Bài cuối kỳ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ

Chia sẻ: Hồ Duyên | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:72

Thêm vào BST

Báo xấu

122
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài cuối kỳ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ giúp bạn đọc nắm được các thuật ngữ, định nghĩa, hệ thống quản lý chất lượng, trách nhiệm của lãnh đạo, quan lý nguồn lực, tạo sản phẩm, đo lường, phân tích và cải tiến.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài cuối kỳ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC & QTVP  BÀI CUỐI KỲ MÔN: ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (ISO) TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Giảng viên: ThS. Nguyễn Thị Ly Sinh viên : Hồ Thị Mỹ Duyên Lớp : Lưu trữ học K13 MSSV : 1356130007 1
Tháng 5/2016 Bài tập số 1: Anh/ Chị hãy đưa ra tiêu chí và so sánh hai hệ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO 9001:2015. Bài làm Có lẽ sự khác biệt lớn nhất giữa tiêu chuẩn cũ và mới là cấu trúc. ISO 9001:2008 có năm phần chính “48” và ISO 9001:2015 nay đã có bảy “410” vì phiên bản mới sử dụng định dạng Phụ lục SL mới. Theo ISO, tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý trong tương lai “MSS” sẽ sử dụng cách sắp xếp mới này và có các yêu cầu cơ bản giống nhau. Kết quả là, tất cả MSS mới sẽ có cùng một cách nhìn và cảm nhận cơ bản. Các Hệ thống quản lý có cùng cấu trúc chung có thể vì các khái niệm cơ bản như: quản lý, khách hàng, yêu cầu, chính sách, thủ tục, hoạch định, thực hiện, mục tiêu, kiểm soát, theo dõi, đo lường, đánh giá, ra quyết định, hành động khắc phục và sự không phù hợp là phổ biến cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Không giống như tiêu chuẩn cũ, tiêu chuẩn mới mong muốn tổ chức hiểu bối cảnh của tổ chức trước khi tổ chức thiết lập Hệ thống quản lý chất lượng “QMS”. Khi ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức hiểu bối cảnh của tổ chức, tiêu chuẩn muốn tổ chức xem xét các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược và suy nghĩ về ảnh hưởng mà các vấn đề này có thể có đối với QMS và kết quả tổ chức dự định đạt được. Điều này có nghĩa là tổ chức cần phải hiểu môi trường bên ngoài, văn hóa, giá trị, kết quả thực hiện và các bên liên quan của tổ chức trước khi triển khai QMS. Tại sao? Bởi vì QMS của tổ chức sẽ cần để có thể quản lý tất cả những ảnh hưởng này. Khi tổ chức hiểu được tất cả những điều trên, tổ chức dự kiến sẽ sử dụng hiểu biết sâu sắc đó để xác định phạm vi của QMS và những thách thức phải đối phó. Trong khi những hiểu biết chắc chắn sẽ giúp các tổ chức phát triển được QMS độc đáo để giải quyết nhu cầu và yêu cầu riêng, thì việc thực hiện tất cả những điều này có thể là một thách thức đáng kể đối với một vài tổ chức. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng đã loại bỏ cách phân biệt tồn tại rất lâu giữa tài liệu và hồ sơ. Bây giờ chúng được gọi chung là “thông tin dạng văn bản”. Tại sao ISO chọn loại bỏ hai khái niệm có ý nghĩa phổ biến và thay thế chúng bằng một khái niệm gây lúng túng không cần thiết và hoàn toàn không rõ ràng? Theo định nghĩa của ISO, thuật ngữ “thông tin dạng văn bản” đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Vì vậy, bất cứ khi nào ISO 9001:2015 sử dụng cụm từ “thông tin dạng văn bản”, ngụ ý là tổ chức kiểm soát và duy trì thông tin và các phương tiện hỗ trợ thông tin. Tuy nhiên, đây không phải là toàn bộ câu chuyện. 2
Phụ lục trong tiêu chuẩn mới “A.6” còn thêm “nơi nào trong ISO 9001:2008 đề cập đến thủ tục bằng văn bản...điều này bây giờ được thể hiện như là một yêu cầu duy trì tài liệu bằng văn bản và nơi nào trong ISO 9001:2008 gọi là hồ sơ, bây giờ được thể hiện như một yêu cầu lưu giữ thông tin bằng văn bản”. Vì vậy, bất cứ khi nào tiêu chuẩn mới đề cập đến thông tin dạng văn bản và tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức duy trì thông tin này, có nghĩa là tiêu chuẩn đang nói về những gì thường được gọi là thủ tục và bất cứ khi nào tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức lưu giữ thông tin này, có nghĩa là tiêu chuẩn nói về những gì thường được gọi là hồ sơ. Vì vậy đôi khi thông tin phải được duy trì và đôi khi thông tin phải được lưu giữ “trái với những gì định nghĩa chính thức nói”. Do đó, trong khi các định nghĩa của thuật ngữ “tài liệu dạng văn bản” loại bỏ sự phân biệt giữa các tài liệu “hoặc thủ tục bằng văn bản” và các hồ sơ, thì thông qua việc sử dụng các từ “duy trì” và “lưu giữ” và điều này có nghĩa “theo Phụ lục A” các phần chính của tiêu chuẩn thực sự phục hồi sự phân biệt này. Nói cách khác, trong khi các tài liệu và hồ sơ đã bị loại bỏ khỏi cửa trước, chúng đã thực sự được phép trở lại qua cửa sau. Theo tiêu chuẩn mới, “suy nghĩ dựa trên rủi ro luôn được ngầm định trong ISO 9001”. Theo quan điểm này, ISO 9001 đã luôn luôn dự đoán và ngăn ngừa những sai lỗi thông qua suy nghĩ dựa trên rủi ro. Đó là lý do tại sao chúng ta đào tạo nhân viên, tại sao chúng ta lập kế hoạch làm việc, tại sao chúng ta phân công vai trò và trách nhiệm, tại sao chúng ta xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng của các kết quả, tại sao chúng ta đánh giá và xem xét các hoạt động và lý do tại sao chúng ta theo dõi, đo lường và kiểm soát các quá trình. Chúng ta làm