luận văn (Tầng 6); phòng đọc điện tử

(Tầng 7). Các phòng đọc này đều được tổ chức theo hình thức phòng đọc mở,

phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ.

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 20

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Phòng mượn

Phòng nghiệp vụ

Phòng đọc sách ngoại, luận văn

Phòng đọc tiếng Việt

Phòng đọc điện tử

Phòng hội thảo

Quầy bán sách

BAN GIÁM ĐỐC

Đội ngũ cán bộ:

Hiện nay Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải bao gồm

19 cán bộ. Trong đó:

- Ban Giám đốc: 2 người

- Nhân viên nghiệp vụ và phục vụ: 17 người

Số lượng cán bộ được bố trí như sau:

- Ban Giám đốc: 02 người

- Phòng nghiệp vụ: 05 người

- Phòng mượn: 04 người

- Phòng đọc tiếng Việt: 03 người

- Phòng đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận văn: 02 người

- Phòng đọc điện tử: 02 người

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 21

- Quầy bán sách: 01 người

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Về trình độ cán bộ như sau:

Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ (21%)

Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%)

Trình độ cử nhân chuyên ngành Thông tin Thư viện: 12 cán bộ (64%)

Trình độ cử nhân chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%)

Hầu hết các cán bộ, nhân viên của Trung tâm đều có trình độ về tin học cơ

bản khá tốt, một số có trình độ tin học tin học nâng cao. Các cán bộ đều có

trình độ khá về tiếng Anh, Tiếng Nga.

Do đội ngũ cán bộ Trung tâm còn thiếu về số lượng trong khi lại phải thực

hiện một khối lượng công việc rất lớn, quản lý một trung tâm với các trang

thiết bị hiện đại nên về mặt tổ chức lao động theo các phòng ban chưa thật

chuyên môn hóa. Cán bộ giữa các phòng nghiệp vụ, phòng đọc và mượn liên

tục phải luân chuyển cho nhau.

1.3.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm

Trung tâm hiện nay đang có một hệ thống cơ sở vật chất khá hiện đại và

đồng bộ. Hầu hết các trang thiết bị của Trung tâm đều được thụ hưởng từ dự án

ở mức C của Ngân hàng thế giới năm 2003, các trang thiết bị mới và cấu hình

ổn định từ hệ thống máy chủ, máy trạm, hệ thống an ninh, bàn ghế, giá sách…

Nằm trong hệ thống toàn nhà 7 tầng (nhà A8), Trung tâm có diện tích gần

4000 m2 với mặt bằng làm việc từ tầng 4 đến tầng 7

Số lượng chỗ ngồi của toàn Trung tâm hiện là gần 712 chỗ ngồi trong đó

được phân bố như sau:

- Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ ngồi

- Phòng đọc tầng 6: 256 chỗ ngồi

- Phòng đọc điện tử: 88 chỗ ngồi

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 22

- Phòng tự học tầng 4 (mới đưa vào sử dụng): 88 chỗ ngồi

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Tất cả các phòng đọc và mượn của Trung tâm đều được trang bị hệ thống

máy điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 BTU và 20 máy điều

hòa nhiệt độ 18.000 BTU.

Hệ thống máy tính: Trung tâm hiện có 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ

công tác nghiệp vụ của cán bộ, tra cứu của sinh viên và tại phòng đọc điện tử.

Hệ thống máy in, máy photo được bố trí tại tất cả các phòng nghiệp vụ và

phòng đọc nhằm phục vụ công tác nghiệp vụ và nhu cầu cảu bạn đọc.

Hệ thống an ninh: Tất cả các phòng của Trung tâm đều được lắp đặt

camera phục vụ quản lý bạn đọc. Với 30 camera có khả năng lưu trữ hình ảnh,

được lắp đặt khoa học.

Tại các phòng đọc mở tại tầng 5 và 6 đều được bố trí hệ thống cổng an

ninh kép RFID nhằm kiểm soát tài liệu, kiểm soát bạn đọc ra vào phòng đọc.

Hệ thống máy quét, máy đọc mã vạch tại các phòng nghiệp vu, phòng

mượn và các phòng đọc.

Trung tâm hiện nay đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp

Ilib 4.0 của công ty CMC. Phần mềm được ứng dụng trong hầu hết các hoạt

động nghiệp vụ, công tác phục vụ người dùng tin, giúp ích rất nhiều cho Trung

tâm trong việc tự động hóa các hoạt động thông tin – thư viện. Phần mềm gồm

8 module nhưng hiện Trung tâm chỉ sử dụng một số module như: Biên mục bổ

sung, mượn trả, thống kê lượt bạn đọc, quản trị hệ thống…

Trung tâm hiện cũng sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu số Dlib nhằm

giúp quản lý và khai thác nguồn tài liệu số của mình.

1.3.1.5. Nguồn lực thông tin của Trung tâm

Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao Thông Vận tải đã không

ngừng xây dựng và phát triển được một nguồn lực tài nguyên thông tin lớn

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 23

nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin trong trường. Vốn tài liệu của Trung

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

tâm rất phong phú thuộc tất cả các ngành đào tạo và nghiên cứu của trường

hiện nay.

Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, photo trên giấy theo

phương pháp in ấn truyền thống như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn…Cụ

thể như sau:

Sách giáo trình: 3495 đầu = 84.484 bản

Sách tham khảo: 15.243 đầu = 48.857 bản

Tài liệu tra cứu: 3050 đầu = 3421 bản

Tạp chí: 893 đầu = 3120 bản

Bài giảng: 162 đầu = 324 bản

Luận văn luận án: Trên 2300 bản

Nghiên cứu khoa học: 426 đầu = 426 bản

Báo - tạp chí: gần 200 đầu

+ Báo, tạp chí Tiếng Việt: 77 đầu

+ Tạp chí ngoại văn: 20 đầu

+ Tạp chí đóng quyển: 4191 cuốn

Tài liệu hiện đại:

CSDL thư mục gồm: Tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó:

+ CSDL sách: 14943 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1933 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2450 biểu ghi

+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

CSDL toàn văn gồm:

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 24

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

681 đầu giáo trình, luận án, luận văn và báo cáo khoa học.

8 CSDL toàn văn tiếng Anh – Mỹ, như: CSDL tiêu chuẩn Giao thông Vận tải;

Các tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh; CSDL DEL…

1.3.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm

Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành quan trọng của các cơ

quan thông tin thư viện. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của

Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông vận tải là phục vụ tốt nhất

nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là mục đích cuối cùng, quan trọng nhất

của Trung tâm.

Đối tượng người dùng tin chính của Trung tâm là cán bộ quản lý, nghiên

cứu, đội ngũ giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên đang

học tập tại Trường Đại học Giao thông Vận tải.

Hiện nay theo thống kê số lượng người dùng tin tại Trung tâm là: khoảng

trên 10000 thẻ. Trong đó chủ yếu là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu

sinh.

Nhóm đối tượng người dùng tin là cán bộ quản lý, giảng viên và nghiên

cứu

Nhóm đối tượng người dùng tin này là những người có trình độ chuyên

môn, sử dụng thông tin phục vụ công tác quản lý, giảng dạy và nghiên cứu

khoa học. Nhóm người dùng tin này chiếm khoảng 20 % cơ cấu NDT tại Trung

tâm, là những cán bộ có học hàm học vị là Giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, thạc

sỹ, cao học…

Đặc điểm nhu cầu tin của học là những thông tin có tính chất chọn lọc

cao, có phạm vi bao quát rộng, những tài liệu có giá trị nghiên cứu và tập trung

vào những vấn đề mới, mang tính sáng tạo đột phá trong ngành giao thông vận

tải.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 25

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Các tài liệu phản ánh xu thế phát triển trong tương lai của các ngành giao

thông vận tải trong nước và thế giới.

Các tài liệu phản ánh những tiến bộ trong công nghệ xây dựng, thiết kế,

thi công các công trình giao thông mà Việt Nam đã và đang ứng dụng.

Các tài liệu chỉ đạo, lãnh đạo, hoạch định chính sách về giáo dục đại học,

giao thông vận tải của Đảng và Nhà nước.

Đối với nhóm người dùng tin này có những đặc thù riêng về tuổi tác, thời

gian và cương vị công tác nên cần có sự khác nhau về sử dụng các loại hình tài

liệu. Với họ thường quan tâm đến các tài liệu sách, báo, tạp chí và các công

trình nghiên cứu lớn. Bên cạnh đó là các nguồn tin trực tuyến, internet và tiếng

nước ngoài.

Nhóm người dùng tin là học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên

Đây là nhóm đối tượng người dùng tin chủ yếu, chiếm 80% cơ cấu người

dùng tin tại Trung tâm. Theo một số liệu thống kê mới đây thì nhóm người

dùng tin này có khoảng 80% là dành từ 3 – 5 giờ/ngày và dành từ 1 – 3

lần/tuần để đến thư viện mượn và đọc sách.

Với mục tiêu tăng cường, mở rộng quy mô và phạm vi ngành nghề đào

tạo nên số lượng học viên, sinh viên ngày càng đông đảo nên nhu cầu về sử

dụng thư viện và khai thác thông tin là rất lớn. Họ đều có nhu cầu sử dụng

thông tin tư liệu để học tập, nghiên cứu và trao đổi kiến thức.

Nội dung thông tin mà họ quan tâm đến là các thông tin mang tính nền

tảng kiến thưc cơ sở, lý thuyết chuyên ngành mình đang được đào tạo và theo

học. Gồm các lĩnh vực như: Giao thông đường bộ, giao thông đường sắt, giao

thông hàng không, kinh tế giao thông, kinh tế tài chính, máy và chế tạo máy,

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 26

điện tử…

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Đối với các loại hình thông tin giải trí đối với nhóm người dùng tin này

cũng có nhu cầu lớn, được họ sử dụng sau mỗi giờ học hay vào cuối tuần. Với

các vấn đề về văn hóa, thể thao và du lịch.

Loại hình thông tin ưa thích của họ là những loại hình mang tính chất trực

quan, trực tuyến, qua đĩa CD…

1.3.2. Đặc điểm về nguồn tài liệu số tại Trung tâm

Sau giai đoạn được đầu tư nâng cấp 2002 – 2004, Trung tâm Thông tin –

Thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có bước chuyển mình mạnh mẽ cả về

chất và lượng. Với những gì đã được đầu tư, Trung tâm đã có được một hệ

thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, vốn tài liệu phong phú, đa dạng. Trung

tâm dần được hiện đại hóa, tự động hóa trong nhiều khâu nghiệp vụ và phục vụ

người dùng tin. Trung tâm được đánh giá là một trong những cơ sở thư viện

hiện đại hàng đầu của hệ thống thư viện đại học các tỉnh phía Bắc.

Trung tâm cũng liên tục bổ sung, phát triển các nguồn tài liệu phục vụ

công tác giáo dục và đào tạo của Nhà trường. Nhận thức được tầm quan trọng

của các nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử trong việc học tập, nghiên cứu của

người dùng tin trong trường và đáp ứng cho sự phát triển mới; Trung tâm đã

tập trung mạnh cho việc xây dựng, phát triển các loại hình cơ sở dữ liệu số

hiện đại dựa trên các phần mềm quản trị thư viện Ilib và phần mềm thư viện số

Dlib.

Đây là một dạng tài liệu quan trọng đã và đang được Trung tâm đặc biệt

quan tâm, tiếp tục xây dựng và phát triển. Hiện nay tại Trung tâm cũng đã

bước đầu xây dựng được các loại hình CSDL số, kết nối mạng LAN (Mạng nội

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 27

bộ), WAN (Mạng diện rộng), INTERNET (Mạng toàn cầu). Trung tâm sử

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

dụng phần mềm Ilib 4.0 và phần mềm Dlib nhằm phục vụ công tác phát triển,

duy trì, quản lý và phục vụ tra cứu nhanh chóng, cập nhật thường xuyên.

Nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử của Trung tâm Thông tin - Thư viện

Đại học Giao thông Vận tải giờ đây khá phong phú, đa dạng bao gồm: Các

CSDL thư mục, các CSDL toàn văn (trực tuyến và offline), một số sách điện tử

E – Books, hệ thống các đĩa CD-ROM, nguồn tin trực tuyến trên mạng

Internet…

Hệ thống CSDL thư mục:

Trước hết, cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản

lý, được lưu giữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được

quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ

liệu được dễ dàng và nhanh chóng.

Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được 19780 biểu ghi thư mục. Trong đó:

- CSDL sách: 14943 biểu ghi, trong đó:

Sách lẻ: Trên 8990 biểu ghi

Sách bộ biểu ghi chung: 1121 biểu ghi.

Sách bộ biểu ghi riêng: 4832 biểu ghi.

- CSDL báo – tạp chí: 1933 biểu ghi, trong đó:

Báo – Tạp chí: hơn 461 biểu ghi.

Báo – Tạp chí đóng quyển: 1472 biểu ghi.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 28

- CSDL luận án, luận văn: trên 2350 biểu ghi, trong đó:

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Luận án: trên 48 biểu ghi.

Luận văn: trên 1748 biểu ghi.

- CSDL đề tài nghiên cứu khoa học: 554 biểu ghi.

Cơ cấu, số lượng các loại CSDL thư mục tại TTTT-TV ĐHGTVT được thể

hiện trong bảng sau:

Loại CSDL thƣ mục Số lƣợng (biểu ghi) Tỷ lệ (%)

Sách 14943 75.5 %

Luận án, luận văn 2350 11.8 %

Báo – Tạp chí 1933 9.8 %

Đề tài NCKH 554 2.8 %

Tổng số 19780 100 %

Bảng 1. Thống kê cơ cấu các CSDL thư mục tại TTTT-TVĐHGTVT

Hệ thống CSDL toàn văn:

- Hiện nay Trung tâm mới xây dựng được 52 CSDL toàn văn là các giáo

trình. Đây là các giáo trình, bài giảng của các giảng viên trong trường Đại học

Giao thông Vận tải nộp lên Trung tâm. Hầu hết các bài giảng, giáo trình này

đều là các bản file Word hoặc PDF.

- Trung tâm hiện nay cũng số hóa được trên 600 tên luận án, luận văn, đề

tài nghiên cứu khoa học từ cấp Bộ trở lên.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 29

Hệ thống CSDL trực tuyến:

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Bên cạnh các CSDL do Trung tâm tự xây dựng, TTTT-TV ĐHGTVT còn

có các tài nguyên thông tin rất lớn và phong phú qua 8 CSDL trực tuyến. Tất

cả các CSDL này đều bằng tiếng Anh. Đây là các CSDL điện tử do Trung tâm

mua từ Dự án giáo dục đại học mức C từ nước ngoài. Tuy nhiên trong số các

CSDL trực tuyến này thì có một số CSDL đã hết hạn truy cập từ cuối năm

2009, một số phần của các CSDL được Trung tâm tải về. Các CSDL này bao

gồm:

1. CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải: Đây là CSDL bao gồm các tiêu chuẩn

của Hiệp hội kỹ thuật đường sắt và bảo trì đường bộ Mỹ được sử dụng trong

thiết kế, xây dựng, bảo trì, nâng cấp và sửa chữa đường sắt, các công trình

đường sắt, đường bộ và hầm…các tiêu chuẩn cho việc xây dựng đường cao

tốc, đường đô thị, kiểm soát tiếng ồn trong giao thông, biển báo tín hiệu giao

thông…

2. CSDL Tiêu chuẩn giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI): Đây là

CSDL của Viện Tiêu chuẩn Anh thuộc các lĩnh vực về giao thông đường bộ,

kỹ thuật đường sắt, kỹ thuật máy bay và các phương tiện hàng không khác,

thuộc kiến thức về đóng tàu và kiến trúc hàng hải…

3. Tạp chí điện tử của Viện điện – Điện tử - Kỹ thuật Mỹ (IEEASPP Online-All

Society Periodicals Package): Đây là một CSDL bao gồm hơn 118 tạp chí

chuyên ngành điện, điện tử và hơn 80.000 bài báo của hơn 50.000 tác giả là

các nhà khoa học, kỹ sư, nghiên cứu và nhà báo về lĩnh vực điện, kỹ thuật điện

tại Mỹ và trên thế giới. Toàn bộ sưu tập này bao gồm gần 1 triệu tài liệu toàn

văn dạng file PDF.

