Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

7
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng" được hoàn thành với mục tiêu nhằm làm rõ số lượng, thành phần, giá trị tài liệu lưu trữ và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành : Văn thư – Lưu trữ Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trần Văn Quang Sinh viên thực hiện : Nguyễn Hồng Minh Mã sinh viên : 2005VTLA022 Khóa : 2020 - 2024 Lớp : 2005VTLA Hà Nội, tháng 05 năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng” là công trình nghiên cứu của bản thân em. Những kết quả, số liệu chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các thông tin sử dụng trong bài được đúc kết từ quá trình khảo sát thực tế, các sao chép, trích dẫn đều được ghi rõ nguồn. Hà Nội, ngày 09 tháng 06 năm 2024 Sinh viên Nguyễn Hồng Minh
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được báo cáo khóa luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Trần Văn Quang, người đã hướng dẫn, chỉnh sửa và giải đáp thắc của em trong toàn bộ quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô Học viện Hành Chính Quốc gia đã truyền đạt và chỉ bảo em vô số kiến thức quý báu để em có nền tảng thực hiện khóa luận Cảm ơn Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã đồng ý tiếp nhận em tới thực tập và hỗ trợ em thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Do kiến thức chuyên môn còn nhiều hạn chế, nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô đưa ra những nhận xét và góp ý giúp em hoàn thiện đề tài khóa luận của mình. Em xin chân thành cảm ơn.
DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Trang Ảnh 1 Kho bảo quản tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ 23 Xây dựng Ảnh 2 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công 26 Ảnh 3 Bản vẽ hoàn công Công trình Trung tâm Chính trị - 38 Hành chính thành phố, hệ thống giao thông và hệ thống hạ tầng kỹ thuật đồng bộ tại Khu đô thị Bắc Sông Cấm - xã Tân Dương, huyện Thủy Nguyên, Hải Phòng Ảnh 4 Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ 40 Ảnh 5 File excel hỗ trợ phục vụ công tác tra tìm tài liệu 41
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 5 6. Bố cục của đề tài ....................................................................................... 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ ..................................................................................................... 7 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................. 7 1.1.1. Một số khái niệm......................................................................... 7 1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................. 9 1.1.3. Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............. 11 1.1.4. Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .......................... 17 1.2. Cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ............................... 18 1.3. Cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ...................... 20 1.3.1. Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ................. 20 1.3.2. Số lượng tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ..................................................................................................... 22 1.3.3. Thành phần tài liệu đang được bảo quản tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng .......................................................................... 23 1.3.4. Giá trị của tài liệu Phông lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ..................................................................................................... 27 Tiểu kết chương 1.................................................................................... 28
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG . 29 2.1. Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ .................................... 29 2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ............................. 29 2.3. Hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng .............................................................................. 30 2.3.1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .................................................. 30 2.3.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ ............................................. 33 2.3.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................................. 40 2.3.4. Thống kê trong công tác lưu trữ................................................ 42 2.4. Nhận xét, đánh giá thực trạng .......................................................... 42 2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................... 42 2.4.2. Hạn chế...................................................................................... 43 2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế ......................................................... 45 Tiểu kết chương 2 ............................................................................... 45 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ................................................................................... 47 3.1. Giải pháp về tổ chức quản lý............................................................ 47 3.1.1. Hoàn thiện tổ chức bộ phận làm lưu trữ ................................... 47 3.1.2. Xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ ................ 47 3.1.3. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ .. 48 3.2. Giải pháp về cơ sở vật chất .............................................................. 49 3.3. Giải pháp về chuyên môn, nghiệp vụ............................................... 50
