zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Công Nghệ Thông Tin

» Tin học văn phòng

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

Chia sẻ: Nguyễn Thị Ngọc Huỳnh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:4

Báo xấu

161
lượt xem 39
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel Bạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó nhập giá trị không phù hợp vào đó.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: 3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel Bạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó nhập giá trị không phù hợp vào đó. Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập liệu? Hãy áp dụng các phương thức cơ bản dưới đây: 1. Xác nhận giá trị đầu vào. Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu. Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteriahãy chọn Decimal cho mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trịMinimum và Maximum phía dưới và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi. Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻInput Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt - cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể làStop, Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo. 2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete. AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau. Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edi t). 3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list): Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chi ếu trong Excel. Đối với Excel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo.
Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểu tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trước mục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào th ẻData và nhấn chọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻSettings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năngFilter.

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.