Quản lý dự trữ
(Phần 1)
QUẢN LÝ DỰ TRỮ
1. Giới thiệu
Dự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính
doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu
sản phẩm của khách hàng.
Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh người ta cần xem xét thận trong
yếu tố chi phí dự trữ nhằm đảm bảo cạnh tranh trong kinh doanh. Hệ thống sản
xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “không kho” (JIT- Just in time) được hình
thành xuất phát từ quan điểm như vậy.
Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, phương pháp truyền thống
để quản lý dự trữ vẫn còn quan trọng và cần thiết, nhất là đối với doanh nghiệp
vừa và nhỏ Việt Nam.
Trong phần này giới thiệu những yếu tố cơ bản của quản lý dự trữ truyền
thống, một số mô hình kỹ thuật thông dụng để quản lý dự trữ hiệu quả.
Trong đó:
(1). Quản lý dự trữ,
(2). Dữ liệu dự trữ,
(3). Kiểm kê hàng hoá, là những nội dung chính của phần này.
2. Khái niệm và vai trò dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh
2.1. Dự trữ là gì?
Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong
kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang…và cả những thành
phẩm đang chờ bán.
Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm:Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà
doanh nghiệp có để bán.Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ
và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ.
Cần chú ý phân biệt: hàng dự trữ và hàng ế thừa.Các loại hình kinh doanh
khác nhau có các loại dự trữ khác nhau, ví dụ:
+ Kho cửa hàng bán lẻ
+ Nhà sản xuất
+ Người cung ứng dịch vụ
2.2. Thế nào là quản lý dự trữ
Quản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên
quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí.
Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện những việc sau:
Nhận hàng:
Đo lường và kiểm tra tình trạng hàng hoá hoặc nguyên liệu trước khi nhập
kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng
Dự trữ hàng:
Thực hiện việc lưu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an toàn, đúng phương
pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
Kiểm tra hàng:
Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất khi
cần thiết nhằm đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt và không bị thất thoát
đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo qui định của
công ty.
Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các
hàng hoá nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu
quả.
Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm
hấp dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng
khi cần thiết.
Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không
thừa, không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm và đúng số
lượng đúng chủng loại.
2.3. Lợi ích của quản lý dự trữQuản lý dự trữ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu
cầu của khách hàng
· Cung cấp đúng những gì khách hàng cần
· Đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng
· Tạo sự ổn định của dòng khách hàng
· Tạo sự phát triển lâu dài
Quản lý dự trữ tạo điều kiện sản xuất linh hoạt và an toàn
· Đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo
· Đón trước những rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặc chậm hàng
nhập: Thay đổi thời gian vận chuyển, hàng gửi không đúng lúc, hàng kém chất
lượng…
· Tạo sự ổn định và an toàn trong sản xuất kinh doanh
Quản lý dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí trong kinh doanh
· Cân đối nhu cầu nguyên vật liệu tốt hơn
· Hàng hoá được bảo vệ tốt
· Tránh lãng phí ở nhiều khâu