những việc này bởi vì chúng ta muốn ngăn ngừa những sai lỗi. Chúng ta làm bởi vì chúng ta cố gắng để quản lý rủi ro. Vì vậy, nếu chúng ta nghĩ về tư duy dựa trên rủi ro theo cách này, tư duy này luôn luôn là một phần đã có của ISO 9001. Trước đây cách tư duy này là tiềm ẩn; bây giờ là rõ ràng. Vì vậy, cách tư duy “suy nghĩ dựa trên rủi ro” là gì và làm thế nào để áp dụng? Tiêu chuẩn mới mong muốn các tổ chức làm gì? Tiêu chuẩn mới mong muốn tổ chức xác định và giải quyết các rủi ro mà có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phù hợp và đáp ứng khách hàng. Tiêu chuẩn mới mong muốn tổ chức xác định và giải quyết các cơ hội có thể nâng cao khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp và đáp ứng khách hàng. Tiêu chuẩn ISO mới cũng mong muốn tổ chức xác định rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của QMS hoặc làm gián đoạn hoạt động của họ và cũng mong muốn tổ chức xác định các hành động để hướng đến những rủi ro và cơ hội này. Tiếp theo, tiêu chuẩn cũng mong muốn tổ chức phác thảo cách thức tổ chức đưa các hành động này thành một phần của các quá trình trong QMS và cách thức tổ chức áp dụng, kiểm soát, đánh giá và xem xét tính hiệu quả của các hành động và các quá trình này. Trong khi “suy nghĩ dựa trên rủi ro” hiện nay là một phần thiết yếu của tiêu chuẩn mới, tiêu chuẩn không thực sự mong đợi tổ chức thực hiện quá trình quản lý rủi ro một cách hình thức cũng không mong đợi tổ chức chỉ lập tài liệu phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro. 3
Mục 1.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nói rằng Tổ chức có thể ngoại lệ hoặc bỏ qua các yêu cầu hình thành sản phẩm “phần 7” nếu tổ chức không thể áp dụng và nếu làm như vậy không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu pháp luật và khách hàng. Tiêu chuẩn mới có một cách tiếp cận tương tự, nhưng thay vào đó, dường như áp dụng tư duy này cho tất cả các yêu cầu. Mục 4.3 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho biết “Khi một yêu cầu của Tiêu chuẩn trong phạm vi được xác định có thể được áp dụng, thì yêu cầu đó sẽ được áp dụng đối với tổ chức”. Vì vậy, một khi tổ chức đã xác định phạm vi QMS của tổ chức, ISO 9001:2015 nói rằng mỗi yêu cầu phải được áp dụng trong phạm vi ranh giới được xác định theo tuyên bố phạm vi của tổ chức. Tuy nhiên, khi tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nói rằng mỗi yêu cầu phải được áp dụng, mục 4.3 và Phụ lục A5 cũng nói rằng bất kỳ yêu cầu có thể được loại trừ nếu nó không thể được áp dụng. Nếu tổ chức có thể cân nhắc và giải thích lý do tại sao các yêu cầu đó không thể áp dụng và nếu việc loại trừ nó không làm suy yếu khả năng hay trách nhiệm của tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ phù hợp. Định nghĩa của thuật ngữ “đối tượng” là mới. Sự ra đời của thuật ngữ “đối tượng” có nghĩa là những gì có thể nhận biết, cảm nhận được và việc sử dụng nó trong các định nghĩa khác nhau “chất lượng, thiết kế và phát triển, đổi mới, xem xét, truy xuất nguồn gốc” dường như cho thấy rằng tiêu chuẩn ISO 9001 mới có thể được áp dụng cho bất kỳ đối tượng nào. Về mặt lý thuyết, ít nhất, điều này mở rộng đáng kể phạm vi của tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn ISO 9000:2005 gọi “sản phẩm” thì tiêu chuẩn mới gọi là “đầu ra”. Hai định nghĩa đều giống nhau. Thuật ngữ “đầu ra” đã không được định nghĩa trong tiêu chuẩn 2005. Sự thay đổi thuật ngữ này cho thấy rằng cách tiếp cận quá trình bây giờ thậm chí còn tập trung hơn trong tiêu chuẩn mới. Tiếp tục những điều phức tạp, các định nghĩa cũ về “sản phẩm” được chia thành ba định nghĩa riêng biệt đầu ra, sản phẩm và dịch vụ. “Đầu ra” là khái niệm chung trong khi cả hai thuật ngữ “sản phẩm” và “dịch vụ” bây giờ được xem là “đầu ra”. Trong khi các thay đổi nói trên có thể là những thay đổi quan trọng nhất, tiêu chuẩn mới cũng đã làm rõ một số khái niệm và sửa đổi một số khác. Một số thay đổi được liệt kê dưới đây: Tiêu chuẩn cũ nói rằng một “dịch vụ” là một dạng “sản phẩm”. Bây giờ, cụm từ “các sản phẩm và dịch vụ” được sử dụng trong suốt tiêu chuẩn mới và thuật ngữ “dịch vụ” đã có được định nghĩa riêng của nó. Điều này giúp làm rõ rằng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không chỉ áp dụng các nhà sản xuất mà còn cho tất cả các loại hình của các nhà cung cấp dịch vụ. Những gì thường được gọi là “tài sản của khách hàng” đã được sửa đổi và mở rộng rất nhiều bao gồm các sản phẩm, dịch vụ và các quá trình thuộc tất cả các loại hình của các nhà cung cấp bên ngoài “bao gồm cả khách hàng”. 4
