Ch ng V.ươ
GIAO TI P TRONG HO T Đ NG QU N LÝ.Ế Ạ Ộ Ả
I. LÝ LU N CHUNG V GIAO TI P.Ậ Ề Ế
1. Khái ni m v Giao ti p ệ ề ế
Các cách ti p c nế ậ
Giao ti p là s tiêp xúc gi a con ng i v i con ng i trong cu cế ự ữ ườ ớ ườ ộ
s ng đ trao đ i tín hi u ho c thông tin.ố ể ổ ệ ặ
Giao ti p là s xác l p m i quan h gi a các đ i tác nh m thoãế ự ậ ố ệ ữ ố ằ
mãn m t nhu c u nh t đ nh.ộ ầ ấ ị
Trong hành chính khái ni m giao ti p có th di n đ t nh sau:ệ ế ể ễ ạ ư
Giao ti p là xác l p m i quan h và ti p xúc gi a con ng i v iế ậ ố ệ ế ữ ườ ớ
nhau trong ph m vi hành chính nh m tho mãn nh ng nhu c u nh tạ ằ ả ữ ầ ấ
đ nh c a cá nhân và t ch c.ị ủ ổ ứ
2.B n ch t giao ti pả ấ ế
- Giao ti p là m t quá trình trao đ i thông tin hai chi u, là s chiaế ộ ổ ề ự
s thông tin hai chi u: Là m t cu c đ i tho i hai chi u làm thay đ iẻ ề ộ ộ ố ạ ề ổ
nh n th c hai bênậ ứ
- Các y u t trong quá trình giao ti p đ u đ ng ( tâm tr ng, ýế ố ế ề ộ ạ
nghĩ, t ng , cách th c …)ừ ữ ứ
- Giao ti p là quá trình tác đ ng qua l i. Qua giao ti p con ng iế ộ ạ ế ườ
hi u bi t v nhau và đ u có nh ng thay đ i nh t đ nh. Giao ti p cóể ế ề ề ữ ổ ấ ị ế
k t qu là đáp ng đ c mong mu n c a các bên, là s phát tri nế ả ứ ượ ố ủ ự ể
nhân cách thông qua giao ti p.ế
2. Vai trò c a giao ti p trong đ i s ng xã h i và trong qu nủ ế ờ ố ộ ả
lý.
Trong đ i s ng xã h i :ờ ố ộ
+ Giao ti p t o nên c ng đ ng :làm cho xã h i c k t v i nhau,ế ạ ộ ồ ộ ố ế ớ
ng i ta hi u,bi t l n nhau. N u không có giao ti p ng i ta th ngườ ể ế ẫ ế ế ườ ườ
g p r t nhi u khó khănặ ấ ề
Ví d ; Bán anh em xa mua lámg gi ng g nụ ế ầ
+ Giao ti p là m t ph ng th c t n t i c a loài ng i. N uế ộ ươ ứ ồ ạ ủ ườ ế
không giao ti p trong xã h i thì không th thành ng i đ c.ế ộ ể ườ ượ
1
Ví d : T th k 12, m t v ng qu c g n chân núi Hymalayaụ ừ ế ỷ ộ ươ ố ầ
(vùng n Đ ) nnhà vua làm cu c thí nghi m b t 4 đ a tr m i sinhẤ ộ ộ ệ ắ ứ ẻ ớ
cho vào tu vi n nuôi c t đ t m i quan h xã h i, 12 mùa xuân trôi quaệ ắ ứ ọ ệ ộ
4 đ a tr đ c nuôi s ng ti p xúc v i ng i, đi b ng 4 chân, hú, gào,ứ ẻ ượ ố ế ớ ườ ằ
nhìn th y nhà s m t chúng s hãi, cùng v i ti ng hú dài.ấ ư ắ ợ ớ ế
Ho c hai em bé Amnia và Kamala n đ đ c chó sói nuôi,ặ ở Ấ ộ ượ
nh ng đ a tr này không bi t c i, nói ch bi t bò b n chân, ăn ngữ ứ ẻ ế ườ ỉ ế ố ủ
nh sói conư .
