Qu n lý công vi c th nào cho hi u qu ? ế
ệ
ệ
ả
ả
ơ ướ ủ ấ ệ ả ộ ự ầ ạ ể ự ệ ả c m đó, ơ t cách qu n lý công vi c c a mình sao cho hi u qu nh t. M t nhóm ộ v n ngh nghi p c a t p chí Tokyo Times đã đ a ra nh ng l i khuyên c c a b t kỳ ai, nh ng đ th c hi n ệ ướ ư ấ ệ ủ ữ ế ư ấ ủ ạ ờ M t s nghi p thành công luôn m b n c n ph i bi các chuyên gia t ư ệ sau v i hy v ng giúp ích b n ph n nào trong công vi c hàng ngày. ầ ả ề ạ ớ ọ ệ
1. Dành chút th i gian vàng b c đ suy nghĩ v công vi c. ạ ờ ể ề ệ
ệ ệ ề ấ ạ ọ ấ ị ổ ắ ạ ệ ư ế ạ ổ ề ệ ạ t ỉ ế ụ ả ư ộ ỗ ể ườ ụ ệ ế ệ ấ ệ ủ Đây là vi c làm đ u tiên, và cũng là vi c quan tr ng nh t. B n hãy nghĩ v công vi c c a ầ c mình đ tìm ra nh ng nguyên t c làm vi c nh t đ nh: Bu i sáng, b n nên làm gì tr ướ ữ ể ệ tiên? B n ngh gi i lao trong bao lâu? B n phân b th i gian công vi c nh th nào? ố ờ ạ ỉ ả ạ B n có nhi u th i gian r nh r i đ trao đ i, trò chuy n v i đ ng nghi p hay b n ch bi ớ ồ ệ ờ lao vào công vi c nh m t ng i m t trí đ hoàn thành h t nhi m v này đ n nhi m v ế ể ệ khác?
ờ ề ạ ấ ạ ệ ữ ờ Vi c suy nghĩ này không làm b n m t nhi u th i gian mà nó còn giúp b n có đ ượ c ả cũng hi u qu nh ng nguyên t c c a riêng mình. “Làm vi c theo nguyên t c bao gi ệ ệ h n nhi u so v i làm vi c theo s v ”- Bill Gates, ông ch c a Microsoft đã đúc k t. ế ự ụ ắ ủ ớ ắ ủ ủ ơ ề ệ
2. Ph i có s c kho t t đ làm vi c. ẻ ố ể ứ ệ ả
ạ ẻ ể ế ủ ứ ộ ơ ể ạ ệ ư ự ượ ể ạ c. M t c th kho m nh là ưở ẻ ạ ế ng l n đ n ớ ể ạ ổ ể ệ ả Dù b n có thông minh và tài năng đ n đâu, nh ng b n không có đ s c kho đ làm vi c thì b n không th nào thành công trong s nghi p đ n n t ng đ b n có th theo đu i công vi c hàng ngày mà không nh h kh năng làm vi c. ệ ề ả ả ệ
làm vi c th ườ ờ ậ i l a ch n đ tăng c ổ ậ ườ ự ể ẻ ủ ệ ế ộ ng đ ố ứ ể ỉ Nh ng bu i t p th d c vào bu i sáng hay t p th hình sau gi ổ ữ nhi u ng ườ ề ng i h p lý cũng r t quan tr ng đ i v i s c kho c a b n. ơ ợ ượ c ng s c kho c a mình. Ngoài ra ch đ ăn u ng, ngh ố ớ ứ ể ụ ọ ấ ẻ ủ ọ ạ
3. Lên th i gian bi u cho nh ng công vi c s làm. ữ ờ ể ệ ẽ
ườ ườ ề ng, m i ng ỗ ừ i đ u có nh ng công vi c khác nhau và nhi m v trong t ng ệ ệ ụ ế ữ ộ ữ ể ệ ệ ả ạ ộ ư ọ ộ ạ ả ẩ ị i th . B n s p x p công vi c càng hoàn ch nh bao nhiêu, thì b n s th c hi n nó ọ ư ạ ẽ ự ẹ ệ ế ệ ắ ạ ỉ Thông th ngày cũng khác nhau. Đ làm vi c m t cách có hi u qu , b n nên nghĩ đ n nh ng nhi m ệ v quan tr ng mà b n ph i quan tâm, nh chu n b các cu c h p hay các cu c h n hay ụ tr l ả ờ càng d dàng và hi u qu b y nhiêu. ệ ả ấ ễ