4. CSDL Tiêu chuẩn về giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI):

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 30

CSDL này bao gồm 20 tập tài liệu toàn văn dạng file PDF về tiêu chuẩn trong

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh do Nhà xuất bản British Standard

Institution cung cấp.

5. Tạp chí điện tử toàn văn của Hội kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE): Đây là

CSDL cung cấp cho người dùng tin tiếp cận đến trên 30 tạp chí toàn văn về kỹ

thuật dân dụng, thông tin hồi cố về các kỹ thuật thuộc lĩnh vực dân dụng.

6. Sách điện tử eBrary: ENGINEERING & TECHNOGY Subject Collection:

Khi người dùng tin có thể truy cập vào trang Web cung cấp sách điện tử này để

tiếp cận tới gần 2000 đầu sách về kỹ thuật cơ khí, kỹ thuật hóa học, công nghệ

nanno, chế tạo máy hay điều khiển học…

7. Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection: Đây là

CSDL cung cấp 377 cuốn sách điện tử tương tác thuộc 7 chủ đề lớn:

Điện và kỹ thuật điện

Cơ học và kỹ thuật cơ học

Điện tử và chất bán dẫn

Kỹ thuật hàng không và Rada

Môi trường và công nghệ môi trường

Vật liệu xây dựng và xây dựng dân dụng

Kỹ thuật tổng quát

8. Sách điện tử: Digital Engineering Library (DEL)

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 31

9. CSDL dùng thử: SpringerMeterials

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Hệ thống CSDL Offline: Đây là các CSDL điện tử phong phú với nội dung

chủ yếu về các lĩnh vực giao thông vận tải được Trung tâm tải về từ các CSDL

nước ngoài sau khi hết hợp đồng khai thác trực tuyến về máy chủ để xử lý

nghiệp vụ và xây dựng các CSDL Offline.

Nguồn thông tin trên mạng Internet: Bên cạnh các nguồn tài liệu toàn văn từ

các CSDL, Trung tâm còn phục vụ người dùng tin các nguồn tin phong phú từ

các trang mạng Internet. Gắn liền với một số trang tìm kiếm thông thường như:

http://www.vista.gov.com

http://www.google.com

http://www.yahoo.com

http://www.vinaseek.com

http://www.user.gru.net

Đĩa CD-ROM: Đây là một thiết bị lưu trữ thông tin hiện đại, phổ biến, dễ thực

hiện, chúng được sử dụng để lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh,

hình ảnh…Với một đĩa CD-ROM có dung lượng trên dưới 700 Mb tương

đương với khoảng 300.000 trang giấy khổ A4. Tại đây, người dùng tin có thể

khai thác thông tin trên đĩa CD-Rom thông qua hệ thống máy tính của Trung

tâm tại Phòng đọc điện tử. Hiện nay, Trung tâm đang tiếp tục xây dựng các

CSDL trên đĩa CD-ROM để có thể lưu trữ an toàn dữ liệu. Đối tượng dữ liệu

được quản lý trong các đĩa là các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các đề tài

nghiên cứu khoa học trong và ngoài trường được thu thập. Hiện nay số lượng

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 32

đĩa CD-ROM tại Trung tâm có số lượng khoảng trên 2500 đĩa.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

NỘI DUNG

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN, KHAI THÁC

VÀ CHIA SẺ NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1. Các yếu tố tác động đến công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

2.1.1. Yếu tố chính sách, cơ sở pháp lý về sự nghiệp thông tin-thƣ viện

Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà

nước, ngành văn hóa nước nhà ngày càng đạt được những thành tựu quan

trọng, phát triển mạnh mẽ về mọi mặt. Hoạt động thông tin – thư viện cũng

được sự quan tâm đó, ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu thông tin của xã

hội. Chính sách của Đảng và Nhà nước có những tác động hết sức to lớn đến

sự nghiệp thư viện nước ta.

Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin thì các loại hình

sản phẩm, dịch vụ mới trong thư viện cũng ra đời. Trong đó có tài liệu số, tài

liệu điện tử đã góp phần to lớn làm thay đổi bộ mặt của thư viện Việt Nam

ngày nay. Vì vậy, những chính sách của Đảng và Nhà nước cũng cần có những

tác động đến lĩnh vực này.

Năm 1993, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 25/QĐ – TTg ngày

19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa

nghệ thuật Việt Nam.

Pháp lệnh Thư viện ra đời chính là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát

triển của sự nghiệp thư viện Việt Nam. Tại chương IV điều 23 của Pháp lênh

có quy định: “Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước, được thu phí với

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 33

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp

luật về bảo vệ quyền tác giả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay

gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn

tài liệu thư viện”.

Chỉ thị số 58 – CT/TW của Bộ Chính trị về “ Đẩy mạnh ứng dụng công

nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất

nước”.

Quyết định số 56/2007/QĐ-TTg ngày 03/05/2007 về Chương trình phát

triển công nghiệp nội dung số Việt Nam đến năm 2010. Trong đó nhấn mạnh

đến vai trò, tầm quan trọng của nội dung số, ngân sách và chính sách phục vụ

cho việc phát triển công nghiệp nội dung số, nguồn thông tin số.

Trong những năm qua, các chính sách của Đảng và Nhà nước cũng quan

tâm chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng các

mô hình thư viện hiện đại:

- Chính sách phát triển nguồn lực thông tin: Xác định nguồn lực thông tin

không chỉ bao gồm các tài liệu in ấn truyền thống mà cả các tài liệu điện tử, tài

liệu số như các CSDL trên CD-ROM, nguồn thông tin trên mạng.

- Chính sách xây dựng mạng: xem đây là nhiệm vụ quan trọng cần thực

hiện trong giai đoạn đến năm 2015, tập trung đầu tư các mạng nội bộ, mạng

diện rộng, tiến tới xây dựng mạng toàn quốc kết nối mọi thư viện.

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải luôn luôn

xác định việc phát triển một nguồn lực thông tin số, trong đó có các bộ sưu tập

số do Trung tâm tự xây dựng dựa trên cơ sở các tài liệu nội sinh thu được trong

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 34

thời gian qua là một trong những mục tiêu hàng đầu. Trên thực tế, mặc dù chưa

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

xây dựng cho mình một chính sách cụ thể cho việc phát triển, khai thác và tiến

tới chia sẻ nguồn tài liệu số cho mình nhưng Trung tâm cũng bắt đầu tiến hành

các công việc ban đầu cần thiết cho công tác này. Trong những năm qua, đặc

biệt là giai đoạn 2003 – 2006, Nhà trường đã dành nhiều chính sách ưu tiên

cho phát triển thư viện, tạo điều kiện xây dựng cơ sở vật chất, tự động hóa hoạt

động thông tin – thư viện và phát triển ban đầu một hệ thống nguồn tài liệu số

hóa. Nhưng chính sách cụ thể chưa có nhưng nằm trong các chính sách chung

về phát triển nguồn lực thông tin có sự ưu tiên nhất định đối với nguồn tin số

hóa. Chính sách trong việc nộp các CD-ROM bên cạnh nộp các cuốn luận án,

luận văn lên thư viện là một minh chứng cụ thể; chính sách khuyến khích

giảng viên, cán bộ chuyển bài giảng điện tử của mình lên thư viện hoặc chuyển

các tài liệu từ các hội thảo khoa học lên thư viện…

Để công tác này tại Trung tâm đạt hiệu quả cao, những chính sách về sự

nghiệp thông tin – thư viện của Đảng và Nhà nước có vai trò định hướng,

những chính sách sát sao của Ban Giám hiệu trường và Ban Giám đốc là cơ sở

quan trọng.

2.1.2. Yếu tố chức năng, loại hình và quy mô thƣ viện

Việc xây dựng mô hình thư viện số với các nguồn tài liệu số, các bộ sưu

tập số phụ thuộc rất lớn vào chức năng, loại hình và quy mô của mỗi thư viện.

Mỗi thư viện phụ thuộc vào chức năng của mình để xác định mục tiêu,

chiến lược để phát triển nguồn tài liệu số. Từ chức năng của mình, thư viện lựa

chọn loại tài liệu nào là phù hợp nhất để số hóa hoặc xây dựng nên các bộ sưu

tập số. Căn cứ vào loại hình, quy mô và năng lực để có chính sách phù hợp.

Việc phát triển và khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số là một quá trình lâu

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 35

dài, đòi hỏi một nguồn lực từ nhân lực, kinh phí, công nghệ.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Xác định những mặt mạnh, mặt yếu của thư viện mình về công nghệ, nội

dung, nguồn tin, nguồn nhân lực;

Nhận diện nhóm người dùng tin chủ yếu nhất sử dụng thường xuyên và

nhiều nhất các bộ sưu tập số sau khi được hình thành. Mỗi loại hình thư viện

lại có những người dùng tin riêng và có nhu cầu tin khác biệt.

Căn cứ vào loại hình, quy mô của thư viện mà có nguồn ngân sách và

chính sách phù hợp nhất. Những hệ thống tài chính thường cho phép các thư

viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định, tùy vào loại hình, quy mô

và mục đích tồn tại của thư viện đó.

Mỗi loại hình thư viện có những nhiệm vụ, yêu cầu và chức năng khác

nhau trong việc phát triển nguồn lực thông tin và phục vụ người dùng tin. Quy

mô của thư viện cũng tác động rất nhiều đến việc xây dựng và phát triển các

nguồn tài liệu số. Nói đến quy mô của thư viện là nói đến thực lực và tiềm

năng của thư viện. Qua thực tế khảo sát, tại Trung tâm có một số điều kiện

nhất định về mặt chủ trương, công nghệ và nhân lực cho việc phát triển nguồn

tài liệu số và tiến tới xây dựng một thư viện số kết hợp với mô hình thư viện

truyền thống được tự động hóa cao.

Theo đó, là một loại hình thư viện trường học với chức năng thu thập, xử

lý và cung cấp nguồn tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu trong phạm vi

trường đại học mình; Trung tâm thường ưu tiên cho việc phát triển các tài liệu

số có nội dung phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường; ưu tiên phát

triển các tài liệu là các luận án, luận văn và các bài giảng trong trường; trước

mắt ưu tiên việc phục vụ cho cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 36

trong trường và tiến tới liên kết chia sẻ với các thư viện đại học khác.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Dựa vào loại hình và chức năng của mình mà Trung tâm xây dựng các

chính sách và có quan điểm phù hợp cho công tác phát triển tài liệu số, cung

cấp các sản phẩm và dịch vụ gắn liền với quá trình khai thác và chia sẻ nguồn

tài liệu này.

Quy mô của Trung tâm hiện nay không phải là nhỏ, có thể nói là một

trong những đơn vị lớn tại miền Bắc với vốn tài liệu phong phú, được đầu tư

hợp lý và có cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại. Điều đó tạo điều kiện cho Trung

tâm phát triển tài liệu số của mình dựa vào phương thức mua, bán và số hóa

các nguồn dữ liệu sẵn có của mình. Bên cạnh đó, với quy mô là một thư viện

trường đại học nằm trong cơ cấu trường học nên cũng có những điều kiện về

kinh phí, nhân lực và chính sách nằm trong cơ cấu này.

2.1.3. Yếu tố ngƣời dùng tin và nhu cầu tin

Đối với Trung tâm, với những đối tượng người dùng tin đặc thù là cán bộ

giảng viên, học viên và sinh viên nên việc phát triển các nguồn tài liệu số cần

phụ thuộc vào nhu cầu của những đối tượng này. Dựa trên những chức năng,

nhiệm vụ phục vụ giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của Trường để xây dựng và

phát triển các nguồn tài liệu số phù hợp.Sự tác động của người dùng tin và nhu

cầu tin tới việc xây dựng, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm

thể hiện ở nhiều khía cạnh:

Nội dung của thông tin, nguồn tài liệu được cung cấp: Đối với những

nhóm người dùng tin khác nhau thì nhu cầu thông tin cũng khác nhau, thông

tin đặc trưng cho đối tượng – thuộc tính, thông tin cần được xử lý cũng khác

nhau. Điều đó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng tin. Đối với nguồn

tài liệu số, chúng có nội dung hết sức đa dạng, phong phú. Và, không phải loại

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 37

thông tin nào cũng được phát triển, xây dựng để trở thành một tài liệu số, mà

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

từng cơ quan thư viện dựa vào đặc trưng nhu cầu người dùng tin của cơ quan

mình mà có chính sách phù hợp trong việc phát triển nguồn tài liệu số, đặc biệt

là về nội dung của những tài liệu này. Đối với Thư viện Đại học Giao thông

Vận tải, các tài liệu số mà thư viện hướng tới là các tài liệu có nội dung về các

tiêu chuẩn trong ngành giao thông, vận tải, các kỹ thuật xây dựng tiên tiến và

được cập nhật thường xuyên…

Hình thức thông tin được cung cấp: Đối với nguồn tài liệu số hình thức

mà người dùng tin thường sử dụng là trên máy tính điện tử, một số phương tiện

đa phương tiện. Những hình thức này có thể là các CSDL thư mục trực tuyến

hay Offline, CSDL toàn văn, CSDL trên đĩa CD-ROM… Những hình thức này

hiện nay lại rất được đa số người dùng tin của thư viên ưa chuộng.

Hình thức cung cấp thông tin: Đối với đa phần người dùng tin hiện nay,

tâm lý của họ là được tiếp cận và sử dụng nguồn tin ngay tại nhà hoặc tại chính

nơi mình làm việc và thậm chí là bất kỳ đâu. Tài liệu số và các bộ sưu tập số

hiện nay hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu này thông qua các hình thức

cung cấp thông tin từ xa, thông tin trực tuyến, khai thác qua máy tính và mạng

máy tính cục bộ hoạc toàn cầu. Trung tâm hiện nay cần mở rộng hơn các hình

thức cung cấp thông tin của mình, trong đó có thông tin dạng số.

2.1.4. Yếu tố kinh phí, đầu tƣ tài chính

Như đã nêu ở phần trên, những hệ thống tài chính thường cho phép các

thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định. Việc phát triển các tài

liệu số thường gắn với việc mua các quyền sử dụng hoặc quyền được số hóa;

việc mua các quyền sử dụng này thường được thực hiện dựa trên cơ sở hàng

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 38

năm. Ngoại trừ mạng Internet cho phép truy cập miễn phí, các vấn đề mà

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

người phát triển các nguồn tài liệu số gặp phải là khi tiến hành lập ngân sách

cho việc phát triển bộ sưu tập.

Trên thực tế bất kỳ một hoạt động phát triển nguồn tài liệu số nào đều phụ

thuộc vào tính khả thi của các chính sách ngân sách. Nhưng ngân sách tài

chính của cơ quan không phải lúc nào cũng đáp ứng được yêu cầu của người

xây dựng và nhu cầu sử dụng của người dùng tin. Vì vậy, ngân sách cần đảm

bảo được tính cân đối giữa các loại hình/khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập.

