Bài giảng Chương 16: Nhóm và làm việc nhóm - TS. Lê Hiếu Học

Chương 16<br /> Nhóm và làm việc nhóm<br /> Câu hỏi nghiên cứu<br /> <br /> Chương 16<br /> <br /> Nhóm đóng góp cho tổ chức như thế nào?<br /> <br /> Nhóm và Làm việc Nhóm<br /> <br /> Hiện nay có những xu hướng sử dụng nhóm<br /> nào?<br /> Các nhóm vận hành như thế nào?<br /> Các nhóm ra quyết định như thế nào?<br /> Lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao có những<br /> thách thức nào?<br /> <br /> TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> <br /> Nhóm (Team)<br /> <br /> Một nhóm nhỏ nhân viên với các kỹ năng bổ<br /> sung lẫn nhau, cùng làm việc để đạt được các<br /> mụng đích chung và hoàn toàn chịu trách<br /> nhiệm về thành tựu của nhóm.<br /> Làm việc nhóm (Teamwork )<br /> <br /> Quá trình nhân viên làm việc với nhau một<br /> cách tích cực để đạt được các mục tiêu<br /> chung.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Quản lý<br /> cấp cao<br /> Quản lý<br /> cấp cao<br /> <br /> Quản lý<br /> trung gian<br /> Giám sát viên<br /> <br /> Nhóm<br /> <br /> Thực hiện bởi<br /> Trưởng<br /> nhóm<br /> <br /> Giám sát viên<br /> <br /> Bộ phận chức năng<br /> <br /> Nhóm tự quản<br /> <br /> • Lập kế hoạch và lên lịch trình công việc<br /> • Phân công các nhiệm vụ<br /> • Đào tạo công nhân<br /> • Đánh giá kết quả công việc<br /> • Kiểm soát chất lượng<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Giám sát viên (Supervisor) – người được<br /> phân công đứng đâof một bộ phận làm việc<br /> Điều phối mạng lưới (Network facilitator) giữ vai trò là người lãnh đạo ngang hàng<br /> Thành viên tham gia hữu ích – là một thành<br /> viên đóng góp hữu ích cho nhóm<br /> Huấn luyện viên bên ngoài (External coach) –<br /> hướng dẫn và bảo trợ cho các thành viên<br /> nhóm.<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Hình 16.2 Hàm ý cho tổ chức và quản lý của các nhóm<br /> làm việc tự quản<br /> <br /> Quản lý<br /> trung gian<br /> <br /> Vai trò của người quản lý trong Nhóm và làm việc<br /> nhóm<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> Những vấn đề có thể xảy ra trong nhóm<br /> <br /> Trốn tránh trách nhiệm (Social loafing)<br /> • Những người tự do, trốn tránh trách<br /> nhiệm trong khi những người khác nỗ lực<br /> làm việc<br /> Các vấn đề chung:<br /> • Xung đột cá tính<br /> • Khác biệt trong cách làm việc<br /> • Nhiệm vụ không rõ ràng<br /> • Không sẵn sàng làm việc<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> 1<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> Cộng hưởng (synergy)<br /> <br /> Tạo thành một tổng thể lớn hơn tổng từng bộ<br /> phận thành phần.<br /> Một nhóm sử dụng các nguồn lực của thành<br /> viên ở mức độ tối đa và do đó đạt được kết<br /> quả thông qua hành động tập thể vượt hơn<br /> nhiều.<br /> 1 + 1 >2<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> Các nhóm chính thức (formal groups)<br /> <br /> Các nhóm được công nhận chính thực và<br /> được tổ chức hỗ trợ cho những mục đích cụ<br /> thể<br /> Có thể xuất hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức<br /> Một nhóm chức năng là một nhóm làm việc<br /> được thiết lập chính tắc với một người quản<br /> lý hoặc một trưởng nhóm.