- Giao ti p t o nên thông tin, t o nên sế ạ ạ hi u bi t ự ể ế
- Giao ti p là quá trình th c hi n toàn b các m i quan h conế ự ệ ộ ố ệ
ng i (quan h xã h i và quan h liên nhân cách), nó là m t quanườ ệ ộ ệ ặ
tr ng, là đi u ki n th c hi n t t m i ho t đ ng ọ ề ệ ự ệ ố ọ ạ ộ
Trong ho t đ ng qu n lý.ạ ộ ả
-Có c s đ ra quy t đ nh qu n lý. Đ t ch c th c hi n quy tơ ở ể ế ị ả ể ổ ứ ự ệ ế
đ nhị
-Bi t đ i tác đ đi u hànhế ố ể ề
- Giao ti p chính là m t công c s c bén đ t o ra các m i quanế ộ ụ ắ ể ạ ố
h trong qu n lý, trong kinh doanh, trong ký k t h p đ ng .ệ ả ế ợ ồ
- Trong qu n lý n u ng i lãnh đ o bi t giao ti p s đoàn k tả ế ườ ạ ế ế ẽ ế
đ c các công s , t o ra m t b u không khí tâm lý thu n l i trong tượ ự ạ ộ ầ ậ ợ ổ
ch c, t o ra m i quan h g n gũi thân m t giứ ạ ố ệ ầ ậ a c p trên vàữ ấ và c pấ
d i trên c s đó m i tác đ ng m nh t ng cá nhân trong t ch c,ướ ớ ở ớ ộ ạ ừ ổ ứ
nâng cao uy tín c a mình ủ
M t trong nh ng tiêu chu n c a đ l a ch n các nhà qu n lý làộ ữ ẩ ủ ể ự ọ ả
ph i có ngh thu t giao ti p.ả ệ ậ ế
K t qu ho t đ ng: 50% ph thu c vào giao ti pế ả ạ ộ ụ ộ ế
50% ph thu c vào hành đ ng. ụ ộ ộ
3. Các nguyên t c giao ti pắ ế
-Hài hoà các l i ích .ợ
Đó là hai bên đ u có l i. Thành công c a giao ti p không ch làề ợ ủ ế ỉ
vi c chi n th ng đ i tác mà đem l i l i ích càng nhi u càng t t choệ ế ắ ố ạ ợ ề ố
c hai bên ..ả
- Gi i pháp áp d ng ph i làm tăng đ c giá tr c a vi c giao ti p.ả ụ ả ượ ị ủ ệ ế
- Luôn luôn tìm ra gi i pháp t i cho quá trình giao ti pả ố ế
2
- Tôn tr ng các quy ph m khách quan c a cu c s ng và các quiọ ạ ủ ộ ố
ph m pháp lu t, các giá tr hi n hành.ạ ậ ị ệ
- Tôn tr ng đ i tác coi tr ng nh h ng c a các m i quan h .ọ ố ọ ả ưở ủ ố ệ
- Hi u đ c tâm lý và mong mu n c a đ i tácể ượ ố ủ ố
- Có chu n m c, có văn hoá:ẩ ự
Đòi h i vi c giao ti p ph i đúng m c.Trong giao ti p c n l ch lãmỏ ệ ế ả ự ế ầ ị
có phong thái đàng hoàng t tin, không b kích đ ng, không thô t c,ự ị ộ ụ
vung tay vung chân, không vung tay vung chân, không nhìn soi mói
4.Các hình th c giao ti pứ ế
a).Theo tính ch t giao ti p ấ ế
+ Giao ti p tr c ti pế ự ế
Là hình th c giao ti p thông d ng nh t Các đ i t ng th ngứ ế ụ ấ ố ượ ườ
g p g nhau và th ng dùng công c ngôn ng cũng nh phi ngônặ ỡ ườ ụ ữ ư
ng trao đ i v i nhau nh ng thông tin nh t đ nh. Cách giao ti p nàyữ ổ ớ ữ ấ ị ế
đ t đ c hi u qu t t nh t và nhanh nh t ạ ượ ệ ả ố ấ ấ
