Luận văn: Quản lý thiết bị vật tư

Chia sẻ: Tran Cong Chien | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:43

Thêm vào BST

Báo xấu

219
lượt xem 55
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong thời buổi hiện nay quản lý hàng hóa vật tƣ là một trong những việc quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của công ty. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác nắm bắt thông tin kịp thời về vật tƣ tại đơn vị của mình…, từ đó đƣa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lƣợc kinh doanh hợp lý để nhằm giảm chi phí, giảm thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, và có...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: Quản lý thiết bị vật tư

Trang - 1 - LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp đƣợc sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Th.S Lê Văn Thịnh cùng các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp đỡ nhóm chúng em hoàn thành tốt đồ án này một cách thuận lợi và gặt hái đƣợc một số kết quả khả quan, em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ của các Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Trƣờng Cao Đẳng Công Nghiệp Tuy Hòa đã tận tình dạy dỗ chỉ bảo em trong suốt hơn 3 năm học và nghiên cứu vừa qua, cảm ơn tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ trong suốt quá trình học tập. Bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc cũng không thể tránh đƣợc những thiếu sót và hạn chế của đồ án, rất mong nhận đƣợc góp ý của Thầy Cô và bạn bè. Để chúng em hoàn thiện tốt hơn, chúng em xin chân thành cảm ơn. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 2 - MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... - 7 - CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT .................................................................... - 8 - 1.1: Ngôn Ngữ C#.............................................................................................. - 8 - 1.1.1:Giới thiệu ngôn ngữ............................................................................... - 8 - 1.1.2: Đặc điểm ngôn ngữ .............................................................................. - 8 - 1.1.3:Các thƣ viện ........................................................................................... - 9 - 1.2: Tổng quan về cơ sở dữ liệu ...................................................................... - 10 - 1.2.1: Các khái niệm ..................................................................................... - 10 - 1.2.2: Giới thiệu về SQL Server 2005 Express. ........................................... - 11 - 1.3:GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP .................................................... - 12 - 1.3.1: Giới thiệu Doanh nghiệp tƣ nhân Phúc Thành. .................................. - 12 - 1.3.3: Hiện trạng của doanh nghiệp và giải pháp khắc phục........................ - 13 - CHƢƠNG 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ BÀI TOÁN ......................................... - 16 - 2.1: CÁC DỮ LIỆU CẦN QUẢN LÝ CỦA CHƢƠNG TRÌNH ................... - 16 - 2.1.1: Dữ liệu đầu vào .................................................................................. - 16 - 2.1.2: Dữ liệu đầu ra ..................................................................................... - 16 - 2.2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY ......................... - 16 - 2.2.1: Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tƣ. ..................................... - 16 - 2.2.2: Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tƣ. ...................................... - 18 - 2.2.3: Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho. .................................... - 20 - 2.2.4: Xác định yêu cầu của ngƣời quản trị. ................................................. - 21 - SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 3 - 2.3.1:biểu đồ ngữ cảnh ................................................................................. - 21 - 2.3.2: Chức năng quản lý ngƣời dùng .......................................................... - 22 - 2.3.3: Chức năng cập nhật danh mục ........................................................... - 22 - 2.3.4: Chức năng quản lý kho vật tƣ ............................................................ - 23 - 2.3.5: Chức năng thống kê vật tƣ.................................................................. - 24 - 2.3.6:Chức năng tìm kiếm ............................................................................ - 24 - 2.3.7: Chức năng liên hệ ............................................................................... - 25 - 2.3.8: Biều đồ luồng dữ liệu nhập hàng........................................................ - 25 - 2.3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu xuất hàng ........................................................ - 27 - 2.4: Xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu ............................................................ - 27 - 2.5: Chuẩn hóa CSDL: ..................................................................................... - 32 - 2.6:Mô hình liên kết các cơ sở dữ liệu ............................................................ - 33 - CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH VÀ THỬ NGHIỆM ............... - 34 - 3.1: Cấu trúc tổng quát chƣơng trình: .............................................................. - 34 - 3.2: Một số giao diện của chƣơng trình. .......................................................... - 34 - 3.2.1: Form chính( khi đã đăng nhập ): ........................................................ - 34 - 3.2.2: Form nhà cung cấp hàng hóa.............................................................. - 35 - 3.2.4 : Form phòng ban.......................................................................................... - 36 - 3.2.5: Form nhân viên. .................................................................................. - 36 - 3.2.6: Loại hàng. ........................................................................................... - 37 - 3.2.7: Form hàng hóa. ................................................................................... - 37 - 3.2.8: Form nhập hàng. ................................................................................. - 38 - SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 4 - 3.2.9: Form xuất hàng. .................................................................................. - 38 - 3.2.10: Form thống kê nhà cung cấp ............................................................ - 39 - 3.2.11: Form thống kê khách hàng. .............................................................. - 39 - 3.2.12: Form thống kê nhân viên. ................................................................. - 40 - 3.2.13: Form thống kê tồn kho. .................................................................... - 40 - Kết luận ............................................................................................................... - 42 - Tài liệu tham khảo .............................................................................................. - 43 - SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 5 - DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1: Phiếu nhập ............................................................................. 15 Bảng 2: Phiếu xuất ............................................................................. 17 Bảng 3: Bảng đăng nhập .................................................................... 24 Bảng 4: Bảng đơn vị tính ................................................................... 