Khóa luận tốt nghiệp: Công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội - Thực trạng và giải pháp

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN

******* --- *******

BÙI THỊ THANH

CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU

TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI -

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHOÁ HỌC: QH – 2005 – X

NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HÀ NỘI, 2009

K50. Thông tin – Thư viện

1

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện Khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự

giúp đỡ tận tình và quý báu của các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư

viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các cán bộ Thư viện

đang công tác tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội.

Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy cô

giáo trong suốt bốn năm học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn và sự giúp đỡ nhiệt tình cuả các cán bộ công tác tại Viện Thông tin Khoa

học Xã hội thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đã giúp em trong suốt quá

trình thực hiện đề tài.

Đặc biệt, em xin bày tỏ lời biết ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc

tới thấy giáo, thạc sĩ Đồng Đức Hùng người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo

em hoàn thành Khóa luận này.

Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn thành

đề tài nghiên cứu của Khoá luận. Tuy nhiên, do trình độ và kinh nghiệm thực

tế còn nhiều hạn chế nên Khóa luận này không tránh khỏi những khiếm

khuyết. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô

và các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2009

Sinh viên

Bùi Thị Thanh

K50. Thông tin – Thư viện

2

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT TỪ ĐƢỢC VIẾT TĂT

KHXH Khoa học Xã hội

TT KHXH Thông tin Khoa học Xã hội

VTL Vốn tài liệu

TT – TV Thông tin – Thƣ viện

Khoa học Xã hội và Nhân KHXH & NV văn

CSDL Cơ sở dữ liệu

K50. Thông tin – Thư viện

3

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

DANH MỤC CÁC HÌNH VÀ BẢNG SỐ LIỆU

THỨ TỰ BẢNG/HÌNH TÊN TRANG

14

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hình 1 của Viện TT KHXH

35

Số lƣợng các CSDL thƣ mục Bảng thống kê 1 của Viện đã đƣợc hoàn

37

Thành phần sách theo môn loại Bảng thống kê 2 có trong CSDL SACH

39

Số lƣợng ngƣời sử dụng các tài liệu Bảng Thống kê 3 theo ngôn ngữ xuất bản

40

Bảng thống kê 4 Thành phần ngôn ngữ của sách

41

Thành phần ngôn ngữ Bảng thống kê 5 báo – tạp chí đang nhập về Viện

48

Số lƣợng sách Việt mua

Bảng thống kê 6 từ năm 2004 – 2008

50

Sách ngoại văn mua Bảng thống kê 7

từ năm 2003 - 2008

51

Báo – tạp chí ngoại văn mua Bảng thống kê 8 từ năm 2004 – 2008

54

Lƣợng sách, tạp chí bổ sung qua Bảng thống kê 9 trao đổi quốc tế từ 2004 - 2008

MỤC LỤC

K50. Thông tin – Thư viện

4

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1

1. Tính cấp thiết của đề tài . .......................................................................................... 1

2. Mục đích của việc nghiên cứu đề tài ....................................................................... 3

3. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 3

5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

............................................................ 4

6. Đóng góp của đề tài ................................................................................................ 4

7. Cấu trúc của Khóa luận .......................................................................................... 5

NỘI DUNG .................................................................................................................. 6

CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HÔI VÀ

CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU ........................................................... 6

1.1. Khái quát về Viện Thông tin Khoa học Xã hội ................................................. 6

1.1.1. Lịch sử hình thành Viện TT KXXH và Thư viện KHXH .......................................... 6

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH và Thư viện KHXH ............................... 7

1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH ................................................ 7

1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Thư viện KHXH ......................... 9

1.1.3. Thực trạng hoạt động Viện TT KHXH ........................................................... 12

1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của Vốn tài liệu ..................................................................... 16

1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Viện Thông tin KHXH ............ 17

1.1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHXH .................................................................... 17

1.2.5.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin .................................................... 17

1.2. Công tác phát triển vốn tài liệu ........................................................................... 19

1.2.1. Vốn tài liệu ...................................................................................................... 19

1.2.2. Vai trò của vốn tài liệu .................................................................................... 20

1.2.3. Các hình thức phát triển vốn tài liệu ............................................................... 21

1.2.4. Nguyên tắc phát triển vốn tài liệu ................................................................... 23

1.2.5. Các nguồn bổ sung .......................................................................................... 24

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU

K50. Thông tin – Thư viện

5

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI .................................................... 26

2.1. Quá trình hình thành, phát triển và chính sách bổ sung vốn tài liệu ............. 26

2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu ...................................................................... 26

2.1.2. Chính sách bổ sung ......................................................................................... 28

2.2. Hiện trạng vốn tài liệu ......................................................................................... 32

2.2.1. Loại hình tài liệu ............................................................................................. 32

2.2.2. Môn loại tài liệu .............................................................................................. 36

2.2.3. Ngôn ngữ tài liệu ............................................................................................. 38

2.3 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu ...................................................... 42

2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nước ............................................................................... 42

2.3.2. Nguồn kinh phí khác ....................................................................................... 43

2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu ........................................................... 44

2.5. Các nguồn bổ sung ............................................................................................... 45

2.5.1. Nguồn mua ..................................................................................................... 46

2.5.2. Nguồn biếu tặng .............................................................................................. 52

2.5.3. Nguồn bổ sung trao đổi ................................................................................... 53

2.6. Phối hợp trong công tác bổ sung ......................................................................... 55

2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung .................................... 56

2.8. Nhận xét và đánh giá về nguồn lực thông tin của Viện .................................... 57

2.8.1. Những mặt đã đạt được ................................................................................... 57

2.8.2. Những mặt còn hạn chế................................................................................... 58

CHƢƠNG 3: MỘT VÀI KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN

VỐN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ......................... 60

3.1. Các giải pháp đối với công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện Thông tin

Khoa học Xã hội ......................................................................................................... 60

3.1.1. Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin ................................................... 60

3.1.2. Tăng cường kinh phí phát triển nguồn tin ...................................................... 60

3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” ......................................... 61

3.1.4. Xây dựng hệ thống bổ sung .......................................................................... 62

3.1.5. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo người dùng tin ..................................... 63

K50. Thông tin – Thư viện

6

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

3.1.6. Phát triển vốn tài liệu ngoại văn và hiện đại .................................................. 64

3.1.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng, tổ chức,

quản lý và khai thác nguồn tin ................................................................................. 66

3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................... 68

KẾT LUẬN .................................................................................................................. 70

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU

K50. Thông tin – Thư viện

7

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

1. Tính cấp thiết của đề tài

Ngay từ xa xưa, con người đã sớm nhận thức vai trò và tầm quan trọng

của thông tin: Một khi đã nắm được thông tin thì nắm được sức mạnh. Thông

tin cùng với vật chất và năng lượng là ba yếu tố đầu tiên quyết định đến sự

tồn tại và phát triển kinh tế - xã hội của toàn cầu nói chung và của từng quốc

gia, dân tộc nói riêng. Cách đây hơn nửa thế kỷ V.I. LêNin đã khẳng định

rằng: Không có thông tin thì không thể có tiến bộ trong bất kỳ lĩnh vực nào

của khoa học kỹ thuật và sản xuất vật chất. Bộ Chính trị Việt Nam cũng đã

khẳng định: “Thông tin là một yếu tố cực kỳ quan trọng tiềm lực khoa học và

công nghệ. Thông tin góp phần tích cực trong việc rút ngắn quá trình từ

nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất lượng lao động” (Nghị quyết 37 của

Bộ Chính trị). Việc có được thông tin là cách duy nhất giúp đất nước ta sớm

rút ngắn khoảng cách với các nước phát triển trên thế giới.

Thông tin Khoa học Xã hội (TT KHXH) xem như tài nguyên đặc biệt

của mỗi quốc gia với ưu thế nổi trội là có thể sử dụng được nhiều lần, sử dụng

đúng lúc, đúng chỗ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao. Là thành tố quan trọng

trong hệ thống thông tin quốc gia, thông tin KHXH được nhìn nhận là có vị

trí đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Ý nghĩa của thông

tin KHXH thể hiện ở chỗ nó đặt cơ sở lý luận để ra quyết định đối với các quá

trình phát triển kinh tế - xã hội. Việc thức đẩy quá trình thông tin hóa xã hội

gắn liền với cuộc cách mạng khoa học- công nghệ đã đặt ra sự cần thiết của

những nguồn tin KHXH có giá trị, đầy đủ và kịp thời.

Viện Thông tin Khoa học (Viện TT KHXH) được xếp vào 6 “Thư viện

có vị trí đặc biệt quan trọng” được Nhà nước “đầu tư tập trung” (Pháp Lệnh

Thư viện). Trong quá trình phát triển của đất nước, Viện luôn nhận thức rõ

vai trò, trách nhiệm của mình. Trong suốt một chặng đường khá dài từ khi xây

dựng và phát triển đến nay để luôn thực hiện được chức năng “nghiên cứu,

thông báo, cung cấp tin tức và tư liệu khoa học xã hội cho các cơ quan của

K50. Thông tin – Thư viện

8

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng có trách nhiệm đối với công tác

khoa học xã hội”, Viện hết sức chú trọng đến công tác phát triển vốn tài liệu

(VTL) với mục tiêu phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin KHXH cho Đất nước

trong thời hiện đại.

Hiện nay, Viện TT KHXH không những bảo quản tốt VTL KHXH đã

được xây dựng từ những năm đầu thành lập, mà còn bổ sung thêm số lượng

không nhỏ những tài liệu mới rất có giá trị, phản ánh xu hướng phát triển của

thế giới, khu vực và Việt Nam.

Ngày nay, sức mạnh của một cơ quan Thông tin – Thư viện (TT – TV)

không chỉ chủ yếu được đo bằng khối lượng nguồn tài liệu hiện có mà phải

bằng năng lực đáp ứng nhu cầu tin trên cơ sở huy động kịp thời các nguồn lực

thông tin của mình. Để thực hiện những điều nêu trên mỗi cơ quan TT - TV

phải xây dựng cho mình một chính sách bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông

tin, đồng thời áp dụng rộng rải công nghệ thông tin mới một cách thích hợp

trong việc thu thập, xử lý, cung cấp nguồn tin đến người dùng trong một thời

gian nhanh nhất với chất lượng tốt nhất.

Là Trung tâm Thông tin Khoa học Xã hội và Nhân văn (KHXH & NV)

đứng đầu cả nước, việc nghiên cứu thực trạng để từ đó đưa ra giải pháp thích

hợp nhằm tăng cường và đổi mới công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện TT

KHXH một cách toàn diện, đáp ứng đòi hỏi thực tiễn, phục vụ đắc lực cho

công tác quản lý, lãnh đạo của các cán bộ Đảng và Nhà nước, cũng như nhu

cầu nghiên cứu của các nhà nghiên cứu, sinh viên là một yêu cầu cấp bách

hiện nay. Chính vì lý do trên, em đã chọn đề tài: “Công tác phát triển vốn tài

liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội - Thực trạng và giải pháp” làm đề

tài khóa luận tốt nghiệp, với mong muốn vận dụng những kiến thức tiếp thu

được trên giảng đường trong suốt bốn năm cùng với kiến thức thực tế qua quá

trình thực tập từ đó nghiên cứu và đề xuất nhúng giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả công tác phát triển VTL tại Viện TT KHXH.

2. Mục đích nghiên cứu

K50. Thông tin – Thư viện

9

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Trên cơ sở nghiên cứu công tác phát triển vốn tài liệu của Viện TT

KHXH nhằm nắm bắt được thực trạng của công tác bổ sung, từ đó xác định

phương hướng và đề xuất các giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin cũng

như nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác phát triển VTL của Viện.

3. Lịch sử nghiên cứu đề tài

Hiện tại, nghiên cứu về công tác phát triển VTL cũng như nguồn lực

thông tin tại Viện TT KHXH đã có một số các công trình nghiên cứu, các bài

viết đề cập và nghiên cứu:

- Đề tài: “Tìm hiểu vốn thư tịch cổ tại Viện Thông tin Khoa học Xã

hội” của tác giả Nguyễn Thị Minh Nguyệt, Đại học KHXH & NV. Đề tài của

khóa luận này đã đề cập giới thiệu về vốn tài liệu cổ tại Viện.

- Đề tài: “ Sơ bộ khảo sát nguồn tin tại Viện Thông tin Khoa học Xã

hội”, khóa luận tốt nghiệp của tác giả Chu Hải Yến, Đại học Đông Đô. Đề tài

đề đã giới thiệu về các nguồn tin hiện có ở Viện TT KHXH.

Tuy nhiên, cho đến nay chưa có đề tài nghiên cứu, bài viết nào đề cập

đến công tác bổ sung VTL tại Viện TT KHXH.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tƣợng

Đề tài tập trung đi sâu vào nghiên cứu những nội dung liên quan đến

công tác phát triển VTL của Viện TT KHXH: Chính sách bổ sung; hình thức

và nguyên tắc bổ sung; các nguồn bổ sung…

4.2. Phạm vi nghiên cứu

 Không gian: Viện TT KHXH

 Thời gian: Công tác phát triển VTL của Viện trong giai đoạn hiện nay

5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu

K50. Thông tin – Thư viện

10

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

5.1. Cơ sở lý luận

Khóa luận dựa trên cơ sở lý luận và quan điểm duy vật biện chứng của

Chủ nghĩa Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của

Đảng và Nhà nước ta về công tác sách, báo và thư viện.

5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể

Đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học sau:

- Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn …

6. Đóng góp của đề tài

Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng có thể, đề tài “Công tác

phát triển vốn tài liệu của Viện Thông tin Khoa học Xã hội” của tác giả có

những đóng góp sau:

6.1. Về lý luận

Đề tài củng cố và làm sáng tỏ thêm lý thuyết về vốn tài liệu trong thư

viện, khẳng định được tầm quan trọng và giá trị thiết thực cuả công tác phát

triển VTL của thư viện nói chung và của Viện TT KHXH nói riêng.

6.2. Về thực tiễn

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác phát triển VTL tại Viện TT

KHXH, đưa ra những phương hướng và đề xuất giải pháp nhằm khắc phục

những mặt còn hạn chế của công tác phát triển VTL, xây dựng nguồn lực

thông tin ngày càng phong phú và đa dạng, để đưa Viện ngày càng phát triển

hơn, góp phần đắc lực trong công tác phát triển của Đất nước.

7. Cấu trúc của Khóa luận

Cấu trúc của Khóa luận ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu

tham khảo, phần nội dung của Khóa luận được coi là trọng tâm gồm 3

chương:

Chương 1: Khái quát về Viện TT KHXH và công tác phát triển Vốn tài liệu

K50. Thông tin – Thư viện

11

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Chương 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Viện TT KHXH

Chương 3: Một số kiến nghị về giải pháp phát triển vốn tài liệu tại Viện TT

KHXH

NỘI DUNG

K50. Thông tin – Thư viện

12

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

CHƢƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI

VÀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU

1.1. Khái quát về Viện Thông tin Khoa học Xã hội

1.1.1. Lịch sử hình thành Viện TT KXXH và Thƣ viện KHXH

Ngày 6/2/1960 Thủ tướng Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã

ký quyết định thành lập Thư viện Khoa học Trung ương, đánh dấu sự ra đời

của thư viện khoa học đầu tiên ở nước ta.

Ngày 11/10/1965 Thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 165-

NQ/TVQH về việc chia Ủy ban Khoa học Nhà nước thành hai cơ quan: Ủy

ban Kỹ thuật Nhà nước và Viện KHXH, sau đổi tên thành Ủy ban KHXH Việt

Nam.

Tới năm 1968, Thư viện Khoa học Trung ương được tách thành hai thư

viện khoa học: Thư viện Khoa học và kỹ thuật Trung ương (thuộc Ủy ban

Khoa học Kỹ thuật Nhà nước), Thư viện Khoa học Xã hội (thuộc Ủy ban

Khoa học Xã hội Việt Nam).

Tháng 4/1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước đã bàn giao

toàn bộ VTL của Thư viện Học Viện Viễn Đông Bác cổ của Pháp tại Hà Nội

(Thư viện EFEO) và vốn sách KHXH đa ngữ được bổ sung từ những ngày

thành lập Thư viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện

KHXH.

Ngày 8/5/1975, thay mặt Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng Phạm Văn

Đồng đã ký quyết định số 93/CP ghi rõ: “Nay thành lập Viện TT KHXH trực

thuộc Ủy ban KHXH Việt Nam trên cở sở thống nhất Thư viện KHXH với

Ban TT KHXH Việt Nam của Ủy ban”.

Viện TT KHXH sau khi thành lập đã được tiếp thu vốn sách báo, tư liệu

khoa học về phương Đông mà Thư viện EFEO chuyển giao lại cho Việt Nam

K50. Thông tin – Thư viện

13

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

năm 1957. VTL này lại được tăng cường hàng năm qua các nguồn mua, trao

đổi và nhận tặng với các cơ quan tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.

Từ năm 1992 đến nay, Viện là một trong 4 trung tâm TT - TV trong

nước được Nhà nước đầu tư ngoại tệ lớn nhất để mua sách, báo tư liệu KHXH

nước ngoài.

Viện được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhất năm 1995

Năm 2002 Viện là thành viên của Hiệp hội Thư viện quốc tế IFLA

Trong Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/01/2004 của Chính phủ quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện KHXH Việt

Nam, Viện TT KHXH được xác định là 1/27 Viện nghiên cứu chuyên ngành.

Viện TT KHXH trực thuộc Ủy ban KHXH & NV Quốc gia (Đổi tên

thành Viện KHXH Việt Nam năm 2005). Viện KHXH Việt Nam gồm 27

Viện nghiên cứu chuyên ngành như: Viện Nghiên cứu con người, Viện Triết

học, Viện Lịch sử,… Các viện chuyên ngành hoạt động trong phạm vi Viện

KHXH Việt Nam tồn tại độc lập, phân tán, mỗi viện có phòng thông tin – tư

liệu – thư viện riêng.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH và Thƣ viện KHXH

1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH

* Chức năng

Ngay từ ngày đầu thành lập, Viện TT KHXH đã được Đảng và Nhà

nước giao cho chức năng “nghiên cứu, thông báo, cung cấp tin tức và tư

liệu về khoa học xã hội cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức

quần chúng có trách nhiệm đối với công tác khoa học xã hội” (QĐ số

93/CP ngày 08/5/1975).