+ Giao ti p gián ti p.ế ế
Qua ph ng ti n trung gian nh văn b n th t , sách báo, đi nươ ệ ư ả ư ừ ệ
tho i, vô tuy n, tuy n hình, ph ng ti n k thu t nghe nhìn ho c môiạ ế ề ươ ệ ỹ ậ ặ
gi i qua m t ng i khác.ớ ộ ườ
b) .Theo m c đích giao ti p ụ ế
+ Giao ti p chính th c.ề ứ
Giao ti p n đ nh theo pháp lu t, theo m t quy trình đã đ c cácế ấ ị ậ ộ ượ
t ch c th a nh n nh h i h p, h c t p, mít tinh, lo i này trong côngổ ứ ừ ậ ư ộ ọ ọ ậ ạ
tác qu n lý chi m m t t l r t cao. C p càng cao h i h p càng nhi u.ả ế ộ ỉ ệ ấ ấ ộ ọ ề
Th ng l i hay th t b i cũng ph n l n do lo i hình này trong công tácắ ợ ấ ạ ầ ớ ạ
qu n lý. ả
+ Giao ti p không chính th c .ế ứ
Là lo i hình giao ti p không có quy đ nh nào c , mang tính ch tạ ế ị ả ấ
cá nhân. Lo i hình này trong công tác qu n lý ngày nay cũng hay sạ ả ử
d ng đ t o ra b u không khí đ m m, vui t i, thân m t hi u bi tụ ể ạ ầ ầ ấ ươ ậ ể ế
l n nhau, t o thu n l i ho c h tr cho qu n lý ẫ ạ ậ ợ ặ ỗ ợ ả
c) Căn c vào ph ng ti n giao ti pứ ươ ệ ế
+ Giao ti p b ng ngôn ngế ằ ữ
- Ngôn ng nóiữ
3
- Ngôn ng vi tữ ế
+ Giao ti p phi ngôn ng ế ữ
- C chử ỉ
- Đi u b ệ ộ
+ K t h p ế ợ
5. Các dòng giao ti pế
+ Giao ti p t trên xu ng d i.ế ừ ố ướ
Trong n i b t ch c, thông tin đi t c p cao xu ng c p th p: tộ ộ ổ ứ ừ ấ ố ấ ấ ừ
th tr ng t i nhân viên, t nh ng ng i l p k ho ch chính sáchủ ưở ơ ừ ữ ườ ậ ế ạ
đ n nh ng ng i th c hi n ế ữ ườ ự ệ
Lo i hình này bao g m vi c h ng d n công vi c, gi i thíchạ ồ ệ ướ ẫ ệ ả
nh ng y u t c b n c a công vi c, ph n h i v vi c th c hi n côngữ ế ố ơ ả ủ ệ ả ồ ề ệ ự ệ
vi c, và cho nhân viên bi t nhà qu n lý t ch c c n gì h , khuy nệ ế ả ổ ứ ầ ở ọ ế
khích s tham gia, đ ng viên gây c m tình, c m h ng.ự ộ ả ả ứ
M t trong nh ng nguy hi m c a giao ti p này là th t thoát thôngộ ữ ể ủ ế ấ
tin m i c p, nghĩa là thông tin có th b c t xén ho c b bóp méo.ở ỗ ấ ể ị ắ ặ ị
Đ gi m b t s th t thoát đó c n chú ý:ể ả ớ ự ấ ầ
- Trong m t s tình hu ng có th th c hi n s giao ti p hai chi uộ ố ố ể ự ệ ự ế ề
như
- Ph i rõ ràng, ý mu n c a mình ph i đ c m i ng i hi u minhả ố ủ ả ượ ọ ườ ể
b ch.ạ
- Ph i tin c y l n nhau, n u có thiên ki n s c n tr con đ ngả ậ ẫ ế ế ẽ ả ở ườ
con đ ng giao ti p v i h .ườ ế ớ ọ
+ Giao ti p t d i lên trên.ế ừ ướ
Bao g m vi c đ a ra ý ki n ph n h i lên c p trên v nh ng c mồ ệ ư ế ả ồ ấ ề ữ ả
