Qu n Lý D Ánả ự
QU N LÝ PH M VI D ÁN Ả Ạ Ự
M c tiêu ụ
1. Bi t đ c t m quan tr ng trong vi c qu n lý ph m vi d ánế ượ ầ ọ ệ ả ạ ự
2. Nh ng nguyên nhân t i sao h u h t các công ty đ u t vào d án côngữ ạ ầ ế ầ ư ự
ngh thông tin (CNTT)ệ
3. Mô t ti n trình l p k ho ch và nó liên quan th nào đ n vi c ch n l aả ế ậ ế ạ ế ế ệ ọ ự
d án CNTTự
4. ng d ng nh ng ph ng pháp ch n l a : mô hình tr ng s và ph ngỨ ụ ữ ươ ọ ự ọ ố ươ
pháp phân tích giá tr thu đ c.ị ượ
1.1 Qu n lý ph m vi d ánả ạ ự
Nh ng thành viên ch ch t c a d án có cùng m t nh n bi t v nh ngữ ủ ố ủ ự ộ ậ ế ề ữ
s n ph m đ c s n xu t khi d án th c hi n thành công. Nh ng ti n trìnhả ẩ ượ ả ấ ự ự ệ ữ ế
trong ph m vi d án làạ ự
•S b t đ u : b t đ u nh ng b c đ u tiên và nh ng b c sauự ắ ầ ắ ầ ở ữ ướ ầ ở ữ ướ
(project chater)
•K ho ch : g m nh ng văn b n, tài li u nh m cung c p cho vi c quy tế ạ ồ ữ ả ệ ằ ấ ệ ế
đ nh trong d án t ng lai : xác đ nh nh ng tiêu chí c a d án và nh ngị ự ở ươ ị ữ ủ ự ữ
b c trong ti n trình.ướ ế
•Đ nh nghĩa ph m vi : b ng cách chia d án thành nhi u ph n nh h n đị ạ ằ ự ề ầ ỏ ơ ể
d qu n lí. Ta g i là work breakdown structure (WBS)ễ ả ọ
•Xác đ nh ph m vi h p l : do nhà tài tr hay khách hàngị ạ ợ ệ ợ
•Đi u khi n khi có thay đ i ph m vi d án, nh ng hành đ ng ph i đúngề ể ổ ạ ự ữ ộ ả
và bài h c rút kinh nghi m ọ ệ
1.2 D án ban đ u: Chi n l c k ho ch và ch n l a d ánự ầ ế ượ ế ạ ọ ự ự
Nh ng chuyên gia trong qu n lý d án đ ng ý r ng b c đ u tiên c a dữ ả ự ồ ằ ướ ầ ủ ự
án là chi n l c k ho Chuù. Nó g m có:ế ượ ế ạ ồ
- Phân tích đi m m nh, đi m y u c a t ch c đ xác đ nh m c tiêuể ạ ể ế ủ ổ ứ ể ị ụ
lâu dài
- Nêu lên nh ng c h i hay nh ng đe d a trong môi tr ng kinhữ ơ ộ ữ ọ ườ
doanh
- Tiên đoán nh ng khuynh h ng trong t ng lai.ữ ướ ươ
- Nh ng nhu c u c a xã h i v s n ph m, d ch v m i.ữ ầ ủ ộ ề ả ẩ ị ụ ớ
Nh ng đi m nêu trên s d n đ n chi n l c k ho ch. Trong đó hữ ể ẽ ẫ ế ế ượ ế ạ ệ
th ng thông tin (HTTT) là trung tâm cho chi n l c kinh doanh. Michael Porterố ế ượ
1
Qu n Lý D Ánả ự
và nhi u chuyên gia khác đã nh n m nh đ n t m quan tr ng dùng CNTT đ hề ấ ạ ế ầ ọ ể ỗ
tr chi n l c kinh doanh và cho nh ng ph ng ti n thu n l i cho vi c c nhợ ế ượ ữ ươ ệ ậ ợ ệ ạ
tranh. Ví d nh HTTT h tr cho nh ng công ty s n xu t , t o đ c s nụ ư ỗ ợ ữ ả ấ ạ ượ ả
ph m giá thành h , nh ng chi n l c ti p th và bán hàng.ẩ ạ ữ ế ượ ế ị
T ch c ph i ph i phát tri n chi n l c dùng CNTT đ h tr choổ ứ ả ả ể ế ượ ể ỗ ợ
nh ng m c tiêu c a t ch c . Chi n l c phát tri n HTTT ph i phù h p v iữ ụ ủ ổ ứ ế ượ ể ả ợ ớ
chie n l c c a t ch c. H u h t t ch c ph i đ i m t v i hàng ngàn v nế ượ ủ ổ ứ ầ ế ổ ứ ả ố ặ ớ ấ
đ , đó cũng chính là c h i đ c i ti n t ch c và kinh doanh. Do v y chi nề ơ ộ ể ả ế ổ ứ ậ ế
l c và k ho ch đ a ra ph i d n đ n có nh ng d án và ch n l a d án th cượ ế ạ ư ả ẫ ế ữ ự ọ ự ự ự
hi n. Th c t hi n nay cho th y nhi u công ty, doanh nghi p đ u t th c hi nệ ự ế ệ ấ ề ệ ầ ư ự ệ