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay<br /> Các nhóm có sự tham gia của nhân viên<br /> <br /> Các nhóm nhân viên họp nhau thường xuyên<br /> bên cạnh các nhiệm vụ chính thức của họ<br /> Có mục tiêu áp dụng chuyên môn của họ và<br /> lưu ý đến các vấn đề quan trọng trong công<br /> việc<br /> • Hướng đến sự cải tiến liên tục<br /> Vòng tròn chất lượng (Quality circles) là một<br /> hình thức phổ biến về loại hình nhóm này<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> Lợi ích của nhóm<br /> <br /> Có nhiều nguồn lực để giải quyết vấn đề hơn<br /> Sáng tạo và đổi mới được cải thiện<br /> Chất lượng ra quyết định được nâng cao<br /> Cam kết với nhiệm vụ cao hơn<br /> Động cơ làm việc cao hơn thông qua hoạt<br /> động tập thể<br /> Kiểm soát và kỷ luật lao động tốt hơn<br /> Nhu cầu cá nhân được thỏa mãn nhiều hơn<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Vai trò của nhóm với tổ chức<br /> Các nhóm không chính thức (Informal groups)<br /> <br /> Không được ghi nhận trên các sơ đồ tổ chức<br /> Không được lập ra để phục vụ một mục đích<br /> của tổ chức<br /> Hình thành như một phần của cấu trúc không<br /> chính thức hoặc các mối quan hệ tự phát<br /> giữa nhân viên.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay<br /> Nhóm quốc tế<br /> <br /> Các nhóm bao gồm thành viên đến từ ít nhất<br /> 2 quốc gia khác nhau<br /> Những vấn đề về sự khác biệt văn hóa có thể<br /> làm các nhóm quốc tế gặp khó khăn trong<br /> hoạt động<br /> Việc sử dụng các điều phối viên có kỹ năng<br /> có thể tối đa hiệu quả của các nhóm quốc tế.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> 2<br /> <br /> Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay<br /> Các nhóm làm việc tự quản (Self-managing work<br /> teams)<br /> <br /> Nhóm các nhân viên có công việc được thiết<br /> kế lại để tạo ra mức độ nhiệm vụ phụ thuộc<br /> lẫn nhau cao và được trao quyền để ra nhiều<br /> quyết định về cách thức thực hiện các công<br /> việc được yêu cầu<br /> Cũng có thể được gọi là nhóm tự trị<br /> (autonomous work groups).<br /> <br /> Hình 16.3 Mô hình hệ thống mở về hiệu quả<br /> nhóm làm việc<br /> Đầu vào<br /> Tính chất công việc:<br /> • Rõ ràng<br /> •Phức tạp<br /> Môi trường tổ chức:<br /> • Các nguồn lực<br /> • Công nghệ<br /> • Cấu trúc<br /> • Khen thưởng<br /> • Thông tin<br /> Quy mô nhóm:<br /> • Số lượng thành viên<br /> • Số lẻ/chẵn<br /> Đặc điểm của thành<br /> viên :<br /> • Khả năng<br /> • Giá trị<br /> • Tính cách<br /> • Sự đa dạng<br /> <br /> Quá trình làm việc<br /> Quá trình nhóm<br /> Cách thức các thành viên<br /> tương tác và cùng làm<br /> việc để chuyển hóa đầu<br /> vào thành đầu ra<br /> • Giao tiếp<br /> • Ra quyết định<br /> • Qui định<br /> • Kết dính<br /> • Xung đột<br /> <br /> Đầu ra<br /> Hiệu quả của nhóm<br /> Hoàn thành các kết quả<br /> mong muốn<br /> • Kết quả nhiệm vụ<br /> • Sự hài lòng của thành<br /> viên<br /> • Sự vững vàng của nhóm<br /> <br /> Phản hồi<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> Hiệu quả của nhóm có thể được tóm tắt bằng<br /> công thức sau:<br /> <br /> Hiệu quả Nhóm =<br /> Chất lượng đầu vào + (Những gì đạt được trong quá<br /> trình − Những thiệt hại trong quá trình)<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> Sự kết dính<br /> <br /> Mức độ các thành viên gắn kết với nhóm và<br /> có động cơ duy trì như một phần của nhóm<br /> Có thể có lợi nếu gắn liền với các qui định về<br /> hiệu quả công việc tích cực.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> Các giai đoạn phát triển nhóm<br /> <br /> 1. Lập nhóm – định hướng ban đầu và thử<br /> nghiệm quan hệ giữa các thành viên<br /> 2. Xung đột – mâu thuẫn nhiệm vụ và ách<br /> thức vận hành như một nhóm<br /> 3. Xây dựng qui ước – củng cố xung quanh<br /> nhiệm vụ và các kế hoạch vận hành<br /> 4. Thự hiện – làm việc nhóm và chú trọng<br /> kết quả nhiệm vụ<br /> 5. Chuyển nhóm – hoàn thành nhiệm vụ và<br /> giải thể nhóm<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm<br /> <br /> Các qui ước tích cực + sự kết dính cao ⇒<br /> hiệu quả công việc cao và cam kết mạnh đối<br /> với các qui ước mang tính hỗ trợ.<br /> Các qui ước tích cực + sự kết dính thấp ⇒<br /> hiệu quả công việc trung bình và mức độ cam<br /> kết đối với các qui ước hỗ trợ yếu.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> 3<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> <br /> Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm<br /> <br /> Qui ước tiêu cực + sự kết dính thấp ⇒ hiệu<br /> quả từ thấp đến trung bình và cam kết yếu đối<br /> với các qui ước có hại.<br /> Qui ước tiêu cực + sự kết dính cao ⇒ hiệu<br /> quả thấp và cam kết mạnh đối với các qui<br /> ước có hại.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Kết dính trong nhóm<br /> <br /> Thấp<br /> <br /> Tạo ra sự nhất trí với mục tiêu của nhóm<br /> Tăng sự đồng nhất giữa các thành viên<br /> Tăng sự tương tác giữa các thành viên<br /> Giảm qui mô nhóm<br /> Đưa ra sự cạnh tranh với các nhóm khác<br /> Khen thưởng nhóm hơn là kết quả cá nhân<br /> Chỉ ra những sự cách ly hữu hình với các<br /> nhóm khác<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Hình 16.5 Ảnh hưởng của sự kết dính và qui<br /> ước đối với hiệu quả của nhóm<br /> <br /> Cao<br /> <br /> Hướng dẫn để nâng cao sự kết dính của nhóm<br /> <br /> Hiệu quả công việc thấp<br /> Cam kết mạnh với các qui<br /> ước có hại<br /> <br /> Hiệu quả công việc cao<br /> Cam kết mạnh với các qui<br /> ước mang tính hỗ trợ<br /> <br /> Hiệu quả công việc<br /> thấp/trung bình<br /> Cam kết yếu đối với các qui<br /> ước có hại<br /> <br /> Hiệu quả công việc trung<br /> bình<br /> Cam kết yếu đối với các qui<br /> ước mang tính hỗ trợ<br /> <br /> Tiêu cực<br /> <br /> Tích cực<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> <br /> Nhu cầu nhiệm vụ và duy trì<br /> Các hoạt động nhiệm vụ (Task activities) là<br /> những hành động do thành viên của nhóm<br /> thực hiện, có những đóng góp trực tiếp cho<br /> mục đích công việc của nhóm.<br /> Cách hoạt động duy trì (Maintenance<br /> activities) – các hoạt động do thành viên của<br /> nhóm thực hiện ủng hộ cuộc sống tình cảm<br /> của nhóm<br /> <br /> Qui định thực hiện<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Hình 16.6 Phong cách lãnh đạo giúp nhóm thỏa mãn nhu<br /> cầu nhiệm vụ và duy trì<br /> <br /> Vai trò lãnh đạo<br /> <br /> Làm cho mọi thành viên có trách nhiệm nhận<br /> biết khi nào các hoạt động nhiệm vụ hoặc/và<br /> các hoạt động duy trì là cần thiết và sẵn sàng<br /> thực hiện các hành động<br /> Lãnh đạo thông qua các hoạt động nhiệm vụ<br /> chú trọng vào việc giải quyết vấn đề và hoàn<br /> thành nhiệm vụ.<br /> Lãnh đạo qua các hoạt động duy trì giúp củng<br /> cố và kéo dài nhóm như một thực thể xã hội.<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Vai trò lãnh đạo trong nhóm<br /> Trưởng nhóm thực hiện<br /> các hành động nhiệm vụ<br /> Khởi xưởng<br /> Chi sẻ thông tin<br /> Tóm tắt<br /> <br /> Chi tiết<br /> hành động<br /> Chia sẻ suy<br /> nghĩ<br /> <br /> Trưởng nhóm thực hiện các<br /> hành động duy trì<br /> Giữ cửa<br /> Khích lệ<br /> <br /> Theo đuổi<br /> Điều hòa<br /> Giảm sự căng<br /> thẳng<br /> <br /> Trưởng nhóm tránh các<br /> hành động phá vỡ<br /> Gây gổ, hung<br /> hăng<br /> Gây trở ngại<br /> Tự nhận<br /> Tìm kiếm sự<br /> cảm thông<br /> <br /> Ganh đua<br /> Rút lui<br /> Horsing<br /> around<br /> Tìm kiếm sự<br /> ghi nhận<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> 4<br /> <br /> Các nhóm làm việc như thế nào?