Việc xây dựng chính sách về kinh phí và đầu tư về tài chính còn được xác

định bởi các yếu tố sau đây:

- Việc ai sẽ là người ra quyết định cho việc duyệt chi ngân sách và mua

nguồn tài liệu số của cơ quan. Có thể đó chính là thủ trưởng của cơ quan,

nhưng đó có thể là người đứng đầu của một hệ thống cơ quan sự nghiệp mà cơ

quan thư viện chỉ là một bộ phận trong đó. Ví dụ: một Trung tâm Thông tin –

Thư viện của một trường Đại học được duyệt chi ngân sách bởi Hiệu trưởng

của trường đại học đó.

- Giá cả của nguồn tài liệu điện tử, của bộ sưu tập đó thường cao hơn rất

nhiều so với các tài liệu in ấn truyền thống khác. Nhưng xem xét đến những

yếu tố thuận lợi và những lợi ích to lớn mà các nguồn tài liệu này mang lại

trong tương lai thì xứng đáng để đầu tư ngân sách cho việc thuê, mua chúng.

Cũng có những sản phẩm tài liệu số có trị giá hàng chục ngàn đô la và người

mua bị buộc phải trả tiền thuê bao sử dụng dài hạn.

- Sự dao động giá cả ở các nguồn tài liệu số hoàn toàn không thể dự đoán

chính xác và nó có thể kéo tỷ lệ lạm phát gia tăng, làm giảm hoặc tăng giá trị

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 39

các “gói hàng” tài liệu số mà cơ quan đã mua.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Hoạt động của Trung tâm dựa hoàn toàn vào nguồn kinh phí do Nhà

trường cấp cho hàng năm. Trong đó kinh phí cho việc phát triển các tài liệu số

cũng nằm trong nguồn kinh phí này. Một số CSDL toàn văn hiện có của Trung

tâm được mua bằng nguồn vốn tài trợ từ Dự án mức C những năm 2006 –

2009.

Trung tâm hoàn toàn không có nguồn kinh phí cố định hàng năm dành cho

phát triển nguồn tài liệu số của mình.

Thực tế, nguồn kinh phí hằng năm hoặc theo thời gian hoặc dự án cho

việc phát triển nguồn tài liệu số tại Trung tâm chưa được quan tâm đúng mức.

Không có một mức kinh phí cố định nào cho công việc này, vì vậy hiện nay

việc xác định đầu tư tài chính cố định cho công tác này tại Trung tâm cần được

thực hiện nghiêm túc.

2.1.5. Yếu tố về công nghệ

Yếu tố về công nghệ giữ vai trò then chốt và quyết định đến việc tạo lập,

duy trì và tiến hành khai thác, cũng như chia sẻ nguồn tài liệu số. Nếu không

có công nghệ, dù có đầy đủ về con người thì cũng không thể thực hiện được

việc xây dựng dữ liệu thông tin số. Bởi vì, nguồn tài nguyên thông tin số - tài

liệu số chỉ tồn tại trên môi trường công nghệ hiện đại, phù hợp.

Đối với công nghệ cho việc tạo lập và vận hành nguồn tài liệu số cần phải đáp

ứng các yêu cầu:

- Công nghệ là công cụ, môi trường để đảm bảo tốt nhất cho các tài liệu

số sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng cho duy trì, kiểm soát và thuận tiện cho

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 40

người dùng tin tiếp cận, sử dụng;

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

- Công nghệ được lựa chọn cần có đủ độ tin cậy giúp cho người quản trị

hệ thống và kỹ thuật viên trong quá trình xây dựng, duy trì và cung cấp dữ

liệu trong suốt quá trình hoạt động của bộ sưu tập số;

- Là một công cụ trong việc tạo lập dữ liệu số trong hoạt động thông tin –

thư viện nên các công nghệ cần đáp ứng yêu cầu về mặt chuẩn nghiệp vụ

thông tin – thư viện như: biên mục, sắp xếp, lưu thông, quản trị…

- Với yêu cầu chia sẻ, liên thông dữ liệu số thì bắt buộc công nghệ phải

đảm bảo dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, các công vụ sao lưu an

toàn dữ liệu.

Dựa trên những yêu cầu trên, để xây dựng và duy trì, cũng như khai thác

hiệu quả các nguồn tài liệu số và các bộ sưu tập số của mình thì các cơ quan

thông tin – thư viện cần phải lựa chọn xây dựng hoàn thiện hạ tầng công nghệ:

- Thiết lập hệ thống mạng cục bộ (Intranet) được kết nối mạnh với mạng

Internet toàn cầu với đường truyền tốc độ cao, đủ mạnh cho công tác nghiệp vụ

của thư viện và cho phép một lượng người dùng nhất định truy câp cùng lúc.

Hiện nay hầu hết các thư viện đại học tại Việt Nam đều có kết nối mạng

Internet toàn cầu nhưng việc kết nối giữa Intranet của thư viện và Internet rất

hạn chế. Thực tế này cũng diễn ra tại Trung tâm, một số CSDL có thể truy cập

từ bất cứ đâu trong phạm vi mạng nội bộ của Nhà trường, nhưng một số CSDL

chỉ có thể truy cập tại ngay chính máy tính của Trung tâm;

- Hệ thống máy chủ đủ mạnh được bố trí tại tầng 5 của Trung tâm nhằm

đáp ứng yêu cầu của việc tự xây dựng các bộ sưu tập, lưu trữ, bảo quản, cung

cấp dữ liệu và quản trị người dùng. Sử dụng các phần mềm có bản quyền, được

cấp phép và hữu ích cho quá trình sử dụng lâu dài.

- Xây dựng cổng truy cập đến bộ sưu tập. Có thể là những liên kết đến

trang Web chủ chứa bộ sưu tập; có thể là trang chủ của chính cơ quan thư viện

đó; hoặc là một trang dành riêng cho việc truy cập bộ sưu tập số của thư viện.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 41

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Hai cổng truy cập vào hệ thống CSDL của trung tâm: Một là cổng truy cập

CSDL thư mục tại địa chỉ http://opac.utc.edu.vn/opac, có thể truy cập từ mạng

máy tính từ bất kỳ đâu; Hai là cổng truy cập CSDL toàn văn tại địa chỉ

http://opac:8088/dlib, chỉ có thể truy cập và sử dụng tại mạng nội bộ.

- Lựa chọn phần mềm quản trị và xây dựng bộ sưu tập số phù hợp nhất

với thư viện. Hiện nay có rất nhiều phần mềm phục vụ cho công việc này, kể

cả các phần mềm trả tiền và các phần mềm mã nguồn mở. Trung tâm hiện

đang sử dụng hai phần mềm cho việc xây dựng các CSDL thư mục và phát

triển, quản lý các CSDL toàn văn là Ilib 4.0 và Dlib của công ty CMC

- Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng một số phần mềm và chương trình làm

việc trên máy tính khác xử lý các CSDL. Tuy nhiên, một công nghệ quan trọng

cho việc số hóa tài liệu là máy số hóa và xử lý tài liệu sau số hóa lại chưa được

Trung tâm đầu tư mua về mà mới nằm trong dự định của mình.

2.1.6. Yếu tố sở hữu trí tuệ và bản quyền

Trong việc phát triển, phục vụ và chia sẻ nguồn lực tài liệu số của các cơ

quan thông tin – thư viện, để không vi phạm về sở hữu trí tuệ và bản quyền tác

giả, các cơ quan thông tin – thư viện cần hết sức lưu ý tới vấn đề sở hữu trí tuệ

và bản quyền. Đối với các tài liệu dạng số, vấn đề về sở hữu trí tuệ và bản

quyền cực kỳ nhạy cảm và được đề cập đến rất nhiều.

Để tránh việc vi phạm, các cơ quan thông tin – thư viện yều cầu cần có

các chính sách liên quan để giúp giải quyết các vấn đề thực tiễn cụ thể trong

những tình huống khác nhau và giúp cho việc thống nhất kế hoạch phục vụ tại

các bộ phận chức năng trong việc phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu số

của mình.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 42

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Dưới góc độ quản lý, yếu tố sở hữu trí tuệ và bản quyền tác động đến việc

xây dựng, khai thác và chia sẻ tài liệu số ở việc xây dựng các chính sách liên

quan đến những yếu tố về sở hữu trí tuệ và bản quyền đó tại Trung tâm như:

- Chính sách về quyền truy cập

- Chính sách về sử dụng các sản phẩm thông tin;

- Chính sách đối với dịch vụ sao chụp tài liệu;

- Chính sách đối với dịch vụ cho thuê và mượn tài liệu;

- Chính sách đảm bảo an toàn thông tin nhằm hạn chế các vi phạm.

Bản quyền là một trở ngại đối với việc phát triển thư viện số, bởi vì thư

viện số bị ràng buộc bởi những điều khoản của luật bản quyền có liên quan đến

việc xuất bản lại các tư liệu dưới hình thức mới, không có phép. Một thư viện

phải dung hoà giữa quyền sở hữu trí tuệ và quyền lợi của người dùng tin.

2.1.7. Yếu tố về quản lý

Trong yếu tố về quản lý bao gồm cả yếu tố về con người, trong đó quan

trọng là yếu tố về trình độ cán bộ.

So với việc xử lý và phục vụ các tài liệu truyền thống, việc phát triển và

phục vụ tài liệu số yêu cầu một đội ngũ cán bộ và cách thức làm việc tương đối

khác. Mặc dù được sự hỗ trợ của công nghệ, tuy nhiên các cán bộ thư viện vẫn

là nhân tố chính trong quản trị các thông tin số này. Công việc chủ yếu của họ:

-

Lựa chọn, bổ sung, bảo quản, tổ chức và quản lý tài liệu số - bộ

sưu tập số dựa trên cơ sở hỗ trợ của công nghệ;

- Thiết kế kết cấu kỹ thuật cho mô hình thư viện số bên cạnh một

thư viện truyền thống, sự liên kết giữa các bộ sưu tập;

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 43

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

- Xử lý nội dung của tài liệu, bộ sưu tập cụ thể theo các chuẩn;

- Lập kế hoạch, thực hiện xây dựng và hỗ trợ các dịch vụ, tư vấn,

chuyển giao, chia sẻ…

- Bảo vệ sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả đối với các tài liệu số

trong môi trường mạng; Và đảm bảo an ninh thông tin và sự thông suốt

của việc khai thác, chia sẻ.

Để có được nguồn tài nguyên thông tin số, nhà phát triển bộ sưu tập –

Trung tâm phải thực hiện hàng loạt các công đoạn khác nhau, từ công tác quản

trị đến cấp phát dữ liệu.

Hiện nay, tại Trung tâm việc xây dựng, quản trị và cấp quyền truy cập tới

các CSDL số đều do Phòng Nghiệp vụ thực hiện. Đối với các CSDL số toàn

văn thì Trưởng phòng nghiệp vụ là người duy nhất thực hiện việc quản trị và

cấp quyền truy cập, sử dụng. Ban Giám đốc chỉ chịu trách nhiệm giám sát,

kiểm tra và đưa ra các quyết định đối với toàn bộ nguồn tài liệu nói chung.

Yếu tố quản lý và con người còn tác động tới việc phát triển, duy trì và

khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số ở chỗ nó quyết định đến việc có phát triển

hay không những bộ sưu tập tài liệu số này, phát triển như thế nào, định hướng

cho phép phát triển đối với những bộ sưu tập số…Như vậy, bên cạnh yếu tố về

công nghệ thì yếu tố về quản lý và con người giữ vai trò quyết định đến việc

hình thành và sử dụng các nguồn tài liệu số tại các cơ quan thông tin – thư

viện.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 44

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

2.2. Thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Trung tâm

2.2.1 Các nguyên tắc phát triển và lựa chọn tài liệu số

2.2.1.1 Nguyên tắc phát triển tài liệu số

Trong khi xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số của mình, điều quan

trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện là phải xem xét các nguyên tắc

nhằm sử dụng dễ dàng và có giá trị lưu trữ lâu dài.

Ngoài việc bổ sung hàng năm các tài liệu bằng giấy truyền thống, Trung

tâm cũng chú trọng xin kinh phí và tập trung cho việc xây dựng các CSDL điện

tử, CSDL số và các dạng tài liệu điện tử khác cho riêng mình bằng các nguồn

chủ yếu sau: Giáo trình chính thống của các giảng viên giảng dạy trong trường,

luận án, luận văn được bảo vệ tại trường hoặc nơi khác, các đề tài nghiên cứu

khoa học từ cấp Bộ trở nên, tài liệu dạng Free từ Internet được Trung tâm tải

về…

Trung tâm xác định được các dạng tài liệu tiêu biểu để xây dựng các bộ

sưu tập số trong đó tập trung vào các tài liệu là: Các luận án, luận văn; đề tài

nghiên cứu khoa học do giảng viên, sinh viên trong trường thực hiện; các tạp

chí chuyên ngành nước ngoài; dữ liệu trong đĩa CD-ROM; các giáo trình chính

thống giảng dạy trong trường…

Phân tách rõ ràng giữa hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu với giao diện

người dùng thực hiện khai thác và sử dụng dữ liệu số được lưu trữ và cho phép

khai thác.

Xây dựng giao diện tìm kiếm hợp lý, dễ dàng với các phương pháp tìm

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 45

kiếm tiên tiến.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Có quan điểm phát triển tài liệu số lấy người dùng tin làm trung tâm trong

suốt quá trình phát triển và phục vụ.

Khi tiến hành khai thác nguồn tài liệu số tại các trang Web mua hạn sử

dụng theo hợp đồng hoặc khai thác tài liệu số lưu tại máy chủ của Trung tâm,

các đường liên kết phải được ghi lại, giữ gìn, tổ chức và tổng quát hóa.

Các nguyên tắc xây dựng và phát triển tài liệu số của TTTT-TV

ĐHGTVT chưa được xây dựng rõ ràng mà chỉ dựa trên những định hướng ưu

tiên của Trung tâm đối với việc hình thành kho dữ liệu số cho riêng mình.

Chính vì vậy mà Trung tâm cần xây dựng các nguyên tắc chính thức cho việc

xây dựng kho dữ liệu số của mình nhằm tiến tới xây dựng một thư viện số.

2.2.1.2. Nguyên tắc lựa chọn tài liệu số

Trung tâm tiến hành phát triển các nguồn tài liệu số của mình dựa theo

tiêu chí nhóm người dùng tin mà Trung tâm đang muốn hướng đến. Cụ thể

Cán bộ quản lý, Giảng viên và nghiên cứu

Học viên cao học, Nghiên cứu sinh

Sinh viên

Đối tượng khác

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 46

theo thứ tự ưu tiên như sau:

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Dựa theo tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu: Theo luật Sở hữu trí

tuệ của Việt Nam năm 2005, điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định: Những

trường hợp sử dụng các tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải

trả tiền nhuận bút và thù lao như sau:

a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá

nhân;

đ) Sao chép để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu;

Dựa theo tiêu chí bản quyền của tài liệu, TTTT-TV ĐHGTVT đã vận dụng để

sao chép và tải về một số CSDL trực tuyến và sách điện tử trong quá trình sử

dụng như: Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection,

Digital Engineering Library (DEL),…

Dựa theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định nhóm người dùng

tin chiến lược mà Trung tâm lựa chọn các chủ đề tài liệu theo nội dung tài liệu

phục vụ chủ yếu; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, bài giảng; tài liệu có tần

suất sử dụng cao…Nội dung chủ yếu gồm:

- Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực giao thông vận tải, điều chỉnh giao thông,

quy hoạch giao thông và các tiêu chuẩn liên quan tới kỹ thuật xây dựng;

- Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực tự động hóa, điện, điện tử;

- Các kỹ thuật thi công trong giao thông vận tải;

- Các tài liệu là các tạp chí, sách điện tử cập nhật các kỹ thuật mới về

chuyên ngành mà trường đang đào tạo và có dự định mở rộng đào tạo trong

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 47

tương lai.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Theo tiêu chí dạng tài liệu ưu tiên: TTTT-TV ĐHGTVT chưa có ý định

số hóa toàn bộ kho dữ liệu của mình mà chỉ số hóa một số đầu tài liệu được

xem là cần thiết và có khả năng sử dụng cao.

