Quy trình vận động tài trợ cho sự kiện
Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực
giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc
thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này
được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị
logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện
truyền thông quảng bá sự kiện.
Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì
bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ
là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý
nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá
trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp
và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài
trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ
tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc
cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng
không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.
1. Xây dựng gói tài trợ
Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp
các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách
hàng của họ. Vì vậy, xây dựng các gói tài trợ nên tập trung vào lợi
nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù
hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ
đáng kể.
Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao
sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm
một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn
tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho
các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện
tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.
Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ
Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản
phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng
trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu.
Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các
kênh kết nối mạng.
Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ
Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên “cán cân”. Chẳng hạn,
tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện
tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về
chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ
và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái
đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi
tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác
đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước
này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự
kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.
Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu
bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán
hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày
gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc
thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ
cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang
web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương
hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp
giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo
trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối
với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều
tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn
để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục
công bố.
Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ
Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền
thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những
người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần
phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số
này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài
liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi
ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).
Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiện của bạn, bao
gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo.
Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao
lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện
truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).
Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của
bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá
đến từng mục. Ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo
mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều