QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 1/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
ơ ệ ả ộ
ụ
ề ư ợ ế ệ ệ ấ ị
1. Đ n v , cá nhân có liên quan ph i th c hi n theo đúng n i dung Quy trình. ự ị 2. Quy trình này đ c áp d ng trong toàn Văn phòng. ượ 3. Trong quá trình th c hi n, n u phát hi n v n đ ch a h p lý, đ ngh các ự ề ề phòng ph n nh v Văn phòng đ c i ti n quy trình cho phù h p. ợ ể ả ế ả ả
N I NH N Ơ Ậ
TT N i nh n TT N i nh n TT N i nh n ơ ậ ơ ậ ơ ậ
Chánh Văn phòng -Phòng K toán ế
Các Phó Chánh Văn phòng -Phòng Qu n trả ị
Các đ n v trong Văn phòng ơ ị
-Phòng Hành chính
-Phòng T ng h p ợ ổ
S A Đ I Ử Ổ
N i dung và h ng m c s a đ i ụ ử ổ ạ ộ
Ngày s aử đ iổ ầ ử L n s a đ iổ 01 02/11/2006 Góp ý vào quy trình qu n lý h s tài li u l u tr ệ ư ồ ơ ả ữ
Xem xét So n th o ả ạ Phê duy tệ
1
: Hoàng H iả : Phan Chí Hi uế ễ H tênọ Ch c vứ ụ: Phó Văn phòng H tênọ : Nguy n Duy Lãm Ch c vứ ụ: Chánh Văn phòng H tênọ Y nế Ch c vứ ụ: L u tr viên ư ữ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 2/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
1. M c đích: ụ
Th ng nh t trình t ấ ố ự ử ụ , th t c trong vi c thu th p, ch nh lý, khai thác s d ng ủ ụ ệ ậ ỉ
ệ h s , tài li u l u tr . Xác đ nh trách nhi m c a cán b , công ch c trong vi c ệ ư ồ ơ ủ ứ ữ ệ ộ ị
qu n lý và n p h s vào l u tr B và ph c v khai thác,s d ng h s , tài ồ ơ ư ả ộ ữ ộ ử ụ ồ ơ ụ ụ
li u l u tr t ệ ư ữ ạ i kho l u tr B T pháp đ m b o ch t ch , k p th i, chính xác, ả ữ ộ ư ẽ ị ư ả ặ ờ
2. Ph m vi áp d ng:
khoa h c và hi u qu ệ ọ ả
ụ ạ
- Áp d ng đ i ụ ố v i cán b , công ch c các đ n v trong Văn phòng ứ ớ ộ ơ ị
3. Tài li u tham kh o:
- Áp d ng đ i v i cán b , công ch c t ố ớ ứ ạ ụ ộ i các đ n v thu c B . ộ ị ơ ộ
+ Pháp l nh l u tr qu c gia s 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 v
ệ ả
ố ề
ư b o v tài li u qu c gia. ệ ả ữ ố ố ệ ệ
t thi hành ị ị ị ế
+ Ngh đ nh 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Quy đ nh chi ti ư
+ Công văn 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành b nả
m t s đi u c a Pháp l nh l u tr qu c gia. ộ ố ề ủ ữ ố ệ
+ Quy ch v công tác văn th – l u tr c a B T pháp
H ng d n ch nh lý tàili u hành chính. ướ ệ ẫ ỉ
ộ ư ế ề ữ ủ ư ư
+ S tay ch t l
+ TCVN ISO 9001 : 2000.