u tiên và đ l ch công ạ ế ế ệ ể ị ặ ắ ớ ủ ễ ể ạ ẽ ấ ữ ệ ở ặ t cách s p x p công vi c theo th t ứ ự ư ế nh ng n i d th y, d nh , ví d vi ổ ụ ế ơ ễ ấ ề ủ ầ ạ ề ế ị ạ ẳ ệ ạ ư ậ ể ắ ề ể ạ S r t h u ích n u b n bi t vào quy n s tay c a b n ho c là cài vi c đó ữ đ t vào trong máy tính c a b n. Hi n có nhi u ph n m m cho phép b n làm đi u đó, nh Outlook c a Microsoft ch ng h n. B n cũng có th làm nh v y đ s p x p l ch ủ tu n hay l ch tháng c a b n. ư ầ ủ ạ ị
ố ế ị ể ầ ứ ng t ạ ế ự ệ ậ ố ỗ ệ ế ạ ươ ữ ế ề ệ ượ ồ ờ ệ ế ầ ớ i nh v y, cu i m i tháng b n nên l p k ho ch cho ạ ế ợ ẽ ệ ơ ộ ộ i ch a bao gi ờ ư ả ơ ắ ạ ườ ớ ằ i th t b i trong vi c l p k ho ch. Hãy dành ra 15 phút cu i ngày th sáu hàng tu n đ nghĩ đ n l ch làm vi c cho tu n t r i lên k ho ch th c hi n. T ư ậ ồ ự 30 ngày ti p theo và đ ra nh ng m c tiêu trong công vi c. Vi c s p x p h p lý s giúp ụ b n th c hi n đ t h n, đ ng th i mang đ n cho b n m t đ ng c thúc ệ ố ơ ự đ y m nh m đ làm vi c hi u qu h n. Hãy nh r ng nh ng ng nghĩ ạ ệ ẽ ể đ n th t b i luôn là nh ng ng ấ ạ c công vi c t ệ ữ ấ ạ ệ ậ ạ ẩ ế ữ ế ườ ạ
4. Đ t cho mình nh ng gi i h n hoàn thành công vi c. ữ ặ ớ ạ ệ
B n nên đ t ra kỳ h n cu i cùng cho nh ng nhi m v c a mình. Nh ng gi i h n ph i có ụ ủ ữ ữ ố ệ ặ ạ ạ ớ ạ ả
ọ ư ấ t nh t. ọ ộ ố ệ ấ ế ả ấ ự ế ể ạ ệ ể ả ẽ t m i vi c m t cách t ạ ờ ụ ệ ậ ặ ấ ạ ể ự ế ữ ệ tr t và công ty t ừ ướ ượ ữ ế ẫ ạ ệ ế c đ n nay v n hài lòng v i nh ng gì b n làm đ ệ ệ ớ ề ế ạ ạ ị i theo sát k ho ch. m i công ty đ u có nh ng ng ề ự ầ ườ ườ ữ ể ế ạ Ở ọ ự ự ệ ệ đ b n có th hoàn t “tham v ng”, nh ng ph i th c t N u b n không ghi ra gi y nh ng nhi m v ph i hoàn thành, thì b n s không có quy t ế ụ ữ tâm đ th c hi n nh ng nhi m v đó. Th m chí, n u vi c đ t ra th i gian không ph i là ả ạ c p thi c, thì b n ộ ậ cũng nên th c hi n công vi c theo đúng h n đ nh đ ra. N u b n làm vi c trong m t t p i quan th thì yêu c u m i ng liêu, b o th , trì tr trong vi c th c hi n các d án, vì th chúng tôi cũng khuyên b n nên ạ ủ th c hi n ph n vi c c a mình và không gây ra nh ng r c r i đáng ti c. ệ ọ ệ ệ ủ ế ắ ố ả ệ ữ ự ế ầ