Tháng 4 năm 2005, theo Quyết định số 352/2005/QĐ-KHXH ngày 25

tháng 4 năm 2005 của Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam, chức năng của Viện

một lần nữa được khẳng định là:

K50. Thông tin – Thư viện

14

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Thông tin khoa học cho các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan

hoạch định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đào tạo, các doanh nghiệp...

về những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới, khu vực và Việt

Nam, về khoa học xã hội thế giới và Việt Nam.

- Bảo tồn, khai thác và phát huy di sản truyền thống Thư viện KHXH. Xây

dựng và phát triển Thư viện là Thư viện Quốc gia về KHXH.

- Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực TT -

TV trong toàn Viện Khoa KHXH Việt Nam.

- Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực TT – TV KHXH.

* Nhiệm vụ

Chủ nhiệm Uỷ ban KHXH Việt Nam tại Quyết định số 54/KHXH-QĐ

ngày 24/3/1976 về tổ chức hệ thống thông tin tại Uỷ ban, quy định: “Viện TT

KHXH laì cơ quan khoa học phụ trách công tác thư viện, tư liệu và thông

tin của Ủy ban KHXH”, có nhiệm vụ:

- Bổ sung và thống nhất quản lý vốn sách báo tư liệu trong phạm vi Uỷ

ban.

- Bổ sung và hoàn thiện hệ thống phiếu tra cứu sách báo tư liệu trong

thư viện của Uỷ ban.

- Dịch và quản lý việc dịch tài liệu khoa học từ tiếng nước ngoài ra

tiếng Việt trong phạm vi Uỷ ban, phối hợp với các cơ quan khác trong việc tổ

chức dịch và sử dụng tài liệu dịch.

- Tổ chức việc cho mượn sách báo tư liệu.

- Thông báo kịp thời và chính xác những thành tựu mới, những vấn đề

mới của các ngành KHXH trong và ngoài nước cho cán bộ và cơ quan có

trách nhiệm về KHXH, trước mắt nhằm vào những vấn đề có liên quan trực

tiếp đến cách mạng xã hội chủ nghĩa và xây dựng xã hội xã hội chủ nghĩa ở

nước ta.

K50. Thông tin – Thư viện

15

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Cùng với thủ trưởng các Viện và Ban nghiên cứu khoa học xây dựng

hệ thống thư viện, tư liệu và TT KHXH trong toàn Uỷ ban, chỉ đạo về nghiệp

vụ đối với hệ thống đó.

Nghiên cứu thông tin học, thư viện học và thư mục học nhằm cải tiến

và hoàn thiện không ngừng các công tác đó.

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thông tin tư liệu, thư viện trong toàn Uỷ

ban.

- Xây dựng cơ sở vật chất - kỹ thuật cho công tác thông tin tư liệu, thư

viện trong toàn Uỷ ban.

- Thực hiện việc hợp tác quốc tế về thông tin và thư viện khoa học xã

hội trong phạm vi những hiệp định mà Uỷ ban Khoa học xã hội đã ký kết.

(Điều 1, Quyết định số 54/KHXH - QĐ). [15,40]

1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Thƣ viện KHXH

* Chức năng, nhiệm vụ

Thư viện KHXH hoạt động trong khuôn khổ Viện TT KHXH. Tại

Quyết định số 1889/KHXH-TC ngày 24/12/1994 xác định Thư viện KHXH

gồm các phòng:

- Phòng bổ sung - Trao đổi

- Phòng phân loại - Biên mục

- Phòng Bảo quản

- Phòng Công tác bạn đọc

- Phòng Báo - Tạp chí

- Phòng Nghiệp vụ Thư viện

- Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu (CSDL) - Thư mục.

Quyết định cũng khẳng định rõ hoạt động của Thư viện được gắn bởi

hoạt động thông tin khoa học, trong khuôn khổ Viện TT KHXH, “có chức

năng nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo và cung cấp tin, tư liệu KHXH

& NV trong và ngoài nước cho các cơ quan nghiên cứu khoa học, các cơ sở

K50. Thông tin – Thư viện

16

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

và cá nhân có nhu cầu”. Vì vậy Thư viện KHXH có nhiệm vụ nằm trong

nhiệm vụ chung của Viện TT KHXH.

* Hoạt động

Thư viện KHXH có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động thường xuyên

sau:

- Tiếp tục nhận TT KHXH, kể cả các dạng điện tử và khai thác trực

tuyến (online). Ngoài việc đặt mua và trao đổi (cần chi phí mua và gửi/nhận)

thì nhận biếu, tặng cũng cần có chi phí (Dự kiến 3.000 tên sách/năm, 20.000

đơn vị báo – tạp chí/năm).

- Tổ chức và xử lý sơ bộ:

+ Phân loại và biên mục sách và nhập vào CSDL, kể cả việc cập

nhật CSDL để người dùng tin có thể tiếp cận thông tin nhanh

nhất.

+ Tích hợp với CSDL sách nhập về Viện KHXH.

+ Cập nhật CSDL báo – tạp chí.

+ Xây dựng CSDL chuyên đề.

- Phục vụ bạn đọc:

+ Phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ (phòng đọc chung).

+ Phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ (phòng đọc riêng cho chuyên

gia, lãnh đạo cấp cao).

+ Tổ chức phục vụ các đối tượng chuyên biệt (lãnh đạo Đảng và

Nhà nước theo yêu cầu).

+ Tổ chức thư viện mở (cho các chuyên đề đang thu hút giới

nghiên cứu KHXH & NV)

- Giới thiệu sản phẩm của Viện:

+ Tổ chức giới thiệu sách mới.

+ Giới thiệu các sản phẩm trên trang web của Viện.

K50. Thông tin – Thư viện

17

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Tìm hiểu nhu cầu tin để đánh giá hoạt động, thông qua:

+ Hội nghị bạn đọc hàng năm.

+ Tìm hiểu trên trang web của Viện.

- Bảo quản vốn tài liệu:

+ Vệ sinh kho thường xuyên.

+ Đóng sách, báo thường xuyên.

+ Bồi vá các tài liệu quý hiếm.

+ Sắp xếp, dồn kho (khi chưa có trụ sở mới).

+ Số hóa tài liệu (kể cả hồi cố)

- Các hoạt động nghiệp vụ:

+ Tập huấn chuẩn để có thể chia sẻ nguồn lực trong Viện KHXH

Việt Nam

+ Hội thảo đổi mới và thống nhất hoạt động nghiệp vụ để hội

nhập với các thư viện trong nước và thế giới.

+ Bảo trì các hoạt động tin học hóa: cập nhật, tích hợp để vốn tài

liệu của Thư viện đến với người dùng tin thông qua các sản phẩm

khai thác tại chỗ hoặc qua trang web của Viện.

+ Tham dự hội nghị, hội thảo chuyên ngành trong nước.

- Hoạt động quốc tế:

+ Tổ chức đoàn để: trình bày báo cáo khoa học tại hội nghị, hội

thảo chuyên ngành quốc tế, Hội nghị IFLA, CONSAL, tham

quan thư viện nước ngoài.

+ Tổ chức các đoàn đón các chuyên gia thư viện nước ngoài đến

trình bày, trao đổi nghiệp vụ.[16, 50-51]

1.1.3. Thực trạng hoạt động Viện TT KHXH

K50. Thông tin – Thư viện

18

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức

Quyết định Số 352/2005/QĐ-KHXH ban hành ngày 25/4/2005 của Chủ

tịch Viện KHXH Việt Nam đã nêu:

Viện TTn KHXH là cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng, Viện

trưởng là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động

của Viện trước Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam.

Hiện nay, Viện có 98 cán bộ viên chức lao động hợp đồng và chính

thức. Trong đó, số biên chế chính thức là 87 người, hợp đồng lao động là 11

người, làm việc tại 20 phòng công tác của Viện. Đội ngũ cán bộ hiện tại là cán

bộ trẻ, đuổi đời dưới 55 là 91 người, trên 55 là 7 người. Trong đó, có 3 phó

giáo sư, 7 tiến sĩ, 11 thạc sĩ và 61 cử nhân.

Cơ cấu của Viện gồm 20 phòng ban chia hoạt động thành thành 2 khối

phòng chính: Khối Thông tin và khối Thư viện. Cụ thể như sau:

* Các phòng Thông tin khoa học

1. Phòng Thông tin Chính trị và những vấn đề chiến lược phát triển

2. Phòng Thông tin Triết học – Xã hội học

3. Phòng Thông tin các KHoa học ngữ văn

4. Phòng Thông tin các Khoa học lịch sử

5. Phòng Thông tin Xã hôi và con người

6. Phòng Thông tin Kinh tế - Luật

7. Phòng Thông tin các Khoa học chiến lược

* Thư viện Khoa học xã hội

1. Phòng Nghiệp vụ thư viện

2. Phòng Bổ sung - Trao đổi

3. Phòng Phân loại - Biên mục

4. Phòng Bảo quản

5. Phòng Công tác bạn đọc

K50. Thông tin – Thư viện

19

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

6. Phòng Báo - Tạp chí

7. Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu - Thư mục

* Các phòng nghiệp vụ Thông tin - Thư viện

1. Phòng Tin học hoá

2. Phòng Phổ biến tin

3. Phòng In

* Tòa soạn Tạp chí “Thông tin Khoa học xã hội”

1. Phòng Biên tập - Trị sự

* Các phòng sự nghiệp

1. Phòng Quản lý hoạt động Thông tin và Thư viện (QL HĐ TT-TV)

2. Phòng Hành chính

( Chú thích từ viết tắt xuất hiện trong sơ đồ: TT: Thông tin, KH: Khoa

học)

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện TT KHXH

K50. Thông tin – Thư viện

20

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

VIỆN TRƯỞNG Hồ Sỹ Quý

VIỆN PHÓ Đặng Thị Thanh Hà Hà

PHÕNG Biên tập-Trị sự

PHÕNG QL HĐ TT-TV

PHÕNG Tin học hoá

PHÕNG Nghiệp vụ thƣ viện

PHÕNG Hành chính

PHÕNG Bổ sung - Trao đổi

PHÕNG Phổ biến tin

PHÕNG Phân loại - Biên mục

PHÕNG TT các KH Ngữ văn

PHÕNG In

PHÕNG CSDL - Thƣ mục mục

PHÕNG TT các KH lịch sử

PHÕNG Bảo quản

PHÕNG TT Xã hội và Con ngƣời

PHÕNG Báo - Tạp chí mục

VIỆN PHÓ Nguyễn Văn Dân PHÕNG TT Chính trị PHÕNG TT Kinh tế PHÕNG TT Kinh tế - Luật

PHÕNG Công tác bạn đọc

PHÕNG TT các KH chiến lƣợc

1.1.3.2. Hoạt động Viện Thông tin Khoa học Xã hội

K50. Thông tin – Thư viện

21

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Viện TT KHXH là cơ quan tiếp nhận, bảo quản và phục vụ vốn sách

báo, tư liệu khoa học về phương Đông mà thư viện Viễn Đông Bác Cổ của

Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957

Năm 1978 ra Tập san Thông tin KHXH, chuyển thành Tạp chí TT

KHXH từ năm 1979

Tập san chuyên ngành được xuất bản từ 1977 đến cuối năm 1988 mang

tên gọi chung là “Cái mới trong KHXH”

Tin nhanh (Tài liệu phục vụ nghiên cứu-Viết tắt là TN): xuất bản từ

giữa năm 1990

Tin tham khảo đặc biệt (Viết tắt là TĐB): được phát hành từ 6/1993

Năm 1979 là cơ quan đại diện quốc gia - thành viên của Hệ Thống TTn

KHXH Quốc tế (MISON) và Mạng TT KHXH Hòa bình Châu Á (APINESS:

Asia-Pacific Information Network in Social Science)

Viện có quan hệ chính thức với hơn 80 trung tâm thông tin và thư viện

lớn của trên 30 nước trên thế giới

Năm 1992 Viện bắt đầu tiến hành công tác tin học hóa các hoạt động

thông tin – thư viện.

* Bộ máy tra cứu

Trước đây, Việc tiếp cận các sản phẩm của Thư viện phải khai thác tại

chỗ và thông qua các tủ mục lục truyền thống. Nhưng hiện nay, với sự thay

đổi phương tiện tra cứu thông tin việc tra cứu ngoài các tủ phiếu mục lục còn

qua các CSDL trên phần mềm CDS/ISIS (version 1.4) vận hành trên mạng

LAN của Viện.

* Hệ thống các ấn phẩm TT KHXH

- Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội (ra 12 số/năm)

- Thông tin chuyên đề KHXH (ra hàng năm)

K50. Thông tin – Thư viện

22

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Tài liệu phục vụ nghiên cứu (ra 100-120 số/năm)

- Thư mục thông báo sách mới nhập (xuất bản 12 số/năm)

* Dịch vụ thông tin

- Cung cấp các ấn phẩm thông tin

- Cung cấp bản sao tài liệu gốc từ kho thư viện

- Tra cứu và tìm kiếm thông tin trong các cơ sở dữ liệu

- Phục vụ thông tin theo yêu cầu: Cung cấp các bản thông tin thư mục

có tóm tắt nội dung tài liệu theo các chủ đề độc giả yêu cầu; thực hiện các yêu

cầu về tổng thuật, lược thuật và dịch thuật

- Cung cấp và bao gói các CSDL thư mục theo chuyên đề

- Tư vấn, chuyển giao, đào tạo sử dụng phần mềm CDS/ISIS cho công

tác TT – TV.

1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của Vốn tài liệu

“Viện TT KHXH thực sự là một địa chỉ văn hóa – lịch sử đáng tin cậy

của giới nghiên cứu. Tài nguyên thông tin được lưu giữ ở Viện đã giúp ích

cho nhiều đọc giả trong và nước ngoài” (Như ý kiến đánh giá một số học giả:

GS. Phan Huy Lê, GS. Phan Đăng Nhật…).

Trong suốt gần 35 năm hình thành và phát triển, trên cơ sở VTL nhận

từ Thư viện EFEO cho đến nay Viện TT KHXH luôn không ngừng phát huy

danh hiệu là Thư viện đứng đầu cả nước về lĩnh vực KHXH & NV. Bên cạnh

việc bảo tồn, duy trì vốn tài liệu cổ Viện còn không ngừng xây dựng và phát

triển VTL của mình để có thể ngày càng đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của

người dùng tin. Đến với Viện người dùng tin không chỉ tìm thấy những tài

liệu cổ, giá trị cao, có những tài liệu đã xuất bản lần đầu tiên hàng trăm năm,

mà còn tìm thấy những tài liệu mới nhất phản ánh các thành tựu KHXH & NV

trong nước và thế giới với nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Với VTL phong phú và đa dạng của mình, Viện TT KHXH đã đóng

góp một phần rất quan trọng vào việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu,

K50. Thông tin – Thư viện

23

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

giảng dạy, học tập của các nhà lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các nhà nghiên

cứu, các giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên, học viên, góp phần gián tiếp

tạo ra các tăng trưởng kinh tế - xã hội của đất nước trong quá trình công

nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay

1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Viện Thông tin KHXH

1.1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHXH

Nhu cầu tin là nhu cầu về thông tin và tài liệu của người dùng tin. Dựa

trên nhu cầu tin cơ quan thông tin tìm ra những biện pháp cụ thể phù hợp để

cung cấp thông tin thích hợp cho họ. TT KHXH làm cơ sở lý luận cho đường

lối và chiến lược phát triển của mỗi quốc gia. Do đó, nhu cầu thông tin về

KHXH hiện đại càng trở nên cấp bách và có những đặc điểm sau:

- Tính định hướng vĩ mô xác định rõ nét trên cơ sở các chủ trương của

Đảng và Nhà nước ta trong kế hoạch xây dựng và phát triển kinh tế xã hội nói

chung và phát triển KHXH & NV nói riêng.

- Tính tổng hợp, đa dạng và liên ngành được hối thúc và quy định do

nhu cầu gắn kết ngày một tăng giữa các ngành khoa học và xu thế xuất hiện

vầ phát triển các ngành KHXH tại phần giao nhau giữa các ngành khoa học,

ngoài nhu cầu nắm bắt thông tin chuyên ngành của họ, còn cần phải nắm bắt

được thông tin mang tính chất tổng hợp và liên ngành hữu quan.

1.2.5.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin

Thư viện KHXH là cơ sở cung cấp tài liệu nghiên cứu khoa học về

KHXH & NV lớn nhất không chỉ cho các cơ quan của Viện KHXH Việt Nam

mà còn phục vụ nhu cầu về tài liệu khoa học cho các nhà quản lý, nhà nghiên

cứu, các giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên các trường đại học

(trong và ngoài nước). Hiện nay người dùng tin của Viện được chia làm 3

nhóm chính:

a) Cán bộ cấp cao thuộc các cơ quan lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc, cán

bộ quản lý cấp ngành

K50. Thông tin – Thư viện

24

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Là cán bộ lãnh đạo từ Trung ương đến các tỉnh thành trong cả nước, vì

vậy họ phải chịu trách nhiệm về hoạt động của cơ quan mà họ quản lý. Họ là

người quyết định hoặc chuẩn bị ra quyết định ở các cấp khác nhau. Nhóm

người dùng tin này chiếm tỷ lệ không lớn nhưng đặc biệt quan trọng vì họ là

những người có nhiệm vụ xây dựng đường lối, chính sách, chủ trương của

Đảng và Nhà nước, của các Bộ, các ngành để có thể đưa ra được những quyết

đúng đắn. Bên cạnh công tác quản lý, có thể người dùng tin nhóm này làm

công tác nghiên cứu khoa học, phụ trách các đề tài khoa học từ cấp Viện đến

cấp Nhà nước.

Nhu cầu tin của nhóm có đặc điểm như sau:

 Thông tin phải mang tính định hướng chính trị cao rõ ràng

 Đảm bảo tính kịp thời khách quan

 Chiều thời gian của thông tin phải có chiều quá khứ, hiện tại và tương

lai.

 Họ ít thời gian để đọc tài liệu gốc tại Viện

 Thông tin được cung cấp thông qua đơn đặt hàng với Viện

b) Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, nhà văn, nhà báo

Đây là nhóm người dùng tin đa dạng nhất, năng động nhất, hầu hết đều

có trình độ đại học trở lên. Do công việc, người dùng tin tự chủ động nghiên

cứu tìm tòi trong khối lượng thông tin đồ sộ của Viện TT KHXH để rút ra

những thông tin cần thiết cho mình. Ở nhóm người này có người dùng tin là

người nước ngoài, đa phần họ là những nghiên cứu sinh hoặc các nhà nghiên

cứu KHXH&NV. Chủ đề thường xuyên được quan tâm, nghiên cứu là về lịch

sử, kinh tế.

Nhu cầu tin của họ có những đặc điểm sau:

 Thông tin chuyên ngành sâu và mang tính mới trong khoa học.

 Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học của một lĩnh vực

chuyên môn hẹp.

K50. Thông tin – Thư viện

25

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

 Thông tin tư liệu để nghiên cứu một đề tài khoa học cụ thể, các phương

pháp mới các luận điểm mới của khoa học, thông tin mới về tình hình

kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới.

 Thông tin dự báo về những vấn đề mang tính toàn cầu

 Thông tin về hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài nước thuộc các

lĩnh vực KHXH&NV

c) Học viên cao học và sinh viên năm cuối của các trƣờng đại học và cao

đẳng chuyên ngành KHXH

- Nhóm người dùng tin này có số lượng lớn nhất ở Viện (chiếm khoảng

80%). Từ năm 2004 đến năm 2008 có 3087 bạn đọc là sinh viên, học viên cao

đẳng đăng ký là người dùng tin tại Viện. Nhóm người dùng tin này trẻ nhất

Viện và cũng thường xuyên sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại

Viện, đặc biệt là những sản phẩm dịch vụ thông tin hiện đại do họ có kỹ năng

tin học cơ bản tương đối tốt.

Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm:

 Nhu cầu tin của nhóm này rất đa dạng và phong phú và tính chất

chuyên ngành đào tạo về KHXH của các trường đại học.

 Họ sử dụng nhiều loại hình tài liệu.

 Các loại hình tài liệu họ thường sử dụng bao gồm: Luận văn, luận án,

báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học… phục vụ cho quá trình học tập

nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp.

1.2. Công tác phát triển vốn tài liệu

1.2.1. Vốn tài liệu

Khái niệm VTL đã xuất hiện cùng với sự ra đời của các thư viện đầu

tiên trên thế giới, khoảng vào thiên niên kỉ thứ ba trước công nguyên ở vùng

Lưỡng Hà. Đến thế kỷ 20 khái niệm về vốn tài liệu mới hình thành: “VTL là

tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác trong thư viện,

K50. Thông tin – Thư viện

26

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

tạo điều kiện cho việc sử dụng của độc giả” (E.I. Samurin – Chuyên gia thư

viện Xô Viết)

Cuối những năm 70, với sự bùng nổ thông tin, VTL được “Từ điển

thuật ngữ tiếng Việt” định nghĩa như sau: “VTL là bộ sưu tập các xuất bản

phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư

viện, được sử dụng có tính xã hội, được giới thiệu bởi nhiều phương diện, với

sự giúp đỡ của hệ thống mục lục”. Trong “Cẩm nang nghề thư viện” có viết:

“VTL là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình

và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho ngành học của chính thư

viện hoặc của các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra

cứu, cũng để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được độc giả quan tâm”.

Trong Pháp lện Thư viện, tại mục 3, điều 2 đã nêu: “VTL là những tài liệu

được sưu tầm, tập hợp theo chủ đề, nội dung nhất định được xử lý theo quy

tắc, quá trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức người đọc đạt hiệu

quả cao và được bảo quản”.

Vậy có thể nói rằng, VTL là tài sản của mỗi cơ quan TT - TV, là một

trong những thành tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng hoạt động

của thư viện đó. Thư viện muốn phát triển được phải có một nguồn tài liệu

phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình và đặc biệt phải có nội dung phù

hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm của thư viện.

1.2.2. Vai trò của vốn tài liệu

Sự phát triển khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin cùng

với sự gia tăng không ngừng của người làm nghiên cứu khoa học đã dẫn tới

hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Người ta ước tính 1/3 thời gian làm việc của

các nhà nghiên cứu phải dành cho việc tìm hiểu và tìm kiếm thông tin cho các

công trình nghiên cứu mới. Tuy nhiên, việc khai thác thông tin trong những

dòng thông tin khổng lồ như ngày nay là rất khó khăn. Càng ngày khoảng thời

gian từ lúc xuất hiện các ý tưởng khoa học, phát minh đến lúc áp dụng rộng

rãi vào sản xuất không ngừng rút ngắn lại, thời gian để xét lại các quan điểm

K50. Thông tin – Thư viện

27

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

khoa học xuất hiện trước ngày càng giảm đi. Nhưng ngành khoa học mới ra

đời không thể bỏ qua ngành khoa học cũ, điều đó nói lên rằng muốn đến với

khoa học chỉ còn một con đường là học cách nắm bắt thông tin đang thay đổi

nhanh chóng. Để có thể lưu giữ được thông tin như vậy đó là nhờ sự ra đời

của tài liệu.

Ngày nay thông tin có thể được ghi lại bởi nhiều tài liệu với nhiều hình

thức đa dạng: Sách, báo , tạp chí, thư từ, báo cáo, phim, ảnh, băng từ, đĩa từ,

băng hình, CD-ROM …

VTL với vai trò vô cùng quan trọng của mình đặt ra vai trò to lớn của

các cơ quan lưu trữ, phổ biến tin, các trung tâm TT - TV trong vấn đề phải

làm sao phát triển nguồn tin – VTL. Vậy để có một nguồn tin mạnh, đáp ứng

được nhu cầu người dùng tin thời đại thì công tác phát triển VTL đóng vai trò

hết sức quan trọng.

1.2.3. Các hình thức phát triển vốn tài liệu

VTL là một trong bốn bộ phận cấu thành thư viện và trong bốn bộ phận

đó VTL có vị trí rất quan trọng. VTL là tiền đề, là điều kiện tiên quyết cho sự

xuất hiện thư viện, muốn xây dựng thư viện công việc đầu tiên phải có được

là một khối lượng tài liệu nhất định, đó là cơ sở quan trọng đảm bảo cho thư

viện bắt đầu mở cửa phục vụ độc giả. Vì thế, vai trò của VTL trong thư viện

được thể hiện là cơ sở vận hành thư viện, không có vốn tài liệu thư viện

không thể hoạt động được. Chính vì vậy, công tác bổ sung phát triển VTL là

một công việc vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một thư viện nào.

“Công tác bổ sung là bổ sung VTL trong quá trình sưu tầm, nghiên cứu

và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực

tiễn nghệ thuật cao để đáp ứng các nhu cầu đọc và thông tin của người dùng

chính thư viện và của xã hội.” [7,121].

Bổ sung tài liệu là vấn đề vô cùng quan trọng trong mỗi thư viện. Nó

quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt động thư viện. Công việc

này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển VTL của mỗi

K50. Thông tin – Thư viện

28

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

thư viện. Bổ sung tài liệu có ba hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại

và bổ sung hoàn bị - hồi cố.

- Bổ sung khởi đầu: Là quá trình xây dựng VTL hạt nhân ban đầu khi

thư viện mới được thành lập. Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tối thiểu

bắt buộc của những tài liệu có giá trị nhất về khoa học, nghệ thuật đáp ứng

đúng quan điểm của Đảng và Nhà nước, phù hợp với đặc điểm của thư viện và

đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Đây là vốn tài liệu đặc biệt quan trọng với thư

viện cùng tồn tại và phát triển với thư viện.

Để bổ sung khởi đầu tốt cần xác định chính xác loại hình tính chất thư

viện, tính chất mục tiêu mà thư viện phục vụ, thành phần và nhu cầu hứng thú

của người dùng tin hiện tại và tiềm tàng.

- Bổ sung hiện tại: Là bổ sung thường xuyên những xuất bản phẩm

trong suốt quá trình hoạt động của thư viện. Đối tượng bổ sung hiện tại là

những tài liệu xuất bản trong năm hiện tại và một vài năm trước đó hiện còn

bán trên thị trường. Đây là hình thức bổ sung giữ vai trò quan trọng nhất. Nếu

tiến hành bổ sung hiện tại tốt sẽ đảm bảo cho VTL của thư viện phản ánh

được những chuyển biến mới nhất của xã hội.

Để bổ sung hiện tai đạt hiệu quả cần bổ sung những tài liệuphuf hợp với

đặc điểm, tính chất và đối tượng của thư viện. Đặc biệt thư viện phải bổ sung

kịp thời để không tạo ra các lỗ hổng trong VTL để kịp thời phục vụ được các

nhiệm vụ của thư viện và tránh được hiện tượng một số tài liệu nhất định bị

mất giá trị nếu không bổ sung kịp thời.

- Bổ sung hoàn bị - hồi cố: Là bổ sung những tài liệu thư viện cần nhưng còn

thiếu hoặc bị bỏ xót (trong quá trình bổ sung những tài liệu hạt nhân) hoặc các

tài liệu đã được bổ sung trước đây nhưng đã bị hỏng, rách, nát hoặc mất mát.

Để bổ sung hoàn bị tốt cần nghiên cứu lựa chọn lần hai, lựa chọn lần

hai là nghiên cứu VTL đã có và làm cho nó phù hợp với mục đích, đối tượng

phục vụ của thư viện. Lựa chọn lần hai mang lại lợi ích là trên cơ sở nghiên

cứu VTL thư viện đưa ra được những quyết định về việc tăng cường việc luân

K50. Thông tin – Thư viện

29

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

chuyển tài liệu ít được sử dụng nhưng vẫn còn giá trị và giải phóng khỏi kho

những tài liệu không còn phù hợp.

1.2.4. Nguyên tắc phát triển vốn tài liệu

Trong qua trình bổ sung VTL, thư viện phải đảm bảo thực hiện đúng

theo các nguyên tắc sau:

- Tính Đảng: Là nguyên tắc đầu tiên cũng là nguyên tắc chỉ đạo trong

công tác bổ sung VTL của các thư viện Việt Nam. Nguyên tắc tính Đảng đòi

hỏi các thư viện phải lựa chọn, đưa vào VTL của mình những tài liệu phù hợp

với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam.

Để đạt được tính Đảng trong công tác bổ sung người làm công tác bổ

sung cần làm những việc sau:

+ Bổ sung các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mac – Lênin

+ Bổ sung các văn kiện của Đảng và Nhà nước.

+ Bổ sung các tác phẩm của các nhà hoạt động chính trị của Việt Nam.

+ Bổ sung sách, báo khoa học kỹ thuật phản ánh những thành tựu mới

nhất của khoa học trong nước và nước ngoài.

- Tính khoa học: Đòi hỏi người cán bộ khi thực hiện công tác bổ sung

phải dựa trên cơ sở luận chứng khoa học, mỗi biện pháp trong những điều

kiện tối ưu và phái tính đến điều kiện khách quan và chủ quan.

Tính khoa học trong công tác bổ sung thể hiện ở các điểm chính sau:

+ Cán bộ bổ sung cần lựa chọn kĩ tài liệu nhập vào thư viện đảm bao

cho VTL có khả năng cung cấp những thông tin có tính giá trị về các lĩnh vực

để việc lựa chọn được chính xác cần có sự trợ giúp của các nhà khoa học và

chuyên gia.

+ Nghiên cứu phương pháp phát triển VTL cho phù hợp với những thây

đổi của dòng tài liệu, cũng như nhu cầu thông tin.

+ Kế hoạch hóa công tác phát triển VTL, cần xây dựng kế hoạch ngắn

hạn, kế hoạch dài hạn, đảm bảo VTL tăng trưởng nhịp nhàng.

K50. Thông tin – Thư viện

30

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

+ Phân công lao động hợp lý, ứng dụng khoa học tiến tiến trong sự lựa

chọn và sử dụng tài liệu.

- Bổ sung cần căn cứ vào những đặc điểm, tính chất cảu từng thư viện,

mỗi thư viện được xây dựng với mục đích và phục vụ cho những yêu cầu cụ

thể của từng ngành, từng vùng, từng địa phương, đồng thời VTL của từng thư

viện cũng phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ của

mình.

Bên cạnh, những nguyên tắc cơ bản trên, VTL phải đảm bảo được phát

triển theo ngyên tắc phối hợp bổ sung, đảm bảo tính hiệu quả, đảm bảo tính

đầy đủ của VTL khi bổ sung. Để bổ sung cho tốt các thư viện cần xây dựng

chính sách bổ sung cho mình.

1.2.5. Các nguồn bổ sung

Bổ sung VTL có thể từ nhiều nguồn khác nhau, tùy theo đặc điểm, loại

hình của thư viện. Hiện nay, các thư viện có các nguồn bổ sung chủ yếu sau:

- Nguồn mua: Các thư viện đặt mua ở các nhà xuất bản hoặc tựminhf

đến các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách mua. Đến trực tiếp mua ở các

nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách là rất có lợi cho các thư viện gần trung

tâm xuất bản, phát hành sách lớn và cho các thư viện cùng lúc bổ sung nhiều

tài liệu

- Nhận lưu chiểu: Phải được các văn bản pháp quy của Nhà nước quyết

định. Chỉ thi một số thư viện có quyền hạn nhận lưu chiểu.

- Trao đổi trong nước và quốc tế: Các thư viện thỏa thuận vói nhau

những sách về hệ đề tài cần trao đổi và nguyên tắc cần trao đổi. Việc trao đổi

sách quốc tế ở Việt Nam do pháp luật quy định.

- Quyên góp: Dành cho các thư viện mơi sthanhf lập và thư viện xã.

- Biếu, tặng: do các thư viện, tổ chức, cá nhân tặng cho các thư viện.

- Sao chụp tài liệu: Đây là hình thức bổ sung sách có thể áp dụng đến

tài liệu quý hiếm.

K50. Thông tin – Thư viện

31

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

CHƢƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU

K50. Thông tin – Thư viện

32

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI

2.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu và chính sách bổ sung

2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu

VTL phong phú và đa dạng của Viện hiện nay là kết quả của quá trình

xây dựng và phát triển lâu dài từ khi Viện thành lập cho đến nay. Quá trình đó

có thể được chia thành các giai đoạn sau:

* Giai đoạn năm 1960 – 1966

Năm 1959 Thư viện EFEO chuyển giao cho Ủy ban Khoa học Nhà

nước quản lý. Trong giai đoạn này Thư viện Tổng hợp đã xây dựng được

phương hướng bổ sung và diện bổ sung nguồn sách báo: khoa học tự nhiên,

khoa học kỹ thuật, KHXH & NV, xác định ưu tiên các loại sách báo khoa học

cho công tác nghiên cứu khoa học non trẻ của nước ta; lập danh mục các đơn

vị có thể mua và trao đổi lâu dài.

Thư viện đã xây dựng được các kho sách mới (không bao gồm các tài

liệu của Thư viện EFEO) như: kho sách tiếng Nga, kho sách chữ Latinh, kho

sách Trung Quốc, kho báo và tạp chí; kho dự trữ. Trong đó:

- Sách khoa học tự nhiên – kỹ thuật: 250.000 bản;

- Sách KHXH: 11.000 bản;

- Tạp chí khoa học: 5.000 tên.

Các loại tài liệu chủ yếu là ngoại ngữ với tỷ lệ 97%, nhiều nhất là tài

liệu tiếng Nga và tiếng Trung.

* Giai đoạn từ năm 1967 – 1975

Từ năm 1967 Thư viện KHXH bắt đầu quản lý kho sách của Thư viện

EFEO để lại.

Tháng 4 năm 1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước ban giao

toàn bộ vốn sách báo KHXH đa ngữ được bổ sung từ ngày đầu thành lập Thư

viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện KHXH.

K50. Thông tin – Thư viện

33

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Năm 1974 Viện tiến hành kiểm tổng kiểm kê định kỳ kho sách báo,

đồng thời sắp xếp và tổ chức lại các kho. Viện thanh lọc những tài liệu được

xem là cũ và không còn phù hợp với diện bổ sung.

Từ năm 1970 – 1975, Viện đã triển khai kế hoạch tổ chức kho dưc trữ

đa ngữ để cung cấp cho các thư viện miền Nam sau khi giải phóng và thống

nhất đất nước. Kho dữ trữ gồm hơn 10.000 cuốn sách và hàng nghìn số tạp chí

KHXH các loại. Năm 1976 số sách báo trên đã chuyển giao cho Thư viện

KHXH thuộc Viện KHXH tại Thành phố Hồ Chí Minh.

* Giai đoạn từ năm 1975 - 1985

Trong giai đoạn đầu thành lập, Thư viện KHXH tiếp nhận, bảo quản và

phục vụ vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đông mà thư viện Viễn

Đông Bác Cổ của Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho

Việt Nam năm 1957 là 36.000 tác phẩm bằng ngôn ngữ Châu Âu, hơn 1.000

bằng tiếng Việt; 2.000 bản đồ và hơn 70.000 ảnh; các văn bản viết tay gồm

33.000 bằng chữ Hán, 4.000 bằng chữ Nôm và 10.000 bẵng chữ Nhật; 25.000

bản văn khác; gần 9.000 bản Hương ước bằng chữ Việt và chữ Hán. Sách trao

đổi trong giai đoạn này chủ yếu bằng Tiếng Nga.

* Giai đoạn 1986 đến nay

Sau 10 xây dựng và trưởng thành với tên gọi Viện TT KHXH, Viện đã

có VTL phát triển ngày càng phong phú hơn, đa dạng. Trung bình từ năm

1986 mỗi năm Viện bổ sung thêm khoảng 2.000 tên sách và hơn 650 tên báo-

tạp tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Tuy nhiên sách ngoại văn chỉ tập trung ở 4

thứ tiếng Nga, Anh, Pháp, Trung chính vì thế mà chưa phản ánh một cách đầy

đủ tình hình KHXH trên thế giới trong các giai đoạn, đặc biệt trong thời gian

gần đây.

Từ cuối năm 1994, Viện đã thực hiện Dự án tổng kiểm kê và bảo quản

kho sách báo, tư liệu khoa học (kinh phí được cấp 6 tỷ VND), nhằm thống kê

lại đầy đủ các tài nguyên thông tin hiện có mặt và đang được lưu trữ, bảo

quản tại Viện.

K50. Thông tin – Thư viện

34

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Theo kết quả của đợt tổng kiểm kê trên (tháng 8/1998) thì VTL được

lưu giữ tại Viện hiện nay có:

- Hơn 300.000 cuốn sách

- Hơn 2.000 tên tạp chí tương đương với hơn 200.000 số

- Gần 500 tên báo tương ứng với hơn 400.000 số.

Trong năm 1998, Viện bắt đầu xây dựng CSDL SACHMOI cho toàn

Viện KHXH Việt Nam.