25 Bảng 5:Bảng hàng hóa ...................................................................... 25 Bảng 6: Bảng khách hàng ............................................................... 25 Bảng 7: Bảng loại hàng ..................................................................... 25 Bảng 8: Bảng nhà cung cấp ............................................................... 26 Bảng 9: Bảng nhân viên .................................................................... 26 Bảng 10: Bảng nhập ......................................................................... 26 Bảng 11: Bảng nhập chi tiết .............................................................. 27 Bảng 12: Bảng phòng ban ................................................................ 27 Bảng 13: Bảng tồn kho ..................................................................... 27 Bảng 14: Bảng xuất ............................................................................ 27 Bảng 15: Bảng xuất chi tiết ............................................................... 28 SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 6 - DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. ......................................... 10 Hình 2: Biểu đồ ngữ cảnh ................................................................. 18 Hình 3: Biều đồ luồng dữ liệu nhập hàng ........................................ 22 Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu xuất hàng .......................................... 24 Hình 5: Mô hình liên kết các cơ sở dữ liệu ...................................... 29 Hình 6: Cấu trúc tổng quát chƣơng trình .......................................... 30 Hình 7: Form chính ........................................................................... 31 Hình 8: Form nhà cung cấp hàng hóa ............................................... 31 Hình 9: Form khách hàng .................................................................. 32 Hình 10: Form phòng ban ................................................................ 32 Hình 11: Form nhân viên . ................................................................. 33 Hình 12: Form loại hàng ................................................................... 33 Hình 13: Form hàng hóa .................................................................. 34 Hình 14: Form nhập hàng .................................................................. 34 Hình 15:Form xuất hàng .................................................................. 35 Hình 16: Form thống kê nhà cung cấp .............................................. 35 Hình 17: Form thống kê khách hàng ............................................... 36 Hình 18: Form thống kê nhân viên ................................................. 36 Hình 19: Form thống kê tồn kho ...................................................... 37 SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 7 - LỜI MỞ ĐẦU Trong thời buổi hiện nay quản lý hàng hóa vật tƣ là một trong những việc quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của công ty. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác nắm bắt thông tin kịp thời về vật tƣ tại đơn vị của mình…, từ đó đƣa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lƣợc kinh doanh hợp lý để nhằm giảm chi phí, giảm thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, và có nhiều cơ hội phát triển. Để làm đƣợc điều này, việc ứng dụng tin học hóa vào vấn đề quản lý là rất cần thiết. Trƣớc đây khi chƣa có phần mềm công việc quản lý đều gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi phải có một lƣợng nhân lực lớn mà hiệu quả không cao, khi ta muốn tìm kiếm tra cứu thông tin thì rất mất nhiều thời gian, vì tất cả đều thông qua giấy tờ. Giờ đây nhờ có các phần mềm quản lý, tin học hóa đƣợc thao tác thủ công mà việc làm việc ở các công ty trở nên thuận lợi hơn vì chúng