4. Thu t ng - đ nh nghĩa
ng. ấ ượ ổ
ữ ị ậ
“H s ”: ề ồ ơ lµ m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t vÊn đ , ề ộ ộ ậ ệ ả ớ
m t s vi c, m t đ i t ộ ự ệ ộ ố ượ ng c th ho c có m t (ho c m t s ) đ c đi m chung ặ ộ ố ặ ụ ể ể ặ ộ
nh tên lo i văn b n; c quan, t ư ạ ả ơ ổ ứ ữ ch c ban hành văn b n; th i gian ho c nh ng ả ặ ờ
đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, gi ặ ể ả ộ i quy t công vi c thu c ế ệ
2
ph m vi ch c năng, nhi n v c a m t c quan, t ch c ho c c a m t cá nhân. ệ ụ ủ ộ ơ ứ ạ ổ ứ ặ ủ ộ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 3/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
“Ch nh lý tài li u”: là t i tài li u theo m t ph ng án phân lo i khoa ệ ỉ ch c l ổ ứ ạ ệ ộ ươ ạ
h c, trong đó ti n hành ch nh s a hoàn thi n, ph c h i ho c l p m i h s ; xác ớ ồ ơ ụ ồ ặ ậ ử ế ệ ọ ỉ
ố ớ đ nh giá tr ; h th ng hoá h s , tài li u và làm các công c tra c u đ i v i ệ ị ị ệ ố ồ ơ ụ ứ
phông ho c kh i tài li u đ a ra ch nh lý. ệ ư ặ ố ỉ
* Tài li u chuyên nghành T pháp: do B T pháp ban hành đ lãnh đ o, ch ộ ư ư ể ệ ạ ỉ
đ o ho t đ ng c a nghành nh các Quy t đ nh, Ch ạ ạ ộ ế ị ư ủ ươ ng trình, K hoach công ế
ủ tác, các Báo cáo T ng k t ph n ánh ch c năng, nhi m v và ho t đ ng c a ạ ộ ứ ụ ệ ế ả ổ
ngành có ý nghĩa l ch s . ử ị
* Tài li u v Khoa h c K thu t: đ c hi u là nh ng tài li u nh D án ệ ề ậ ọ ỹ ượ ư ự ữ ệ ể
nghiên c u. B n v thi ứ ẽ ả ế ế ế t k thi công các công trình xây d ng, D toán, Quy t ự ự
3
toán các công trình xây d ng… k c các tài li u đ c thù nh phim nh. ể ả ư ự ệ ặ ả
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 4/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
Ầ Ư Ậ
PH N 1: L U Đ VI C THU TH P, CH NH LÝ, S D NG Ử Ụ VÀ B O QU N H S , TÀI LI U L U TR : Ữ Ỉ Ệ Ư Ồ Ệ Ả Ồ Ơ Ả
5.N i dung ộ
N i dung
ộ
Tài li uệ
Thông báo n p h s
ồ ơ
ộ
Trách nhi m ệ
N p h s vào l u tr B
ồ ơ
ữ ộ
ư
ộ
L u tr C quan ữ ơ L u tr C quan ữ ơ
ư ư
Ti p nh n ậ
ế
L u tr C quan ữ ơ
ư
L u tr C quan ữ ơ
ư
Chỉnh lý, xác đ nh giá tr tài li u ệ ị
ị
L u tr C quan ữ ơ
ư
Hệ thông hoá hồ s , nhơ
ập kho
và b o qu n
ả
ả
L u tr C quan ữ ơ
ư
N p l u vào l u tr L ch s ư
ộ ư
ữ ị
ử
5.1. Mô t chi ti t: ả ế
- Quý III hàng năm, L u tr
Thông báo, thu th p tài li u vào l u tr ữ C quan ơ ư ệ ậ
ữ C quan ơ ư có trách nhi m:ệ
+ Thông báo cho các đ n v trong B chu n b h s , tài li u đ ị ồ ơ ệ ẩ ộ ơ ị ể
giao n p.ộ
ầ + H ng d n các đ n v , cá nhân l p danh m c h s , tài li u c n ụ ồ ơ ướ ệ ẫ ậ ơ ị
n p và th ng kê thành “M c l c h s , tài li u n p l u”, theo BM - ộ ộ ư ụ ụ ồ ơ ệ ố
QLHS - LT-02.