2.1.2. Chính sách bổ sung

Để xây dựng và phát triển nguồn lực TT KHXH đủ lớn về số lượng,

phong phú về chủng loại, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng

tin, việc xây dựng một chính sách bổ sung hợp lý là điều tối quan trọng.Chính

sách này là công cụ lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của người làm công

tác bổ sung – trao đổi. Một chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý là

cơ sở để bổ sung những nguồn tài liệu phù hợp, tránh được sự lựa chọn tài

liệu dựa trên tính chủ quan của người làm công tác bổ sung – trao đổi, tránh

được sự thiên lệch giữa các ngành khoa học cũng như tính nhất quán của vốn

tài liệu.

Từ nhận thức về tầm quan trọng đó của công tác phát triển VTL, Viện

TT KHXH đã có những nghiên cứu về chính sách phát triển nguồn lực, được

thể hiện qua những báo cáo khoa học và kiến nghị ở các hội nghị khoa học về

TT - TV cũng như trong thực tiễn của công tác bổ sung - trao đổi. Mong muốn

của cán bộ bổ sung ở Viện TT KHXH là có được một chính sách phát triển

nguồn lực thông tin được biên soạn công phu, bao quát được những yếu tố cơ

bản như: chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Viện cũng như của

công tác bổ sung; hướng bổ sung ưu tiên, mức độ bổ sung cho từng chủ đề,

chuyên ngành cụ thể; tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu; đảm bảo tính

nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn lực thông

tin, giảm bớt những ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu;

đảm bảo sự cân đối, hài hoà giữa các loại hình tư liệu, giúp quản lý ngân sách

K50. Thông tin – Thư viện

35

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

hiệu quả. Chính sách này sẽ là kim chỉ nam cho hoạt động của công tác bổ

sung.

Viện TT KHXH hiện nay chưa có một văn bản chính thức về chính

sách bổ sung. Tuy nhiên, tại Hội nghị “Công tác bổ sung tư liệu KHXH &

NV” diễn ra ngày 21/12/1996 (do Viện TT KHXH tổ chức), Viện TT KHXH

đã biên soạn một văn bản định hướng cho về diện bổ sung vốn tài liệu thống

nhất trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng người dùng tin

của đơn vị và đây được xem là một văn bản pháp quy về công tác bổ sung của

Viện. Văn bản có nội dung cơ bản sau:

* Diện bổ sung

 Diện đề tài bổ sung:

- Các văn kiện chủ yếu về đường lối, chính sách, nhiệm vụ và phương

hướng phát triển kinh tế - xã hội, khoa học và công nghệ của Đảng và Nhà

nước ta, cũng như các nước khác trên thế giới.

- Các tài liệu về KHXH & NV: Khoa học triết học, Xã hội học, Lịch sử

học, Khảo cổ học, Dân tộc học, Kinh tế học, Văn học, Ngôn ngữ, Luật học,

Văn học dân gian, Địa lý nhân văn, Khoa học về phụ nữ,…

- Tài liệu về KHXH & NV nghiên cứu về Việt Nam học, các nước

trong khu vực Đông Nam Á, các nước phát triển, các nước có quan hệ với

Việt Nam.

 Loại hình tài liệu

- Bổ sung các dạng tài liệu sách, báo, tạp chí, microfilm, microfiche,

băng hình, đĩa quang CD – ROM,… (Trong đó: Sách 34%; Báo, tạp chí 50%;

Tài liệu hiện đại 16%)

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ sung các tài liệu là các công trình

nghiên cứu của cá nhân, tập thể xuất bản dưới hình thức toàn tập, tuyển tập,

chuyên khảo, tạp chí tổng hợp hoặc chuyên ngành.

K50. Thông tin – Thư viện

36

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

+ Tài liệu phổ biến khoa học: Tài liệu khoa học trình bày kết quả

nghiên cứu; thành tựu khoa học và công nghệ mới nhất; lịch sử các ngành

khoa học …

+ Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển, chỉ thị, nghị quyết, luật…; Bách

khoa toàn thư tổng hợp, chuyên ngành. Các loại từ điển (ngôn ngữ, giải thích,

tổng hợp, chuyên ngành).; Các ấn phẩm thông tin (tổng thuật, lược thuật, tin

nhanh, tờ rời…).

 Ngôn ngữ

Tiếng Anh, Pháp, Nga, Việt, Trung Quốc, Nhật,…theo nhu cầu người

dùng tin mà bổ sung có chọn lọc. Đối với những tài liệu song ngữ: ưu tiên

ngôn ngữ gốc của tài liệu, hoặc tiếng Anh.

 Số lượng bản

- Tư liệu mua bằng ngoại tệ mạnh chỉ nhập một bản.

- Tư liệu tiếng Việt nhập hai bản.

- Từ điển ít nhất là mua một bản (có thể mua nhiều bản tùy thuộc vào

ngân sách và nhu cầu tra cứu).

- Báo, tạp chí chỉ bổ sung một bản ngay cả tạp chí dưới dạng vi hình.

- Tài liệu được tái bản nếu có sửa chửa, bổ sung và Viện chưa có tài

liệu của lần xuất bản nào, trước và sau đó.

 Trình độ tài liệu

Trình độ đại học trở lên, có nội dung khoa học phù hợp với diện đề tài

bổ sung. Bao gồm: các xuất bản phẩm ở Trung ương và địa phương (đối với

trong nước) các xuất bản phẩm của các nhà xuất bản lớn, nổi tiếng trên thế

giới (đối với ngoài nước).

 Cơ cấu vốn tài liệu

- Tư liệu nghiên cứu khoa học cơ bản về KHXH & NV: 50%

K50. Thông tin – Thư viện

37

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Tư liệu cho các đề tài thuộc các chương trình khoa học – công nghệ

cấp Nhà nước: 40%

- Tư liệu cứu cho các đề tài cấp Trung ương: 0,5%

- Tư liệu cho các khoa học liên ngành, khoa học Thông tin – Thư viện:

0,5%

 Phân phối kinh phí

Căn cứ vào vốn tài liệu và khả năng kinh phí hàng năm để quyết định

mức kinh phí cho việc bổ sung một cách hợp lý nhất.

* Nguồn bổ sung

- Coi trọng việc mua tài liệu qua nhà cung cấp Xunhasaba, Bưu điện,

các nhà xuất bản, các cơ quan xuất bản, các đại lý, cá nhân (nhất là đối với

việc bổ sung các tài liệu mang tính chất lưu trữ có từ năm 1954)…Đây là

nguồn bổ sung đảm bảo về lượng và chất lượng cho vốn tài liệu của Viện.

Ngoài ra còn đặt mua trực tiếp với các cửa hàng, các nhà xuất bản ở

nước ngoài trên cơ sở xem xét thị trường nào thuận lợi hơn.

- Đẩy mạnh việc trao đổi tài liệu khoa học với các cơ sở nước ngoài:

Cần tính đến hiệu quả của việc trao đổi với các cơ sở trao đổi, mở rộng trao

đổi với các nước trong khu vực Đông Nam Á. Chỉ trao đổi các trên cơ sở lựa

chọn các tài liệu khoa học giới thiệu trong “List of Books available for

exchange” (Danh mục tài liệu trao đổi)… Không chỉ bổ sung các tài liệu dạng

sách, báo, tạp chí mà cả CSDL, CD – ROM…làm tăng nhanh vốn tài liệu

khoa học hiện có. Hoàn thiện công tác trao đổi sách, báo của viện giới thiệu

các ấn phẩm về các KHXH & NV trong nước với các nhà khoa học trên thế

giới.

- Chú trọng nguồn tặng biếu: Viện xác định đây là một nguồn tư liệu

khá bị động, song nếu chủ động yêu cầu tư liệu theo số tiền viện trợ ấn định

thì chất lượng rất tốt. Củng cố các nguồn tư liệu nhận được từ các tổ chức:

UNESCO, Đại sứ quán Pháp, Öc ở Hà Nội, Hội đồng nghiên cứu Khoa học

K50. Thông tin – Thư viện

38

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Mỹ, các nguồn khác nhau của các tổ chức, các nhân muốn biếu tặng…để làm

tăng chất lượng và số lượng kho tư liệu.

* Kinh phí

- Chủ yếu dựa vào kinh phí Nhà nước phân bổ hàng năm để bổ sung tốt

các tư liệu “hạt nhân” đảm bảo nhu cầu nghiên cứu của người dùng tin.

- Tranh thủ nguồn kinh phí do các tổ chức quốc tế và các nước viện trợ

để đặt mua tư liệu. Chủ yếu tập trung một số Đại sứ quán, Tổ chức quốc tế ở

Việt Nam, cơ quan trong và ngoài nước.

- Trên cơ sở phối hợp bổ sung và cung cấp bản sao chụp, tập trung một

phần nhỏ kinh phí.

* Phối hợp bổ sung

Tăng cường phối hợp bổ sung với các cơ quan Thông tin – Thư viện

trong và ngoài nước. Đặc biệt, phối hợp bổ sung với các Viện thành viên

trong Viện KHXH Việt Nam nhằm tránh bổ sung trùng bản.

Tuy không phải là một văn bản chính thức về Chính sách bổ sung

nhưng kết quả mà Hội nghị đem lại đã gần sát với nội dung của một chính

sách bổ sung của một cơ quan TT - TV cần có. Các nội dung của Hội nghị đã

và đang là kim chỉ nam cho công tác phát triển vốn tài liệu của Viện. [16]

2.2. Hiện trạng vốn tài liệu

2.2.1. Loại hình tài liệu

Trong thông tin học “nguồn tin – tư liệu” là thuật ngữ quy ước để chỉ

tài liệu khoa học, là phương tiện truyền thông tin khoa học trong không gian

và thời gian. Về cách thức thể hiện thông tin người ta phân chia tài liệu thành:

Tài liệu dạng văn bản và tài liệu dạng không văn bản. Trong đó tài liệu dạng

văn bản là dạng tài liệu mà thông tin được trình bày dưới dạng một bài viết

mà người ta có thể đọc được. Nhưng hiện nay, các thông tin chủ yếu trình bày

dưới dạng không văn bản, đó là dạng tài liệu mà con người có thể nghe, nhìn,

như: các tài liệu dạng biểu đồ, bảng vẽ, sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ,… Khi chia

K50. Thông tin – Thư viện

39

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

theo mức độ xử lý nội dung thông tin, tài liệu có 3 dạng: nguồn tin cấp 1,

nguồn tin cấp 2 và nguồn tin cấp 3. Phân chia theo mức độ xử lý thông tin, có:

Tài liệu công bố và tài liệu không công bố. Nhìn chung loại hình của tài liệu

rất phong phú và đa dạng.

Với sự phát triển của Khoa học công nghệ, đã tạo ra cho ngành thư viện

những loại hình thông tin mới bên cạnh các tài liệu in truyền thống. Thư viện

phải nắm bắt được nhu cầu đó của thời đại, kịp thời bổ sung để có thể phục vụ

nhu cầu của người dùng tin.

Mỗi thư viện đều có số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nét

đặc trưng riêng. Về cơ bản VTL của tất cả các cơ quan TT - TV đều được cấu

thành bởi hai dạng tài liệu đó là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại.

Viện TT KHXH đã không ngừng cố gắng phát triển VTL của mình thật

đa dạng về loại hình. Hiện nay, Viện có những loại hình tài liệu sau:

 Tài liệu truyền thống

Đây là hình thức tài liệu chủ yếu của Viện hện nay. Do VTL này được

hình thành trên cơ sở kho tài liệu của Thư viện EFEO từ những năm 1957 nên

rất phong phú và đa dạng, bao gồm:

- Sách: Hiện tại Viện có khoảng 200.000 tên sách ứng với hơn 400.000

bản, gồm cả sách quốc ngữ và sách ngoại văn.

- Báo: khoảng 500 tên với gần 450.000 số, gồm cả quốc văn và ngoại

văn

- Tạp chí: hơn 2.000 tên ứng với hơn 200.000 số, gồm cả quốc văn và

ngoại văn

- Ảnh: khoảng hơn 12.000 tập với hơn 58.000 tấm và ảnh rời ảnh về

đường phố Hà Nội khoảng 600 tập

- Sách cổ: 13.211 bản thần tích thần sắc chép tay, chủ yếu viết bằng chữ

Hán Nôm, 5637 bản hương ước.

- Công báo: 6.746 tập

K50. Thông tin – Thư viện

40

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

 Tài liệu hiện đại

Hiện nay, cùng với việc bổ sung trao đổi nguồn tư liệu thông tin truyền

thống như sách, báo, tạp chí, các vật mang tin khác như băng hình, microfilm,

ảnh v.v…, Viện TT KHXH còn bổ sung, trao đổi những loại hình thông tin kỹ

thuật số như các cơ sở dữ liệu (CSDL) các loại như: CSDL dạng tóm tắt

(Abtracts), CSDL dạng toàn văn (full text), CSDL bảng tra (Index) dạng

offline (CD-ROM) và dạng online. Tuy nhiên, hình thức tài liệu này còn ít,

Viện đang cố gắng xây dựng VTL này ngày càng phong phú hơn nữa để đáp

ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của thời đại.. Tài liệu hiện đại ở Viện

gồm:

* Cơ sở dữ liệu, Viện hiện nay đã xây dựng được các CSDL sau:

- CSDL thư mục: tính đến tháng 3/2009, Viện đã hoàn thành được số

lượng các CSDL thể hiện ở bảng dưới đây.

STT TÊN CSDL THƢ MỤC SỐ LƢỢNG

1 Thần tích thần sắc 13.211

2 Hương ước 5.637

3 Sắc phong 4.211

4 Mục lục Tên báo – tạp chí 127.374

K50. Thông tin – Thư viện

41

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

5 Sách tra cứu 2.140

6 Bài tạp chí 95.034

7 CSDL ảnh 12.901

8 CSDL đường phố Hà Nội 638

9 Sách Viện KHXH Việt Nam từ 1998 744.449

10 Công báo 6.747

11 Sách Viện TT KHXH 6.362

Bảng thống kê 1: Số lượng các CSDL thư mục của Viện đã được hoàn

(tính đến tháng 3/2009)

Ngoài ra còn các CSDL khác (đang cập nhật dang dở và chưa đưa vào

phục vụ người dùng tin), như: Luận án, luận văn, tiến sĩ, Công báo, Sách tiếng

Nga, các CSDL chuyên đề...

- Các CSDL toàn văn: Viện đang xây dựng một số CSDL toàn văn dưới

dạng HTML, PDF:

+ CSDL toàn văn Tạp chí Thông tin KHXH

+ CSDL toàn văn các Sưu tập chuyên đề

+ CSDL toàn văn Báo cáo, Đề tài khoa học

+ CSDL số hóa một số sách của Thư viện EFEO để lại (300 tài liệu) do

Pháp hỗ trợ.

+ Số hóa kho ảnh hiện lưu trữ tại Viện

Viện đang tiến hành quản lý các CSDL toàn văn bằng phần mềm

GreenStone (Riêng CSDL sách EFEO dùng phần mềm của Pháp).

Tạp chí Thông tin Khoa học của Viện tham gia Website Tạp chi Việt

Nam trực tuyến (Vietnam Journal Online).

Ngoài ra còn một số CSDL trên CD-ROM được phục vụ bạn đọc như:

CSDL Hồ Chí MInh toàn tập, CSDL Văn bản pháp luật Việt Nam, Tập san

K50. Thông tin – Thư viện

42

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Đô thành Huế cổ (Bulletin des Amis du vieux Huế), Bộ “Văn nguyên Tứ khố

toàn thư” gồm 182 đĩa CD-ROM, đương 110GB của Trung Quốc,…

Từ năm 2005, Viện cũng đã thiết lập một Website riêng với địa chỉ truy

cập là: http://www.issi.gov.vn

2.2.2. Môn loại tài liệu

* Thành phần môn loại của Sách

Trong CSDL SÁCH của Viện, các sách đã được phân loại theo Bảng

BBK rút gọn, được Viện nghiên cứu biên soạn trên nguyên bản cấu trúc của

Khung phân loại BBK (năm 1973) và được hoàn thành và đưa vào sử dụng

năm 1978.

VTL của Viện được chia làm 14 môn loại sau:

+ Chủ nghĩa Mác – Lê Nin

+ Khoa học tự nhiên – khoa học kỹ thuật

+ Khoa học xã hội nói chung

+ Lịch sử. Các khoa học lịch sử

+ Nhà nước và pháp luật. Khoa học pháp lý

+ Kinh tế. Khoa học kinh tế

+ Chính trị. Các khoa học chính trị

+ Quân sự. Các khoa học quân sự

+ Văn hóa. Khoa học văn hóa

+ Các khoa học ngữ văn. Tác phẩm văn học

+ Nghệ thuật. Nghệ thuật học

+ Tôn giáo. Chủ nghĩa vô thần

+ Các khoa học triết học. Tâm lý học

+ Tài liệu có nội dung tổng hợp

Các môn loại của sách có trong CSDL SACH của Viện hiện nay, thể hiện

cụ thể dưới bảng thống kê sau:

STT MÔN LOẠI TÀI LIỆU SỐ TÊN SÁCH TỶ LỆ (%)

K50. Thông tin – Thư viện

43

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

1 Chủ nghĩa Mác – Lê Nin 298 2,6

2 KH tự nhiên – KH học kỹ thuật 192 1,8

3 KH xã hội nói chung 1.283 11

4 Lịch sử. Các KH lịch sử 1.794 15,4

5 Nhà nước và pháp luật. KH pháp lý 1.698 15

6 Kinh tế. KH kinh tế 1.673 14,4

7 Chính trị. Các KH chính trị 728 6,3

8 Quân sự. Các KH quân sự 299 2,8

9 Văn hóa. KH văn hóa 129 1,4

10 Các KH ngữ văn. Tác phẩm văn học 2.698 21,2

11 Nghệ thuật. Nghệ thuật học 278 2,5

12 Tôn giáo. Chủ nghĩa vô thần 249 2,2

13 Các KH triết học. Tâm lý học 153 1,5

14 Tài liệu có nội dung tổng hợp 192 1,9

TỔNG CỘNG 11.664 100

Bảng thống kê 2: Thành phần sách theo môn loại có trong CSDL SACH

Qua bảng thống kê, ta thấy tài liệu về các khoa học ngữ văn, văn học

chiếm tỷ lệ cao nhất (21,2%) trong thành phần môn loại sách có trong CSDL

SACH của Viện hiện nay. Tiếp theo là sách về lịch sử và các khoa học lịch sử

(15,4%), rồi đến các sách về nhà nước và pháp luật. Tỷ lệ này phù hợp với

nhu cầu của người dùng tin của Viện hiện nay.