nh n công vi c c a mình, cung c p ý ki n và ph n ng đ i v i nh ngậ ệ ủ ấ ế ả ứ ố ớ ữ
gì đã đ c giao ti p xu ng. Đây cũng là cách ch y u đ thông báoượ ế ố ủ ế ể
cho c p trên v nh ng v n đ n y sinh và nh ng thay đ i c n có.C pấ ề ữ ấ ề ẩ ữ ổ ầ ấ
d i có th báo cáo c p trên v chính b n thân h , đ ng nghi pướ ể ấ ề ả ọ ồ ệ
b ng văn b n ho c b ng l i qua kênh giao ti p khác nhau., ằ ả ặ ằ ờ ế
Dòng giao ti p t d i lên trên m t cách chính xác s giúp choế ừ ướ ộ ẽ
nhà qu n lý có đ c nh ng thông tin v tình c m, nh n th c c a c pả ượ ữ ề ả ậ ứ ủ ấ
d i giúp h phát hi n ra nh ng ng i có tri n v ng và ch m ti n vàướ ọ ệ ữ ườ ể ọ ậ ế
chu n b cho m t dòng giao ti p khác t trên xu ng có hi u qu h n.ẩ ị ộ ế ừ ố ệ ả ơ
4
Khó khăn l n nh t ph i v t qua trong giao ti p t d i lên trênớ ấ ả ượ ế ừ ướ
là v n đ tin c n. ch d a vào s tin t ng l n nhau gi a hai bên thìấ ề ẩ ỉ ự ự ưở ẫ ữ
dòng giao ti p t d i lên m i th t đáng tin c yế ừ ướ ớ ậ ậ
+ Giao ti p hàng ngang .ế
Giao ti p hàng ngang là giao ti p gi a các b ph n cùng c p, sế ế ữ ộ ậ ấ ự
ph i h p cá nhân và các b ph n cùng c p trong t ch c. là giao ti pố ợ ộ ậ ấ ổ ứ ế
gi a các đ ng nghi p đ đi u ph i công vi c, chia ss thông tin , gi iữ ồ ệ ể ề ố ệ ẻ ả
quy t các v n đ h tr các đ ng nghi p ế ấ ề ỗ ợ ồ ệ
Dòng giao ti p này tr nên quan tr ng khi khi t ch c tr nênế ở ọ ổ ứ ở
r ng l n h n, ph c t p h n và đ c chuyên môn hoá cao h n. ộ ớ ơ ứ ạ ơ ượ ơ
+ Giao ti p gi a các nhóm phi chính th c ế ữ ứ
5. Uy tín trong giao ti p ế
5.1Uy tín là lòng tin c a c t a đ i v i ng i giao ti p, có 5 nhânủ ử ọ ố ớ ườ ế
t chi ph i đ n uy tín.ố ố ế
+ Uy tín trên đ a v th b c: Uy tín ban đ u c a có khuynh h ngị ị ứ ậ ầ ủ ướ
tăng cao n u đ a v ng i giao ti p cao h n đ a v ng i tham gia giaoế ị ị ườ ế ơ ị ị ườ
ti pế
+ Thi n chí: Ng i có quan h cá nhân t t có th có uy tín banệ ườ ệ ố ể
đ u cao h n ng i đang tham gia giao ti p.ầ ơ ườ ế
+ S thành th o chuyên môn.ự ạ
+ Hình nh: n u h p d n v m t nào đó thì uy tín có khuynhả ế ấ ẫ ề ặ
h ng cao. M t ng i liên k t v i m t u ban có th l c đ c c toướ ộ ườ ế ớ ộ ỷ ế ự ượ ử ạ
tin t ng.ưở
+ Tính trung th c ự
5.2.Uy tín ph thu c vàoụ ộ
+ Ki n th c chuyên mônế ứ
+ Th c tự ế
+ Đ o đ cạ ứ
+ Ph ng pháp giao ti pươ ế
5.3.Ph ng pháp t o ra uy tín ban đ u:ươ ạ ầ
+ Đ a danh thi p hay ghi ch c t c tên bài thuy t trình.ư ế ứ ướ ế
+ Vi n d n m i quan h t tr c.ệ ẫ ố ệ ừ ướ
5