+ Chu n b kho tàng và các ph ẩ ị ươ ệ ng ti n đ ti p nh n h s , tài li u ậ ể ế ồ ơ ệ
t i Phòng L u tr , l p Biên b n bàn giao h s theo BM-QLHS-LT-04 ạ ữ ậ ồ ơ ư ả
4
(01 do L u tr gi ữ C quan ơ ư ữ , 01 do đ n v n p h s gi ). ị ộ ồ ơ ữ ơ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 5/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
N p h s vào l u tr : ồ ơ ữ C quan ơ ư ộ
c cán b văn - H s l u tr t ồ ơ ư ữ ạ i các đ n v tr c thu c B sau 01 năm đ ộ ị ự ơ ộ ượ ộ
th đ n v thu th p và n p vào L u tr ư ơ ữ C quan ơ ư ậ ộ ị ị theo nh yêu c u (th i gian, đ a ầ ư ờ
đi m) ghi trong thông báo c a Phòng L u tr B . ữ ộ ư ủ ể
Ti p nh n: ế ậ
- Căn c vào danh m c h s các đ n v đã l p, L u tr ti n hành ụ ồ ơ ư ứ ậ ơ ị ữ C quan ơ ế
ti p nh n h s tài li u do các đ n v n p và xây d ng k ho ch ch nh lý vào ị ộ ồ ơ ự ệ ế ế ậ ạ ơ ỉ
quý II c a năm sau theo quy đ nh chung c a C c Văn th và L u tr Nhà n c. ủ ụ ư ư ữ ủ ị ướ
ý, Xác đ nh giá tr tài li u: Ch nh l ỉ ệ ị ị
L u trư ữ C quan ơ ự trình k ho ch ch nh lý cho Phó Văn phòng ph trách tr c ụ ế ạ ỉ
ti p xem xét, sau đó trình lên Chánh Văn phòng phê duy t vào k ho ch ch nh ệ ế ế ạ ỉ
lý. Sau khi k ho ch đ c phê duy t L u tr ế ạ ượ ệ ư ữ C quan ơ có trách nhi m ch nh lý ệ ỉ
hi n hành sau khi đã l p h s ban tài li u do các đ n v giao n p vào l u tr ị ư ệ ơ ộ ữ ệ ồ ơ ậ
đ u (theo đi u 22 c a Quy ch văn th l u tr v ch nh lý tài li u). ầ ữ ề ỉ ư ư ủ ệ ề ế
- Tài li u sau khi ch nh lý ph i đ t đ c các yêu c u sau: ả ạ ượ ệ ỉ ầ
+ Toàn b tài li u ph i đ c phân lo i và l p thành h s , tài li u; đ ả ượ ệ ộ ồ ơ ệ ạ ậ ượ c
đóng nhãn h p (c p) theo BM-QLHS-LT-01. ặ ộ
- Đánh s t
+ Biên m c h s g m nh ng n i dung sau: ụ ồ ơ ồ ữ ộ
;ố ờ
-Vi t m c l c văn b n đ ế ụ ụ ả ượ c in s n trong bìa h s theo chu n ngành ồ ơ ẵ ẩ
TCN 01:2002 “Bìa h s ”đ c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 62/QĐ-LTNN ồ ơ ượ ế ị ố
ngày 07/5/2002 c a C c Văn th và L u tr Nhà n c. ư ữ ủ ụ ư ướ
- Vi k t thúc; ế t ch ng t ứ ừ ế
- Vi ế t bìa h s . ồ ơ
+ Xác đ nh th i h n b o qu n cho t ng lo i h s , tài li u (vĩnh vi n và có ạ ồ ơ ờ ạ ừ ệ ễ ả ả ị
5
th i h n). ờ ạ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 6/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
- Sau khi ch nh lý h s , L u tr ồ ơ ư ỉ ữ C quan ơ căn c vào ch c năng nhi m v ứ ứ ệ ụ
ệ c a B và c a các đ n v ti n hành xác đ nh giá tr tài li u làm c s cho vi c ủ ơ ở ị ế ủ ệ ộ ơ ị ị
xác đ nh th i h n b o qu n cho tài li u g m: ờ ạ ệ ả ả ồ ị
