Tổ chức sự kiện Event và những quy trình cơ bản nhất
Các bước tổ chức sự kiện event như sau:
1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với
những người làm công việc tổ chức sự kiện event cho chính công ty mình(In house
Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những
thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối
tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho
công việc tổ chức sự kiện của mình.
2. Hình thành Concept và Theme cho việc tổ chức sự kiện event
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm tổ chức sự
kiện event í như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event
rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề
của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình,
việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói
thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event.
Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event.
Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm
sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng,
và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý
tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.
Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là
"Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy
năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng
trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster..., qua các trò chơi trong Event
thật trẻ khỏe, năng động.
3. Viết kế hoạch (Planning proposal) cho việc tổ chức sự kiện event
Từ những kế hoạch tổ chức sự kiện người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng hơn nữa,
tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau
khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa
trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh
mang tính khả thi về việc thực hiện công việc tổ chức sự kiện eventđó: Ý tưởng,
mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách
thức đo lường hiệu quả...
Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông
thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop),
tờ rơi, phối cảnh sân khấu... Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng
hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng
dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay
Báo giá (làm cho khách hàng).
4. Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện event
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện,
bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch
của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung
được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số
khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu
quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được
mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho
bạn tiến hành.
5. Tổ chức triển khai tổ chức sự kiện event
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện.
Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ
sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có
người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng
và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn
của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design),
Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh
(Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)...
Trước tổ chức sự kiện event sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo
sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn
nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời
khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu
đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có
thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.
Trong khi tổ chức sự kiện event với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ
huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của
mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách
hàng.
Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là
kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng
mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn
(deadline) cụ thể... thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận
nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay
sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao
địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp,
rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành
công (thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu).
6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo việc tổ chức sự kiện event
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho
khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:
* Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng
phạt cho nhân sự trong chương trình.
* Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương
trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản
hồi của họ
* Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ
phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
* Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm
tổ chức sự kiện event - Vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc
thực hiện một sự kiện với những kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết. Nhưng
trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai
trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn,
đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm.
