Quản lý hàng tồn kho
Làm thế nào để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt
hàng hóa?
Nếu ai đó từng nghĩ làm cách nào để cân đối hàng tồn kho thì đó
là một suy nghĩ đúng đắn. Bạn hãy thử tưởng tượng. Bạn chi
20.000 USD cho hàng tồn kho, cần 3 tháng mới giải quyết hết số
hàng đó, vậy thì 20.000 USD này nếu đầu tư cho một lĩnh vực
khác có thể sẽ có nhiều lợi nhuận hơn. Hoặc nếu bạn đồng ý với
giải pháp đầu tư số tiền này cho kho bãi như ban đầu, thì không
có gì chắc chắn là bạn sẽ an tâm cho đến khi bán hết lô hàng ứ
đọng đó, bởi vì một ngày nào đó, nó có thể bị phá hủy bởi côn
trùng, hoặc 1 cơn bão đi qua và cuốn trôi hết mọi hàng hóa.
Để tìm giáp pháp cho vấn đề này, trước hết hãy căn cứ vào quy
mô công ty của bạn. Bạn có thể sử dụng những phần mềm để
kiểm tra hàng, hoặc thuê những chuyên viên đến kiểm tra kho. Ví
dụ trong những quán rượu, người ta thường thuê 1 bên thứ 3
đến tính toán và cân đối lượng bán và lượng tồn kho để đảm bảo
rằng nhân viên của họ không tiếp đãi quá nồng hậu với bạn bè
hay người thân hơn khách hàng bình thường.
Lại là một vấn đề về dòng ngân lưu. Nếu bạn không tính toán kỹ
số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có nghĩa là bạn đã đầu tư sai
mục tiêu. Đó là lý do tại sao nhiều công ty áp dụng mô hình “Just
in time” để đảm bảo rằng lượng sản xuất vừa đủ cung ứng nhu
cầu của khách hàng, và từ đó tiết giảm được chi phí cho kho bãi
và giảm số lượng phế phẩm (xem kỹ mô hình JIT – ghi chú 3).
Ghi chú: Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát
triển bởi công ty Toyota Nhật bản vào những năm 90. Để thử
cùng tìm hiểu hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” trong
hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phân biệt được hai khái
niệm sản xuất truyền thống là tinh xảo (craft) và đại trà (mass).
Sản xuất tinh xảo thường sử dụng các công nhân cực kỳ lành
nghề cùng với những công cụ đơn giản nhưng linh hoạt (đặc biệt
trong các ngành nghề thủ công) để tạo ra từng sản phẩm theo ý
khách hàng. Chất lượng của hình thức sản xuất này tốt, tuy nhiên
giá thành rất cao là yếu tố làm thu hẹp thị trường.
Sản xuất đại trà sử dụng công nhân có tay nghề bậc trung vận
hành các máy công nghiệp đơn nặng, tạo ra các sản phẩm được
tiêu chuẩn hoá với số lượng rất lớn. Kết quả là giá thành giảm.
Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đại
trà, loại bỏ các yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công
nghiệp, cho ra đời một phương thức sản xuất mới với đội ngũ
công nhân có tay nghề cao được trang bị hệ thống máy móc linh
hoạt, đa năng, có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất.
Phương thức này được đánh giá là sử dụng ít nhân lực hơn, ít
diện tích hơn, tạo ra ít phế phẩm hơn, và sản xuất được nhiều
loại sản phẩm hơn hình thức sản xuất đại trà.
Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “Đúng
sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”.
Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sẽ sản
xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất
tiếp theo cần tới. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối
đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí. Điều này cũng đúng
với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ
sản xuất ra cái mà khách hàng muốn.
Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua
hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất. Hệ thống JIT có những đặc
trưng chủ yếu sau đây:
Nếu bạn không tính toán kỹ số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có
nghĩa là bạn đã đầu tư sai mục tiêu.
1. Mức độ sản xuất đều và cố định
Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất
khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng
với nhau và để nguyên vât liệu và sản phẩm có thể chuyển từ
nhà cung cấp đến đầu ra cuối cùng. Mỗi thao tác phải được phối
hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do đó, lịch trình
sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể
thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
2. Tồn kho thấp
Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn
kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu
được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ.
Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất
của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm
chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn
đọng trong kho.