ờ + Xác đ nh tài li u c n b o qu n vĩnh vi n và tài li u c n b o qu n có th i ệ ầ ệ ầ ễ ả ả ả ả ị
h n tính b ng s l ng năm; ố ượ ằ ạ
+ Xác đ nh tài li u h t giá tr c n lo i ra đ tiêu hu ; ỷ ị ầ ể ệ ế ạ ị
+ M t s quy đ nh chung v th i h n l u h s tài li u: ề ờ ạ ư ồ ơ ộ ố ệ ị
* Nh ng tài li u do B T pháp ban hành: ộ ư ữ ệ
+ Đ lãnh đ o, ch đ o ho t đ ng c a ngành T pháp nh các Quy t đ nh, ủ ạ ộ ế ị ỉ ạ ư ư ể ạ
Ch ng trình, K ho ch công tác, các báo cáo t ng k t ph n ánh ch c năng, ươ ứ ế ế ạ ả ổ
nhi m v và ho t đ ng c a ngành có ý nghĩa l ch s thì đ c b o qu n vĩnh ạ ộ ử ụ ủ ệ ị ượ ả ả
vi n.ễ
+ Nh ng tài li u chuyên ngành ph c v lâu dài cho ho t đ ng c a ngành T ụ ụ ạ ộ ủ ữ ệ ư
pháp nh ng không có ý nghĩa l ch s thì đ c b o qu n trên 10 năm t i l u tr ử ư ị ượ ả ả ạ ư ữ
c quan; ơ
+ Nh ng tài li u ph c v cho ho t đ ng hàng ngày c a B T pháp có giá tr ụ ụ ạ ộ ộ ư ủ ữ ệ ị
pháp lý trong m t th i gian ng n thì đ c b o qu n t i L u tr C quan 10 ắ ộ ờ ượ ả ạ ư ả ữ ơ
năm.
* H i đ ng Xác đ nh giá tr tài li u ị ộ ồ ệ c quan B T pháp: ộ ư ơ ị
+ Khi ti n hành xác đ nh giá tr tài li u, Phòng L u tr có trách nhi m tham ệ ư ữ ế ệ ị ị
ệ m u cho lãnh đ o B thành l p H i đ ng Xác đ nh giá tr tài li u ộ ồ ư ạ ậ ộ ị ị
ệ + Do Chánh Văn phòng làm Ch t ch H i đ ng, Đ i di n đ n v có tài li u, ộ ồ ủ ị ệ ạ ơ ị
Đ i di n L u tr c quan làm u viên. ữ ơ ư ệ ạ ỷ
T v n cho B tr ng quy t đ nh M c l c h + Nhi m v c a H i đ ng: ụ ủ ộ ồ ệ ư ấ ộ ưở ụ ụ ồ ế ị
i b o qu n t l s , tài li u c n gi ệ ơ ầ ữ ạ ả ả ạ ơ i c quan và Danh m c tài li u h t giá tr ụ ệ ế ị
6
c n tiêu hu . ỷ ầ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 7/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
+ Ph ng th c làm vi c: T ng thành viên H i đ ng xem xét các m c l c h ươ ụ ụ ồ ộ ồ ứ ừ ệ
s , tài li u c n gi ơ ệ ầ l ữ ạ ậ ậ i, Danh m c tài li u h t giá tr c n tiêu hu ; th o lu n t p ị ầ ụ ệ ế ả ỷ
th và bi u quy t theo đa s ; thông qua biên b n, trình B tr ng quy t đ nh. ộ ưở ể ế ể ả ố ế ị
H thệ ống hoá h s , nh p kho và b o qu n: ồ ơ ậ ả ả
+ Th c hi n h th ng hoá h s , tài li u; ệ ố ồ ơ ự ệ ệ
+ Xây d ng h th ng công c tra tìm ph c v cho công tác khai thác, s ệ ố ụ ụ ụ ự ử
d ng h s , tài li u l u tr ụ ệ ư ồ ơ ữ ề nh : L p M c l c h s , tài li u, th chuyên đ , ư ậ ụ ụ ồ ơ ẻ ệ
ph n m m tra c u h s ; ứ ồ ơ ề ầ
+ L p Danh m c tài li u h t giá tr lo i ra đ tiêu hu . ỷ ế ị ạ ụ ể ệ ậ