Tiêu chuẩn mới mong muốn tổ chức kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ cung cấp bên ngoài nếu chúng bao gồm trong các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức hoặc chúng được cung cấp trực tiếp cho khách hàng. Các định nghĩa cũ “cải tiến liên tục” đã thay đổi. ISO 9001:2008 yêu cầu tổ chức thực hiện những cải tiến liên tục có nghĩa tiêu chuẩn đã yêu cầu tổ chức cải tiến khả năng để thực hiện yêu cầu. Bây giờ, theo ISO 9001:2015 điều đó có nghĩa là nâng cao hiệu quả “nhận được kết quả tốt hơn”. Đây là một thay đổi quan trọng. Theo tiêu chuẩn mới, các tổ chức phải xác định, tiếp thu và chia sẻ các “kiến thức” mà nhân viên cần để hỗ trợ cho hoạt động của các quá trình và đạt được sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ. Các khái niệm cũ về “tạo sản phẩm” đã biến mất. Hầu hết các yêu cầu trong phần hình thành sản phẩm cũ đã được sửa đổi và chuyển sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thành “Hoạt động” Thuật ngữ “đại diện lãnh đạo” đã được giảm nhẹ. Nhiệm vụ và trách nhiệm quản lý mà trước đây giao cho một người nào đó gọi là “đại diện lãnh đạo” thì nay có thể được giao cho một người hoặc nhiều người. “Hành động phòng ngừa” cũng đã biến mất. Nó được thay thế bằng cụm từ “suy nghĩ dựa trên rủi ro”. Rõ ràng, cả hai cách tiếp cận cũ và mới đều cố để đạt được điều tương tự. Cả hai đều cố gắng ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai. Một khi tổ chức đưa vào “suy nghĩ dựa trên rủi ro”, tổ chức không còn cần một điều khoản riêng về hành động phòng ngừa nữa, vì điều khoản này sẽ thừa. Trong khi tiêu chuẩn cũ yêu cầu tổ chức sử dụng “Thiết bị” theo dõi và đo lường, thì tiêu chuẩn mới đề cập đến “Nguồn lực” theo dõi và đo lường. Đây là một cách tiếp cận linh hoạt hơn để theo dõi và đo lường vì tiêu chuẩn thừa nhận một thực tế rằng các hoạt động này thường có thể được thực hiện mà có thể không sử dụng các thiết bị. Bài tập số 2: Anh/ Chị hãy sưu tầm slogan của: 5 doanh nghiệp 5 cơ quan hành chính nhà nước 5 trường học 5 bệnh viện Bài làm  Slogan của 5 doanh nghiệp KFC :“Vị ngon trên từng ngón tay”. Café Trung Nguyên: “Khơi nguồn sáng tạo”. Giày dép Bitis: “Nâng niu bàn chân Việt”. Bia Sài Gòn: “Có thể bạn không cao nhưng người khác phải ngước nhìn” 5
Yomost: “Một cảm giác rất Yomost”.  Slogan của 5 cơ quan hành chính nhà nước Công an Nhân dân Việt Nam: "Bảo vệ An ninh Tổ quốc". Quân đội Nhân dân Việt Nam: “Quân đội ta trung với Đảng, hiếu với Dân, sẵn sàng chiến đấu hy sinh vì độc lập tự do của Tổ Quốc, vì Chủ Nghĩa Xã Hội, nhiệm vụ nào cũng hoàn thành, khó khăn nào cũng vượt qua, kẻ thù nào cũng đánh thắng” Bộ Quốc phòng Việt Nam: “ Quyết thắng” Tổng cục Kỹ thuật, Bộ Quốc phòng Việt Nam: “ Chủ động, Sáng tạo, Tự lực, Tự cường” UBND TP.Hồ Chí Minh: “Đổi mới nhanh, Hiệu quả cao và Phát triển mạnh”  Slogan của 5 trường học Trường Phổ thông Năng khiếu Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: “Trường học thân thiện, học sinh tích cực” Trường Trung học Phổ thông Chuyên Trần Đại Nghĩa: “Tự học Đổi mới Năng động và sáng tạo” Trường Trung học phổ thông chuyên Hà Nội Amsterdam: “Nơi khởi đầu của những ước mơ” Trường Đại học Công nghệ Đại học Quốc gia Hà Nội: “Sáng tạo, tiên phong, chất lượng cao” Trường Đại học Vinh : "Trường Đại học Vinh Nơi tạo dựng tương lai cho tuổi trẻ"  Slogan của 5 bệnh viện Bệnh viện Chợ Rẫy: “Bệnh nhân đến đón tiếp niềm nở, Bệnh nhân ở chăm sóc tận tình, Bệnh nhân về dặn dò chu đáo” Bệnh viện Hữu Nghị: “Chúng tôi luôn cố gắng vì người bệnh” Bệnh viện Trưng Vương: “Bệnh viện Trưng Vương Tình thương và trách nhiệm” Bệnh viện Mắt Thành phố Hồ Chí Minh: “Bệnh nhân đến đón tiếp niềm nở, Bệnh nhân ở chăm sóc tận tình, Bệnh nhân về dặn dò chu đáo” Bệnh viện đa khoa Nhật Tân: “Không n gừng đổi mới” Bài tập số 3: Sưu tầm và đánh giá mục tiêu chất lượng: Doanh nghiệp Cơ quan nhà nước Trường học Bệnh viện So với yêu cầu quy định thực tế và lý luận Bài làm 6
 Doanh nghiệp MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM 2016 Nhằm tiếp tục duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Công ty cổ phần Đâu t ̀ ư Xây dựng va Phat triên ha tâng Viên thông ̀ ́ ̉ ̣ ̀ ̃ xây dựng mục tiêu chất lượng năm 2016 phấn đấu đạt được các chỉ tiêu như sau: 1. Đạt kế hoạch doanh thu và lợi nhuận theo Nghị quyết của đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016. Tiếp tục mở rộng thị trường, nghiên cứu phát triển các lĩnh vực sản xuất kinh doanh mới. 2. Thực hiện thi công xây lắp 95% các công trình đúng tiến độ, an toàn và đạt chất lượng; 100% công trình được đo kiểm đảm bảo đúng quy trình và tiêu chuẩn quy định; 100% cột bê tông bàn giao cho khách hàng theo đúng tiêu chuẩn ngành. 3. Đảm bảo cung cấp 100% các vật tư, thiết bị mua trong nước đúng tiến độ công trình. 4. Cải tiến hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, tiết kiệm vật tư, hạ giá thành sản phẩm, cải thiện đời sống người lao động và đảm bảo lợi tức cho các cổ đông. Không ngừng đào tạo tăng cường nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty. 5. Giải quyết triệt để các khiếu nại của khách hàng. 6. Không để xảy ra tai nạn lao động nghiêm trọng dẫn đến chết người. Mục tiêu chất lượng của Công ty được đánh giá và công bố kết quả đạt được trong cuộc họp sơ kết, tổng kết 6 tháng đầu năm và cuối năm. Để thực hiện hoàn thành kế hoạch năm 2016 được giao, yêu cầu các Ban chức năng, đơn vị trực thuộc tiến hành xây dựng mục tiêu chất lượng, kế hoạch và biện pháp thực hiện mục tiêu chất lượng của đơn vị mình trong năm 2016.  Cơ quan nhà nước Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2015 của Bộ Công Thương Ngày 09/3/2015, Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định số 2053/QĐ BCT về việc ban hành Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2015 của Bộ Công Thương. Theo đó, để thực hiện tốt Chính sách chất lượng đã công bố, Bộ Công Thương thiết lập mục tiêu chất lượng năm 2015 bao gồm các nội dung chính như: bảo đảm 100% hồ sơ, yêu cầu của tổ chức, cá nhân được xử lý, giải quyết đúng 7