* Thành phần môn loại của báo – tạp chí

Báo – tạp chí là loại hình tài liệu có giá trị thông tin rất quan trọng bởi

nó luôn mang tính cập nhật nhanh chóng hơn nhiều so với sách. Loại hình này

ở Viện rất phong phú và đa dạng với hàng nghìn tên các loại ở tất cả các lĩnh

vực nông sâu về KHXH & NV, không những thế Viện còn bổ sung hầu hết

các báo – tạp chí xuất bản trong nước có giá trị giá trị thông tin, mà còn bổ

K50. Thông tin – Thư viện

44

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

sung các tạp chí ngoại văn đặt mua của các nhà xuất bản có uy tín trên thế giới

về KHXH & NV, và nhiều tên báo - tạp chí bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau

qua còn đường trao đổi, biếu tặng. Viện tập trung bổ sung các tên báo – tạp

chí nghiên cứu sâu về KHXH & NV, và các báo – tạp chí mang tính chất phổ

biến kiến thức chung về các khoa học tự - khoa học kỹ thuật.

Hiện nay, Viện vẫn chưa tổ chức phân loại tên báo – tạp chí. Nhưng đánh

giá chung thì Viện có một vốn tài liệu về báo – tạp chí rất phong phú môn loại

chủ yếu phản ánh về các lĩnh vực: Nghiên cứu lịch sử, Triết học, Ngôn ngữ,

Văn học, Văn hóa và xã hội các nước Phương Đông và Châu Á… Người dùng

tin có thể tìm thấy nhứng tên báo – tạp chí (đặc biệt là tạp chí ngoại văn) được

xuất bản từ hơn trăm năm, như Tạp chí tiếng Anh của Hội nghiên cứu Phương

Đông Mỹ: Journal of the American Oriental Society, được nhập về Viện từ

111 năm.

2.2.3. Ngôn ngữ tài liệu

Với đặc thù là Thư viện chuyên ngành về lĩnh vực KHXH & NV, VTL

không chỉ phải phản ánh những thành tựu KHXH trong nước mà còn của khu

vực và thế giới. Bên cạnh đó, người dùng tin của Viện là những người có trình

độ cao, khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt. Vì vậy, bên cạnh bổ sung tài liệu

quốc văn, Viện còn đặc biệt quan tâm đến nguồn tài liệu ngoại văn.

Tỷ lệ ngôn ngữ của các tài liệu của Viện được xây dựng và phát triển

trên cơ sơ nghiên cứu và phân tích nhu cầu tin của người dùng tin cũng như

khả năng, thói quen sử dụng tài liệu được xuất bản theo ngôn ngữ nào.

Dưới đây là Bảng điều tra nhu cầu tin phản ánh nhu cầu của người dùng

tin của Viện theo các ngữ của tài liệu, do Viện tổ chức thực hiện ( tại bộ phận

phục vụ tại chỗ).

NĂM 2004 2005 2006 2007 2008 LOẠI TÀI LIỆU TỔNG SỐ NGỮ

K50. Thông tin – Thư viện

45

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Sách 384 203 213 249 236 1.285

Tạp chí 456 117 20 22 35 LATINH 650

Báo 18 37 48 69 22 194

Sách 444 162 113 51 103 1.630

Tạp chí 129 70 206 46 39 NGA 490

Báo 0 10 1 0 0 11

Sách 59 107 76 61 76 575

Tạp chí 84 53 3 1 206 347 TRUNG QUỐC Báo 8 4 1 0 1 14

Sách 6.521 6.568 3962 2.640 3.440 23.131

Tạp chí 2.753 2417 1.394 1.248 1.319 9.131 VIỆT

Báo 63 520 253 214 580 1.630

Bảng Thống kê 3: Số lượng người sử dụng các tài liệu theo ngôn ngữ xuất bản

Qua bảng tổng kết điều tra trên của Viện, ta thấy rằng lượng người

dùng tin đọc tài liệu ngoại văn là không đều qua các năm. Nhưng về sách

ngoại văn thì sách Nga chiếm lượng người dùng tin sử dụng nhiều nhất. Điều

này có thể giải thích là do người dùng tin ở Viện phần nhiều là những nhà

nghiên cứu, các cán bộ lãnh đạo được đào tạo tại Nga hoặc có khả năng sử

dụng tiếng Nga thành thạo. Vì vậy mà sách Nga cũng được sử dụng nhiều

nhất. Đối với báo ngoại văn thì Báo Latinh được sử dụng nhiều nhất, còn đối

với tạp chí thì tiếng Trung được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, báo Tiếng

Nga và Trung Quốc có lượt người sử dụng không đáng kể.

Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích nhu cầu người dùng tin, Viện xây

dựng kế hoạch bổ sung tài liệu ngoại văn sao cho phù hợp.

* Thành phần ngôn ngữ của Sách

Do được kế thừa bởi kho sách của Thư viện EFEO khá đa dạng về ngôn

ngữ, bên cạnh đó kể từ khi được thành lập đến nay Viện không chỉ quan tâm

bổ sung các sách quốc văn mà còn phát triển sách ngoại văn và chủ yếu tập

K50. Thông tin – Thư viện

46

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

trung ở bốn thứ tiếng chính: Trung Quốc, Anh, Pháp, Nga. Thành phần ngôn

ngữ được thể hiện cụ thể ở bảng thống kê sau:

SỐ BẢN TỶ LỆ (%) NGÔN NGỮ

Sách Tiếng La tinh (Anh, Pháp, Bồ, Đức…) 52.249 21,22

Tiếng Nga 82.793 33,63

Tiếng Trung Quốc 42.859 17,41

Tiếng Việt 56.463 22,94

Tiếng Hán Nôm 2.050 0,84

Tiếng Nhật 9.768 3,96

100 TỔNG CỘNG 246.182

Bảng thống kê 4: Thành phần ngôn ngữ của sách

Qua bảng thống kê trên, ta thấy sách Nga có trong Viện chiếm tỷ lệ cao

nhất (33,63%). Đứng sau sách đó là sách tiếng Việt (22,94%). Chiếm tỷ lệ

thấp nhất là sách tiếng Hán – Nôm và tiếng Nhật. Nguyên nhân của điều này

là trước đây Trước đây bạn đọc của Viện chủ yếu sử dụng ngoại ngữ là tiếng

Nga vì thế sách ngoại văn được bổ sung về Viện phần nhiều là tiếng Nga. Bên

cạnh đó, Viện thường xuyên nhận được khối lượng lớn sách Nga qua nguồn

biếu tặng và trao đổi từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở Nga. Nhiều độc giả là

các nhà nghiên cứu có thời gian học tập, nghiên cứu và công tác ở Nga đánh

giá tài liệu tiếng Nga ở Viện có giá trị rất cao, nhiều tài liệu không thể mua ở

Việt Nam hay tìm thấy ở các thư viện khác. Nguồn sách Tiếng Nhật chủ yếu

là sách được hình thành từ thời Thư viện EFEO và một số sách được bổ sung

trong thời kỳ Thư viện Trung ương và cho đến nay không còn được bổ sung

nữa. Chính vì thế mà số lượng không nhiều chỉ chiếm 3,96%.

K50. Thông tin – Thư viện

47

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

* Thành phần ngôn ngữ của báo – tạp chí

Xét về mặt ngôn ngữ thì kho báo – tạp chí cũng rất phong phú. Bên

cạnh các ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi, như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng

Nga, tiếng Việt, tiếng Trung Quốc, tiếng Đức, đồng thời đây cũng là những

thứ tiếng có số lượng báo – tạp chí nhiều nhất, hiện tại Viện còn có báo – tạp

chí về các ngữ khác như: Tây Ban Nha, Hà Lan, Ba Lan, Hungari, Tiệp

Khắc… và còn một số tạp chí tiếng Đan Mạch, Lào… Tuy nhiên cho đến thời

điểm hiện nay, báo – tạp chí bổ sung về Viện ngoài tiếng Việt thì chủ yếu xuất

bản bằng tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc. Thống kê các tên báo – tạp chí

đang tiếp tục nhập về Viện hiện nay thể hiện cụ thể ở bảng số liệu sau:

NGÔN NGỮ TÊN BÁO - TẠP CHÍ TỶ LỆ (%)

Tiếng Việt 199 34,79

Tiếng Anh 82 14,33

Tiếng Pháp 76 13,29

Tiếng Nga 118 20,63

Tiếng Trung Quốc 97 16,96

100 TỔNG CỘNG 572

Bảng thống kê 5: Thành phần ngôn ngữ báo – tạp chí đang nhập về Viện

Căn cứ theo bảng thống kê trên ta thấy rằng, hiện tại báo – tạp chí tiếng

Việt chiếm tỷ lệ cao nhất (34,79%), tiếp theo sau là báo – tạp chí tiếng Nga

(20,63%). Tuy nhiên nhìn chung, tỷ lệ báo – tạp chí các ngữ khác ngoài tiếng

Việt được nhập về Viện không mấy chênh lệch, điều này phản ánh lên nhu

cầu nghiên cứu báo – tạp chí nước ngoài của người dùng tin của Viện khá cao

và đồng đều. Tiếng Nga chiếm tỷ lệ cao hơn so với các ngữ khác. Nguyên

K50. Thông tin – Thư viện

48

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

nhân của điều này giống như đối với sách tiếng Nga: nhu cầu đọc của bạn đọc

trước những năm 1990 sử dụng tiếng Nga là chủ yếu và hiện nay, người dùng

tin của Viện là các cán bộ lãnh đạo, các nhà nghiên cứu có thói quen và khả

năng sử dụng tiếng Nga rất thành thạo. Vì vậy, để đáp ứng tốt lượng người

dùng tin có vai trò quan trọng này, nên so với các báo – tạp chí ngoại văn

khác thì tiếng Nga được nhập về Viện chiếm số lượng nhiều hơn

2.3. Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu

2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nƣớc

Ngày nay, do nhu cầu của đời sống xã hội, hoạt động TT - TV đã trở

thành một bộ phận trong nền kinh tế đất nước. Nó góp phần không nhỏ vào

việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải

trí của mọi thành phần trong xã hội. Vị trí và vai trò của Thư viện trong xã hội

ngày càng được khẳng định rõ ràng. Để thư viện phát triển được thì một trong

những yếu tố quyết định đó chính là tiềm lực thông tin của thư viện. Do đó,

các thư viện hết sức chú trọng tới công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu

của mình.Viện TT KHXH cũng không nằm ngoài quy luật chung đó.

Với sự phát triển không ngừng của các nguồn thông tin nói chung và

thông tin về KHXH & NV nói riêng, đòi hỏi bản thân Viện TT KHXH phải

luôn cập nhật bổ sung những tài liệu thiết yếu nhất đáp ứng kịp thời sự gia

tăng về nguồn tin cũng như nhu cầu tin. Để làm được điều này phải dựa trên

nguồn kinh phí của mỗi cơ quan. Đối với công tác phát triển VTL thì kinh phí

đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Từ năm 1992 đến nay, Thư viện KHXH được xác định là một trong

bốn Trung tâm Thông tin – Thư viện được Nhà nước đã dành một khoản

ngoại tệ đáng kể để phân phối mua tài liệu ngoại văn. Trong đó, Viện TT

KHXH cũng được sử dụng số ngoại tệ bình quân mỗi năm khoảng 75.000 -

80.000 USD.

Năm 2002, Chính phủ ra Nghị định số 72/2002/NDD-CP về chính sách

đầu tư đối với thư viện. Tại chương IV điều 14 có viết: “Đảm báo kinh phí

K50. Thông tin – Thư viện

49

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật,

theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, xây dựng thư

viện điện tử…” và “Đầu tư tập trung cho các thư viện có vị trí đặc biệt quan

trọng bao gồm Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Viện Thông tin

KHXH (thuộc Trung tâm KHXH & NV Quốc gia)…”. Căn cứ vào nội dung

của Nghị định cho thấy sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác phát triển

VTL của các thư viện nói chung và Viện TT KHXH nói riêng. Nhờ có sự

quan tâm của Nhà nước Viện có cơ sở pháp lý vững chắc cũng như một nguồn

kinh phí đáng kể hàng năm cho công tác bổ sung tài liệu.

Trên cơ sở nguồn kinh phí được cấp Viện KHXH Việt Nam sẽ phân

chia nguồn kinh phí dành cho công tác bổ sung tài liệu của toàn viện lớn. Sau

đó nguồn kinh phí dành cho công tác bổ sung sẽ được cân đối phân bổ cho các

viện thành viện sao cho hợp lý. Trong đó, Viện TT KHXH luôn được dành

lượng kinh phí bổ sung tài liệu nhiều nhất so với các Viện khác.

2.3.2. Nguồn kinh phí khác

Tại chương IV điều 23 Pháp lệnh thư viện (2001) có đề cập: “Thư viện

hoạt động bằng ngân sách nhà nước được thu phí đối với các hoạt động

dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp luật về bảo

vệ quyền tác giả; biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua

bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài

liệu tại thư viện”.

Trong quá trình phát triển VTL, Viện TT KHXH ngoài nguồn kinh phí

được Nhà nước cấp hàng năm, Viện còn nguồn kinh phí khác từ việc: Thu lệ

phí làm thẻ cho bạn đọc hàng năm, tiền phạt bồi thường tài liệu hư hỏng hay

mất của bạn đọc và các lệ phí từ các dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu cho người

dùng tin khi có yêu cầu. Tuy nhiên, lượng kinh phí này rất nhỏ, không đáng

kể.

Nhìn chung, nguồn kinh phí chủ yếu dành cho công tác bổ sung của

Viện lấy từ nguồn kinh phí của Nhà nước cấp. Nhưng nguồn kinh phí này

K50. Thông tin – Thư viện

50

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

tăng không đáng kể qua từng năm, trong khi đó giá thành tài liệu luôn tăng.

Nhận thức rõ điều này, cũng như vai trò của VTL nên Viện luôn cố gắng làm

tốt công tác bổ sung VTL. Cán bộ bổ sung luôn cố gắng tìm kiếm, thu thập

những tài liệu một cách hợp lý vừa phù hợp với nhu cầu tin và có thể tiết kiệm

được ngân sách Nhà nước.

2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu

Bổ sung tài liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt

động thư viện. Công việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành

và phát triển VTL của mỗi thư viện. Bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH có ba

hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị - hồi cố.

* Bổ sung khởi đầu: Viện TT KHXH trực thuộc Viện KHXH Việt

Nam hình thành trên cơ sở sáp nhập từ Thư viện KHXH và Ban TT KHXH

chính vì vậy ngay thừ khi thành lập Viện đã có VTL khởi đầu lên tới hàng vạn

đầu sách và hàng trăm tên báo – tạp chí. Nên khi xem xét về hoạt động bổ

sung khởi đầu của Viện chúng ta phải xem hoạt động này là quá trình bổ sung

khởi đầu cúa Thư Viện Khoa học Trung ương bắt đầu tiến hành năm 1960.

* Bổ sung hiện tại: Trên cơ sở VTL khởi đầu được hình thành Thư viện

Trung ương, Viện TT KHXH tiếp tục công tác bổ sung hiện tại. Đây là quá

trình bổ sung quan trọng nhất đối VTL của Viện. Hình thức bổ sung này đã

cung cấp cho Viện một khối lượng tài liệu lớn, cập nhật giúp Viện luôn bắt

nhịp với bước tiến thời đại, phản ánh những biến chuyển về KHXH & NV

trong nước và trên thế giới. Bổ sung hiện tại luôn được Viện tiến hành kịp

thời. Điều này giúp Viện có thể bổ sung cập nhật, đáp ứng tốt nhu cầu của

người dùng tin, đồng thời có thể tránh được lỗ hổng hình thành quá trình bổ

sung VTL của Viện.

* Bổ sung hoàn bị - hồi cố: Viện tiến hành bổ sung hoàn bị - hồi cố

nhằm bổ sung những tài liệu còn thiếu, bị mất mát, bị hư hỏng không thể dùng

nữa. Để bổ sung hoàn bị, xây dựng VTL có chất lượng tốt, Viện đã tiến hành

nghiên cứu, lựa chọn rất kĩ càng nhằm tăng cường luân chuyển tài liệu ít được

K50. Thông tin – Thư viện

51

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

sử dụng nhưng vẫn còn giá trị và loại bỏ những tài liệu không còn phù hợp

với đối tượng phục vụ ra khỏi kho tài liệu.

Trong quá trình bổ sung tài liệu, Viện TT KHXH luôn tuân thủ theo

nguyên tắc như: Đảm bảo tính Đảng trong thành phần tài liệu; Bổ sung phải

căn cứ vào đặc điểm, tính chất loại hình, chức năng của Viện và đặc điểm

người dùng tin của Viện; Bổ sung phải kịp thời, thường xuyên và có kế hoạch,

chính sách cụ thể. Viện đặc biệt chú trọng đến việc bổ sung các tài liệu nghiên

cứu về các lĩnh vực KHXH & NV, phản ánh các thành tựu đạt được trong

nước, khu vực và thế giới.

Dựa trên hình thức và nguyên tắc bổ VTL, hoạt động bổ sung tài liệu

tại Viện TT KHXH đã đạt được những kết quả đáng kể. Tài liệu của Viện đã

góp phần phục vụ đắc lực cho công cuộc hiện đại hóa đất nước.

2.5. Các nguồn bổ sung tài liệu

Bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng muốn xây dựng cho mình một hệ

thống VTL đa dạng về loại hình, phong phú về thể loại, đảm bảo về chất

lượng. Để làm được điều này cán bộ của Thư viện phải nhạy bén và năng

động, để có thể nắm bắt được các nguồn bổ sung không những chỉ đảm bảo

được diện bổ sung, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, mà còn tiết

kiệm ngân sách.

Theo Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ đã đề cập: “Ngoài

các nguồn sách, báo mới xuất bản, Thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các

loại sách quý cần thiết mà Thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong

nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện”.

Nguồn bổ sung tại Viện TT KHXH rất phong phú và đa dạng, cụ thể có

các nguồn như sau:

- Nguồn mua

- Nguồn trao đổi

- Nguồn biếu, tặng và lưu chiểu.

K50. Thông tin – Thư viện

52

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

2.5.1. Nguồn mua

Trước đây để đảm bảo phục vụ bạn đọc một cách tối ưu, các thư viện

tìm mọi cách để có được một vốn sách báo phong phú và đa dạng và trên cơ

sở đó, coi tầm cỡ của kho sách báo là thước đo hiệu quả duy nhất của mình.

