Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một
cuộc họp. (Phần 1)
Cho dù bạn có làm ở lĩnh vực nào đi chăng nữa thì các cuộc họp luôn là
phần việc không thể thiếu, đồng thời cũng là yếu tố then chốt dẫn tới thành
công của nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình.
Nếu như bạn là một nhà quản lý, một đội trưởng, nhóm trưởng hay là
điều phối viên dự án, bạn sẽ cần chỉ đạo các cuộc họp hoặc vào thời điểm này,
hoặc vào một thời điểm khác để chia sẻ thông tin, phát triển các ý tưởng, truyền
đạt các thông tin tốt-xấu, hoặc thiết lập các chuẩn mực về chất lượng và qui tắc
làm việc.
Hãy tổ chức những cuộc họp thật ý nghĩa và bạn sẽ làm tăng thêm hiệu
quả, tinh thần làm việc của các cộng sự cũng như nhân viên dưới quyền. Dưới
đây là một số bí quyết giúp bạn chỉ đạo một cuộc họp có hiệu quả.
1/ Hãy xác định xem việc tổ chức cuộc họp có cần thiết hay không.
Trên thực tế, có nhiều công ty, doanh nghiệp thường tổ chức một cuộc
họp vào sáng thứ Hai hàng tuần và đôi khi cuộc họp này không thực sự cần
thiết cho lắm, tuy nhiên đó có thể là thông lệ mà Sếp qui định và bạn phải tuân
thủ. Nếu đứng trên cương vị của một nhà quản lý, bạn có cho rằng lịch họp đều
đặn hàng tuần như vậy thực sự có ích cho công ty? Theo tôi thì không hẳn vậy.
Bạn thử để ý xem, một cuộc họp diễn ra ít nhất cũng phải mất một vài tiếng và
trong vài tiếng quí báu đó không phải lời phát biểu nào là bạn cũng muốn nghe,
tuy nhiên vì là tâm tư và nguyện vọng cần trình bày của một số nhân vật nên
bạn buộc phát mất thời gian không đâu để nghe những lời bàn luận sáo rỗng đó.
Nếu có phải tổ chức họp thường xuyên thì bạn cũng nên chắt lọc chọn mời các
đối tượng để tham dự.
2/ Đề ra các mục tiêu, chủ đề chính.
Hãy lên lịch và đề ra các mục tiêu cũng như vấn đề chính của cuộc họp.
Chia xẻ và thông báo trước thông tin này cho những người tham dự để họ có
thể chuẩn bị trước nội dung, hoặc đưa ra những ý kiến bổ sung, chỉnh sửa nội
dung hoặc lịch tổ chức cuộc họp. Hãy lập biểu khung thời gian sử dụng cho
từng điểm của vấn đề chính cần bàn luận trong cuộc họp. Bước chuẩn bị này sẽ
giúp bạn kiểm soát được thời lượng cũng như diễn đạt hết nội dung chính của
cuộc họp.
3/ Đúng lịch.
Hãy khai mạc cuộc họp đúng giờ và không nên lặp lại hoặc nhắc nhở
những người đến muộn trừ khi điều đó là thực sự cần thiết và là vấn đề nhạy
cảm. Hãy liệt kê công khai và viết lên bảng những vấn đề phát sinh để thảo
luận vào cuối cuộc họp để tránh khỏi bị vỡ kế hoạch về thời gian.
Nên tuân theo bộ qui tắc chuẩn tổ chức một cuộc họp. Trong đó bao
gồm các qui tắc như: “Không được ngắt lời người khác, Tập trung vào chủ đề
bàn luận, không nói lan man, Tôn trọng lẫn nhau và tỏ thái độ lịch sự, Trình
bày thật vắn tắt…”. Chỉ cần nhắc nhở những người tham dự khác rằng bạn
không có ý dập tắt cuộc thảo luận mà chỉ đang tạo ra không khí và cung cách
biết lắng nghe cho mọi người, vì thế bạn sẽ kiểm soát được thời gian và có lợi
cho cả đôi bên.
4/ Cho phép mọi người chọn lựa.
Không nên để cho ai đó có cảm giác như đang bị cầm tù trong cuộc họp.
Nếu có ai đó cảm thấy mình như bị ép buộc thì anh ta sẽ không đưa ra một ý
kiến hữu ích và có thể chủ ý hoặc không chủ ý ngầm phá hoại kết quả của cuộc
họp. Sau khi lên kế hoạch đưa ra các chủ đề chính, xác định mời những thành
viên nào tham dự và bạn chỉ cần một nhân viên nào đó ở bộ phận kế toán cho
một việc trong danh mục chương trình thì hãy đề nghị anh ta chọn lựa hai giải
pháp hoặc là đến muộn, hoặc là rời cuộc họp sớm.
5/ Kiểm soát mọi tình huống.