c th ng kê theo khung phân lo i và nh p vào kho, - H s ch nh lý xong, đ ỉ ồ ơ ượ ạ ậ ố
ủ b o qu n theo Ngh đ nh s 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c a ả ả ố ị ị
Chính ph .ủ
N p vào l u tr l ch s : ử ư ữ ị ộ
- Căn c vào các h ng d n c a C c Văn th và L u tr Nhà n c, l u tr ứ ướ ẫ ủ ụ ư ư ữ ướ ư ữ
ế c quan có trách nhi m th ng kê, l p Danh m c h s đ n h n n p l u và ti n ơ ụ ồ ơ ế ộ ư ệ ậ ạ ố
hành th t c n p l u vào l u tr l ch s (theo quy đ nh chung). ủ ụ ộ ư ữ ị ử ư ị
c quan và nh ng đ n v s nghi p có thu thu c B T pháp là + L u tr ư ữ ơ ộ ư ị ự ữ ệ ơ ộ
đ n v thu c ngu n n p l u vào l u tr l ch s . ử ộ ư ơ ữ ị ư ộ ồ ị
+ Nh ng h s , tài li u giao n p vào l u tr l ch s ph i đ c th ng kê theo ử ả ượ ồ ơ ữ ị ư ữ ệ ộ ố
các bi u m u th ng nh t c a C c Văn th , L u tr Nhà n c. ư ư ấ ủ ụ ữ ể ẫ ố ướ
c sau khi k t thúc, đ + Th i h n giao n p: H s , tài li u qu n lý nhà n ồ ơ ờ ạ ệ ả ộ ướ ế ượ c
qu n lý, khai thác, s d ng t i L u tr c quan 10 năm, sau đó đ ử ụ ả ạ ư ữ ơ ượ c n p vào ộ
7
l u tr l ch s theo quy đ nh. ử ư ữ ị ị
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 8/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
Ệ PH N 2: L U Đ VI C KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U Ồ Ệ Ử Ụ Ồ Ơ Ư Ầ
L U TRƯ Ữ
5.1.L u đ : ư ồ
Trách nhi m th c hi n N i dung Tài li u/Bi u m u ự ệ ệ ộ ể ệ ẫ
Ng
i đ n khai thác
ườ ế
ầ ồ ơ
Yêu c u khai thác, s ử d ng h s , tài li u l u ệ ư ụ trữ
ạ
ạ
Xem xét, phê duy tệ
Lãnh đ o Phòng/Lãnh đ o Văn phòng
Nhân viên Phòng l u trư
ữ
Cung c p h s ấ
ơ
ệ , tài li u ồ theo s phê duy t ệ
ự
Nhân viên Phòng L u trư
ữ
ổ
Vào s theo dõi h s , tàiơ li u m n và ki m soát
ồ ể
ượ
ệ
Nhân viên Phòng L u trư
ữ
ồ
ể
i h ạ ồ i khai
Thu h i, ki m tra l s , tài li u khi ng ườ ệ ơ iả ạ thác tr l
Nhân viên Phòng L u trư
ữ
i h s ,
ổ
ậ ạ ồ ơ
Vào s và nh n l tài li uệ
8
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ổ ố 9/17 B T PHÁP VĂN PHÒNG
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
ế
Nhân viên Phòng L u trư
ữ
X p h s , tài li u vào v ị ệ ồ ơ trí quy đ nhị
5.1.1. Mô t chi ti t: ả ế
. Yêu c u khai thác, s d ng h s , tài li u l u tr : ữ ệ ư ử ụ ồ ơ ầ
Nhân viên Phòng L u tr ư ữ ầ có trách nhi m ti p nh n và xem xét yêu c u ậ ế ệ
c a ng ủ ườ ế i đ n khai thác h s , tài li u l u tr ; ữ ồ ơ ệ ư
i đ n khai thác có đ đi u ki n theo quy đ nh khai thác s - N u ng ế ườ ế ủ ề ệ ị ử
i đ n khai thác h s , tài li u kê d ng tài li u l u tr , Nhân viên yêu c u ng ụ ệ ư ữ ầ ườ ế ồ ơ ệ
khai vào bi u m u (Phi u khai thác, s d ng h s , tài li u: BM-KTTL-LT-01); ử ụ ồ ơ ệ ế ể ẫ
i đ n khai thác không đ gi y t thì tr l i yêu c u. - N u ng ế ườ ế ủ ấ ờ ả ạ ầ
. Xem xét phê duy t:ệ
ệ - Các văn b n Quy ph m pháp lu t thì Lãnh đ o Phòng xem xét phê duy t ả ạ ạ ậ
cho khai thác;
- Các tài li u Qu n lý Nhà n ệ ả ướ ậ c, tài li u Khoa h c k thu t, tài li u M t, ọ ỹ ệ ệ ậ
Tuy t m t, T i m t Lãnh đ o Phòng chuy n trình Lãnh đ o Văn phòng; ể ệ ậ ậ ạ ạ ố
- Các tài li u Qu n lý Nhà n ệ ả ướ ậ c, tài li u Khoa h c k thu t, tài li u M t, ọ ỹ ệ ệ ậ
Tuy t m t, T i m t Lãnh đ o Văn phòng xem xét phê duy t cho khai thác. ệ ệ ậ ạ ậ ố
. Cung c p tài li u theo s phê duy t: ự ệ ệ ấ
ệ Nhân viên Phòng L u tr s cung c p h s , tài li u l u tr theo s phê duy t ệ ư ữ ẽ ồ ơ ữ ự ư ấ
c a lãnh đ o Văn phòng ho c lãnh đ o Phòng. ủ ạ ặ ạ
. Th c hi n vào s và ki m soát: ự ổ ể ệ
- Nhân viên phòng L u tr ph c v ng ư ữ ụ ụ ườ ế ệ i đ n khai thác h s , tài li u ồ ơ
theo s phê duy t c a Lãnh đ o Phòng, Lãnh đ o Văn phòng trong phi u khai ệ ủ ự ế ạ ạ
thác, s d ng h s , tài li u; ử ụ ồ ơ ệ
i đ n khai thác s - Ki m soát h s , tài li u trong su t quá trình ng ệ ồ ơ ể ố ườ ế ử
9
d ng h s , tài li u; ồ ơ ụ ệ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư
B T PHÁP VĂN PHÒNG Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ố ổ 10/17
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
- Vào s theo dõi khai thác h s , tài li u theo bi u m u (BM-KTTL-LT- ồ ơ ệ ể ẫ ổ
02);
i đ n khai thác yêu c u cung c p b n Photocopy h s , tài - N u ng ế ườ ế ồ ơ ầ ấ ả
li u đ i v i: ố ớ ệ
. Tài li u Qu n lý Nhà n c thì gi i quy t trong ngày; ệ ả ướ ả ế
. Tài li u Khoa h c K thu t thì tuỳ thu c vào s l ố ượ ệ ậ ọ ộ ỹ ệ ng h s , tài li u ồ ơ
ng ườ ế i đ n khai thác yêu c u đ h n th i gian cho phù h p; ể ẹ ầ ờ ợ
. Tài li u M t, Tuy t m t, T i m t tuy t đ i không đ ệ ệ ệ ậ ậ ậ ố ố ượ c ph c v ụ ụ
Photocopy.
l i h s , tài li u khi ng i khai thác tr l i: . Thu h i ki m tra ồ ể ạ ồ ơ ệ ườ ả ạ
- Khi ng i đ n khai thác tr h s , tài li u, Nhân viên ườ ế ả ồ ơ ệ phòng L u tr s ư ữ ẽ
thu h i, ki m tra l i h s , tài li u. N u h s , tài li u b h ng, rách, m t trang ể ồ ạ ồ ơ ồ ơ ị ỏ ệ ế ệ ấ
thì thông báo cho ng ườ ế i đ n khai thác và Lãnh đ o Phòng xem xét, x lý; ạ ử
.Vào s và nh n l i h s , tài li u: ậ ạ ồ ơ ổ ệ
- Nhân viên phòng l u tr có nhi m v sau khi ng i đ n khai thác tr l ữ ụ ư ệ ườ ế iả ạ
h s , tài li u thì ph i vào s và l u h s . ư ồ ơ ả ồ ơ ệ ổ
. X p h s , tài li u vào v trí quy đ nh : ế ồ ơ ệ ị ị
- Nhân viên Phòng L u tr đ t l i h s , tài li u vào đúng v trí quy đ nh. ữ ặ ạ ồ ơ ư ệ ị ị
6.L U H S : Ồ Ơ Ư
- K ho ch ch nh lý; ế ạ ỉ
- Danh m c h s ; ụ ồ ơ
- M c l c h s ; ụ ụ ồ ơ
- Danh sách H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u; ộ ồ ệ ị ị
- Biên b n bàn giao tài li u; ệ ả
i thi u (n u có) Ch ng minh th nhân dân; - Gi y gi ấ ớ ứ ư ế ệ
7.BI U M U/ PH L C ĐÍNH KÈM Ụ Ụ Ẫ Ể
10
- M u nhãn h p: BM – QLHS – LT - 01 ẫ ộ
QUY TRÌNH ố
Ả
ÖC THU TH P, Ậ
Ộ Ư
B T PHÁP VĂN PHÒNG Mã s :QT-QLHS-LT Ngày ban hành: L n s a đ i: ầ ử ổ Trang/T ng s : ố ổ 11/17
CH NH LÝ, B O QU N VÀ KHAI THÁC S D NG H S , TÀI LI U L U TR
QU N LÝ VI Ả Ỉ Ử Ụ Ệ Ư
Ả Ồ Ơ Ữ
- M u m c l c h s tài li u n p l u: BM-QLHS-LT-02 ệ ụ ụ ồ ơ ộ ư ẫ
- M u ch ng t k t thúc h s : BM – QLHS – LT – 03 ứ ẫ ừ ế ồ ơ
- Biên b n giao nh n tài li u: BM- QLHS- LT- 04 ệ ậ ả
- Phi u khai thác, s d ng h s , tài liêu l u tr ; (BM-QLHS-LT -05). ử ụ ồ ơ ư ữ ế
- S theo dõi khai thác, s d ng tài li u (S xu t tài li u): (BM-QLHS-LT- ệ ử ụ ệ ấ ổ ổ
11
06).
M U NHÃN H P (C P) Ộ Ặ Ẫ
B T PHÁP
Ộ Ư
Tên đ n v :……………………………………
ơ
ị
Tên h s :………………………………………………………
ồ ơ
T h s s :…………Đ n h s s :…………………………... ồ ơ ố
ừ ồ ơ ố
ế
H p (c p) s :…………………………………….......................
ặ
ộ
ố
Năm:………….
TH I H N B N QU N
Ờ Ạ
Ả
Ả
BM-QLHS-LT-01
ị
ố
Đ n v :………………………………………. H p (c p) s :………………………………… H s s :…………………………………….. ơ ộ ặ ồ ơ ố
M C L C Ụ H S , TÀI LI U N P L U Ộ Ư Ồ Ơ Ụ Ệ
Năm 200…..
ờ
Th i gian b t đ u -k t thúc Th i h n ờ ạ b o qu n Ghi chú Tiêu đề h sồ ơ ắ ầ ế ả ả Số tờ
S , kýố ồ hi u Hệ sơ
(2) (3) (4) (5) (6) (7) Hộ p c pặ số (1)
ồ ồ ơ ơ ị ả
t b ng ch ……………………………………….h s (đ n v b o qu n) ị ả ữ ả ả ồ ơ ơ
M c l c này g m……………………..h s (đ n v b o qu n) ụ ụ Vi ế ằ Trong đó có: ………………. h s (đ n v b o qu n) vĩnh vi n; ễ ………………. h s (đ n v b o qu n) có th i h n. ờ ạ ồ ơ ơ ồ ơ ơ ị ả ị ả ả ả
………, ngày……tháng……năm……..
i l p ườ ậ
(Ký và ghi rõ h tên, ch c v /ch c danh) ứ ụ ứ Ng ọ
BM-QLHS-LT-02
M U CH NG T K T THÚC H S Ừ Ế Ồ Ơ Ứ Ẫ
Đ n v b o qu n này g m:…………………………………………………….t . ị ả ả ơ ồ ờ
(Vi t b ng ch :……………………………………………………………………) ế ằ ữ
M c l c văn ki n có:……………………………………………………………t . ụ ụ ệ ờ
Đ c đi m tr ng thái các văn b n bên trong h s :……………………………. ồ ơ ể ạ ặ ả
……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………
Hà N i, ngày …… tháng ……. Năm ……… ộ
Ng i l p h s ườ ậ ồ ơ
BM-QLHS-LT-03
TÊN C QUAN, T CH C C P TRÊN
Ổ Ứ Ấ
Ơ