Nhưng đến nay chính sách đó không thể đứng vững được vì không thực tế. Do

số lượng xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, cho nên khó có một thư

viện hoặc một trung tâm tư liệu nào, đặc biệt là ở các nước đang phát triển, có

thể mua được các tài liệu mà mình mong muốn cho người dùng tin của mình,

chứ chưa nói đến mua toàn bộ khối lượng tạp chí khoa học hiện có trên toàn

cầu (Khoảng trên 12.000 tên). Ngoài ra giá cả sách báo cũng tăng hàng năm,

với mức tăng giá bình quân từ 10 – 15 % một năm, nhiều thư viện khó có thể

duy trì một số lượng lớn tên báo – tạp chí nằm trong vốn tài liệu của mình,

việc mua thêm các tên mới thì càng trở nên khó khăn hơn. Chính vì vậy, điều

đặt ra đối với công tác bổ sung tài liệu qua nguồn mua phải nghiên cứu một

cách cẩn thận và nghiêm túc đặc điểm nhu cầu của người dùng tin của thư

viện mình, trên cơ sở đó sách dựng diện bổ sung hợp lý với nguồn kinh phí

được cấp.

Nguồn mua là nguồn đảm nhiệm việc bổ sung nguồn lực thông tin

mạnh mẽ nhất. Hàng năm, Viện TT KHXH được phép sử dụng nguồn ngân

sách Nhà nước để bổ sung vốn sách báo cho thư viện trung bình giao động

khoảng 500 triệu và hàng năm được ít nhiều tăng lên. Phòng Bổ sung – Trao

đổi có nhiệm vụ quan trọng là phải làm thế nào để phân bổ hợp lý khoản kinh

phí nhất định đó nhằm đảm bảo bổ sung các ấn phẩm sách, báo - tạp chí và

các ấn phẩm định kỳ khác ở các ngữ Việt, Nga, Latinh, Trung Quốc phù hợp

với diện bổ sung của Viện, phải phản ánh được các kêt quả và xu hướng trong

nghiên cứu KHXH & NV, vấn đề quản lý Nhà nước, phát triển xã hội, các

vấn đề toàn cầu hiện nay v.v….

* Nguồn mua sách, báo - tạp chí xuất bản trong nước

K50. Thông tin – Thư viện

53

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Trên cơ sở khoản kinh phí theo kế hoạch mua sách, báo – tạp chí tiếng

Việt, việc mua sách báo được thực hiện theo các phương thức thông qua hệ

thống phát hành, mua qua nhà xuất bản và mua tại các hội nghị, cơ quan,

thậm chí mua qua cá nhân. Thông thường, các cơ quan gửi danh mục tài liệu

xuất bản đến Phòng Bổ sung – Trao đổi, các cán bộ phòng chọn tài liệu trên

danh mục và tra trùng thủ công tài liệu trên máy tính với phần mền cơ sở dữ

liệu CDS/ISIS for Windows.

Trong thời kỳ kinh tế thị trường hiện nay, khi các nhà sách phát triển,

các cán bộ bổ sung có điều kiện lựa chọn tài liệu trực tiếp vì thế có thể xác

định ngay được hình thức, tính phù hợp về nội dung của tài liệu nhập về thư

viện có thể trực tiếp qua trang Web của các nhà cung cấp hoặc qua danh mục

tài liệu họ gửi đến, từ đó nâng cao được chất lượng kho sách. Đối với sách,

báo – tạp chí xuất bản trong nước, Viện đặt mua ở các công ty phát hành uy

tín và có tính pháp lý cao: Phát hành sách Trung ương, Nhà sách Đông Tây,

Công ty Phát hành sách Kim Dung…, các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản

Lao Động, Chính trị Quốc gia, Phụ Nữ…

NĂM TỔNG SỐ TÊN TỔNG SỐ CUỐN

2004 317 645

2005 406 737

2006 609 1.215

2007 671 1.196

K50. Thông tin – Thư viện

54

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

2008 1.242 2.160

TỔNG 3.245 5.953

Bảng thống kê 6: Số lượng sách Việt mua từ năm 2004 – 2008

Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng sách Viện TT KHXH mua

hàng năm đều tịnh tiến tăng lên, năm sau mua số lượng bản nhiều hơn năm

trước. Chỉ riêng năm 2007 số dầu sách mua (2.160 cuốn) ít hơn năm 2006

(1.215 cuốn), điều này là do sách đặt mua từ năm 2007 nhưng sang năm 2008

sách mới được nhập về Viện. Cũng chính vì thế mà sách nhập về Viện năm

2008 (1.242 tên = 2.160 cuốn) cao hơn khá nhiều so với các năm trước đó.

Việc sách đặt mua năm trước nhưng sang năm sau mới được nhập về là

hiện tượng thường gặp đối với công tác bổ sung tại các thư viện hiện nay. Do

yêu cầu của các thư viện, nhằm đảm bảo tính pháp lý có công tác đặt mua tài

liệu nên khi đặt mua tài liệu các thư viện phải qua các nhà cung cấp được Nhà

nước đảm bảo về tính pháp lý. Vì thế, sách khi đặt mua phải chờ lấy theo đợt,

không thể về rời rạc, làm cho nhiều tài liệu được đặt mua bị nhập về thư viện

muộn hơn so với thời gian phát hành của sách rất nhiều. Điều này đã làm

giảm một phần giá trị về tính mới, tính kịp thời của thông tin khi tài liệu đến

được tay người dùng tin. Đây là một hạn chế đối với công tác bổ sung tại các

thư viện hiện nay.

Đối với báo – tạp chí trong nước qua các năm gần đây luôn giữ ở mức

ổn định hàng năm về số lượng tên. Điều này, là do hình thức đặt mua báo –

tạp chí thường đặt theo quý hoặc năm. Trong khi đó, các tên báo – tạp chí ít bị

thay đổi và đi vào ổn định.

* Nguồn mua các ấn phẩm sách, báo - tạp chí ngoại văn

Nhờ có khoản kinh phí được cấp riêng từ năm 1992 mà việc mua sách,

báo-tạp chí ngoại văn tại Viện TT KHXH được diễn ra đều đặn và loại hình

phong phú với chất lượng được đảm bảo hơn. Việc mua các ấn phẩm sách,

K50. Thông tin – Thư viện

55

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

báo - tạp chí ngoại văn của Viện được thực hiện chủ yếu thông qua các cơ

quan xuất nhập khẩu sách báo như Xunhasaba, Culturimex, Fahasa. Sách, báo

– tạp chí ngoại văn có gí trị cao chủ yếu là những ấn phẩm được nhập từ nước

ngoài, giá thành cao nên các cán bộ làm công tác bổ sung ấn phẩm ngoại văn

luôn phải lựa chọn kĩ lưỡng nhằm đảm bảo chất lượng của sách, báo - tạp chí

mua về. Cán bộ bổ sung sách, báo-tạp chí ngoại văn lựa chọn tài liệu chính

xác bằng cách truy nhập vào trang Web của các nhà xuất bản nước ngoài tìm

kiếm được thông tin về nội dung, hình thức, giá tiền của ấn phẩm, tiết kiệm

được thời gian trong việc lựa chọn đặt mua. Ngoài ra, các nhà cung cấp

thường gửi các danh mục tài liệu để các cán bộ bổ sung lựa chọn.

- Lượng sách ngoại văn Viện mua từ 2003 – 2008 được thể hiện qua

bảng sau:

TỔNG SỐ TIẾNG TIẾNG TIẾNG NĂM TÊN LATINH TRUNG NGA

2003 121 34 50 37

2004 140 46 5 89

2005 51 38 0 13

2006 0 0 0 0

2007 152 134 10 8

2008 95 80 11 4

K50. Thông tin – Thư viện

56

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

TỔNG 559 332 76 151

Bảng thống kê 7: Sách ngoại văn mua từ năm 2003 - 2008

Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng sách ngoại văn của Viện

nhập về hàng năm không ổn định. Nguyên nhân là do các sách của đơn đặt

năm trước (thường rơi vào dịp cuối năm) đến năm sau mới được nhập về.

Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này là do các nhà cung cấp gặp khó khăn

trong khâu nhập sách (khâu vận chuyển). Chiếm số lượng tên sách ngoại văn

mua nhiều nhất từ năm 2003 - 2008 là sách tiếng Latinh (tiếng Anh và tiếng

Pháp) với 332 tên.

- Lượng báo – tạp chí ngoại văn Viện mua từ năm 2004 – 2008 được

thể hiện qua bảng sau:

TỔNG SỐ TIẾNG TIẾNG TIẾNG TIẾNG NĂM TÊN TRUNG NGA PHÁP ANH

2004 449 112 133 117 87

2005 258 56 67 46 54

2006 236 52 50 62 34

2007 320 43 43 86 88

2008 238 21 34 3 50

TỔNG 1.501 284 327 314 313

K50. Thông tin – Thư viện

57

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Bảng thống kê 8: Báo – tạp chí ngoại văn mua từ năm 2004 – 2008

Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng báo – tạp chí ngoại văn của

Viện mua rất phong phú. Tuy nhiên lượng mua qua các năm không đều

nguyên nhân giống như sách. Chiếm lượng báo – tạp chí ngoại văn cao nhất là

báo – tạp chí tiếng Nga (327 tên) và ngay sau là tiếng Pháp (314tên). Số lượng

này phản ánh khả năng và xu hướng sử dụng ngoại ngữ của người dùng tin

hiện nay tại Viện là tiếng Anh và tiếng Pháp là chính. Tuy nhiên, đối với báo

– tạp chí ngoại văn thì Nga cao nhất vì do việc đặt mua báo – tạp chí Nga

không gặp nhiều khó khăn như các ngữ khác.

Ngoài việc bổ sung các tài liệu dạng in truyền thống, từ năm 2001 trong

chính sách bổ sung Viện còn chú trọng các ấn phẩm điện tử phục vụ độc giả

dưới dạng các cơ sở dữ liệu trên CD-ROM sách và tạp chí. Tuy nhiên, do

nguồn kinh phí hạn hẹp, cho đến nay Viện chỉ bổ sung được bộ sách điện tử

“Văn nguyên Tứ khố toàn thư” vào năm 2005, gồm 182 đĩa CD – ROM và

bản online gồm 183 đĩa CD – ROM và hiện nay vẫn chưa đưa lên mạng tra

cứu để phục vụ người dùng tin được do hệ thống máy tính chưa được hỗ trợ

phần mềm tiếng Trung Quốc.

2.5.2. Nguồn biếu tặng

Ngoài nguồn bổ sung thông qua đường mua, trong thời gian qua, biếu

tặng cũng góp phần đáng kể làm tăng nguồn vốn tư liệu nhập về. Viện TT

KHXH được biết đến là một cơ quan lưu giữ và phổ biến thông tin KHXH

đầu ngành, đã có nhiều cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài, đại sứ

quán và các cơ quan đại diện ngoại giao một số nước đóng tại Hà Nội đã gửi

lưu chiểu và gửi tặng thư viện tài liệu do cơ quan, tổ chức đó xuất bản (Nhà

Xuất bản KHXH). Có thể kể tên các đơn vị, tổ chức như:

K50. Thông tin – Thư viện

58

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

* Đối với tài liệu tiếng Việt có: Nhà xuất bản Khoa học xã hội, Nhà

xuất bản Chính trị quốc gia, Nhà xuất bản Văn học, Báo Lao động xã hội, Tạp

chí Ngôn ngữ và đời sống, Tạp chí Cẩm thành…

* Đối với tài liệu tiếng Latinh có: Hội đồng Anh, quỹ Châu á

UNESCO, UNDP, Ngân hàng thế giới tại Việt Nam, các Đại sứ quán Pháp,

Australia, Ấn Độ ở Hà Nội…

* Đối với tài liệu tiếng Hán có: Văn phòng Kinh tế và Văn hoá Đài

Bắc...

Ngoài ra, cá nhân các nhà khoa học ở Mỹ, Pháp, Anh, Canada…, các

học giả người Việt hiện đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài cũng đã

quyên góp và gửi tặng Viện nhiều tài liệu có giá trị.

- Đặc biệt, trong năm 2000, Viện TT KHXH đã tiếp nhận 2 container

sách, tạp chí, băng đĩa với 23.477 tên sách tương đương 40.126 cuốn thuộc

hơn 40 môn loại khoa học từ Trường Đại học Colorado (Hoa Kỳ) gửi biếu

tặng.

- Trong khuôn khổ Dự án tặng tạp chí (JDP) của Đại học New School

(Hoa Kỳ) do Quỹ Ford tài trợ kinh phí, Viện TT KHXH nhận hơn 50 tên tạp

chí KHXH bằng tiếng Anh ở dạng in (trị giá hơn 18.000 USD/năm theo thị

trường, tương đương 5.000USD/năm theo giá của JDP) và truy cập mạng

EBSCO miễn phí trong hai năm 2005 và 2006.

- Tháng 3/2009 Viện đã nhận được hai bộ sách kinh Phật quý gồm 75

cuốn do Hội Văn Hóa Đài Bắc biếu tặng.

- Tháng 4/2009, Nhà xuất bản KHXH đã biếu tặng Viện hơn 200 tên

sách ứng với 1000 cuốn.

Có thể nói nguồn biếu tặng là một nguồn bổ sung phong phú và quan

trọng của Viện. Đặc biệt khi giá thành tài liệu, đặc biệt tài liệu ngoại văn đang

tăng nhanh như ngày nay.

2.5.3. Nguồn bổ sung trao đổi

K50. Thông tin – Thư viện

59

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Cùng với nguồn biếu tặng, nguồn bổ sung có vài trò làm giàu thêm

nguồn vốn tư liệu nhập về Viện TT KHXH là trao đổi tài liệu theo hình thức

tương đương với các thư viện và tổ chức trên thế giới. Hiện nay, Viện có quan

hệ hợp tác trao đổi thông tin sách báo với trên 50 tổ chức nước ngoài và quốc

tế tại Hà Nội (UNDP, UNESCO, đại sứ quán các nước: Pháp, Australia, Thụy

Điển, Đan Mạch, Ấn Độ, Văn phòng đại diện kinh tế Đài Bắc, Văn phòng

EFEO,…), 18 Trung tâm thông tin và thư viện lớn là cơ sở trao đổi thường

xuyên như: Thư viện INION, Thư viện Quốc gia Nga, Thư viện ngoại văn

Nga, Thư viện Quốc gia Lêningrat, Đại học Cornell, Đại học Washington,

Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Quốc gia

Australia…các tổ chức học thuật (Hội đồng học giả Mỹ, Hội các nhà KHXH

Việt Nam tại Pháp,…), các quỹ quốc gia và quốc tế: Quỹ Châu Á, TOYOTA

(Nhật), Ford (Mỹ), Chistopher Roynolds, CIDA (Canada),…và một số cá

nhân là nhà khoa học của nhiều nước thuộc hầu hết các châu lục khác nhau

trên thế giới, về trao đổi sách báo khoa học, phát triển nguồn lực thông tin.

Trong điều kiện nguồn kinh phí mua sách, báo - tạp chí thường niên

còn rất hạn hẹp, công tác tạo nguồn thông tin qua kênh trao đổi giữ một vai

trò quan trọng. Hàng năm, Viện đã tiếp nhận hàng trăm cuốn sách các ngữ (kể

cả tiếng Việt) từ các đối tác trao đổi.

Dưới đây là bảng số liệu sách, tạp chí qua đường trao đổi Quốc tế trong

những năm gần đây:

NĂM 2004 2005 2006 2007 2008 TỔNG NGÔN NGỮ

67 53 24 43 55 Sách 2.424 TIẾNG NGA 0 26 26 43 26 Tạp chí 121

61 67 41 106 115 Sách 390 TIẾNG ANH 12 0 10 30 96 Tạp chí 148

39 113 30 56 3 Sách 241 TIẾNG

PHÁP 6 20 3 62 25 Tạp chí 116

K50. Thông tin – Thư viện

60

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Bảng thống kê 9: Lƣợng sách, tạp chí bổ sung qua trao đổi quốc tế từ

2004 - 2008

Tuy mang tính chất trao đổi tương đương, nhưng đây là một nguồn bổ

sung rất quan trọng của Viện. Bởi nếu tính về giá trị của các tài liệu trao đổi

theo tỷ giá ngoại tệ thì đây là một nguồn mang lại nguồn tài liệu có giá trị

thông tin cao, mới hơn so với cả nguồn mua, trong kho đó giá cả của các tài

liệu mà Viện nhận được nếu phải bỏ tiền ra mua là rất cao so với các tài liệu

Viện mua để gửi đi trao đổi.

Cũng do tính chất trao đổi tương đương, ngoài việc nhận tài liệu về

Viện và đồng thời là kênh để ta phổ biến những kết quả thành tựu những công

trình nghiên cứu của các nhà Khoa học Việt Nam cũng như các thông tin về

đất nước, con người, nền văn hoá và lịch sử lâu dài của đất nước ta, giúp các

nhà Khoa học và nghiên nước ngoài được tiếp cận nhanh chóng với thông tin

cần thiết, phục vụ công tác của họ. Chính vì thế, Viện TT KHXH đã thiết lập

một kho dự trữ từ năm 1982 để có nguồn tư liệu phục vụ công tác trao đổi.

Kho dự trữ hiện có lượng sách, báo - tạp chí lớn, luôn sẵn sàng cung cấp các

thông tin về Việt Nam bằng các thứ tiếng Việt, Anh, Pháp để trao đổi. Do giá

thành tài liệu ấn bản phẩm trong nước thấp hơn giá thành các ấn bản phẩm tại

nước ngoài nhiều lần, nên giá trị trao đổi hàng năm của phòng Bổ sung – Trao

đổi đã làm lợi cho Viện TT KHXH hàng nghìn đô la Mỹ.

2.6. Phối hợp trong công tác bổ sung

Phát triển hoạt động TT – TV trong điều kiện của một nước đang phát

triển, giá xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, không thể không tính

đến đến việc phối hợp bổ sung. Quyết định Số 178/CP của Hội đồng Chính

phủ về “Công tác thư viện” đã nhấn mạnh đến việc phải thực hiện phối hợp

hoạt động giữa các thư viện, trong đó có nhấn mạnh phối hợp trong công tác

bổ sung VTL. Và chỉ thị 95/CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về công tác

K50. Thông tin – Thư viện

61

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

thông tin khoa học và công nghệ lại nhấn mạnh việc phải tổ chức bổ sung sao

cho “phù hợp với hướng phục vụ, tránh trùng lập, lãng phí”

Viện TT KHXH luôn nhận thức rõ vai trò quan trọng của hoạt động

phối hợp bổ sung giữa các thư viện. Trong quá trình hoạt động, Viện luôn cố

gắng thiết lập các mối quan hệ giữa Viện với các tổ chức, cơ quan TT - TV

khác trong và ngoài nước nhằm tiến hành trao đổi các tài liệu với các cơ quan,

tổ chức thư viện trên thế giới. Kết quả mang lại là một mặt Viện bổ sung được

nhiều sách, báo tư liệu có giá trị, mặt khác có thể tiết kiệm được ngân sách

cũng như ngoại tệ.

Hiện nay, Viện TT KHXH có quan hệ phối hợp bổ sung, hợp tác, trao

đổi với nhiều cơ quan trong và ngoài nước, như:

 Khối Thư viện của các viện nghiên cứu trong khối các Viện

thuộc Viện KHXH Việt Nam

 Thư viện Quốc Gia Việt Nam

 Thư viện Quốc Hội Mỹ

 Thư viện EFEO

 Thư viện Gorki (Nga)…

2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung

Sự phát triển cao của công nghệ thông tin đã và đang đem lại cho nhân

loại những ứng dụng tạo ra nhiều giá trị cao về kinh tế và đời sống. Ngành TT

– TV được xem là một trong những lĩnh vực chịu tác động trực tiếp của khoa

học công nghệ. Tự động hóa hoạt động Thông tin – thư viện là một tiến trình

tất yếu trong việc xây dựng thư viện truyền thống tới thư viện hiện đại.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, ngay từ những năm đầu thành lập

Viện TT KHXH, công tác tự động hóa đã nhận được sự quan tâm đặc biệt. Từ

năm 1978, thông qua Viện Thông tin Khoa học Kỹ thuật Trung ương (nay là

K50. Thông tin – Thư viện

62

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia), Viện TT KHXH đã có

đường kết nối với Hệ thống TT KHXH thuộc các nước Xã hội chủ nghĩa lúc

đó (MISON) để khai thác các CSDL do Viện TT KHXH Liên Xô (INION)

quản lý. Tuy nhiên, do khó khăn về kinh phí, thời gian tiếp cận máy tính của

cán bộ Viện chưa nhiều vì thế khả năng tin học còn hạn chế, các kết quả thu

được không được nhiều. Cuối năm 1989, Viện được trang bị những máy tính

đầu tiên. Cùng với việc đào tại cán bộ và học hỏi công nghệ, Viện đã sử dụng

hiệu quả các máy tính vào các hoạt động của mình, cũng như công tác bổ sung

tài liệu. Đến năm 1992, Viện chính thức tiến hành công tác tin học hoá.

Những năm gần đây, Viện TT KHXH đã bắt đầu chú trọng việc xây

dựng và hoàn bị cơ sở hệ thống máy tính cho các khâu dây truyền của hoạt

động Viện trên cơ sở sự hỗ trợ của Nhà nước và các tổ chức quốc tế thời gian

đầu, Viện sử dụng Chương trình CDS/ISIS trong môi trường DOS từ version

2.0 đến 2.3. Từ khi UNESCO phổ biến CDS/ISIS for Windows (khoảng năm

1998), Viện đã chuyển các CSDL từ CDS/ISIS for DOS sang CDS/ISIS for

Windows (từ verion 1.0 nay là 1.4), tuy nhiên vẫn chưa sử dụng được mã chữ

UNICODE.

Năm 2002, Viện xây dựng mạng LAN, các CSDL của Viện được đưa

lên mạng phục vụ công tác tra cứu của người dùng tin khi đến Viện.

Năm 2003, với kinh phí hạn hẹp của một đề tài khoa học cấp Bộ, Viện

đã chuyển thử nghiệm một số CSDL từ CDS/ISIS sang LIBOL version 2.0

của Công ty Tinh Vân.

Hiện nay, Viện đang nghiên cứu và trong tương lai gần chuyển đổi sử

dụng phần mềm mới khắc phục nhược điểm của CDS/ISIS.

Trong công tác bổ sung, sử dụng ISIS CDS/ISIS có những lợi ích sau:

Quản lý toàn bộ vốn tài liệu bổ sung của Viện, khả năng tìm các biểu ghi theo

nội dung thông qua ngôn ngữ tìm tin năng động. Vì vậy, giúp cho cán bộ có

thể tra trùng tài liệu trước khi quyết định bổ sung tài liệu, tránh bổ sung trùng

bản…

K50. Thông tin – Thư viện

63

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

2.8. Nhận xét và đánh giá về nguồn lực thông tin của Viện

2.8.1. Những mặt đã đạt đƣợc

Trong suốt gần 35 năm thành lập và phát triển Viện TT KHXH đã ngày

càng trưởng thành, lớn mạnh vững bước đi lên cùng với sự phát triển chung

của xã hội. Viện đã khẳng định vai trò là một cơ quan đứng đầu nước về lĩnh

vực KHXH & NV. Để đạt được điều này, một trong những yếu tố không thể

thiếu, đó chính là vốn tài liệu của Viện.

Cho đến nay, vốn tài liệu của Viện đã mạnh, thể hiện ở những điểm

như sau:

- Hiện nay, Viện đã bảo tồn và giữ gìn rất tốt các kho tài liệu của Thư

viện EFEO để lại. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác

nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu văn hóa của Việt Nam và các nước trên thế

giới ở những năm đầu thế kỷ XX.

- Trên cơ sở sự hỗ trợ của tổ chức quốc tế, hiện nay Viện đang số hóa

các tài liệu cổ quý hiếm của mình. Sau khi hoàn thành đây có thể xem là

nguồn lực thông tin quan trọng góp phần trong việc giới thiệu và phục vụ bạn

đọc kho tài liệu cổ quý của Viện.

- Kho tra cứu của Viện gồm các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước,

các văn bản pháp quy, sách từ điển các loại…các tài liệu này đã thu hút được

sự quan tâm đông đảo người dùng tin tại Viện, đặc biệt là các cán bộ lãnh đạo

Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến địa phương.

- Kho tài liệu ngoại văn của Viện khá phong phú về nội dung và chất

lượng. Đây là nguồn cung cấp nguồn tham khảo rất hữu ích đối với người

dùng tin. Đặc biệt là đối với các nhà nghiên cứu khoa học, giảng viên và sinh

viên của các trường đại học về các lĩnh vực KHXH & NV.

- Trên cơ sở củng cố, tăng cường và mở rộng nguồn bổ sung tài liệu:

biếu tặng, trao đổi. Viện đã thu thập được nguồn tài liệu rất phong phú và đa

dạng, có giá trị. Tài liệu bổ sung từ các nguồn này kịp thời hơn so với nguồn

K50. Thông tin – Thư viện

64

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

mua, không những thế qua nguồn trao đổi Viện đã bổ sung được nhiều tài liệu

mà không thể mua được.

2.8.2. Những mặt còn hạn chế

Bên cạnh những gì đã đạt được vốn tài liệu của Viện vẫn tồn tại một số

hạn chế:

- Chưa tạo ra các dòng tin có giá trị cao, có hệ thống và đầy đủ, xét về

mặt nội dung thì các tài liệu được bổ sung vẫn chưa hẳn là những tài liệu tiêu

biểu để phục vụ nhu cầu dùng tin ngày càng tăng của các nhà nghiên cứu.

- Nhiều tài liệu trong Viện còn thiếu chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của

người dùng tin khi họ cần, đặc biệt đối với các tài liệu nghiên cứu là sách

ngoại văn, có nhiều sách bộ ngoại văn còn bị hỏng. Điều này đã gây khó khăn

cho người dùng tin trong công tác nghiên cứu.

- Hiện nay, Viện vẫn chưa có kinh phí để khôi phục những tài liệu

trong các kho sách Hán - Nôm bị rách, hỏng do quá cũ, nát, không tiếp tục

đưa ra phục vụ bạn đọc được nữa. Điều này làm ảnh hưởng khả năng phụ vụ

nhu cầu của người dùng tin khi họ có yêu cầu về các tài liệu này.

- Vẫn chưa đưa được các biểu ghi về các tài liệu Hán – Nôm vào hệ

thống CSDL phục vụ người dùng tin tra cứu. Họ chỉ có thể tìm những tài liệu

này qua Hệ thống tủ mục lục đối với các tài liệu trước những năm 90, còn

những tài liệu trở về đây bạn đọc chỉ có thể tìm thông qua việc gặp trực tiếp

cán bộ bổ sung.

- Tài liệu hiện đại tại Viện còn quá ít, làm ảnh hưởng đến khả năng

khai thác và sử dụng của người dùng tin.

- Kinh phí cấp cho hoạt động bổ sung còn eo hep và chưa thống nhất

quyết toán từ đầu năm, mà kinh phí dành cho công tác bổ sung được chia

thành nhiều đợt trong năm. Chính vì thế, cán bộ bổ sung không chủ động

trong việc đặt mua tài liệu, làm ảnh hưởng đến hiệu quả bổ sung.

K50. Thông tin – Thư viện

65

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Chưa có một hệ thống TT KHXH & NV thống nhất, nên hoạt động

tùy tiện, nhất là công tác tạo nguồn, số sách báo - tạp chí trùng lập giữa các

Viện, các Trung tâm nghiên cứu chuyên ngành trong Viện KHXH Việt Nam

khá nhiều đã gây nên sự lãng phí lớn. Chẳng hạn: Tổng số báo- tạp chí ngoại

văn mua hàng năm qua Xunhasaba trùng từ 2 - 4 bản, tiếng Pháp khoảng 10

tên, Nga 30 tên, Tiếng Trung khoảng 15 tên…

- Quá trình tin học hóa ở Viện còn mang tính tự phát, chưa có sự liên

kết tương hợp giữa các khâu công tác, chương trình tạo lập CSDL mới chủ

yếu dựa vào phần mềm CDS/ISIS. Do đó, việc quản lý các hoạt động tạo lập

nguồn tư liệu còn rất lạc hậu. Cơ sở hạ tầng thông tin còn kém.

CHƢƠNG 3

MỘT VÀI GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI IỆU

TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI

3.1. Các giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác phát triển vốn tài liệu

3.1.1. Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin

Đây là viêc làm quan trọng, là cơ sở cho hoạt động bổ sung – phát triển

vốn tài liệu. Vì thế, Viện cần xây dựng một chính sách bổ sung cụ thể phải

xác đinh được: ngôn ngữ, chủ đề, loại hình tài liệu…bổ sung phù hợp với

K50. Thông tin – Thư viện

66

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

từng giai đoạn phát triển. Khi đã có một chính sách bổ sung hoàn thiện, rõ

rang cũng là lúc Viện nhận thức rõ nguồn tài liệu mình cần có để đáp ứng cho

nhu người dùng tin của đơn vị mình. Từ đó, hoạt động của Viện sẽ đạt hiệu

quả cao và không ngừng phát triển

Trong quá trình bổ sung, cần chú ý đến nguồn bổ sung tài liệu qua trao

đổi, biếu tặng. Cán bộ bổ sung cần cân nhắc chọn lọc thật kỹ những tài liệu

phù hợp với diện bổ sung để không mất thời gian xử lý, thanh lọc lại cũng

như không tốn diện tích kho cho những tài liệu không phù hợp.

Bên cạnh bổ sung, Viện còn phải tổ chức thanh lọc những tài liệu

không còn giá trị, cũ, nát…

Chính sách bổ sung càng chi tiết, rõ ràng thì hiệu quả công tác bổ sung

tài liệu càng cao. Có thế, nguồn lực thông tin của Viện ngày càng mạnh.

3.1.2. Tăng kinh phí phát triển nguồn tin

Trong công tác thư viện kinh phí là vấn đề quan trọng hàng đầu, là một

trong bốn thành tố chính cấu tạo nên thư viện. Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu

của người dùng tin thì yếu tố đầu tiên quan trọng nhất quyết định đó là chất

lượng VTL.

Hiện nay, chúng ta đang sống trong thời đại “bùng nổ thông tin”, việc

nắm bắt được thông tin đã khó, làm thế nào để nắm được thông tin thực sự

hữu dụng đối với diện người dùng tin là một điều khó khăn hơn rất nhiều đối

với mỗi cơ quan TT - TV. Bên cạnh đó, nhu cầu của người dùng tin ngày một

nâng cao không chỉ về chất lượng nội dung thông tin mà còn cả loại hình

thông tin bao gồm cả tài liệu in ấn và tài liệu điện tử. Để bổ sung được những

loại hình tài liệu này thì nguồn kinh phí bổ sung cần được tăng cường thêm

hàng năm.

Viện TT KHXH phát triển vốn tài liệu dựa trên nguồn ngân sách Nhà

nước là chính. Tuy nhiên, do ngân sách Nhà nước có hạn và nguồn kinh phí

hàng năm được cấp không mấy tăng. Trong khi đó, giá cả tài liệu, ngoài các

tài liệu in ấn truyền thống như: sách, báo - tạp chí tăng hàng ngày, loại hình

K50. Thông tin – Thư viện

67

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

tài liệu điện tử như CD – Rom, băng từ, đĩa từ giá lại khá đắt. Vì vậy muốn bổ

sung phải đòi hỏi có nhiều kinh phí. Để làm được điều đó, việc tăng cường

kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu cho Viện TT KHXH là một điều cần

thiết. Để Công tác bổ sung có hiệu quả thực sự, Viện bên cạnh việc cân nhắc

tính toán để đặt mua những tài liệu cần thiết nhất, thì còn phải tăng cường tìm

kiếm các nguồn tài trợ bên ngoài từ các dự án của các cơ quan, tổ chức quốc

tế, các cá nhân trong và ngoài nước.

3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung”

Cần thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” ở cấp Viện

KHXH Việt Nam để duyệt và thông qua các quyết định về nội dung và chất

lượng, số lượng vốn tài liệu khoa học. Điều này giúp đảm bảo chất lượng cho

các tài liệu bổ sung phù hợp với diện đề tài của Viện.

Hội đồng duyệt tài liệu nên bao gồm các thành viên là đại diện của các

viện và trung tâm chuyên ngành trực thuộc Viện KHXH Việt Nam.Các đại

diện là những cán bộ đầ ngành, công tác lâu năm tại các cơ quan và là những

người tâm huyết với nghề. Họ là những người không giỏi chỉ về chuyên môn

nghiệp vụ mà họ còn là người hiểu rất rõ các lĩnh vực KHXH & NV, cũng

như diện nghiên cứu và phục vụ của Viện/Trung tâm mà họ đang công tác.

Không những thế, các thành viên của Hội đồng này phải có quan hệ tốt với

các nhà nghiên cứu, các nhà xuất bản để có được những thông tin quan trọng

về các tài liệu thuộc về chuyên ngành của Viện KHXH Việt Nam. Nhìn

chung,

Hội đông duyệt tài liệu sẽ đảm bảo sự phân chia rõ diện bổ sung của

từng viện, tránh bổ sung trùng tài liệu giữa các thành viên.

3.1.4. Xây dựng hệ thống phối hợp bổ sung

Phát triển hoạt động TT - TV trong điều kiện các nước đang phát triển,

giá xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, không thể không tính đến việc

phối hợp bổ sung. Quyết sịnh 178/CP của Hội đồng Chính phủ về “Công tác

Thư viện” đã nhấn mạnh đến việc phải phối hợp hoạt động giữa các Thư viện,

K50. Thông tin – Thư viện

68

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

trong đó có việc phối hợp bổ sung. Chỉ thị 95/CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ

trưởng về công tác thông tin khoa học và công nghệ lại nhấn mạnh việc phải

tổ chức bổ sung “cho phù hợp với định hướng phục vụ, tránh trùng lập, lãng

phí”

Phối hợp là một nguyên tắc quan trọng của công tác bổ sung, nó xuất

hiện như một giải pháp của các trung tâm TT - TV nhằm thích ứng với thời

đại khi đã và đang xảy ra hiện tương “bùng nổ thông tin” mà hậu quả trực tiếp

của nó là số lượng các ấn phẩm xuất bản gia tăng với tốc độ nhanh chóng. Do

đó, việc tiến hành phối hợp bổ sung trên cơ sở chuyên môn hóa là một yêu

cầu bức bách cần thực hiện hiện nay.

Phối hợp bổ sung bằng cách phân chia ranh giới, trách nhiệm thu thập

từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng bản, tăng số lượng tên tài liệu

mới, tăng khả năng sao nhân tài liệu, làm phong phú vốn tài liệu về ngành

khoa học nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp nghiên cứu

triển khai, đào tạo và phục vụ mục tiêu Kinh tế - xã hội của đất nước trước

mắt và lậu dài.

Trong phạm vi Viện KHXH Việt Nam, công tác trao đổi sách, báo quốc

tế về KHXH & NV cần được tập trung vào một đầu mối chung, nhằm thu

thập có chọn lọc và có hệ thống các tư liệu KHXH nước ngoài, trên cơ sở đó

có một chính sách và cơ chế thích hợp, một sự tập trung và phân bổ kinh phí

phù hợp trong khuôn khổ Hệ thống Viện KHXH Việt Nam, quản lý việc đặt

mua sách bằng ngoại tệ cho cả hệ thống.

Trong phạm vi Quốc gia, xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin

KHXH & NV mà Viện TT KHXH là điểm đầu mối, đóng vai trò một cơ chế

phối hợp chứ không phải một cơ quan tác nghiệp, với mục đích là thông nhất

hoạt động thông tin KHXH & NV, tiến hành việc tổ chức phối hợp bổ sung tư

liệu với một phương pháp thống nhất và chia sẻ nguồn lực trên phạm vi cả

nước.

3.1.5. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo ngƣời dùng tin

K50. Thông tin – Thư viện

69

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

* Nâng cao trình độ cho cán bộ

Krupxcaia nói: “Cán bộ thư viện là linh hồn của sự nghiệp thư viện”.

Điều này khẳng định vai trò vô cùng quan trọng của người cán bộ thư viện.

Để cán bộ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình công

tác thì vấn đề đặt ra đó là cán bộ thư viện phải được thường xuyên đào tạo và

đào tạo lại để không ngừng nâng cao năng lực, cũng như trình độ chuyên môn

nghiệp vụ. Đặc biệt, hiện nay, khi công nghệ thông tin ứng dụng vào trong

hoạt động của thư viện thì việc đào tạo ngoài kiến thức chuyên môn ra, đòi

hỏi người cán bộ phải được đào tạo nâng cao trình độ về tin học và ngoại ngữ.

Họ phải có kiến thức về mạng, về tạo lập và khai thác tài liệu điện tử; đồng

thời họ phải có khả năng về ngoại ngữ bởi vì hầu hết các sản phẩm thông tin

khai thác trên mạng đều là tiếng nước ngoài và phần lớn là tiếng Anh.

