Chapter 8  Employee Training and Development  • Importance of Training • Who Will Do the Training • How Employees Learn

Best

• Developing a Job Training

Program • Retraining • Orientation • Overcoming Obstacles to

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Learning

Importance of Training Teaching people How to do Their Jobs:

• There are three kinds of training:  Job Instruction, Retraining, and  Orientation.

• The big sister, big brother, or

buddy system is when a old hand  shows a newcomer the ropes.

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• When good training is absent there  is likely to be an atmosphere of  tension, crisis, and conflict because  nobody knows what to do.

The Benefits of Training

• Gives the supervisor more time to

manage, standardized performance, less  absenteeism, less turnover, reduced  tension, consistency, lower costs, more  customers, better service

• Gives the workers confidence to do their  jobs, reduces tension, boost morale and  job satisfaction, reduces injuries and  accidents, gives them a chance to  advance.

• Gives the business a good image and

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more profit.

Then why is training often neglected?

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• Urgency of need • Training time • Costs • Employee turnover • Short­term worker • Diversity of worker • Kinds of jobs (simple­complex) • Not knowing exactly what you  want your people to do and how

Who will do the Training?

• The magic apron method: people train

themselves the easiest ways to get the job  done, and what will keep them from  getting into trouble.

• The person that is leaving trains:

teaches shortcuts and ways of breaking the  rules.

• Big sister, big brother, or buddy

method: passes on bad habits and may  resent new person as a competitor.

• The logical person to train new workers

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is YOURSEF!

How do Employees Learn the Best?

• Learning is the acquisition  of skills, knowledge, or  attitudes.

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• The adult learning theory  is a field of research that  examines how adults learn.  A number of the following  tips come from the adult  leaning theory.

How employees learn the best:

• When they are actively involved in

the learning process­(to do this choose  a appropriate teaching method). • Training is relevant and practical. • Training material is organized and

presented in chunks.

• Training is in an informal, quiet, and

comfortable setting.

• When they have a good trainer. • When they receive feedback on

performance.

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• When they are rewarded.

Developing a Job­Training Program

• Training plan: A detailed plan for  carrying out employee training for  a unit of work.

• 1st­ establish performance

standards: they provide a ready  made structure for a training  program.

• 2nd­ write a training objective

derived form above.

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• 3rd­ Develop standard procedures  (list tasks and spell them out).

Developing a Unit Training Program • This is taught in several sessions. • It should provide check points to

measure progress.

• Should include two elements:      1. Showing and telling the

employee what to do.

2. Having the employee do it

(right).

• Location should be quiet. • Training materials should be the

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same as used on the job.

Moving from Plan to Action

• Training people with some  experience begins with a  pretest.

• Carry out the training

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program with employees  who do not meet standards. • Once the training process is  complete EVALUATE.

Evaluation

• Formal evaluation: uses

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observation, interviews, and  surveys to monitor training while  its going on.

• Summative evaluation: measures  results when training is complete in  five ways: 1. Reaction 2. Knowledge 3. Behavior 4. Attitudes 5.Productivity

Job Instruction Training (JIT)

• Also called on the job training. • Consists of 4 steps:

1. Prepare the learner 2. Demonstrate the task 3. Have the worker do the task 4. Follow through: put the  worker on the job, correcting and  supporting as nessicary.

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Classroom Training Skills

• Be aware of appropriate body

language and speech.

• Watch how you talk to employees.  Covey respect and appreciation. • Handle problem behaviors in an

effective manner. • Avoid time wasters. • Facilitate employee participation

and discussion.

• Use visual aids to avoid constantly

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referring to notes.

Retraining • Needed when changes are made that

affect the job, employees performance  drops below par, or when the worker  has not mastered a particular technique.

• A positive one­on­one approach to  retraining is referred to a coaching.

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• Coaching is a two part process. 1. Observation of the employees  performance. 2. Conversation between manager and  employee focusing on job  performance.

Orientation: the pre­job phase of training.

• Introduces each new employee  to the job and the workplace. • Tells new staff members what

they want to know and what the  company wants them to know. • Communicates information give

out a employee handbook. • Creates positive employee

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attitudes toward the company  and the job.

Overcoming Obstacles to Learning • Reduce fear with a positive

approach (convey confidence in the  worker).

• Increase motivation: emphasize

whatever is of value to the learner,  make the program form a series of  small successes, build in incentives  and rewards.

• Limited abilities: adjust teaching to

learners level.

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• Laziness, indifference, resistance:  May mean a problem worker.

Overcoming Obstacles to Learning

• Teaching not adapted to learners:

Deal with people as they are (teach  people not tasks), keep it simple,  involve all the senses.

• Poor training program: revise to

include objectives.

• Poor instructor: The trainer needs

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to know the job, be a good  communicator + leader, sensitive,  patient, helpful, etc.