Trong trường hợp có tranh cãi xảy ra, hãy đứng ra dàn xếp, chú ý không
nên thiên vị bất kỳ bên nào, hãy để cho các bên có cảm giác “biết lắng nghe”
và “chịu hiểu” phía bên kia nói. Hãy yêu cầu đôi bên đưa ra những giải pháp để
thương lượng, giải quyết, như vậy mọi người sẽ trình bày có tuần tự hơn và bạn
sẽ nắm được mối bất đồng chính giữa các bên. Với tư cách là người điều hành
cuộc họp, hãy nhớ rằng bạn có quyền phủ quyết, bác bỏ và ngăn cấm để ngăn
chặn các cuộc khẩu chiến và lập lại trật tự cuộc họp.
Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một
cuộc họp. (Phần 2)
6/ Sửa soạn phần giới thiệu cho hấp dẫn.
Nếu như bạn phải lo sửa soạn phần giới thiệu thì hãy cố gắng chuẩn bị
cho chu đáo và hấp dẫn. Nếu như bạn chỉ đơn giản lên đọc diễn thuyết trước
những thành viên tham dự cuộc họp thì tốt hơn hết bạn chỉ cần gửi cho họ thư
báo. Đừng nên đọc phần giới thiệu dạng trượt slide được làm ở chương trình
PowerPoint. Hãy nhìn và quan sát mọi người. Tóm tắt những điểm mấu chốt.
Trong khi trình bày, cũng nên hỏi cảm tưởng của mọi người, để ý xem mức độ
tiếp thu của mọi người ra sao để còn có kế hoạch cho cuộc gặp tiếp theo.
7/ Tạo phong cách làm việc theo nhóm.
Một nhóm nhỏ có thể hoàn thành công việc tốt hơn là một người có
năng lực nhưng đơn lẻ. Hãy động viên mọi người lựa chọn các dự án hoặc các
đề tài nghiên cứu có vẻ hấp dẫn mọi người, bạn hãy tự mình cùng làm việc với
một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ để lập biên bản báo cáo tiến trình của từng
tuần hay một vài tuần. Hãy hỏi về kết quả đạt được của từng nhóm. Ấn định
thời gian hoàn thành công việc mà bạn đã giao phó cho mọi người, thu ngắn
thời gian cũng như cường độ của các cuộc họp. Nên đề ra những nhiệm vụ,
trong đó có thể nên giao phó năm nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai công nghệ
mới giúp hạ thấp chi phí sản xuất, xem xét lại 3 vấn đề hướng dẫn dịch vụ hay
chuẩn hoá quĩ tái tại trợ và các chính sách trao đổi.
8/ Từ bỏ chủ nghĩa cá nhân, độc đoán.
Hãy từ bỏ “cái tôi” ra khỏi cuộc họp. Nếu như bạn muốn khơi dậy tính
năng động sáng tạo của các thành viên thì tạo cho họ cơ hội chia sẻ các ý tưởng
và kinh nghiệm của họ trong khoảng thời gian cho phép.
Phương pháp vận dụng trí tuệ để giải quyết một việc phức tạp không
giống như cách giải quyết một vấn đề trong một cuộc họp khẩn cấp, bởi thế nếu
như gặp phải vấn đề phức tạp, khó có thể giải quyết trong một thời gian ngắn
thì nên để vào một cuộc họp khác kế tiếp ngay sau đó. Trong trường hợp có
nhiều vấn đề phát sinh cần thảo luận và có đông các nhóm tham dự cuộc họp
thì nên chuyển các vấn đề đó sang phiên họp khác. Hãy chia các nhóm thành
viên tham dự cuộc họp thành các nhóm khoảng 3 đến 6 người, chỉ định nhiệm
vụ cho họ, đưa ra hạn thời gian từ 15 đến 20 phút, rồi sau đó yêu cầu mọi người
báo cáo lại. Hãy liệt kê lại những mối lo lắng, những nguyên nhân và lý do
cùng các giải pháp khả thi. Mỗi nhóm có thể đưa ra giải pháp của họ và từ đó
bạn có thể chắt lọc hay tổng hợp các cách giải quyết được coi là khả thi nhất.
9/ Nghỉ giải lao.
Nếu như cuộc họp dự kiến sẽ diễn ra lâu, nên cho mọi người nghỉ giải
lao 5 – 10 phút rồi sau đó sẽ tiếp tục. Biện pháp này sẽ giúp mọi người thoải
mái hơn, không có ý định bỏ về sớm. Nếu có thể thì tổ chức ăn trưa, hoặc ăn
nhẹ trong giờ giải lao để tiếp thêm chút năng lượng cho mọi người.
10/ Tóm tắt lại nội dung cuộc họp.
Vào cuối bất kỳ cuộc họp nào, bạn nên tóm tắt ngắn gọn những nội dung
chính đã bàn bạc, những quyết định lớn đạt được và những bước lên kế hoạch
tiếp theo. Ấn định ngày và giờ cho cuộc họp tới đây nếu như thấy cần thiết.
Bước tiếp theo, là ghi lại bằng văn bản nội dung tóm tắt của cuộc họp, in bản
kế hoạch hành động, thông báo cuộc họp kế tiếp và yêu cầu các thành viên đưa
ra ý kiến bổ sung cho cuộc họp tới.