5. N i làm vi c cũng r t quan tr ng ơ ọ ệ ấ
ạ ế ộ ạ ầ ả ạ ẽ ấ t h n r t nhi u. S b a bãi c a nh ng v t dùng văn phòng và hàng đ ng gi y ẽ ấ ậ ự ừ ố ệ ố ơ ấ ứ ự ề ể ữ ệ ệ ng không nh đ n hi u qu công vi c ả i, do đó b n c n dành ra ít ầ có th gây ra nh ng nh h ự ỏ ế ợ ẽ ấ ộ ệ ạ ạ ạ N u phòng b n là m t không gian s ch s , b n s th y tinh th n s ng khoái và b n s ẽ ạ làm vi c t ữ t không có th t ưở ờ c a b n. M t khu v c làm vi c s ch s , g n gàng s r t có l ủ phút m i ngày đ thu x p và d n d p. B n nên t p cho mình thói quen này. ọ ủ ả ẽ ọ ạ ỗ ể ế ẹ ậ
ạ ề ử ờ ỗ ọ ễ ọ ả c đi u đó, b n có th dành n a gi ố quan tr ng và s p x p chúng theo tr t t ậ ự ắ ẽ ạ ữ ữ cu i m i bu i làm vi c đ thu d n nh ng ể ệ ớ vào m t ch d th y và d nh . ỗ ễ ấ ữ ị ạ ử ụ ữ ấ ờ ạ ế ố m t l n: n u h n 30 ngày đã trôi qua k t đó thì b n có th yên tâm v t chúng ra kh i ch làm vi c c a b n. Đ làm đ ể ượ th gi y t ứ ấ ờ N u b n không ph i là ng ế ạ thi t và h y nh ng gi y t ủ ế d p gi y t ẹ lo i gi y t ạ ể ế i g n gàng, s ch s , b n hãy v t b nh ng th không c n ầ ườ ọ b n không s d ng n a. Th c hi n quy đ nh m t tháng d n ọ ự ử ụ khi l n cu i cùng b n s d ng ơ ể ổ ộ ứ ỏ ệ ầ ỗ ấ ờ ộ ầ ấ ờ ể ừ ỏ ứ ộ ạ ạ ệ ủ ứ ạ
6. Đ ng làm vi c đ n quên c th i gian ngh ng i. ả ờ ừ ơ ệ ế ỉ
ư ể ạ ẽ ệ ẳ ế ứ ỉ ả ệ ạ ữ ơ ệ ỉ c ngh ng i. Nh ng lúc này, g i đi n cho ng ấ ừ ệ ằ ữ ng b t l ấ ợ ế ẽ ự ừ ố ọ ấ ạ ạ ạ ế ị ng công vi c và s c kho c a b n sau này. Có th b n không bi t r ng, ch vài giây th giãn trong lúc làm vi c căng th ng cũng s ế ằ r t có ích cho s c kh e. N u ph i làm vi c hàng gi li n, thì b n nên dành chút ít th i ờ ấ ỏ ờ ề gian đ cho đ u óc đ i thân hay nghĩ ầ ể ọ ườ ượ i v i nh ng món ngon lành cũng r t có l đ n b a t i đ y. B n đ ng cho r ng vi c này ữ ố ớ ạ ợ ấ i khi nó gây ra s gián đo n nh t th i trong lúc b n đang có g ng s có nh h ắ ạ ưở ả ờ ấ ể ầ t nh t là b n đ ng đ đ u i khuyên t hoàn thành m t công vi c quan tr ng nào đó. Và l ờ ệ ộ óc b kéo quá căng, b i n u th r t d d n đ n stress và các b nh tim m ch khác nh ả ở ế ệ h ứ ế ấ ễ ẫ ạ ẻ ủ ưở ệ
ệ ủ ẽ ấ ề ề ế ể ắ ấ ạ ơ B n hãy cân nh c v đi u đó và r t có th b n s th y công vi c c a b n ti n tri n h n ể ạ ạ r t nhi u. ấ ề
7. Đ ng quên y u t máy móc. ế ố ứ
ọ ạ ủ ự ủ ệ ạ ng l n hay m t chi c PDA th h m i s giúp b n ti t ki m đáng k ể ứ ợ ố ớ ả ậ ế ạ ế ệ ớ ẽ ấ ứ ộ ộ ệ ượ ớ ế Ngày nay, s phát tri n c a khoa h c công ngh khi n b n không th đ ng ngoài “vùng ể ủ ệ ế ệ ủ đây r t có l ph sóng” c a nó. Vi c s d ng máy móc h tr gi i đ i v i công vi c c a ỗ ợ ờ ệ ử ụ ấ b n, cho dù b n làm vi c trong b t c lĩnh v c nào đi chăng n a. Qu th t, m t máy tính ữ ự ạ t c đ cao, dung l ể ộ ố th i gian. ờ
ng máy móc, công vi c cũng s đ ệ ộ ự ệ ẽ ượ ấ ờ ế ớ ạ c th c hi n suôn s ẻ ệ x p cao ng t tr i bên ấ ờ ươ ữ ệ ạ ng ti n giúp ệ t ki m th i gian khi b n s d ng nó đúng m c đích và đúng th i gian thích h p. Làm vi c trong m t môi tr ườ h n so v i khi b n làm vi c th công cùng hàng “núi” gi y t ơ ủ ệ c nh. Tuy nhiên, b n nên bi t r ng công ngh máy móc ch là nh ng ph ỉ ế ằ ạ b n ti ạ ạ ử ụ ụ ờ ờ ợ ế ệ
8. Bi t lúc nào làm vi c gì. ế ệ
ờ ổ ệ ạ ả ệ ọ ứ ủ ề i th L i khuyên đ t ra là b n nên: “Suy nghĩ vào bu i sáng đ r i làm vi c hi u qu vào bu i ổ ể ồ ặ chi u cùng ngày”. B n có bi t r ng m t nghiên c u c a các nhà khoa h c châu Âu cho ẫ c b a ăn tr a. Do đó, đ tránh nh ng nh m l n th y, m i ng ể ườ ộ ế ằ ng r t v i vàng tr ướ ạ ườ ấ ộ ữ ư ữ ọ ầ ấ
ặ ọ ờ ệ ể ướ c ề ề t m t báo cáo t ng quát thì b n ph i hình dung v đi u ệ ộ ư ữ ổ ả ạ ả ho c sai sót, b n không nên th c hi n nh ng công vi c quan tr ng vào th i đi m tr ữ b a ăn tr a. Gi đó ngay sau khi b n ng i vào bàn làm vi c. ự s b n ph i vi ế ồ ạ ả ử ạ ạ ệ
ạ ạ ộ ọ ộ ộ ế ắ ầ ố ư ổ ấ i nên s p x p các cu c h p và các cu c h i ý vào g n tr a. Đây là th i ờ t nh t cho chúng ta giao l u trao đ i ý ki n v i nhau. Chính vì th , b n hãy dành ớ ế ng, ư ế ạ ể ỹ ưỡ ữ ổ ỏ ệ ả Tuy nhiên, b n l gian t th i gian vào bu i sáng cho nh ng nhi m v đòi h i ph i xem xét và ki m tra k l ờ và dành th i gian tr c b a ăn tr a cho nh ng vi c ít quan tr ng h n. ụ ữ ướ ữ ư ờ ọ ơ ệ
9. Đ ng ôm đ m m i vi c. ồ ừ ọ ệ
ạ ạ ẽ ế ườ ể ộ ề ả ặ ạ ệ ủ ờ ậ i đ qu n lý, u quy n, nh v y ỷ ạ ế ạ ủ ồ ắ ả ẽ ả ạ ạ ọ ạ ố ơ ạ ừ ể ự ệ ệ ủ ề ệ ồ ạ ượ i quy t nhi m v cũng r t quan tr ng. N u b n là nhà lãnh đ o thì b n s có m t nhóm ng mà gánh n ng công vi c c a b n s gi m b t. Nh ng n u b n là nhân viên, thì b n cũng ớ ư ệ t cách phát huy kh năng c a đ ng nghi p đ ng quá lo l ng, đi u quan tr ng là b n bi ế ề t h n. B n nên xem xét công vi c c a b n và xem xét đ th c hi n công vi c c a b n t ạ ệ ủ xem li u đ ng nghi p có th h tr gì đ ự ỗ ự ự c cho b n hay không. Nhi u khi s n l c t ệ gi ụ ể ỗ ợ ấ ọ ế ệ ả