nh ng d án CNTT.ữ ự
Sau đây là nh ng nguyên nhân chính t i sao nhi u công ty, t ch c đãữ ạ ề ổ ứ
đ u t vào d án CNTTầ ư ự
Nguyên nhân đ u t vào d án CNTTầ ư ự Tr ng s ọ ố
H tr nh ng m c tiêu rõ ràngỗ ợ ữ ụ 1
Net present value (NPV) 4
H tr nh ng m c tiêu ti m n ỗ ợ ữ ụ ề ẩ 3
T giá n i hoàn (Internal rate of return –ỷ ộ
IRR)
2
Th i gian hoàn v nờ ố 5
Đáp ng h th ng c nh tranhứ ệ ố ạ 6
H tr cho qu n lý ra quy t đ nhỗ ợ ả ế ị 7
Phù h p v i ngân sách ợ ớ 8
Kh năng dành đ c l i nhu n caoả ượ ợ ậ 9
T giá chi t kh u tr v ỷ ế ấ ả ề 11
Theo k p k thu t / h th ng yêu c u ị ỹ ậ ệ ố ầ 13
Đáp ng yêu c u v lu t pháp Nhà n cứ ầ ề ậ ướ
1.3 Xác đ nh ti m năng d ánị ề ự
B c đ u tiên trong qu n lý ph m vi d án là quy t đ nh d án nào đ cướ ầ ả ạ ự ế ị ự ượ
đ t vào v trí th c hi n đ u tiên, đây là v n đ r t quan tr ng. Hình sauặ ị ự ệ ầ ấ ề ấ ọ
đây đ a ra nh ng b c c n thi t trong chi n l c k ho ch đ ch nư ữ ướ ầ ế ế ượ ế ạ ể ọ
l a d án CNTT theo m t c u trúc th t .ự ự ộ ấ ứ ự
B c 1:ướ Chi n l c k ho ch CNTT d a trên toàn b k ho ch c aế ượ ế ạ ự ộ ế ạ ủ
công ty. Đi u này r t quan tr ng , c n có nh ng nhà qu n lý bên ngoàiề ấ ọ ầ ữ ả
HTTT h tr . H cũng c n n m đ c nh ng chi n l c t ch c c aỗ ợ ọ ầ ắ ượ ữ ế ượ ổ ứ ủ
công ty.
2
Qu n Lý D Ánả ự
B c 2:ướ Sau khi xác đ nh đ c lãnh v c kinh doanh là th c hi n phânị ượ ự ự ệ
tích nó. Tr ng tâm là dành đ c nh ng m c đích c a chi n l c và d nọ ượ ữ ụ ủ ế ượ ẫ
đ n vi c ng d ng nhi u d án CNTT đ đ t đ c nh ng m c đíchế ệ ứ ụ ề ự ể ạ ượ ữ ụ
này.
B c 3:ướ Đ nh nghĩa ti m năng c a nh ng d án CNTT và phân công tàiị ề ủ ữ ự
nguyên cho nó đ nó đ c th c hi n.ể ượ ự ệ
B c 4:ướ Ch n l a nh ng d án CNTT và phân công tài nguyên cho nó.ọ ự ữ ự
1.4 Nh ng ph ng pháp ch n l a d ánữ ươ ọ ự ự
H ng đ n nhu c u c a công ty, t ch cướ ế ầ ủ ổ ứ
Ch n l a d án trên nh ng nhu c u c a công ty, nghĩa là vi c ch n l aọ ự ự ữ ầ ủ ệ ọ ự
ph i phù h p v i ba tiêu chí : nhu c u, ti n c a, ý chíả ợ ớ ầ ề ủ
Có ph i công ty có nhu c u th c hi n d án ?ả ầ ự ệ ự
Công ty có đ ngu n ti n cho d án không ?ủ ồ ề ự
Nh ng ng i th c hi n trong công ty có ý chí m nh đ đ a d ánữ ườ ự ệ ạ ể ư ự
đ n thành công?ế
Phân lo i nh ng d án CNTTạ ữ ự
Chúng ta có th phân lo i d án CNTT thành nh ng h ng m c nh sauể ạ ự ữ ạ ụ ư
Có v n đ : nh ng tình hu ng không mong đ i đã hay s x y ra gây trấ ề ữ ố ợ ẽ ả ở
ng i cho công ty dành l y m c đích c a mình. ạ ấ ụ ủ
Ví d Ng i dùng phàn nàn v th i gian truy xuât thông tin b ch m.ụ ườ ề ờ ị ậ
Khi đó công ty ph i nâng c p h th ng v đ ng truy n, kh năng l uả ấ ệ ố ề ườ ề ả ư
tr và t c đ cũng nh ph n m m có liên quanữ ố ộ ư ầ ề
3
Qu n Lý D Ánả ự
C h i đ n : là d p đ công ty c i ti n và phát tri n ơ ộ ế ị ể ả ế ể
Ví d Công c n bán hàng tr c tuy n trên internet. Khi đó công ty c n th cụ ầ ự ế ầ ự
hi n m t d án CNTT bán hàng trên internetệ ộ ự
Yêu c u do yêu c u c n có d án CNTTầ ầ ầ ự