quy định; Bảo đảm 100% các văn bản quy phạm pháp luật trong Chương trình công tác của Bộ Công Thương được giải quyết và ban hành đúng thời gian quy định (trừ một số trường hợp cá biệt); Xây dựng cơ chế chính sách để điều hành, bảo đảm đạt được mục tiêu giá trị gia tăng sản xuất công nghiệp bình quân hàng năm tăng trên 7,8%; kim ngạch xuất khẩu đạt khoảng 165 tỷ USD, tăng 10%; Đẩy mạnh thực hiện các đột phá chiến lược, tái cơ cấu ngành Công Thương; mở rộng và nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại kinh tế và hội nhập kinh tế quốc tế; thực hiện tốt các giải pháp phát triển thị trường trong nước bảo đảm đạt mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tăng 1112%; Tiếp tục duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước của Bộ Công Thương, giữ vững chứng chỉ ISO trong những năm tiếp theo; Đẩy mạnh triển khai thực hiện Kế hoạch cải cách hành chính của Bộ, kiểm soát chặt chẽ các thủ tục hành chính, rà soát đơn giản hóa thủ tục hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, tăng cường giải quyết dịch vụ công trực tuyến. Phấn đấu đạt chỉ số cải cách hành chính (PAR INDEX) của Bộ xếp thứ 2/19 Bộ, Cơ quan ngang Bộ.  Trường học Mục tiêu chất lượng Trong bối cảnh hội nhập vào Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) từ năm 2015, việc nâng cao chất lượng đào tạo cũng như chất lượng nguồn nhân lực là một đòi hỏi cũng như thách thức lớn đối với lao động Việt Nam. Nhận biết được yêu cầu này, là một khoa đào tạo trong lĩnh vực kinh tế quốc tế, Khoa Kinh tế Quốc tế trường Đại học Ngân hàng TPHCM phấn đấu trở thành khoa có chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng được nhu cầu của nguồn nhân lực trong thời kỳ hội nhập. Hiện tại, tất cả các môn học của khoa đều đã thực hiện cải tiến chương trình đào tạo, xây dựng chuẩn đầu ra theo cách tiếp cận CDIO (Hình thành ý tưởng (Conceive) – Thiết kế (Design) – Triển khai (Implement) – Vận hành (Operate)). Ngoài ra, hầu hết các môn học đều được thiết kế đề cương dựa trên các tài liệu tiên tiến được sử dụng tại các trường đại học trên thế giới. Mục tiêu đào tạo (chuẩn đầu ra) bao gồm: Mục tiêu chung: Chương trình đào tạo cử nhân chuyên ngành Kinh tế quốc tế nhằm đào tạo nguồn nhân lực trình độ đại học có kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp vững vàng, đạo đức và thái độ đúng đắn, có sức khỏe để thiết lập và quản lý các hoạt động, dự án trong lĩnh vực kinh tế quốc tế, có năng lực hoạt động nghiên cứu khoa học và phân tích, đánh giá chính sách. Mục tiêu cụ thể: 8
+ Mục tiêu về kiến thức Chương trình đào tạo cử nhân Kinh tế quốc tế bao gồm các môn học được thiết kế hợp lý, đảm bảo cung cấp cho sinh viên hệ thống kiến thức nền tảng về kinh tế và các kiến thức chuyên sâu về kinh tế quốc tế. Ngoài ra, chương trình cũng trang bị nhiều kiến thức bổ trợ cho sinh viên thông qua hệ thống môn học tự chọn được thiết kế linh hoạt nhằm nâng cao tính chủ động trong học tập của sinh viên. + Mục tiêu về kỹ năng, phẩm chất cá nhân nghề nghiệp Trong từng môn học, thông qua các hoạt động thuyết trình, thảo luận, kiểm tra…, sinh viên được đào tạo các kỹ năng tìm kiếm xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, làm việc nhóm, thuyết trình, giao tiếp, phát triển tư duy phản biện, tư duy độc lập, được kích thích năng lực sáng tạo… Bên cạnh đó, sinh viên cũng được trau dồi kỹ năng Anh ngữ và tin học trong suốt quá trình học. + Mục tiêu về kỹ năng, phẩm chất cá nhân trong cộng đồng Trong quá trình đào tạo, sinh viên được rèn luyện các kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm... thông qua các hoạt động học tập trên lớp, hoạt động nghiên cứu cá nhân, làm việc nhóm, sinh hoạt ngoại khóa, sinh hoạt Đoàn Hội, câu lạc bộ, đội, nhóm... Sinh viên khi tốt nghiệp ngành Kinh tế quốc tế có khả năng tham gia tích cực vào hoạt động cộng đồng, có ý thức đổi mới, đoàn kết và góp phần vào việc xây dựng đất nước, cộng đồng xung quanh. + Mục tiêu về năng lực Tốt nghiệp ngành Kinh tế quốc tế, sinh viên có kiến thức và kỹ năng đảm nhận tốt các công việc của giảng viên của các trường đại học; chuyên viên chuyên viên nghiên cứu, tư vấn, phân tích, họach định chính sách tại các viện, Bộ, Sở liên quan đến lĩnh vực kinh tế quốc tế (định hứơng chính). Sinh viên có thể trở thành chuyên gia trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng quản lý đầu tư nước ngoài, cơ quan xúc tiến thương mại (định hứơng đầu tư quốc tế) hoặc các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, các công ty vận tải quốc tế, bộ phận thanh toán quốc tế trong các ngân hàng thương mại và các công ty đa quốc gia (định hướng kinh doanh quốc tế). Sinh viên tốt nghiệp ngành kinh tế quốc tế ngoài khả năng tham gia tích cực vào tiến trình hội nhập kinh tế toàn cầu còn có khả năng nghiên cứu chuyên sâu, học tập chương trình đào tạo sau đại học hoặc giảng dạy tại các viện nghiên cứu, trung tâm đào tạo, trường cao đẳng, đại học, học viện trong và ngoài nước. + Chuẩn đầu ra cấp độ 3 (file đính kèm ) Với tôn chỉ luôn nâng cao và cải tiến chất lượng đào tạo, Khoa Kinh tế Quốc tế đặt mục tiêu hướng tới đạt chất lượng đào tạo mang tầm khu vực. Cụ thể, trong 5 năm tới, Khoa phấn đấu chương trình đào tạo của Khoa sẽ đăng ký thực hiện 9
kiểm định chất lượng theo bộ tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng của Mạng lưới các trường đại học Đông Nam Á (AUNQA) đã được ban hành.  Bệnh viện Với mục tiêu là nâng cao chất lượng dịch vụ Y tế, lấy khách hàng làm trung tâm của tất cả mọi hoạt động, cung cấp dịch vụ đảm bảo khách hàng hài lòng nhất, chúng tôi đã coi việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện và an toàn người bệnh là một trong những yếu tố sống còn. Do đó chúng tôi liên tục tiến hành hoạt động đánh giá để đạt công nhận chất lượng Bệnh viện Tai Mũi Họng Sài Gòn và Phòng Khám Đa Khoa Quốc Tế Sài Gòn bằng các công cụ tiêu chuẩn: 28 khuyến cáo của Sở y tế. 84 tiêu chí Bộ Y Tế. Tiêu chuẩn JCI của Hoa Kỳ về chất lượng bệnh viện . Phương pháp 5S của Nhật Bản. Tác phong làm việc theo Tiêu chuẩn Văn Hóa Tai Mũi Họng Sài Gòn. Chế độ Chăm sóc toàn diện của đội ngũ Bác sĩ – Điều dưỡng. Bằng các công cụ trên, tập thể Bác sĩ, Điều dưỡng, Nhân viên của Bệnh viện Tai Mũi Họng Sài Gòn và Phòng Khám Đa Khoa Quốc Tế Sài Gòn quyết tâm : Thực hiện theo đúng tiêu chí: Y Đức – Chất Lượng – Thân Thiện Kiểm soát và nâng cao liên tục chất lượng khám và điều trị tại Bệnh viện và Phòng khám. Đảm bảo tính hiệu quả trong chẩn đoán và điều trị. Giảm thiểu nguy cơ sai sót và tai biến. Lấy người bệnh làm trung tâm, nâng cao sự hài lòng của người bệnh. Cải thiện môi trường làm việc, đảm bảo an toàn cho người bệnh và sự hài lòng và an tâm công tác của nhân viên. Bài tập số 4: Anh/ Chị hãy sưu tầm quy chế của một cơ quan mà anh/ chị biết. Bài làm QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN SÀIGÒN Mục lục 1. Chương I : Những nguyên tắc chung 10
2. Chương II : Chức năng – Nhiệm vụ – Quyền hạn của các đơn vị 3. Chương III : Nhiệm vụ – Quyền hạn – Trách nhiệm và nghĩa vụ của các chức danh lãnh đạo , cán bộ quản lý nghiệp vụ, thuyền trưởng, nhân viên, thuyền viên trong Công ty 4. Chương IV : Nhiệm vụ – Quyền hạn – Trách nhiệm và nghĩa vụ của cán bộ Công ty là thành viên HĐQT hoặc Ban Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác mà Công ty có vốn đầu tư 5. Chương V : Mối quan hệ công tác và lề lối làm việc 6. Chương VI : Cơ sở vật chất – Chế độ vật chất 7. Chương VII: Điều khoản thi hành QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN SÀIGÒN (Ban hành theo Quyết định số:……………… ngày ….. tháng ….. năm của Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Vận tải biển Sài gòn) Để hoạt động của Công ty cổ phần vận tải biển Sài Gòn đi vào nếp, có tổ chức, kỷ luật, có khoa học đáp ứng được các yêu cầu về sản xuất kinh doanh và quản lý của Công ty phù hợp với quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức Hoạt động Công ty nhằm phấn đấu bộ máy tổ chức của Công ty ngày càng hoàn thiện mang tính chuyên nghiệp cao và khoa học trong công tác quản lý, điều hành các họat động Công ty. Phát huy được tính sáng tạo , chủ động trong công việc, nâng cao vai trò trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm; tinh thần tập thể, đoàn kết, đồng nghiệp, phối hợp, hợp tác, văn minh doanh nghiệp của từng đơn vị trực thuộc (các phòng ban , trung tâm , Chi nhánh và đội tàu biển…) của từng cá nhân (thành viên Ban Tổng Giám đốc, cấp trưởng, cấp phó, nhân viên và thuyền viên) trong quá trình thực hiện các công việc được giao vì mục đích chung là Cty ngày một phát triển có hiệu quả để đảm bảo được lợi ích của các cổ đông, của Công ty và của Người Lao động. Đồng thời các nội dung của quy chế là nguyên tắc cơ bản để thực hiện quản lý, điều hành Công ty. Công ty xây dựng và ban hành quy chế hoạt động (Quy chế) gồm các nội dung sau: Chương I NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG 11
Điều 1 : Công Ty Cổ phần Vận Tải Biển Sài Gòn (Công ty) hoạt động và quản lý Kinh doanh theo luật doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty (Điều lệ Công ty) Điều 2 : Đại hội Đồng Cổ Đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Điều 3 : Hội đồng Quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ và thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ của mình theo quy định tại Điều 38 của Điều lệ Công ty. Điều 4 : Tổng Giám đốc là Người Đại diện theo pháp luật của Công ty, là Người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo quy định của luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. Phó Tổng Giám đốc là Người giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về những phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng các quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty. Điều 5 : Cơ cấu tổ chức điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty 1. Công ty áp dụng cơ cấu trực tuyến – chức năng và giao việc kinh doanh để điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty 2. Nguyên tắc của cơ cấu trực tiếp – chức năng : 3. Theo cơ cấu này các đơn vị chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho những đơn vị khác (kinh doanh, trực tiếp sản xuất, …). Các đơn vị chức năng chỉ tham mưu tư vấn, giúp Tổng giám đốc chuẩn bị quyết định, tìm ra những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Các quyết định này được đưa xuống các đơn vị khác thông qua Người lãnh đạo của từng đơn vị. Có nghĩa là quyền quyết định những vấn đề ấy thuộc về Tổng giám đốc và các đơn vị khác chỉ nhận mệnh lệnh từ một người . 4. Nguyên tắc giao việc kinh doanh : 5. Là một số đơn vị trực thuộc ngoài phải thực hiện các nguyên tắc nêu trên sẽ được giao quyền chủ động kinh doanh trong hoạt dộng hàng ngày, có trách nhiệm báo cáo Tổng giám đốc định kỳ hàng tháng, quí, năm về kết quả thực hiện hoặc đột xuất ngoài những việc kinh doanh được giao có phát sinh 6. Cơ cấu tổ chức điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty sẽ được điều chỉnh thay đổi để phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh từng thời kỳ của Công ty. 12
