Những nguyên tắc tổ chức tiếp khách
Khách đến, không chỉ đánh giá bạn qua trang phục, đi đứng mà
còn chú ý đến cả lời nói. Bạn phải có lời chào khi mới gặp, kèm
theo nụ cười và thái độ ân cần. Khi khách bước, vào bạn có thể
không cần đứng dậy, bắt tay, cũng khỏi phải xưng họ tên như nói
điện thoại nhưng trên mặt bàn cần có một tấm bản nhỏ ghi rõ tên
mình.
Lời nói giữ âm điệu tự nhiên, phát âm chính xác, rõ ràng, từ ngữ dễ
hiểu, tốc độ vừa phải. Quan trọng là lời nói đầy nhiệt tình. Mắt
nhìn vào khách, lắng nghe khi khách nói. Không được làm gì khác
khi bạn nói với khách. Chớ tìm cách thu hút sự chú ý của khách
vào cách trang điểm của bạn và các nữ trang bạn đeo.
Nơi tiếp khách: Cần sắp xếp mặt bạn cho ngăn nắp, dù bạn phải
hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong ngày, chỉ nên bày ra mặt bạn
những gì cần cho một hoặc hai nhiệm vụ. Mặt bàn lộn xộn gây ấn
tượng cho khách là bạn chẳng biết cách tổ chức chỗ làm việc.
Trong phòng khách cần có tiện nghi tiếp khách, trên bàn nhỏ bày
báo chí mới, có dàn mắc áo. Các gạt tàn thuốc được lau chùi sạch
sẽ. Tất cả đều phản ánh sự lịch sự và văn minh.
Khi khách là người nước ngoài, yêu cầu khách phát âm tên họ để
tiện chú thích cho đúng. Nếu khách không cung cấp danh thiếp thì
bạn cần làm một tấm thẻ kích cỡ 9 x 13 cm. Và ghi những chú
thích cần thiết. Đặt tấm thẻ ấy vào hộc thẻ khách liên hệ, xếp theo
thứ tự A, B, C…
Sự chu đáo trong tiếp khách: Tiếp khách không thể tùy tiện. Tiếp
khách chu đáo phải là bằng sự tổng hòa của việc tiếp đón, bài trí,
ăn nói, thái độ thiện chí, nhã nhặn, lịch sự…nói chung là bằng cả
môi trường doanh nghiệp, thúc đẩy họ tiếp tục quan hệ tốt đẹp, lâu
dài. Sự tổng hòa đó chính là quan hệ giao tiếp. Đặt trên quan hệ
giao tiếp ứng xử. Tôn trọng con người, trọng thị mọi khả năng phối
hợp, đồng cảm với nhau, tin cậy nhau, giúp nhau khi cần.
Vận dụng sự tổng hòa tác động của các đơn vị doanh nghiệp từ tổ
chức ở phòng tiếp tân, bài trí, thái độ nhiệt tình, nghiêm túc của cả
ê- kíp văn phòng, cho đến cả người thường trực và bảo vệ.
Tiếp khách phải nhiệt tình, khéo léo: Việt Nam có truyền thống
hiếu khách, rất được khách nước ngoài ca ngợi. Nhưng xu hướng
hiện đại không dừng ở truyền thống, mà bao giờ cũng đòi hỏi sự
am hiểu chiều sâu để làm tốt hơn nữa.
Tuy vậy nếu thiếu nó, thiếu cái nhiệt tình, khéo léo đó thì dự hụt
hẫng bộc lộ ngay ra, làm cho công việc của doanh nghiệp lâm ngay
vào tình trạng khó khăn, bế tắc, không vương lên nổi.
Sự tôn trọng và đồng cảm trong tiếp khách: Quan hệ giao tiếp
nói đến cùng là để mang lại hiệu quả kinh tế. Quan hệ giao tiếp-
ứng xử không chỉ nâng cao chất lượng sống tại văn phòng làm
việc, mà còn tạo ra bầu không khí tôn trọng nhau, tôn trọng khách
đến, trọng thị mọi cống hiến, giúp đỡ, thúc đẩy khách thích thú với
công việc, hưởng ứng tích cực với những đề xướng của đơn vị