Ví d M t khách hàng l n yêu c u công ty xây d ng d ch v Electronicụ ộ ớ ầ ự ị ụ
Data Interchange (EDI) đ th c hi n kinh doanh v i h .ể ự ệ ớ ọ
Công ty có th ch n l a d án theo nh ng nguyên nhân trên. Nhi u v n để ọ ự ự ữ ề ấ ề
ph c t p s x y ra, nh ng c n có quy t đ nh nhanh t nh ng nhà qu n lýứ ạ ẽ ả ư ầ ế ị ừ ữ ả
công ty. H c n cân nh c và nên quan tâm đ n nh ng c h i phát tri n, c iọ ầ ắ ế ữ ơ ộ ể ả
ti n công ty, thông qua vi c th c hi n d án CNTT.ế ệ ự ệ ự
V n đ khác n a cho d án CNTT là th i gian hoàn thành d án, n u nóấ ề ữ ự ờ ự ế
không đúng th i gian đã đ nh thì ph n l n là không đ t đ c m c tiêu đãờ ị ầ ớ ạ ượ ụ
đ a ra. Tuy nhiên đi u quan tr ng v n là th t th c hi n các d án. Có thư ề ọ ẫ ứ ự ự ệ ự ể
ph i th c hi n d a án này tr c d án khia , trong khi d án sau có th i gianả ự ệ ự ướ ự ự ờ
ng n h n.ắ ơ
1.4.1 M ng NPVạ (Net present value)
Tài chính luôn là v n đ quan tr ng trong khi ch n l a d án. Có ba ph ngấ ề ọ ọ ự ự ươ
pháp th ng dùng trong vi c xác đ nh tài chính cho d án ườ ệ ị ự
- M ng NPVạ
- Đ u t đ c tr v ( Return on Investment – ROI )ầ ư ượ ả ề
- Có l i (Payback analysis)ờ
1. M ng NPVạ
t i m t th i đi m nào đó, c n k toán nh ng món ti n đ c thu vào hayạ ộ ờ ể ầ ế ữ ề ượ
xu t ra, đi u này d n đ n v n đ tài chính. Nh ng d án có giá tr NPVấ ề ẫ ế ấ ề ữ ự ị
d ng có th đ c ch n l a , nói m t cách khác, khi đó ngu n ti n thuươ ể ượ ọ ự ộ ồ ề
v l n h n ngu n v n đã b ra.ề ớ ơ ồ ố ỏ
Hãy xem xét hai d án sau ( Project 1 và Project 2)ự
Ch n t giá chi t kh u (Discount rate) 10% , chi phí tính b ng USD$ọ ỷ ế ấ ằ
4
Qu n Lý D Ánả ự
Project 1
Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5 Total
Benefits
$0 $2.000 $3.000 $4.000 $5.000 $14.000
Costs
$5.000 $1.000 $1.000 $1.000 $1.000 $9.000
Cashflow
$5.000 $1.000 $2.000 $3.000 $4.000 $5.000
NPV
$2.316
Project 2
Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Yerar 5 Total
Benefits
$1.000 $2.000 $4.000 $4.000 $4.000 $15.000
Costs
$2.000 $2.000 $2.000 $2.000 $2.000 $10.000
Cashflow
$3.000 $0 $2.000 $2.000 $2.000 $5.000
NPV
$3.201
Trong đó, Benefits ( doanh thu) , Costs (chi phí), Cashflow ( dòng ti nề
m t, ti n ph i b ra hay thu vào) ặ ề ả ỏ
Ta ch n Project 2 theo tiêu chí NPV d ngọ ươ
2. Nh n xétậ
- Giá tr NPV thì khác nhau gi a hai d án, giá tr c a nó là k toánị ữ ự ị ủ ế
tr t giá ti n thu đ c theo th i gian. Ti n thu đ c ngày hômượ ề ượ ờ ề ượ
nay thì có giá tr cao h n ti n thu trong nh ng ngày sauị ơ ề ữ
- Project 1 có cashflow $5.000 trong năm đ u, trong khi project 2 chầ ỉ
là $1.000
- T ng dòng ti n m t c a hai d án là nh nhau ( $5.000).ổ ề ặ ủ ự ư
Do là không so sánh giá tr tài chính (vì nh đã nói nh n xét trênị ư ở ậ
cashflow c a hai d án nh nhau).ủ ự ư
Đ xác đ nh NPV thì theo các b c sauể ị ướ
1. Xác đ nh dòng ti n thu (benefit), dòng ti n xu t (cost) c a d ánị ề ề ấ ủ ự
Ta có cashflow = benefit – cost (tính theo hàng năm)
5