Điều 6 : Các Đơn vị trực thuộc Công ty Các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm: 1. Các đơn vị quản lý chức năng là các đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tư vấn, giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực hiện các hoạt động trong toàn Công ty về sản xuất kinh doanh; quản lý nghiệp vụ: lao động, tài sản, kế toán, tài chính, hành chính,… theo đúng các chế độ chính sách của Nhà nước, của quy định của ngành, của Công ty. 2. Các đơn vị kinh doanh là các đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch sản xuất đã được Tổng Giám đốc phê duyệt về doanh thu, sản lượng, chi phí, hiệu quả,…v.v và thực hiện các nghiệp vụ liên quan theo đúng pháp luật của Nhà nước, của ngành, của Công ty. 3. Các Chi nhánh là các đơn vị kinh tế phụ thuộc, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có trụ sở làm việc, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tài các Ngân hàng theo pháp luật. Trực tiếp tổ chức thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu sản xuất đã được Tổng Giám đốc phê duyệt về doanh thu, sản lượng, chi phí, hiệu quả và các yêu cầu khác của Công ty. Các Chi nhánh hoạt động theo Quy chế riêng đối với các chi nhánh để đảm bảo các Chi nhánh chủ động trong tổ chức sản xuất và hoạt động theo đúng các quy định của pháp luật Nhà nước, của ngành, của Công ty. 4. Các đơn vị trực tiếp sản xuất bao gồm các tàu biển của Công ty, mỗi tàu biển là một đơn vị, có 1 thuyền bộ theo quy định của Công ty về số lượng, chức danh, thuyền viên để trực tiếp quản lý vận hành, bảo quản tàu nhằm vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch, đảm bảo được an toàn về Người, hàng hóa, tài sản, môi trường theo quy định luật pháp hàng hải Việt Nam, quốc tế và các quy định của Công ty . Đồng thời, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của các đơn vị liên quan. 5. Bộ phận quản lý tài chính đầu tư dài hạn vào các Công ty khác để hoạt động theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Bộ phận này do Tổng giám đốc quyết định thành lập để giúp Tổng giám đốc đánh giá hiệu quả đầu tư làm cơ sở cho Tổng giám đốc báo cáo với HĐQT. 6. Các Ban do Tổng giám đốc quyết định thành lập có mục tiêu, có thời gian hoạt động cụ thể để giúp Tổng giám đốc thực hiện các việc liên quan đến công việc hàng ngày, hoặc đột xuất, sự cố kỹ thuật, bất khả kháng, … C ác đơn vị trực thuộc sẽ thực hiện chế độ thủ trưởng (Thủ trưởng là Người điều hành cao nhất tại đơn vị để thực hiện các nghiệp vụ, quyền hạn của mình theo sự ủy quyền của Tổng giám đốc). Đồng thời có trách nhiệm hợp tác, phối hợp với nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao với hiệu quả cao nhất. 7. Số lượng, tên gọi, địa chỉ giao dịch của các đơn vị trực thuộc phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của Công ty từng thời kỳ sản xuất 13
Trụ sở văn phòng Công ty tại số 09 Nguyễn Công Trứ, Quận I, TP.HCM a) Các đơn vị quản lý chức năng : Phòng Kế hoạch và Đầu tư – Tiếp thị ; Kế toán – Tài chính ; Hành chính – Quản trị ; Bộ phận quản lý tài chính đầu tư dài hạn ; các Ban b) Các đơn vị kinh doanh : Phòng Đại lý Tàu biển – Giao nhận Hàng hóa ; Tàu biển ; Thuyền viên c) Trực tiếp sản xuất : đội tàu biển (tàu Duyên Hải, tàu Saigon Queen) Đơn vị kinh doanh không trực thuộc trụ sở văn phòng Công ty Trung tâm kho vận tại số 27B đường Trường Sơn, F.Linh Xuân, Quận Thủ Đức, TP.HCM Các chi nhánh gồm : chi nhánh Hải Phòng, Quy Nhơn, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Cần Thơ. Địa chỉ theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từng chi nhánh Điều 7 : Thành lập các đơn vị trực thuộc Trên cơ sở HĐQT thông qua mô hình và cơ cấu tổ chức kinh doanh từng thời kỳ của Công ty theo tờ trình của Tổng Giám đốc.  Chủ tịch HĐQT ký quyết định thành lập hoặc giải thể các đơn vị kinh tế phụ thuộc  Tổng Giám đốc ký quyết định thành lập hoặc giải thể các đơn vị thuộc khối quản lý chức năng, khối kinh doanh, trực tiếp sản xuất và các đơn vị khác theo thẩm quyền. Chương II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY Điều 8 : Chức năng – Nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị quản lý chức năng: Các đơn vị quản lý chức năng bao gồm: 1. Phòng Kế hoạch Đầu tư Tiếp thị 1.1. Chức năng: Phòng Kế hoạch – Đầu tư – Tiếp thị 14