ta sẽ không phải thấy một phòng tủ đầy hồ sơ chứng từ hóa đơn, các cặp tài liệu có nhãn... chúng ta có thể làm trong chốc lát có khi chỉ mất vài giây truy cập thông tin. Doanh nghiệp tư nhân Phúc Thành là doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị tin học, linh kiện máy tính,… mà tất cả công việc quản lý vật tƣ trong công ty đều thao tác thủ công. Chính vì các lý do trên nên nhóm chúng em đã chọn đề tài “Quản lý thiết bị vật tư” làm đồ án tốt nghiệp của mình, nhằm hy vọng phần mềm sẽ đem lại hiệu quả tốt trong công việc quản lý vật tƣ của doanh nghiệp. Đồ án tốt nghiệp là cơ hội cho chúng em đƣợc tiếp xúc thực tế, nghiên cứu và áp dụng tổng hợp lại những kiến thức mà mình đã học đƣợc, đồng thời rút ra đƣợc những kinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp của mình. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 8 - CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1: Ngôn Ngữ C# 1.1.1:Giới thiệu ngôn ngữ - C# là một ngôn ngữ lập trình hƣớng đối tƣợng đƣợc phát triển bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kế hoạch .NET của họ. Tên của ngôn ngữ bao gồm ký tự thăng theo Microsoft nhƣng theo ECMA là C#, chỉ bao gồm dấu số thƣờng. Microsoft phát triển C# dựa trên C++ và Java. C# đƣợc miêu tả là ngôn ngữ có đƣợc sự cân bằng giữa C++, Visual Basic, Delphi và Java. - C# đƣợc thiết kế chủ yếu bởi Anders Hejlsberg kiến trúc sƣ phần mềm nổi tiếng với các sản phẩm Turbo Pascal, Delphi, J++, WFC. 1.1.2: Đặc điểm ngôn ngữ C#, theo một hƣớng nào đó, là ngôn ngữ lập trình phản ánh trực tiếp nhất đến .NET Framework mà tất cả các chƣơng trình .NET chạy, và nó phụ thuộc mạnh mẽ vào Framework này. Mọi dữ liệu cơ sở đều là đối tƣợng, đƣợc cấp phát và hủy bỏ bởi trình dọn rác Garbage- Collector (GC), và nhiều kiểu trừu tƣợng khác chẳng hạn nhƣ class, delegate, interface, exception, v.v, phản ánh rõ ràng những đặc trƣng của .NET runtime. So sánh với C và C++, ngôn ngữ này bị giới hạn và đƣợc nâng cao ở một vài đặc điểm nào đó, nhƣng không bao gồm các giới hạn sau đây:  Các con trỏ chỉ có thể đƣợc sử dụng trong chế độ không an toàn. Hầu hết các đối tƣợng đƣợc tham chiếu an toàn, và các SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 9 - phép tính đều đƣợc kiểm tra tràn bộ đệm. Các con trỏ chỉ đƣợc sử dụng để gọi các loại kiểu giá trị; còn những đối tƣợng thuộc bộ thu rác (garbage-collector) thì chỉ đƣợc gọi bằng cách tham chiếu.  Các đối tƣợng không thể đƣợc giải phóng tƣờng minh.  Chỉ có đơn kế thừa, nhƣng có thể cài đặt nhiều interface trừu tƣợng (abstract interfaces). Chức năng này làm đơn giản hóa sự thực thi của thời gian thực thi.  C# thì an-toàn-kiểu (typesafe) hơn C++.  Cú pháp khai báo mảng khác nhau("int[] a = new int[5]" thay vì "int a[5]").  Kiểu thứ tự đƣợc thay thế bằng tên miền không gian (namespace).  C# không có tiêu bản.  Có thêm Properties, các phƣơng pháp có thể gọi các Properties để truy cập dữ liệu.  Có reflection. 1.1.3:Các thƣ viện * using System; * using System.Collections.Generic; * using System.ComponentModel; * using System.Data; * using System.Drawing; * using System.Text; * using System.Windows.Forms; SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 10 - * using DevComponents.DotNetBar; * using System.Data.SqlClient; 1.2: Tổng quan về cơ sở dữ liệu 1.2.1: Các khái niệm - Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu tác nghiệp của một đơn vị, một doanh nghiệp hay một cá nhân, đƣợc lƣu lại và đƣợc sử dụng bởi các hệ thống ứng dụng của đơn vị, doanh nghiệp hay cá nhân ấy. Cơ sở dữ liệu còn đƣợc hiểu là một tập hợp các thông tin đƣợc tổ chức hợp lý để có thể truy xuất nhanh khi cần sử dụng. - Thực thể (Entity): là một đối tƣợng cần quan tâm trong công tác quản lý, nó có thể là:  Cụ thể: một nhân viên, một tổ chức, một hoá đơn,…  Trừu tƣợng: một môn học, một khoa trong trƣờng đại học,… - Dữ liệu quan hệ (Relation Data): là dữ liệu đƣợc tổ chức thành các bảng gồm các hàng và các cột. Mỗi bảng ứng với một kiểu thực thể. Trong một bảng, mỗi cột biểu diễn một thuộc tính của thực thể, mỗi hàng thể hiện đầy đủ các dữ liệu về một thực thể cụ thể. - Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relation Database): là cơ sở dữ liệu sử dụng mô hình dữ liệu quan hệ (Relation Data Model) nhƣ: Access, SQL Server, Oracle, My SQL,… - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Relation Database Management System – RDMS): là hệ thống giúp các nhà quản trị làm việc với cơ sở dữ liệu nhƣ Microsoft Access, Microsoft SQL Server 2005 Express, … - Trƣờng dữ liệu (Data Field): là dữ liệu để mô tả một đặc trƣng nào đó của thực thể ( họ tên, ngày sinh,…) hoặc để phân biệt thực thể này với thực thể khác (mã sinh viên, mã sách,…). SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 11 - - Kiểu dữ liệu (Data Type): là một khái niệm trừu tƣợng, đƣợc đặc trƣng bởi độ lớn và miền giá trị. Nó có thể là: text, numeric, datetime, int,… - Mối quan hệ (Relation): là sự mô tả sự liên hệ giữa các phần tử của các tập thực thể với nhau, chúng là các gắn kết các tập thực thể với nhau, có các kiểu quan hệ nhƣ sau:  Kiểu quan hệ 1-1: mỗi thực thể của tập thực thể này có liên hệ với một thực thể của tập thực thể kia.  Kiểu quan hệ 1-n: mỗi thực thể của tập thực thể này có liên hệ với nhiều thực thể của tập thực thể kia.  Kiểu quan hệ m-n: m thực thể của tập thực thể này có liên hệ với n thực thể của tập thực thể kia. Quan hệ này thƣờng đƣợc tách ra thành các quan hệ 1-1 và 1-n. - Lƣợc đồ quan hệ (Relation Diagram): lƣợc đồ quan hệ là sự hợp thành bởi hai yếu tố:  Một cấu trúc, gồm tên quan hệ và một danh sách các thuộc tính.  Một tập hợp các ràng buộc, tức là các điều kiện mà mọi quan hệ trong lƣợc đồ đều phải thoả mãn. - Phụ thuộc hàm bắc cầu: Cho lƣợc đồ quan hệ R và tập phụ thuộc hàm F xác định trên R; X, Y R, A R. Nếu ta có: X  Y, Y A và A XY thì ta nói A phụ thuộc hàm bắc cầu vào X. A đƣợc gọi là thuộc tính phụ thuộc bắc cầu, Y là các thuộc tính cầu. 1.2.2: Giới thiệu về SQL Server 2005 Express. SQL Server 2005 Express là phiên bản đặc biệt của SQL Server 2005, sản phẩm của hãng phần mềm Microsoft. Sở dĩ có tên nhƣ vậy là vì hệ quản trị cơ sở dữ liệu này sử dụng công cụ quản lý cơ sở dữ liệu theo phong cách Express (nhanh). SQL Server 2005 cải tiến khả năng quản lý và bảo mật thông qua việc SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 12 - cung cấp cho toàn quyền viên nhiều công cụ điều khiển hơn trên những thể hiện cục bộ và từ xa của SQL Server. Microsoft SQL Server 2005 Express Edition miễn phí, dễ sử dụng, gọn nhẹ, và khả nhúng, là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ hàng đầu hiện nay. Ngoài SQL Server 2005 Express ra thì SQL Server 2005 còn có các phiên bản khác là: - SQL Server 2005 Enterprise Edition - SQL Server 2005 Standard Edition - SQL Server 2005 Workgroup Edition - Với SQL Server 2005 Express, quản trị viên có thể: - Xây dựng những ứng dụng điều khiển dữ liệu linh hoạt và đáng tin cậy với môi trƣờng thao tác quản lý dữ liệu trực quan, đơn giản. - Hỗ trợ các Website động (tƣơng tác với ngƣời dùng), hỗ trợ sẵn XML trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo Website có thể tƣơng tác với những ứng dụng khác thông qua các dịch vụ Web. - Tạo ra các báo cáo một cách nhanh chóng, với những bảng, những biểu đồ, đồ hoạ, và nhúng chúng trong các ứng dụng. - Đơn giản hoá thao tác triển khai và phục vụ của cơ sở dữ liệu tác nghiệp. 1.3:GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.3.1: Giới thiệu Doanh nghiệp tƣ nhân Phúc Thành. - Doanh nghiệp tƣ nhân Phúc Thành là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh buôn bán máy tính và thiết bị tin học. - Doanh nghiệp thành lập vào năm 2002. - Giám đốc Mai Xuân Vĩ. - Trụ sở chính 387-nguyễn Huệ-TP.Tuy Hòa-Phú Yên. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 13 - - Doanh nghiệp có tổng số 30 nhân viên, trong đó có 1 giám đốc, 4 trƣởng phòng, 1 bảo vệ còn lại là nhân viên. - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm các thiếu bị vật tƣ về tin học, sửa chữa và bảo trì máy tính. 1.3.2: Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT KẾ TOÁN KHO KINH DOANH BẢO HÀNH TỔNG HỢP SỔ NHẬP HÀNG TIẾP THỊ SÁCH KHÁCH SỔSÁCH HÀNG BẢO TRÌ THANH TOÁN XUẤT HÀNG BÁN HÀNG LƢƠNG THỊ Ờ TRƯ NG SỬA CHỮA BÁO CÁO THUẾ BÁO CÁO THUẾ KHO 1.3.3: Hiện trạng của doanh nghiệp và giải pháp khắc phục. 1.3.3.1:Hiện trạng: - Hiện tại các công việc của công ty đều quản lý bằng phƣơng pháp thủ công thô sơ. Tất cả các thao tác nhập xuất thiết bị vật tƣ, liên quan đến dữ liệu đều đƣợc nhân viên kho thu thập và thống kê trên giấy tờ, chính vì thế các loại giấy tờ, hồ sơ liên quan ngày càng gia tăng rất nhiều, đồng thời do sự phát triển của công ty nên số lƣợng thiết bị vật tƣ nhập và xuất ngày càng gia tăng, khối lƣợng công việc lớn và tính chất công việc phức tạp, do đó tạo nên sự khó khăn cho công tác quản lý rất nhiều. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 14 - - Công việc quản lý bằng thủ công tạo rất nhiều khó khăn và áp lực, đòi hỏi phải giải quyết khối lƣợng công việc lớn mà cũng không thể tránh khỏi những nhầm lẫn, đồng thời với số lƣợng công việc nhƣ vậy phƣơng pháp thủ công đòi hỏi mất rất nhiều thời gián để giải quyết. Việc lƣu trữ thông tin thiết bị vật tƣ bằng giấy tờ ngày càng nhiều làm cho tủ sổ sách ngày càng gia tăng lên. - Nếu ngƣời dùng muốn tìm kiếm thông tin có liên quan đến thiết bị vật tƣ nào đó hiện có trong kho thì lại phải tra cứu rất nhiều cuốn sổ lƣu trữ khác nhau trong tủ sổ sách kia mới tìm ra thông tin. Muốn tìm thông tin về vật tƣ xuất, nhập và tồn kho thì lại mất rất nhiều thời gian tra cứu thông tin trên các phiếu nhập, xuất vật tƣ theo thời gian. - Thao tác cân đối giữa nhập mới và xuất vật tƣ lại phải đƣợc nhân viên kho thực hiện thủ công. Muốn làm đƣợc việc này nhân viên kho phải xem lại sổ sách ghi chi tiết việc nhập và xuất kho, từ đó xem lƣợng hàng tồn kho là bao nhiêu, hạn sử dụng của vật tƣ đã hết chƣa - Việc thống kê báo cáo cũng trở nên khó khăn vì mất nhiều thời gian lấy các thông tin từ các sổ ghi. Nhân viên làm báo cáo phải tự tay sao chép thông tin từ sổ ghi chép vật tƣ, sổ ghi nhập, xuất, thanh lý, thu hồi… - Các hồ sơ giấy tờ lƣu trữ thƣờng hay bị hƣ hỏng, mất mát do điều kiện môi trƣờng và do điều kiện ngoại cảnh, con ngƣời, vì thế khả năng mất mát thông tin là khó tránh khỏi. 1.3.3.2 Giải pháp khắc phục. - Từ những tồn tại và khó khăn trên, đòi hỏi việc tin học hóa vấn đề quản lý là hết sức cần thiết và quan trọng, cụ thể là xây dựng một phần mềm quản lý trên máy tính, cụ thể ở đây là chƣơng trình “ Quản lý vật tư ”. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 15 - - Phần mềm xây dựng cần đáp ứng đƣợc đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ quản lý, và khắc phục đƣợc những tồn tại của hệ thống quản lý hiện tại mắc phải. - Chƣơng trình phần mềm phải dễ sử dụng, thao tác nhanh, giao diện thân thiện với ngƣời dùng - Phần mềm phải đáp ứng đƣợc các thao tác về dữ liệu nhƣ nhập mới, thêm, sửa, xóa, thống kê báo cáo. - Phần mềm phải có chức năng cho phép ngƣời dùng tra cứu tìm kiếm thông tin vật tƣ đang có, nhập mới… - Phải đảm bảo đƣợc tính bảo mật thông tin ở mức cao nhất có thể. Điều này thể hiện ở việc phân loại ngƣời dùng khi đăng nhập hệ thống, cấp quyền cho ngƣời truy cập hệ thống. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 16 - CHƢƠNG 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ BÀI TOÁN 2.1: CÁC DỮ LIỆU CẦN QUẢN LÝ CỦA CHƢƠNG TRÌNH 2.1.1: Dữ liệu đầu vào - Thông tin về vật tƣ, về nhóm vật tƣ, số lƣợng đơn giá của vật tƣ, tình trạng của chúng. - Thông tin về khách hàng, về nhà phân phối cụ thể là tên, địa chỉ, số điện thoại. - Thông tin về số lƣợng nhập vào, số lƣợng hàng tồn kho. - Thông tin về công ty, về nhân viên, về những ngƣời quản lý, nhiệm vụ của họ và quyền truy cập hệ thống của họ. 2.1.2: Dữ liệu đầu ra - Báo cáo chi tiết vật tƣ, số lƣợng tôn kho, đã nhập và đã xuất bao nhiêu doanh thu của chúng - Báo cáo chi tiết về khách hàng, danh sách các nhà cung cấp,số tiền thanh toán cho nhà cung cấp và khách hàng, đã nhập và xuất nhƣng loại vật tƣ nào ,số lƣợng bao nhiêu, đơn giá,thành tiền - Thống kê lƣợng hàng tồn kho, báo cáo đơn giá vật tƣ 2.2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY 2.2.1: Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tƣ. - Khi công ty có nhu cầu nhập một mặt hàng nào đó, công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp mặt hàng này gửi báo giá hàng cho công ty, sau khi xem xét giá cả, nếu muốn nhập hàng thì công ty làm đơn đặt hàng gửi lên nhà cung cấp theo hình thức: Fax,email,điện thoại…Thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng, số lƣợng và chủng loại. Công ty có thể nhập hàng của nhiều nhà cung cấp khác SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 17 - nhau nên phải ghi lại thông tin về nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại và Fax của nhà cung cấp đó. - Nhà cung cấp sẽ gửi hàng đến công ty kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho của nhà cung cấp. Khi có hàng gửi đến công ty, thủ kho sẽ trực tiếp ra nhận và kiểm tra chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng của hàng hóa để nhập vào kho. - Nếu chất lƣợng và số lƣợng của hàng chƣa đạt yêu cầu thì báo cáo với phòng kế hoạch để xử lý. Còn nếu đạt yêu cầu thì thủ kho sẽ cập nhật giấy tờ vào sổ nhập kho và viết phiếu nhập kho, sau đó thủ kho bàn giao hóa đơn chứng từ cho kế toán, kế toán của công ty sẽ viết phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp theo đúng số lƣợng trên hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho của thủ kho. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 18 - TÊN DOANH NGHIỆP......................................................... PHIẾU NHẬP Mã phiếu:........................................................................................................ Họ tên Nhà phân phối:..................................................................................... Địa chỉ:............................................................................................................ Mã Đơn vị Số Thành Stt thiết Tên thiết bị Đơn giá Thuế tính lƣợng tiền bị 1 2 .. Ngày... tháng... năm.... Thủ kho 2.2.2: Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tƣ. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa
Trang - 19 - - Khi có khách hàng tới mua hàng, nhân viên bán hàng đƣa cho khách hàng xem báo giá các mặt hàng của công ty. - Sau đó khách hàng sẽ gửi đơn mua hàng cho nhân viên.nhân viên sẽ kiểm tra hàng còn trong kho, nếu còn hàng thì lập phiếu xuất kho đƣa khách hàng. - Khách hàng kiểm tra thông tin trong phiếu xuất, nếu có lỗi thì báo lại cho nhân viên ,sau khi xác thực chính xác mặt hàng khách hàng thanh toán tiền và nhận hàng từ nhân viên. - Công ty có rất nhiều nhân viên phải ghi lại thông tin nhân viên bao gồm : Họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, Email. - Trong phiếu xuât kho ghi đầy đủ thông tin : ngày xuất,số phiếu,tên ngƣời mua… - Cập nhật thông tin vào sổ xuất kho - Nếu ko còn hàng trong kho, nhân viên sẽ thông báo lại cho khách hàng . - Đến cuối tháng,thủ kho báo cáo tình hình xuất nhâp về cho giám đốc SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long PHIẾU XUẤT CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa Lớp
Trang - 20 - 2.2.3: Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho. SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa