KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
K
KỸ
Ỹ NĂNG QU
NĂNG QUẢ
ẢN LÝ H
N LÝ HỒ
Ồ SƠ
SƠ
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Khái niệm
2. Vai trò củaquảnlýhồsơ
1. Quảnlýhồsơlà gì ?
Quảnlýhồsơbao gồmviệcsắpxếp, thiếtkếvà xem xét lại
các vănbản, hồsơtrong tổchức. Nó liên quan đếnviệcphối
hợp các nhiệmvụ, quản lý, bảoquản, tiêu hủy trong sựhoạt
động củamộttổchức
2. Vai trò củaviệcquảnlýhồsơ
•Giảm chi phí mua sắmthiếtbị
•Đảmbảo cung cấp thông tin hợpthời
•Xửlý công việc nhanh gọn, có hiệuquả.
•Cóthểdễdàng tìm hồsơkhi nhân viên bệnh, nghỉviệc
riêng.
•Thuậnlợichoviệc chuyểngiaothôngtin hồsơkhi nhân
viên chuyểnbộphận, nghỉviệc…
3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ
•Cómộtsốnguyên tắcphải tuân thủkhi quảnlýmộthệ
thống lưutrữhồ sơ.
• Nên có cách tiếpcậnhồsơsao cho có thểnhanh chóng
tìm ra khi cần.
•Hệthống nên đủ đơn giản để dễhiểuvàdễvận hành, nếu
không, có thểcó sựnhầmlẫnvềnhững hồsơnào được
yêu cầu và làm chậmtrễviệctruycập.
• Khi chọn cho mình mộthệthống lưutrữhổsơ, các doanh
nghiệpcầnlưu ý đến tính linh động để có thểmởrộng và
nhậnmộtsố lượng lớnhồsơkhi cần.
•-