Trung tâm hiện nay tập trung triển khai việc số hóa các dạng tài liệu sau:

- Các luận án, luận văn của nghiên cứu sinh bảo vệ tại trường;

- Các đề tài nghiên cứu khoa học do giảng viên, cán bộ, sinh viên trong

trường thực hiện từ cấp Bộ trở lên;

- Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học được tổ chức tại trường;

- Tài liệu tiêu chuẩn, quy phạm trong giao thông vận tải;

- Số hóa dữ liệu trong các đĩa CD-ROM đi kèm các tài liệu luận án, luận

văn…;

- Xử lý các giáo trình chính thống của trường thành các tài liệu số dạng

Full text có thể đọc Online hoặc Offline;

- Sách điện tử tiếng Anh là chủ yếu.

2.2.2. Các phƣơng thức phát triển tài liệu số

2.2.2.1. Phương thức mua bán, trao đổi

Nguồn tài liệu số thông qua mua bán, trao đổi là một trong những nguồn

quan trọng nhất.

Trung tâm thông qua kinh phí của Dự án hỗ trợ giáo dục đại học mức C

năm 2004 đã tiến hành ký kết hợp đồng mua quyền sử dụng và truy cập một số

các CSDL toàn văn là các Tiêu chuẩn trong giao thông vận tải, kỹ thuật điện và

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 48

một số sách điện tử chuyên ngành. Bao gồm:

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

1. CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải

2. CSDL Tiêu chuẩn giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)

3. Tạp chí điện tử của Viện điện – Điện tử - Kỹ thuật Mỹ (IEEASPP

Online-All Society Periodicals Package).

4. CSDL Tiêu chuẩn về giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)

5. Tạp chí điện tử toàn văn của Hội kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE)

6. Sách điện tử eBrary: ENGINEERING & TECHNOGY Subject

Collection

7. Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection: Đây

là CSDL cung cấp 377 cuốn sách điện tử tương tác thuộc 7 chủ đề lớn:

8. Sách điện tử: Digital Engineering Library (DEL)

9. CSDL dùng thử: SpringerMeterials

Các CSDL này được mua, thuê từ năm 2004 – 2006. Theo hợp đồng giữa

Trung tâm và các nhà cung cấp thì một số CSDL đã hết hạn sử dụng và truy

cập từ cuối năm 2009. Theo tìm hiểu được biết từ đó đến nay Trung tâm chưa

mua thêm hoặc ký kết hợp đồng sử dụng dữ liệu số trực tuyến nào khác mà chỉ

phục vụ các dữ liệu số đã được lưu trữ tại máy chủ của Trung tâm.

Thực tế, trong quá trình mua bán và trao đổi dữ liệu số, các nhà xuất bản

và cung cấp thường trang bị những tờ quảng cáo hào nhoáng và những đường

liên kết thích hợp. Điều đó gây một số khó khăn cho Trung tâm trong việc định

giá và quyết định hợp tác. Do đó nhận thức đúng đắn về xuất bản phẩm điện tử

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 49

là một việc quan trọng.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Đối với các CSDL trực tuyến – Online (gồm mua hoặc thuê quyền truy

cập từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước…), giữa Trung tâm và nhà cung

cấp có đưa ra các cam kết về bản quyền tác giả và được cụ thể trong hợp đồng

cung cấp CSDL trực tuyến.

Thông thường các CSDL trực tuyến do nhà cung cấp cho Trung tâm có

hiệu lực trong kỳ hạn ban đầu là 12 tháng, một số hợp đồng được gia hạn thêm

trong quá trình khai thác.

Việc cung cấp kinh phí cho mua, thuê tài liệu số tại Trung tâm chưa được

xác định rõ ràng. Kinh phí này phụ thuộc vào việc Trung tâm trình danh sách

lên trường và có được duyệt hay không, không phụ thuộc vào lượng kinh phí

cố định hàng năm.

2.2.2.2. Phương thức khai thác tài liệu số trực tuyến trên mạng Internet

Tại Trung tâm ngoài việc tiếp cận, khai thác và sử dụng trực tiếp các

nguồn tài liệu số thông qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến và các CSDL trực

tuyến như:

http://www.vista.gov.com

http://www.google.com

http://www.yahoo.com

http://www.vinaseek.com

http://www.user.gru.net

Thông qua các trang Web này, người dùng tin có thể tìm kiếm và tiếp cận

tới một số CSDL và nguồn tin trực tuyến trên mạng Internet toàn cầu và không

cần phải có tài khoản của mình từ Trung tâm. Đối với một số CSDL trực

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 50

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

tuyến, Trung tâm tạo ra các đường Link đến chúng để phục vụ người dùng tin

như: SpringerMeterials

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng tiến hành xử lý các nguồn tài liệu số được

tải về Trung tâm thông qua phần mềm dữ liệu số Dlib. Đây là những nguồn tài

liệu số là các sách điện tử hoạc CSDL trong quá trình khai thác đã được tải về

như: sách điện tử KNOVEL, Digital Engineering Library (DEL)…Hiện Trung

tâm đã xử lý được trên 7000 bài báo và 600 đầu sách điện tử thông qua phương

thức này. Quy trình thực hiện số hóa nguồn dữ liệu này tại Trung tâm như sau:

Bước 1. Download tài liệu;

Bước 2. Xử lý trang Index.htm;

Bước 3. Dùng phần mềm Dlib để quản lý các dữ liệu số.

Bƣớc 1. Download tài liệu;

Từ giao diện của một trang Web cung cấp khả năng truy cập và sử dụng cho

Trung tâm, thực hiện việc tải dữ liệu về máy chủ.

Thực hiện tải từng File PDF tương đương với từng phần của cuốn sách và lưu

lại chúng vào các thư mục quy định trên máy chủ; đồng thời ghi các tên File

tương ứng vào sau chương mục của nó trong trang index trên và lưu trang này

lại cùng với thư mục chứa các File PDF. Khi đó kết quả thu được là các File

PDF của một cuốn sách điện tử + 01 File text chứa dữ liệu thư mục về cuốn

sách đó như: Nhan đề, tác giả…+ 01 trang index như sau:

Bƣớc 2. Xử lý trang Index:

Nếu bây giờ ta nhấp vào trang index mà vừa tải về máy chủ thì nó sẽ dẫn

đường link liên kết đến ngay trang Web cung cấp cuốn sách điện tử này. Điều

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 51

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

này là điều không mong muốn, mà cần phải làm sao cho trang này phải link

đến File mà đã tải về máy chủ chứa cùng thư mục với nó. Trung tâm thực hiện

gán cho nó một đường link cục bộ cho tất cả các File đã tải.

Gán link cục bộ có 2 cách:

- Mở source của trang index và tìm đến link của từng đề mục để gán lại

link cục bộ;

- Viết một Javascrip chèn vào Fiel source để khi chạy trang Index.htm thì

tất cả các đường link sẽ hoạt động đúng như mong đợi.

Bƣớc 3. Sử dụng phần mềm Dlib để xử lý

Sử dụng phần mềm Dlib trong việc biên mục, xử lý nội dùng và hình thức của

cuốn sách điện tử mà Trung tâm đã tải về máy chủ. Đồng thời tiến hành tải dữ

liệu số lên Dlib để phục vụ quản lý và phục vụ việc tra cứu, sử dụng của người

dùng tin.

(Minh họa quá trình số hóa tài liệu và xử lý trên Dilb tại TTTTTV ĐHGTVT:

Xem phần phụ lục (1)).

2.2.2.3. Phương thức số hoá tài liệu

Hiện nay bên cạnh việc xây dựng các CSDL thư mục về sách, báo – tạp

chí và luận án, luận văn thông qua phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0

của công ty CMC. Trung tâm cũng chú trọng vào việc tự số hóa các nguồn tài

liệu quan trọng của mình. Tuy nhiên do nhiều hạn chế về nguồn nhân lực, công

nghệ thiết bị phục vụ số hóa nên Trung tâm hiện mới chỉ số hóa được một phần

nhỏ và chưa có ý định số hóa toàn bộ nguồn tài liệu của mình.

Bên cạnh hơn 19780 CSDL thư mục về nguồn tài liệu hiện có tại Trung

tâm, số CSDL thư mục này vẫn tiếp tục tăng lên thì Trung tâm cũng đã tự số

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 52

hóa được 52 đầu giáo trình và trên 600 tên luận án, luận văn. Tuy nhiên việc số

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

hóa này tại Trung tâm diễn ra nhỏ lẻ và còn thủ công. Các đầu giáo trình và

luận án, luận văn đã được số hóa hầu hết là các bản File Word có sẵn hoặc các

File PDF chứa trong các đĩa CD-ROM được đẩy lên trên Dlib để phục vụ

người dùng tin. Trung tâm chưa tiến hành số hóa các tài liệu truyền thống của

mình bằng các công nghệ sao chụp hiện đại khác phục vụ số hóa.

Trung tâm ưu tiên số hóa các tài liệu là luận án, luận văn, giáo trình chính

thống của Nhà trường có kèm theo đĩa hoặc File mềm chứa dữ liệu có sẵn. Đây

là công đoạn lựa chọn dữ liệu đầu vào cho việc xây dựng các bộ sưu tập số tại

Trung tâm;

Công nghệ và phần mềm sử dụng là hệ thống máy tính và phần mềm Dlib,

máy quét; Trung tâm hiện chưa trang bị các thiết bị cần thiết khác cho việc số

hóa.

Tạo siêu dữ liệu: có 3 dạng siêu dữ liệu là:

- Siêu dữ liệu mô tả: mô tả thông tin tài liệu;

- Siêu dữ liệu cấu trúc: mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông

tin liện quan của tài liệu như mục lục, chương, phần…

- Siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin; định dạng tài liệu

(PDF hay dạng khác); đặc tính sư dụng và tình trạng tài liệu.

Mô tả dữ liệu: Sử dụng chuẩn Dublin Core với 16 trường biên mục

Vận hành liên kết tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho người dùng tin

thông qua phần mềm Dlib

Quản lý các nguồn dữ liệu trên máy chủ của Trung tâm và do một cán bộ

là trưởng phòng Nghiệp vụ phụ trách chính.

Việc xuất – nhập sữ liệu để trao đổi với các hệ thống khác vẫn chưa được

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 53

Trung tâm thực hiện nhiều.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

2.2.3. Xử lý và bảo quản tài liệu số tại Trung tâm

2.2.3.1. Biên mục tài liệu số

Hiện nay trong biên mục tài liệu số, các cơ quan thông tin – thư viện

thường áp dụng 2 chuẩn biên mục chính là MARC 21 và chuẩn Dublin Core.

Trong đó chuẩn Dublin Core được sử dụng nhiều hơn. Sự thay đổi biên mục

giữa mô hình thư viện truyền thống và thư viện điện tử/thư viện số có thể được

mô tả như sau:

Thư viện truyền thống Thư viện điện tử/thư viện số

Dublin Core

MARC 21

Phiếu mục lục

MARC- XML

Liên biến (Analog) Kỹ thuật số (Digital)

Biểu ghi thư mục Siêu dữ liệu thư mục

a. Biên mục theo Dublincore

Dublin Core là một tập hợp những thành phần metadata được thiết kế đặc biệt

cho việc sử dụng miêu tả tài liệu số. Dublin Core gồm có 15 thành phần bao

gồm:

+. Nhan đề: tên được đặt cho nguồn tài liệu số

+.Tác giả: Thực thể chịu trách nhiệm về tạo lập nội dung tài liệu số

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 54

+. Chủ đề: Chủ đề của nội dung tài liệu số

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

+. Mô tả: Mô tả nội dung tài liệu

+. Xuất bản: Thực thể chịu trách nhiệm xuất bản tài liệu

+. Người đóng góp: Thực thể chịu trách nhiệm về những đóng góp nội dung

cho tài liệu

+. Thời gian: Năm tài liệu xuất bản hay có hiệu lực sử dụng.

+. Kiểu: Bản chất hay thể loại của nội dung nguồn tài liệu

+. Khổ mẫu: Sự thể hiện dạng vật lý hay số hóa của tài liệu

+. Định danh: Sự tham khảo rõ ràng về nguồn tài nguyên trong phạm vi ngữ

cảnh quy định

+. Nguồn: Sự tham khảo về nguồn tài liệu hiện tại được tìm thấy

+. Ngôn ngữ: Ngôn ngữ thể hiện nội dung tài liệu

+. Liên quan: Sự tham khảo đến một nguồn tài liệu có liên quan

+. Bao quát: Quy mô hoặc phạm vi của tài liệu

+. Quyền: Thông tin về quyền lưu trữ và hoàn trả nguồn tài liệu.

Trên thực tế, hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao

thông Vận tải sử dụng chuẩn Dublin Core cho việc biên mục các nguồn tài liệu

số của mình. Tuy nhiên việc áp dụng chuẩn này vào biên mục tài liệu số tại

đây vẫn còn hạn chế.

Thông thường, Trung tâm mới sử dụng khoảng trên dưới 10 trường của

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 55

chuẩn Dublin Core cho việc biên mục tài liệu số của mình. Một số trường bị bỏ

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

qua do không cần thiết hoạc chưa cần sử dụng tới. 10 trường được sử dụng chủ

yếu là:

+. Tác giả

+. Năm xuất bản

+. Mô tả

+. Ngôn ngữ

+. Địa chỉ xuất bản

+. Môn loại

+. Từ khóa không kiểm soát

+. Nhan đề

+. Tác giả bổ sung

+. Chủ đề tài liệu

Trong quá trình biên mục, một số trường còn bị bỏ trống do không có thông tin

hoặc thông tin không chính xác.

b. Biên mục theo Marc 21

Hiện nay tại TTTT-TV ĐHGTVT sử dụng chuẩn biên mục Marc 21 cho

việc biên mục đọc máy các tài liệu truyền thống của Trung tâm, tạo ra các biểu

ghi CSDL thư mục nhằm phục vụ tra cứu OPAC của người dùng tin. Việc biên

mục này được thực hiện thông qua phần mềm Ilib 4.0.

Trung tâm sử dụng AACR 2 cho việc mô tả thư mục tài liệu và Marc 21

cho việc xây dựng biểu ghi thư mục trên máy tính bởi phần mềm Ilib 4.0.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 56

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Các trường mô tả chính được sử dụng cho việc biên mục tài liệu theo

AACR2 tại Trung tâm gồm:

041$a. Ngôn ngữ tài liệu

072$a. Mã chuyên ngành (Đối với mô tả luận án, luận văn, báo cáo khoa

học)

082. Chỉ số phân loại

100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân

110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể

242$a. Nhan đề dịch

245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm

246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa

250$a. Lần xuất bản

260. Thông tin xuất bản

300. Mô tả vật lý

490. Tùng thư

500. Phụ chú

653$a. Từ khóa tự do

700. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả cá nhân

710. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả tập thể

852. Nơi lưu trữ

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 57

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Dưới đây là một minh họa về biên mục Marc 21 trên máy tính qua phần

mềm Ilib 4.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải:

2.2.3.2. Bảo quản tài liệu số

Hiệp hội thư viện Mỹ đưa ra 2 định nghĩa về bảo quản tài liệu số: Định

nghĩa ngắn gọn và định nghĩa đầy đủ như sau:

Định nghĩa ngắn gọn: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến

lược và hành động nhằm đảm bảo sự truy cập đến nội dung số qua thời gian”.

