Rehearsal trước Event
Rehearsal hiểu một cách nôm na là chạy thử hay diễn tập trước sự kiện
trước khi sự kiện khi diễn ra chính thức. Một Event được tổ chức
chuyên nghiệp luôn được tổ chức rehearsal kỹ càng, chu đáo giúp Event
diễn ra suôn sẻ hơn vì các trục trặc đã được giảm thiểu sau lần chạy
thử.
Chương trình rehearsal tốt nhất nên có sự kết hợp của tất cả các tài nguyên
và nhân sự phục vụ cho chương trình để đảm bảo mọi thứ đi vào guồng một
cách nhịp nhàng, hiệu quả.
Rehearsal thường diễn ra trước một ngày hay một buổi, tùy quy mô và mức
độ quan trọng của Event.
Dưới đây là một số hạng mục thường xuyên được diễn tập trước sự kiện:
1. Thiết bị nghe nhìn
Chương trình càng đòi hỏi cao về việc phối hợp các thiết bị âm thanh, ánh
sáng và trình chiếu thì công tác rehearsal càng quan trọng để cho các thiết bị
được triển khai ăn khớp. Kết hợp với việc rehearse các tiết mục trong
chương trình, các kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng sẽ nhuần nhuyễn hơn
trong việc phán đoán vào lúc nào họ sẽ làm gì. Nhiều Event lớn nhưng
rehearse không kỹ, đến lúc tổ chức thì âm thanh, ánh sáng, màn hình... phối
hợp cà trật cà vuột làm cho bộ mặt Event trở nên vá víu thiếu chuyên nghiệp.
Chẳng hạn trong một Event công bố giải thưởng, đèn follow đáng ra phải
được đánh vào vị trí những người bước ra sân khấu và tập trung vào logo
của chương trình, kèm theo đó nhạc khải hoàn nổi lên và pháo sáng bốc
cháy. Tuy nhiên do không nhuần nhuyễn khịch bản, các hoạt động này trở
nên rất rời rạc, lung tung, chẳng hạn khi MC mới vừa xướng tên người đạt
giải, họ chưa kịp đi lên, đèn follow chưa kịp mở thì nhạc khải hoàn đã nổi
lên, đồng thời pháo điện được đốt cháy, khán giả thấy bị rối vì không nắm
được diễn tiến của chương trình.
2.Trình tự diễn ra chương trình
Các Event có nhiều tiết mục phức tạp thì cần phải tổng diễn tập trước để
đảm bảo chúng diễn ra nhịp nhàng. Nhất là các phần như biểu diễn thời
trang, ra mắt sản phẩm hay diễn văn của VIP... Trong đó, phần ra mắt sản
phẩm thường được coi là tâm điểm của Event thì cần đầu tư rehearse đúng
mức vì các tiết mục này thường phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Trong
một Event ra mắt xe tải, tài xế của 3 chiếc xe tải đã phải chạy ra chạy vào
đến gần 20 lần thì mới tự điều chỉnh được về tốc độ sao cho cả ba xe cùng
tiến ra sân khấu một lượt.
3. Nhân sự
Nhiều Event có sự tham gia của nhiều bộ phận, ê kíp, tùy tính chất đặc thù
của Event mà người làm sự kiện đó quyết định có tổ chức rehearse cho toàn
bộ nhân sự, từ nhân viên đón khách cho đến lực lượng phục vụ đồ ăn hay
không. Còn nhớ, trong một Event đón hơn 1000 khách một lúc bao gồm
nhiều thành phần: khách VIP là lãnh đạo cấp cao từ các cơ quan nhà nước,
các phái đoàn đến từ các tỉnh, khách tham dự có trả phí, khách tham dự
không trả phí... do Ban tổ chức chủ quan không lường trước các tình huống
rắc rối có thể xảy ra, cuối cùng dẫn đến việc khách khứa, kể cả VIP bị dồn
cục ở sảnh tiếp đón để chờ đợi xác minh thông tin và trao đúng thẻ và đi
đúng "luồng" vào tham dự chương trình. Một sự kiện cấp cao nhưng bộ mặt
đã bị ảnh hưởng vì khâu tiếp đón gây phiền hà, nếu trước đó Ban tổ chức
làm việc kỹ với bộ phận tiếp đón về quy trình đón tiếp, phân loại và hướng
dẫn khách thì mọi việc đã khác.
4. Tiết mục văn nghệ, giải trí
Với chương trình văn nghệ có sự tham gia của nhiều nghệ sĩ và có nhiều tiết
mục, người làm Event sẽ đứng trước sự cân nhắc có nên chạy rehearsal hay
không. Việc chạy rehearsal có thể dẫn đến việc phát sinh chi phí vì nếu mời
các nghệ sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa đến thêm một buổi thì sẽ phát sinh thêm
chi phí như là cát sê cho ca sĩ, MC, hay chi phí ăn ở, đi lại cho các nghệ sĩ ở
xa. Tuy vậy nếu không diễn tập trước thì có thể xảy ra những trục trặc không
mong muốn. Nếu có thể kết hợp với các tiết mục phúc khảo (nếu cơ quan
chức năng yêu cầu phúc khảo) hay sound test (nếu là rockshow) thì lý tưởng
nhất vì một công làm được đôi ba việc, còn nếu không tùy vào chương trình
người làm Event sẽ cân nhắc việc chạy rehearsal các phần nào cho phù hợp.