3.3.1. Xác định giá trị tài liệu.............................................................. 50 3.3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................................. 51 3.3.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ............................................. 56 3.3.4. Xây dựng công cụ thống kê tài liệu .......................................... 61 Tiểu kết chương 3 ............................................................................... 62 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 65 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 68
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác lưu trữ được tổ chức ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Tại Việt Nam, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Công tác lưu trữ là lĩnh vực bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp lý liên quan tới tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và tất cả nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Có thể xem công tác lưu trữ là công cụ điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Góp phần tích cực nâng cao hiệu quả công tác của đơn vị. Do đó mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu trữ đều có vị trí “huyết mạch” trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, có tác động và ảnh hưởng tới kết quả của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để đạt được mục đích của công tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ ra sử dụng và phát huy tối đa giá trị của tài liệu, đòi hỏi tài liệu lưu trữ phải trải qua công tác tổ chức khoa học tài liệu với các nghiệp vụ: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, hiệu quả của công tác lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao. Dù là bất kỳ cơ quan, tổ chức nào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ có đều có vị trí đặc biệt đối với hoạt động của cơ quan. Đòi hỏi sự nghiên 1
cứu khoa học không chỉ trong lý luận chung mà còn cả trong thực tế hoạt động của từng cơ quan và các quy định pháp luật. Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, quy mô lớn, số lượng văn bản được hình thành trong hoạt động công tác vô cùng nhiều, khối tài liệu lưu trữ lớn, tài liệu có đặc thù về lĩnh vực thiết kế, tư vấn, kiểm tra, bản vẽ công trình… mang nhiều ý nghĩa quan trọng. Qua thời gian thực tập tốt nghiệp, em đã có cơ hội tìm hiểu về công tác lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Từ thực trạng cho và hoạt động lưu trữ tại cơ quan còn nhiều hạn chế đặc biệt là công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cần được nghiên cứu và khắc phục. Với mục đích học tập và là cơ hội đưa ra những đóng góp nhất định vào công tác lưu trữ của cơ quan em xin lựa chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của bản thân. Mong rằng những nghiên cứu được đưa ra trong đề tài sẽ có thể hữu ích trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ được thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một trong ba quy trình cơ bản của lưu trữ, quyết định hiệu quả mục đích của công tác lưu trữ là phát huy giá trị tài liệu. Đây là một vấn đề nghiên cứu được quan tâm. Đã có nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu từ các góc độ khác nhau: - Sách, giáо trình Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”: của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, được xuất bản tại Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội 2
vào năm 1990 đã nêu ra những lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ nói chung và nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng. Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng được Nhà Xuất bản Hà Nội xuất bản năm 2006 đã cung cấp những khái niệm và các vấn đề cơ bản về tổ chức công tác lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu. Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Chu Thị Hậu do Nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2016 đã đưa ra những vấn đề lý luận về công tác lưu trữ, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Nghiên cứu, định nghĩa quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ, các nghiệp vụ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. - Luận văn thạc sĩ: “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” năm 2009 của tác giả Trịnh Thị Năm tư liệu ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học y dược thành phố Hồ Chí Minh” năm 2020 của tác giả Trần Thị Kim Ánh, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Ban Dân vận Trung ương” năm 2022 của tác giả Thiều Thị Hồng Loan luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Khóa luận tốt nghiệp: “Tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC” năm 2016 của sinh viên Hà Văn Phước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3
“Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ” năm 2018 của sinh viên Hà Thị Huyền Trang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một số công trình xây dựng nhóm A tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” năm 2020 của sinh viên Hoàng Công Quỳnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP Hải phòng” năm 2021 của sinh viên Phạm Thúy Quỳnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. “Công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội vụ” năm 2016 của sinh viên Nguyễn Thị Hà, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Kiểm sát Nhân dân thành phố Hà Nội” năm 2021 của sinh viên Cao Thị Thủy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các đề tài, công trình nghiên cứu trên đã đưa ra những lý luận chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu, đánh giá, tìm hiểu thực trạng, và đề xuất các ý kiến vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các cơ quan khác nhau. Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu nào nghiên cứu thực tế công tác “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng”, chính vì thế, đề tài em lựa chọn nghiên cứu không trùng lặp với những công trình nghiên cứu trước đây. Các phương pháp nghiên cứu, khảo sát, đánh giá được sử dụng trong những công trình nghiên cứu trên là sẽ là kinh nghiệm quý báu cho khóa luận tốt nghiệp của em. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Làm rõ số lượng, thành phần, giá trị tài liệu lưu trữ và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Trên cơ sở 4