Cán bộ thư viện Viện TT KHXH muốn phát triển, muốn thực sự là

người cán bộ thư viện thời đại đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao

của công tác thì phải được đào tạo,và bồi dưỡng thường xuyên. Có đội ngũ

cán bộ giỏi là một trong yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công của Viện.

* Đào tạo người dùng tin

Người dùng tin là đối tượng mà mỗi cơ quan thư viện phục vụ và

hướng tới thỏa mãn nhu cầu tin của họ chính là mục tiêu của mỗi cơ quan.

Chính vì thế mà các thư viện luôn lấy viêc thỏa mãn nhu cầu của người dùng

tin làm mục tiêu hoạt động.

Người dùng tin của Viện TT KHXH chủ yếu là các nhà nghiên cứu

khoa học, các nhà nghiên cứu sinh, các cử nhân, các sinh viện trường đại học

trong và ngoài nước vì thế mà bên cạnh người dùng tin có trình độ cao, cón có

những người dùng tin có trình độ khá. Điều này cũng ảnh hưởng đến khả

năng và kỹ năng tra cứu, kỹ năng sử dụng các dịch vụ của thư viện,…và mục

đích cuối cùng là giúp cho người dùng tin hiểu được cơ chế hoạt động của

Viện và biết sử dụng nguồn thông tin hiện có của Viện. Các kiến thức thông

tin cấn trang bị cho người dùng tin có thể là:

K50. Thông tin – Thư viện

70

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

- Kiến thức và kỹ năng vận hành, khai thác các nguồn/ hệ thống thông

tin, đặc biệt là các nguồn tin số hóa trên các mạng thông tin

- Đào tạo giúp người dùng tin có tri thức về thông tin và sự phân bố các

nguồn thông tin trong lĩnh vực các KHXH & NV.

- Hướng dẫn cách tìm kiếm tà liệu tại phòng mở, phòng đọc tra cứu.

- Hướng dẫn sử dụng phương tiện khai để khai thác thông tin trên đĩa

CD – ROM.

- Tra cứu tài liệu trên các CSDL báo, tạp chí, luận án, ảnh thông qua

cac sddieemr truy cập theo hình thức và nôi dung cảu tài liệu (tên tài liệu, tên

tác giả, từ khóa, năm xuất bản,…).

3.1.6. Phát triển vốn tài liệu ngoại văn và điện tử

* Phát triển vốn tài liệu ngoại văn

Do đặt thù là cơ quan TT - TV đầu ngành về KHXH & NV, người dùng

tin là những cán bộ nghiên cứu, các nhà lãnh đạo các cấp, các nghiên cứu

sinh, sinh viên các trường đại học. Đây là những người có khả năng sử dụng

các ngoại ngữ tốt vì vậy họ có nhu cầu sử dụng nhiều các tài liệu ngoại văn.

Bên cạnh đó, VTL của Viện phải đảm bảo phản ánh được các thành tựu

KHXH & NV không chỉ trong nước mà còn ở khu vực và trên thế giới. ngày

nay Chính vì vậy, bên cạnh chú trọng việc bổ sung các tài liệu quốc văn, bổ

sung các tài liệu ngoại văn là một yêu cầu rất quan trọng, đặc biệt trong thời

đại hội nhập thế giới như hiện nay.

Nhận thức được điều đó, Viện TT KHXH chú trọng tiến hành tài liệu

ngoại văn bằng nhiều hình thức khác nhau.

Bên cạnh việc đặt mua qua các nhà cung cấp sách ngoại văn

(XUNHASABA), hay trực tiếp đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp nước

ngoài trên mạng. Viện TT XHXH cần chú trọng đến nguồn bổ sung tài liệu

ngoại văn quan trọng hiện nay đó nguồn biếu tặng và trao đổi. Viện cần tăng

cường củng cố, hợp tác với các cơ quan, tổ chức quốc tế về lĩnh vực KHXH

K50. Thông tin – Thư viện

71

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

& NV (Các quỹ Quốc tế, các Đại sứ quán…), đã có mối quan hệ lâu dài với

Viện ừ trước đến nay, cũng như mở rộng quan hệ với các tổ chức, các cơ quan

nghiên cứu, Thông tin – Thư viện ở khu vực và trên thế giới. Từ đó, có thể

thu thập được nguồn tài liệu ngoại văn phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người

dùng tin của Viện.

* Phát triển nguồn tại liệu điện tử

Phát triển nguồn tài liệu điện tử là một xu thế tất yếu, và cần thiết tại

các cơ quan Thông tin – Thư viện hiện nay, bởi lẽ loại tài liệu này có khả

năng lưu trữ một lượng lớn thông tin mà khối lượng vật lý lại nhỏ, tiết kiệm

diện tích kho, bên cạnh đó có khả năng phục vụ nhiều người dùng tin cùng

một lúc, có thể sao lưu dễ dàng

Hiện nay, do kinh phí có hạn, bên cạnh đó thói quen sử dụng của người

dùng tin về các tài liệu hiện đại còn ít, vì vậy mà cho đến nay trong chiến lược

phát triển vốn tài liệu Viện TT KHXH ngoài các nguồn tìm kiếm trên mạng,

hay nguồn biếu tặng, không còn mua các tài liệu hiện đại nữa. Điều này ảnh

hưởng rất lớn đến khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin trong thời

đại điện tử như ngày nay và cũng như không thể bắt kịp với xu thế của thời

đại. Chính vì vậy, trong các năm tới Viện cần chú trọng phát triển bổ sung

loại hình tài liệu này trên cơ sở cân đối ngân sách hợp lý.

Sử dụng tài liệu hiện đại đang là xu thế của người dùng tin hiện nay,

bởi thế việc bổ sung loại hình tài liệu này là một đòi hỏi tất yếu với bất kỳ

một cơ quan thư viện nào hiện nay. Viện TT KHXH là thư viện lớn nhất về

lĩnh vực KHXH & NV trong cả nước, người dùng tin chủ yếu là những người

có trình độ cao, nhanh nhạy với công nghệ. Chính vì thế Viện muốn đáp thỏa

mãn nhu cầu của họ cần phải bổ sung tài liệu điện tử.

3.1.7. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng, tổ

chức, quản lý và khai thác nguồn tin

Chỉ thị Số 58 – CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị (Khóa VIII)

về “Đẩy mạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp

K50. Thông tin – Thư viện

72

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” có nêu: “Tập trung phát triển dịch vụ

điện tử trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, hàng không, thương

mại điện tử và các dịch vụ công cộng (giáo dục, đào tạo từ xa, chữa bệnh từ

xa, thư viện điện tử,…) đảm bảo các điều kiện cần thiết phù hợp với tiến độ

hội nhập kinh tế khu vực và trên thế giới.” và trong quyết định số

33/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 8/2/2002 về phê

duyệt kế hoạch phát triển Internet Việt Nam giai đoạn 2001 – 2005 có nêu ra

các biện pháp chủ yếu: “…Từng bước điện tử hóa các thư viện nghiên cứu,

các cơ sở đào tạo, hình thành các kho thông tin điện tử quốc gia.”

Từ những cơ sở pháp lý trên đây, Viện TT KHXH cần từng bước ứng

dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình nói và đặc biệt là công tác

phát triển vốn tài liệu thể hiện ở các hoạt động sau:

* Ứng dụng công nghệ tin trong việc xây dựng, phát triển nguồn tin

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng và phát triển nguồn

tin là việc làm rất cần thiết. Nó giúp có cho Viện có được nguồn lực thông tin

điện tử phong phú bên cạnh nguồn lực thông tin truyền thống .

Ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng, phát triển

nguồn tin của Viện được thực hiện thông qua các hoạt động:

- Tạo lập các CSDL thư mục báo, tạp chí, sách, ảnh, sắc phong, hương

ước, các CSDL về bài trích báo, tạp chí, các CSDL toàn văn

- Số hóa các tài liệu: Chuyển tài liệu từ dạng in ấn trên giấy sang dạng

số bằng phương pháp quét ảnh hay nhập tin lại từ bàn phím. Viện nên tiếp tục

số hóa các tài liệu cổ quý có giá trị về mặt tinh thần và nghiên cứu để có thể

sớm đưa vào phục vụ người dùng tin cũng như đồng thời bảo quản tốt các tài

liệu này.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin:

Bằng cách một mặt củng cố mạng LAN (mạng nội bộ trong Viện KHXH Việt

Nam) để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin với các Viện thành viên khác. Bên

cạnh đó xây dựng mạng diện rộng trong nước và quốc tế, Viện tiến hành chia

K50. Thông tin – Thư viện

73

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan, tổ chức, thư viện khác trong và ngoài

nước.

* Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức, quản lý và khai thác nguồn

lực thông tin

Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình xây dựng và

phát triển nguồn tin của mình, Viện TT KHXH cũng đã từng bước ứng dụng

công nghệ thông tin vào các quá trình xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin của

đơn vị mình. Điều này làm biến đổi các quá trình thông tin trong Viện.

Đối với mỗi trung tâm TT - TV, nguồn tin điện tử quan trọng nhất là

CSDL. CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, lưu

trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tư và quản lý theo cơ

chế thống nhất, giúp cho viêc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh

chóng. CSDL được quản trị bằng một hệ thống quản trị CSDL, đó là một hệ

thống phần mềm giúp cho người sử dụng xử lý và khai thác theo 3 chức năng

là: Mô tả dữ liệu, cập nhật dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu.

Viện TT KHXH đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xử lý,

quản trị dữ liệu của mình thông qua sử dụng phần mềm CDS/ISIS (version

1.4) do UNESCO phổ biến. Nhưng do phần mềm này chưa hỗ trợ UNICDE

và rất khó quản lý các CSDL toàn văn và chỉ phù hợp với các thư viện nhỏ.

Vì vây, trong tương lai Viện cần nghiên cứu và cân nhắc sử dụng phần mềm

quản lý thư viện khác để có thể khắc phục được những nhược điểm của

CDS/ISIS.

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Internet ngày càng ỏ rõ những

ưu điểm của nó mang lại, phù hợp với xu thế phát triển chung của xã hội. Từ

khi nối mạng Internet, hoạt động của Viện TT KHXH có những bước phát

triển mới. Thư viện có thể mở rộng quan hệ trao đổi với các đồng nghiệp

trong và ngoài nước, trực tiếp đặt mua tài liệu đến các nhà xuất bản ở nước

ngoài. Như vây, có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin, nối

mạng Internet là một hướng đi đúng đắn của Viện. Để Viện phát triển theo

K50. Thông tin – Thư viện

74

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

hướng hiện đại, bắt nhịp được với các xu hướng phát triển chung của các

trung tâm thông tin – thư viện trong khu vực và trên thế giới, Viện cần phải

tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động, đồng

thời với việc nâng cấp cở sở hạ tầng thông tin. Bên cạnh đó, Viện còn phải

xây dựng và mở rộng các dịch vụ trên mạng phục vụ nhu cầu đa dạng của

người dùng tin; đưa dữ liệu của mình lên mạng Internet thông qua trang web

của Viện để người dùng tin có thể tra cứu tìm kiếm vốn tài liệu của Viện mà

không cần trực tiếp đến tận nơi.

3.2. Một số kiến nghị

Để công tác bổ úng của Viện đạt hiệu quả cao thì Viện cần:

 Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại bằng cách mua các trang

thiết bị hiện đại để xử lý tài liệu và phục vụ và bạn đọc nhanh nhất. Để

Viện làm được điều này Nhà nước và Viện KHXH Việt Nam nên xem

xét tăng cường đầu tư ngân sách hơn nữa cho Viện.

 Tăng cường bổ sung các loại hình tài liệu mới (băng từ, đĩa từ, CD –

ROM, microfilm, microfiches,…) bên cạnh các tài liệu truyền thống.

Đồng thời đầu tư mua các trang thiết bị để người dùng tin có thể sử

dụng được các loại hình tài liệu hiện đại này.

 Củng cố và tăng cường hơn nữa mối quan hệ giữa Viện với các thư

viện, cơ quan, tổ chức khác trong và ngoài nước để thực hiện việc trao

đổi tài liệu, thu nhận tài liệu có hiệu quả.

 Tăng cường hoạt động giới thiệu vốn tài liệu cảu Viện đến với người

dùng tin, đặc biệt là các kho tài liệu tiếng Hán, tài liệu cổ. Tạo lập các

CSDL về các tài liệu Hán Nôm đưa lên mạng LAN để người dùng tin

có thể biết về nguồn tài liệu này của Viện. Đồng thời đó là Viện cần

chú trọng đến việc tu bổ, phục chế các tài liệu cổ bị hư, hỏng nhưng

vẫn còn giá trị, phù hợp với nhu cầu của người dùng tin.

K50. Thông tin – Thư viện

75

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

 Nhanh chóng hoàn tất chương trình số hóa tài liệu cổ, quý hiếm cảu

Viện hiện nay để có thể nhanh chóng đưa vào phục vụ bạn đọc và triển

khai công tác lưu trữ các bản tài liệu gốc đã được số hóa.

 Chú trọng đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ Viện để nâng cao hơn

nữa trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của họ nhằm đảm bảo hiệu quả

hoạt động của Viện trong giai đoạn hiện tại và tương lai, mặt khác tiến

tới hội nhập với hệ thống thông tin khu vực và trên thế giới.

KẾT LUẬN

Trải qua một thới gian dài hình thành và phát triển. Viện TT KHXH đã

và đang làm tốt vai trò là một thư viện đa ngành lớn nhất trong cả nước. Với

VTL gần 600.000 tài liệu không kể các tài liệu ảnh, Viện đang không ngừng

hoàn thiện để phục tốt hơn nữa nhu cầu tin các nhà lãnh đạo Đảng và Nhà

nước, các cán bộ quản lý các cấp, các nhà nghiên cứu,… góp phần vào công

cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.

Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, Viện TT KHXH cần đẩy mạnh

hơn nữa công tác phát triển vốn tài liệu, khắc phục những khó khăn, mở rông

mối quan hệ hợp tác với các tổ chức, cơ quan thông tin thư viện trong và

ngoài nước bởi đây là nguồn lực thông tin lớn của Viện hàng năm. Bên cạnh

đó, Viện phải tăng cường hơn nữa công tác giới thiệu các kho tài liệu đến với

người dùng tin (kho tài liệu tiếng Trung Quốc). Ngoài các ấn phẩm truyền

thông Viện cần quan tâm bổ sung các ấn phẩm hiện đại để đáp ứng kịp thời

K50. Thông tin – Thư viện

76

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

xu thế thời đại như: CD-ROM, băng từ, đĩa từ,…Tự động hóa hoạt động

thông tin – thư viện là nhiệm vụ trước mắt của Viện, trong tương lai phát triển

Thư viện Viện thành thư viện điện tử/ thư viện số, bảo tồn tốt các tốt accs kho

tài liệu cổ quý của quốc gia về KHXH & NV, đồng thời phát huy cao độ

nguồn lực thông tin của mình phục vụ đắc lực cho công cuôc phát triển đất

nước.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

 CÁC TÀI LIỆU CHỈ ĐẠO

1. Pháp lệnh Thư viện của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Việt Nam thông

qua ngày 28/12/2000 và được Chủ tịch nước ký Sắc lệnh CTN ban

hành ngày 11/01/2001

2. Quyết định 93/CP của Hội đồng Chính phủ ngày 20/05/1975 về việc

thành lập Viện Thông tin Khoa học xã hội, Ủy ban Khoa học Xã hội

Việt Nam .

3. Quyết định số 54/KHXH-QĐ ngày 24/03.1976 cảu Chủ nhiệm Ủy ban

Khoa học Xã hội Việt Nam về chức năng nhiệm vụ của Viện Thông tin

Khoa học Xã hội

4. Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/01/2004 của Chính phủ quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Xã

hội Việt Nam

K50. Thông tin – Thư viện

77

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

5. Quyết định Số 352/2005/QĐ-KHXH ban hành ngày 25/4/2005 của Chủ

tịch Viện KHXH Việt Nam

 CÁC TÀI LIỆU KHÁC

6. Chu Hải Yến, (2005), Sơ bộ khảo sát nguồn tin tại Viện Thông tin

Khoa học Xã hội, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Dân lập Đông Đô, Hà

Nội

7. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề Thư viện, Văn hóa Thông tin, Hà

Nội

8. Lê Văn Viết (2001), “Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển

nguồn tin”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 1, tr.12-17

9. Ngô Thế Long (2009), “Hệ thống các cơ sở dữ liệu tại Viện Thông tin

Khoa học Xã hội”, Tạp chí Thông tin Khoa học xã hội, 1, tr.1 – 9.

10. Nguyễn Thị Kim Dung, Công tác Phát triển vốn tài liệu, Tập bài giảng,

Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

11. Nguyễn Thị Minh Nguyệt, (2007), Tìm hiểu vốn thư tịch cổ tại Viện

Thông tin Khoa học Xã hội, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

12. Nguyễn Thị Thu Hương, (2007), Tăng cường công tác phát triển vốn

tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, Khóa luận

tốt nghiệp, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia

Hà Nội, Hà Nội.

13. Trần Mạnh Tuấn (2007), “Hỗ trợ và nâng cao trình độ kiến thức thông

tin đối với người dùng tin trực tiếp tại Viện Khoa học Xã hội Việt

Nam”, Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội, 3, tr.31 – 34.

14. Viện Thông tin Khoa học Xã hội (2005), Viện Thông tin Khoa học Xã

hội 30 năm xây dựng và trưởng thành, Viện Thông tin Khoa học Xã

hội-Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Hà Nội

K50. Thông tin – Thư viện

78

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Thanh

15. Viện Thông tin Khoa học Xã hội (2008), Xây dựng bản thảo sách khoa

học xã hội, Viện Thông tin Khoa học Xã hội – Viện Khoa học Xã hội

Việt Nam, Hà Nội

16. Viện Thông tin Khoa học Xã hội, (1996), Chương trình hội nghị công

tác bổ sung tư liệu khoa học xã hôi và nhân văn, Viện Thông tin Khoa

học Xã hội – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Hà Nội

17. Vũ Văn Sơn (1992), “Xây dựng danh mục hạt nhân và chính sách bổ

sung tư liệu”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 4, tr.1 -6.

18. Vũ Văn Sơn (1994), “Một số chính sách phát triển nguồn tư liệu”, Tạp

chí Thông tin và Tư liệu, 3, tr.1 – 4

K50. Thông tin – Thư viện

79