Xác định thành phần liên
quan
Thành phần liên quan là bất kỳ ai quan tâm dù chỉ một khía
cạnh kết quả của dự án. Đó cũng sẽ là người đánh giá thành
công hay thất bại của dự án. Các thành viên trong nhóm dự
án, khách hàng và ban lãnh đạo đều là những thành phần liên
quan. Để xác định các thành phần liên quan trong dự án của
bạn, hãy chú ý tới những điểm sau:
• Những chức năng của cá nhân sẽ chịu ảnh hưởng bởi các
hoạt động hay kết quả của dự án.
• Những yếu tố là nguồn lực của dự án, bao gồm nhân lực, thời
gian, công cụ và ngân sách.
• Người sử dụng hoặc hưởng lợi kết quả của dự án.
Tất cả các đối tượng này đều là thành phần liên quan trong dự
án của bạn.
Tổ chức công việc
Khi đã hài lòng với mục tiêu của dự án, bước tiếp theo là tổ
chức công việc của dự án. Nhà điều hành - người đề xuất và
cấp phép cho dự án - hoặc cá nhân được chỉ định làm quản lý
dự án nên chủ động tổ chức công việc này.
Trong giai đoạn đầu này, nhà tổ chức phải xem xét mục tiêu và
quyết định các cá nhân, cũng như những nguồn lực cần thiết
để triển khai công việc. Trong cuốn sách Strategic
Benchmarking (Tạo điểm chuẩn chiến lược), Gregory Watson
đã giới thiệu cách thực hiện dự án phát triển mô hình xe hơi
Taurus của hãng Ford vào cuối thập niên 1970. Ban lãnh đạo
của Ford đã đặt cược cả công ty vào dự án Taurus vốn được
xem là một bước đột phá lớn về thiết kế trong số các loại xe
hiện có của công ty. Ford đã thắng lớn trong canh bạc này và
việc tổ chức nhóm dự án đóng vai trò quan trọng trong thành
công đó.
Theo Watson, việc hoàn tất dự án đòi hỏi phải có sự tham gia
của mọi bộ phận chức năng trong công ty. Nhân viên từ các
phòng ban tham gia vào dự án dưới hình thức một nhóm
xuyên chức năng với giám đốc dự án là Lew Veraldi. Theo
Watson, Veraldi được toàn quyền chọn lựa các thành viên cho
nhóm, và ông đã thiết lập nhóm bằng cách lên danh sách tất cả
các lĩnh vực chuyên môn và thị trường cần thiết cho việc sản
xuất và tung mẫu xe mới ra thị trường. Thành viên trong
nhóm được chia thành hai cấp: số nhân viên chủ chốt chưa đến
10 người, và hơn 400 người liên quan khác. Sẽ phải tốn rất
nhiều công sức để thực hiện công việc và chỉ một phần nhỏ
trong số những người này dành trọn thời gian cho công việc
của nhóm Taurus. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong nhóm đều
đóng góp mọi bí quyết, kinh nghiệm và năng lực của mình.
Như đã trình bày ở trên, người tổ chức đã xác định nhân sự và
nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, trong đó phải có
một nhóm nhỏ gồm những người có kinh nghiệm và tầm ảnh
hưởng – những người sẽ chịu trách nhiệm tư vấn cho phần lớn
các thành viên còn lại trong nhóm dự án. Nhóm nòng cốt này
có mục tiêu tổ chức hoạt động và có quyền phân phối nguồn
lực. Trong khi hàng trăm người khác làm việc trong nhóm dự
án và trong phạm vi công việc của mình, thì ban điều hành có
quy mô nhỏ này được thành lập để ra quyết định và có quyền
yêu cầu những người khác thi hành quyết định. (Trong ví dụ
này, người lãnh đạo và nhóm nòng cốt phải đồng quan điểm về
“các nhân vật có tiếng nói quan trọng”. Steven Wheelwright và
Kim Clark, người đã đưa ra thuật ngữ này, định nghĩa “nhân
vật có tiếng nói quan trọng” là những cá nhân vừa có chuyên
môn cao vừa có năng lực tổ chức).
Có thể dự án của bạn không quá lớn và phức tạp như dự án
Taurus, nhưng khâu tổ chức công việc vẫn cần phải tuân theo
phương pháp tương tự, nghĩa là xác định và thu hút sự tham
gia của tất cả các kỹ năng, nguồn lực và nhân sự cần thiết để
đạt được mục tiêu đề ra. Chi tiết về việc đánh giá các kỹ năng
và nguồn lực cần thiết sẽ được trình bày chi tiết hơn ở các
chương sau.
