B T PHÁPỘ Ư
VĂN PHÒNG
QUY TRÌNH Mã s :QT-QLHS-LTố
Ngày ban hành:
L n s a đ i: ầ ử ổ
Trang/T ng s : ổ ố 1/17
QU N LÝ VIẢÖC THU TH P, Ậ
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAIỈ Ả Ả
THÁC S D NG H S , TÀIỬ Ụ Ồ Ơ
LI U L U TRỆ Ư Ữ
1. Đ n v , cá nhân có liên quan ph i th c hi n theo đúng n i dung Quy trình.ơ ị ả ự ệ ộ
2. Quy trình này đ c áp d ng trong toàn Văn phòng.ượ ụ
3. Trong quá trình th c hi n, n u phát hi n v n đ ch a h p lý, đ ngh cácự ệ ế ệ ấ ề ư ợ ề ị
phòng ph n nh v Văn phòng đ c i ti n quy trình cho phù h p.ả ả ề ể ả ế ợ
N I NH NƠ Ậ
TT N i nh nơ ậ TT N i nh nơ ậ TT N i nh nơ ậ
Chánh Văn phòng -Phòng K toánế
Các Phó Chánh Văn phòng -Phòng Qu n trả ị
Các đ n v trong Văn phòngơ ị
-Phòng Hành chính
-Phòng T ng h pổ ợ
S A Đ IỬ Ổ
L
n s aầ ử
đ iổ
Ngày s aử
đ iổ
N i dung và h ng m c s a đ iộ ạ ụ ử ổ
01 02/11/2006 Góp ý vào quy trình qu n lý h s tài li u l u trả ồ ơ ệ ư ữ
So n th oạ ả Xem xét Phê duy tệ
H tênọ: Hoàng H iả
Y nế
Ch c vứ ụ: L u tr viênư ữ
H tênọ: Phan Chí Hi uế
Ch c vứ ụ: Phó Văn phòng H tênọ: Nguy n Duy Lãmễ
Ch c vứ ụ:
Chánh Văn phòng
1
B T PHÁPỘ Ư
VĂN PHÒNG
QUY TRÌNH Mã s :QT-QLHS-LTố
Ngày ban hành:
L n s a đ i: ầ ử ổ
Trang/T ng s : ổ ố 2/17
QU N LÝ VIẢÖC THU TH P, Ậ
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAIỈ Ả Ả
THÁC S D NG H S , TÀIỬ Ụ Ồ Ơ
LI U L U TRỆ Ư Ữ
1. M c đích: ụ
Th ng nh t trình t , th t c trong vi c thu th p, ch nh lý, khai thác s d ngố ấ ự ủ ụ ệ ậ ỉ ử ụ
h s , tài li u l u tr . Xác đ nh trách nhi m c a cán b , công ch c trong vi cồ ơ ệ ư ữ ị ệ ủ ộ ứ ệ
qu n lý và n p h s vào l u tr B và ph c v khai thác,s d ng h s , tàiả ộ ồ ơ ư ữ ộ ụ ụ ử ụ ồ ơ
li u l u tr t i kho l u tr B T pháp đ m b o ch t ch , k p th i, chính xác,ệ ư ữ ạ ư ữ ộ ư ả ả ặ ẽ ị ờ
khoa h c và hi u quọ ệ ả
2. Ph m vi áp d ng:ạ ụ
- Áp d ng đ iụ ố v i cán b , công ch c các đ n v trong Văn phòngớ ộ ứ ơ ị
- Áp d ng đ i v i cán b , công ch c t i các đ n v thu c B .ụ ố ớ ộ ứ ạ ơ ị ộ ộ
3. Tài li u tham kh o:ệ ả
+Pháp l nh l u tr qu c gia s 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 vệ ư ữ ố ố ề
b o v tài li u qu c gia.ả ệ ệ ố
+Ngh đ nh 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Quy đ nh chi ti t thi hànhị ị ị ế
m t s đi u c a Pháp l nh l u tr qu c gia.ộ ố ề ủ ệ ư ữ ố
+Công văn 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành b nả
H ng d n ch nh lý tàili u hành chính.ướ ẫ ỉ ệ
+Quy ch v công tác văn th – l u tr c a B T phápế ề ư ư ữ ủ ộ ư
+ TCVN ISO 9001 : 2000.
+S tay ch t l ng.ổ ấ ượ
4. Thu t ng - đ nh nghĩaậ ữ ị
“H s ”:ồ ơ lµ m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t vÊn đ ,ộ ậ ả ệ ớ ề ộ ề
m t s vi c, m t đ i t ng c th ho c có m t (ho c m t s ) đ c đi m chungộ ự ệ ộ ố ượ ụ ể ặ ộ ặ ộ ố ặ ể
nh tên lo i văn b n; c quan, t ch c ban hành văn b n; th i gian ho c nh ngư ạ ả ơ ổ ứ ả ờ ặ ữ
đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c thu cặ ể ả ế ệ ộ
ph m vi ch c năng, nhi n v c a m t c quan, t ch c ho c c a m t cá nhân.ạ ứ ệ ụ ủ ộ ơ ổ ứ ặ ủ ộ
2
B T PHÁPỘ Ư
VĂN PHÒNG
QUY TRÌNH Mã s :QT-QLHS-LTố
Ngày ban hành:
L n s a đ i: ầ ử ổ
Trang/T ng s : ổ ố 3/17
QU N LÝ VIẢÖC THU TH P, Ậ
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAIỈ Ả Ả
THÁC S D NG H S , TÀIỬ Ụ Ồ Ơ
LI U L U TRỆ Ư Ữ
“Ch nh lý tài li u”:ỉ ệ là t ch c l i tài li u theo m t ph ng án phân lo i khoaổ ứ ạ ệ ộ ươ ạ
h c, trong đó ti n hành ch nh s a hoàn thi n, ph c h i ho c l p m i h s ; xácọ ế ỉ ử ệ ụ ồ ặ ậ ớ ồ ơ
đ nh giá tr ; h th ng hoá h s , tài li u và làm các công c tra c u đ i v iị ị ệ ố ồ ơ ệ ụ ứ ố ớ
phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý.ặ ố ệ ư ỉ
* Tài li u chuyên nghành T pháp: do B T pháp ban hành đ lãnh đ o, chệ ư ộ ư ể ạ ỉ
đ o ho t đ ng c a nghành nh các Quy t đ nh, Ch ng trình, K hoach côngạ ạ ộ ủ ư ế ị ươ ế
tác, các Báo cáo T ng k t ph n ánh ch c năng, nhi m v và ho t đ ng c aổ ế ả ứ ệ ụ ạ ộ ủ
ngành có ý nghĩa l ch s .ị ử
* Tài li u v Khoa h c K thu t: đ c hi u là nh ng tài li u nh D ánệ ề ọ ỹ ậ ượ ể ữ ệ ư ự
nghiên c u. B n v thi t k thi công các công trình xây d ng, D toán, Quy tứ ả ẽ ế ế ự ự ế
toán các công trình xây d ng… k c các tài li u đ c thù nh phim nh.ự ể ả ệ ặ ư ả
3
B T PHÁPỘ Ư
VĂN PHÒNG
QUY TRÌNH Mã s :QT-QLHS-LTố
Ngày ban hành:
L n s a đ i: ầ ử ổ
Trang/T ng s : ổ ố 4/17
QU N LÝ VIẢÖC THU TH P, Ậ
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAIỈ Ả Ả
THÁC S D NG H S , TÀIỬ Ụ Ồ Ơ
LI U L U TRỆ Ư Ữ
PH N 1: L U Đ VI C THU TH P, CH NH LÝ, S D NGẦ Ư Ồ Ệ Ậ Ỉ Ử Ụ
VÀ B O QU N H S , TÀI LI U L U TR :Ả Ả Ồ Ơ Ệ Ư Ữ
5.N i dungộ
Trách nhi m ệN i dungộTài li uệ
L u tr C quanư ữ ơ
L u tr C quan ư ữ ơ
L u tr C quan ư ữ ơ
L u tr C quan ư ữ ơ
L u tr C quan ư ữ ơ
L u tr C quan ư ữ ơ
5.1. Mô t chi ti t:ả ế
Thông báo, thu th p tài li u vào l u tr ậ ệ ư ữ C quan ơ
-Quý III hàng năm, L u tr ư ữ C quan ơcó trách nhi m:ệ
+ Thông báo cho các đ n v trong B chu n b h s , tài li u đơ ị ộ ẩ ị ồ ơ ệ ể
giao n p.ộ
+ H ng d n các đ n v , cá nhân l p danh m c h s , tài li u c nướ ẫ ơ ị ậ ụ ồ ơ ệ ầ
n p và th ng kê thành “M c l c h s , tài li u n p l u”, theo BM -ộ ố ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư
QLHS - LT-02.
+ Chu n b kho tàng và các ph ng ti n đ ti p nh n h s , tài li uẩ ị ươ ệ ể ế ậ ồ ơ ệ
t i Phòng L u tr , l p Biên b n bàn giao h s theo BM-QLHS-LT-04ạ ư ữ ậ ả ồ ơ
(01 do L u tr ư ữ C quan ơgi , 01 do đ n v n p h s gi ).ữ ơ ị ộ ồ ơ ữ
4
Thông báo n p h sộ ồ ơ
N p h s vào l u tr Bộ ồ ơ ư ữ ộ
Ti p nh nế ậ
Chỉnh lý, xác đ nh giá tr tài li uị ị ệ
Hệ thông hoá hồ s , nhơ ập kho
và b o qu n ả ả
N p l u vào l u tr L ch sộ ư ư ữ ị ử
B T PHÁPỘ Ư
VĂN PHÒNG
QUY TRÌNH Mã s :QT-QLHS-LTố
Ngày ban hành:
L n s a đ i: ầ ử ổ
Trang/T ng s : ổ ố 5/17
QU N LÝ VIẢÖC THU TH P, Ậ
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAIỈ Ả Ả
THÁC S D NG H S , TÀIỬ Ụ Ồ Ơ
LI U L U TRỆ Ư Ữ
N p h s vào l u tr ộ ồ ơ ư ữ C quanơ:
- H s l u tr t i các đ n v tr c thu c B sau 01 năm đ c cán b vănồ ơ ư ữ ạ ơ ị ự ộ ộ ượ ộ
th đ n v thu th p và n p vào L u tr ư ơ ị ậ ộ ư ữ C quan ơtheo nh yêu c u (th i gian, đ aư ầ ờ ị
đi m) ghi trong thông báo c a Phòng L u tr B .ể ủ ư ữ ộ
Ti p nh n:ế ậ
- Căn c vào danh m c h s các đ n v đã l p, L u tr ứ ụ ồ ơ ơ ị ậ ư ữ C quan ơti n hànhế
ti p nh n h s tài li u do các đ n v n p và xây d ng k ho ch ch nh lý vàoế ậ ồ ơ ệ ơ ị ộ ự ế ạ ỉ
quý II c a năm sau theo quy đ nh chung c a C c Văn th và L u tr Nhà n c. ủ ị ủ ụ ư ư ữ ướ
Ch nh lỉý, Xác đ nh giá tr tài li u:ị ị ệ
L u trư ữ C quan ơtrình k ho ch ch nh lý cho Phó Văn phòng ph trách tr cế ạ ỉ ụ ự
ti p xem xét, sau đó trình lên Chánh Văn phòng phê duy t vào k ho ch ch nhế ệ ế ạ ỉ
lý. Sau khi k ho ch đ c phê duy t L u tr ế ạ ượ ệ ư ữ C quan ơcó trách nhi m ch nh lýệ ỉ
tài li u do các đ n v giao n p vào l u tr hi n hành sau khi đã l p h s banệ ơ ị ộ ư ữ ệ ậ ồ ơ
đ u (theo đi u 22 c a Quy ch văn th l u tr v ch nh lý tài li u). ầ ề ủ ế ư ư ữ ề ỉ ệ
- Tài li u sau khi ch nh lý ph i đ t đ c các yêu c u sau:ệ ỉ ả ạ ượ ầ
+ Toàn b tài li u ph i đ c phân lo i và l p thành h s , tài li u; đ cộ ệ ả ượ ạ ậ ồ ơ ệ ượ
đóng nhãn h p (c p) theo BM-QLHS-LT-01.ộ ặ
+ Biên m c h s g m nh ng n i dung sau: ụ ồ ơ ồ ữ ộ
-Đánh s t ;ố ờ
-Vi t m c l c văn b n đ c in s n trong bìa h s theo chu n ngànhế ụ ụ ả ượ ẵ ồ ơ ẩ
TCN 01:2002 “Bìa h s ”đ c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 62/QĐ-LTNNồ ơ ượ ế ị ố
ngày 07/5/2002 c a C c Văn th và L u tr Nhà n c.ủ ụ ư ư ữ ướ
-Vi t ch ng t k t thúc;ế ứ ừ ế
-Vi t bìa h s .ế ồ ơ
+ Xác đ nh th i h n b o qu n cho t ng lo i h s , tài li u (vĩnh vi n và cóị ờ ạ ả ả ừ ạ ồ ơ ệ ễ
th i h n).ờ ạ
5