ệ ờ ặ ạ ả ể ế ụ ượ ữ ệ ạ ấ ề ắ t ki m th i gian, b n có th th Đ ti ng xuyên g p các nhà qu n lý đ bi ơ t rõ h n ể ườ ể ế c th c nh ng gì mình ph i làm và cách th c ti n hành sao cho nh ng nhi m v đó đ ự ả ế ứ ữ hi n m t cách hi u qu nh t. N m đ ạ c đi u này s có ích cho b n r t nhi u khi b n ề ệ ượ ệ ộ ả ng trình làm vi c hi u qu . đó giúp b n l p ra ch lo li u công vi c c a mình, t ph i t ệ ừ ả ự ả ấ ệ ủ ẽ ạ ậ ươ ệ ệ
10. Đ ng c g ng quá s c. ố ắ ứ ừ
t nhi m v đ c giao đ đ ố ườ ề ụ ượ ể ượ ệ ế ố ng phòng, còn đ i v i tr i đ u mu n hoàn thành t ưở ứ c m thành đ t khác nhau. Nh ng đ có đ ượ ố ớ ưở ạ ướ ư ỗ ơ ng phòng là lên ch c giám ể ữ ứ ứ ủ ơ ắ i làm vi c quá s c. M i ng ơ c thăng ti n nhanh h n- ọ đ i v i nhân viên là lên ch c tr ố ớ ứ c m c đ c. Nói chung, m i ng ụ i đ u có ườ ề ố tiêu c a mình, h luôn có m t đi m chung là g ng s c và g ng s c h n n a trong công ộ ọ vi c. Đi u đó nhi u khi khi n m i ng ế ề ể ọ ắ ệ ườ ứ ệ ề
ẽ ấ ữ ệ ạ ạ ở c công vi c đang làm mà còn nh h ưở ị ố ệ ứ ả ế ệ S r t tai h i n u b n b m vì làm vi c quá s c, b i khi đó b n không nh ng không hoàn thành đ B n nên có s “th l ng” h p lý khi làm nh ng công vi c căng th ng. ng đ n nhi u công vi c khác n a. ữ ệ ạ ế ượ ự ề ẳ ả ỏ ữ ợ ạ
ạ ệ ệ ỉ ầ ạ ạ ạ ạ ữ ặ ể ờ ắ ớ ế ụ ữ ớ ố ả ụ ặ i, tháng t ạ ự ỗ ự ớ ằ ả t v n v t đ phát huy t ế t. ữ i không n l c m i là nh ng ỗ ự ầ ớ ườ ữ ẩ i ng ng n. Tóm l ự i, hi u qu công vi c n m trong tay b n, b n ch c n suy nghĩ và tìm cách th c ằ hi n các nhi m v đ t ra nh th nào mà thôi. B n nên phân tích nh ng gì b n làm vào ư ế ệ ệ ngày mai, tu n t i đa i, đ ng th i c t b t nh ng chi ti ầ ớ ồ kh năng c a b n. Và b n nên nh r ng, s n l c và kiên trì là vô cùng c n thi ạ ủ Không có n l c nào là ng ng n mà ch có nh ng ng ỗ ự ỉ ớ ng ẩ ườ ớ
ườ ế ấ i sáng l p hãng máy tính l n nh t th gi ế ớ ệ ậ ượ ớ ả ươ ể Ng không có đ nh ng thăng ti n cao h n, vì v y, hãy b t đ u t ơ i, Micheal Dell, đã t ng nói: “N u b n ạ ừ ng pháp qu n lý công vi c hi u qu , b n s không th nào có ẽ ệ nh ng vi c làm đ n gi n nh t”. ữ ả ạ ệ ắ ầ ừ c ph ế ữ ơ ậ ả ấ
Ngu n : bwportal ồ