[8]

Định nghĩa đầy đủ: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến lược

và hành động để đảm bảo tính chân thực, chính xác của nội dung thông tin qua

thời gian, bất chấp sự thay đổi của công nghệ hoạc sự lỗi thời của nó. Bảo

quản số áp dụng chung cho tài liệu số hóa nguyên gốc và tài liệu số là kết quả

của quy trình số hóa”.[8]

Tại Trung tâm, khi đã nhận thức về các nhân tố chủ yếu gây nguy hiểm tới

tính toàn vẹn của nguồn tài liệu số của mình, việc xem xét áp dụng các giải

pháp nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo quản tài liệu số của mình một cách tốt nhất:

Làm mới dữ liệu: Làm mới dữ liệu số là việc chuyển các file dữ liệu sang

một dạng lưu trữ mới cùng loại hoặc mới hơn. Các dữ liệu trong các đĩa CD-

ROM được quan tâm chú trọng làm mới bằng cách đưa các dữ liệu này lên

máy tính thay vì để nguyên chúng như vậy

Di trú dữ liệu: Là việc chuyển các file dữ liệu số đã được mã hóa sang

dạng format khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại

hơn. Hiện tại các file văn bản của Trung tâm đều ở dạng *.doc và các file PDF.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 58

Tất cả các đĩa CD-ROM thu thập về trung tâm thông qua nguồn nộp kèm theo

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

các luận án, luận văn đều được quy định ở 2 dạng file này với font chữ thống

nhất là Times New Roman nhằm đáp ứng việc bảo quản, khai thác và chia sẻ

dữ liệu. Các file ảnh, âm thanh, video còn ít nên chưa có sự thống nhất cụ thể.

Bảo quản công nghệ: do mới trong giai đoạn đầu của việc hình thành các

nguồn tài liệu số và chưa đầu tư thống nhất cho công nghệ số hóa và bảo quản

nên việc tiến hành thay đổi công nghệ, bảo quản công nghệ tại đây rất hạn chế.

2.2.4. Phần mềm trong phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

Về phần mềm đến nay trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho việc

xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số. Mỗi phần mềm đều có các ưu, nhược

điểm riêng nhưng thông thường một phần mềm khả dĩ phải có các module

chính của thư viện như: Bổ sung; biên mục; quản lý kho; phục vụ bạn đọc;

mục lục trực tuyến; phân hệ lưu thông; quản lý tài liệu điện tử; mượn liên thưc

viện; quản trị hệ thống…

Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0:

Tại Trung tâm hiện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib

4.0 cho việc xây dựng và quản lý hệ thống CSDL thư mục của mình. Phần

mềm này là một giải pháp thư viện điện tử với các module tích hợp trong một

hệ thống nhất. Ngoài khả năng quản lý thư viện truyền thống, Ilib bổ sung các

tính năng của thư viện điện tử, cho phép người dùng các dạng thông tin như:

xuất bản phẩm, tài liệu điện tử, tài liệu âm thanh, hình ảnh… Ilib tương thích

với Internet, Extranet với khả năng quản lý tiếng Việt. Hệ thống này còn có tốc

độ xử lý nhanh (dưới 3 giây đối với những phép tìm phức tạp) nhờ kết hợp hệ

điều hành Unix và Windows. Đặc điểm nổi bật là:

+. Quản trị hệ thống CSDL lớn (lên đến hàng triệu biểu ghi thư mục).

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 59

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

+. Bảo mật phân quyền: CSDL, người dùng và đường truyền.

+. Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh. Hỗ trợ đa ngôn ngữ, giao thức tìm

kiếm Z39.50.

+. Sử dụng tất cả các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục cũng như các

khung phân loại như: AACR2. MARC, DDC…

+. Quản lý mọi dạng dữ liệu số hóa.

+. Chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện

+. Xuất/nhập dữ liệu theo chuẩn quốc tế

+. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

+. Khả năng lưu trữ ổn định, không hạn chế dung lượng.

Phần mềm quản trị thư viện số Dlib gồm:

+. OPAC: Cung cấp giao diện thân thiện cho người dùng, qua đó truy cập

đến các chức năng của thư viện số như tra cứu, xem toàn văn tài liệu…

+. Library Server: Tích hợp với hệ thống thư viện điện tử, module này

cung cấp các giao diện để truy cập thông tin bạn đọc, bản ghi thư mục…

+. Object Server: Là nơi lưu trữ và cung cấp nội dung tài liệu.

+. Authority Control: Có chức năng xác thực, kiểm soát và ghi nhận các

truy cập hệ thống…

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 60

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Phần mềm giúp cho việc thu thập, bổ sung các tư liệu dạng số hóa, xử lý

các dạng tài liệu khác nhau về hình ảnh, âm thanh, các File khác nhau; cho

phép lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau; tìm kiếm nhanh có gồm cả hình ảnh, âm

thanh, tự động xác định các thuộc tính số của tài liệu giảm bớt được thao thác

và đơn giản hóa công việc cho người dùng. Nguyên tác cho biên mục dữ liệu

số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hóa như:

Dublin Core (DCMI), RDF (Resource Description Framework) của W3C. Các

bản ghi thư mục mô tả nguồn tài liệu số có thể ở nhiều dạng khác nhau hay ở

các dạng File XML, RDF, PDF…Mô hình cấu trúc hệ thống phần mềm ứng

dụng tại TTTTT-TV ĐHGTVT[12]:

Mô hình kiến trúc hệ thống

2.2.5. Quản lý và an ninh tài liệu số tại Trung tâm Quản lý tài liệu số:

Theo Wells: “Thông tin phải được lưu trữ một cách bền vững, có thể độc

lập với môi trường số, có thể nằm trong này, điều đó có thể đảm bảo rằng có

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 61

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

thể có cơ hội để những thông tin này hiện hữu trong một thời gian dài đủ để

cung cấp cho bạn đọc trên các địa chỉ Web công cộng”. Xét theo điều đó, có

nghĩa đối với TTTT-TV ĐHGTVT những tài liệu số đã được phát triển hoặc số

hóa có giá trị lâu dài trong quá trình sử dụng và phải được lưu trữ lâu dài dựa

trên các môi trường về chính sách và phần mềm công nghệ hợp lý.

Đối với các CSDL thư mục, chúng được lưu trữ lâu dài và phục vụ tra cứu

trên phân hệ OPAC và Biên mục bổ sung của phần mềm Ilib 4.0. Hệ thống

CSDL thư mục này liên tục gia tăng về số lượng. Thậm chí mặc dù một số tài

liệu có thể không còn đưa ra lưu thông nhưng vẫn còn lưu trữ biểu ghi thư mục

của chúng. Với hạ tầng phần mềm cho phép Trung tâm tích hợp với hệ thống

CSDL của thư viện khác trong cùng một hệ thống khi tham gia mượn liên thư

viện mà vẫn giữ các biểu ghi thư mục gốc của mình.

Đối với các CSDL toàn văn việc lưu trữ, bảo quản chúng có liên quan đến

việc bảo quản siêu dữ liệu của các nguồn tài liệu này. Tầm quan trọng của siêu

dữ liệu trong quản lý và sử dụng các tài liệu số có ý nghĩa lớn. Các CSDL toàn

văn được lưu trữ và bảo quản trên hệ thống máy chủ của Trung tâm và được

gán đường link để người dùng tin có thể tiếp cận sử dụng nhưng không thể xóa

hay copy được khi không được phép.

Riêng đối với các CSDL trực tuyến mà Trung tâm chỉ cung cấp quyền

truy cập và đường link đi đến sử dụng chúng thì yêu cầu phải đảm bảo đường

link “sống” để người dùng tin thông qua đó để truy cập đến. Việc bảo quản

những dữ liệu này thuộc về nhà cung cấp.

Các đĩa CD-ROM được lưu trữ tại phòng Nghiệp vụ là chủ yếu. Những

đĩa này được xử lý sơ sài và sắp xếp trên giá theo trật tự số đăng ký cá biệt đã

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 62

gán cho nó và tài liệu kèm theo.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

An ninh tài liệu số:

Khi xây dựng chính sách liên quan đến đảm bảo an ninh, an toàn tài liệu

số tại Trung tâm cần lưu ý các yêu cầu:

+. Bí mật: Không được phép truy cập, sử dụng hay tiết lộ về nguồn tài liệu

số đó mà chưa được phép như: các thông tin cá nhân, tài khoản người dùng

tin…và thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu trên máy chủ.

+. Toàn vẹn: Đảm bảo sự chính xác, không thay đổi đối với các thông tin

gốc như thông tin thư mục trong CSDL thư mục, thông tin toàn văn trong

CSDL toàn văn…

+. Sẵn sàng: Thông tin và dữ liệu số luôn ở trạng thái sẵn sàng cho việc

truy cập và sử dụng như hệ thông quản lý CSDL thư mục, CSDL toàn văn…

2.2.6. Vấn đề bản quyền và sở hữu trí tuệ

Hiện nay, trong bối cảnh nguồn tài liệu số tại các thư viện nói chung và tại

TTTT-TV ĐHGTVT có xu hướng tăng lên nhanh và lượng người truy cập

ngày càng tăng, các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn với các loại hình tài

liệu sách, luận án, luận văn, CSDL trực tuyến, CSDL Offline, các bộ sưu tập

số, tài liệu đa phương tiện (CD-ROM, băng cassette, băng video…) ngày càng

nhiều. Vì vậy để đảm bảo vấn đề bản quyền và sở hữu trí tuệ trong truy cập tài

liệu số tại thư viện mình thì cần đến các chính sách về quyền truy cập. Các tài

liệu số của Trung tâm được đưa lên tra cứu và khai thác trên hai cổng trực

tuyến là: http://opac.utc.edu.vn/opac và http://opac:8088/dlib. Trên hai cổng

truy cập trực tuyến này người dùng tin tự do ra vào và tra cứu, tuy nhiên nếu

muốn đọc toàn văn tài liệu số thì yêu cầu cần có tài khoản và mật khẩu xác

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 63

định do Trung tâm cấp.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Trong các hợp đồng thuê, mua quyền sử dụng CSDL trực tuyến, Trung

tâm cần lưu ý đến những vấn đề như:

+. Kỳ hạn của hợp đồng;

+. Những điều kiện các nhà cung cấp cho phép thực hiện và không được quyền

thực hiện như:

- Được xem toàn văn và tra cứu nội dung trong CSDL trực tuyến đã thuê;

- Được phép đăng tải hay in nội dung trong các CSDL đã thuê, mua cho

người dùng tin

- Cho phép người dùng tin sao chụp tối đa 10% tổng số trang của tài liệu;

- Không được truy cập tới những khu vực không được phép cảu CSDL;

- Không được bán lại, cho thuê hay chuyển giao những CSDL đã thuê,

mua;

- Không được xóa hay di dời bất cứ định dạng nào trong các nhan đề,

thông tin về quyền tác giả và các ghi chú khác….

+. Về điều khoản lưu trữ

+. Về trách nhiệm pháp lý từ phía nhà cung cấp và từ phía thư viện thuê, mua

trong những trường hợp liên quan đến bản quyền và sở hữu trí tuệ

Xây dựng chính sách đối với dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu liên quan

đến bản quyền và sở hữu trí tuệ như: Hạn chế sao chụp toàn bộ tài liệu; hạn

chế số lần sao chụp trên một tài liệu; đưa ra những chính sách cụ thể những

loại tài liệu nào được phép sao chụp và loại tài liệu nào không được phép; sao

chụp các tài liệu số quý hiếm; các dấu hiệu trên các bản sao chụp…

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 64

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

2.3. Thực trạng khai thác và hợp tác chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

2.3.1. Nhu cầu khai thác tài liệu của ngƣời dùng tin tại Trung tâm

Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì sự gia tăng

nhu cầu sử dụng các nguồn tài liệu số ngày một gia tăng. Trường Đại học Giao

thông Vận tải với đặc thù là một trường kỹ thuật công nghệ nên việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào giảng dạy, nghiên cứu và học tập càng lớn. Do vậy

nhu cầu của người dùng tin tại đây đối với các nguồn tài liệu số rất lớn và đa

dạng. Thử hình dung rằng, nếu không có các nguồn tài liệu số này thì nhiều

người dùng tin sẽ lựa chọn phương pháp tìm kiếm các nguồn thông tin không

chính thức trên mạng Internet. Nhưng nếu có thể tiếp cận tới những nguồn tin

dạng số này thì việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn đối với người dùng tin và tốt

hơn đối với thư viện.

Theo như quan sát, người dùng tin tại đây có nhu cầu rất lớn đối với các

nguồn tài liệu số là các Luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh

viên; các tạp chí chuyên ngành tiếng Anh. Việc mượn và sao chụp các tài liệu

là luận án, luận văn và báo cáo khoa học tại Trung tâm là rất hạn chế và từ đó

dẫn đến nhu cầu đọc toàn văn các tài liệu đó trên máy tính và thông qua đĩa

CD-ROM. Hàng ngày có gần 100 lượt bạn đọc sử dụng phòng đọc điện tử cho

việc khai thác các nguồn tin trực tuyến, truy cập CSDL số của Trung tâm; trên

79 lượt bạn đọc sử dụng máy tính tra cứu tài liệu đặt tại các phòng đọc và

mượn để tra cứu CSDL thư mục.

Nhu cầu đối với các loại tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm khá

đa dạng. Thể hiện qua bảng sau[1]:

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 65

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

NDT

Cán bộ, giảng

Học viên cao học,

Sinh viên

viên & nghiên

nghiên cứu sinh

Loại hình tài liệu

cứu

Sách, báo và tạp chí

58,6 %

50,8 %

60 %

Luận án, luận văn

9 %

22,2 %

18,4 %

Báo cáo khoa học

18 %

8 %

3 %

Tài

liệu điện tử,

14,4 %

19 %

18,6 %

CSDL

Tổng số

100 %

100 %

100 %

Bảng 2: Cơ cấu nhu cầu tin của người dùng tin tại TTTTTV ĐHGTVT

Qua đây có thể thấy nhu cầu sử dụng loại hình tài liệu điện tử, CSDL của

3 nhóm người dùng tin tại Trung tâm tương đối khác nhau. 19 % nhu cầu của

nhóm người dùng tin học viên cao học, nghiên cứu sinh dành cho loại hình tài

liệu này; đối với sinh viên là 18,6 % và nhóm cán bộ, giảng viên và nghiên cứu

là 14,4 %.

Cũng theo nghiên cứu này, người dùng tin tại Trung tâm có nhu cầu cao

về các tài liệu số, tài liệu điện tử có nội dung là các luận án, luận văn và báo

cáo nghiên cứu khoa học (38,5%), có nội dung là các bài giảng (15%), nội

dung về kỹ thuật giao thông, kinh tế vận tải và các tiêu chuẩn trong lĩnh vực

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 66

này là 84,3 %.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Tại Trung tâm, người dùng tin 100% sử dụng bộ máy tra cứu trực tuyến

OPAC làm công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu của mình. Vì hiện nay, Trung tâm

không còn phát triển và sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, thư mục nữa

mà chuyển hẳn sang sử dụng tra cứu trên máy tính. Chính vì vậy, nhu cầu tra

cứu CSDL thư mục của người dùng tin tại đây là rất lớn.

Đối với đối tượng người dùng tin là học viên cao học và giảng viên,

nghiên cứu, họ có nhu cầu tương đối lớn trong việc sử dụng các đĩa CD-ROM

có chứa dữ liệu của các luận án, luận văn đã được bảo vệ để tìm hiểu và tham

khảo. Đối tượng là giảng viên và nghiên cứu có khả năng về ngoại ngữ rất ưa

chuộng loại hình tài liệu số trực tuyến là các tạp chí kỹ thuật tiếng Anh – Mỹ.

2.3.2. Những yêu cầu đối với khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

Công tác khai thác, sử dụng và chia sẻ là việc tổ chức toàn bộ các công

việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, nhanh chóng về thời gian;

đầy đủ về thông tin và chính xác các nhu cầu về sử dụng nguồn tài liệu số - tài

liệu điện tử của cơ quan thông tin – thư viện theo các cách khác nhau nhưng

hiệu quả. Chính việc đạt được các mục tiêu cho khai thác, chia sẻ này sẽ phản

ánh kết quả các khâu nghiệp vụ từ thu thập, biên mục, chỉnh lý, duy trì và xây

dựng nguồn tài liệu số.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng máy tính

và mạng máy tính; nhu cầu tiếp cận, khai thác và sử dụng các tài liệu số ngày

một gia tăng. Điều đó chứng tỏ sự hứng thú của người dùng tin với nguồn tài

liệu hiện đại này và xây dựng cho cơ quan thông tin – thư viện những cơ hội

cho việc tạo ra lợi thế so sánh về nguồn tin.

Thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu số thực chất bao gồm cả hai

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 67

phía là: phía cung cấp và phía có nhu cầu. Các tài liệu số sẵn có của Trung tâm

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải cùng các yếu tố về công

nghệ và phục vụ tạo nên phần cung; các yêu cầu tiếp cận sử dụng các tài liệu

của Trung tâm tạo nên phần cung.

Tại Trung tâm hiện có hệ thống máy tính với các công nghệ hỗ trợ khác là

phương tiện cho phép người dùng tin có nhu cầu khai thác và sử dụng nguồn

tài liệu của mình. Trung tâm cung cấp cho người dùng tin khả năng tiếp cận tài

liệu có tính chất xác định và cố định. Trung tâm chỉ cung cấp cho người dùng

tin tiếp cận đến các nguồn tin của mình thông qua hệ thống mạng máy tính cục

bộ (WAN), chưa cho phép việc tiếp cận và sử dụng từ mạng máy tính bên

ngoài trường. Một số CSDL còn chỉ có thể truy cập ngay tại máy tính của

Trung tâm (Ví dụ: Sách điện tử KNOVEL…), một số CSDL trực truyến có thể

truy cập qua trang Web từ mạng máy tính toàn cầu (Ví dụ: CSDL

SpringerMeterials…).

Người dùng tin có thể tiếp cận khai thác các nguồn tài liệu số không còn

hợp đồng sử dụng hoặc không còn được bảo quản trong hệ thống quản lý tài

liệu ban đầu của Trung tâm bằng cách: (1) dùng các bản sao, bản tải về trên các

phương tiện mang tin thực thể của Trung tâm; (2) các bản sao có thể được

cung cấp trên hệ thống dữ liệu số của Trung tâm (Offline); (3) trực tuyến trên

một hệ thống máy tính cục bộ của Trung tâm.

Người dùng tin được tự do truy cập vào cổng truy cập và tra cứu CSDL

thư mục của Trung tâm tại địa chỉ: http://opac.uct.edu.vn/opac/ để tra cứu các

CSDL thư mục của Trung tâm hoặc truy cập trong mạng cục bộ vào cổng truy

cập sử dụng dữ liệu số của Trung tâm tại địa chỉ: http://opac:8088/dlib. Tài

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 68

liệu số chủ yếu phục vụ khai thác trên máy tính tại phòng đọc điện tử.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Như vậy. một số yêu cầu khi khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung

tâm:

- Hạn chế về mặt không gian;

- Hạn chế về mặt công nghệ, phần mềm sử dụng và khai thác;

- Phụ thuộc vào chính sách phát triển nguồn tài liệu số của Trung tâm;

- Hạn chế tiếp cận và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến tài

liệu số;

- Người dùng tin phải tự mình tìm hiểu về các nguồn tài liệu số của Trung

tâm;

- Khả năng truy cập và sử dụng nhìn chung là hạn chế.

2.3.3. Thực trang khai thác tài liệu số tại Trung tâm

Hàng năm, vào đầu kỳ 2 của mỗi năm học các sinh viên năm đầu sẽ được

Trung tâm tập huấn sử dụng thư viện và khai thác Internet. Điều đó đảm bảo

chắc chắn rằng người dùng tin đến thư viện biết cách sử dụng thư viện như thế

nào cho hợp lý và hiệu quả.

Người dùng tin cũng được phát các tờ rơi, Tài liệu hướng dẫn bạn đọc để

hướng dẫn họ sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Trung

tâm.

Người dùng tin được hướng dẫn sử dụng mục lục tra cứu trực tuyến

OPAC để tra cứu CSDL các tài liệu truyền thống tại Trung tâm. OPAC là

module tra cứu mục lục trực tuyến giúp người dùng tin thông qua mạng máy

tính tra cứu các tài liệu của Trung tâm với các dịch vụ: Tra cứu tìm tin; xem

thông tin người dùng; liên kết với các thư viện theo chuẩn Z39.50; thông báo

sách mới và trợ giúp sử dụng. Người dùng tin truy cập vào địa chỉ

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 69

http://opac.utc.edu/opac.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Người dùng tin truy cập vào địa chỉ http://opac:8088/dlib để truy cập và

sử dụng dữ liệu số với số thẻ là: thuvien và mật khẩu truy cập để xem toàn văn

là: gt

Người dùng tin muốn sử dụng và truy cập CSDL toàn văn dạng số có thể

truy cập qua hệ thống máy tính của Phòng đọc điện tử (tầng 7) với hệ thống

trên 60 máy tính nối mạng với đầy đủ cấu hình mạnh và các phần mềm ứng

dụng.

Khi khai thác nguồn tài liệu số tại Trung tâm, người dùng tin được yêu

cầu thực hiện theo đúng quy định đề ra:

Các quy định khai thác hạn chế với Các chính sách mở, tạo điều kiện cho

người dùng tin người dùng tin

- Khóa cổng USB, khóa cổng CD - Đảm bảo tính năng sẵn sàng của

- Khóa một số chức năng trình sản phẩm và dịch vụ thông tin –

duyệt Web và các ứng dụng thư viện

khác. - Đảm bảo tính liên tục trong truy

- Chặn một số dịch vụ như: Chat – cập, tiến tới tạo khả năng truy

yahoo, truyền tệp tin, mail… cập mọi lúc, mọi nơi, 24/24 và

- Không cho cài các phần mềm, 7/7

không được quyền truy cập và

- Phục vụ thông tin đúng đối

thay đổi các tham số hay cấu

tượng, đúng nhu cầu, đúng thời

hành của hệ điều hành và dữ liệu

điểm và nhanh chóng, kịp thời

số

- Được phép xem toàn văn dữ

- Sử dụng mạng máy tính cục bộ,

liệu số của Trung tâm…

người dùng tin phải đến thư viện

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 70

mới có thể truy cập nguồn tài

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

liệu số

- Tải dữ liệu số, in ấn tài liệu điện

tử, sao chép từ đĩa mềm ra phải

phụ thuộc vào thư viện

Một số vấn đề trong khai thác tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm:

- Do hiện nay việc phát triển, xây dựng các nguồn tài liệu số tại Trung

tâm còn hạn chế nên việc khai thác nguồn tài liệu này còn phụ thuộc

nhiều vào quá trình phát triển các nguồn tài liệu số của Trung tâm;

- Người dùng tin chưa được chủ động nhiều trong việc nắm bắt thông tin

về các tài liệu số hiện có và có khả năng xây dựng;

- Chưa được tự do khai thác một số loại hình tài liệu điện tử - tài liệu số

tại Trung tâm;

- Người dùng tin cũng bị hạn chế về mặt không gian, cũng như kiến thức

và công nghệ trong việc sử dụng;

- Người dùng tin ít được tiếp cận với các sản phẩm và dịch vụ gắn liền với

nguồn tài liệu số tại Trung tâm.

2.3.4. Thực trạng chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

Hợp tác chia sẻ nguồn lực tài liệu số là những hoạt động nhằm cung cấp

cho người dùng tin khả năng truy cập, khai thác nguồn tin không chỉ ở thư viện

mình tham gia mà còn ở các thư viện khác trong cùng hệ thống, cùng khu

vực…Việc chia sẻ này giúp thư viện hình thành các mối quan hệ liên thông,

chia sẻ dữ liệu và tạo dựng các mối quan hệ hợp tác giữa các thư viện trong

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 71

cùng hệ thống và giữa các hệ thống thư viện với nhau.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Do mới thực hiện số hóa một số nguồn tài liệu nội sinh của chính mình và

quy mô vốn tài liệu số còn hạn hẹp nên Trung tâm chưa thực hiện chia sẻ

nguồn tài liệu số này với cơ quan thông tin – thư viện nào khác mà mới chỉ

dừng lại trong việc phục vụ nhu cầu nội bộ trong trường Đại học Giao thông

Vận tải.

Trong thời gian tới, với tư cách là một thành viên trong Liên hiệp các thư

viện các trường Đại học Phía Bắc, Trung tâm thúc đẩy mối quan hệ hợp tác

chia sẻ nguồn lực thông tin và nhất là nguồn dữ liệu số với các đơn vị mạnh

trong lĩnh vực này tại miền Bắc như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học

Quốc gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Tạ Quang Bửu, Thư viện

Quốc gia Việt Nam…Đồng thời phối hợp với các thư viện của các trường Đại

học chuyên ngành kỹ thuật cùng nhau xây dựng, chia sẻ nguồn tài liệu số về

chuyên ngành kỹ thuật và xây dựng. Bên cạnh đó là hợp tác với Nhà In Đại

học Giao thông Vận tải trong việc số hóa các đầu giáo trình giảng dạy chính

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 72

thống trong trường.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

CHƢƠNG 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM

TĂNG CƢỜNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN, KHAI THÁC VÀ CHIA SẺ

NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN

ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

3.1. Đánh giá

3.1.1. Ƣu điểm

Dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông

Vận tải đã góp phần làm chuyển biến mạnh mẽ về mặt số lượng và chất lượng

các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và quản lý

giáo dục.

Trung tâm đã xây dựng cho mình một hệ thống hạ tầng cơ sở, công nghệ

thông tin hiện đại. Được đánh giá là một trong những trung tâm thông tin – thư

viện đại học hiện đại bậc nhất của miền Bắc. Chính những điều kiện mới về cơ

sở vật chất và công nghệ thông tin đó đã tạo điều kiện thuận lơi cho Trung tâm

trong việc ứng dụng vào việc phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số

của mình. Từ khi được đầu tư, Trung tâm đã ngay lập tức tiến hành phát triển

kho dữ liệu số cho mình. Tuy rằng vẫn còn hạn hẹp về số lượng, nhưng đã cho

thấy sự tác động to lớn của hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại đến việc xây

dựng kho dữ liệu số của Trung tâm.

Với dự án hiện đại hóa TTTT-TV ĐHGTVT giai đoạn trước đã tạo điều

kiện cho Trung tâm có được các nguồn đầu tư hỗ trợ để thuê, mua quyền sử

dụng đối với một số CSDL trực tuyến nước ngoài. Đây là những CSDL trực

tuyến hữu ích về các chủ đề, lĩnh vực như: các tiêu chuẩn kỹ thuật, các kỹ thuật

mới trong giao thông và xây dựng. Những CSDL này đã góp phần to lớn vào

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 73

việc hình thành một kho dữ liệu số cho Trung tâm trong giai đoạn ban đầu;

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

đồng thời thúc đẩy sự tìm hiểu, nghiên cứu của đông đảo người dùng tin trong

trường thông qua các CSDL này. Trong quá trình khai thác và sử dụng, Trung

tâm còn được quyền tải về một số CSDL toàn văn, từ đó tự xây dựng cho mình

các bộ sưu tập số cho phép khai thác Offline sau khi đã hết hạn sử dụng trực

tuyến đối với các CSDL này.

Với việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0 và phần

mềm thư viện số Dlib đã góp phần đáng kể trong xây dựng và quản lý nguồn

tài liệu số của Trung tâm. Với việc áp dụng phần mềm Ilib 4.0 nhiều hoạt động

nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin đã được tự động hóa đến mức tối đa;

đồng thời cũng xây dựng cho Trung tâm một hệ thống CSDL thư mục lớn và

cho phép người dùng tin hoàn toàn sử dụng phân hệ Tra cứu OPAC để tra cứu

nguồn tài liệu có trong thư viện. Phần mềm thư viện số Dlib cho phép số hóa

tài liệu của Trung tâm, xây dựng các siêu dữ liệu Dublin Core và phục vụ tra

cứu, khai thác nguồn tài liệu số của Trung tâm một cách nhanh chóng và hiệu

quả.

Trung tâm cũng đã tự mình số hóa được một số nguồn tài liệu đáng kể với

các đầu giáo trình, bài giảng, luận án, luận văn và một số CSDL được tải về

trong quá trình sử dụng CSDL trực tuyến trước đây. Đây thực sự là một nguồn

tài liệu số có giá trị phục vụ nhu cầu học tập, tìm hiểu và khai thác tài liệu số

của người dùng tin tại Trung tâm.

Khi tiến hành tra cứu và xem toàn văn CSDL thông qua giao diện của

Dlib tương đối thuận lợi và dễ dàng. Người dùng tin được phép truy cập tới

nguồn dữ liệu toàn văn dễ dàng khi biết tên tài khoản và mật khẩu truy cập.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 74

Toàn văn tài liệu hiện ra theo từng chương mục, dễ theo dõi và không cần phải

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

hiệu chỉnh giao diện và cấu hình máy tính, mạng để xem mà vẫn có thể theo

dõi được.

Trung tâm cũng chú ý trong việc biên mục các tài liệu số với chuẩn biên

mục Dublin Core. Đơn giản hóa các trường trong chuẩn biên mục này cho phù

hợp với tình hình thực tế tại Trung tâm.

Đội ngũ cán bộ ngày càng có chuyên môn, nghiệp vụ cao. Cán bộ chuyên

ngành được đào tạo bài bản, hiểu về sử dụng công nghệ thông tin, mạng máy

tính, tiếng Anh và xây dựng các CSDL từ thư mục đến toàn văn. Thêm vào đó,

các cán bộ đều rất chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công

tác nghiệp vụ và chú trọng việc nghiên cứu tự động hóa hoạt động thư viện

cũng như xây dựng thư viện số tại Trung tâm. Đây là một điều kiện cho sự

phát triển của mô hình thư viện số - thư viện điện tử kết hợp với mô hình thư

viện truyền thống tại Trung tâm.

Định hướng của Trung tâm là phải phát triển cho mình một kho dữ liệu số

hoàn chỉnh với các bộ sưu tập quy mô và phục vụ tốt cho nhu cầu ngày càng

gia tăng của người dùng tin trong trường và phục vụ chia sẻ nguồn tin khi có

đầy đủ điều kiện.

3.1.2. Hạn chế

Mặc dù đã đạt được một số kết quả ban đầu tương đối tốt. Tuy nhiên rất

nhiều mặt hạn chế, yếu kém đã lộ ra mà nếu không có giải pháp để khắc phục

thì việc xây dựng một thư viện số tại Trung tâm là một điều rất khó:

Mặc dù được đầu tư về công nghệ máy móc và nhiều trang thiết bị khác

để Trung tâm có điều kiện tự động hóa và số hóa tài liệu nhưng những trang

thiết bị kỹ thuật này lại chưa đáp ứng được yêu cầu: Hệ thống máy tính cấu

hình thấp, nối mạng cục bộ và mạng Internet tương đối chậm, bên cạnh đó một

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 75

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

số máy tính thuộc về Trung tâm lại được điều chuyển sang các bộ phận khác

của Nhà trường; Thiết bi phục vụ cho việc tự số hóa nguồn tài liệu hiện như

máy scan, máy chụp đều thiếu; Hạ tầng kỹ thuật và công nghệ dù hiện đại

nhưng chưa đồng bộ và thiếu tập trung.

Trung tâm chưa xây dựng một bộ phận riêng chuyên trách cho việc xây

dựng kho dữ liệu số như nhiều cơ quan thông tin – thư viện hiện nay đang làm.

Việc số hóa tài liệu hay quản lý việc phát triển, khai thác các nguồn tài liệu số

này chưa có sự phân công cụ thể rõ ràng. Người phụ trách thì lại là phụ trách

chung, chồng chéo nhiều công việc với nhau nên gặp rất nhiều hạn chế. Cán bộ

chưa có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn trong vấn đề xây dựng và quản lý

khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số nên còn gây nhiều lúng túng trong quá trình

thực hiện. Thêm vào đó là chế độ đãi ngộ chưa thật hợp lý làm “nản lòng” và

giảm “hứng thú” của người cán bộ.

Chưa xây dựng cho mình một chiến lược cụ thể và chính sách ưu tiên cho

phát triển nguồn tài liệu số và thư viện số. Thử hỏi nếu như không xây dựng

chính sách cụ thể cho vấn đề này thì sao có thể xây dựng được. Việc phát triển

nguồn tài liệu số và thư viện số là việc làm lâu dài và phức tạp, phải yêu cầu có

chính sách cụ thể, rõ ràng.

Chính vì chưa có chính sách rõ ràng và dài hạn nên hiện nay Trung tâm

vẫn tiến hành phát triển nguồn tài liệu số nhưng hết sức manh mún và thiếu

khoa học. Thích thì làm, không thích thì lại bỏ đó và chuyển sang làm việc

khác. Một phần do thiếu nhân lực, nhưng quan trọng hơn là do không có chính

sách rõ ràng. Bởi vậy, hiện Trung tâm đã sưu tầm được hàng ngàn đĩa CD-

ROM luận án, luận văn nhưng vẫn chưa tiến hành xử lý và số hóa dữ liệu trong

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 76

đĩa lên máy chủ. Thêm nữa là đội ngũ cán bộ lãnh đạo do không có chuyên

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

môn chuyên ngành thông tin – thư viện nên dù có muốn xây dựng chính sách

phát triển nguồn tài liệu số và thư viện số thì cũng rất khó khăn.

Khi tiến hành xây dựng biểu ghi CSDL thư mục cho tài liệu trên phần

mềm Ilib vẫn còn một số sai sót và chưa thống nhất được trong nội bộ những

người biên mục, điều đó gây ra những sai sót nhất định trong các biểu ghi thư

mục. Đối với việc biên mục tài liệu số theo chuẩn Dublin Core cũng gặp nhiều

hạn chế như: biên mục bỏ qua nhiều trường, việc biên mục hết sức sơ sài và

chắp vá, việc định từ khóa chưa thống nhất và thiếu chặt chẽ…

Xây dựng các điểm truy cập chủ yếu dựa trên nội dung của tài liệu thông

qua các từ khóa được định theo cảm tính của người cán bộ chịu trách nhiệm

biên mục. Chưa xây dựng được các điểm truy cập theo loại hình tài liệu. Điều

đó ảnh hưởng lớn đến việc tìm kiếm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin.

Việc quản lý nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử tại Trung tâm còn tương

đối lỏng lẻo như: các đĩa CD-ROM dữ liệu toàn văn các luận án, luận văn chưa

được bảo quản hợp lý, không thống nhất trong quy cách trình bày, thiếu tính

liên hoàn trong đánh số đăng ký cá biệt; dữ liệu trong máy chủ có thể truy cập

tự do từ nhiều máy trong Trung tâm nên gây khó khăn trong kiểm soát an ninh

tài liệu số…

Việc khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại đây còn nhiều hạn chế. Mặc

dù người dùng tin hết sức hứng thú với nguồn tài liệu này nhưng việc tiếp cận

chúng lại khá khó khăn. Khi tra cứu trên OPAC thì có khi cho ra rất nhiều kết

quả nhưng chỉ cho xem được 1 trang kết quả đầu tiên, nếu thiết lập điều kiện

tìm thì ra kết quả cũng chưa thật chính xác. Nếu muốn khai thác tài liệu số thì

người dùng tin phải đến thư viện và dùng máy tính thư viện mới có thể khai

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 77

thác được, tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể vào được giao diện tra

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

cứu và khai thác Dlib, người dùng cũng chỉ có thể sử dụng trình duyệt Internet

Explorer mới có thể tra cứu và xem toàn văn tài liệu.

Tuy rằng Trung tâm đã tự số hóa một số nguồn tài liệu nhưng đó mới chỉ

dừng lại ở các dữ liệu dạng PDF và Word có sẵn. Trung tâm chỉ việc copy

những dữ liệu này vào máy chủ, biên mục chúng trên Dlib và dẫn đường link

đến thư mục chứa dữ liệu trong máy chủ.

3.2. Kiến nghị, giải pháp

3.2.1. Xây dựng chính sách cho việc phát triển tài liệu số

Vấn đề chính sách dành cho phát triển tài liệu số có ý nghĩa quyết định

quan trọng đến công việc này. Như thực tế đã chứng minh, do không có một

chính sách và cơ chế rõ ràng cho việc phát triển nguồn tài liệu số và thư viện

số trong ngắn hạn và lâu dài nên dù rất cố gắng nhưng những điều mà Trung

tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải làm được trong thời gian

qua là rất hạn chế.

Xây dựng chính sách chính là định hướng cho sự phát triển của nguồn tài

liệu số của Trung tâm và đảm bảo cho Trung tâm xây dựng thành công một mô

hình thư viện hiện đại hơn trong tương lai.

Có chính sách hợp lý nghĩa là Trung tâm đã xây dựng cho mình và đảm

bảo cho mình một khung pháp lý hữu hiệu và vững chắc cho việc phát triển

nguồn tài liệu số của mình và xây dựng mô hình thư viện hiện đại đáp ứng sự

nghiệp phát triển giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường.

Việc xây dựng chính sách phát triển tài liệu số cần được sự đồng ý và phê

duyệt của Nhà trường và cần có sự tham gia của một số phòng ban có liên quan

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 78

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

của Nhà trường như: phòng tài vụ, phòng đào tạo, phòng hợp tác quốc tế…Bên

cạnh đó cũng cần có sự tham khảo ý kiến cua chuyên gia trong lĩnh vực xây

dựng thư viện số, tham khảo kinh nghiệm của các thư viện đi trước và sự tham

gia xây dựng của toàn thể cán bộ thư viện…

Nhất thiết, trong chính sách phát triển nguồn tài liệu số này cần đề ra các

mục tiêu cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn cần đạt được, đồng thời cũng đưa ra

các kế hoạch thực hiện hợp lý một cách khái quát và không đi sâu vào chi tiết.

Chính sách được xây dựng trên cơ sở hiện trạng chung của Trung tâm,

định hướng phát triển trong dài hạn của cả Trung tâm và dựa trên những gì đã

đạt được của việc xây dựng nguồn tài liệu số và thư viện số tại cơ sở mình.

Trong chính sách này, những vấn đề lớn cần được quan tâm đề cập là:

+. Phác thảo mặt mạnh và mặt yếu của bộ sưu tập của thư viện mình –

đánh giá bộ sưu tập;

+. Nhận diện nhóm người dùng tin mà nguồn tài liệu số hướng đến và

công nhận những nhu cầu của họ mà chính sách này sẽ đáp ứng;

+. Liên quan đến người cung cấp ngân sách, quyêt định chính sách chung;

+. Xây dựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin hoàn chỉnh, hiện đại; đồng

thời với đó là việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng và phát triển

thư viện số;

+. Hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cho cán bộ thư viện,

cũng như nâng cao trình độ tin học;

+. Chuẩn hóa và xác định chính xác các quy trình nghiệp vụ, công tác

nghiệp vụ;

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 79

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

+. Đề cập đến lợi ích, chức năng của thư viện số;

+. Nhất thiết phải lập kế hoạch sát sao và ưu tiên đầu tư cho việc thu thập,

xử lý và số hóa các nguồn tin cơ bản, nguồn tin tiềm năng của riêng mình. Coi

đây là vấn đề trọng tâm;

+. Xác định phương hướng hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin số với các

thư viện và đối tác tiềm năng;

+. Tổ chức hệ thống mục lục điện tử và truy cập toàn văn tài liệu thông

qua trang Web của thư viện đạt chuẩn quốc tế;

+. Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ;

+. Tổ chức hợp lý các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện.

3.2.2. Đầu tƣ ngân sách cho việc phát triển nguồn tài liệu số

Trong vấn đề lập ngân sách và duy trì ngân quỹ của số hóa tài liệu thì điều

quan trọng cần hiểu là mỗi hệ thống tài chính lại cung cấp cho thư viện hoạt

động dưới một lượng ngân sách nhất định.

Đầu tư ngân sách và đảm bảo kinh phí cho việc phát triển và phục vụ khai

thác nguồn tài liệu số luôn là một trong những vấn đề cần được quan tâm hàng

đầu. Trong xây dựng chính sách cũng có đề cập đến vấn đề ngân sách và kinh

phí đầu tư. Thực chất việc đảm bảo ngân sách cho phát triển nguồn tài liệu số

và xây dựng thư viện số thuộc về trách nhiệm của Nhà trường.

Tuy nhiên, để trông chờ vào Nhà trường cung cấp một khoản đầu tư

khổng lồ và lâu dài vào các dự án số hóa này là điều rất khó khăn mà bản thân

Trung tâm phải tìm ra được các nguồn hỗ trợ khác từ các dự án giáo dục và

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 80

đầu tư cho thư viện. Chính vì sự khó khăn trong ngân sách và kinh phí đầu tư

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

mà nhiều dự án thư viện số tại nhiều nơi bị đình hoãn thậm chí không thực

hiện được.

Tuy nhiên đây là một quá trình lâu dài, từ từ nên sự đầu tư đáng kể của

Nhà trường và một số hỗ trợ nhỏ khác từ bên ngoài cũng sẽ tạo ra những bước

chuyển trong xây dựng nguồn tài liệu số của Trung tâm.

Vì vậy trong việc đảm bảo ngân sách và đầu tư kinh phí cho phát triển

nguồn tài liệu số cần lưu ý mấy vấn đề sau:

+. Thư viện hưởng nguồn kinh phí đầu tư từ đâu là chủ yếu và ngân sách

chung dành cho thư viện hàng năm như thế nào?

+. Phải rõ ràng việc ai là người quyết định về ngân sách cho mua, thuê và

tự số hóa tài liệu;

+. Xây dựng kế hoạch hợp lý để xin được ngân sách;

+. Xem xét đến giá cả của các nguồn tài liệu số đang có ý định thuê mua

hoặc kinh phí để tự số hóa tài liệu;

+. Xem xét đến tiềm năng sử dụng các nguồn tài liệu số định phát triển và

số tiền thu được từ việc phục vụ khai thác hoạc chia sẻ chúng;

+. Có thể mua trực tiếp một hay nhiều tạp chí cho cá nhân, tổ chức theo

yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên cũng cần hiểu rõ, trong lĩnh vực sách và tạp chí điện

tử thì việc mua dài hạn thường được hưởng sự liên kết chặt chẽ với các bản in

và kinh phí rẻ hơn.

3.2.3. Đầu tƣ về công nghệ và cơ sở vật chất

Công nghệ và cơ sở vật chất là điều kiện tiên quyết để phát triển mạnh các

nguồn tài liệu số và phục vụ tốt cho công tác khai thác, tiến tới chia sẻ trong hệ

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 81

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

thống các nguồn tài liệu số của chính Trung tâm mình. Trong giải pháp đầu tư

về công nghệ và cơ sở vật chất thì việc chú trọng đến các công nghệ phục vụ

số hóa và phần mềm phục vụ quản lý, khai thác các tài liệu số có ý nghĩa quan

trọng.

Công đoạn số hóa tài liệu đòi hỏi đầu tư lớn về công sức, kinh phí và công

nghệ số hóa. Hiện nay công nghệ số hóa tiến bộ mạnh mẽ, nhiều công nghệ

mới ra đời. Nếu như trước đây số hóa cuốn sách khoảng 2000 trang cần mất

mấy ngày liền để quét từng trang. Những hiện nay chỉ mất có vài tiếng là có

thể số hóa thành công và cho ra một sản phẩm có chất lượng cao, sắc nét, hình

ảnh đẹp và giống 100% bản gốc; đồng thời còn cho phép tự động tạo ra các

siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML.

TTTT-TV ĐHGTVT sắp tới sẽ trang bị công nghệ KIRTAS APT 1200 cùng

với thiết bị BooksScan APT 1200 có thể giúp Trung tâm trong việc số hóa

nguồn tài liệu với số lượng lớn, đảm bảo chất lượng số hóa. Công nghệ này

yêu cầu một số vốn đầu tư ban đầu lớn, nhưng thu hiệu quả tốt với việc tự động

biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu, không làm hư hỏng tài liệu gốc do

không cần tháo gáy tài liệu với những tài liệu có độ dày lớn khi Scan.

Bên cạnh việc đảm bảo công nghệ tin học hóa cho số hóa, phần mềm quản

lý thư viện số đảm bảo phát triển và lưu trữ tài liệu số đa dạng và đa định dạng.

Trong điều kiện hiện nay của Trung tâm có thể vẫn tiếp tục ứng dụng phần

mềm Dlib trong quản lý, biên mục và phục vụ khai thác tài liệu số. Tiến tới sử

dụng triệt để các chức năng, ứng dụng hiện có của phần mềm này sao cho hiệu

quả và hợp lý nhất. Đồng thời hướng đến các phần mềm tiên tiến hơn và nhất

là các phần mềm nguồn mở tiết kiệm chi phí mà đảm bảo sự đồng bộ quản lý

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 82

và đồng thời cho phép quản lý và khai thác hiệu quả nguồn tài liệu số, sưu tập

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

số, CSDL… Đảm bảo nguyên tắc đa dạng, đa nguồn, đồng bộ và chuẩn hóa

nghiệp vụ.

3.2.4. Đa dạng hóa các phƣơng thức phát triển tài liệu số

Đa dạng hóa các phương thức phát triển tài liệu số cho phép Trung tâm

tiết kiệm tối đa các khoản chi phí, đồng thời phát triển và sử dụng hợp lý nhiều

nguồn tài liệu số khác nhau.

Trước hết là các nguồn thông qua thuê mua. Hầu hết các nguồn tài liệu số

thông qua thuê, mua này đều là các nguồn tài liệu số do đơn vị nước ngoài

cung cấp và bằng tiếng nước ngoài. Nguồn tài liệu số này khá đa dạng, nhưng

tập trung chủ yếu vào các nguồn tài liệu số là các tạp chí chuyên ngành, các

CSDL toàn văn, các cuốn sách điện tử. Việc thuê, mua này cần có các hợp

đồng cụ thể và chỉ cho phép Trung tâm khai thác trong một thời gian nhất định

với những hạn chế trong quá trình được phép truy cập và sử dụng.

Sưu tầm các tài liệu số, nguồn tin điện tử trong và ngoài trường. Các

nguồn tài liệu này rất phổ biến, từ những bài giảng điện tử của các giảng viên

trong trường, các giáo trình do giảng viên trong trường biên soạn và được in ấn

ngay tại Nhà In Đại học Giao thông Vận tải; các luận án, luận văn, báo cáo

khoa học… Trung tâm cần tận dụng tối đa các nguồn tài liệu số nội sinh này

như một trong những đặc trưng về nội dung cho các bộ sưu tập số của mình.

Những tài liệu này cũng hữu ích và thiết thực đối với người dùng tin trong

trường.

Tập trung số hóa các nguồn tài liệu truyền thống ngay tại Trung tâm. Việc

số hóa này yêu cầu về mặt công nghệ số hóa, phần mềm quản trị và cán bộ có

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 83

chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Đa dạng hóa các phương thức phát triển tài liệu số không có nghĩa là phát

triển ồ ạt và thiếu quy hoạch các nguồn tài liệu số này mà cần tuân thủ các quy

trình, nguyên tắc hợp lý và được vạch ra từ trước.

3.2.5. Hoàn thiện công tác xử lý biên mục tài liệu số

Hiện nay việc xử lý, biên mục tài liệu số tại Trung tâm còn một số hạn chế

và bất cập. Trên cơ sở tìm hiểu những hạn chế và bất cập này đề xuất một số

giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác này tại Trung tâm:

+. Chuẩn hóa công tác xử lý biên mục tài liệu số tại Trung tâm, trong đó

chú trọng sử dụng các công cụ có kiểm soát hiện đại như: AACR2, DDC, biên

mục theo chuẩn MARC 21 và Dublin Core

+. Áp dụng một khung đề mục chủ đề hoạc bộ từ khóa chuẩn thống nhất

nhằm hạn chế những sai sót và thiếu tính khách quan trong việc định từ khóa

cho tài liệu.

+. Xây dựng các điểm truy cập đa dạng nhằm giúp người dùng tin dễ dàng

trong tra cứu, thỏa mãn tối đa nhu cầu tìm kiếm của người dùng tin.

+. Chú trọng xây dựng các siêu dữ liệu, trong đó mối liên hệ giữa siêu dữ

liệu và nguồn tài nguyên thông tin mà nó mô tả có thể được thể hiện ở một

trong hai cách sau:

 Các phần tử metadata được chứa trong một biểu ghi tách biệt bên ngoài

đối tượng được mô tả;

 Các phần tử metadata có thể được gắn (nhúng) trực tiếp vào bên trong

đối tượng thông tin mà nó mô tả.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 84

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

3.2.6. Nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ thƣ viện

Hoàn thiện, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ Trung tâm, đồng thời

bồi dưỡng về tin học và công nghệ số hóa. Đào tạo, bồi dưỡng và tuyển dụng

thêm nhân sự đạt chuẩn nghiệp vụ thư viện, có trình độ ngoại ngữ và tin học,

công nghệ thông tin để đảm bảo tốt phục vụ việc phát triển và phục vụ khai

thác, chia sẻ các nguồn tài liệu số.

Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ nhân viên và chia thành 3 nhóm chính:

 Nhóm quản lý

 Nhóm xử lý kỹ thuật và phục vụ số hóa

 Nhóm phục vụ người dùng tin

Ba nhóm cán bộ này phải hoạt động theo cách thức chia sẻ, liên kết có phân

công nhiệm vụ quy trình số hóa và mô tả công việc của từng nhóm và từng cá

nhân.

Nội dung của công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư viện gồm:

 Kỹ thuật và kỹ năng số hóa tài liệu;

 Kỹ thuật và chuẩn xử lý, biên mục tài liệu số;

 Kỹ năng sử dụng công nghệ và phần mềm phục vụ phát triển nguồn tài

liệu số;

 Kỹ năng phát triển tài liệu số;

 Kỹ năng xây dựng và phục vụ người dùng tin các sản phẩm và dịch vụ

thông tin – thư viện gắn liền với nguồn tài liệu số;

Hình thức đào tạo, bồi dưỡng:

 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng ngay tại nội bộ đội ngũ cán bộ. Người biết

chỉ cho người chưa biết qua các hình thức như: trao đổi trực tiếp, trao

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 85

đổi qua họp chuyên môn, trao đổi qua văn bản, tài liệu….;

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

 Cử cán bộ chuyên trách đi học tại các lớp tập huấn, các lớp đào tạo về

nguồn tài liệu số và thư viện số;

 Mời các chuyên gia trong lĩnh vực về Trung tâm hướng dẫn, chuyển

giao kỹ thuật.

3.2.7. Đào tạo kiến thức thông tin cho ngƣời dùng tin

Việc đào tạo kiến thức thông tin cho người dùng tin có ý nghĩa to lớn

trong việc thúc đẩy người dùng tin tăng cường sử dụng thư viện, các sản phẩm

và dịch vụ thông tin và thư viện, đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho cán bộ

thư viện trực tiếp và gián tiếp phục vụ người dùng tin.

- Trung tâm tổ chức các lớp tập huấn sử dụng thư viện cho các đối tượng

người dùng tin là sinh viên các khóa mới vào trường;

- Tiến hành hướng dẫn người dùng tin ngay tại phòng phục vụ;

- Phát các tài liệu hướng dẫn, sử dụng thư viện và các nguồn tài liệu tại

Trung tâm cho người dùng tin;

- Trang bị các thông báo, tài liệu hướng dẫn trực quan, sinh động cho

người dùng tin quan tâm;

- Khuyến khích người dùng tin, hướng họ đến việc sử dụng nguồn tài liệu

số tại Trung tâm như một nguồn học liệu quan trọng và sẵn có phục vụ

cho quá trình học tập, nghiên cứu và giảng dạy.

- Bên cạnh việc đào tạo, hướng dẫn người dùng tin, Trung tâm cũng cần

có chính sách khuyến khích sự đóng góp của họ vào công tác phát triển

nguồn tài liệu số của mình, khuyến khích và sử dụng những ý kiến đóng

góp và phản hồi từ phía người dùng tin.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 86

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

3.2.8. Hoàn thiện, tổ chức các sản phẩm và dịch vụ tài liệu số

Dịch vụ truy cập từ xa/cục bộ: Trong thế giới điện tử nơi lưu trữ tài liệu

đã trở nên ít quan trọng, điều quan trọng hiện nay là làm sao tổ chức tốt đường

dẫn xác thực để tiếp cận các tài liệu được lưu trữ. Hầu hết các sản phẩm hiện

nay đều thông qua giao diện đơn của “World Wide Web” (www). Để tạo được

dịch vụ này hoàn chỉnh cần duy trì một máy cục bộ, chỉ đơn giản là kê ra các

danh sách URL của những vùng dữ liệu mà người dùng tin muốn truy xuất từ

xa. Vấn đề đặt ra khi triển khai là thực hiện quản lý và phân quyền cho người

sử dụng.

Dịch vụ chỉ mục, trích và các nguồn thư mục: Với công cụ tham khảo

điện tử quan trong là các mục lục trực tuyến, cho phép người dùng tin tra cứu

hoặc duyệt qua các danh mục và xác định nhanh chóng những tài liệu cần, có

liên quan. Lợi ích của dịch vụ này là giúp bao quát được tài liệu về nhiều chủ

đề. Ngoài việc phát triển các cổng truy cập và tìm kiếm hiện có là

http://opac.utc.edu.vn/opac và http://opac:8088/dlib, Trung tâm cần triển khai

xây dựng một trang Web riêng cho mình.

Cung cấp việc sử dụng các sách điện tử (e-book), tạp chí điện tử (e-

journal) và đĩa CD-ROM Offline.

Dịch vụ cho phép in một phần của văn bản, CSDL số hóa của Trung tâm

để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin.

Cung cấp việc truy cập và khai thác từ xa đối với các CSDL toàn văn của

Trung tâm đến người dùng tin. Hiện nay dịch vụ này chưa được triển khai nên

gây ra sự bất cập trong truy cập và sử dụng của người dùng tin. Nhu cầu của

nhiều người là tại ngay nhà hoặc tại bất kỳ nơi nào có nối mạng đều có thể truy

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 87

cập vào hệ thống CSDL của Trung tâm. Vì vậy, Trung tâm nên nhanh chóng

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

nâng cấp hạ tầng mạng của mình và cho phép việc kết nối tới các CSDL của

mình từ xa phục vụ nhu cầu người dùng tin.

3.2.9. Tăng cƣờng hợp tác chia sẻ và khai thác tài liệu số

Tăng cường hợp tác chia sẻ và khai thác tài liệu số mang lại cho Trung

tâm rất nhiều lợi ích. Người dùng tin của Trung tâm sẽ được cung cấp các sản

phẩm và dịch vụ không chỉ tại thư viện mình mà còn tại thư viện khác; thỏa

mãn tối đa mọi nhu cầu tin của người dùng tin. Việc hợp tác, chia sẻ nguồn tài

liệu số giúp Trung tâm phát triển phong phú và đa dạng hơn nguồn tài liệu số -

tài liệu điện tử của mình; tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn

tài nguyên bên ngoài Trung tâm; phổ biến rộng rãi nguồn tài liệu số hóa của cơ

quan mình; thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các tổ chức và cơ quan thông tin

khác.

Để tiến hành tốt việc hợp tác, chia sẻ và khai thác tài liệu số, Trung tâm

cần:

- Xác định vấn đề hợp tác , chia sẻ nguồn tài liệu số với bên ngoài

trong chính sách phát triển nguồn tài liệu số của mình;

- Coi đây là một trong những hoạt động trọng tâm trong công tác hợp

tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với bên ngoài;

- Đa dạng hóa các loại hình hợp tác, chia sẻ và trao đổi nguồn tài liệu

số, kể cả về kinh nghiệp và kỹ năng phát triển tài liệu số;

- Xác định hợp lý các hướng hợp tác, chia sẻ: Nội dung tài liệu, loại

hình tài liệu, các cơ quan và tổ chức cần ưu tiên hợp tác…

- Xác định được lợi ích thực tế của việc hợp tác, chia sẻ và những

điều cần lưu ý khi tiến hành hợp tác và chia sẻ nguồn tài liệu số

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 88

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển và ứng dụng rộng rãi của công nghệ thông tin và

truyền thông, thư viện số đang ngày càng phát triển mạnh mẽ trên thế giới.

Hiện nay thư viện số, cũng như các nguồn tài liệu số nhận được sự quan tâm

đặc biệt của các tổ chức và cá nhân hoạt động trong và ngoài ngành thông tin –

thư viện. Các trung tâm thông tin – thư viện đại học hiện nay không chỉ là nơi

thu thập, quản lý và cho mượn các tài liệu truyền thống nữa mà còn là nơi phát

triển các nguồn tài liệu số, xây dựng cho mình một kho tài nguyên số phục vụ

học tập và nghiên cứu chuyên ngành.

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trải qua 60

năm xây dựng và phát triển đã đạt được những thành tựu đáng kể đóng góp cho

sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường, xây dựng cho mình một kho tài

nguyên truyền thống lớn. Tuy nhiên hiện nay, vấn đề đặt ra đối với TTTTTV

ĐHGTVT là đẩy mạnh công tác tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện,

tăng cường công tác phát triển một mô hình thư viện số phù hợp với một

nguồn tài liệu số phong phú, đa dạng nhằm phục vụ người dùng tin trong

trường, góp phần chia sẻ trong hệ thống thông tin – thư viện. Đây không chỉ là

yêu cầu trước mắt mà còn là một xu thế tất yếu cho sự phát triển của Trung

tâm.

Với những nguồn lực sẵn có, một chính sách phù hợp và những giải pháp

hiệu quả, TTTTTT ĐHGTVT trong thời gian tới sẽ phát triển cho mình một

kho dữ liệu số với những nguồn tin số, các dịch vụ đi kèm phục vụ có chất

lượng cao và phù hợp nhất với những điều kiện của mình.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 89

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tài liệu in ấn

1. Bùi Thị Thúy Hường (2011), Phát triển dịch vụ Thông tin – Thư viện tại

Trường Đại học Giao thông Vận tải, Luận văn thạc sỹ Thông tin – Thư viện,

Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.

2. Bùi Loan Thùy, Bùi Thu Hằng (2011), “Xây dựng và thực thi các chính

sách liên quan đến quyền tác giả trong phục vụ thư viện ở Việt Nam”, Tạp chí

Thư viện Việt Nam, 6 (32), 26-31.

3. Chỉ thị số 29/2001/CT-Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo ứng

dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục, giai đoạn 2001-2005 của Bộ

GD & ĐT.

4. Đỗ Tiến Vượng (2007), Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao

thông Vận tải: Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ Thông tin – Thư

viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.

5. Hứa Văn Thành (2011), “Xây dựng thư viện số ở trường cao đẳng sư phạm

Thừa - Thiên Huế”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, 3 (23), 42-46.

6. Hoàng Đức Liên, Nguyễn Hữu Ty (2007), “Giải pháp xây dựng các bộ sưu

tập số phục vụ học tập, nghiên cứu, Tham luận tại hội thảo khoa học TT-TV

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 90

Đà Lạt 8/2007

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

7. Luật sở hữu trí tuệ số 50/2005/11 ngày 29-11-2005 của nước CHXHCN

Việt Nam.

8. Nguyễn Thu Anh (2009), Tìm hiểu vấn đề bảo quản thông tin trong kỷ

nguyên số, Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện, ĐHKHXH&NV,

Hà Nội.

9. Nguyễn Thị Thúy Hạnh (2011), Bài giảng môn Thư viện điện tử, Đai học

KHXH&NV, Hà Nội.

10. Nguyễn Hữu Hùng (2006), “Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông

tin số hoá tại Việt Nam”, Thông tin và tư liệu, số 1.

11. Trần Thị Quý, Đỗ Văn Hùng (2007), Tự động hóa trong hoạt động thông

tin – thư viện, ĐHQGHN, Hà Nội.

12. Trần Thị Kim Dung (2007), Tìm hiểu dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông

tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông

tin – Thư viện, ĐHKHXH&NV, Hà Nội.

13. Trần Nữ Quế Phương (2011), “Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin điện

tử trong các thư viện hiện nay”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, 5 (31), 26-31.

14. Vũ Văn Sơn (2010), Nhập môn Thư viện điện tử, Hà Nội.

15. Vũ Ngọc Liên (2011), “Tổng quan tình hình phát triển thư viện số các

trường Đại học Australia và Việt Nam”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, 1 (27),

24-27.

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 91

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân

Tài liệu số hóa và trực tuyến

16. http://www.utc.edu.vn

17. http://www.opac:8088/dlib

18. http://www.glib.hcmuns.edu.vn

19. http://www.lib.hcmussh.edu.vn

20. http://www.thuvientre.com

Sinh viên: Trương Quang Ảnh

Trang 92

21. http://www.ted.com.vn