<br /> Các hành động không phù hợp làm xấu đi những<br /> hiệu quả của nhóm<br /> Gây gổ, hung hăng<br /> Gây trở ngại<br /> Tự nhận<br /> Tìm kiếm sự cảm thông<br /> Ganh đua<br /> Rút lui<br /> Horsing around<br /> Tìm kiếm sự ghi nhận<br /> <br /> Cách thức nhóm ra quyết định?<br /> Những biểu hiện của tư duy nhóm<br /> <br /> Ảo tưởng về khả năng không thể bị tổn thương của<br /> nhóm<br /> • Các thành viên của nhóm giả định rằng nhóm quá tốt để<br /> không bị phê phán hoặc nằm ngoài sự tấn công<br /> <br /> Giải thích duy lý các dữ liệu khó chịu và không nhất<br /> quán<br /> • Các thành viên nhóm từ chối chấp nhâtnj các dữ liệu trái<br /> ngược hoặc xem xét các phương án một cách kỹ lưỡng<br /> <br /> Tin tưởng vào đạo đức vốn có của nhóm<br /> • Các thành viên nhóm hành động như thể nhóm võn dĩ luôn<br /> đúng và vượt qua mọi phê phán<br /> <br /> Rập khuôn đối thủ cạnh tranh là yếu đuối, tội lỗi và ngu<br /> ngốc<br /> • Các thành viên từ chối xem xét một cách thực tiễn các nhóm<br /> khác.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Cách thức nhóm ra quyết định?<br /> Những biểu hiện của tư duy nhóm<br /> <br /> Gây áp lực trực tiếp đối với những người lạc lối để<br /> nất quán với mong ước của nhóm<br /> • Các thành viên từ chối tha thứ cho bất cứ ai cho rằng<br /> nhóm có thể sai<br /> <br /> Tự kiểm duyệt<br /> • Các thành viên từ chối giao tiếp về các mối quan tâm cá<br /> nhân đối với cả nhóm<br /> <br /> Ảo tưởng về sự nhất trí<br /> • Thành viên chấp nhận sự nhất trí một cách vội vàng,<br /> không cần kiểm chứng sự trọn vẹn của nó<br /> <br /> Bảo vệ bằng lý trí<br /> • Các thành viên bảo vệ nhóm khỏi việc lắng nghe các ý kiến<br /> gây xáo trộn từ bên ngoài hoặc các quan điểm từ nguời<br /> ngoài<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Cách thức nhóm ra quyết định?<br /> Các phương pháp làm việc với tư duy nhóm<br /> Mỗi thành viên cần phải là một đánh giá viên có<br /> tính phê phán.<br /> Đừng thể hiện sự ưu ái với một nhóm hành động<br /> nào đó<br /> Tạo ra các nhóm nhỏ cùng làm việc về một vấn đề.<br /> Tạo điều kiện cho thanh viên nhóm trao đổi vấn đề<br /> với người bên ngoài<br /> Tạo điều kiện cho chuyên gia bên ngoài quan sát<br /> và đưa ra các nhận xét với hoạt động của nhóm.<br /> Phân công một thành viên giữ vai trò người phản<br /> đối kịch kiệt.<br /> Tổ chức buổi họp xem xét lại quyết định.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Cách thức nhóm ra quyết định?<br /> Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm<br /> <br /> – Hướng dẫn huy động trí tuệ tập thể:<br /> <br /> • Tất cả ý kiến phê phán phải được loại bỏ.<br /> • Các ý kiến tự do được hoan nghênh.<br /> • Số lượng ý kiến là quan trọng.<br /> • Phát triển trên ý kiến của người khác được<br /> khuyến khích.<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> Cách thức nhóm ra quyết định?<br /> Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm<br /> – Các bước trong kỹ thuật nhóm danh<br /> <br /> nghĩa (nominal group technique):<br /> <br /> 1. Các thành viên làm việc một mình, xác định<br /> các giải pháp có thể.<br /> 2. Các ý kiến được chia sẻ theo hình thức vòng<br /> tròn và không có sự phê phán hoặc tranh luận<br /> nào.<br /> 3. Các ý tưởng được thảo luận và làm rõ theo<br /> trình tự vòng tròn.<br /> 4. Các thành viên thực hiện qui trinh fbor phiếu<br /> viết yên lặng và từng người một<br /> 5. Lặp lại 2 bước cuối cùng nếu cần thiết<br /> Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học<br /> <br /> 5<br /> <br />