đó, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan này. * Nhiệm vụ: Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, đề tài sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; - Khảo sát thực trạng về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng; - Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Nghiên cứu các cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. + Về không gian: Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng + Về thời gian: từ năm 2018 đến năm 2023 5. Phương pháp nghiên cứu Để có được các dữ liệu khoa học và thông tin thực tế, trả lời cho câu hỏi nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu như phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp điều tra, phương pháp phỏng vấn. 5
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, nghiên cứu, phân tích thông tin từ những tài liệu nội bộ cơ quan, giáo trình, tài liệu trên mạng và các bài báo. Phương pháp này giúp tác giả tìm hiểu về cơ sở lý luận, các khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; - Phương pháp điều tra khảo sát: được sử dụng để tìm hiểu thực trạng các nghiệp vụ của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ (xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ) của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Phương pháp này giúp đánh giá thực tiễn một cách khách quan về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. - Phương pháp thống kê: phương pháp này nhằm thống kê số liệu về tài liệu lưu trữ tại cơ quan, thống kê các hoạt động trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này được sử dụng để phỏng vấn viên chức thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, giúp tác giả có những thông tin chính xác nhất. - Phương pháp hệ thống, phân tích: trên cơ sở đánh giá các vấn đề cụ thể và thực tế hiện có tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đối với công tác lưu trữ, từ đó đưa ra các nhận định và phương pháp giải quyết các vấn đề cần thực hiện để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. 6. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 6
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Tổ chức Tổ chức là khái niệm có thể hiểu từ nhiều góc độ khác nhau của công việc, đời sống và xã hội. Tổ chức khi là danh từ, Tiếng Anh là Organization, mang ý nghĩa là một dụng cụ, phương tiện, cách thức để thực hiện một nhiệm vụ, một công việc hướng đích nào đó. Dưới góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng và bao quát, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung, các bộ phận, đơn vị làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc có chung một chức năng. Vì vậy tổ chức là thuộc tính của bản thân các sự vật. Theo Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, Nhà Xuất bản Từ điển bách khoa năm 2010: “Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nề nếp, làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.” [26, 1228] Như vậy tổ chức chính là công cụ nhằm định hướng cho công việc đạt được mục đích chung cụ thể, bản chất của tổ chức là tập hợp và phân chia công việc nhằm đạt tới một mục đích chung hiệu quả tốt nhất. 1.1.1.2. Khoa học 7
Theo Luật Khoa học và Công nghệ năm 2018: “Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy” [19] Theo Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ ngọc, Nhà Xuất bản Từ điển bách khoa, năm 2010: “Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống.” [26, 650] Theo tác giả Vũ Cao Đàm “Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy. Hệ thống tri thức được nói đến ở đây là hệ thống tri thức khoa học khác với tri thức kinh nghiệm. Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất, phân biệt với tri thức kinh nghiệm.” [10, 13] 1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ” là nền tảng chung cho công tác lưu trữ và lưu trữ học, đã có nhiều định nghĩa được đưa ra về “Tài liệu lưu trữ” Theo Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 2008: “Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì.” [18, 1095]. Còn theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”[20] Theo từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, (2011), “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.”[13, 346] Theo nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và 8
cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.” [5, 16] Theo khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.” [20] Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Như vậy, tài liệu lưu trữ chính là kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đó là những tài liệu mang ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa, lịch sử, khoa học... được bảo quản trong kho lưu trữ theo đặc thù và nguyên tắc nhất định. 1.1.1.4. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Theo tác giả Vũ Thị Phụng “Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.” [17, 26] Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các hoạt động phân loại, sắp xếp tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách khoa học, có tổ chức, theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu bao gồm: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; phân loại tài liệu; xây dựng công cụ thống kê tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác có liên quan. 1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.1.2.1. Giúp các cơ quan, tổ chức quản lý thống nhất, chặt chẽ nguồn thông tin trong quá khứ 9
