Chapter 4: Creating a Positive Work Environment

• Employee Expectations and

Needs • Motivation • Theories of Motivation • Applying Theory to Reality:

Limiting Factors

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• Building a Positive Work Climate • Focus: The Individual • Focus: The Job • Focus: The Supervisor

Employee Expectations and Needs:

• Technical competence. • Act like a boss (make decisions,

take stands, stay in charge). • Be fair, treat them equally. • Feedback on performance (and for

you to listen).

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• New supervisor to observe them­  resist change to work customs. • Treat the like human beings, know  who they are, what they do, how  well they do it.

Motivation:

• Motivation is what makes

people tick: the needs, desires,  fear, and aspirations within  that makes you do what you  do. It is the why in human  behavior.

• Motivation comes from

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within, You cannot motivate  people to do good work, but  by getting to know your  employees you can activate  their own motivations.

Theories of Motivation

• Motivation Though Fear:  uses coercion, threats, and  punishment.

• Carrot­and­Stick: combines

fear with incentives.

• Economic Man (person):

Frederic Taylor­ money is the  only thing that people work  for.

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• Human Relations Theory: If  workers are treated as people  they will get the job done.

Self­actualization: the  desire to fulfill one’s  own potential

Self ­ Fulfillmen t Ego needs

Social Needs

Safety Needs

Physiological Needs

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Maslow’s Hierarchy of Needs

Theories of Motivation Continued:

• Theory Y(McGregor): If you get

people to work that will fill a basic  need: Their own motivation will  take care of performance.

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• Behavior Modification: All  behavior is a function of its  consequences. To improves  performance give positive  reinforcement (attention, praise).

Theories of Motivation Continued:

• Herzberg’s Motivation­ Hygiene Theory:  Inadequacies in the job environment create  dissatisfaction (called dissatisfiers), hygiene or  maintenance factors. Certain factors in the job  itself provide motivation and satisfaction  (motivators).

• Hygiene factors are compensation,

supervision, working conditions, and company  policy.

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• Motivators are recognition, responsibility,  achievement, advancement, and work itself.

Applying Theory to Reality: Limiting Factors • Nature of many jobs: dull, unchallenging,

and boring.

• Company policy, administration, and

management philosophy.  You must be in  harmony with the companies goals, and   meet with rules and regulations.

• Extent of your responsibility, authority,

and resources.

• Kinds of people that work for you ( I am

only working here until…). • Development of employees. • Time. • Constant pressures.

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Building a Positive Work Climate

• Morale: a group spirit with

respect to getting the job done. • Morale is made up of individual  attitudes toward the work that  pass quickly from one person to  another until everyone in the  group shares the mood.

• High morale is the best thing that

can happen in a enterprise.

• To build a positive work climate  focus on: the individual, the job  and the supervisor. 9

Focus: The Individual

• Get to know your people. • Deal with security needs:  inform, train, structure the  work, support, give positive  reinforcement, evaluate,  praise, build confidence.

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• Deal with social needs: satisfy  the need for acceptance­ make  people feel comfortable, coach  them, encourage them,  get  them on your side.

Reward You Employees

• Give recognition in a positive manner. • Don’t pit employees against each other

in a contest.

• Recognize all employees­ not just top

performers.

• Use an objective criterion to give

rewards.

• Recognize employees in a timely

manner.

• Occasionally reward when it is least

expected.

• Tie award to true accomplishments. • Make rewards of appropriate value. • Rewards should be something desired

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by employees.

•

Focus: The Individual Continued

• Develop you workers

through training, feedback,  encouragement, support,  positive reinforcement, and  involving them.

• Empower your employees­

give them additional  responsibility, and  authority.

• Continue to develop

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yourself.

Focus: The Job

• Provide an attractive, safe,  and secure job environment.

• Put the right person in the

right job.

• Make the job interesting and

challenging.

• Delegate. • Rearrange work to add

responsibility, challenges, etc.

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• Arrange team responsibility  for an entire unit of work.

Job Loading vs. Job Enrichment

• Job Enrichment: shifting the  way things are done to provide  more responsibility for one’s  work  and more opportunity for  achievement and recognition.

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• Job Loading: Building in job  motivators to enrich jobs. This  does not mean additional, but  similar tasks.

Focus: The Supervisor

• The supervisor holds the

key to a good work  climate.

• Employees can be

motivated though the  supervisors enthusiasm  and expectations. • Establish a climate of

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honesty.

Set a Good Example

• Role Model­ you set a  example that your  workers will copy. • Management By

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Example­ If you want  a fair days work from  employees give a fair  days work to them.