Là đơn vị quản lý nghiệp vụ và tổng hợp; Tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng năm theo Nghị quyết của HĐQT, thực hiện công tác tiếp thị và thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của HĐQT về chiến lược phát triển Công ty, đầu tư tài chính, mua bán cổ phiếu, phát hành trái phiếu, đầu tư dự án, …v.v 1.2 Nhiệm vụ: a) Giúp HĐQT trong việc xây dựng mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty theo kế hoạch hàng năm, trung hạn, dài hạn. b) Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty. c) Lập, theo dõi, tổng kết đánh giá và đề xuất các biện pháp việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của toàn Công ty cho từng thời kỳ. d) Chủ động tổ chức thực hiện công tác tiếp thị của Công ty theo các ngành nghề kinh doanh của Công ty trừ lĩnh vực kinh doanh vận tải biển. e) Lập, tổ chức thực hiện các dự án, theo yêu cầu của HĐQT về đầu tư tài chính dài hạn vào Doanh nghiệp khác, xây dựng, mua sắm tài sản theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam, quy định của Công ty và giúp Tổng Giám đốc thực hiện các dự án đó. f) Quản lý hồ sơ, theo dõi, đánh giá họat động của các Công ty liên doanh, chuẩn bị các hồ sơ liên quan và đề xuất những vấn đề thuộc thẩm quyền HĐQT hoặc Tổng giám đốc về các quan điểm của Công ty đối với họat động của Công ty liên doanh nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên tại các cuộc họp của HĐQT Công ty Liên doanh. g) Lưu trữ, quản lý các hồ sơ tài liệu của phòng theo quy định. h) Và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc. 1.3. Quyền hạn: a) Góp ý HĐQT về các biện pháp tổ chức thực hiện hoặc điều chỉnh chiến lược phát triển của Công ty, với Tổng Giám đốc về các biện pháp thực hiện các mục tiêu kinh doanh của Cty trong từng thời kỳ. b) Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị liên quan theo nhiệm vụ, quyền hạn của phòng c) Tổ chức các cuộc họp về chuyên môn nghiệp vụ của Phòng. 15
d) Yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp hồ sơ tài liệu, thông tin liên quan theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc. e) Thay mặt Tổng Giám đốc làm việc, giao dịch với khách hàng liên quan đến nhiệm vụ của phòng. f) Và thực hiện các quyền khác theo ủy quyền của Tổng Giám đốc. 2. Phòng Kế toán Tài chính 2.1. Chức năng: Phòng Kế toán Tài chính là đơn vị quản lý chức năng nghiệp vụ chuyện ngành, giúp việc cho Tổng Giám đốc trong quản lý, điều hành về công tác kế toán, tài chính của toàn Công ty phù hợp với đặc điểm SXKD của Công ty, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, của cơ quan chủ quản, của Công ty để đảm bảo các họat động của Công ty đạt hiệu quả cao. Nhiệm vụ: a) Xây dựng và tổ chức thực hiện tổ chức bộ máy kế toán của Công ty sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt. b) Đề xuất cho Tổng Giám đốc trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính, tài sản của Công ty. c) Thực hiện kế hoạch sử dụng tài chính và cấp tài chính theo nhu cầu SXKD của Công ty. d) Thực hiện công tác kế toán, tài chính của Công ty theo đúng các quy định của pháp luật, quy định của Công ty. e) Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các đơn vị trực thuộc khác lập. f) Giúp Tổng Giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc và các bộ phận trong phòng thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp. g) Giúp Tổng Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hoạch toán kinh tế, phân tích họat động kinh tế và quyết toán với cấp trên. h) Giúp Tổng Giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty. i) Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các đơn vị liên quan trong Công ty và cơ quan cấp trên theo quy định. 16
j) Tham gia xây dựng, góp ý cho các quy định, định mức kinh tế, kỹ thuật của Công ty. k) Và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc. Quyền hạn: a) Đề xuất với Tổng Giám đốc các biện pháp cụ thể về quản lý vốn, tài sản để đảm bảo sản xuất kinh doanh của Công ty, bảo toàn và phát triển được vốn; kiểm tra tình hình thực hiện nghiệp vụ kế toán, thống kê và quản ly Thu Chi tài chính tại các đơn vị trực thuộc. b) Đề xuất khen thưởng các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt công tác kế toán – tài chính trong Công ty và xử lý kỷ luật những cá nhân và đơn vị vi phạm. c) Đề nghị các đơn vị trong Công ty cung cấp các số liệu, hồ sơ có liên quan đến nghiệp vụ kế toán tài chính để tổng hợp. d) Có quyền từ chối các khoản chi tiêu không đúng chế độ, mua sắm vật tư, tài sản không đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, không có kế hoạch hoặc đột xuất không có lệnh của Tổng Giám đốc. e) Không thanh toán bất cứ trường hợp nào thấy sai sót, không hợp lệ, không đúng thủ tục, chứng từ bị tẩy xóa và vật tư, tài sản, hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất theo Hợp đồng mua bán. f) Tổ chức các cuộc họp (nội bộ, khách hàng, tập huấn nghiệp vụ) theo nhiệm vụ của Phòng. g) Thay mặt Tổng Giám đốc tiếp và làm việc với khách hàng theo chức năng nhiệm vụ của Phòng. h) Và thực hiện các quyền khác theo ủy quyền của Tổng Giám đốc. 3. Phòng Hành chính Quản trị 3.1. Chức năng: Phòng Hành chinh Quản trị là đơn vị nghiệp vụ tổng hợp có nhiệm vụ vừa tham mưu giúp Tổng Giám đốc, thực hiện nghiệp vụ về lĩnh vực tổ chức, quản trị nhân sự , chế độ chính sách liên quan đến Người lao động, quản trị tài sản, hành chính của toàn Công ty vừa trực tiếp thực hiện quản trị tài sản, hành chính ở trụ sở văn phòng Công ty. 3.2. Nhiệm vụ: 17