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ có tốt hay không, sẽ quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ. Thông qua công tác tổ chức khoa học tài liệu, cơ quan, và cán bộ lưu trữ có thể thống kê và xác định được số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan. Tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, bảo đảm quản lý thống nhất, chặt chẽ tài liệu lưu trữ, nắm rõ tình hình, đặc điểm của từng phông lưu trữ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bổ sung tài liệu, hoàn chỉnh phông lưu trữ của cơ quan. 1.1.2.2. Tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các lưu trữ Việc phân loại, xác giá trị tài liệu lưu trữ trong tổ chức khoa học tài liệu có vai trò quyết định chất lượng của các hồ sơ khi đưa vào lưu trữ. Qua việc phân loại và loại bỏ các tài liệu trùng, thừa và hết giá trị, thành phần tài liệu trong hồ sơ được tối ưu. Góp phần tinh gọn từng phông lưu trữ, đảm bảo cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. 1.1.2.3. Tạo thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực hiện việc phân loại khoa học và thống kê trong công tác lưu trữ. Tài liệu trong kho lưu trữ được thống kê, phân loại sẽ giúp cán bộ lưu trữ kiểm soát được khối lượng tài liệu trong kho, xác định tình trạng vật lý của từng phông lưu trữ, xây dựng phương án bảo quản, xử lý kịp thời để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó tổ chức khoa học tài liệu giúp hệ thống hóa tài liệu lưu trữ, là nền tảng hoàn thiện công cụ tra cứu tài liệu. Hỗ trợ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.1.2.4. Tạo mỹ quan cho kho lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cán bộ lưu trữ nắm bắt các thông tin về tài liệu, tên phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu. Đây là yếu tố quan trọng xây dựng kế hoạch bảo quản, lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp. Tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp (cặp). Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự 10
của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Tăng mỹ quan cho kho lưu trữ khi tránh được tình trạng tài liệu lộn xộn, bó gói, không theo trật tự sắp xếp khoa học. 1.1.3. Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ gồm các nghiệp vụ: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 1.1.3.1. Xác định giá trị tài liệu a) Khái niệm Theo giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ “Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” [11,153] Tại Khoản 14, Điều 02, Luật Lưu trữ 2011: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.” Xác định giá trị tài liệu được hiểu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. b) Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu 11
Mục đích của xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản (bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) để phục vụ sử dụng. Loại ra những tài liệu hết giá trị đối với mọi phương diện để tiêu hủy nhằm giảm thiểu chi phí trong lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu. Khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan, việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ tránh được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện. Xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện bổ sung tài liệu có giá trị vào phông lưu trữ, tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. Nâng cao hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. c) Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu - Nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp cũng như các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; - Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; - Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi loại hồ sơ tài liệu; - Lựa chọn tài liệu đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử để bảo quản; - Loại ra những tài liệu hết giá trị tiến hành tiêu hủy. d) Yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ phức tạp, kết quả của ngiệp vụ này sẽ quyết định số phận của tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ loại bỏ nhầm những tài liệu có giá trị, không loại bỏ được những tài liệu đã hết giá trị. Chính vì vậy công tác xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và cẩn thận. Để thực hiện được yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu yêu cầu cán bộ lưu trữ phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề 12
nghiệp. Căn cứ vào lý luận đồng thời nghiên cứu tỉ mỉ thực tế tài liệu của mỗi phông lưu trữ. 1.1.3.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ a) Khái niệm “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là một biện pháp kết hết nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ (như lập hồ sơ, phân loại hệ thống hóa, xác định giá trị, thống kê tài liệu...) để tổ chức khoa học tài liệu của một phông lưu trữ. Công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu được tiến hành đối với những phông lưu trữ chưa được lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị hợp lý hoặc còn trong tình trạng lộn xộn.” [11, 173] Theo Khoản 13, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” Trong thực tế thường có hai loại phông lưu trữ để chỉnh lý là phông lưu trữ đã được lập hồ sơ ở văn thư và phông lưu trữ tài liệu còn rời lẻ, chưa được lập hồ sơ. b) Mục đích của công tác chỉnh lý Thứ nhất, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng. Thứ hai, loại những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy, thông qua đó nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản trong kho lưu trữ. c) Quy trình chỉnh lý tài liệu Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu được đánh giá là phức tạp nhất và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và hiệu quả công tác 13