a) Tham mưu cho Tổng Giám đốc về phương án kiện toàn tổ chức, bộ máy quản lý theo hướng gọn và hoạt động có hiệu quả b) Giúp Tổng giám đốc thực hiện công tác quản trị nhân sự (lao động, tiền lương, chính sách chế độ, tuyển dụng, đào tạo, …v,v) của Công ty. c) Giúp Tổng giám đốc thực hiện công tác quản trị tài sản (nhà, đất, xe cộ, …), hành chính thông tin liên lạc, văn thư, lưu trữ, hệ thống tin học, …v.v) của Công ty d) Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, an ninh trật tự và an toàn vệ sinh, lao động của Công ty. e) Thực hiện công tác hành chính, quản trị (hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, thư viện, quản lý tài sản, cơ sở vật chất được giao, đội xe văn phòng,…) ở văn phòng. f) Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định, định mức của Công ty về quản trị nhân sự, quản trị tài sản, hành chánh. g) Và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc. 3.3. Quyền hạn: a) Chứng nhận và xác nhận lý lịch Người lao động theo phân cấp quản lý. b) Thừa lệnh Tổng Giám đốc triệu của cuộc họp thuộc lĩnh vực, phạm vi nhiệm vụ của phòng để phổ biến, hướng dẫn thực hiện, giải đáp,… c) Là thành viên của các Hội đồng : nâng lương, khen thưởng, tuyển dụng lao động, kỷ luật. d) Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nội quy lao động của Người Lao động. e) Kiểm tra về hình thức các văn bản của Cty gửi đi trước khi đóng dấu. f) Thay mặt Tổng Giám đốc tiếp và làm việc với khách về những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của Phòng. g) Và thực hiện các quyền khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc. Điều 9: Chức năng – Nhiệm vụ – Quyền hạn của các đơn vị kinh doanh Các đơn vị kinh doanh bao gồm: 1. Phòng Tàu biển: Chức năng: 18
Phòng Tàu biển là đơn vị kinh doanh vừa tham mưu giúp Tổng Giám đốc vừa tổ chức thực hiện quản lý, kinh doanh đội tàu biển của Công ty theo kế hoạch và đảm bảo đầy đủ tinh pháp lý hàng hải để đội tàu biển Công ty hoạt động an toàn về Người, hàng hóa, tài sản, môi trường, mang lại hiệu quả cao. Nhiệm vụ: a) Tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc xác định chiến lược kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế vận tải biển, thuê tàu, sửa chữa tàu, mua sắm vật tư, thiết bị máy móc cho tàu, cung cấp nhiên liệu,… cho đội tàu biển Cty. b) Tổ chức thực hiện hiện kế hoạch khai thác,sửa chữa, cung ứng vật tư, nhiên liệutheo hình thức không định tuyến và định tuyến cho đội tàu Công ty để đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả, quản lý đội tàu biển theo đúng quy định luật pháp hàng hải quốc tế, của Chính phủ Việt Nam và các quy định của Công ty. c) Xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn, thực hiện các quy định, định mức kinh tế, kỹ thuật về giá cước, phí hoa hồng, môi giới, quản lý mua sắm vật tư, sửa chữa đội tàu, tiền công ngoài chức trách thuyền viên, …v.v d) Thực hiện tốt công tác tiếp thị, văn thư, lưu trữ hồ sơ, chế độ báo cáo theo quy định của Công ty. e) Thực hiện được nghiệp vụ kế toán, thống kê theo hướng dẫn của phòng kế toán, của Công ty. f) Thực hiện tốt và có hiệu quả các nhiệm vụ của phòng theo quy định của HTQLAT, kế hoạch an ninh Công ty. g) Và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc. Quyền hạn: a) Đề xuất với Tổng Giám đốc về các hình thức kinh doanh đội tàu biển: Công ty tự khai thác, cho thuê định hạn, thuê tàu trần,… và các biện pháp quản lý đội tàu biển về kỹ thuật, sửa chữa, vật tư nhiên liệu và trang thiết bị,…. b) Đề xuất Tổng Giám đốc khen thưởng tàu và thuyền viên có thành tích trong việc hoàn thành nhiệm vụ vận hành, an toàn hàng hóa, thực hiện tiết kiệm chi phí; kỷ luật những tàu và thuyền viên vi phạm các quy định của Công ty về quản lý vận hành. 19
c) Kiểm tra việc thực hiện của từng tàu và thuyền viên trong việc chấp hành các quy định của Công ty về khai thác, quản lý tàu và đề xuất với Tổng Giám đốc các biện pháp để nâng cao công tác quản lý các tàu nhằm nâng cao hiệu quả khai thác của từng tàu. d) Tổ chức các cuộc họp (nội bộ, khách hàng) liên quan đến nhiệm vụ của Phòng. e) Thay mặt Tổng Giám đốc làm việc với khách hàng về những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng. f) Và thực hiện các quyền khác theo ủy quyền của Tổng Giám đốc. 2. Phòng Đại lý tàu biển và Giao nhận hàng hóa: 2.1. Chức năng: Phòng Đại lý tàu biển và Giao nhận hàng hóa là đơn vị kinh doanh vừa tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh dịch vụ hàng hải của Công ty, vừa thực hiện dịch vụ đại lý tàu biển, giao nhận hàng hóa, vận tải đa phương thức và các dịch vụ hàng hải khác tại khu vực TP.HCM, đảm bảo các hoạt động này đạt hiệu quả. 2.2. Nhiệm vụ: a) Đề xuất, góp ý cho Tổng Giám đốc trong việc xác định chiến lược kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế về dvu đại lý tàu biển, giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đường không, đường thủy, đường sắt, đường bộ, vận tải đa phương thức và các dịch vụ hàng hải khác. b) Tổ chức thực hiện nghiệp vụ đại lý tàu biển cho đội tàu Công ty theo kế hoạch, dịch vụ hàng hải khác theo Hợp đồng đã ký hoặc theo yêu cầu của khách hàng tại khu vực TP.HCM. c) Thực hiện nghiệp vụ các dịch vụ hàng hải đúng luật pháp quốc tế, chính phủ Việt Nam và các quy định của Công ty. d) Xây dựng và thực hiện quy định về chính sách giá cước, hoa hồng cho khách hàng sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt. e) Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Đầu tư – Tiếp thị hoặc chủ động thực hiện tiếp thị các dịch vụ thuộc nhiệm vụ của đơn vị. 20